Contract

	PROCESO : GESTIÓN ADMINISTRATIVA,	Fecha:18/10/2017
		Versión: 1
	FINANCIERA Y XXX XXXXXXX HUMANO
	SUBPROCESO : GESTIÓN DE CONTRATACIÓN	Código: GC-PR-19
	PROCEDIMIENTO : CONTRATACIÓN DIRECTA	Página: 1 / 10

1. OBJETO

Elaborar los contratos derivados de las causales de contratación directa, a excepción de los contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión y de los convenios, para los cuales existen procedimientos separados.

2. ALCANCE

Inicia con la verificación de la contratación en el Plan Anual de Adquisiciones a partir de la solicitud de elaboración de la minuta del contrato que sea cobijado por las causales de contratación directa señaladas en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y que son aplicables a la entidad, junto con los documentos respectivos, y culmina con el envío del expediente del proceso al archivo de la entidad.

3. USUARIO

- Dependencia, oficina o Grupo solicitante de la contratación.

- Grupo de Contratos

- Grupo de Finanzas y Presupuesto

- Ordenador del Gasto

- Supervisor

- Contratista

4. NORMATIVIDAD

Constitución Política Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007

Manual de Contratación, Supervisión e Interventoría de la ANLA. Decreto 1082 de 2015

5. FORMATOS UTILIZADOS

- GF-F-11-Solicitud de Certificado de disponibilidad presupuestal.

- GC-F-18 - Estudios previos.

- GC-F-20-Estudio de sector.

- GC-F-27-Inventario documental.

- GD-F-16- Memorando.

6. DEFINICIONES

Acto Administrativo de justificación de la contratación directa:

Según el artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1082 de 2017, la entidad deberá señalar en un acto administrativo la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa.

Solicitante de la contratación:

Dependencia, Oficina o Grupo de la ANLA que, conforme a las necesidades del servicio, requiere la contratación un bien o servicio.

Contratista: Persona natural o jurídica, que se constituye en extremo de la relación contractual, que está obligada a dar, hacer o entregar.

Contrato: Acuerdo de Voluntades entre dos (2) o más personas jurídicas o naturales en el que una de ellas se obliga a dar, hacer o entregar una cosa y la otra a pagar un precio por ello.

Documentos del contrato:

Se constituyen en los estudios, certificaciones, minutas y demás que forman parte integral del contrato y se incorporan al expediente de la contratación.

Garantías: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley para amparar los riesgos derivados de la contratación. No son obligatorios en esta modalidad de contratación, salvo que así lo estime la Entidad contratante.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal:

Documento expedido por el responsable del Grupo de Finanzas y Presupuesto, que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.

Indemnidad: Convención que se incluye en el marco de relaciones contractuales, por las cuales una de las partes, el otorgante, asume ante la otra parte, el beneficiario, el deber de mantenerlo indemne frente a reclamos de terceros que tengan vinculación con la causa que motiva el contrato, esto es, libre de todo daño o perjuicio que se cause durante la ejecución contractual.

Profesional Asignado:

Funcionario de planta o contratista del Grupo de Contratos, a quien se le asignan las tareas de proyección, sustanciación y realización de la etapa pre, contractual y post contractual.

Registro Presupuestal:

Es la apropiación definitiva de los recursos institucionales. Esto implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin.

SIGANLA: Sistema de Información de la ANLA, que contiene un módulo contractual, para la administración de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

Sistema Electrónico de Contratación Pública -SECOP:

Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de dar difusión a todas las etapas de la contratación en todas las entidades del estado, y aquellas que, por disposición legal, le corresponda. Es de obligatorio uso por parte de las entidades públicas (xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx).

7. POLITICAS DE OPERACIÓN

1. Las solicitudes de contratación serán radicadas ante el Grupo de Contratos en días hábiles en el horario comprendido entre las 8 a.m. y 5 p.m.

2. El tiempo que tiene el Grupo de Contratos para atender la solicitud, entendiendo esta la firma del contrato, es de ocho (8) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la radicación de la solicitud en debida forma.

3. Las carpetas deberán contener la documentación indicada en el siguiente orden, según aplique la causal de contratación respectiva:

3.1. CONTRATO INTERADMINISTRATIVO:

- Memorando de solicitud de contratación

- Estudio del sector, siempre y cuando no se incluya en el estudio previo.

- Estudios previos suscritos.

- Certificado de Disponibilidad Presupuestal

- Propuesta técnica y económica de servicios debidamente firmada por el potencial contratista.

- Copia de la Cédula Ciudadanía del representante legal de la entidad estatal

- Acto administrativo de nombramiento del representante legal de la entidad pública a contratar o del funcionario facultado para suscribir el contrato interadministrativo

- En caso de que medie delegación para la suscripción de los contratos se requerirá del documento donde conste la misma.

- Formato de Identificación Tributaria de persona jurídica diligenciado.

- Certificación emitida, por entidad bancaria en que acredite la existencia de una cuenta bancaria en estado activo, expedida como mínimo con seis (6) meses a la radicación de la solicitud

- Formulario de Registro Único Tributario RUT.

- Certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal de la persona jurídica pública en la que conste que se encuentra al día en el pago de sus aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales dentro de los últimos 6 meses.

- Certificado antecedentes judiciales del representante legal de la entidad o de quien está facultado para suscribir el contrato.

- Certificado de no responsable fiscal en Boletín de la Contraloría General de la Republica del representante legal de la entidad o de quien está facultado para suscribir el contrato.

- Certificado Antecedentes Disciplinarios del representante legal de la entidad o de quien está facultado para suscribir el contrato.

- Verificación de medidas correctivas de la Policía nacional del representante legal de la entidad o de quien está facultado para suscribir el contrato.

3.2. PROVEEDOR EXCLUSIVO:

- Memorando de solicitud de contratación

- Estudio del sector, siempre y cuando no se incluya en el estudio previo.

- Estudios previos suscritos.

- Certificado de Disponibilidad Presupuestal

- Propuesta técnica y económica de servicios debidamente firmada por el potencial contratista.

- Certificación de existencia y representación legal expedida por la autoridad competente con fecha de expedición máximo de un mes.

- Documento donde se certifique que el proveedor del bien o servicio es exclusivo en el territorio colombiano, ó contrato de agencia comercial y certificación de la inscripción en cámara de comercio, ó Documento que certifique que el proveedor del bien o servicio es el titular de los derechos de propiedad industrial o de autor respectivamente.

- Copia de la Cédula Ciudadanía de persona natural o representante legal

- Formato de Identificación Tributaria de persona natural o jurídica

- Certificación emitida, por entidad bancaria en que acredite la existencia de una cuenta bancaria en estado activo, expedida como mínimo con seis (6) meses a la radicación de la solicitud

- Formulario de Registro Único Tributario RUT.

- Certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal de la persona jurídica en la que conste que se encuentra al día en el pago de sus aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales dentro de los últimos 6 meses, si es persona natural el certificado de pago del último

mes de parafiscales.

- Certificado antecedentes judiciales de la persona natural o representante legal Certificado de no responsable fiscal en Boletín de la Contraloría General de la Republica de la persona natural o jurídica y del representante legal

- Certificado Antecedentes Disciplinarios de la persona natural o jurídica y del representante legal .

- Certificado de medidas correctivas de la Policía Nacional de la persona natural o representante legal.

3.3. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO:

- Memorando de solicitud de contratación

- Estudio del sector (donde se realice el análisis de las condiciones xx xxxxxxx que dan lugar a la escogencia del inmueble objeto de arrendamiento),

- Estudios previos suscritos.

- Certificado de Disponibilidad Presupuestal

- Propuesta debidamente firmada por el potencial arrendador.

- Certificado de tradición y libertad con una vigencia no superior a 30 días del bien a arrendar.

- Copia del pago del impuesto predial del año en que se realizará el arrendamiento o del año inmediatamente anterior si aún no se ha causado.

- Si el contrato se realiza con una inmobiliaria se deberá solicitar copia del contrato de administración entre el dueño del bien y la inmobiliaria.

- Copia de la Cédula Ciudadanía de persona natural, o representante legal del arrendador.

- Certificación de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente, si aplica.

- Formato de Identificación Tributaria de persona natural o jurídica

- Certificación emitida, por entidad bancaria en que acredite la existencia de una cuenta bancaria en estado activo, expedida como mínimo con seis (6) meses a la radicación de la solicitud

- Formulario de Registro Único Tributario RUT.

- Certificado antecedentes judiciales de la persona natural o representante legal

- Certificado de no responsable fiscal en Boletín de la Contraloría General de la Republica de la persona natural o jurídica y del representante legal.

- Certificado Antecedentes Disciplinarios de la persona natural o jurídica y del representante legal.

- Certificado de medidas correctivas de la Policía Nacional de la persona natural o representante legal.

3.4. ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES:

- Memorando de solicitud de contratación

- Estudio del sector, siempre y cuando no se incluya en el estudio previo.

- Estudios previos suscritos.

- Certificado de Disponibilidad Presupuestal

- Propuesta técnica y económica de servicios debidamente firmada por el potencial contratista.

- Avalúo comercial del bien que se pretende adquirir o en caso de hacer parte de un proyecto inmobiliario se dará aplicación a la norma especial que regule el tema.

- Certificado de tradición y libertad con una vigencia no superior a 30 días del bien a comprar.

- Copia del pago del impuesto predial del año en que se realizará el arrendamiento o del año inmediatamente anterior si aún no se ha causado.

- Copia de la escritura pública del bien inmueble a adquirir.

- Si el contrato se realiza con una inmobiliaria se deberá solicitar copia del contrato de administración entre el dueño del bien y la inmobiliaria.

- Copia de la Cédula Ciudadanía de persona natural, o representante legal del contratista.

- Certificación de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente.

- Formato de Identificación Tributaria de persona natural o jurídica

- Certificación emitida, por entidad bancaria en que acredite la existencia de una cuenta bancaria en estado activo, expedida como mínimo con seis (6) meses a la radicación de la solicitud

- Formulario de Registro Único Tributario RUT.

- Certificado antecedentes judiciales del representante legal del contratista.

- Certificado de no responsable fiscal en Boletín de la Contraloría General de la Republica del representante legal del contratista.

- Certificado Antecedentes Disciplinarios del representante legal del contratista.

- Certificado de medidas correctivas de la Policía Nacional.

- Certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal de la persona jurídica en la que conste que se encuentra al día en el pago de sus aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales dentro de los últimos 6 meses.

4. La persona de apoyo del Grupo de Contratos deberá remitir el expediente del mismo al archivo de la entidad dentro de los siguientes ocho (8) días hábiles, contados a partir de la fecha de comunicación de la legalización del contrato y la respectiva designación al supervisor.

8. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
INICIO
Nº	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	RESPONSABLE(S)			PUNTO DE CONTROL		OBSERVACIONES
1	V e r i f i c a r inclusión del objeto de la contratación en el Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios	Solicitante contratación.	de	la	Plan Adquisiciones	de	Verificar que las condiciones de la contratación coincidan con lo establecido en el Plan de Adquisiciones. De requerirse alguna modificación debe solicitarse previo al inicio de los tramites de la contratación, la modificación del plan.
2	Elaborar análisis sector.	el del	Solicitante contratación.	de	la	Estudio del sector firmado, si aplica.	Deberá estar firmado por el Director, Subdirector o Jefe de Oficina, o por el Coordinador de Grupo con el visto bueno del Subdirector respectivo.
3	Elaborar el Estudio previo	Solicitante contratación	de	la	Estudio Previo		Deberá estar firmado por el Director, Subdirector o Jefe de Oficina, o por el Coordinador de Grupo con el visto bueno del Subdirector respectivo, se requiere identificar que en todo caso, se deberá realizar un estudio xx xxxxxxx en el cual se determine porque es viable la contratación con un proveedor determinado, de acuerdo con las reglas de contratación señaladas en las leyes y el manual de contratación. En caso de no existir pluralidad de oferentes se deberá indicar dicha situación en la justificación del estudio previo.
4	S o l i c i t a r documentos al contratista, persona jurídica o natural, dado el caso.	Solicitante contratación	de	la	Cumplir con requisitos señalados en inventario documental	los el	Se deberá allegar al proceso de contratación los documentos necesarios para identificar la idoneidad, experiencia y capacidad jurídica de la persona natural o jurídica con quien se pretenda realizar la contratación.
5	S o l i c i t a r Certificado de Disponibilidad Presupuestal	Solicitante contratación	de	la	Formato		El objeto que se incluya en la solicitud de CDP debe ser igual al establecido en el Estudio previo.

Nº	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	RESPONSABLE(S)			PUNTO DE CONTROL	OBSERVACIONES
6	E l a b o r a r memorando de solicitud de contratación	Solicitante contratación	de	la	M e m o r a n d o radicado	El memorando debe ser dirigido al Subdirector Administrativo y Financiero, y se deben anexar todos los documentos requeridos en el formato respectivo. De no ser así o no estar la contratación incluida en el plan anual de adquisiciones no se recibirá la solicitud.
7	Elaborar el proyecto de Resolución de Justificación de la Contratación	Profesional asignado			Acto proyectado	El profesional asignado de la contratación deberá realizar el proyecto de resolución de justificación de la contratación directa para revisión del Coordinador del Grupo de Contratos.
8	Elaborar minuta contractual	Profesional asignado			C o n t r a t o proyectado	El profesional asignado elaborará la minuta del contrato de conformidad con lo pactado en el estudio previo y la propuesta del contratista, si aplica.
9	Suscribir Contrato	el	Ordenador del Gasto - Contratista		Contrato firmado	El profesional asignado deberá entregar los documentos correspondientes, incluida la resolución de justificación de la contratación directa y la minuta del contrato para la suscripción del ordenador del gasto, posteriormente requerirá al potencial contratista al correo electrónico registrado en su oferta, con copia al solicitante de la contratación, para su firma Si transcurridos más de tres (3) días hábiles desde el requerimiento al potencial contratista, este no se acerca al Grupo de Contratos, se devolverá mediante memorando la solicitud con sus anexos.
10	Numerar fechar contrato	y el	Persona de apoyo del Grupo de Contratos		C o n t r a t o numerado y fechado	El contrato suscrito será entregado a la persona de apoyo del Grupo de Contratos para que sea fechado y numerado según el consecutivo del libro correspondiente.
11	S o l i c i t a r registro presupuestal	Persona de apoyo del Grupo de Contratos			R e g i s t r o presupuestal expedido	El registro se solicitará mediante el procedimiento establecido por el Grupo de Finanzas y Presupuesto.

Nº	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD		RESPONSABLE(S)	PUNTO DE CONTROL		OBSERVACIONES
12	Publicar el contrato, estudios previos y acto administrativo de justificación en el SECOP		Persona de apoyo del Grupo de Contratos	Constancia publicación	de	El personal de apoyo del Grupo de Contratos realizará la publicación de los documentos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del contrato, en caso que en dicho termino no se hayan cumplido los requisitos de ejecución, se registrara en el SECOP como fecha de inicio del contrato la fecha límite para allegar las garantías de conformidad con lo pactado en el mismo. La constancia de publicación deberá ser impresa e incluida en el expediente del contrato.
13	Requerir garantías contratista, aplica	las al si	Profesional asignado	Envío de electrónico	correo	El profesional asignado deberá remitir mediante el correo electrónico copia del contrato al contratista para que realice la expedición de las garantías correspondientes.
14	A p r o b a r garantías otorgadas por el contratista, si aplica.		Profesional asignado - Coordinador Grupo de Contratos	X x x x x x í a s aprobadas		La garantía debidamente suscrita por el contratista debe ser entregada en el Grupo de Contratos dentro del plazo establecido en el contrato. Si la garantía no es aprobada el contratista no puede iniciar la ejecución del mismo. En caso que la garantía no cumpla con lo solicitado se realizará requerimiento vía correo electrónico al contratista para que realice los ajustes correspondientes, los cuales deben ser igualmente radicados en el Grupo de Contratos. La aprobación de las garantías se realizará a través de un sello con la información del contratante, y de la firma del Coordinador del Grupo de Contratos. Dicho Grupo contará con un (1) día hábil para la aprobación correspondiente, contado a partir de la entrega en debida forma.
15	E l a b o r a r memorando para comunicar al supervisor la legalización del contrato y la respectiva designación		Profesional asignado	M e m o r a n d o firmado		El memorando será elaborado por el abogado encargado, suscrito por el Coordinador del Grupo de Contratos, y remitido al supervisor del contrato con copia al Grupo de Finanzas y Presupuesto. Se dejará copia del mismo en el expediente del proceso y se remitirá vía correo electrónico al contratista. El Grupo de Contratos contará con tres (3) días hábiles a partir de la aprobación de las garantías o del recibo del registro presupuestal para el envío del mismo.

Nº	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	RESPONSABLE(S)	PUNTO DE CONTROL	OBSERVACIONES
16	R e m i t i r expediente contractual al Archivo	Persona de apoyo del Grupo de Contratos	Expediente remitido	La persona de apoyo del Grupo de Contratos designada para ello organizará el expediente del proceso de conformidad con el formato de inventario documental y lo remitirá al archivo de la entidad.
FIN

9. HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Verificar la contratación en el Plan Anual de Adquisiciones. Inventario documental

Acto Administrativo de Justificación de la Contratación Directa Constancia de publicación de los documentos del proceso en el SECOP.

10. FLUJOGRAMA

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11. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA	VERSIÓN DEL PROCEDIMIENTO QUE MODIFICA	VERSIÓN ACTUAL DEL PROCEDIMIENTO	MOTIVO DE LA MODIFICACIÓN
2017-10-18	0	1	Se incluyen en procesos del SGC las solicitudes de actos unilaterales; se modifica la etapa de VERIFICAR, se modifica la etapa de ACTUAR, se modifican los REQUISITOS NTCGP 1000; se modifican recurso; se modifican Herramientas de medición; se actualizan procedimientos; se incluyen documentos y registros y riesgos.

Elaboró : XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXX	Xxxxxx : XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXXX	Aprobó : XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXX
Cargo : Profesional Jurídico/ Contratista	Cargo : Coordinador Grupo de Contratos	Cargo : Sistema de Gestión de Calidad/Contratista
Fecha : 2017-10-17	Fecha : 2017-10-17	Fecha : 2017-10-18