Contract

	PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL ESTUDIOS PREVIOS PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN	Código: ICC-GC-08
		Versión: 1.0
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		Fecha: 12/06/2015

CONTRATACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO AL DESARROLLO INSTITUCIONAL Y DE SOPORTE A LAS FUNCIONES DEL ÁREA DE PLANEACIÓN

1. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD QUE EL INSTITUTO CARO Y XXXXXX PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN

Con el objetivo de modernizar su estructura y optimizar la calidad de sus servicios, el Estado Colombiano ha diseñado políticas y actividades orientadas mejorar la efectividad, la colaboración y la eficiencia de las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional, y sus capacidades para atender oportunamente y con calidad los requerimientos de los ciudadanos adoptando el modelo de Gestión Pública Eficiente al Servicio del Ciudadano.

El artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 regula la elaboración anual del Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano por parte de las diferentes entidades nacionales, departamentales y municipales. La ley regula que el plan debe contemplar (I) El mapa de riesgo de corrupción y las medidas para controlarlos y evitarlos, (II) las medidas anti trámites, (III) la rendición de cuentas y (IV) los mecanismos para mejorar la atención la atención al ciudadano.

El artículo 76 de la misma Ley establece que “en toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad”. Correspondiente al programa Presidencial de modernización, eficiencia, transparencia y lucha contra la corrupción señalar los estándares que deben cumplir las entidades públicas para dar cumplimiento a lo allí establecido.

La Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública, establece que es deber de las entidades públicas en el Art. 9°. Literal g) Deber de publicar en los sistemas de información del Estado o herramientas que lo sustituyan el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Teniendo en cuenta lo anterior, se requiere de un profesional con experiencia y competencia técnica necesaria para apoyar al Grupo de Planeación en esta labor, dado que actualmente no se cuenta con suficiente personal dentro del grupo, que realice las acciones de implementación del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano y su respectivo apoyo en el seguimiento y gestión de procesos institucionales que sirvan de soporte a las funciones de planeación y servicio al ciudadano, para que se logre dar alcance al cumplimiento de los objetivos en materia de desarrollo institucional establecidas en el plan de acción del Instituto para la vigencia 2017.

Dentro de la estructura orgánica de la entidad no existe el personal idóneo que pueda desempeñar tales encargos, y en la planta de personal no hay empleos con el perfil requerido para asumir las actividades que demanda dicho proceso, tal y como consta en la certificación expedida por la coordinadora del grupo xx xxxxxxx humano del Instituto, la cual hace parte integral del estudio previo.

La presente contratación está incluida en el Plan de Adquisiciones para la vigencia 2017 del Instituto Caro y Xxxxxx.

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR

1. OBJETO DEL CONTRATO: Prestar servicios profesionales para apoyar la implementación, seguimiento y reporte de las políticas de gobierno al interior del Instituto Caro y Xxxxxx

2. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En cumplimiento del objeto descrito anteriormente, el contratista deberá cumplir las siguientes actividades:

1. GENERALES:

1. Cumplir a cabalidad con lo establecido en el objeto y alcance descritos en el presente documento en los términos y condiciones aquí pactadas, observando en todo momento la Constitución Política y las leyes colombianas. Por ningún motivo, suspender o abandonar el cumplimiento del contrato, sin previa justificación aceptada por el Instituto Caro y Xxxxxx.

2. Ejercer la dirección y el control propio de todas las actividades encomendadas con independencia y autonomía y de forma oportuna y dentro del término establecido, con el fin de obtener la correcta realización del objeto contratado.

3. Mantener altos niveles de eficacia, eficiencia, oportunidad y calidad en las labores encomendadas.

4. Corregir dentro de los plazos que se le otorguen, las inconsistencias y/o requerimientos que el supervisor del contrato le solicite con respecto a la ejecución del contrato.

5. Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que provengan de causas que le sean imputables.

6. Salvaguardar la información confidencial que obtenga o conozca en el desarrollo de sus actividades salvo requerimiento expreso de autoridad competente. Toda la información y/o documentos que se produzcan en desarrollo del presente contrato serán de uso exclusivo de EL INSTITUTO, obligándose desde ya EL CONTRATISTA a no utilizarlos para fines distintos a los previstos en este contrato, ni a divulgar la información que se le suministre, ni los resultados de su trabajo conservando la confidencialidad de los mismos, de conformidad con la Ley, so pena de las acciones civiles o penales a que haya lugar.

7. Entregar al supervisor del contrato el informe sobre las actividades ejecutadas, los informes que se soliciten sobre cualquier aspecto y/o resultados obtenidos en cada actividad encomendada cuando así se requiera.

8. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley, con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, debiendo informar inmediatamente al supervisor del contrato, acerca de la ocurrencia de tales peticiones o amenazas y a las demás autoridades competentes para que se adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios.

9. Pagar los aportes al sistema general de seguridad social en salud (EPS), pensiones (AFP) y riesgos laborales (ARL) y las contribuciones parafiscales, si a ello hubiere lugar, en los porcentajes xx xxx establecidos como trabajador independiente y de acuerdo con el ingreso base de cotización (IBC) respecto de los honorarios a cobrar periódicamente.

10. Cumplir con todas las actividades de implementación, ejecución y mejora del sistema de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo en los cuales sea requerido o convocado de acuerdo con los lineamientos establecidos en la ley.

11. Responder por los bienes muebles, equipos y elementos de oficina que, en determinado caso, le sean entregados para la correcta ejecución de las actividades encomendadas. A la terminación del contrato deberá devolverlos debidamente inventariados al supervisor del contrato, quien expedirá el paz y salvo correspondiente.

12. Realizar la entrega mediante inventario al supervisor, de todos los documentos de archivo que se encuentren en su poder al momento de finalización del contrato, cuando aplique.

2. ESPECÍFICAS:

   1. Apoyar el desarrollo de las políticas, lineamientos y actividades de Servicio al Ciudadano hacia la optimización de los canales de atención, fomentando la participación activa de la ciudadanía y grupos de interés en el acceso a la información así como en los trámites y servicios.

   2. Realizar la consolidación de la información (reportes, informes, indicadores) de las actividades de servicio al ciudadano.

   3. Orientar el proceso de actualización de la Caracterización de Usuarios que utilizan los diferentes canales dispuestos por el Instituto para mejorar la efectividad de las políticas institucionales de acuerdo a las directrices emanadas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones así como el Departamento Nacional de Planeación

   4. Actualizar los lineamientos para la óptima atención a la ciudadanía

   5. Apoyar al Grupo de Planeación en el seguimiento y control de las metas que se registran en el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno administrado por el Departamento Nacional de Planeación, y gestionar las acciones correctivas, preventivas y de mejora de los procesos del grupo de planeación.

   6. Apoyar al área en la formulación, consolidación y puesta en marcha de la estrategia de rendición de cuentas del Instituto.

   7. Apoyar el desarrollo de las actividades (mesas de trabajo, consolidación de reportes, actas) que se deriven de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).

10. Apoyar la consolidación, análisis y cargue de la información que por ley le sea solicitada al Instituto, en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG); y que sean responsabilidad del grupo de planeación.

11. Aplicar e implementar las estrategias y acciones del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno del Servicio al Ciudadano.

12. Hacer entrega trimestral del cronograma de actividades.

13. Responder por los bienes que le sean entregados a su cargo y devolverlos a la supervisión a la terminación del contrato.

14. Cumplir con las demás instrucciones que le sean impartidas por la supervisión del contrato, relacionadas con el objeto del mismo.

15. Presentar a la supervisión del contrato dentro de los cinco (5) días siguientes a la terminación del mismo, el informe final de actividades respecto de la evolución del objeto contractual y sus alcances.

16. Presentar a la supervisión del contrato el informe mensual de actividades realizadas, la cuenta de cobro y el reporte de pago mensual de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensión y ARL.

PARÁGRAFO: En los casos de traslado de EL CONTRATISTA a otras ciudades del país y/o del exterior, para el cumplimiento del objeto y las obligaciones específicas del contrato, EL INSTITUTO asumirá los gastos de desplazamiento y estadía a que haya lugar, siempre que cuente con la respectiva disponibilidad presupuestal u otra clase de financiación que garantice los gastos

3. PLAZO DE EJECUCIÓN: El contrato tendrá un plazo de cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha de inicio de cobertura al sistema general de riesgos laborales, posterior al perfeccionamiento y legalización del mismo.

3. INFORMACIÓN PRESUPUESTAL: El Instituto Caro y Xxxxxx cuenta con los recursos económicos para amparar financieramente el contrato, con cargo al presupuesto de inversión denominado: “Fortalecimiento del desarrollo institucional del Instituto Caro y Xxxxxx a nivel nacional” para la vigencia 2017

3. VALOR DEL PRESUPUESTO OFICIAL: El valor del presupuesto oficial establecido para el presente proceso contractual es por la suma de hasta DOCE MILLONES PESOS M/CTE ($12.000.000.oo).

3. FORMA DE PAGO: El Instituto pagará el valor del contrato en pagos mensuales por la suma de TRES MILLONES DE PESOS M/CTE. ($3.000.000), o la suma equivalente a los servicios efectivamente prestados en el plazo tomado para el cómputo del pago en los siguientes términos: a) El primer pago se efectuará por el periodo comprendido entre la fecha de inicio del contrato y el día 30 del mismo mes; b) del segundo pago en adelante se realizará mes calendario vencido por el valor mensual mencionado y c) El último pago se realizará por el saldo a la finalización del contrato. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos de los pagos, el Instituto cancelará la suma al contratista, previo presentación del informe de actividades el 25 de cada mes o el día hábil anterior. PARÁGRAFO SEGUNDO: Para los pagos, el supervisor del contrato debe radicar en el Grupo de gestión contractual con copia al Grupo de gestión financiera, la certificación de cumplimiento y los soportes de pago al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Laborales y carta juramentada del pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social. PARÁGRAFO TERCERO: El último pago estará sujeto a la entrega xxx xxx y salvo que deberá tramitar. Los pagos estarán sujetos a la disponibilidad del PAC de la entidad

3. SUPERVISIÓN: La supervisión estará a cargo del profesional especializado, código 2028, grado 17 del Grupo de Planeación del Instituto Caro y Xxxxxx o quien haga sus veces, en la actualidad en cabeza del funcionario Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx o por la persona que designe el ordenador del gasto de la entidad o su delegado. En ausencia del funcionario titular de la supervisión, quedará a cargo del profesional especializado, código 2028, grado 13 del Grupo de Planeación del Instituto Caro y Xxxxxx o quien haga sus veces, en la actualidad en cabeza del funcionario Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx.

3. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Por la naturaleza, el objeto contractual, y las obligaciones específicas, el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales.

3. DERECHOS DE AUTOR Y PROPIEDAD INTELECTUAL: Todo el material producido en desarrollo del contrato a celebrar con la persona natural, será de propiedad exclusiva del Instituto Caro y Xxxxxx; por lo que el contratista aceptará esta condición con su firma en el contrato respectivo.

Por lo anterior, el Instituto Caro y Xxxxxx será el titular absoluto de los derechos de autor patrimoniales de los productos materiales e inmateriales y podrá realizar todas las actividades de uso y goce sobre los mismos. Esta situación en particular, formará parte integral del contrato a celebrar entre las partes.

Así mismo, el Instituto Caro y Xxxxxx observará en rigor los derechos xxxxxxx de autor y la propiedad intelectual del contratista, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles e inembargables, conforme con lo consagrado en el artículo 61 de la Constitución Política colombiana y en las leyes 23 de 1982 y 44 de 1993, así como lo dispuesto en los artículos 271 y 272 del Código Penal Colombiano.

2. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

La presente contratación está fundamentada en según lo establecido en el literal h) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, el cual establece:

“Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Las entidades estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de la cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.

La entidad estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos.”

2. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

Los honorarios para el año 2017 han sido estimados de acuerdo con el perfil requerido, y la relevancia de las actividades a ejecutar, los cuales guardan relación con la escala salarial para el nivel profesional en los empleos del Instituto Caro y Xxxxxx.

De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta el plan de acción diseñado para la vigencia contractual del mismo, la persona que va a ejecutar el presente contrato se le ha asignado la suma de dinero indicada anteriormente.

Además se tiene en cuenta la cantidad de las actividades contratadas, la formación y experiencia del contratista.

2. JUSTIFICACIÓN DE FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE

El Instituto Caro y Xxxxxx considera que los conocimientos y la experiencia relacionada en actividades similares al objeto a contratar, deben ser los factores a tener cuenta para seleccionar la persona natural idónea para el cumplimiento del objeto y actividades descritas en este documento.

La entidad determina que la persona a contratar para prestar el servicio profesional cuente con el título de Administración Pública, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Ciencias Humanas y Sociales, Comunicación Social y afines; con especialización en temas relacionados con planeación y gestión y acredite como mínimo 12 meses de experiencia profesional en actividades relacionadas con las líneas de trabajo en servicio al ciudadano.

2. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL Y EXTRACONTRACTUAL

De acuerdo con lo previsto en el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007 y los lineamientos del manual de riesgos expedido por Colombia Compra Eficiente, esta entidad ha definido como riesgos dentro de la ejecución del contrato a celebrar, los siguientes:

No.		Clase	Fuente		Etapa	Tipo	DESCRIPCIÓN (Qué puede pasar y cómo puede ocurrir)					Consecuencia de la ocurrencia de la evento			Probabilidad		Impacto	Valoración	Categoría
1		Especifico	Interno		Ejecución	Operacional	Demora en la entrega de los productos del contrato					Falta de oportunidad en la remisión de los informes a los entes de control. Falta de oportunidad en la ejecución del plan de acción del área			Raro		Menor	Tres	Bajo
2		Especifico	Interno		Ejecución	Operacional	Imprecisiones en el seguimiento y los ajustes a los instrumentos de gestión documental adoptados por el Instituto de acuerdo con lo establecido en las normas técnicas de calidad.					Baja calificación en la evaluación de implementación de los modelos de gestión institucional			Raro		Menor	Tres	Bajo
No.	¿A quién se le asigna?			Tratamiento/ Controles a ser implementados				Impacto después del tratamiento			¿Afecta el equilibrio económico del contrato?		Persona responsable por implementar el tratamiento	Monitoreo y revisión
								Probabilidad	Impacto	Calificación Total				¿Cómo se realiza el monitoreo?		Periodicidad ¿Cuándo?
1	CONTRATISTA			El contratista realiza una programación de los productos del contrato con fecha límites de entrega				Raro	Insignificante	Bajo	No		Contratista Supervisor	El contratista realiza la programación de productos y el supervisor revisa periódicamente la entrega de estos.		Mensual
2	CONTRATISTA			El contratista debe garantizar la precisión de las herramientas de gestión diseñadas e implementadas.				Raro	Insignificante	Bajo	No		Contratista y Supervisor del contrato	El contratista debe realizar las herramientas de gestión partiendo de las guías diseñadas y la normatividad vigente.		Mensual

7. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL Y EXTRACONTRACTUAL

Por la naturaleza del contrato y por la descripción y calificación de los riesgos para el cumplimiento de las obligaciones a realizar, el Instituto considera que para el presente contrato no será necesaria la exigencia de garantía de cumplimiento. Lo anterior de conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015, no se solicitará la constitución de garantía por parte del contratista.

Artículo 2.2.1.2.1.4.5. No obligatoriedad de garantías. En la contratación directa la exigencia de garantías establecidas en la sección 3, que comprende los artículos 2.2.1.2.3.1.1 al 2.2.1.2.3.5.1 presente decreto no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos.

7. MANIFESTACIÓN DE LA CONTRATACIÓN COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO

Para el análisis de la aplicación de los acuerdos comerciales y los tratados de libre comercio vigentes para el Estado colombiano, se verificó según la información publicada en las páginas web del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y en el SECOP, el cumplimiento de los factores establecidos en el Literal D y Anexo 3 del Manual para el manejo de acuerdos comerciales en procesos de contratación emitido por Colombia Compra Eficiente, determinándose que a la presente contratación no le aplican los tratados de libre comercio y acuerdos internacionales teniendo en cuenta que se trata de contratación directa.

7. CONDICIONES HABILITANTES – CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN, CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP)

Por tratarse una contratación directa, establecida en el subsección 4 (contratación directa) del Decreto 1082 de 2015, no es aplicable la exigencia del RUP a la persona natural que se contrate mediante esta modalidad de selección, lo anterior en concordancia con el artículo 221 del Decreto 019 de 2012.

El presente estudio previo se realizó de conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, el día 12/junio/2017.

Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx

Profesional especializado, código 2028, Grado 17

Coordinadora de planeación

Instituto Caro y Xxxxxx

Elaboró: Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx - Profesional Especializado Grupo planeación

Revisó: Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx, Profesional especializado, Coordinador grupo de gestión contractual

Revisó: Xxxxxx Xxxxxx C, Profesional universitario, Grupo de gestión contractual

Revisó: Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx, Profesional especializado, Coordinadora grupo de gestión financiera.

Revisó: Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx, Profesional especializado, Coordinadora grupo de planeación

Aprobó: Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, subdirectora administrativa y financiera