FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO – FONADE
FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO – FONADE
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE –XXXX XXXXXXXX Xx 000000
OFERTA PÚBLICA OPC 097-2014
ADMINISTRACION, INVERSIÓN Y PAGO DE LOS RECURSOS ASIGNADOS A LOS PLANES DE NEGOCIO DEL FONDO EMPRENDER, APROBADOS Y CON ASIGNACIÓN DE RECURSOS POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO XXX XXXX, A TRAVES DE UN ENCARGO FIDUCIARIO
ANEXO 01 ESTUDIO PREVIO
BOGOTÁ D.C., JULIO 2.014
ANEXO 01 – ESTUDIOS PREVIOS Página 1 de 24
*20145100192433*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20145100192433
Pública | Privada | Confidencial |
Bogotá D.C, 17-06-2014
PARA: XXXXX XXXXXXXXX XXXXXX
Gerente de Unidad – Área de Ciencia, Tecnología y Emprendimiento
DE: XXXXXX XXXXXX XXXXXX
Gerente de Unidad (E) - Área de Estudios Previos
ASUNTO: Segundo alcance estudio previo No. 20145300042293. Estudio previo y de precios xx xxxxxxx, para contratar LA ADMINISTRACION, INVERSIÓN Y PAGO DE LOS RECURSOS ASIGNADOS A LOS PLANES DE NEGOCIO DEL FONDO EMPRENDER, APROBADOS Y CON ASIGNACIÓN DE RECURSOS POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO XXX XXXX, A TRAVÉS DE UN ENCARGO FIDUCIARIO..
De acuerdo con la solicitud de alcance al estudio previo por parte de la gerencia de convenio con memorando No.20143010188323 (anexo), previa revisión se realiza un segundo alcance al estudio previo con radicado No. 20145300042293.
De acuerdo a su solicitud de elaborar los estudios previos y de precios xx xxxxxxx, para contratar LA ADMINISTRACION, INVERSIÓN Y PAGO DE LOS RECURSOS ASIGNADOS A LOS PLANES DE NEGOCIO DEL FONDO EMPRENDER, APROBADOS Y CON ASIGNACIÓN DE RECURSOS POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO XXX
XXXX, A TRAVÉS DE UN ENCARGO FIDUCIARIO. Teniendo en cuenta la información suministrada por la Gerencia del Convenio y/o Gerencia de Unidad del Área de de Ciencia, Tecnología y Emprendimiento con el memorando de solicitud del asunto y alcance mediante correos del mes de enero, a continuación se presenta el Estudio Previo y Estudio de Precios xx Xxxxxxx:
El área de Estudios Previos a constatado que a la fecha, el plazo de ejecución del proyecto está enmarcado dentro del plazo de vigencia del Convenio.
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER
1.1. ANTECEDENTES
El FONDO EMPRENDER fue creado por la Ley 789 de 2002 como una cuenta independiente y especial adscrita al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, el cual será administrado por esta entidad y cuyo objeto exclusivo será financiar iniciativas empresariales que provengan y sean desarrolladas por aprendices o asociaciones entre aprendices, practicantes universitarios o profesionales que su formación se esté desarrollando o se haya desarrollado en instituciones que para los efectos legales, sean
reconocidas por el Estado de conformidad con las Leyes 30 de 1992 y 115 de 1994 y demás que las complementen, modifiquen o adicionen.
El Decreto 934 de 2003 por el cual se reglamenta el funcionamiento del FONDO EMPRENDER establece en su artículo 6 como funciones de la Dirección del FONDO EMPRENDER entre otras: 1. celebrar los convenios y contratos requeridos para que el FONDO EMPRENDER cumpla con su objeto.
El día 01 de Octubre de 2013 se firmó el Xxxxxxxx Xx 000000 entre EL FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONADE y EL SERVICIO
NACIONAL DE APRENDIZAJE -SENA el cual tiene como objeto: FONADE se compromete a gestionar las acciones necesarias para la administración de los recursos de Fondo Emprender, así como aportar su gestión del conocimiento para la política de mejoramiento del mismo y su vigencia es hasta el 16 de octubre de 2016.
En cumplimiento de la cláusula cuarta (4) literal dieciséis (16) del citado convenio, se obliga a FONADE a Asegurar el oportuno traslado de recursos asignados a los proyectos empresariales, de acuerdo a los procedimientos que sean definidos por el reglamento internos del Fondo Emprender y/o las modificaciones que se presenten.
1.2. NECESIDAD DE LA CONTRATACIÓN
El día 01 de Octubre de 2013 se firmó el Xxxxxxxx Xx 000000 entre EL FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONADE y EL SERVICIO
NACIONAL DE APRENDIZAJE - el cual tiene como objeto: FONADE se compromete a Gestionar las acciones necesarias para la administración de los recursos de Fondo Emprender, así como aportar se gestión del conocimiento para la política de mejoramiento del mismo. Para el efecto FONADE está obligado a:
1) Ejecutar los trámites presupuestales y financieros necesarios para la inclusión de los recursos y entrega de los mismos. 2) Preparación de estrategias, procedimientos cronogramas para la ejecución del objeto contractual, incluyendo la preparación de todos los documentos que sean necesario para ello. 3) Xxxxxxxxx y coordinar los trámites convenidos ante las instancias que sean necesarias para el desarrollo del contrato. 4) Cumplir las programaciones de convocatorias o procesos que el Consejo Directivo xxx XXXX determine como direccionamientos del Fondo Emprender, así como lo determinado en los manuales y normas reglamentarias del Fondo. Aplicables al cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales. 5) Adelantar los procesos de selección, contratación y supervisión de las personas naturales o jurídicas que se requieran para el desarrollo de las actividades del contrato, de conformidad con los procedimientos de selección contractual aplicables a FONADE, exceptuando la supervisión técnica de los contratos de personas naturales que desarrollen sus objetos contractuales al interior de la Dirección General xxx XXXX, los cuales estarán supervisados por esta entidad. 6) Estructurar y definir en asocio con EL SENA el mecanismo de intervención o seguimiento a los proyectos empresariales con asignación de recursos al Fondo Emprender. 7) Colaborar en la gestión del conocimiento sobre nuevos manuales y procedimientos que se definan en la política de mejoramiento del Fondo Emprender. 8) Tramitar con celeridad, eficacia y eficiencia conforme los procedimientos establecidos en FONADE, los desembolsos derivados de los compromisos adquiridos con terceros. 9) Gestión financiera de los recursos para la ejecución del objeto contractual. 10) Adelantar el seguimiento a los proyectos empresariales con asignación de recursos en cumplimiento al reglamento interno del Fondo Emprender. 11) Manejar en una cuenta separada los recursos destinados al cumplimiento del objeto. 12) Asegurar el oportuno traslado de recursos asignados a los proyectos empresariales, de acuerdo a los procedimientos y los
reglamentos internos del Fondo Emprender o las modificaciones que se presenten, entre otros.
Para dar cumplimiento a la financiación de los planes de negocios, El SENA- Fondo Emprender da apertura a convocatorias públicas nacionales y de carácter regional, las cuales según lo establecido por ley, se publicitan mediante avisos publicados en los diarios de amplia circulación nacional. Una vez aprobados los planes de negocio que han surtido los procesos de registro, evaluación y priorizados los recursos por el Consejo Directivo xxx Xxxx, los planes seleccionados pasan a la etapa de ejecución, momento en el cual realizan la ejecución de los recursos asignados, estos desembolsos se dan a través de una Fiduciaria que es contratada por FONADE para administrar los recursos asignados por convocatoria de los cuales se efectúan los pagos en forma ágil y segura a proveedores de las empresas constituidas del Fondo Emprender. A partir de este esquema, LOS BENEFICIARIOS, de los planes de negocios deberán constituir con la entidad fiduciaria el vínculo financiero necesario a través de FONADE, para llevar a cabo la administración de los recursos asignados a su plan de negocios y garantizar con ello su utilización en el mismo.
En este contexto, FONADE ha previsto la contratación de una sociedad fiduciaria a través de la cual se realice la administración, inversión y pago de los recursos asignados a cada plan de negocios aprobados en las convocatorias del Fondo Emprender, garantizando con ello el cumplimiento del objeto del Fondo Emprender.
Con el propósito de lograr el cometido anterior y como mecanismo de administración, inversión y pago de los recursos, se requiere de la utilización de un esquema fiduciario a través de la suscripción de un contrato de encardo fiduciario que cumpla con las siguientes características:
Recibir los recursos correspondientes al Contrato de colaboración Empresarial suscrito entre el SENA, FONADE el Emprendedor.
Administrar, invertir y realizar los pagos de los recursos que entregue FONADE como consecuencia de la aprobación de los Planes de Xxxxxxx a través de un encargo fiduciario. - ver anexo técnico.
2. DESCRIPCIÓN Y ALCANCE DEL OBJETO A CONTRATAR
2.1. OBJETO
El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE, está interesado en contratar LA ADMINISTRACION, INVERSIÓN Y PAGO DE LOS RECURSOS ASIGNADOS A LOS PLANES DE NEGOCIO DEL FONDO EMPRENDER, APROBADOS Y CON ASIGNACIÓN DE RECURSOS POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO XXX XXXX, A TRAVÉS DE UN ENCARGO FIDUCIARIO.
2.2. ALCANCE
Administrar, invertir y realizar los pagos de los recursos que entregue FONADE como consecuencia de la aprobación de los Planes de Negocio, previa validación de la interventoria y de los saldos disponibles por cada Plan de Negocios, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la radicación de las mismas, mediante sistema electrónico de traslado de fondos.
Los recursos que FONADE entregue a LA FIDUCIARIA se podrán invertir en los activos que se señalan a continuación:
Títulos xx xxxxx fija emitidos, avalados, aceptados o garantizados por instituciones vigiladas por la Superintendencia Financiera.
Títulos de deuda pública interna, emitidos o garantizados por la Nación.
Titulo emitidos por el Banco de la República.
Títulos derivados de de titularización. Los títulos derivados de procesos de titulari- zación deben haber sido emitidos en desarrollo de procesos de titularización auto- rizados por la Superintendencia Financiera.
Títulos xx xxxxx fija emitidos por entidades no vigiladas por la Superintendencia Financiera. Dentro de esta categoría deben entenderse los títulos no avalados, aceptados o garantizados por instituciones vigiladas por dicha Superintendencia, la Nación gobiernos extranjeros, bancos centrales extranjeros u organismos multi- laterales de crédito.
Depósitos a la vista en establecimientos de crédito.
La inversión en los títulos descritos, salvo los títulos emitidos por el Banco de La República, solo podrán realizarse cuando cumplan con los requisitos de tener una calificación pública de AA+ o superior a Largo Plazo emitida por alguna de las Sociedades Calificadoras de valores legalmente establecidas en Colombia y Vigiladas por la Superintendencia Financiera.
En cartera colectivas. Los recursos que FONADE entregue a LA FIDUCIARIA se podrán invertir en carteras colectivas siempre y cuando se ajuste a la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 007 de 1996) de la Superintendencia Financiera en especial el TITULO OCTAVO (Instrucciones sobre la administración y gestión de carteras colectivas) y sus modificaciones, al Decreto 2555 de Julio 15 de 2010 por el cual se recogen y reexpiden las normas en materia del sector financiero, asegurador y xxx xxxxxxx de valores y se dictan otras disposiciones y sus modificaciones. Adicionalrnente, LA FIDUCIARIA deberá presentar a FONADE la composición de las carteras colectivas en la cual está invirtiendo los recursos y FONADE podrá solicitar las aclaraciones que considere pertinentes sobre inversión en dichos activos o en su defecto solicitar la inversión en otra clase de activos.
Sin embargo, las inversiones en títulos derivados de procesos de titularización y en títulos emitidos por entidades no vigiladas por la Superintendencia Financiera solo se podrá realizar cuando las emisiones tengan una calificación pública AAA o su equivalente a Largo plazo emitida por alguna de las Sociedades Calificadoras de Valores legalmente establecidas en Colombia y Vigiladas por la Superintendencia Financiera.
2.2.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO
Los Servicios a contratar corresponden a un encargo fiduciario para la administración de recursos y realización de pagos a los beneficiarios del Fondo Emprender. Se estima que
el monto de los recursos a administrar a través del encargo fiduciario sea aproximadamente de treinta y siete mil millones de pesos ($37.000.000.000), de conformidad con el presupuesto disponible en las convocatorias aprobadas por el Consejo Directivo Nacional xxx XXXX y gestionadas a través del convenio 213045 suscrito entre el SENA y FONADE, cifra que puede ser mayor en el evento de ejecutarse convocatorias adicionales del Fondo Emprender, y de no cumplirse con la cifra estimada no se generará responsabilidad para FONADE y/o el SENA.
Los recursos a administrar serán girados por el Fondo Financiero de Proyectos de Desa- rrollo – FONADE – a la FIDUCIARIA y se destinarán exclusivamente para soportar el pa- go a los proveedores (que registre el Emprendedor dentro del sistema de información del Fondo Emprender) de los planes de negocios a los cuales les haya asignado recursos el Consejo Directivo Nacional xxx XXXX. La interventoría del Fondo Emprender realizará una validación previa del valor a pagar a los proveedores de los planes de negocios.
El número de pagos a realizarse por parte de la fiduciaria mediante transferencia electrónica ACH, se estima en un número de 15.345 transacciones.
El número de pagos o transacciones aproximadas a realizar por proyecto es de 33. El número de operaciones diarias depende de la dinámica de cada uno de los proyectos. Adicionalmente el número de transacciones a realizar depende de la cantidad de convocatorias nuevas que el SENA apruebe su apertura durante la vigencia del contrato y la cantidad de planes de negocios nuevos a los que se les asignen recursos.
Al ser estimado el número de pagos, éste podrá aumentarse o disminuirse de acuerdo con las necesidades del Fondo Emprender, y en cualquier caso el valor cobrado por la FIDUCIARIA por transacción no podrá modificarse.
2.2.2 COMITÉ DE SEGUIMIENTO FIDUCIARIO
Estará conformado por dos (2) representantes de FONADE con voz y voto, por el supervisor del contrato con voz pero sin voto y uno (1) por parte de LA FIDUCIARIA quien asistirá a dicho Comité con voz pero sin voto. Las reuniones del Comité se realizarán en la ciudad de Bogotá D.C. y cuando sea necesario, por lo menos una vez al mes, por convocatoria de cualquiera de sus integrantes, mediante la citación por escrito con dos (2) días hábiles de anticipación.
El comité estará conformado así: Por FONADE el Xxxxxxx xxx Xxxxxxxx Xx. 000000 y el Subgerente Financiero o su delegado, y por la Fiduciaria el Director del Proyecto.
Las reuniones del comité se realizarán en la oficina de la supervisión del contrato, los días y a la hora que sean pactados por las partes, para rendir informes verbales y escritos de la situación y avance del contrato. Para cada reunión, LA FIDUCIARIA deberá contar con toda la información actualizada relacionada con el desarrollo del contrato, las dificultades presentadas, las soluciones implementadas, el cumplimiento de actividades que hayan sido ordenadas por FONADE o por el Comité de Seguimiento Fiduciario y todo lo demás que sea pertinente o requerido por la supervisión del contrato. Dentro de las funciones del Comité Fiduciario está la de velar por el cumplimiento del objeto contractual, y dictar las políticas de inversión respecto de los recursos objeto del encargo fiduciario.
LA FIDUCIARIA deberá registrar en un acta, mediante los formatos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad del FONADE, los temas tratados y los compromisos adquiridos durante el comité fiduciario. Dicha acta debe contar con la aprobación y firma,
tanto de la supervisión del contrato como del director de proyectos de LA FIDUCIARIA, y debe ser presentada como máximo cinco (5) días hábiles después de realizada la reunión.
Nota Importante: Las demás implicaciones y características tanto técnicas como jurídicas y contractuales que abarca el objeto contractual que se describen completamente en el anexo técnico y que se encuentra como anexo al presente estudio previo.
2.3. LUGAR DE EJECUCION
El lugar de ejecución es la ciudad de Bogotá D.C. los pagos a realizar a los beneficiarios del fondo emprender serán en el territorio nacional.
3. PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO
El plazo previsto para la ejecución del contrato será hasta el dieciséis (16) de Octubre de 2016 o hasta agotar los recursos, previa suscripción del acta de inicio y aprobación por parte de FONADE de las pólizas de cumplimiento.
4. ANÁLISIS DE LAS CONDICIONES ECONOMICAS DEL CONTRATO
4.1. METODOLOGIA DE CALCULO – XXX
De acuerdo con el objeto, se llevó a cabo el Estudio de Precios xx Xxxxxxx de los costos directos teniendo en cuenta las siguientes variables:
a. Precios Unitarios
a. Cantidades
Teniendo en cuenta las características del alcance, se realizó el estudio xx xxxxxxx me- diante cotizaciones a proveedores de acuerdo a la solicitud requerida, con base en las especificaciones señaladas por la Gerencia de Convenio mediante el anexo técnico.
Dentro de las condiciones especiales que se valoraron para la estimación del presupuesto oficial se tienen las siguientes:
Se recibieron en total seis cotizaciones de fiduciarias que pueden llegar a cumplir con el objeto contractual y se validó como séptima cotización el valor unitario (valor por transac- ción) de la OPC-151 de 2012, de las seis primeras cotizaciones no se tuvieron en cuenta tres de ellas para el cálculo xxx XXX (cotización 3,4 y 6), por superar el valor de la sépti- ma y referente cotización en más del 200%, lo que representaría un sobrecosto; el valor de la cotización referente o séptima cotización fue indexado mes a mes hasta la fecha de la solicitud del estudio y fue promediada con la cotización 1,2 y 5.
ITEM | DESCRIPCION | UNIDAD | CANTIDAD | COTIZACIÓN 1 | |||
Vr.UNIT | IVA UNIT | Vr.UNITA CON IVA | Vr. TOTAL CON IVA | ||||
1 | PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA ACH | UND | $ 15.345 | $ 27.000 | $ 4.320 | $ 31.320,00 | $ 480.605.400 |
TOTAL COSTOS | $ 480.605.400 | ||||||
ITEM | DESCRIPCION | UNIDAD | CANTIDAD | COTIZACIÓN 2 | |||
Vr.UNIT | IVA UNIT | Vr.UNITA CON IVA | Vr. TOTAL CON IVA | ||||
1 | PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA ACH | UND | $ 15.345 | $ 25.000 | $ 4.000,0 | $ 29.000,0 | $ 445.005.000 |
TOTAL COSTOS | $ 445.005.000 | ||||||
ITEM | DESCRIPCION | UNIDAD | CANTIDAD | COTIZACIÓN 3 | |||
Vr.UNIT | IVA UNIT | Vr.UNITA CON IVA | Vr. TOTAL CON IVA | ||||
1 | PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA ACH | UND | $ 15.345 | $ 50.000 | $ 8.000 | $ 58.000 | $ 890.010.000 |
TOTAL COSTOS | $ 890.010.000 | ||||||
ITEM | DESCRIPCION | UNIDAD | CANTIDAD | COTIZACIÓN 4 | |||
Vr.UNIT | IVA UNIT | Vr.UNITA CON IVA | Vr. TOTAL CON IVA | ||||
1 | PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA ACH | UND | $ 15.345 | $ 60.559 | $ 9.690 | $ 70.249 | $ 1.077.970.905 |
TOTAL COSTOS | $ 1.077.970.905 | ||||||
ITEM | DESCRIPCION | UNIDAD | CANTIDAD | COTIZACIÓN 5 | |||
Vr.UNIT | IVA UNIT | Vr.UNITA CON IVA | Vr. TOTAL CON IVA | ||||
1 | PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA ACH | UND | $ 15.345 | $ 20.517 | $ 3.283 | $ 23.800 | $ 365.211.000 |
TOTAL COSTOS | $ 365.211.000 | ||||||
ITEM | DESCRIPCION | UNIDAD | CANTIDAD | COTIZACIÓN 6 | |||
Vr.UNIT | IVA UNIT | Vr.UNITA CON IVA | Vr. TOTAL CON IVA | ||||
1 | PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA ACH | UND | $ 15.345 | $ 80.000 | $ 12.800 | $ 92.800 | $ 1.424.016.000 |
TOTAL COSTOS | $ 1.424.016.000 | ||||||
ITEM | DESCRIPCION | UNIDAD | CANTIDAD | COTIZACIÓN 7 (OPC-151-2012) | |||
Vr.UNIT CON IVA (proceso 2012- octubre) | IVA UNIT Vr.UNITA CON IVA (indexado a 2013) | Vr.UNITA CON IVA (indexado a 2014) | Vr. TOTAL CON IVA (2014) | ||||
1 | PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA ACH | UND | $ 15.345 | $ 21.422 | $ 21.411 | $ 21.821 | $ 334.844.780 |
TOTAL COSTOS | $ 334.844.780 | ||||||
INDEXACIÓN
2012 | Octubre | OPC-151 | 21422 |
2012 | Noviembre | -0,14% | 21392,01 |
2012 | Diciembre | 0,09% | 21411,26 |
2013 | Enero | 0,30% | 21475,50 |
2013 | Febrero | 0,44% | 21569,99 |
2013 | Marzo | 0,21% | 21615,28 |
2013 | Abril | 0,25% | 21669,32 |
2013 | Mayo | 0,28% | 21730,00 |
2013 | Junio | 0,23% | 21779,98 |
2013 | Julio | 0,04% | 21788,69 |
2013 | Agosto | 0,08% | 21806,12 |
2013 | Septiembre | 0,29% | 21869,36 |
2013 | Octubre | -0,26% | 21812,50 |
2013 | Noviembre | -0,22% | 21764,51 |
2013 | Diciembre | 0,26% | 21821,10 |
ITEM | DESCRIPCION | UNIDAD | CANTIDAD | PROMEDIO | |
VR.PROMEDIO DE LOS VR.UNIT CON IVA | XX.XXXXX DEL ITEM | ||||
1 | PAGO POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA ACH | UND | 15345 | $ 26.485,00 | $ 406.412.325,00 |
TOTAL COSTOS | $ 406.412.325,00 | ||||
El Presupuesto Oficial Estimado (XXX) para la ADMINISTRACION, INVERSIÓN Y PAGO DE LOS RECURSOS ASIGNADOS A LOS PLANES DE NEGOCIO DEL FONDO EMPRENDER, APROBADOS Y CON ASIGNACIÓN DE RECURSOS POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO XXX XXXX, A TRAVÉS DE UN ENCARGO FIDUCIARIO. es de CUATROCIENTOS SEIS MILLONES CUATROCIENTOS DOCE MIL TRESCIENTOS
VEINTICINCO PESOS M/CTE ($406.412.325,00). incluido el valor del IVA, costos, gastos, impuestos, tasas y demás contribuciones a que hubiere lugar.
Es importante aclarar que las cantidades relacionadas en el presupuesto corresponden a las entregadas por la Gerencia de Xxxxxxxx y son las proyectadas para el proyecto, por lo tanto, el Área de Estudios Previos no realiza ni la revisión ni la comprobación de las mismas.
4.1.1. IMPUESTOS
El oferente deberá considerar en su oferta todos los costos correspondientes a impuestos, tasas, contribuciones o gravámenes que se causen con ocasión de la suscripción, legalización, ejecución y liquidación del contrato, tales como:
Impuesto Transacciones Financieras (4x1.000) |
Impuesto de Industria y Comercio – ICA |
Impuesto del Valor Agregado – IVA |
Retención en la fuente |
Adicionalmente tendrá en cuenta, los costos de las pólizas incluidas en el numeral 8 del presente documento.
4.2. PERSONAL
NO APLICA
.
4.3. SISTEMA DE PAGO
Para la ejecución del contrato se encuentran establecidas las Especificaciones técnicas y los precios unitarios por lo tanto, el sistema de pago del contrato es por PRECIOS UNITARIOS FIJOS SIN FÓRMULA DE AJUSTE. En consecuencia, el valor definitivo del contrato será la suma de los resultados que se obtengan al multiplicar las cantidades ejecutadas por EL CONTRATISTA y entregadas a FONADE a su entera satisfacción, por los valores o precios unitarios fijos pactados para el respectivo ítem según la oferta económica. El Contratista no podrá superar en su ejecución el presupuesto asignado por la entidad.
5. MODALIDAD Y CRITERIOS DE SELECCIÓN
5.1. MODALIDAD
El presente proceso de selección se adelanta mediante la modalidad de selección de qué trata el numeral 6.1 “OFERTA PÚBLICA” del Manual de la actividad precontractual, contractual y postcontractual de derecho privado de Fonade, teniendo en cuenta que se trata de la una contratación cuya cuantía es superior a 250 SMMLV. El procedimiento a seguir será el previsto en el numeral 7.1 “PROCEDIMIENTO DE OFERTA PÚBLICA” del precitado manual.
Nota: Dado que para efectos de la subasta se tendrá en cuenta el valor total de la oferta, el margen mínimo de mejora de oferta se establece en tres por ciento (3%), por debajo del cual los lances no serán aceptables. Este porcentaje se establece, luego de una revisión a diferentes procesos de características similares, de los cuales se evidencian porcentajes de disminución del precio entre el presupuesto inicial y precio adjudicado como consecuencia de un proceso de conformación dinámica. Para el caso que un solo oferente quedé habili-
tado tendrá que realizar un lance inicial mínimo del tres por ciento (3%) sobre su oferta ini- cial de precio. Para este efecto el representante legal del oferente o el apoderado legalmen- te constituido, deberá estar presente en la respectiva audiencia o a más tardar al día hábil siguiente deberá presentar documento en el cual acepte y sustente el valor ofertado, inclu- yendo el porcentaje de descuento anteriormente señalado. En el evento en que el represen- tante legal o su apoderado no acepten realizar el respectivo descuento, se rechazará la oferta y procederá a declararse fallido el proceso. Para el caso del valor xxxxxx xxx xxxxx en una siguiente ronda se tomará el cinco por ciento (5%).
5.2. CRITERIOS MINIMOS DE SELECCIÓN HABILITANTES
El Área de Estudios Previos de Fonade, teniendo en cuenta las actividades que se desarrollarán durante la ejecución del contrato, su tipo, alcance, magnitud y complejidad, y en aras de propender por la selección de un contratista idóneo que ejecute el contrato con las mejores calidades, ha determinado que el oferente deberá cumplir con los siguientes requerimientos mínimos:
5.2.1. EXPERIENCIA
En este Estudio Previo se considera que el factor técnico de escogencia es la Experiencia Específica del Oferente, para la cual en el presente proceso se considera oportuno, objetivo ecuánime y razonable solicitar Experiencia Específica en ADMINISTRACIÓN DE PATRIMONIOS AUTÓNOMOS Y/O ENCARGOS FIDUCIARIOS Y/O EN FIDUCIA PÚBLICA.
La experiencia deberá ser acreditada con la ejecución de MINIMO UNO (01) Y XXXXXX XXXX (03) CONTRATOS terminados en los últimos TRES (03) años, contados a partir de la fecha establecida para presentar oferta.
Los contratos aportados deberán sumar, en su conjunto, un valor igual o superior a
UNO (01) veces el valor xxx XXX, expresado en SMMLV.
Nota: Siempre que los proponentes pretendan acreditar experiencia con facturas de venta, estas deberán ser expedidas como facturas cambiarias de compraventa y cumplir con los requisitos previstos en los artículos 772 al 774 del Código de Comercio.
5.2.2. INDICES FINANCIEROS
Teniendo en cuenta el objeto del proyecto, la complejidad y el valor del mismo, se considera conveniente que el futuro contratista cuente con un musculo financiero adecuado para desarrollar eficazmente el objeto del contrato, y por lo tanto deberá demostrar de acuerdo con el RUP los siguientes índices:
Los oferentes deberán presentar el certificado RUP expedido por la Cámara de Comercio de su jurisdicción, de conformidad con el capítulo V del Decreto 1510 de 2013.
Capital de trabajo CT ≥ 10% xxx XXX
Índice de Liquidez LIQ = AC / PC ≥ 1.0 Nivel de Endeudamiento NE = PT / AT ≤ 0.70
Donde:
CT Capital de Trabajo
XXX Presupuesto Oficial Estimado
AC Activo Corriente
PC Pasivo Corriente
PT Pasivo Total
AT Activo Total
5.2.3 CAPITAL DE TRABAJO EN EL CASO DE PRESCINDIR DE ANTICIPO
NO APLICA
5.2.4 CAPACIDAD RESIDUAL
NO APLICA
6. LICENCIAS, PERMISOS Y AUTORIZACIONES APLICABLES
6.1 CERTIFICADO DE RIESGO
El oferente deberá estar calificado por una sociedad calificadora de riesgo debidamente aprobada por la superintendencia financiera de colombia, mediante certificación vigente que acredite que la(s) entidad(es) fiduciaria(s) tienen una calificación en calidad o fortaleza en administración de portafolios mínimo “aaa” o su equivalente m1 de fitch ratings colombia svc, adjuntando las características y valoración de la escala de calificaciones de la respectiva entidad calificadora.
Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, cada una de las entidades fiduciarias integrantes de la oferta, deberán acreditar la calificación aquí solicitada.
7. CONDICIONES DEL CONTRATO
7.1. TIPO DE CONTRATO
En virtud de lo descrito en los numerales anteriores, el contrato a celebrar es un contrato xx XXXXXXX.
7.2. FORMA DE PAGO
FONADE pagará al CONTRATISTA mes vencido de acuerdo con el número de pagos efectuados al beneficiario y reportados por el CONTRATISTA como exitosos o aplicados, multiplicado por el valor unitario señalado en la oferta. El pago estará sujeto a previa verificación y aprobación de la información presentada al Supervisor del contrato. Bajo ninguna circunstancia podrá deducirse de los rendimientos de los encargos fiduciarios el (los) pago (s) o remuneración por concepto de los servicios pactados entre FONADE y el CONTRATISTA.
El pago queda condicionado a que las personas jurídicas acrediten el cumplimiento de la obligación de que trata el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, la Ley 828 de 2003 y el Artículo 32 de de la Ley 1150 de 2007 de acuerdo con lo siguiente:
a) Para el desembolso, el CONTRATISTA o para el caso de conformación conjunta cada uno de los integrantes, deberán informar el régimen tributario en el cual se encuentran inscritos, así como el número de inscripción del Registro Único Tributa-
rio (RUT) y anexar copia de esta inscripción, la cual debe estar vigente. Así mismo, se deberá diligenciar el Formato de Creación de Terceros, en el cual registrará la información solicitada.
b) FONADE realizará los pagos dentro de los diez (10) días calendario siguiente a la fecha de radicación de la cuenta o de la fecha en que el CONTRATISTA subsane las glosas que se le formulen, para lo cual presentará la factura total, junto con ac- ta suscrita por el contratista y el supervisor del contrato.
7.3. ANTICIPO
NO APLICA
7.4. OBLIGACIONES GENERALES
En atención al tipo de contrato que se suscribirá, las obligaciones a tener en cuenta en las reglas de participación serán las aplicables a los contratos xx XXXXXXX.
7.5. OBLIGACIONES ESPECIFICAS
Adicionalmente y considerando el alcance de las actividades a desarrollar en el proyecto, el Área de Estudios Previos considera conveniente incorporar las siguientes obligaciones específicas que se citan literalmente del anexo técnico en los numerales 7, 7.1 y 7.2:
(…)
7.OBLIGACIONES RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUR- SOS OBJETO DEL ENCARGO FIDUCIARIO
En desarrollo del Contrato que se celebre, la Fiduciaria desempeñará las actividades que le son propias, para lo cual ejercerá las funciones de conformidad con la ley y las que se estipulen en el respectivo Contrato.
7.1 OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR
7.1.1 Realizar diligentemente todos los actos necesarios para la consecución del objeto del presente Encargo Fiduciario.
7.1.2 Recibir y administrar los recursos que entregue el Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE.
7.1.3 Cumplir a cabalidad con las obligaciones propias e inherentes al contrato en las condiciones, modos y plazos determinados.
7.1.4 Acatar las instrucciones, que durante el desarrollo del contrato, se impartan por parte de FONADE y las decisiones adoptadas por el Comité de Fiduciario.
7.1.5 Abstenerse de efectuar pagos cuya destinación no se enmarque dentro del objeto del presente Encargo Fiduciario.
En el evento que los pagos no sean exitosos por fallas en la información suministrada, la FIDUCIARIA informará de dichas situaciones al Supervisor del contrato, indicando para cada caso una descripción detallada de la inconsistencia.
7.1.6 Administrar el Encargo Fiduciario con sujeción a los principios, políticas y linea- mientos que se señalen en los Manuales de LA FIDUCIARIA y las disposiciones legales vigentes aplicables a este tipo de contratos
7.1.7 Llevar subcuentas por cada plan de negocios del Fondo Emprender, aperturar y administrar un encargo fiduciario por cada Convocatoria Nacional, un encargo fi- duciario por cada una de las Convocatorias Regionales o Cerradas del Fondo Em- prender y un encargo para los rendimientos generados con ocasión de la inversión de los recursos. Para tal fin deberá constituir una cuenta bancaria a nombre del ENCARGO FIDUCIARIO FONDO EMPRENDER para la recepción de los recursos fideicomitidos. Cada convocatoria estará identificada por código igual al de cada plan de negocio y este a su vez estará respaldado por el número de Contrato de Cooperación Empresarial, documento que hará parte del Contrato de Encargo Fi- duciario. En ningún caso se manejarán los recursos como unidad de caja.
7.1.8 Contar con las herramientas informáticas y un soporte informático que le permita elaborar informes financieros y en general los requeridos en estas Reglas de Parti- cipación, para el cabal cumplimiento del objeto del contrato, tomando como base la fuente de los recursos y su aplicación, pagos, así como el estado del portafolio de inversión y los rendimientos financieros generados por el mismo. En todo caso mantendrá a disposición del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo, toda la información de los pagos y los recursos con una actualización diaria.
7.1.9 Poner a disposición de FONADE un sistema de información, mediante inteface web y con acceso desde internet, en el cual se pueda descargar los comprobantes de los pagos aplicados y que contengan por lo menos los siguientes campos: Be- neficiario, NIT, cuenta bancaria destino, cuenta bancaria debito, tipo de cuenta, en- tidad financiera, fecha de cobro1, fecha de pago, forma de pago, valor de pago, numero de transacción generada por el banco, estado de pago, causal de rechazo, información adicional, numero de identificación de pago de la plataforma del Fondo Emprender, Estado de pago, fecha de procesamiento. En la medida en que se exige el pago de recursos a los beneficiarios se realice por medio de transferencia electrónica ACH, el campo de fecha de cobro se refiere a la fecha en la cual queda efectivamente aplicado el pago en la cuenta destino del beneficiario de pago.
1 Se aclara que en la medida que se exige que el pago de los recursos a los beneficiarios se realice por medio de transferencia electrónica ACH, el campo Fecha de Cobro se refiere a la fecha en la cual queda efectivamente aplicado el pago en la cuenta de destino del beneficiario del pago.
Por otra parte, el acceso a los comprobantes de los pagos aplicados que trata el numeral 7.1.9 de las obligaciones relacionadas en el presente documento, se refiere a que la FIDUCIARIA mediante un nombre de usuario y contraseña dará acceso vía internet a la sucursal virtual del banco por el cual realiza la dispersión de los pagos a realizar a los distintos beneficiarios, y FONADE debe tener la posibilidad de descargar dichos comprobantes en un formato apto para ser enviado por medio de correo electrónico y en el cual se pueda detallar los campos relacionados en el numeral 7.1.9. Por lo anterior, el otro medio idóneo al solicitado en el numeral 7.1.9 que se acepta es el acceso a la sucursal virtual del banco por el cual se dispersan los pagos a las distintas cuentas bancarias de los beneficiarios. El acceso a la Sucursal Virtual del banco por la cual la Fiduciaria dispersa los pagos hacia las cuentas de los proveedores de los Emprendedores, FONADE deberá tener acceso con el fin de ingresar al registro de las operacione s o pagos exitosos con el fin de suministrarle, ya sea a los Emprendedores o a sus proveedores, los comprobantes de los pagos realizados y así agilizar los procesos de entregas de las mercancías, maquinarias, pagos de arriendos, seguros, etc. que han sido adquiridos o pagados con los recursos del Fondo Emprender en el marco del contrato de cooperación empresarial suscrito entre FONADE y el Emprendedor.
7.1.10 Elaborar y mantener registros contables de los recursos del Encargo Fiduciario en forma separada e independiente de los demás bienes, activos u operaciones de LA FIDUCIARIA.
7.1.11 Mantener registros independientes que le permitan generar informes de pagos a beneficiarios.
7.1.12 El Fondo Emprender será el beneficiario de los rendimientos que se generen con ocasión de la inversión de los recursos de los Encargos Fiduciarios y di- chos rendimientos deberán ser administrados en un encargo fiduciario indepen- diente de las convocatoria nacionales y regionales. En el encargo fiduciario para los rendimientos se deberá poder identificar con detalle los rendimientos genera- dos por cada una de las convocatorias. FONADE podrá solicitar los rendi- mientos generados en ocasión de la ejecución del contrato en cualquier momento y LA FIDUCIARIA los devolverá a la cuenta bancaria que el administrador del Fon- do disponga para tal fin cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud, al igual que los recursos no ejecutados en cada encargo o en cada subcuenta. Para el reinte- gro de los rendimientos, la Fiduciaria deberá informar con detalle los rendimientos generados para cada una de las convocatorias ya sean nacionales o regionales y por año y mes.
7.1.13 Realizar los pagos que solicite cada Emprendedor previa validación del Interventor del Plan de Negocio y autorización de gasto por parte de la coordinación de la In- terventoría del Fondo Emprender.
7.1.14 Llevar un control presupuestal y de ejecución en los saldos disponibles por cada plan de negocio y en cada subcuenta. Bajo ninguna circunstancia se podrán des- embolsar recursos superiores a lo asignado a cada plan de negocio.
7.1.15 Garantizar la seguridad electrónica, para que el sistema opere en forma segura y con mínimo riesgo de violación y/o suplantación, mediante certificación de firmas en la autorización y en el proceso de pago.
7.1.16 Todas las solicitudes de pagos serán instruidos a través de la plataforma Fondo Emprender por El Interventor de cada Contrato de Cooperación Empresarial con el fin de llevar el control de los desembolsos. Por lo anterior, se requiere que LA FI- DUCIARIA posea un Sistema de Información para la administración, inversión y pago de los recursos del FONDO EMPRENDER junto con procedimientos, políti- cas e infraestructura tecnológica de seguridad informática.
7.1.17 Remitir al Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo - FONADE, la relación de las solicitudes de pago efectuadas o aplicadas en donde se evidencie la realiza- ción de los pagos. Esta remisión debe hacer dos (2) días hábiles después de ha- ber sido aprobado la solicitud de pago por parte de coordinación de Interventoría del Fondo Emprender y mensualmente presentar un consolidado mensual en los primeros tres (3) días hábiles de cada mes de todos los pagos efectuados y recha- zados en el mes inmediatamente anterior.
7.1.18 LA FIDUCIARIA ejercerá la representación legal y judicial del Encargo Fiduciario.
7.1.19 A partir de la firma del Contrato y durante la vigencia del mismo, LA FIDUCIARIA deberá realizar todas las gestiones a su cargo necesarias para mantener una ca- lificación de fortaleza en la administración de portafolios igual o superior a triple A (AAA) o su equivalente en otras agencias calificadoras de riesgo. De no mantener esta calificación mínima, constituirá en una causal de terminación unilateral del presente Contrato por parte del contratante. LA FIDUCIARIA se obliga a suminis- trar trimestralmente a FONADE una certificación sobre la vigencia actualizada de dicha calificación.
7.1.20 Mantener el margen de solvencia requerido para la administración de los recursos en caso de que las normas aplicables vigentes así lo exijan.
7.1.21 Contar con un certificado digital expedido en Colombia, por una empresa autoriza- da para tal fin por cuanto la plataforma del Fondo Emprender tiene implementados procedimientos de seguridad que garantizan que las solicitudes de pagos que son procesadas por la FIDUCIARIA, son revisadas y procesadas en dos (2) instancias distintas: un interventor y un coordinador de interventoria. Este ultimo cuenta con un toquen o llave con un certificado digital que garantiza que todas las solicitudes de pago aprobadas en el sistema de información del FONDO EMPRENDER sean firmadas digitalmente. Por lo anterior para que la FIDUCIARIA descargue, para su procesamiento, las solicitudes de pagos que son aprobados por la coordinación de interventoria deberá contar con otro toquen para realizar dichas operaciones des- de el sistema de información del FONDO EMPRENDER.
7.1.22 La programación de las solicitudes de pago se hará única y exclusivamente a través del sistema de Información del Fondo Emprender en la cual el EMPREN- DEDOR incluirá: identificación del beneficiario del pago, concepto del pago, valor y forma de pago, entre otros.
7.1.23 El (los) EMPRENDEDOR (es) de cada plan de negocios son los responsables de programar los pagos a sus proveedores. Por lo anterior, el EMPRENDEDOR deberá adjuntar los documentos que soporten las solicitudes de pago a procesar y LA FIDUCIARIA se obliga a revisarlos y verificar que la información incluida en dichos soportes esté correcta, corresponda al pago programado y cumpla con lo exigido en la legislación y normatividad vigente. Estos soportes de pago pueden ser entre otros: factura, cuenta de cobro, RUT, poder, contratos.
7.1.24 Procesar y pagar (una vez revisados los soportes de pagos y la información regis- trada en el sistema de información del Fondo Emprender) las solicitudes de pago recibidas máximo dos (2) días hábiles posteriores a la aprobación por parte de la Interventoría del FONDO EMPRENDER. Dichas solicitudes de pagos, junto con sus soportes, deben ser descargados por LA FIDUCIARIA desde el Sistema de Información del Fondo Emprender ingresando con la cuenta de acceso que el Fondo Emprender le asigne.
7.1.25 Una vez revisada la información registrada en la plataforma del FONDO EM- PRENDER y verificados los soportes de las solicitudes de pago, LA FIDUCIARIA registrará y realizará el pago al beneficiario del mismo.
7.1.26 Realizar la declaración y pago ante la DIAN de los impuestos generados en oca- sión de la ejecución del Contrato y de los distintos pagos que realice.
7.1.27 Realizar todas las actividades y suscribir todos los negocios jurídicos2 necesarios para desarrollar el objeto contractual a partir de la suscripción del Contrato y durante la vigencia del mismo realizará, además, todas las gestiones necesarias a su cargo para mantener una calificación de fortaleza en la administración xx xxxxx- folios mínimo AAA o su equivalente en otras agencias calificadoras de riesgo. Adicionalmente se obliga a suministrar trimestralmente una certificación sobre la vigencia actualizada de dicha calificación.
7.1.28 Sin perjuicio de lo estipulado en la cláusula de indemnidad, los gastos de defensa del Encargo Fiduciario son a cargo de FONADE o con cargo al encargo fiduciario.
7.1.29 Mantener a disposición de la interventoría (o de quien llegare a sustituirla), dentro del término máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la solicitud, la co- rrespondencia y soportes contables necesarios para su labor, así como, cualquier documento que soporte la gestión de LA FIDUCIARIA, durante el término de vi- gencia del contrato y dos (2) años más. En desarrollo de este contrato, LA FIDU- CIARIA atenderá las visitas de los Organismos de Control del Estado.
7.1.30 Prsentar, conservar, custodiar y tener a disposición de FONADE, xxx XXXX o de cualquier otro organismo competente, los documentos relacionados con los pagos efectuados y de los extractos del movimiento de las cuentas del Encargo Fiducia- rio.
7.1.31 Mantener, como mínimo, el mismo equipo de trabajo presentado en su Oferta, con la dedicación exigida en la Invitación, para cumplir con todas y cada una de las obligaciones derivadas del presente Contrato. Dicho personal sólo podrá ser re- emplazado con la previa y expresa autorización del Supervisor del contrato, autori- zación que se impartirá cuando el reemplazante tenga las mismas o superiores ca- lidades del reemplazado, de acuerdo con la Oferta presentada por LA FIDUCIA- RIA.
7.1.32 Sin perjuicio del cumplimiento de la obligación anterior, mantener el número de personas que resulte necesario, con la dedicación, la formación y la experiencia que sea requerida, para asegurar el adecuado cumplimiento de las obligaciones contenidas en el Contrato, aunque ese número de personas y/o su formación y experiencia deba ser mayor al equipo mínimo exigido en el numeral precedente. Lo anterior sin costos adicionales para FONADE.
7.1.33 Actuar como agente retenedor de impuestos, cuando a ello hubiere lugar, y cum- plir con los deberes de carácter formal que se generen por la administración del Encargo Fiduciario.
7.1.34 Recibir para su administración los recursos que le transfiera la actual Fiduciaria del Fondo Emprender, de conformidad con las indicaciones impartidas por escrito que le de FONADE.
2 En ningún evento LA FIDUCIARIA podrá a motu propio realizar actividades o suscribir negocios jurídicos que no sea autorizados por FONADE y que no sean necesarios para desarrollar el objeto contractual. Se aclara que en ningún caso se trata de contratación derivada y mucho menos que la FIDUCIARIA tenga la posibilidad de hacerlo.
7.1.35 En caso de terminación del contrato, transferir los recursos que conforman el En- cargo Fiduciario a la entidad que previamente y por escrito determine FONADE.
7.1.36 Toda información que reciba LA FIDUCIARIA xxx XXXX, FONADE y del FONDO EMPRENDER en desarrollo del contrato, tendrá el carácter de confidencial. Por lo tanto, se obliga a mantenerla bajo estricta reserva durante toda la xxxxx- cia del contrato y por dos (2) años adicionales, luego de su terminación. Igualmen- te, la información es privilegiada y de propiedad exclusiva de EL SENA y de FO- NADE como administrador de los recursos del FONDO EMPRENDER, por lo tanto, se obliga a no hacer uso indebido de la misma, así como a no divulgarla sin previa autorización escrita xxx XXXX, del FONDO EMPRENDER y de FONADE. Cual- quier violación a la confidencialidad de la información o el uso indebido de la in- formación privilegiada, acarreará a LA FIDUCIARIA las sanciones xx Xxx.
7.1.37 La FIDUCIARIA mantendrá la reserva profesional sobre la información que le sea suministrada para el desarrollo del objeto del contrato, con excepción en casos de una decisión judicial en firme, orden, requerimiento o una solicitud oficial expedida bien sea por un tribunal competente, entes de control, una autoridad u órgano xxxx- cial o legislativo con competencia para ello.
7.1.38 Para cada uno de los pagos de la comisión fiduciaria por la prestación mensual del servicio, LA FIDUCIARIA deberá certificar, el cumplimiento del pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes parafiscales (SENA, ICBF, CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR), de conformidad con lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 del 27 de diciembre de 2002. La FIDUCIARA en ningún caso podrá descontar valor alguno por concep- to de comisiones fiduciarias de las sumas que integran el Encargo Fiduciario, toda vez que las comisiones fiduciaria se pagarán directamente por FONADE con cargo a los recursos presupuestados para el efecto en el convenio de Gestión de Pro- yectos suscrito entre el Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA y FONADE.
7.1.39 Cinco (5) días hábiles posteriores a la finalización del contrato, LA FIDUCIARIA reintegrará al FONADE la totalidad de los recursos no ejecutados junto con sus rendimientos. Adicionalmente presentará el Informe Final del contrato el cual contendrá como mínimo la siguiente información:
a) Toda la información recopilada para el desarrollo del objeto del contrato, tanto cualitativa como cuantitativa.
b) Un informe final de los pagos desembolsados o aplicados el cual debe incluir la siguiente información: ID de proyecto, nombre de proyecto, NIT/CC, beneficiario, No. documento a pagar, tipo de cuenta, No. de cuenta, No. xx xxxx- citud, fecha operación, valor bruto, valor retefuente, valor reteiva, valor re- teica, otros descuentos, valor pagado, número solicitud fondo emprender, fe- cha de pago, observaciones, motivo de rechazo, fecha de rechazo, fecha de movimiento bancario, entre otra requerida. La anterior información se deberá in- cluir, en su totalidad.
c) Un informe final de rendición de cuentas del contrato el cual debe incluir la si- guiente información: Nombre del Fideicomitente, NIT del Fideicomitente, Fecha de suscripción del Contrato, Objeto del contrato, Finalidad del Contrato, Plazo de ejecución del contrato, Flujo de Caja del periodo, Flujo de Caja acu- mulado, Saldo inicial del periodo, Ingresos del periodo (Aportes, rendimientos,
rechazos y devoluciones del GMF, otros ingresos, entre otros), Egresos (pagos realizados, gastos bancarios, gravamen a los movimientos financieros3, entre otros), Rendimientos generados por la inversión temporal de los recursos en los Fondos Comunes, para cada una de las subcuentas y por encargo fiducia- rio, Valor de la comisión fiduciaria, Resumen de todas las comisiones fidu- ciarias causadas y pagadas durante la ejecución del contrato, Saldo final, As- pectos relevantes, Resumen de los comités fiduciarios realizados durante el pe- riodo, Portafolio de inversión de los recursos administrados, Reporte detallado de reintegros, Extractos de los encargos fiduciarios, Certificación de calificación de los portafolios, Reporte de pagos ejecutados durante el periodo, entre otra requerida.
d) Reporte detallado y consolidado de Saldos por subcuentas con el número identificador de pago y el valor desembolsado, entre otra requerida.
7.1.40 La totalidad de los saldos no ejecutados de las subcuentas deberán ser reintegra- dos por LA FIDUCIARIA al finalizar el contrato o cuando FONADE lo requiera dis- criminando como mínimo la siguiente información:
a) Número de la subcuenta (proyecto o plan de negocios)
b) Valor asignado a cada subcuenta
c) Fecha y Valor total del reintegro de cada subcuenta
d) Número de la convocatoria
e) Número del encargo Fiduciario
7.1.41 La totalidad de los reintegros por concepto de rendimientos deberán ser reintegra- dos por LA FIDUCIARIA al finalizar el contrato o cuando FONADE lo requiera dis- criminando como mínimo la siguiente información:
a) Número y Valor del encargo Fiduciario
b) Fecha y Valor de los rendimientos generados totalizados por año y por mes
c) Tipo de convocatoria (nacional o regional)
7.1.42 Reintegrar al Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo - FONADE los rendi- mientos generados en las fechas requeridas por FONADE y enviar por escrito la copia o soporte de (los) reintegros realizados registrando con detalle la informa- ción relacionada en el numeral 7.1.41 del presente documento. Esta información debe ser entregada como parte del informe mensual o final cuando así se requie- ra.
7.1.43 Atender y cumplir las decisiones del Comité Fiduciario respecto de los recursos objeto del encargo fiduciario.
7.1.44 En desarrollo del encargo fiduciario, LA FIDUCIARIA debe tomar las medidas necesarias para detectar y prevenir las actividades xx xxxxxx de activos y finan- ciación del terrorismo, para lo cual deberá ejercer las acciones necesarias e im- plementar las herramientas y procedimientos correspondientes. En caso de pre- sentarse situación relacionada con este aspecto, la FIDUCIARIA no deberá efec- tuar el pago a terceros solicitado, e informar a FONADE en forma inmediata.
7.1.45 El valor del gravamen a los movimientos financieros (GMF) que se causen por concepto de los pagos efectuados por LA FIDUCIARIA en desarrollo del Encargo Fiduciario se pagarán con cargo a los recursos del mismo.
3 Se debe tener en cuenta lo establecido en el numeral 7.1.43 de las obligaciones descritas en el presente documento.
7.1.46 Apoyar la actualización del manual de pagos del Fondo Emprender, de acuerdo a la normatividad vigente que para el caso apliquen a la ejecución de recursos.
7.1.47 Adelantar una conciliación trimestral de los saldos de las subcuentas con el fin de facilitar la liquidación final del contrato. De ser necesario este proceso se hará de manera conjunta con el supervisor del contrato designado por FONADE
7.1.48 Las demás que correspondan a la naturaleza del contrato.
7.1.49 la fiduciaria deberá hacer constar que cuenta con un seguro de infidelidad y riesgos financieros que cuente con mínimo las siguientes coberturas:
a) cobertura banker´s blanket bond, -bbb, con los siguientes amparos:
i. infidelidad de empleados propios y de terceros, que estén bajo su supervisión y control
ii. pérdidas de valores en predios, incluyendo desaparición misteriosa
iii. fraudes y falsificaciones, incluyendo las pérdidas derivadas de operaciones comerciales fraudulentas y engañosas
b) anexo de crímenes por computador, incluyendo operaciones por internet.
c) anexo de “professional indemnity”, el cual debe incluir los deberes de custodia y pagos de los recursos, con sujeción a las obligaciones del contrato.
7.1.50 Contar con un personal mínimo conformado por un Gerente de cuenta y un res- ponsable administrativo y financiero. Dicho personal sólo podrá ser reemplazado de co- mún acuerdo con FONADE, con la previa y expresa autorización del supervisor, autoriza- ción que en todo caso se dará cuando el reemplazante cumpla con las mismas o mejores condiciones que el reemplazado. FONADE podrá solicitar el cambio de algún miembro del equipo de trabajo de la FIDUCIARIA en cualquier momento de la ejecución contractual.
7.2 OBLIGACIONES DE FONADE
Son obligaciones de FONADE, en virtud del convenio interadministrativo de Gestión de Proyectos No. 231045, suscrito con el SERVICIO NACIONAL DE APREDIZAJE – SENA son las siguientes:
7.2.1 Ejercer la supervisión general del contrato.
7.2.2 Designar la supervisión del contrato para los aspectos técnicos, actividades y ope- raciones contempladas en las obligaciones del contratista, entre otros.
7.2.3 Pagar a LA FIDUCIARIA las comisiones pactadas en los términos que se acuerden en el contrato que se suscriba para la constitución del Encargo Fiduciario, previa certificación e informe de cumplimiento de las obligaciones expedido por la super- visión de Contrato.
7.2.4 Realizar las observaciones pertinentes al contratista con ocasión del desarrollo del contrato.
7.2.5 Ser facilitador y/o asesor entre el SENA, el FONDO EMPRENDER y el contratista para dirimir problemas, conceptuar y plantear alternativas tendientes a mejorar y hacer más eficiente el desarrollo del contrato.
7.2.6 Formular las sugerencias por escrito sobre los asuntos que estime convenientes en el desarrollo del contrato.
7.2.7 En general, colaborar con LA FIDUCIARIA para el correcto cumplimiento del pre- sente Contrato.
(…)
7.6 SUPERVISIÓN
La supervisión del contrato será ejecutada por la persona que designe Xxxxxx, quien de manera permanente realizará el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del contrato verificando además la correcta ejecución del objeto contratado. En particular el supervisor ejercerá las siguientes funciones:
a) Aprobar la solicitud de desembolso que el CONTRATISTA le presente, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente contrato.
b) Verificar que el contratista se encuentre al día con los pagos a seguridad social y parafiscal.
c) Certificar la correcta ejecución del contrato y los resultados esperados.
d) Informar oportunamente a FONADE sobre el desarrollo del contrato o bien sobre su cumplimiento.
e) Las demás que fueren necesarias para vigilar el cabal cumplimiento del objeto contractual.
PARAGRAFO: El supervisor del contrato está facultado a solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y será responsable por mantener informado a FONADE de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
En ningún caso el supervisor goza de la facultad de modificar el contenido y alcance del contrato suscrito entre EL CONTRATISTA y FONADE, ni de eximir, a ninguno de ellos, de sus obligaciones y responsabilidades.
8. GARANTIAS
El CONTRATISTA deberá constituir a favor de FONADE una garantía que podrá consistir en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, correspondiente a la póliza de cumplimiento ANTE ENTIDADES PÚBLICAS CON RÉGIMEN PRIVADO DE CONTRATACIÓN o garantía bancaria expedida por un banco local, y junto con ella deberá presentar el comprobante de pago de la prima, de conformidad con lo previsto en el Artículo 1068 del Código de Comercio, que otorgue los siguientes amparos:
8.1. GARANTIA DE SERIEDAD
El oferente deberá anexar a su oferta, a favor del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE, una garantía que ampare la seriedad de su oferta, por un valor equivalente, como mínimo, al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial estimado y su término será desde el día de presentación de la oferta y por SEIS (6) meses. Este plazo será prorrogable como máximo por tres (3) meses más.
.
8.2. GARANTIA DE CUMPLIMIENTO
Con el objeto de respaldar el cumplimento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo del contratista frente a la entidad, por razón de la celebración y ejecución del contrato, el estudio previo efectuado y la previsión de los posibles riesgos en la ejecución del mismo, se determinó la necesidad de establecer los siguientes amparos dentro de la garantías que el contratista deberá constituir a favor de Xxxxxx.
Atendiendo el objeto y las características del contrato así como la naturaleza de las obligaciones contenidas, FONADE solicitará al contratista la constitución de una garantía de acuerdo a los tipos admisibles establecidos en la circular 12 del 00 xx xxxxx xx 0000 xx xx Xxxxxxxxxxx de Contratación de FONADE, que cubra los siguientes amparos así:
TIPIFICACIÓN DEL RIESGO | ESTIMACIÓN DEL RIESGO | VIGENCIA | RESPONSABLE |
Cumplimiento | 30% del valor del contrato | Vigente por el plazo de ejecución del contrato y ocho (8) meses mas | Contratista |
De Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales | 5% del valor del contrato | Vigente por el plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más. |
8.3. SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL NO APLICA
NOTA: La aprobación de las garantías por parte de FONADE es requisito previo para el inicio de la ejecución de los contratos, razón por la cual, ningún contrato en el que se haya previsto la existencia de garantías podrá iniciar su ejecución sin la respectiva aprobación de estas.
9. CLAUSULAS ESPECIALES A TENER EN CUENTA NO APLICA
10. FORMATOS DE OFERTA ECONOMICA
Aplica el formato establecido por el área de procesos de selección para la oferta económica.
11. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO
Conocer los riesgos que afectarían este proyecto, tanto en aspectos favorables como ad- versos, contribuye a asegurar los fines que el estado persigue con la contratación. Con este propósito se preparó el estudio definido en este numeral, el cual permite revelar as- pectos que deben ser considerados en la adecuada estructuración de ofertas, planes de contingencia y continuidad del proyecto a contratar (Ver anexo).
Atentamente,
ORIGINAL FIRMADO
XXXXXX XXXXXX XXXXXX
Gerente de Unidad (E) - Área de Estudios Previos
ORIGINAL FIRMADO
XXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXX
Profesional Área de Estudios Previos
Anexos. Anexo técnico, Cotizaciones y Análisis de Riesgos, memorando interno 20143010188323
Revisó: (Xxxxx Xxxxxxxxx)- Gerente de Unidad área de Ciencia, Tecnología y emprendimiento (Colocar xx.xx)