PARTE I ASPECTOS GENERALES 5

Las Secciones de las Normas están indicadas en los recuadros. Las notas sobre las Secciones que se encuentran debajo de los recuadros, normalmente también serán respetadas, ya que representan la apropiada interpretación de las Secciones de estas Normas.

Parte I ASPECTOS GENERALES

Sección 1.01 Introducción

(1) Las “Normas para la Contratación de Consultores bajo Préstamos AOD del Japón” son aplicables para los Préstamos AOD proporcionados por la AGENCIA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL DEL JAPÓN (en adelante “JICA”), en conformidad con la Cláusula (a), Numeral (ii), Párrafo 1, Artículo 13 de la LEY de la AGENCIA ADMINISTRATIVA INCORPORADA - AGENCIA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL DEL JAPÓN.

(2) Para la preparación e implementación eficiente y apropiada de proyectos financiados completa o parcialmente por los Préstamos AOD del Japón, la mayoría de Prestatarios de los Préstamos AOD del Japón requiere la asistencia de consultores (En estas Normas, el término “Prestatario” también se refiere a la Agencia Ejecutora del proyecto y el término “consultor(es)” incluye una amplia variedad de entidades públicas y privadas tales como firmas consultoras, firmas de ingeniería, firmas constructoras, firmas de asesoramiento en gestión, agentes de adquisiciones, organizaciones multinacionales, universidades, instituciones de investigación, agencias gubernamentales, agencias no gubernamentales (ONGs), y personas físicas).

(3) El propósito de estas Normas es indicar la posición de JICA en cuanto a la selección y contratación apropiada de consultores y la plena utilización de su experiencia y conocimientos, asegurar su imparcialidad y, además, establecer reglas generales a ser observadas por los Prestatarios en la contratación de consultores. Las consideraciones principales en la selección de consultores son la calidad, la eficiencia, la transparencia en el proceso de selección y la no discriminación entre consultores elegibles para contratos. La aplicación de estas Normas a un proyecto particular financiado por Préstamos AOD del Japón se estipula en el Convenio xx Xxxxxxxx entre JICA y el Prestatario.

<Notas>

Párrafo (1):

Este párrafo define el término “Préstamos AOD del Japón” e indica que estas Normas son aplicables a los Préstamos AOD del Japón.

Párrafo (2):

Ya que la mayoría de consultores contratados bajo Préstamos AOD del Japón son firmas consultoras privadas, el término “firma”, puede interpretarse en las sucesivas Secciones de estas Normas como “entidad” o “consultor”, según corresponda.

Sección 1.02 Necesidad de Contratar un Consultor

En la mayoría de casos, la necesidad de contratar un consultor será establecida conjuntamente entre el Prestatario y JICA y los Términos de Referencia para sus servicios serán esbozados, ya sea antes o en el curso de las negociaciones xxx Xxxxxxxx AOD del Japón. Al mismo tiempo, ambas partes acordarán el monto aproximado de fondos requeridos para dichos servicios y el cronograma para la selección de consultores.

<Notas>

Los servicios de consultoría deben proveerse de tal modo que cumplan con el cronograma acordado entre JICA y el Prestatario. El Prestatario podrá proceder con la selección de consultores antes de que se firme el Convenio xx Xxxxxxxx, sujeto a reglas internacionales para la Asistencia Oficial para el Desarrollo (AOD), consultando con JICA sobre los procedimientos de selección que el Prestatario puede ir adelantando.

Sección 1.03 Responsabilidad del Prestatario en la Selección de un Consultor

La selección de un consultor para un proyecto financiado por Préstamos AOD del Japón es responsabilidad del Prestatario.

Con el fin de asegurar la eficiente y apropiada ejecución del proyecto tal como el Convenio xx Xxxxxxxx lo requiere específicamente, es esencial que el Prestatario tenga en cuenta durante el proceso de selección que los consultores contratados para proyectos financiados por Préstamos AOD del Japón deben poseer claramente la competencia necesaria.

Sección 1.04 Elegibilidad

(1) Para ser elegible para un contrato financiado por Préstamos AOD del Japón, un consultor:

(a) será una firma o una persona de un país de origen elegible estipulado en el Convenio xx Xxxxxxxx;

(b) será una firma o una persona elegida basada en su propia capacidad;

(d) no será una firma o una persona que tenga los conflictos de intereses indicados en la Sección 1.07.

(2) Una firma o una persona que no cumpla con alguna de las condiciones estipuladas en el párrafo (1) de esta Sección será inelegible para ser adjudicada un contrato financiado por Préstamos AOD del Japón.

Sección 1.05 Revisión de JICA

(1) JICA podrá revisar los procedimientos de selección, documentos y decisiones del Prestatario. El Prestatario presentará ante JICA, para su referencia, cualquier documento e información pertinente que JICA pueda razonablemente requerir. El Convenio xx Xxxxxxxx especificará la medida en la que se aplicarán los procedimientos de revisión con respecto a los servicios de consultoría a ser financiados por Préstamos AOD del Japón.

(2) JICA no financia gastos por servicios proporcionados por consultores que, en opinión de JICA, no han sido seleccionados conforme a los procedimientos acordados y JICA cancelará esa porción xxx Xxxxxxxx asignada a dichos servicios proporcionados por consultores que han sido seleccionados de manera inapropiada. JICA podrá, además, exigir reparaciones de acuerdo con el Convenio xx Xxxxxxxx.

<Notas>

1. Párrafo (1):

En general, las decisiones relativas a la contratación de consultores sujetas a la revisión y no objeción de JICA son las siguientes:

(01) Antes de invitar a los consultores a presentar sus propuestas, el Prestatario presentará ante JICA una Lista Corta de Consultores y la Solicitud de Propuestas (referirse a la Nota 1 de la Sección 3.05).

(02) Cuando se adopta la Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC), el Prestatario, antes de abrir las propuestas financieras, presentará ante JICA su análisis de las propuestas técnicas.

(03) Antes de iniciar negociaciones contractuales con el consultor de más alta calificación, el Prestatario presentará ante JICA los resultados de la evaluación de propuestas por parte del Prestatario.

(04) Inmediatamente después de celebrar un contrato, el Prestatario presentará ante JICA una copia debidamente certificada del contrato.

2. Párrafo (2):

JICA podrá exigir reparaciones de acuerdo con el Convenio xx Xxxxxxxx en cualquier momento.

Sección 1.06 Prácticas Corruptas o Fraudulentas

(1) Es política de JICA exigir que los consultores, así como los Prestatarios, en contratos financiados con Préstamos AOD del Japón y otra AOD de Japón, observen las más altas normas de ética durante la adquisición y la ejecución de dichos contratos. En cumplimiento de esta política, JICA:

(a) rechazará el resultado de la evaluación de propuestas si determina que el consultor evaluado con la más alta calificación ha participado en prácticas corruptas o fraudulentas al competir por el contrato en cuestión;

(b) reconocerá a un consultor como inelegible, por un periodo determinado por JICA, para ser adjudicado un contrato financiado por Préstamos AOD del Japón si en cualquier momento determina que el consultor ha estado involucrado en prácticas corruptas o fraudulentas al competir o ejecutar cualquier otro contrato financiado por Préstamos AOD del Japón u otra AOD del Japón;

(c) reconocerá a un consultor como inelegible para ser adjudicado un contrato financiado por Préstamos AOD del Japón si el consultor o el subconsultor, que tiene un contrato directo con el consultor, está inhabilitado bajo las decisiones de inhabilitación cruzada por los Bancos Multilaterales de Desarrollo. Tal periodo de inelegibilidad no excederá tres (3) años desde (e incluyendo) la fecha en la que la inhabilitación cruzada es impuesta. El Prestatario confirmará la elegibilidad de los consultores desde este punto de vista.

(2) Esta disposición se estipulará en la Solicitud de Propuestas.

<Notas>

1. Esta Sección está en conformidad con el consenso internacional de anticorrupción (la “Convención para Combatir el Cohecho de Servidores Públicos Extranjeros en Transacciones Comerciales Internacionales” de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) y las cláusulas de anticorrupción en las normas de adquisiciones y contratación de consultores bajo los préstamos del Banco Mundial y del Banco Asiático de Desarrollo), y con las reglas y regulaciones relevantes del Japón.

2. Párrafo (1)(a) y (b):

Las medidas concretas a tomarse contra una parte involucrada en prácticas corruptas o fraudulentas bajo esta Sección se establecen en las reglas relevantes de JICA.

3. Párrafo (1)(c):

(01) Las “decisiones de inhabilitación cruzada por los Bancos Multilaterales de Desarrollo” son una sanción corporativa conforme al acuerdo entre el Banco Africano de Desarrollo, Banco Asiático de Desarrollo, Banco Europeo para la Reconstrucción y Desarrollo, Grupo del Banco Interamericano de Desarrollo y el Grupo del Banco Mundial firmado el 9 xx xxxxx de 2010 (con sus eventuales modificaciones). Desde un punto de vista operacional, JICA reconocerá las inhabilitaciones por parte del Grupo del Banco Mundial cuyo periodo exceda un año y hayan sido impuestas después del 19 de julio de 2010, fecha en la cual el Grupo del Banco Mundial empezó a operar las inhabilitaciones cruzadas, como “decisiones de inhabilitación cruzada por los Bancos Multilaterales de Desarrollo”.

(02) JICA reconocerá a un consultor como inelegible para ser adjudicado un contrato financiado con préstamos AOD del Japón si el consultor está inhabilitado por el Grupo del Banco Mundial por el periodo que empieza en la fecha descrita en (a) a (c) abajo, hasta la firma del contrato, a no ser que (i) tal periodo de inhabilitación no exceda un año, o (ii) hayan pasado tres (3) años desde la decisión de inhabilitación:

(a) Emisión de la Solicitud de Propuestas, si un consultor es seleccionado a través de una Selección Basada en la Calidad y el Costo o una Selección Basada en Calidad;

(b) Designación, si un consultor es seleccionado a través de selección con base en una sola fuente; o

(c) Comienzo del proceso de selección, si el Prestatario desea adoptar un método de selección distinto al de (a) o (b) arriba.

(03) Si se descubre que el consultor era inelegible para ser adjudicado un contrato de acuerdo con (02) arriba, JICA, en principio, impondrá sanciones contra el consultor.

(04) Si se descubre que el subconsultor, el cual tiene un contrato directo con el consultor, ha sido inhabilitado por el Grupo del Banco Mundial en la fecha del subcontrato, JICA, en principio, exigirá al Prestatario que solicite al consultor que cancele el subcontrato inmediatamente, a no ser que (i) el periodo de tal inhabilitación no exceda un año, o (ii) tres (3) años hayan pasado desde la decisión de inhabilitación. Si el consultor no acepta cancelar el subcontrato, JICA exigirá al Prestatario declarar invalidez o cancelación del contrato y demandará la devolución de los recursos xxx xxxxxxxx concernientes o cualquier otro

remedio bajo motivo de violación contractual.

(05) Los numerales (01), (02), (03) y (04) de esta Nota 3 anterior se estipularán en la Solicitud de Propuestas.

(06) El Prestatario exigirá a los consultores que incluyan en sus propuestas y en el contrato, una declaración indicando que el consultor es elegible en conformidad con las Normas de Contratación de Consultores bajo Préstamos AOD del Japón aplicables.

Sección 1.07 Conflicto de Intereses

Un consultor no tendrá conflicto de intereses. Un consultor no será contratado bajo ninguna de las circunstancias estipuladas abajo, en las que se determina que este tiene conflicto de intereses, en cualquier parte del proceso de selección y/o la ejecución del contrato, a no ser que el conflicto haya sido resuelto de una manera aceptable para JICA.

(1) Conflicto entre servicios de consultoría y adquisición de bienes o servicios distintos a los de consultoría: Un consultor que ha estado involucrado en la provisión de bienes o servicios diferentes a los de consultoría para un proyecto, o cualquier afiliado que directa o indirectamente controla, es controlado por, o está bajo común control con dicho consultor, estará descalificado para prestar servicios de consultoría resultantes de o directamente relacionados con tales bienes o servicios distintos a los de consultoría. Por otro lado, un consultor que ha sido contratado para prestar servicios de consultoría para la preparación o implementación de un proyecto, o cualquier afiliado que directa o indirectamente controla, es controlado por, o está bajo común control con dicho consultor, estará descalificado de posteriormente suministrar bienes o servicios distintos a los de consultoría resultantes de o directamente relacionados con los servicios de consultoría para tal preparación o implementación. Esta disposición no aplica a las diversas firmas (consultores, contratistas o proveedores) por la sola razón de que conjuntamente estén desempeñando las obligaciones del Contratista bajo un contrato a llave en mano o un contrato de diseño y construcción.

(2) Conflicto entre los servicios de consultoría asignados: Ningún consultor

incluyendo cualquier afiliado que directa o indirectamente controla o es controlado por, o está bajo común control con dicho consultor, será contratado para proporcionar servicios que, por su naturaleza, podrían estar en conflicto con otro servicio asignado al consultor.

(3) Relaciones con el personal del Prestatario: Un consultor que tenga una relación cercana de trabajo con el personal profesional del Prestatario que está directa o indirectamente involucrado en alguna parte de: (i) la preparación de los Términos de Referencia para los servicios de consultoría asignados, (ii) el proceso de selección para el contrato, o (iii) la supervisión de tal contrato, será descalificado.

(4) Basado en el principio “Una Oferta por Licitante”, el cual tiene por objeto asegurar la competencia xxxx, un consultor y cualquier afiliado que directa o

indirectamente controla, es controlado por, o está bajo común control con dicho consultor, no serán permitidos presentar más de una propuesta. Un consultor (incluyendo su afiliado), si actúa en capacidad de subconsultor en una propuesta, podrá participar en otras propuestas, pero sólo en esa capacidad.

(5) Un consultor que tenga algún tipo de conflicto de intereses diferente a los descritos en (1) a (4) de esta Sección será descalificado.

<Notas>

1. La “disposición sobre Conflicto de Intereses” de estas Normas, debe ser incorporada en la Solicitud de Propuestas.

2. Párrafos (1), (2) y (4):

En relación a “afiliado” y “control”: Normalmente se considera que existe la habilidad de ejercer control, pero no se limita a, cuando una parte tiene, ya sea directa o indirectamente, no menos de 20% de las acciones suscritas u otras participaciones en el patrimonio o el capital total de la otra parte.

3. Párrafo (4):

El diagrama de abajo muestra la idea del principio de “Una Oferta por Licitante” estipulado en el párrafo (4). “X(1)” y “X(2)” en el diagrama representan a la misma firma o sus afiliados.

(Ejemplo 1)

C D X(2)

A B X(1)

: No se permite

(Ejemplo 2)

C D

X(2)

A B X(1)

: No se permite

(Ejemplo 3)

A B

X(1)

C D

X(2)

: Se permite

Individualmente o solidariamente responsable por el contrato íntegro

Subconsultor

4. Párrafo (5)

Como un ejemplo, el intercambio de personal en la forma de asignación temporal entre un consultor y un Contratista involucrados en el mismo proyecto (por ejemplo, en el caso en que un consultor destaca o asigna temporalmente a su personal al Contratista y alguno de este personal está directa o indirectamente involucrado en cualquier capacidad en el mismo proyecto, tal consultor será descalificado de la selección para la provisión de servicios de consultoría resultantes de los bienes y los servicios diferentes a los de consultoría proporcionados por el Contratista. Por otro lado, en el caso en que el personal del consultor no esté involucrado en el proyecto en cuestión, tal intercambio de personal no constituirá una razón para la descalificación del consultor. De la misma manera, se reconoce que no existe conflicto de intereses cuando el personal ha renunciado al consultor).

5. En principio, si se encuentra que una firma o un consultor está en violación de esta Sección, esa firma o ese consultor será descalificado de la licitación o selección. Sin embargo, existen casos en los que el Prestatario puede sufrir una desventaja, incluso cuando no existe falta por parte del Prestatario (por ejemplo, debido a falsa información presentada por el consultor y/o su afiliado, el Prestatario no se dio cuenta de la relación entre ellos, y el afiliado fue adjudicado un contrato). En estos casos, JICA tomará en consideración los intereses del Prestatario, prestando la debida atención a la implementación general del proyecto y a las políticas de adquisiciones de JICA en su conjunto.

Sección 1.08 Idioma

Todos los documentos relacionados con la selección y contratación de consultores, incluyendo el contrato, serán preparados en uno de los siguientes idiomas, seleccionado por el Prestatario: japonés, xxxxxx, xxxxxxx o español. Aunque el Prestatario podrá emitir versiones traducidas de estos documentos en el idioma nacional del país del Prestatario para referencia del Prestatario, los documentos en japonés, xxxxxx, xxxxxxx o español, tendrán prioridad.

<Notas>

De la misma manera, las propuestas se prepararán en japonés, xxxxxx, xxxxxxx o español. En casos cuando, como resultado, se adjudica el contrato a un consultor local, el contrato autenticado podrá ser preparado en el idioma nacional del país del Prestatario. Incluso en ese caso, el Prestatario tiene que preparar una versión traducida al japonés, xxxxxx, xxxxxxx, o español para la revisión y no objeción por parte de JICA.

Parte II SERVICIOS DE CONSULTORÍA

Sección 2.01 Tipos de Servicio

(1) En general, los servicios de los consultores pueden ser agrupados en forma amplia en las siguientes cinco categorías:

(a) Estudios de pre-inversión, incluyendo:

(i) determinación de la prioridad relativa a darse a un proyecto;

(ii) preparación y comparación de alternativas, y recomendaciones con respecto a la mejor solución;

(iii) planos generales de ingeniería y diseño preliminar de estructuras principales;

(iv) estimación de costos, beneficios y período de construcción;

(v) evaluación de solidez económica y técnica, viabilidad financiera y comercial, conveniencia de los arreglos organizativos y gerenciales e impacto social y ambiental;

(vi) estudios y/o recomendaciones en relación a asuntos ambientales y sociales, incluyendo la implementación/revisión de evaluaciones de impacto ambiental; y

(vii) otras recomendaciones con respecto a la implementación del proyecto.

(b) Servicios de preparación, incluyendo:

(i) investigaciones detalladas y revisión de estudios de pre-inversión;

(ii) preparación del diseño de detalle, especificaciones y documentos del contrato;

(iii) precalificación de los contratistas, proveedores o fabricantes (en adelante referidos colectivamente como “Contratista(s)”);

(iv) evaluación de ofertas y recomendaciones con respecto a la adjudicación del contrato; y

(v) estudios y/o recomendaciones relacionados con asuntos ambientales y sociales, incluyendo la implementación/revisión de evaluaciones de impacto ambiental.

(i) supervisión de las obras de construcción;

(ii) servicios técnicos y administrativos para la implementación y gestión del proyecto; y

(iii) estudios y/o recomendaciones relacionados con asuntos ambientales y sociales, incluyendo la gestión ambiental, monitoreo y auditoría.

(d) Asistencia en la puesta en marcha de las instalaciones y operación:

Asistencia en la operación y mantenimiento de las instalaciones después de la

terminación del proyecto, y la puesta en marcha de las instalaciones y su operación por un periodo inicial.

(e) Otros servicios necesarios para el proyecto, incluyendo:

(i) servicios de asesoría, en conexión, por ejemplo, con planes nacionales y/o sectoriales de desarrollo y el desarrollo institucional;

(ii) asistencia en la implementación de recomendaciones, post-evaluación y estudios de impacto del proyecto; y

(iii) otros servicios de apoyo al Prestatario.

(2) Tomando en cuenta las ventajas de la continuidad de un enfoque técnico básico, es aconsejable que las funciones (b), (c) y (d) mencionadas anteriormente sean llevadas a cabo por el mismo consultor. Si un consultor ya ha llevado a cabo satisfactoriamente la función (a), no será excluido de la lista corta de consultores para llevar a cabo las funciones (b), (c) y (d) debido a su participación previa en el proyecto.

<Notas>

1. Párrafo (1):

(01) Todos estos estudios en (i) a (vi) de (a) se denominan “estudios de factibilidad”.

(02) “Los servicios técnicos y administrativos para la implementación y gestión del proyecto” en (ii) de (c) se refieren a las operaciones generales de organización, financiamiento, gestión de la producción, investigación xx xxxxxxx (marketing), ventas, gestión de la información, y gestión laboral.

(03) El literal (d) se refiere a la instrucción y capacitación técnica asociadas con la operación del proyecto.

2. Párrafo (2):

Entre aquellos a los que se menciona en (ii) de (e) del párrafo (1), la post-evaluación (incluyendo la evaluación del desempeño del consultor) debe llevarse a cabo por un consultor que no sea el consultor referido en (b) o (c).

Sección 2.02 Responsabilidades de los Consultores

(1) Los consultores han de ejercer todas sus habilidades, cuidado y diligencia razonables en el cumplimiento de sus obligaciones en todo momento. Los consultores son responsables por la exactitud e integridad de su trabajo.

(2) En todos los asuntos profesionales, un consultor ha de actuar como un asesor fiel al Prestatario. El Prestatario podrá, sin embargo, en el caso de supervisión del trabajo y/o aspectos gerenciales, delegar a un consultor un rango variable de autoridad para que actúe en su nombre, desde la responsabilidad total para tomar decisiones definitivas como ingeniero independiente, hasta aquella de un asesor del contratante con menos autoridad para tomar decisiones. La naturaleza y los límites de tal delegación de autoridad al consultor, así como el alcance y la naturaleza de las responsabilidades que el consultor ha de asumir se definirán claramente en el contrato entre el Prestatario y el consultor.

(3) En el caso de una diferencia de opinión entre el Prestatario y el consultor sobre cualquier tema importante que involucre criterio profesional que pueda afectar la evaluación apropiada o ejecución del proyecto, el Prestatario permitirá al consultor presentar prontamente al Prestatario un informe escrito y, simultáneamente, presentar una copia a JICA. El Prestatario enviará el informe a XXXX con sus comentarios a tiempo para permitir que XXXX lo estudie y se comunique con el Prestatario antes de que se dé cualquier paso irreversible en la materia. En casos de urgencia, un consultor tendrá el derecho a solicitar al Prestatario y/o JICA que se discuta el tema inmediatamente entre el Prestatario y JICA. Esta disposición se estipulará en el contrato entre el Prestatario y el consultor.

<Notas>

1. Párrafo (2):

(01) En este contexto, la autoridad del consultor para actuar en nombre del Prestatario es principalmente sobre los contratistas, fabricantes y proveedores y, en algunos casos, sobre el personal del Prestatario (personal de contraparte). Para asegurar que el proyecto avance sin inconvenientes, es importante aclarar el alcance del trabajo del consultor para la supervisión/monitoreo, por ejemplo, la autoridad de aprobar cambios en el alcance del trabajo del contratista. Ya que el alcance del trabajo del consultor depende de las condiciones del contrato a ser utilizadas por los Contratistas, es esencial que se elijan apropiados modelos de contrato antes de la selección del consultor, considerando la naturaleza de los

trabajos/servicios.

(02) En general, es aconsejable delegar al consultor un amplio rango de autoridad, como la del “el Ingeniero” tal como se define en los modelos de contrato de FIDIC libro rojo/amarillo. El Ingeniero no es un signatario o una parte del contrato, pero su nombre se especifica en el contrato y asume deberes y responsabilidades que requieren conocimiento especial de diseño técnico y gestión. En este caso, el Ingeniero es considerado una persona que está autorizada para dar instrucciones y direcciones, ejercer opciones que determine apropiadas y expresar sus puntos de vista. Sin embargo, en ningún caso el Ingeniero debe estar autorizado a cambiar el contrato entre el contratante y el contratista. El Ingeniero podrá estar autorizado solamente a hacer que el contrato se lleve a cabo según los términos y condiciones acordados entre el contratante y el contratista.

2. Párrafo (3):

En este párrafo se encuentra implícito el punto de vista de que “JICA debe ser informada de asuntos importantes de manera oportuna para mejorar su monitoreo de los proyectos”. Cuando existe una diferencia de opinión entre el Prestatario y el consultor, JICA, con el debido respeto a la opinión del Prestatario, podrá desempeñar muy cuidadosamente un papel catalizador para consolidar las opiniones de ambas partes. Este punto se especificará en el contrato.

Sección 2.03 Imparcialidad de los Consultores

Es esencial que los consultores contratados para proyectos financiados por los Préstamos AOD del Japón sean demostrablemente imparciales al prestar los servicios de consultoría para que los requerimientos con relación a las adquisiciones financiadas por Préstamos AOD del Japón sean cumplidos a cabalidad.

<Notas>

1. Con respecto a “los requerimientos con relación a las adquisiciones financiadas por Préstamos AOD del Japón”, la Sección 1.01 de las Normas de Adquisiciones Financiadas por Préstamos AOD del Japón estipula: “Se exige que los recursos de los Préstamos AOD del Japón sean utilizados con la debida atención a las consideraciones de economía, eficiencia, transparencia en el proceso de adquisición y no discriminación entre los licitantes elegibles para los contratos de adquisiciones”.

2. En relación a la imparcialidad, es necesario prestar debida atención a las estipulaciones de la Sección 1.07 de estas Normas.

Sección 2.04 Expedientes de JICA sobre los Consultores

(1) JICA mantiene expedientes con información proporcionada por un número de consultores sobre su capacidad y experiencia.

(2) La información en los expedientes que XXXX mantiene sobre los consultores puede ser proporcionada a los Prestatarios que desean revisar y evaluar la experiencia y calificaciones de los consultores que están considerando para sus proyectos. Sin embargo, la información disponible en los expedientes de referencia de JICA es limitada, y es frecuentemente necesario que el Prestatario solicite información detallada adicional a un consultor particular para juzgar su capacidad de llevar a cabo una asignación específica.

(3) El hecho de que XXXX haya recibido información sobre un consultor no le da derecho al consultor a ningún contrato a ser financiado por los Préstamos AOD del Japón. Tampoco esto indica que JICA avala las calificaciones del consultor en general, o que JICA aceptará la designación de un consultor para algún proyecto específico. JICA no tiene una lista de consultores “aprobados”.

Sección 2.05 Monitoreo por JICA

(1) El Prestatario es responsable de supervisar el desempeño del consultor y asegurar que el consultor lleve a cabo los servicios de acuerdo con el contrato. Sin asumir las responsabilidades del Prestatario o del consultor, JICA podrá monitorear el trabajo según sea necesario para asegurarse de que este se esté llevando a cabo de acuerdo con los estándares apropiados y esté basado en datos aceptables.

(2) Según sea apropiado, XXXX podrá participar en las discusiones entre el Prestatario y el consultor. Sin embargo, JICA no será de ningún modo responsable por la implementación del proyecto debido a dicho monitoreo o por participar en tales discusiones. Ni el Prestatario ni el consultor quedarán liberados de ninguna responsabilidad hacia el proyecto debido al monitoreo hecho por JICA o por su participación en las discusiones.

(3) Esta disposición se estipulará claramente en el contrato entre el Prestatario y el consultor.

<Notas>

1. Esta Sección especifica claramente que JICA también puede monitorear el desempeño de un consultor que tiene un papel importante en la implementación del proyecto. XXXX presta atención al desempeño del consultor, ya que la participación de JICA en las discusiones entre el Prestatario y el consultor contribuirá a una mejor comunicación a través del intercambio de información.

2. Si surgiera un problema entre el Prestatario y el consultor, primero se debe intentar resolverlo mediante esfuerzos de ambas partes. El Párrafo (2) indica que JICA no tendrá ninguna responsabilidad legal por su participación en las discusiones al respecto o similares.

3. Párrafos (1) y (2):

Se especificarán estos párrafos en el contrato entre el Prestatario y el consultor.

Parte III PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN

Sección 3.01 Disposiciones Generales

(1) JICA exige normalmente que los Prestatarios adopten los siguientes procedimientos en la selección y contratación de Consultores.

(a) Preparación de una Lista Corta de Consultores;

(b) Preparación de la Solicitud de Propuestas;

(d) Evaluación de propuestas; y

(e) Negociación y celebración de un contrato.

(2) Si dos o más consultores presentan conjuntamente una propuesta para servicios de consultoría, se deben seguir los mismos procedimientos que se han delineado en esta Parte.

(3) Si los procedimientos indicados en el párrafo (1) de esta Sección o los métodos de selección indicados en 3.02 no se aplican, los procedimientos y métodos de selección serán acordados entre el Prestatario y JICA antes del inicio del proceso de selección.

(4) La selección con base en una sola fuente (SSF) será usada sólo en casos excepcionales. La justificación para adoptar SSF será examinada en el contexto de los intereses generales del Prestatario y del proyecto, y la responsabilidad de JICA de asegurar la eficiencia y transparencia en el proceso de selección y la no discriminación entre consultores elegibles para contratos. La SSF podrá ser apropiada sólo si esta presenta una clara ventaja sobre la competencia:

(a) para servicios que representan la continuación natural de los servicios anteriormente prestados por el consultor;

(b) en casos de emergencia, tales como respuestas a desastres;

(d) cuando sólo un consultor es calificado o tiene experiencia de valor excepcional para los servicios.

<Notas>

1. Párrafo (2):

Se debe conducir una evaluación de propuestas únicamente con el propósito de comparar los contenidos de las propuestas. Es inapropiado adoptar distintos criterios al evaluar una propuesta presentada por una firma individual y una presentada por un joint venture.

2. Párrafo (3):

Las secciones 3.01 y 3.02 básicamente estipulan los métodos de selección de las firmas consultoras. La selección de otros tipos de consultores tales como consultores individuales, organizaciones no gubernamentales, etc. debe ser implementada con la debida atención a las principales consideraciones indicadas en el párrafo (3) de la Sección 1.01 (calidad, eficiencia, transparencia en el proceso de selección y no discriminación entre consultores elegibles para contratos), y el Prestatario debe consultar con XXXX sobre los procedimientos de selección a adoptarse.

3. Párrafo (4):

En referencia a (a), si lo servicios posteriores son de un valor considerablemente mayor, por lo general se seguirá un proceso competitivo aceptable para JICA, en el cual no se excluye de consideración al consultor que llevó a cabo la parte inicial de los servicios.

Sección 3.02 Método de Selección

(1) JICA considera apropiados cualquiera de los siguientes métodos en la mayoría de los casos para la selección de consultores bajo Préstamos AOD del Japón:

(2) La Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC), un método que toma en cuenta la calidad de la propuesta y el costo de los servicios, es el método comúnmente recomendado.

(3) La Selección Basada en la Calidad (SBC) es un método que se basa en evaluar sólo la calidad de las propuestas técnicas y en la posterior negociación de los términos financieros y del contrato con el consultor que ha recibido la calificación más alta.

Se debe aplicar SBC solamente para los siguientes tipos de servicios:

(a) servicios complejos o altamente especializados para los que es difícil definir TDR precisos y los aportes que se requieren de los consultores;

(b) servicios en los que el impacto posterior es tan grande que la calidad del servicio es de primordial importancia para el resultado del proyecto (por ejemplo, diseño de ingeniería para una obra de infraestructura mayor);

(c) servicios que se pueden realizar de maneras sustancialmente diferentes de modo que las propuestas financieras podrían ser difíciles de comparar; o

(d) servicios que incluyen la supervisión de obras de construcción grandes y complejas para las que es particularmente importante tomar medidas de seguridad.

<Notas>

XXXX considera que, en la mayoría de los casos, las consideraciones principales, como las referidas en la Sección 1.01 (3), pueden abordarse mejor a través de la competencia entre los consultores calificados de la Lista Corta, en la cual la selección se basa en la calidad de las propuestas y, cuando sea apropiado, en el costo de los servicios a proporcionarse.

Sección 3.03 Preparación de los Términos de Referencia

(1) El primer paso en la contratación de un consultor es que JICA y el Prestatario se pongan de acuerdo sobre la necesidad de utilizar un consultor, sobre los Términos de Referencia para sus servicios, sobre el tipo de consultor a contratarse y sobre el monto aproximado de fondos requeridos para los servicios de consultoría.

(2) Los Términos de Referencia describirán el alcance de los servicios de consultoría con el mayor detalle posible, especialmente en lo que respecta a soluciones alternativas que se espera que el consultor explore en el curso de su trabajo y en lo que se refiere a cuánta autoridad se le será delegada para actuar en nombre del Prestatario. Además, los Términos de Referencia proporcionarán información sobre los antecedentes del proyecto, sobre la disponibilidad de los datos básicos relevantes*, sobre los estándares nacionales y/u otros estándares y las especificaciones a utilizarse en el diseño del proyecto y sobre las condiciones bajo las que se realizará el trabajo. (Ver Anexo I).

(3) En el caso de proyectos clasificados en categorías específicas de acuerdo con los lineamientos ambientales relevantes publicados por JICA, se incluirán en el alcance los servicios de consultoría relacionados con consideraciones ambientales, tales como los que se describen en la Sección 2.01. (Ver Anexo I).

(4) Se enfatizará la seguridad en la implementación del proyecto. Se especificarán en los Términos de Referencia, de ser necesario, los servicios de consultoría relacionados con las medidas de seguridad.

*Cobertura, escala y exactitud de los mapas y fotografías aéreas disponibles, datos sobre clima, hidrología y subsuelo, instalaciones disponibles, (espacio para oficinas, viviendas, transporte, contrapartes), etc.

<Notas>

1. La necesidad de contratar un consultor y los Términos de Referencia para los servicios se discutirán plenamente durante la evaluación hecha por JICA.

Referirse a la Sección 4.07 de estas Normas para detalles concernientes a costos.

2. Párrafo (2):

Si necesarios, los servicios de capacitación y transferencia de tecnología deben ser explícitamente indicados en los Términos de Referencia.

Sección 3.04 Preparación de la Lista Corta de Consultores

(1) Una vez que JICA y el Prestatario se han puesto de acuerdo en los Términos de Referencia para los servicios de consultoría requeridos, tal como se describe en la Sección 3.03, el Prestatario preparará una Lista Corta de Consultores a ser invitados a presentar propuestas, tomando en cuenta los factores mencionados en las Partes I y II. (Ver Anexo II)

(2) Dicha Lista Corta por lo general consistirá de no menos de tres y no más de cinco consultores. Normalmente hay poca ventaja en invitar a más de cinco consultores a presentar propuestas porque con un número mayor, es probable que algunos estén menos interesados y la calidad de las propuestas pueda verse afectada.

(3) Si el Prestatario encontrara difícil compilar una Lista Corta satisfactoria de consultores calificados a partir de la información de la que dispone por su propia experiencia pasada y otras fuentes, JICA, a pedido del Prestatario, proveerá información sobre consultores, a partir de la cual el Prestatario podrá esbozar su propia Lista Corta.

<Notas>

1. En principio, los consultores cumplirán las siguientes condiciones para ser incluidos en la Lista Corta:

(01) Los consultores tienen experiencia internacional satisfactoria en los servicios de consultoría concernidos (por ejemplo, diseño de detalle, supervisión) en el sector en cuestión (en un sentido estricto, por ejemplo, puertos que no sean pesqueros, irrigación). Sin embargo, si el consultor proviene de un país en desarrollo y va a proporcionar los servicios de consultoría en ese país, no requiere tener experiencia internacional en el área de servicios de consultoría concernidos.

(02) Los consultores deben tener experiencia en un país en desarrollo.

(03) Es preferible tener experiencia en Proyectos AOD del Japón.

2. Las razones por las que el número de consultores normalmente necesita ser de 3 a 5 son:

- Para alentar a los consultores a preparar propuestas bien elaboradas dándoles cierto nivel de oportunidad de ser adjudicados el contrato.

- Para incrementar la probabilidad de que se seleccione un consultor bien cualificado.

- Para permitir una evaluación intensa y significativa de las propuestas.

- Para reducir la oportunidad de influencia externa.

3. Un consultor de un país que no pertenezca a los países de origen elegibles no debe estar incluido en la Lista Corta ni como participante individual ni como miembro de un joint venture.

4. Los consultores de la Lista Corta podrán realizar trabajos en asociación con otros consultores listados o no listados en la Lista Corta siempre y cuando los consultores de la Lista Corta ejecuten una porción importante de los servicios requeridos.

5. Antes de la preparación de una Lista Corta, no es necesario invitar Expresiones de Interés. Sin embargo, si se invitan Expresiones de Interés, la invitación será publicada en al menos un periódico de circulación general en el país del Prestatario. La información debe ser la mínima necesaria para determinar la idoneidad del consultor, y no debe ser muy compleja como para desalentar expresiones de interés por parte de los consultores. Además, ningún consultor será excluido por un factor fuera de su competencia.

Sección 3.05 Preparación de la Solicitud de Propuestas

(1) La Solicitud de Propuestas exigirá a los consultores que cubran al menos los puntos específicamente mencionados en los Términos de Referencia.

La Solicitud de Propuestas también estipulará los detalles del procedimiento de selección a seguirse, incluyendo los criterios de evaluación, así como también incluirá las condiciones del contrato.

(2) Los Prestatarios utilizarán la Solicitud de Propuestas Estándar aplicable (SDP Estándar) en la versión más reciente emitida por JICA con cambios mínimos aceptables para JICA, necesarios para introducir las condiciones específicas del proyecto. Tales cambios serán introducidos únicamente a través de las hojas de datos de la SDP Estándar o a través de las condiciones especiales del contrato, y no a través de cambios en el texto estándar de la SDP Estándar de JICA. Cuando la SDP Estándar no puede abordar las condiciones específicas del proyecto, el Prestatario usará otras condiciones contractuales y formularios del contrato estándar reconocidos internacionalmente y aceptables para JICA.

(3) Cuando se aplica la SBC, la Solicitud de Propuestas indicará claramente que la selección del consultor a ser invitado a negociar un contrato se hará únicamente sobre la base de la calificación de las propuestas técnicas.

(4) Como es aconsejable que los consultores invitados a presentar propuestas puedan visitar el país y el sitio del proyecto antes de presentar sus propuestas, la invitación otorgará, como regla, 45 a 60 días desde la fecha real de envío de la Solicitud de Propuestas hasta la fecha límite para la presentación de propuestas.

(5) La Solicitud de Propuestas también pedirá a los consultores que notifiquen al Prestatario por escrito dentro de un plazo especificado si tienen o no la intención de presentar propuestas.

<Notas>

1. La Solicitud de Propuestas incluye:

(01) Carta de Invitación

(02) Instrucciones para los Consultores

(03) Propuesta Técnica - Formularios Estándar

(04) Propuesta Financiera - Formularios Estándar

(05) Términos de Referencia

(06) Modelo del Contrato Estándar

(07) Lista de Países de Origen Elegible

2. Párrafo (1):

(01) No se impondrá la obligación de asociarse con un consultor local ya que esto restringe al consultor principal mencionado en la lista corta de hacer una elección libre.

(02) En caso de SBCC, el mínimo de meses/hombre tanto para los consultores internacionales como para los locales estará especificado en la Solicitud de Propuestas.

(03) En caso de SBC, el número estimado de meses/hombre tanto para consultores internacionales como para los locales estará especificado en la Solicitud de Propuestas.

(04) Por ejemplo, se les asigna un peso a los incisos (3) (a), (b) y (c), e incisos (5) (a),

(b) y (c) de la Sección 3.08.

(05) Teniendo en cuenta el principio de no discriminación entre consultores, indicado en la Sección 1.01(3), el Prestatario no debe imponer requerimientos excesivos en términos de procedimientos domésticos o documentaciones del país del Prestatario, que lleven a una disminución de la motivación de posibles consultores.

3. Párrafo (2):

Las modificaciones a la Solicitud de Propuestas Estándar no afectarán la justa distribución del riesgo y responsabilidades entre las partes del contrato.

4. Párrafo (4):

Se debe otorgar un plazo de al menos 15 a 20 días para el envío por correo y de 25 a 30 días más para visitar el sitio del proyecto y preparar la propuesta.

5. Párrafo (5):

El Prestatario debe indicar, a su conveniencia, métodos de comunicación apropiados como fax, correo electrónico, etc. en la Solicitud de Propuestas.

6. Se permite a los consultores en la Lista Corta, en principio, presentar sus mejores propuestas en cualquier forma de joint venture de su propia elección, siempre y cuando cada miembro de dicho joint venture sea de un país de origen elegible y que los miembros que ejecuten una parte importante del trabajo sean los consultores de la Lista Corta. Se permite al Prestatario rechazar la formación de dicho joint venture

solamente si tal acción tiene una alta probabilidad de ser un impedimento serio para la competencia o si dicha acción está prohibida por una ley antimonopolio, etc. En ningún caso, el Prestatario podrá forzar a los consultores a formar una cierta composición de joint venture.

Sección 3.06 Referencia a JICA

La Solicitud de Propuestas normalmente hará referencia a JICA utilizando el siguiente lenguaje:

“… (nombre del Prestatario) …ha recibido (o cuando sea apropiado, ‘ha solicitado’) un Préstamo AOD de la AGENCIA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL DEL JAPÓN

(en adelante, “JICA”) por el monto de ¥ para cubrir el costo de (nombre del proyecto, fecha del Convenio xx Xxxxxxxx), y tiene la intención de utilizar (cuando sea apropiado, ‘una porción de’) los recursos xxx xxxxxxxx para pagos elegibles bajo este contrato. El desembolso de un Préstamo AOD del Japón por parte de JICA estará sujeto, en todos los aspectos, a los términos y condiciones del Convenio xx Xxxxxxxx, incluyendo los procedimientos de desembolso y las ‘Normas para la Contratación de Consultores bajo Préstamos AOD del Japón’. Ninguna otra parte salvo (nombre del Prestatario) derivará ningún derecho del Convenio xx Xxxxxxxx o tendrá ningún derecho sobre los recursos xxx xxxxxxxx. El Convenio xx Xxxxxxxx antes mencionado cubrirá sólo una parte del costo del proyecto. Con respecto a la porción restante, (nombre del Prestatario) tomará las medidas apropiadas para su financiación.”

<Notas>

Esta Sección describe la necesidad de mencionar explícitamente en la Solicitud de Propuestas que se está proporcionando un Préstamo AOD del Japón. La necesidad de observar las disposiciones de estas Normas se especifica a fin de que el proceso de selección cumpla con dichas disposiciones. Esto permitirá a los consultores comprender plenamente la existencia y la necesidad de observar las Normas de JICA para la Contratación de Consultores.

Sección 3.07 Envío de la Solicitud de Propuestas a los Consultores

Después de preparar la Lista Corta y la Solicitud de Propuestas en conformidad con las disposiciones de las Secciones anteriores, el Prestatario invitará a todos los consultores de la Lista Corta a presentar propuestas enviándoles por correo la Solicitud de Propuestas.

<Notas>

En principio, se considera que una competencia ha tenido lugar aun si sólo un consultor ha presentado su propuesta, porque al momento de la presentación, ese consultor no sabe que es el único que está presentando una propuesta. Por lo tanto, el Prestatario puede proceder a la evaluación de la propuesta y, si la propuesta es satisfactoria, emprender negociaciones del contrato. Sin embargo, cuando todos los consultores de la Lista Corta forman un joint venture y sólo se presenta una propuesta, es evidente que no tuvo lugar la competencia. En dicho caso, el Prestatario deberá consultar con JICA sobre los procedimientos a seguir.

Sección 3.08 Evaluación de las Propuestas Técnicas

(1) Se exigirá que los consultores presenten propuestas técnicas y financieras en sobres sellados separados al mismo tiempo. Las propuestas financieras permanecerán selladas hasta que se culmine con la evaluación de propuestas técnicas. Cuando se aplique SBC, se puede solicitar únicamente al consultor con la calificación más alta que presente una propuesta financiera para la negociación del contrato.

(2) Las propuestas recibidas por el Prestatario en respuesta a la invitación se evaluarán de acuerdo con los criterios estipulados en la Solicitud de Propuestas que recibió la no objeción de XXXX.

(3) Dichos criterios incluirán normalmente:

(a) La experiencia general y trayectoria del consultor en el campo cubierto por los Términos de Referencia;

(b) La idoneidad del enfoque, metodología y plan de trabajo propuestos; y

(4) La importancia relativa de los tres factores antes mencionados variará con el tipo de servicios de consultoría a realizarse, pero en la calificación general de las propuestas la mayor parte del peso se dará normalmente ya sea a las calificaciones de los miembros del personal a asignarse al proyecto o al enfoque y metodología, y no a la fama o reputación del consultor.

(5) Para evaluar las calificaciones de los miembros del personal a asignarse al proyecto, se evaluará su currículo vitae sobre la base de los tres criterios siguientes:

(a) Calificaciones generales (educación, tiempo de experiencia, tipos de puestos ocupados, tiempo de servicio con la firma, etc.);

(b) Idoneidad para el proyecto (experiencia en realizar las funciones que se les asignarán en el proyecto); y

(c) Familiaridad con el idioma y las condiciones del país en el que se ha de realizar el trabajo o experiencia en entornos similares.

(6) En su evaluación de propuestas técnicas, el Prestatario utilizará puntajes numéricos y preparará un informe de evaluación que incluya una hoja resumen de evaluación tan pronto como sea posible. El informe de evaluación normalmente proporcionará información detallada sobre los siguientes puntos, complementando la hoja resumen de evaluación:

(a) Comité de Selección u otra organización similar, si la hubiera, responsable de la evaluación, y leyes, ordenanzas u órdenes nacionales que rigen el establecimiento y/o

funcionamiento del Comité u otra organización similar;

(b) Criterios de selección y distribución del peso relativo, con las razones para adoptar cada criterio y la base para decidir la distribución del peso;

(7) Luego de que se evalúe la calidad técnica, los consultores cuyas propuestas técnicas no alcanzaron el puntaje mínimo de calificación, o se consideraron que no respondían a los requisitos de la invitación, serán notificados y sus propuestas financieras se les retornarán sin abrir.

<Notas>

1. Párrafo (1)

Se recomienda que las propuestas financieras presentadas se depositen con un auditor público reputado o autoridad independiente.

2. Párrafo (3):

(01) Como la experiencia y la trayectoria del consultor deben ya haber sido consideradas satisfactorias en la etapa de preparación de la Lista Corta, la experiencia del personal en el campo pertinente y la calidad de la propuesta (enfoque, metodología y plan de trabajo) deben enfatizarse en la etapa de evaluación.

(02) El término “enfoque” se refiere a las políticas generales y técnicas para realizar los servicios, dependiendo de los Términos de Referencia relevantes, “metodología” significa el sistema de servicios, flujo de servicios y métodos técnicos para consolidar el “enfoque”, y el “plan de trabajo” incluye un plan de asignación de personal específico, aunque las líneas de demarcación que separan a uno del otro no sean necesariamente claras. Por ejemplo, el enfoque general y su metodología incluyen: cooperación con la agencia ejecutora del proyecto; establecimiento de una oficina del proyecto; y utilización de consultores locales. Por otro lado, el enfoque técnico y su metodología incluyen: el método de actualización de datos; la implementación de estudios adicionales y la formulación de planes; la selección/preparación de los estándares de diseño y fórmulas de diseño; la presentación de planes alternativos; transferencia tecnológica; el tipo, método y frecuencia de inspección de calidad; y la utilización de computadoras y modelos de simulación.

(03) Como regla, no se propondrán o evaluarán expertos alternativos.

3. Párrafo (5):

Como el gerente del proyecto es un factor importante para determinar el éxito de los servicios de consultoría, su habilidad debe ser del más alto orden.

Sección 3.09 Apertura Pública de Propuestas Financieras (Aplicable solamente para SBCC)

(1) Los consultores que han asegurado el puntaje técnico mínimo de calificación serán notificados del lugar, fecha y hora para la apertura de las propuestas financieras.

(2) El nombre de los consultores, los puntajes de calificación técnica y los precios propuestos serán anunciados y registrados cuando se abran las propuestas financieras.

(3) Para propósitos de evaluación, “costo” excluirá los impuestos locales indirectos identificables (todos los impuestos indirectos aplicados a las facturas del contrato, a nivel Nacional, Estatal (o Provincial) y Municipal) sobre el contrato y el impuesto a la renta pagadero al país del Prestatario sobre la remuneración de servicios brindados en el país del Prestatario por personal no residente del consultor.

Sección 3.10 Evaluación de Propuestas Financieras y Calificación de las Propuestas (Aplicable sólo a SBCC)

(1) El Prestatario revisará la congruencia de las propuestas técnicas y financieras, hará ajustes según sea apropiado y corregirá errores aritméticos o de cálculo.

(2) El puntaje final se obtendrá ponderando y añadiendo los puntajes técnicos y financieros; esto determinará la calificación general de las propuestas de los consultores. El peso para el “costo” se elegirá tomando en cuenta la complejidad de los servicios y la importancia relativa de la calidad. Normalmente será de 20%.

<Notas>

1. En la Solicitud de Propuestas se expresarán el mínimo de meses/hombre requerido para el servicio (tanto internacional como local), el peso para la calidad y el costo y la metodología para calcular el puntaje total.

2. Párrafo (2):

El peso relativo a darse a la calidad y al costo se determinará para cada caso dependiendo de la naturaleza de los servicios.

3. Si las propuestas financieras contienen precios excesivamente bajos, el Prestatario debe pedir al consultor la aclaración sobre dicha propuesta y debe recibir respuestas del consultor para asegurar una ejecución apropiada durante la etapa del contrato, antes de concluir la evaluación.

Sección 3.11 Negociaciones del Contrato

(1) Luego de que se haya culminado con la evaluación de las propuestas, el Prestatario invitará al consultor mejor calificado a iniciar las negociaciones de las condiciones de un contrato entre ellos. Cuando se aplica SBCC, las tasas unitarias propuestas para remuneración no serán alteradas ya que han sido factores en el proceso de selección.

(2) Cuando se aplica SBC, las discusiones concernientes a los costos y a otros asuntos financieros se conducirán solamente con un consultor que ha sido seleccionado para ser invitado a entrar en negociaciones contractuales.

(3) Si las dos partes son incapaces de alcanzar un acuerdo en un contrato dentro de un tiempo razonable, el Prestatario podrá terminar las negociaciones con el consultor mejor calificado e invitar al consultor que logró el segundo lugar en la evaluación a entrar en negociaciones. El Prestatario consultará con JICA antes de dar este paso. Este procedimiento se seguirá hasta que el Prestatario llegue a un acuerdo con un consultor.

(4) Aunque debe haber cierta flexibilidad en los planes de trabajo, la asignación del personal y las tareas esenciales que han sido previamente determinadas apropiadas para los servicios, no serán modificadas sustancialmente para cumplir con un presupuesto.

<Notas>

1. Durante las negociaciones del contrato se deben culminar las discusiones sobre el programa de trabajo, el plan de asignación del personal y los servicios que el Prestatario proporcionará. Las negociaciones del contrato no alterarán sustancialmente los TDR adjuntos a la Solicitud de Propuestas.

2. Párrafo (3):

Las negociaciones del contrato con el consultor que logró el segundo lugar requieren consulta previa con JICA.

3. Las negociaciones financieras podrán incluir discusiones sobre la responsabilidad tributaria del consultor en el país del Prestatario (si la hubiera) y las cantidades de rubros reembolsables en la propuesta financiera del consultor, pero serán razonables para mantener la consistencia entre la calidad y el precio de los servicios.

4. Antes o después del contrato, cualquier cambio del personal propuesto no debe afectar

la calidad de los servicios ni minar la eficacia de los procedimientos de selección. Por lo tanto, si es necesario hacer un cambio de personal, el cambio y las razones invocadas deben ser examinadas cuidadosamente. En caso de que dicho cambio esté sustentado razonablemente, el personal a asignarse estará calificado al mismo nivel o a un nivel superior que el requerido en los criterios de evaluación.

Sección 3.12 Notificación a los Consultores No Adjudicados y Rendición de Información

(1) Prontamente, luego de culminar las negociaciones con el consultor seleccionado, el Prestatario notificará a los otros consultores de la Lista Corta que ellos no han sido seleccionados.

(2) Si cualquier consultor que presentó una propuesta desea conocer las razones por las que su propuesta no fue seleccionada, dicho consultor podrá solicitar una explicación al Prestatario. El Prestatario proporcionará prontamente una explicación de por qué su propuesta no fue seleccionada.

<Notas>

La explicación debe incluir los puntajes que el consultor en cuestión obtuvo en cada criterio de evaluación y las razones para haberle otorgado dicho puntaje. La misma será presentada por escrito o en una reunión.

Sección 3.13 Información a Publicarse

(1) Después de que se determina que un contrato es elegible para el financiamiento de JICA, los nombres de todos los consultores que presentaron propuestas, el puntaje técnico asignado a cada consultor, los precios ofrecidos por cada consultor, la calificación general de los consultores, el nombre y dirección del consultor adjudicado, la fecha de adjudicación y el monto del contrato podrán ser hechos públicos por JICA.

(2) El Prestatario incorporará en los documentos relacionados con la selección, tales como la Solicitud de Propuestas y el contrato, todas las disposiciones y medidas necesarias para asegurar que la información anterior estará disponible para su publicación.

Sección 3.14 Confidencialidad del Proceso

No se divulgará a ninguna persona no oficialmente involucrada en este proceso ninguna información relacionada con la evaluación de propuestas y recomendaciones sobre la adjudicación hasta que se haya adjudicado el contrato a un consultor.

Parte IV CONTRATO

Sección 4.01 Disposiciones Generales

El contrato entre el Prestatario y el consultor será preparado con tanto detalle como sea necesario para proteger adecuadamente los intereses de ambas partes del contrato. Como norma general, el contrato incluirá, entre otros, cláusulas descritas en las Secciones a continuación.

<Notas>

La propuesta del consultor generalmente se excluye del contrato. Sin embargo, se incluirán los Términos de Referencia revisados en conformidad con la propuesta.

Sección 4.02 Alcance del Proyecto y de los Servicios de Consultoría

(1) El contrato describirá en detalle el alcance y duración del proyecto y de los servicios a ser prestados por el consultor.

(2) Los consultores revisarán el contenido del plan de medidas de seguridad preparadas por el Contratista para el proyecto, cuando sea necesario.

Sección 4.03 Duración del Contrato

El contrato especificará la duración del contrato, desde el inicio de los servicios hasta su culminación.

<Notas>

Normalmente se usa un gráfico xx xxxxxx para el cronograma.

Sección 4.04 Condiciones Relativas a la Validez del Contrato

El contrato incluirá una cláusula especificando las condiciones necesarias para su entrada en vigor.

<Notas>

Si de acuerdo con el Convenio xx Xxxxxxxx se requiere la no objeción de JICA para el contrato, dicha no objeción debe ser una condición para la entrada en vigor del contrato.

Sección 4.05 Responsabilidades de las Partes

(1) El contrato describirá claramente las responsabilidades del Prestatario y del consultor y la relación entre ellos.

(2) Cuando el consultor es un joint venture u otra forma de asociación de firmas, el contrato indicará claramente si ambos/todos serán “solidariamente” responsables por el cumplimiento del contrato, o si una firma será la “única” responsable e indicará qué firma estará actuando en nombre del joint venture (u otro tipo de asociación de firmas) en todas sus relaciones y comunicaciones con el Prestatario.

<Notas>

Párrafo (2):

(01) Los términos “joint venture”, “operación conjunta”, “asociación”, etc., se utilizan para describir formas de asociación entre firmas, pero sus definiciones varían de un país a otro. Como las definiciones no son uniformes internacionalmente, las responsabilidades/obligaciones de los miembros deben estar claramente establecidas el contrato.

(02) “Solidariamente” significa que, en el caso de que un socio incumpla el contrato, los otros socios tendrán la capacidad de realizar el contrato y asumir la responsabilidad del mismo.

Sección 4.06 Monto del Contrato

El contrato indicará claramente el monto total, o el “techo”, de los honorarios a ser pagados al consultor.

<Notas>

1. La forma de pago descrita en el contrato para servicios de consultoría en la mayoría de los casos es sobre la base del tiempo trabajado, y JICA recomienda el uso del método de pago sobre la base del tiempo trabajado. Otras formas de pago descritas en el contrato son a suma-alzada o de costo más honorarios fijos. Normalmente se establecen techos separados para las porciones de moneda nacional y de moneda extranjera.

2. Se recomienda un método de pago sobre la base del tiempo trabajado para los contratos en los que la duración y la cantidad de servicios dependen de variables que están más allá del control de los consultores como el trabajo de supervisión, o en los que los TDR/productos no se pueden establecer/evaluar con suficiente precisión, como en el caso de la gestión, la capacitación, etc.

Sección 4.07 Descripción de los Costos y Honorarios del Consultor

(1) Los costos y los honorarios del personal necesarios para el cumplimiento del contrato generalmente estarán expresados en términos de “tarifas meses/hombre” fijas para cada miembro del personal experto a ser proporcionado por el consultor. Las “tarifas meses/hombre” incluirán el salario básico del miembro del personal, los gastos generales de la firma (incluyendo los beneficios financieros, seguro social y otros beneficios pagaderos al miembro del personal, como por ejemplo vacaciones pagadas, licencia por enfermedad, seguros, etc.) y el margen de beneficio de la firma.

(2) Para periodos extensos de servicio de campo en el país concernido, el contrato podrá también estipular el pago de viáticos por trabajo en el extranjero además de la “tarifa meses/hombre” mencionada en el Párrafo (1) de esta Sección.

(3) El contrato estipulará claramente el número de días laborables o calendario de vacaciones y licencia por enfermedad a los que tendrá derecho cada miembro del personal.

(4) Además de los costos del personal descritos en el párrafo (1) de esta Sección, el contrato generalmente estipulará el reembolso, a un costo real o a un “costo unitario” acordado de viajes, equipamiento y otros rubros necesarios para los servicios de consultoría cubiertos por el contrato.

(5) El contrato normalmente incluirá un monto aparte para contingencias, tales como trabajo no previsto y costos ascendentes, que el consultor no podrá utilizar sin la aprobación escrita del Prestatario.

<Notas>

1. Párrafo (4):

Los costos directos incluyen pasajes aéreos, costos de comunicación/transporte, asignación diaria (viáticos), gastos de alojamiento, costo de vehículos y suministros de oficina, alquiler de oficina, costos involucrados en la preparación de informes, costos de investigación adicionales, costos de procesamiento de datos, costos de entrega de equipamiento y costos de contratación de personal local.

2. Párrafo (5):

Las contingencias físicas normalmente representan del 5 al 10% del monto del contrato. Para contratos con una duración mayor a 18 meses, se recomienda incluir una cláusula de ajuste de precios. Es aconsejable que los contratos con una duración menor incluyan una disposición para el ajuste de precios si se espera una fluctuación brusca de precios.

Sección 4.08 Monedas en las que se Expresan los Costos y Honorarios

(1) Un Préstamo AOD del Japón está denominado en yenes japoneses y los costos y honorarios normalmente deben expresarse en yenes japoneses. Sin embargo, cuando sea necesario, podrá también permitirse el uso de otras monedas de comercio internacional.

(2) Además, cualquier porción que el consultor prevea gastar en el país del Prestatario podrá expresarse en la moneda del país del Prestatario.

<Notas>

El término “moneda de comercio internacional” se refiere a las llamadas “monedas fuertes” como el dólar de los Estados Unidos o el euro.

Sección 4.09 Condiciones y Métodos de Pago

(1) El contrato especificará las condiciones y métodos de pago, la moneda o monedas en las que se ha de hacer el pago, y la tasa de cambio para cualquier conversión de moneda.

(2) El pago al consultor se programará de tal manera que se aproxime al ritmo de sus gastos (es decir, el consultor no recibirá pagos sustancialmente adelantados con respecto a los gastos reales por sus servicios ni tendrá que esperar demasiado para el pago por los servicios ya brindados). De acuerdo con este concepto, el contrato podrá cuando sea apropiado, disponer lo siguiente:

(a) Un pago adelantado al consultor en el momento en que el contrato entra en vigencia que cubrirá aproximadamente sus gastos reembolsables iniciales;

(b) Retención del pago final hasta que todos los servicios cubiertos por el contrato hayan sido realizados.

<Notas>

1. Párrafo (2):

Los pagos a cuenta se hacen normalmente de manera trimestral, bimensual o mensual a fin de facilitar la implementación de los servicios.

2. Párrafo (2) (a):

Los costos iniciales que tienen probabilidad de generarse incluyen los costos de pasajes aéreos, costos de transporte, costos de entrega de equipo y alquiler. Normalmente, un pago adelantado es de menos del 15% del monto del contrato.

3. Párrafo (2) (b):

Normalmente, el pago final representa del 5 al 10% del monto del contrato. No se recomienda garantías de fiel cumplimiento para los servicios de consultoría, y se dan solamente en casos excepcionales donde el producto final pueda ser calculado fácilmente.

Sección 4.10 Propiedad y Disposición del Equipo

El contrato estipulará quién tiene la propiedad del equipo a ser adquirido, y cómo disponer de todo el equipo restante, una vez terminados los servicios.

Sección 4.11 Servicios a ser Proporcionados por el Prestatario

El contrato especificará claramente los servicios e instalaciones que el Prestatario debe proporcionar, tales como el personal de contraparte, mapas, fotografías aéreas, datos y estadísticas, espacio de oficina, vivienda, vehículos y equipos.

<Notas>

Los servicios e instalaciones acordados en el contrato a ser proporcionados por el Prestatario se ofrecerán de manera segura para que el consultor pueda comenzar a prestar servicios sin inconvenientes y de manera eficiente.

Sección 4.12 Privilegios e Inmunidades del Consultor

El contrato indicará claramente qué privilegios e inmunidades se le brindarán al consultor, especialmente en lo que respecta a visados y permisos de trabajo, impuestos a la renta corporativa y personal y otras obligaciones, derechos de aduanas, etc.

<Notas>

1. El alcance de la exención de impuestos debe indicarse explícitamente en el contrato.

2. El Prestatario debe prestar debida atención al pago de impuestos cuando el consultor no está exento de impuestos, ya que los impuestos no son elegibles de pago bajo el préstamo.

Sección 4.13 Impedimentos Graves

(1) El contrato exigirá al consultor que informe al Prestatario y a JICA prontamente sobre la ocurrencia de cualquier evento o condición que pueda retrasar o impedir completar cualquier parte significativa del proyecto de acuerdo con los cronogramas acordados y que indique qué pasos se tomarán para resolver la situación.

(2) Cuando el Prestatario reciba dicho informe del consultor, el Prestatario enviará inmediatamente una copia del mismo a XXXX junto con sus comentarios.

Sección 4.14 Informes

El contrato especificará el alcance, número, tipo y frecuencia de los informes a ser presentados por el consultor al Prestatario.

<Notas>

Los ejemplos de dichos informes incluyen el Informe de Progreso mensual y el Informe Final a presentarse al término de los servicios. En el caso de Estudios de Factibilidad, también se usan Informes Iniciales, Informes Provisionales e Informes Finales en Borrador.

Sección 4.15 Derechos de Autor

El contrato especificará si el derecho de autor de los documentos preparados por el consultor bajo el contrato queda con el consultor o el Prestatario.

Sección 4.16 Modificaciones

El contrato estipulará que el mismo podrá ser modificado sólo por acuerdo escrito entre ambas partes.

<Notas>

1. Esto incluye cambios en el personal. En otras palabras, el Prestatario tiene el derecho de solicitar que se hagan cambios de personal cuando el personal es insatisfactorio o inapropiado y el consultor tendrá que asumir cualquier gasto resultante de dichos cambios. El consentimiento del Prestatario es necesario para que el consultor cambie/sustituya a cualquier miembro de personal por motivos de enfermedad, etc. a cuenta del consultor.

2. Con respecto al cambio de personal, referirse a la Nota 4 de la Sección 3.11 de estas Normas.

Sección 4.17 Fuerza Mayor

El contrato establecerá claramente:

(1) Las condiciones de fuerza mayor que liberarían al consultor, temporal o permanentemente, de todas o parte de sus obligaciones bajo el contrato;

(2) Los procedimientos a seguir por el consultor en relación a la determinación y notificación de dichas condiciones; y

(3) Los derechos y obligaciones del Prestatario y del consultor (por ejemplo, con respecto a los pagos luego de la terminación, incluyendo, si fuera apropiado, el reembolso de gastos de movilización) en situaciones de fuerza mayor.

Sección 4.18 Terminación

El contrato incluirá una cláusula que especifique en detalle en qué condiciones podrá cualquier parte terminar el contrato y una cláusula que estipule los procedimientos a seguir por la parte que desea terminar el contrato. El contrato indicará claramente los derechos y obligaciones de ambas partes en caso de terminación del contrato.

<Notas>

1. Por ejemplo, el Prestatario podrá terminar el contrato por razones de servicio no satisfactorio por parte del consultor. Por otro lado, el consultor podrá terminar el contrato por razones de falta de pago por parte del Prestatario.

2. Se deben establecer disposiciones con respecto a la notificación necesaria y a la notificación por adelantado (por ejemplo, 30 a 60 días antes de la terminación) a la otra parte.

3. El consultor debe estar garantizado todos los pagos hasta la terminación, así como el pago de los gastos de desmovilización.

Sección 4.19 Resolución de Conflictos

(1) El contrato establecerá los procedimientos a seguirse en caso de que surja un conflicto entre el Prestatario y el consultor en relación al contrato.

(2) Las condiciones del contrato deben incluir disposiciones para la resolución de conflictos. El arbitraje comercial internacional administrado por una institución internacional de arbitraje y llevado a cabo en un lugar neutral tiene ventajas prácticas sobre otros métodos para la resolución de conflictos. Por lo tanto, el uso de este tipo de arbitraje será estipulado como una de las condiciones del contrato a no ser que JICA haya específicamente acordado no aplicar este requerimiento debido a razones justificadas o que el contrato haya sido adjudicado a un consultor del país del Prestatario.

<Notas>

“La institución internacional de arbitraje” incluye la Cámara de Comercio Internacional y The Japan Commercial Arbitration Association (JCAA, o Asociación de Arbitraje Comercial del Japón) entre otros ejemplos.

Sección 4.20 Leyes Aplicables

El contrato estipulará qué leyes regirán su interpretación y ejecución.

<Notas>

Además de las leyes aplicables, se tomará en cuenta el contenido del Canje de Notas y las disposiciones del Convenio xx Xxxxxxxx en la ejecución del proyecto por parte del Prestatario.

Anexo I TÉRMINOS DE REFERENCIA

(Los Términos de Referencia incluirán los rubros mencionados a continuación. La relevancia de un rubro dependerá de la naturaleza del proyecto).

1. Información del Proyecto

(1) Información de los antecedentes --historia de la evolución del proyecto y la(s) razón (razones) por las que es necesario implementarlo.

(2) Ubicación del proyecto e información del área circundante.

(3) Etapa que se ha alcanzado en la preparación del proyecto y resumen de los hallazgos de estudios a la fecha.

(4) Organización Ejecutora

(5) Detalles sobre las áreas de mayor problema.

2. Otra Información Relevante

(1) Información técnica -- disponibilidad de datos básicos relevantes, estándares técnicos o especificaciones a utilizarse, etc.

(2) Leyes y reglamentos relevantes.

(3) Proyectos relacionados.

3. Términos de Referencia Generales

(1) Objetivos

(2) Alcance de los servicios de consultoría -- Categorías de servicios de consultorías a proporcionarse, naturaleza del trabajo de consultoría (este último elemento en detalle, incluyendo equipo y materiales a ser suministrados por el consultor). En el caso de proyectos clasificados en categorías específicas de acuerdo con los lineamientos ambientales relevantes publicados por JICA, los servicios de consultoría relacionados con consideraciones ambientales, tales como los descritos en la Sección 2.01 serán incluidos en el alcance.

(3) Naturaleza y límites de las responsabilidades a ser asumidas por el consultor.

(4) Tiempo estimado requerido para culminar (a) el proyecto, (b) el trabajo de consultoría; número y calificaciones de los expertos; meses/hombre estimados por el

Prestatario para propósitos presupuestales.

(5) Alcance, número, tipo y frecuencia de los informes a ser presentados por el consultor.

(6) Otras disposiciones necesarias con respecto a las obligaciones entre el Prestatario y el consultor que están estipuladas en las Normas para la Contratación de Consultores bajo los Préstamos AOD del Japón. (Por ejemplo, Sección 2.02 (3), Sección 2.05).

4. Términos de Referencia Específicos

(1) Detalles metodológicos relacionados con los servicios de consultoría mencionados anteriormente.

(2) Revisión de estudios previos y para posibles estudios adicionales.

5. Servicios e Instalaciones a ser proporcionados por el Prestatario

<Notas>

1. Párrafo 1 (5):

Los detalles de los problemas principales relacionados con el proyecto.

2. Párrafo 3 (2):

Para las clasificaciones, referirse a la Sección 2.01 (1) de estas Normas.

3. Párrafo 3 (4):

Esto permitirá a los consultores comprender fácilmente lo que requiere el Prestatario. También hará que sea más fácil para el Prestatario comparar varias propuestas y evaluarlas en términos concretos.

4. Párrafo 4:

Esto se indicará si fuera necesario.

Anexo II LISTA CORTA DE CONSULTORES

Nombres

País de Registro

Dirección

Nombre del Presidente ( o

equivalente)

Proyectos principales realizados (países)

Contra- tantes

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PARTE I ASPECTOS GENERALES 5

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