Señor(a) Representante Legal Ciudad
Bogotá D.C., julio de 2020
Señor(a) Representante Legal Ciudad
Asunto: Solicitud de cotización para adelantar sondeo xx xxxxxxx con el fin de contratar el arriendo de un inmueble con destino al funcionamiento del Fondo de Energías No Convencionales y Gestión Eficiente de la Energía –FENOGE
Respetado(a) Señor(a),
El Fondo de Energías No Convencionales y Gestión Eficiente de la Energía – FENOGE está adelantando un sondeo xx xxxxxxx el cual tiene como objetivo conocer las condiciones xxx xxxxxxx para la eventual contratación del arriendo de un inmueble para el funcionamiento del Fondo, conforme a las actividades que requieren ser desarrolladas diariamente.
ANTECEDENTES
El Fondo de Energías No Convencionales y Gestión Eficiente de la Energía - FENOGE, es un fondo especial que fue creado por el artículo 10 de la Ley 1715 de 2014 que tiene por objeto financiar programas xx Xxxxxxx No Convencionales de Energía (FNCE) y Gestión Eficiente de la Energía (GEE).
Por su parte, el Manual Operativo del FENOGE expedido mediante la Resolución 4 1407 de 2017 del Ministerio de Minas y Energía, dispone en el Literal k) del Numeral 3. Destinación de Recursos, del Capítulo I. Generalidades, que con los recursos del Fondo se puede financiar, entre otros, “(…) costos y gastos que demanden la estructura y organización que tendrá el FENOGE para la coordinación, interacción administrativa, operativa y de control, técnica, y seguimiento. (…)” por lo cual, la contratación del objeto que más adelante se describe puede ser contratado con los recursos del FENOGE, teniendo en cuenta que para el desarrollo de las actividades propias del Fondo, tanto administrativas, operativas, técnicas, de control y seguimiento, se requiere contar con el espacio e instalaciones que permitan el normal funcionamiento del Fondo.
En este mismo sentido, el Capítulo II. Operatividad, Numeral 1. Estructura Organizacional, de dicho Manual Operativo, incluye dentro de la estructura organizacional del FENOGE a un Equipo Ejecutor, cuya principal función es realizar la operación y administración del FENOGE, de conformidad con los objetivos estratégicos, de forma que se promueva la inversión en Fuentes No Convencionales de Energía FNCE y Gestión Eficiente de la Energía GEE, en consonancia con los lineamientos impartidos por el Comité Directivo del Fondo, siendo responsable por la ejecución administrativa, financiera, técnica, operativa y legal del FENOGE, el cual a su vez requiere contar con el personal de apoyo a la gestión que permita desarrollar las actividades del Fondo de forma organizada, oportuna y eficiente.
Ahora bien, de conformidad con la normatividad vigente y el Manual de Contratación del Fondo de Energías No Convencionales y Gestión Eficiente de la Energía -FENOGE, la adquisición de bienes, obras y servicios por parte de este Fondo se realiza con sujeción al derecho privado, así:
“ARTÍCULO 3. NORMATIVIDAD APLICABLE. La celebración y ejecución de los contratos sujetos al presente Manual de Contratación, debe someterse a las normas de derecho privado salvo disposición legal en contrario y demás disposiciones civiles y comerciales, aplicando los principios de la función administrativa y gestión fiscal”.
En este sentido, el Manual de Contratación del FENOGE, estipula en su artículo 8 el deber de adelantar un sondeo xx xxxxxxx para efectos de definir el valor de la contratación y como elemento fundamental de los Términos y Condiciones Contractuales, con base en el cual se identifican las características de bienes, obras y servicios a contratar, teniendo en cuenta el análisis de precios xxx xxxxxxx y la identificación de las condiciones de capacidad de los eventuales oferentes.
De acuerdo con esto, se solicita a aquellos interesados, a participar del presente sondeo xx xxxxxxx a través de la presentación de cotizaciones las cuales deberán tener en cuenta las siguientes estipulaciones:
OBJETO
Arrendar un bien inmueble debidamente dotado para el funcionamiento de las instalaciones del Fondo de Energías No Convencionales y Gestión Eficiente de la Energía –FENOGE.
ALCANCE – DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
En el marco de lo anterior, se debe precisar que las actuales instalaciones del FENOGE cuentan con un área de 115 metros cuadrados, en la cual están dispuestos 16 puestos de trabajo y una oficina individualizada para la Dirección Ejecutiva del Fondo, sin embargo como resultado del desarrollo del Plan Estratégico del FENOGE estructurado por el consultor Xxxxx & Young S.A.S., se determinó que el personal mínimo de operación del Fondo puede llegar a aumentar a un total de 55 colaboradores, razón por la cual la disposición y espacio actual de las instalaciones del FENOGE no resultan suficientes para poner en marcha dicha planeación estratégica con el personal sugerido en la misma.
Aunado a lo anterior es importante resaltar que las actuales instalaciones cuentan con un amplio parqueadero, tanto para colaborares como para visitantes, zona de recepción para el recibo de correspondencia y visitantes, telefonía IP cobijada por la red del Ministerio de Minas y Energía, servicios públicos, acceso 24/7, servicio de aseo, iluminación y ventilación natural, instalaciones eléctricas.
También se debe tener en cuenta que debido a la situación de emergencia sanitaria ocasionada por la propagación del virus COVID-19, resulta imperativo contar con un espacio con la amplitud suficiente para disponer los puestos de trabajo de forma tal que se mantenga la distancia recomendada para evitar el contagio, así como para circular con libertad al interior de las instalaciones.
Así las cosas, ante la inminente necesidad de garantizar que las actividades desarrolladas diariamente por el personal del FENOGE, puedan ser desempeñadas de forma segura y
cómoda en atención a las características mínimas de las instalaciones, según lo descrito previamente, se estudiará la posibilidad de celebrar un contrato de arrendamiento de un inmueble según lo indicado en el objeto mencionado previamente. Aunado a lo anterior se destaca la importancia de que las oficinas del Fondo cumplan con lo dispuesto en la normatividad vigente sobre la materia, especialmente la Resolución 2400 de 1979 y que adicionalmente cuenten con ciertas condiciones que van de la mano con el objeto del Fondo en lo relativo a aspectos ambientales y de gestión eficiente de la energía GEE.
En este sentido se identificaron las siguientes condiciones mínimas que debe tener el espacio que ocupe el Fondo de Energías No Convencionales y Gestión Eficiente de la Energía - FENOGE, en el marco de lo expuesto:
LOCALIZACIÓN DEL INMUEBLE: | Ubicado en un radio no mayor a tres (3) kilómetros a la redonda de la ubicación actual del Ministerio de Minas y Energía (Calle 43 # 57 -31, Can). |
CAPACIDAD DE PERSONAL: | 55 personas de FENOGE |
- 55 puestos de trabajo o estaciones dotadas con mobiliario. | |
- Baterías sanitarias requeridas para la cantidad de personal | |
de acuerdo con la normativa vigente. | |
- Una oficina separada/privada dotada dentro del mismo | |
espacio, que cuente con área suficiente para ubicar una | |
mesa de reunión de 6 personas. | |
- Dos salas de reuniones dotadas con capacidad como | |
mínimo para ocho (8) personas cada una con tratamiento | |
acústico, o una sala que sea divisible en la que se puedan | |
llevar una o varias reuniones al tiempo dependiendo del | |
número de participantes. | |
NECESIDADES | - Área de cafetería con cocineta - Centro de copiado, |
- Área de archivo | |
- Área de recepción, vigilancia y correspondencia. | |
- Telefonía IP e internet, | |
- Servicios públicos, | |
- Acceso 24/7, | |
- Servicio de aseo, | |
- Iluminación y sistema de aire acondicionado o adecuada | |
ventilación natural, | |
- Instalaciones eléctricas (preferiblemente con tecnología | |
que implemente GEE), | |
- CCTV, | |
- Parqueaderos privados, | |
- Parqueaderos de visitantes, | |
- Parqueadero para bicicletas. |
El mantenimiento de las instalaciones tanto preventivo como correctivo del inmueble y su dotación, iluminación, las redes de cableado de potencia, voz y datos, sistemas de aire acondicionado, CCTV, hacen parte del objeto del presente contrato y será de la responsabilidad del arrendador, sin ningún costo adicional al valor del contrato. Así mismo el ARRENDADOR debe garantizar el mantenimiento de todo el mobiliario y dotación que se instale.
LUGAR DE EJECUCIÓN.
El lugar de ejecución del contrato será la ciudad de Bogotá D.C.
PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo de ejecución será de un (1) año contado a partir de la suscripción del acta de inicio del contrato, previo al cumplimiento de los requesitos de perfeccionamiento y ejecución, prorrogables.
FORMA DE PAGO
Los pagos se efectuarán dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la radicación de la instrucción de pago suscrita por el Ordenador del Gasto del Patrimonio Autónomo denominado Fideicomiso FENOGE, acompañados de los documentos que para tal efecto se establezcan en el Reglamento Operativo y Financiero del Patrimonio Autónomo.
El Contratista seleccionado deberá declarar estar cumpliendo sus obligaciones con los sistemas de salud, pensiones y riesgos laborales; de igual manera declarar el cumplimiento de sus obligaciones de carácter tributario, por lo tanto, asumirá las consecuencias penales y fiscales por cualquier omisión o falla al respecto. Igualmente, en caso de sobrepasar el monto por ingresos establecido para el impuesto del IVA, o ser responsable de éste, el eventual Contratista autorizará a FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A., para que le sea descontado de sus honorarios el valor correspondiente, previa presentación de la cuenta de cobro a que estará obligado.
Si las cuentas de cobro no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago y/o se presentan de manera incorrecta, el término para éste sólo empezará a contarse desde la fecha en que se aporte el último de los documentos y/o se presenten en debida forma y aplicará la misma regla de trámite en el mes siguiente a la presentación si la corrección no se hace dentro de los primeros cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de la mensualidad que se tramite.
GARANTÍAS
Para el eventual proceso de contratación se exigirá la constitución de pólizas que aseguren el cubrimiento de los siguientes riesgos:
CLASE DE RIESGO | PORCENTAJE SOBRE EL VALOR DEL CONTRATO | VIGENCIA |
Cumplimiento del Contrato | 10% | Por el plazo de ejecución del contrato y un año (1) más, contados a partir de la fecha de firma del mismo. En todo caso, el contratista deberá mantener vigencia el amparo hasta la liquidación del contrato. |
Calidad del bien | 10% | Por el plazo de ejecución del contrato y un año (1) más, contados a partir de la fecha de firma del mismo. En todo caso, el contratista deberá mantener vigencia el amparo hasta la liquidación del contrato. |
METODOLOGÍA
En cumplimiento de las funciones administrativas y operativas que realiza el Fondo para llevar a cabo sus planes, programas, proyectos y demás actividades de manera efectiva y eficiente, mediante el sondeo xx xxxxxxx que se adelanta, se busca identificar las condiciones y características de los bienes y servicios que se pretenden contratar y así mismo, analizar los diferentes precios que se registran en el mercado.
Adicionalmente, el Artículo 12 del Manual de Contratación del FENOGE define las modalidades de selección de los Contratistas y establece las causales para su aplicación, según lo cual el numeral 12.3 del Artículo 12 en comento, establece los casos en los que se dará aplicación a la modalidad de contratación directa, en los siguientes términos:
“12. 3 Contratación Directa.
Definición. Modalidad mediante la cual se podrá contratar de manera directa a la persona natural o jurídica que cumpla con los requisitos que le apliquen previstos en los TCC.
Procedencia. La modalidad de selección de contratación directa procederá en los siguientes eventos:
a) Contratos cuya cuantía sea igual o inferior a 100 SMLMV.
b) Contratos o convenios que se celebren con entidades públicas, siempre que el objeto de la entidad contratada tenga relación directa con el objeto a contratar.
c) En caso de urgencia declarada en el Comité Directivo del FENOGE, por caso fortuito o fuerza mayor.
d) Contratos de prestación de servicios profesionales, operativos, logísticos o asistenciales para el FENOGE.
e) En caso de declararse fallido la convocatoria cerrada
f) Contratos de arrendamiento, comodato y adquisición de bienes inmuebles.
g) Cuando sólo hay una persona con capacidad para proveer el bien o servicio, por ser el titular o representante de los derechos de propiedad industrial, propiedad intelectual o de los derechos de autor o por ser, de acuerdo con la ley, proveedor exclusivo”. Subrayado por fuera del texto.
De acuerdo con lo anterior, el sondeo se realizará a partir de la comparación de los valores totales de los cánones de arrendamiento propuestos, prestando atención a la satisfacción de la necesidad planteada en aras de obtener un mayor valor por dinero, de manera a que se cumplan y/o superen las condiciones mínimas propuestas anteriormente en el alcance del presente texto. En este sentido, las cotizaciones que se presenten deberán sujetarse a lo siguiente:
1. Presentación del documento Sección A diligenciado.
2. El inmueble debe cumplir con toda la normatividad respecto de las construcciones sismo resistentes, sistema de detección y extinción de incendios, de emergencias, y la propiedad horizontal si es del caso, especialmente el Decreto 945 de 2017, la Ley 675 de 2001 y demás regulación pertinente relacionada con las instalaciones y oficinas que se arriendan comercialmente para su utilización por parte de trabajadores.
3. El canon de arrendamiento debe ajustarse a las condiciones xx xxxxxxx.
Con la presentación de la cotización se entenderán conocidas y aceptadas cada una de las condiciones exigidas.
Las empresas interesadas en participar del presente sondeo xx xxxxxxx, deberán presentar su cotización en el formato establecido en el documento Sección A, incluyendo impuestos y retenciones aplicables, para lo cual agradecemos presentar la información a más tardar el día catorce (14) xx xxxxxx de 2020 antes de las 17:00 a través del correo electrónico xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx. Para consultas, observaciones y aclaraciones favor dirigirlas a través dicho correo electrónico, así mismo el presente documento será publicado en la plataforma SECOP II en la modalidad de solicitud de información a proveedores utilizando el código 80131502, para que pueda ser consultado por todos los interesados en el mismo.
Es importante resaltar que la participación en el presente sondeo xx xxxxxxx, no garantiza a las empresas ser seleccionadas para contratar el objeto antes descrito.
La presente comunicación no constituye oferta mercantil y no es vinculante para el FENOGE, bajo el entendido de que cualquier acuerdo de voluntades generador de derechos y obligaciones, deberá concebirse bajo los procedimientos que establezcan las normas imperativas y procedimientos aplicables al Fondo, especialmente el Manual de Contratación del mismo.
La información suministrada por los interesados podrá ser utilizada por el FENOGE para la construcción de los términos y condiciones contractuales o la estructuración de este u otros estudios y análisis, por lo tanto, las empresas que participen de este sondeo xx xxxxxxx, con la presentación de la cotización, renuncian a sus derechos patrimoniales y de cualquier otra índole sobre dicha información.
Atentamente,
XXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXX
Coordinadora de Contratos FENOGE
Proyectó: Xxxx Xxxx Xxxxxx X Xxxxxx: Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Dirección: Estrato:
Propietario del inmueble: Teléfono contacto del propietario o de la inmobiliaria: Persona de contacto: Email contacto:
Es oficina de servicios compartidos (si/no):
Espacio exclusivo o compartido: Zona Flex (si/no):
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL INMUEBLE:
Metros: m2 Piso: Altura libre: #Parqueaderos: Nombre del centro Empresarial en caso de aplicar: Años de construcción: Ascensor (si/no): #Ascensores:
Cuenta con remodelación (si/no): ¿Cuál?
Terraza: m2 Zona de alimentación/Estación de café: m2
Luz Natural:
Luz Artificial:
Otra:
Servicios Públicos: Agua
Luz:
Gas:
Descripción de la batería xx xxxxx: Metros: m2 Telefonía IP e internet
Cafetería con cocineta: Metros: m2
Cantidad de puestos de trabajo Tamaño de los puestos de trabajo Distancia entre cada puesto de trabajo o medidas adoptadas para el distanciamiento:
Mobiliario: Qué tipo de mobiliario:
En caso de no contar con mobiliario, realizaría la dotación (si/no) Espacio para archivadores (si/no): Metros: m2 Espacio para centro de copiado (Si/no): Metros: m2 Espacio para oficina separada (si/no): Metros: m2
# Sala de reuniones: Metros: m2 Número de puestos de la sala de reuniones:
# Sala de conferencias/Auditorio: Metros: m2
CANON DE ARRENDAMIENTO A UN AÑO:
Canon de arrendamiento mensual con todos los costos y tributos incluidos ($): Discriminación de costos incluidos en el canon:
Discriminar el valor estimado de la dotación, las instalaciones y las adecuaciones requeridas en el inmueble para satisfacer la necesidad (el valor deberá estar incluido en el canon de arrendamiento):
Forma de pago propuesta (Mensual/Trimestral/Semestral): ¿Otra?: Incremento anual:
OTROS:
Se requiere suscribir póliza de arrendamiento (si/no):
Documentos o requisitos a exigir en caso de que se suscriba el negocio:
El entorno de la oficina cuenta con (ejemplo: zona de comidas/restaurantes, servicios bancarios, centro comercial, cafeterías, estaciones de Transmilenio/SITP, etc):
DISPONIBILIDAD DE LAS OFICINAS:
Las oficinas están disponibles para ser ocupadas por el FENOGE: Inmediatamente (si/no)
. En caso de responder no, identificar el mes en el año 2020 que estará disponible.
INFORMACION ADICIONAL:
Describir la información adicional que se considere pertinente