CONTENIDO

El objeto de la presente invitación es seleccionar a un proponente para: IMPRESIÓN, DISTRIBUCIÓN, CUSTODIA Y DEVOLUCIÓN DE BILLETERÍA PARA LOS SORTEOS QUE REALICE XX XXXXXXX XX XXXXXX 0000.

1.2 DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 643 de 2001, corresponde a los departamentos y al Distrito Capital la explotación, como arbitrio rentístico, de las loterías tradicionales. La Lotería de Boyacá con fundamento en la Ley 643 de 2001, como titular del monopolio rentístico de los juegos de suerte y azar en el Departamento de Boyacá, para ello opera y comercializa su producto principal la Lotería de Boyacá, realizando directamente la comercialización y distribución de la Lotería de Boyacá. El área de Loterías, adscrita a la Subgerencia Comercial y Operativa, es la encargada de adelantar la operación y distribución de la billetería de la Lotería de Boyacá, actividad fundamental para desarrollar el objeto social.

Para cumplir con este objetivo, es necesario contratar la impresión, custodia, distribución y devolución de billetería para los sorteos que realice la lotería de Boyacá, con el fin de dar cumplimiento a los contratos firmados con los distribuidores en todo el país, esta actividad, es realizada a través de un tercero, experto en el tema de impresión, custodia, distribución y devolución, además de todo lo referente a las seguridades inmersas en el billete y la actividad como tal.

Teniendo en cuenta las características anteriores y de conformidad con lo estipulado en el Manual de contratación de la Lotería de Boyacá, adoptado Acuerdo 002 del 10 xx xxxxx de 2016, se requiere realizar proceso de selección, a través de invitación pública, donde se convoque públicamente a las empresas que estén en condiciones óptimas de prestarnos dicho servicio, con las características propias y de calidad que requerimos para la impresión, custodia, distribución y devolución de la billetería de la Lotería de Boyacá u otro producto que determine la entidad y así contratar el tercero experto que cumpla con los requerimientos de la Entidad.

1.3. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON ESPECIFICACIONES ESPECIALES.

La Lotería de Boyacá como Empresa Industrial y Comercial del Estado, en cumplimiento de los planes y programas que ejecuta en el ejercicio de las funciones inherentes a su objeto y naturaleza, requiere contratar la IMPRESIÓN, DISTRIBUCIÓN, CUSTODIA Y DEVOLUCIÓN DE LA BILLETERÍA PARA LOS SORTEOS QUE REALICE LA LOTERÍA

DE BOYACÁ 2020, atendiendo la necesidad anteriormente descrita, el adjudicatario de este proceso de selección deberá dar cumplimiento a las especificaciones técnicas que se relacionan a continuación:

1.3.1 IMPRESIÓN GENERAL DE LA BILLETERÍA

1.3.1.1 Cantidad de billetes a imprimir durante la ejecución del contrato:

Cantidad de billetes a imprimir durante la ejecución del contrato

Existen cuatro tipos de sorteos: sorteo ordinario 3 fracciones, sorteo promocional de 3 fracciones, sorteos promocionales de 1 fracción, sorteo ordinario de 1 fracción, sorteo promocional de 2 fracciones y sorteo Extraordinario, como se describe a continuación en la siguiente tabla:

TIPO DE SORTEO	# DE SORTEOS	CANTIDAD BILLETES	TOTAL
PROMOCIONAL 3 F	6	360.000	2.160.000
PROMOCIONAL 1 F	3	400.000	1.200.000
ORDINARIOS 3F	27	360.000	9.720.000
EXTRAORDINARIO	1	1.000.000	1.000.000
ORDINARIOS 1F	2	400.000	800.000
PROMOCIONAL 2F	2	360.000	720.000
TOTAL	00	00.000.000	00.000.000

Teniendo en cuenta la demanda y variaciones xxx xxxxxxx la Lotería de Boyacá, sin previo aviso podrá variar la cantidad de billetes a imprimir.

El Billete ordinario y promocional

Estará compuesto de una (1) hoja o tira de billete. Cada tira de billete tendrá fracciones y cabezote. Se requiere alta diversidad de tintas y colores (CMYK) y tintas especiales (Pantones); igualmente, una tecnología que garantice la seguridad del billete para distinguir adulteración o falsificación. Este punto se refiere a una carta de colores suficientemente amplia, para que el color no se repita por lo menos en diez (10) sorteos consecutivos.

Calidad de la Impresión

La calidad debe ajustarse a las especificaciones establecidas en el presente estudio de conveniencia y pliego de condiciones, las cuales no se podrán ver afectadas por ninguna circunstancia del proceso de impresión, como traslados de sede y cambios en la tecnología de impresión. En caso de que ningún oferente satisfaga las exigencias definidas en materia de calidad, dicha invitación se dará como desierta.

Nota: El contratista responderá económicamente por los defectos y perjuicios que se deriven por la mala calidad de la impresión o imagen, acorde a la valoración de la empresa contratante. Teniendo en cuenta que la Lotería de Boyacá actualmente es certificada con alcance en las Normas de Calidad ISO 9001: 2008 y NTCG 1000:2009, como punto de control el contratista una vez realice la impresión de la billetería correspondiente a cada sorteo expedirá la certificación de cumplimiento de las especificaciones técnicas de calidad y seguridad correspondientes, ésta certificación deberá ser enviada antes de despachar la billetería a los distribuidores.

Tintas

El billete deberá contener mínimo dos tintas UV, mínimo cuatro tintas de seguridad (Fluorescencia, Coin, Termocromática e Hipoclorito) características de seguridad para la billetería, que garanticen mecanismos para prevención de adulteración, fotocopiado entre otros y tintas base agua para el fondo, que permitan una gama de combinaciones de colores más vivos, siendo más respetuosas con el medio ambiente que las tintas solventes y la tinta a utilizar en el reverso debe ser UV negra. Tiras de Control: Las tiras de control de los números premiados del respectivo sorteo se enviarán a la Lotería de Boyacá por medio magnético o físico, en la mañana del día hábil siguiente al sorteo, previo envío por correo electrónico de los números ganadores por parte de la Lotería de Boyacá al CONTRATISTA.

Perforación

Los billetes deberán tener perforaciones especiales en forma horizontal; entre el billete, fracciones y la tira de control se hará un corte de guillotina de tal precisión que no presente variaciones en las líneas de los rayados de seguridad y que permita total facilidad en su desprendimiento. La perforación que existe entre cada fracción que compone el billete y el cabezote debe ser en forma horizontal.

Empaque

La billetería se empacará de conformidad con la mezcla que oportunamente suministra la entidad contratante, de acuerdo a los cupos y cantidades asignados a los distribuidores dentro y fuera del Departamento de Boyacá, debidamente protegida y rotulada en las siguientes especificaciones: Lotería de Boyacá, nombre y dirección del distribuidor, Ciudad y teléfono, número y fecha del sorteo, cantidad de billetes. De igual manera, todos los paquetes contentivos de los billetes se deben entregar a los distribuidores, empacados y en cada paquete se debe visualizar un sticker u otro elemento que indique el listado del consecutivo de los números entregados por caja, discriminados de acuerdo al orden de impresión enviado por la Lotería de Boyacá. Una vez se terminen los despachos de cada sorteo, el sobrante se debe relacionar a la Lotería de Boyacá, para que autorice su destrucción, para lo cual el impresor mediante un acta dejara constancia relacionada de la ejecución del proceso.

Verificación Autenticidad

El contratista con su personal y bajo su responsabilidad económica que esto genere, certificara la autenticidad de las fracciones y/o billetes del premio mayor y premios secos a partir de 20 millones de pesos, en adelante, o cualquier billete o fracción premiados que solicite el contratante.

Nota 1: Si el contratista certifica erróneamente la autenticidad de cualquier billete o fracción premiada, debe reconocer al contratante, el valor bruto del premio de las fracciones certificadas.

Nota 2: Las características generales y de seguridad podrán ser modificadas en cualquier momento a solicitud de la entidad contratante, ello respondiendo al hecho que una característica de seguridad pierda su objeto de proteger la falsificación o adulteración, la cual podrá ser cambiada por otra seguridad, evento en el cual la entidad contratante y el contratista determinaran si hay un incremento de precio teniendo presente otras variables como son número de tintas, acabados, empaques, tiempos de entrega entre otros.

Nota 3: En caso de existir numeración doble de billeteria en poder del público, el contratista deberá asumir los costos del pago de los premios en que por tal motivo la Lotería de Boyacá pueda incurrir.

Aprobación de artes

La aprobación de los artes correspondientes a los sorteos a imprimir, serán aprobadas sobre las propuestas que el contratista deberá remitir al contratante con un mes o cuatro

(4) sorteos de anticipación a la impresión de la producción del sorteo, igualmente deberá remitir certificación de las tintas de seguridad impresas en cada sorteo.

Nota 1: En caso de que la Lotería de Boyacá, requiera apoyo del diseñador de la empresa contratista, para la implementación inicial del diseño del billete, ésta lo suministrará, sin que el contratante deba incurrir en costos adicionales.

Nota 2: La Lotería de Boyacá, podrá solicitar el arte de hasta tres diseños diferentes en el mismo sorteo, para escoger uno de los tres, de igual manera, se podrán manejar imágenes diferentes por fracción, sin que por ello se incurra en costos adicionales.

Características de seguridad

Características de seguridad para la billetería, que garanticen mecanismos para prevención de adulteración, fotocopiado entre otros en materia de tintas y diseño.

4.2. BILLETERÍA PARA SORTEOS ORDINARIOS

4.2.1 Especificaciones Técnicas del papel

Se debe imprimir en papel Bond de 75 gramos/m², con especificaciones técnicas como material responsable con el medio ambiente debidamente certificado sin blanqueador óptico.

4.2.2 Tamaño

El tamaño del billete será de 14.4 cms. de ancho por 24.6 cms. de alto incluido el cabezote, puede tener hasta 1 centímetro de variación, el diseño del billete podrá ser cambiado por la entidad exceptuando el tamaño máximo del billete de acuerdo a las estrategias comerciales, sin costo alguno.

4.2.3 Información Básica en el Anverso

Cabezote

• Información del distribuidor: nombre, dirección, teléfono, ciudad, y departamento.

• Información del Impresor: dirección y teléfono.

• Código xx xxxxxx secundario: número de sorteo, serie, número del billete, información del distribuidor.

• Número de billete y serie, fecha del sorteo, numeración alfanumérica de control para cada billete.

• Logo Lotería de Boyacá.

Fracciones:

• Logo Lotería de Boyacá y los demás que el contratante considere pertinente.

• Ciudad, hora del sorteo y canal de transmisión del sorteo.

• Numeración y serie.

• Numeración en letras de las cuatro cifras y serie.

• Valor del premio mayor (en números y letras).

• Número de cada fracción.

• Número del sorteo.

• Fecha (en números y letras).

• Valor del billete y de la fracción (en número y en letras)

• Código xx xxxxxx principal. Este debe comprender: Número de sorteo, serie, número del billete, nombre, ciudad, teléfono y dirección del distribuidor y su código de información que será variable. Las especificaciones técnicas para la impresión del código xx xxxxxx unificado, será impreso de acuerdo a las normas internacionales EAN/UCC-128 C y según las especificaciones de Coljuegos.

• Nombre o razón social, dirección, teléfono, ciudad y departamento del distribuidor.

4.2.4 Información Básica en el Reverso

Cabezote

Incluir en el cabezote a petición de la entidad un encasillado donde se registre los siguientes datos xxx xxxxxx: Nombre, Cédula, Ciudad, Celular, Teléfono y Email

Fracciones

• Logo Lotería de Boyacá y los demás que el contratante considere pertinente

• Nombre de la Lotería de Boyacá con fecha del sorteo y número del sorteo.

• Plan de premios Lotería de Boyacá.

• Valor emisión.

• Textos y logos de empresas con las que la Lotería de Boyacá realice convenios.

• Se debe incluir la identificación general de la Lotería de Boyacá como dirección, teléfono de resultados, servicio de atención al cliente, y otras que la entidad designe en el retiro de cada fracción.

• En el retiro de cada fracción, se debe incluir un encasillado donde se registre los siguientes datos del comprador; Nombre, Cedula, Ciudad; Celular; Teléfono y Email.

• Se debe incluir como NOTA: la siguiente frase: “No se pagarán premios por esta fracción si está incompleta, presenta roturas, perforaciones, tachaduras o cualquier otro defecto, adulteración o falsificación”.

• Se incluirá en cada fracción logos y nombres de las redes sociales de la Lotería de Boyacá

• Se colocará el texto de la dirección electrónica de la Lotería de Boyacá: xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx;

• Logo e información y línea única de la vigilancia de Supersalud y autorización de Col juegos.

• Se debe identificar en cada fracción número de orden de producción.

Nota: Todas las características en la información básica del anverso y del reverso podrán modificarse a solicitud de la entidad contratante, lo cual no representara costo adicional, siempre y cuando las características físicas de tamaño o medidas no se alteren. Las variaciones del diseño podrán ser ajustadas de acuerdo a los requerimientos que la entidad realice.

4.2.5 Características de Seguridad en el Anverso

Cabezote

• Tinta reactiva a los derivados de los hipocloritos, simétricamente colocado sobre toda el área, tinta reactiva al hipoclorito, que su reacción permita visualizar la frase “LOTERÍA DE BOYACA” o la que la Lotería de Boyacá determine a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión.

• Tinta fluorescente invisible, simétricamente colocada sobre toda el área, impresa con tinta invisible altamente fluorescente que permite su visibilidad por medio xx xxxxx ultravioleta o luz negra. La Lotería de Boyacá determinará el texto a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión.

Fracciones

• Tinta reactiva a los derivados de los hipocloritos, simétricamente colocado sobre toda el área, tinta reactiva al hipoclorito, que su reacción permita visualizar la frase “LOTERÍA DE BOYACA” o la que lotería de Boyacá determine a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión.

• Tinta fluorescente invisible, simétricamente colocada sobre toda el área, impresa con tinta invisible altamente fluorescente que permite su visibilidad por medio xx xxxxx ultravioleta o luz negra. La LOTERIA DE BOYACA determinará el texto a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión.

• Tinta reactiva a la moneda, con la leyenda de frote con una Moneda, que su reacción genera la sigla “LB” o la que Lotería de Boyacá determine a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión.

• Tinta termo cromática, simétricamente colocada en una zona redonda del lado derecho del billete con la leyenda “Frote aquí”, variando su color para cada sorteo.

4.2.6 Características de Seguridad en el Reverso Cabezote

• Una Tinta grasa.

4.2.7 Características anexas al Diseño de Impresión del Anverso Fracciones:

• Microtextos textos variables alrededor de la serie, numero, información del distribuidor y código xx xxxxxx.

• Fondos en tramas o tridem micro lineal que dificulte su falsificación y reproducción fotográfica

• Códigos de control alfanuméricos.

• Micro números alfanumérico en parejas de dígitos (numeración y serie), no perceptibles visualmente. El cual se podrá leer en ambos sentidos.

• Fondo de la numeración con micro texto alfanumérico variable con diferentes orientaciones, en forma de serpentina incluyendo variación de color.

• Recubrimiento UV en todo el anverso del billete, debe ser de fácil visualización y claramente definida sobre la zona descrita que dificulte su fotocopiado y scanner.

4.2.8 Características anexas al Diseño de Impresión del Reverso Cabezote.

Microtextos textos variables alrededor de los encasillados en la información que suministra el comprador y en las líneas de los datos

4.2.9 Características anexas al Diseño de Impresión del Reverso Fracciones

Microtextos textos variables alrededor de los encasillados del plan de premios, en el encasillado alrededor del valor de la emisión y encasillado de la información de la vigilancia de Coljuegos.

4.3. BILLETERÍA PARA SORTEOS ORDINARIOS DE UNA (1) FRACCIÓN. UNIFRACCIONAL ORDINARIO.

4.3.1 Especificaciones Técnicas del papel

Se debe imprimir en papel Bond de 75 gramos/m², con especificaciones técnicas como material responsable con el medio ambiente debidamente certificado sin blanqueador óptico.

4.3.2 Tamaño

El tamaño del billete será de 19 cms. de ancho por 14.4 cms. de alto incluido el cabezote, puede tener hasta 1 centímetro de variación, el diseño del billete podrá ser cambiado por la entidad exceptuando el tamaño máximo del billete de acuerdo a las estrategias comerciales, sin costo alguno.

4.3.3 Información Básica en el Anverso Cabezote ‌

• Información del distribuidor: nombre, dirección, teléfono, ciudad, y departamento.

• Información del Impresor: dirección y teléfono.

• Código xx xxxxxx secundario: número de sorteo, serie, número del billete, información del distribuidor.

• Número de billete y serie, fecha del sorteo, numeración alfanumérica de control para cada billete.

• Logo Lotería de Boyacá.

Fraccione:

• Logo Lotería de Boyacá y los demás que el contratante considere pertinente.

• Ciudad, hora del sorteo y canal de transmisión del sorteo.

• Numeración y serie.

• Numeración en letras de las cuatro cifras y serie.

• Valor del premio mayor (en números y letras).

• Número de cada fracción.

• Número del sorteo.

• Fecha (en números y letras).

• Valor del billete y de la fracción (en número y en letras)

• Nombre o razón social, dirección, teléfono, ciudad y departamento del distribuidor.

4.3.4 Información Básica en el Reverso Cabezote ‌

Incluir en el cabezote a petición de la entidad un encasillado donde se registre los siguientes datos xxx xxxxxx: Nombre, Cédula, Ciudad, Celular, Teléfono y Email

Fracción

• Logo Lotería de Boyacá y los demás que el contratante considere pertinente.

• Nombre de la Lotería de Boyacá con fecha del sorteo y número del sorteo.

• Plan de premios Lotería de Boyacá.

• Valor emisión.

• Textos y logos de empresas con las que la Lotería de Boyacá realice convenios.

• En el retiro de cada fracción, se debe incluir un encasillado donde se registre los siguientes datos del comprador; Nombre, Cedula, Ciudad; Celular; Teléfono y Email.

• Se incluirá en cada fracción logos y nombres de las redes sociales de la Lotería de Boyacá

• Se colocará el texto de la dirección electrónica de la Lotería de Boyacá: xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx;

• Logo e información y línea única de la vigilancia de Supersalud y autorización de Coljuegos.

• Se debe identificar en cada fracción número de orden de producción.

Nota: Todas las características en la información básica del anverso y del reverso podrán modificarse a solicitud de la entidad contratante, lo cual no representara costo adicional, siempre y cuando las características físicas de tamaño o medidas no se alteren. Las variaciones del diseño podrán ser ajustadas de acuerdo a los requerimientos que la entidad realice.

4.3.5 Características de Seguridad en el Anverso Cabezote ‌

Fracción

• Tinta reactiva a los derivados de los hipocloritos, simétricamente colocado sobre toda el área, tinta reactiva al hipoclorito, que su reacción permita visualizar la frase “LOTERÍA DE BOYACA” o la que lotería de Boyacá determine a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión.

• Tinta fluorescente invisible, simétricamente colocada sobre toda el área, impresa con tinta invisible altamente fluorescente que permite su visibilidad por medio xx xxxxx ultravioleta o luz negra. La LOTERIA DE BOYACA determinará el texto a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión.

• Tinta termo cromática, simétricamente colocada en una zona redonda del lado derecho del billete con la leyenda “Frote aquí”, variando su color para cada sorteo.

4.3.6 Características de Seguridad en el Reverso Cabezote ‌

• Una Tinta grasa.

4.3.7 Características anexas al Diseño de Impresión del Anverso Fracción:

• Microtextos textos variables alrededor de la serie, numero, información del distribuidor y código xx xxxxxx.

• Fondos en tramas o tridem micro lineal que dificulte su falsificación y reproducción fotográfica

• Códigos de control alfanuméricos.

• Micro números alfanumérico en parejas de dígitos (numeración y serie), no perceptibles visualmente. El cual se podrá leer en ambos sentidos.

• Fondo de la numeración con micro texto alfanumérico variable con diferentes orientaciones, en forma de serpentina incluyendo variación de color.

• Recubrimiento UV en todo el anverso del billete, debe ser de fácil visualización y claramente definida sobre la zona descrita que dificulte su fotocopiado y scanner.

4.3.8 Características anexas al Diseño de Impresión del Reverso Cabezote

Microtextos textos variables alrededor de los encasillados en la información que suministra el comprador y en las líneas de los datos

4.3.9 Características anexas al Diseño de Impresión del Reverso Fracción Microtextos textos variables alrededor de los encasillados del plan de premios, en el encasillado alrededor del valor de la emisión y encasillado de la información de la vigilancia de Coljuegos.

4.4. BILLETERÍA PARA SORTEOS PROMOCIONALES 2 FRACCIONES CON RASPA

4.4.1 Especificaciones Técnicas del papel

Se debe imprimir en papel propalcote de 110 a 115 gramos/m², con laca UV por una cara incluido scrach, dos (2) fracciones y cabezote. 21 cms. de ancho x 14.4 cms. de alto y especificaciones técnicas como material responsable con el medio ambiente debidamente certificado.

4.4.2 Tamaño

El tamaño sería de 21.4 cms. de ancho x 14.4 cms. de alto y especificaciones técnicas como material responsable con el medio ambiente debidamente certificado.

Información Básica en el Anverso - Cabezote:

• Información del distribuidor: nombre, dirección, teléfono, ciudad, y departamento

• Información del Impresor: dirección y teléfono.

• Código xx xxxxxx secundario: número de sorteo, serie, número del billete.

• Número de billete, serie y fecha del sorteo,

• Logo Lotería de Boyacá

Nota: La Lotería de Boyacá podrá solicitar al impresor para cualquier sorteo promocional la inclusión xxx xxxxx Scratch Off en la tirilla de control o cabezote, con destino a la fuerza de ventas (Xxxxxx).

4.4.3 Información Básica en el Anverso

Fracciones

• Logo Lotería de Boyacá y los demás que el contratante considere pertinente

• Ciudad, hora del sorteo y canal de transmisión del sorteo

• Numeración y serie

• Numeración en letras de las cuatro cifras y serie

• Valor del premio mayor (en números y letras)

• Número de cada fracción

• Número del sorteo

• Fecha (en números y letras)

• Valor del billete y de la fracción (en número y en letras)

• Nombre o razón social, dirección, teléfono, ciudad y departamento del distribuidor.

Desprendible xxx Xxxxx

• Diseño a criterio de la Lotería de Boyacá, en materia de slogan e imágenes del promocional.

• Numeración algorítmica de seguridad para cada fracción diferente a la siguiente.

• Códigos de control alfanuméricos.

un mecanismo electrónico de consulta (Software) que permita al funcionario encargado pagar y validar premios en la Lotería de Boyacá antes del día del sorteo.

• Scratch Off por estampación al calor con material raspa de fabricación Alemana o similares. El cual estará ubicado donde la Lotería de Boyacá determine. Adicionalmente se podrá modificar tanto el diseño de impresión variable como el del scractch off. La impresión del scractch off podrá ser sobre todo el desprendible debidamente troquelado para su efectivo desprendimiento y que no permita a contra luz tomar la información de los premios de cada fracción, sin que se incurra en costos adicionales para la entidad.

• Incluir sorteo, número y serie del billete.

4.4.4 Información Básica en el Reverso Cabezote ‌

Incluir en el cabezote, un encasillado donde se registre los siguientes datos xxx xxxxxx: Nombre, Cedula, Ciudad; Celular; Teléfono y Email cuando lo requiera la entidad.

Fracciones

• Logo Lotería de Boyacá y los demás que el contratante considere pertinente.

• Nombre de la Lotería de Boyacá con fecha del sorteo y número del sorteo

• Plan de premios Lotería de Boyacá

• Valor emisión

• Textos y logos de empresas con las que la Lotería de Boyacá realice convenios

• En el retiro de cada fracción, se debe incluir un encasillado donde se registre los siguientes datos del comprador; Nombre, Cedula, Ciudad; Celular; Teléfono y Email.

• Se incluirá en cada fracción logos y nombres de las redes sociales de la Lotería de Boyacá

• Se colocará el texto de la dirección electrónica de la Lotería de Boyacá: xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx;

• Logo e información y línea única de la vigilancia de la Supersalud y la Autorización de Coljuegos

• Se debe identificar en cada fracción número de orden de producción

Desprendible xxx Xxxxx

• Condiciones del juego promocional

• Plan de premios del Juego promocional

• Logo de la Lotería de Boyacá

• Diseño a criterio de la Lotería de Boyacá, en materia de slogan e imágenes del promocional.

Nota: Todas las características de la información del anverso y reverso del billete con raspa podrán modificarse a solicitud de la entidad contratante, lo cual no representara costo adicional, siempre y cuando las características físicas de tamaño o medidas no se alteren

4.4.5 Características de Seguridad en el Reverso Cabezote ‌

• Una Tinta grasa

Fracciones:

• Una Tinta grasa

Desprendible xxx Xxxxx:

• Una Tinta grasa

4.4.6 Características de Seguridad en el Reverso

Cabezote

• Una Tinta grasa

Desprendible xxx Xxxxx

• Una Tinta grasa

4.4.7 Características anexas al Diseño de Impresión del Anverso

Fracciones:

• Microtextos textos variables alrededor de la serie, numero, información del distribuidor y código xx xxxxxx.

• Fondos en tramas o tridem micro lineal en diferentes colores que dificulte su falsificación y reproducción fotográfica.

• Códigos de control alfanuméricos.

• Micro números alfanumérico en parejas de dígitos (numeración y serie), no perceptibles visualmente. El cual se podrá leer en ambos sentidos.

• Fondo de la numeración con micro texto alfanumérico variable con diferentes orientaciones, en forma de serpentina con diferentes colores.

4.4.8 Características anexas al Diseño de Impresión del Reverso

Cabezote:

Microtextos textos variables alrededor de los encasillados en la información que suministra el comprador y en las líneas de los datos

Fracciones:

Microtextos textos variables alrededor de los encasillados del plan de premios, en el encasillado alrededor del valor de la emisión y encasillado de la información de la vigilancia de la Supersalud y autorización de Coljuegos.

Desprendible xxx Xxxxx:

Cinta de respaldo que blinda el Scractch Off de ser visible a contra o cualquier otro tipo de mecanismo.

4.5. BILLETERÍA PARA SORTEOS PROMOCIONALES 3 FRACCIONES CON RASPA

4.5.1 Especificaciones Técnicas del papel

Se debe imprimir en papel propalcote de 110 a 115 gramos/m², con laca UV por una cara incluido scrach, tres fracciones y cabezote. 14.4 cms. de ancho x 24.6 cms. de alto y especificaciones técnicas como material responsable con el medio ambiente debidamente certificado.

4.5.2 Tamaño

El tamaño sería de 14.4 cms. de ancho X 24.6 xxx.xx alto y especificaciones técnicas como material responsable con el medio ambiente debidamente certificado.

Información Básica en el Anverso - Cabezote:

• Información del distribuidor: nombre, dirección, teléfono, ciudad, y departamento

• Información del Impresor: dirección y teléfono.

• Código xx xxxxxx secundario: número de sorteo, serie, número del billete.

• Número de billete, serie y fecha del sorteo,

• Logo Lotería de Boyacá

Nota: La Lotería de Boyacá podrá solicitar al impresor para cualquier sorteo promocional la inclusión xxx xxxxx Scratch Off en la tirilla de control o cabezote, con destino a la fuerza de ventas (Xxxxxx).

4.5.3 Información Básica en el Anverso

Fracciones

• Logo Lotería de Boyacá y los demás que el contratante considere pertinente

• Ciudad, hora del sorteo y canal de transmisión del sorteo

• Numeración y serie

• Numeración en letras de las cuatro cifras y serie

• Valor del premio mayor (en números y letras)

• Número de cada fracción

• Número del sorteo

• Fecha (en números y letras)

• Valor del billete y de la fracción (en número y en letras)

• Nombre o razón social, dirección, teléfono, ciudad y departamento del distribuidor.

Desprendible xxx Xxxxx

• Diseño a criterio de la Lotería de Boyacá, en materia de slogan e imágenes del promocional.

• Numeración algorítmica de seguridad para cada fracción diferente a la siguiente.

• Códigos de control alfanuméricos.

• Cada premio xx xxxxx tendrá asociado un código xx xxxxxx que contendrá de manera encriptado la información del sorteo y del tipo de premio que contiene, el algoritmo de almacenamiento de la información encriptado en el código xx xxxxxx no debe ser conocido por personal de la Lotería de Boyacá, pero sí debe generarse un mecanismo electrónico de consulta (Software) que permita al funcionario encargado pagar y validar premios en la Lotería de Boyacá antes del día del sorteo.

contra luz tomar la información de los premios de cada fracción, sin que se incurra en costos adicionales para la entidad.

• Incluir sorteo, número y serie del billete.

4.5.4 Información Básica en el Reverso Cabezote ‌

Incluir en el cabezote, un encasillado donde se registre los siguientes datos xxx xxxxxx: Nombre, Cedula, Ciudad; Celular; Teléfono y Email cuando lo requiera la entidad.

Fracciones

• Logo Lotería de Boyacá y los demás que el contratante considere pertinente.

• Nombre de la Lotería de Boyacá con fecha del sorteo y número del sorteo

• Plan de premios Lotería de Boyacá

• Valor emisión

• Textos y logos de empresas con las que la Lotería de Boyacá realice convenios

• En el retiro de cada fracción, se debe incluir un encasillado donde se registre los siguientes datos del comprador; Nombre, Cedula, Ciudad; Celular; Teléfono y Email.

• Se incluirá en cada fracción logos y nombres de las redes sociales de la Lotería de Boyacá

• Se colocará el texto de la dirección electrónica de la Lotería de Boyacá: xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx;

• Logo e información y línea única de la vigilancia de la Supersalud y la Autorización de Coljuegos

• Se debe identificar en cada fracción número de orden de producción

Desprendible xxx Xxxxx

• Condiciones del juego promocional

• Plan de premios del Juego promocional

• Logo de la Lotería de Boyacá

• Diseño a criterio de la Lotería de Boyacá, en materia de slogan e imágenes del promocional.

4.5.5 Características de Seguridad en el Reverso Cabezote ‌

• Una Tinta grasa

Fracciones:

• Una Tinta grasa

Desprendible xxx Xxxxx:

• Una Tinta grasa

4.5.6 Características de Seguridad en el Reverso

Cabezote

• Una Tinta grasa

Desprendible xxx Xxxxx

• Una Tinta grasa

4.5.7 Características anexas al Diseño de Impresión del Anverso Fracciones:‌

• Microtextos textos variables alrededor de la serie, numero, información del distribuidor y código xx xxxxxx.

• Fondos en tramas o tridem micro lineal en diferentes colores que dificulte su falsificación y reproducción fotográfica.

• Códigos de control alfanuméricos.

• Micro números alfanumérico en parejas de dígitos (numeración y serie), no perceptibles visualmente. El cual se podrá leer en ambos sentidos.

• Fondo de la numeración con micro texto alfanumérico variable con diferentes orientaciones, en forma de serpentina con diferentes colores.

4.5.8 Características anexas al Diseño de Impresión del Reverso

Cabezote:

Microtextos textos variables alrededor de los encasillados en la información que suministra el comprador y en las líneas de los datos

Fracciones:

Desprendible xxx Xxxxx:

Cinta de respaldo que blinda el Scractch Off de ser visible a contra o cualquier otro tipo de mecanismo.

4.6 BILLETERÍA PARA SORTEOS PROMOCIONAL 1 FRACCIÓN CON RASPA

4.6.1 Especificaciones Técnicas del papel

Se debe imprimir en papel propalcote de 110 a 115 gramos/m², con laca UV por una cara incluido scrach, una fracción y cabezote y especificaciones técnicas como material responsable con el medio ambiente debidamente certificado.

4.6.2 Tamaño

El tamaño es de 19 cms. de ancho por 14.4 cms y especificaciones técnicas como material responsable con el medio ambiente debidamente certificado.

Información Básica en el Anverso - Cabezote:

• Información del distribuidor: nombre, dirección, teléfono, ciudad, y departamento

• Información del Impresor: dirección y teléfono.

• Código xx xxxxxx secundario: número de sorteo, serie, número del billete.

• Número de billete, serie y fecha del sorteo,

• Logo Lotería de Boyacá

Nota: La Lotería de Boyacá podrá solicitar al impresor para cualquier sorteo promocional la inclusión xxx xxxxx Scratch Off en la tirilla de control o cabezote, con destino a la fuerza de ventas (Xxxxxx).

4.6.3 Información Básica en el Anverso

Fracción:

• Logo Lotería de Boyacá y los demás que el contratante considere pertinente

• Ciudad, hora del sorteo y canal de transmisión del sorteo

• Numeración y serie

• Numeración en letras de las cuatro cifras y serie

• Valor del premio mayor (en números y letras)

• Número de la fracción

• Número del sorteo

• Fecha (en números y letras)

• Valor del billete y de la fracción (en número y en letras)

• Nombre o razón social, dirección, teléfono, ciudad y departamento del distribuidor.

Desprendible xxx Xxxxx:

• Diseño a criterio de la Lotería de Boyacá, en materia de slogan e imágenes del promocional.

• Numeración algorítmica de seguridad para cada fracción diferente a la siguiente.

• Códigos de control alfanuméricos.

• Incluir sorteo, número y serie del billete.

4.6.4 Información Básica en el Reverso Cabezote ‌

Incluir en el cabezote, un encasillado donde se registre los siguientes datos xxx xxxxxx: Nombre, Cedula, Ciudad; Celular; Teléfono y Email cuando lo requiera la entidad.

Fracción

• Logo Lotería de Boyacá y los demás que el contratante considere pertinente.

• Nombre de la Lotería de Boyacá con fecha del sorteo y número del sorteo

• Plan de premios Lotería de Boyacá

• Valor emisión

• Textos y logos de empresas con las que la Lotería de Boyacá realice convenios

• En el retiro de la fracción, se debe incluir un encasillado donde se registre los siguientes datos del comprador; Nombre, Cedula, Ciudad; Celular; Teléfono y Email.

• Se incluirá en la fracción logos y nombres de las redes sociales de la Lotería de Boyacá

• Se colocará el texto de la dirección electrónica de la Lotería de Boyacá: xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx;

• Logo e información y línea única de la vigilancia de la Supersalud y la Autorización de Coljuegos

• Se debe identificar en cada fracción número de orden de producción

Desprendible xxx Xxxxx

• Condiciones del juego promocional

• Plan de premios del Juego promocional

• Logo de la Lotería de Boyacá

• Diseño a criterio de la Lotería de Boyacá, en materia de slogan e imágenes del promocional.

4.6.5 Características de Seguridad en el Anverso Cabezote ‌

• Tinta reactiva a los derivados de los hipocloritos, simétricamente colocado sobre toda el área, tinta reactiva al hipoclorito, que su reacción permita visualizar la frase “LOTERÍA DE BOYACA” o la que Lotería de Boyacá determine a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión.

Fracciones

• Tinta reactiva a los derivados de los hipocloritos, simétricamente colocado sobre toda el área, tinta reactiva al hipoclorito, que su reacción permita visualizar la frase “LOTERIA DE BOYACA” o la que la Lotería de Boyacá determine a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión

• Tinta fluorescente invisible, simétricamente colocada sobre toda el área, impresa con tinta invisible altamente fluorescente que permite su visibilidad por medio xx

xxxxx ultravioleta o luz negra. La LOTERIA DE BOYACA determinará el texto a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión

• Tinta reactiva a la moneda , con la leyenda de frote con una Moneda, que su reacción genera la sigla “LB” o la que la Lotería de Boyacá determine a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión

• Tinta termo cromática, simétricamente colocada en una zona redonda del lado

derecho del billete con la leyenda “Frote aquí”, variando su color para cada sorteo.

Desprendible xxx Xxxxx

• Tinta reactiva a los derivados de los hipocloritos, simétricamente colocado sobre toda el área, tinta reactiva al hipoclorito, que su reacción permita visualizar la frase “LOTERIA DE BOYACA” o la que la lotería de Boyacá determine a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión.

• Tinta fluorescente invisible, simétricamente colocada sobre toda el área, impresa con tinta invisible altamente fluorescente que permite su visibilidad por medio xx xxxxx ultravioleta o luz negra. LALOTERIA DE BOYACA determinará el texto a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión

• Tinta reactiva a la moneda, con la leyenda de frote con una Moneda, que su reacción genera la sigla “LB” o la que la Lotería de Boyacá determine a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión.

4.6.6 Características de Seguridad en el Reverso

Cabezote

• Tinta reactiva a los derivados de los hipocloritos, simétricamente colocado sobre toda el área, tinta reactiva al hipoclorito, que su reacción permita visualizar la frase “LOTERIA E BOYACA” o la que la Lotería de Boyacá determine a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión.

• Tinta fluorescente invisible, simétricamente colocada sobre toda el área, impresa con tinta invisible altamente fluorescente que permite su visibilidad por medio xx xxxxx ultravioleta o luz negra. La LOTERIA DE BOYACA determinará el texto a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión

Desprendible xxx Xxxxx

• Tinta fluorescente invisible, simétricamente colocada sobre toda el área, impresa con tinta invisible altamente fluorescente que permite su visibilidad por medio xx xxxxx ultravioleta o luz negra. La LOTERIA DE BOYACA determinará el texto a incluir en cada sorteo, el cual podrá modificarse en cada lote de impresión

4.6.7 Características anexas al Diseño de Impresión del Anverso

Fracción

• Microtextos textos variables alrededor de la serie, numero, información del distribuidor y código xx xxxxxx.

• Fondos en tramas o tridem micro lineal en diferentes colores que dificulte su falsificación y reproducción fotográfica.

• Códigos de control alfanuméricos.

• Micro números alfanumérico en parejas de dígitos (numeración y serie), no perceptibles visualmente. El cual se podrá leer en ambos sentidos.

• Fondo de la numeración con micro texto alfanumérico variable con diferentes orientaciones, en forma de serpentina con diferentes colores.

4.6.8 Características anexas al Diseño de Impresión del Reverso

Cabezote:

Microtextos textos variables alrededor de los encasillados en la información que suministra el comprador y en las líneas de los datos.

Fracciones

Desprendible xxx Xxxxx

Cinta de respaldo que blinda el Scractch Off de ser visible a contra o cualquier otro tipo de mecanismo.

4.7. SORTEO EXTRAORDINARIO DE LA LOTERIA DE BOYACA.

• Billete de una fracción

• Papel: Papel esmaltado C1S de 200 gramos

• Medidas: 21.5 centímetros de ancho x 14 centímetros de largo

• Tintas Litográficas: Cuatro (4) por anverso, una (1) por reverso. Laca uv una cara, tintas de seguridad Una (1) Fluorescente invisible, Cold foil dorado, Numeración y personalización digital. Scrat serográfico, Presentación y empaque, Presentación en billetes de una (1) fracción con micro perforaciones empacados en cajas de cartón indicando contenido, destino y numeración.

• Las características de seguridades, distribución, recolección, custodia y demás condiciones generales, serán las mismas del billete ordinario y promocional en lo que le compete para este caso. Las características de seguridades son las misma que se exigirán para los sorteos promocionales, con relación a las tintas a utilizar de acuerdo a lo establecido en los numerales anteriores, en cuanto a la recolección, distribución y custodia serán las mismas que permitan garantizar la confianza de cada uno de los sorteos.

4.8 DISTRIBUCIÓN GENERAL PARA BILLETES ORDINARIOS Y CON PROMOCIONALES (RASPA)

Entrega de la mezcla

LA LOTERIA DE BOYACA, hará entrega de la mezcla en dos archivos planos, protegidos, uno con la información totalizada por distribuidor y sucursal (cupos) y otro con el detalle de números y serie asociados a cada distribuidor (mezcla) indicando además el orden de la numeración a entregar al distribuidor por medio magnético, con cuatro (4) semanas de anticipación al contratista, y la entidad podrá solicitar todos los cambios que considere necesario realizar de acuerdo a los cupos y cantidades asignados a los distribuidores dentro y fuera del Departamento de Boyacá.

Para sorteos ordinarios es responsabilidad del contratista verificar a través de un proceso automatizado que los archivos de mezcla, remitidos por el personal de la Lotería de Boyacá, estén correctamente definidos, para lo cual debe verificar que no exista el mismo número con serie repetido y que la cantidad relacionada en el archivo de cupos corresponda con la cantidad indicada en el correo. Se debe confirmar recibido; teniendo presente si en el término de 48 horas no hay manifestación alguna esta quedara en firme.

Para sorteos promocionales, se remite un archivo de Excel, que contiene la premiación a ofertar a través de los diferentes canales de comercialización, como son: Impreso Portal y virtual, en el cual se debe verificar el ítem denominado “Impreso”, confrontando el archivo de texto del plan de premios del promocional raspa versus el archivo de Excel, verificando que la cantidad y valor sea igual en ambos. Se debe confirmar recibido; teniendo presente si en el término de 48 horas no hay manifestación alguna esta quedara en firme y bajo la responsabilidad del impresor."

Administración de la mezcla de los promocionales xx xxxxx

Se requiere un software que genere aleatoriamente en tiempo de impresión, la distribución de los premios promocionales dentro del universo de números a imprimir, recibe como información de entrada dos archivos planos protegidos, con la configuración de los raspa (código, descripción y cantidad), en un archivo viene la información de la cantidad de promocionales premios asignados al cliente final de lotería y en el otro archivo está la cantidad de premios para el xxxxxx, la información de la ubicación de los premios del promocional dentro de la mezcla de números a imprimir, no debe ser guardada en ninguna base de datos de la firma impresora, sólo se permite almacenar dicha información en un archivo encriptado y restringiendo el acceso al mismo en un equipo específico, con medidas de custodia dentro de la firma impresora. Al siguiente día hábil de realizado el sorteo el proveedor de impresión debe reportar la información de qué números tenían asociado un premio promocional, con esta información se realiza el escrutinio en la Lotería de Boyacá.

La impresión oculta o con reserva, más comúnmente llamada "scratch off" de los promocionales raspa debe realizarse de manera continua e inmediatamente después de realizado el proceso de impresión de la información variable en el billete, garantizando que no exista posibilidad de que una persona puede leer la ubicación de los premios de manera accidental en el proceso de impresión de la billetería.

En un tiraje de un sorteo con promocional se debe permitir que asistan dos funcionarios de la Lotería de Boyacá que la gerencia designe para la verificación y conocimiento de cada una de las medidas de seguridad y de las características antes descritas, por lo anterior teniendo en cuenta el cronograma de impresión se informara de manera previa por parte de la gerencia el día hora y número de funcionarios a asistir a dicha visita a la planta. De igual forma Control Interno y/o el Supervisor del contrato de la entidad, apoyados por el área de sistemas, tendrán acceso a verificar el proceso de encriptación y custodia de los archivos que contienen la información de ubicación de los premios del promocional dentro de la mezcla de números a imprimir.

El software de repartición aleatoria de premios en la mezcla debe garantizar

• Todos los premios deben quedar impresos.

• No puede imprimirse más premios de lo estipulado en el plan de premios promocional para ese sorteo.

• Los códigos asociados al premio deben ser los informados por la Lotería de Boyacá.

Cada premio xx xxxxx tendrá asociado un código xx xxxxxx que contendrá de manera encriptado la información del sorteo y del tipo de premio que contiene, el algoritmo de almacenamiento de la información encriptado en el código xx xxxxxx no debe ser conocido por personal de la Lotería de Boyacá, pero sí debe generarse un mecanismo electrónico de consulta (Software) que permita al funcionario encargado, pagar y validar premios en la Lotería de Boyacá antes del día del sorteo. En otras palabras, como el archivo con toda la información de la ubicación de los premios y su código xx xxxxxx sólo llega a la Lotería de Boyacá después de jugado el sorteo, se requiere un programa adicional que habilite la consulta de los premios y que además guarde la auditoría de los códigos xx xxxxxx consultados, fecha y usuario que lo hizo.

Nota: La Lotería de Boyacá, podrá solicitar nuevas medidas de seguridad que busquen aumentar la garantía de confiabilidad y control de la mezcla, sin que ello afecte los costos del contrato, estos cambios serán previamente acordados y no tendrán un mayor valor, siempre que no afecte la estructura de costos del contratista.

Distribución

La billetería se entregará a cada uno de los distribuidores autorizados por la Empresa contratante por medio del contratista, con una antelación de nueve (9) días a la fecha de realización del sorteo en los sitios previamente indicados por la Lotería de Boyacá. La billetería del Sorteo Extraordinario se entregará a cada uno de los distribuidores autorizados por la Empresa contratante por medio del contratista, con una antelación de sesenta (60) días a la fecha de realización del sorteo Extraordinario en los sitios previamente indicados por la Lotería de Boyacá. La pérdida, hurto, daños, deterioro,

billetes dobles, faltantes, extravío, será responsabilidad del contratista y responderá por su valor, tomando como base, el costo comercial del billete al público apostador.

Nota: En caso de que el contratista, requiera para la distribución y recolección de billetería de la utilización de terceros, deberá obtener previo visto bueno o aprobación de la entidad contratante y para lo cual deberá acreditar lo siguiente:

• Que el objeto social xxx xxxxxxx, sea como mínimo de recolección, transporte, almacenamiento, empaque y embalaje, logística y distribución de documentos y mercancías.

• Actividades registradas en su certificado xx xxxxxx de comercio.

• Disponibilidad del servicio en las sedes donde se requiera la entrega de la billetería al distribuidor.

• Certificación de su Sistema de Gestión y/o Seguridad que garantizan el mantenimiento de las prácticas de seguridad.

Nota: Los sorteos impresos deben ser distribuidos por el contratista en paquetes según mezcla de cupo y cantidades asignadas por la Lotería de Boyacá, para las sucursales que requiera cada distribuidor. Xxxxxx ordenada previamente por la Lotería de Boyacá y remitida por correo electrónico a través de archivos encriptados, cantidad que podrá ser modificada siendo informada oportunamente por el contratante. El contratista distribuirá los billetes impresos a los agentes distribuidores de la Lotería de Boyacá en el país, según asignación de cupos, numeración, cantidad, remisión y rótulos de cada sorteo y orden, la cual el contratista enviará la respectiva relación a cada distribuidor, y previamente definirá y comunicará a la Lotería de Boyacá.

En caso de que se presenten faltantes de billetería en la entrega a los distribuidores, estos deben ser reportados a la Lotería de Boyacá, dos (2) días antes del sorteo, con número del Nit. Del distribuidor, sucursal, número y serie del billete, si no es posible determinar su identificación y avisar dentro de dicho lapso, el impresor deberá pagar a la Lotería de Boyacá, el valor de cada billete faltante a precio de venta neto al distribuidor, ya que dicha billetería sin identificación no es posible reportarla como devolución, por lo cual entra a jugar en el sorteo.

El contratista deberá reportar a la Lotería de Boyacá contratante por medio de correo electrónico el número de guía con que se remite la billetería, de carácter inmediato o a más tardar a primera hora del día siguiente al despacho. Para realizar el seguimiento al despacho efectuado, la empresa de mensajería contratada por el impresor, deberá facilitar y garantizar que a través de medio tecnológico se pueda visualizar el seguimiento al despacho, en materia de tiempos (despacho, retraso, entrega) y su ubicación.

Guías: El Contratista o la Empresa Trasportadora deberá suministrar las guías de suministro y recolección de cada uno de los sorteos a cada uno de los distribuidores acreditados por la Lotería de Boyacá y para lo cual deberá llevar un registro detallado de cada despacho y de recolección de la billetería devuelta por el distribuidor tanto para los billetes no vendidos como premiados.

Custodia de la billetería

El contratista impresor responderá solidariamente por cualquier conducta irregular de uno de sus representados o de un tercero incluyendo la empresa de transporte o mensajería, que implique detrimento patrimonial, comercial, de imagen o económica para la entidad contratante, anotando que la cadena de custodia y la responsabilidad inherente del impresor parte desde la entrega de la mezcla para cada lote de producción del sorteo hasta la entrega efectiva al distribuidor, lo cual se amplía cuando se efectúa actividades de recolección de devolución de billetería teniendo el dominio y responsabilidad del manejo de títulos valores hasta la de destrucción de los billetes

Recolección devolución

La billetería no vendida, por los distribuidores que comercializan la Lotería de Boyacá en el País, será reclamada en sus respectivas agencias, directamente por el contratista ò por la empresa transportadora escogida por el contratista, mediante órdenes de guía anotando

claramente la hora y día de recolección, el cual debe ser antes de las 9:30 pm del día en que juega el sorteo. El contratista responderá económicamente por la billetería devuelta, que no sea recogida antes de la hora señalada. (Excepto cuando no sea entregada al contratista oportunamente y a la hora señalada por el distribuidor, que para este caso será él el responsable).

El funcionario representante de la empresa asignada por el contratista para su recolección, debe acreditar ante el distribuidor su credencial y dotación que lo identifique como competente para realizar dicha función. En caso de cambio de funcionario xx xxxx o de la empresa transportadora, se debe reportar a la Lotería de Boyacá, con suficiente tiempo para informar al distribuidor.

Recolección premios

La billetería premiada de los distribuidores que comercializan la Lotería de Boyacá en el País, será recogida directamente por el contratista o por la empresa transportadora escogida por el contratista y entregada a la sede principal de la Lotería de Boyacá, entre los días lunes y martes; y el día miércoles cuando exista un día festivo.

En caso de presentarse la pérdida, hurto, extravío de la billetería bajo la responsabilidad del contratista, éste reintegrará a la Lotería de Boyacá su valor tomando como base el valor del premio remitido por el distribuidor.

Nota: La billetería no vendida y la billetería premiada se deberán embalar independientemente, por ninguna circunstancia la devolución puede venir mezclada con los premios.

CAPITULO II

2.1 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE.

La presente invitación pública y el contrato que surja del mismo, se regirán por los principios de la función administrativa previstos en el artículo 209 de la Constitución Política los principios de la gestión fiscal, contenidos en el artículo 267 ibídem y el Manual de contratación de la Entidad Acuerdo 002 de 2016 y las reglas previstas en este pliego de condiciones.

2.2. REQUISITOS PARA PARTICIPAR.

Las propuestas deben ser presentadas en la Oficina Jurídica de la Lotería de Boyacá ubicada en la calle 19 Nro.9-35 tercer piso de la ciudad de Tunja, en sobre sellado, previamente radicado en correspondencia.

Podrán celebrar contratos con la LOTERÍA DE BOYACÁ, las personas legalmente capaces, de conformidad con las leyes vigentes al momento de su perfeccionamiento, tanto nacionales como internacionales.

Así mismo, podrán celebrar contratos con la Entidad, las asociaciones conformadas bajo las modalidades de consorcios y/o uniones temporales, definidas en los términos de la Ley, así como las demás asociaciones de empresarios legalmente constituidas, en tanto establezca la responsabilidad solidaria de sus integrantes en relación con la presentación de la propuesta, la celebración, ejecución y liquidación del contrato.

2.2.1. Cuando el proponente: Personas jurídicas, consorcio o unión temporal, el objeto social de la persona jurídica debe guardar relación con el objeto a contratar, lo cual se determinará por medio del respectivo certificado de existencia y representación Legal.

2.2.2 La Lotería de Boyacá: no aceptará propuestas complementarias o modificatorias, ni observaciones, ni solicitudes de aclaraciones al pliego de condiciones presentadas con posterioridad a la fecha hora y cierre del proceso.

2.2.3 Las ofertas y documentos: Tanto la propuesta como los anexos que acompañan, no deberán presentar tachaduras, borrones, raspaduras y enmendaduras que puedan afectar cantidades, valores unitarios o totales que lleven a confusión o mala interpretación, deben presentarse por escrito y en idioma castellano, adicionalmente debe presentarse en original y debe estar foliada (sin importar su contenido o materia), en estricto orden numérico consecutivo ascendente, incluyendo en el ejemplar, los documentos y requisitos exigidos en el pliego de condiciones.

De conformidad con lo señalado en las normas que rigen la contratación estatal, el proponente debe cumplir con los siguientes requisitos:

2.3. CAPACIDAD JURÍDICA PARTICIPANTES:

En el proceso de selección podrán participar todas aquellas personas naturales y jurídicas, consideradas legalmente capaces y que no se encuentren inhabilitadas según disposiciones legales vigentes.

Se permite la presentación de Propuestas de Consorcios, Uniones Temporales u otras formas asociativas permitidas por la Ley, los Proponentes indicarán si su participación es a título de Consorcio, Unión Temporal u otra forma asociativa y señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, al conformarse el Consorcio, Unión Temporal, el objeto social de cada uno de ellos deberá relacionarse en forma directa con el objeto de la presente Invitación.

Las calidades y demás requisitos exigidos a los proponentes en el Pliego de Condiciones deben acreditarse mediante documentos certificados y expedidos por la autoridad que fuere competente, conforme a la ley colombiana.

Los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal u otra forma asociativa permitida por la Ley, deberán designar la persona que para todos los efectos representará al Consorcio o Unión Temporal u otra forma asociativa y señalarán las reglas básicas que rigen las relaciones entre ellos y su responsabilidad, de conformidad con lo señalado en Parágrafo 1° del Artículo 7° de la Ley 80 de 1993.

Las personas naturales y/o jurídicas integrantes de un Consorcio o Unión Temporal u otra forma asociativa permitida por la Ley, deben acreditar individualmente la información tributaria, identificación y Régimen de Impuestos a las Ventas al que pertenecen, así como el certificado de existencia y representación legal.

NOTA: No podrán presentar propuesta ni por sí ni por interpuesta persona, quienes estén incursos en las causales de inhabilidades e incompatibilidades del ordenamiento colombiano, además, quienes se encuentren inscritos en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, de conformidad con lo establecido en el Artículo 60 de la Ley 610 de 2000.

Autorización para presentar oferta y suscribir el futuro contrato a celebrar: En el evento en que las facultades del Representante Legal estén limitadas, de conformidad con lo previsto en el Certificado de Existencia y Representación Legal, se debe acreditar que las facultades del Representante Legal son suficientes para la presentación de la oferta.

Para tal efecto, se solicita indicar si las facultades del Representante Legal son suficientes para la presentación de la oferta, conforme lo dispuesto en un artículo específico de sus estatutos sociales, en tal caso indicar qué artículo, o si responde a una autorización impartida por el órgano social competente, en tal caso, indicar el órgano social y el número del Acta de la reunión a través de la cual se impartió tal autorización.

Documento de constitución de Consorcio o Unión Temporal: Si la propuesta es presentada por un Consorcio o Unión Temporal se debe adjuntar a la propuesta, el documento de constitución, de conformidad con lo señalado en el Parágrafo 1º del Artículo 7º de la Ley 80 de 1993, dicho documento debe:

Indicar en forma expresa si su participación es a título de Consorcio o Unión Temporal, en éste último caso, señalarán los términos y extensión de su participación en la oferta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito de la Lotería de Boyacá.

Designar el Representante del Consorcio o Unión Temporal quién suscribirá la propuesta y el contrato, de resultar adjudicatario; señalar las reglas básicas que regularan las relaciones entre los miembros, así como su responsabilidad frente a todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y de la eventual ejecución del contrato.

Indicar el término de duración del Consorcio o Unión Temporal, el cual no podrá ser inferior a un (1) año adicional a la vigencia del contrato objeto del presente proceso.

Cada uno de los integrantes de un Consorcio o Unión Temporal deberá presentar, en forma individual, los documentos jurídicos y financieros solicitados, sin perjuicio del documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal.

NOTA: Los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, indicarán que el documento de conformación no contiene adiciones o modificaciones que varíen los términos y condiciones que en el mismo se expresan.

Certificado de Existencia y Representación Legal: Las personas jurídicas deberán presentar, en original, el Certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor a un (1) mes, anterior a la fecha límite de recepción de ofertas.

Si el OFERENTE es una persona natural propietaria de un establecimiento de comercio, deberá presentar un Certificado de Inscripción en el Registro Mercantil expedido por la Cámara de Comercio con fecha de expedición no mayor a un (1) mes contados a partir de la fecha de cierre del proceso, en donde conste la determinación de su actividad, la cual debe estar relacionada con el objeto del presente proceso de selección.

Fotocopia de la cédula de ciudadanía: Se debe adjuntar la fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal o de la persona natural, según fuere el caso.

Certificación sobre el cumplimiento de las obligaciones al Sistema de Seguridad Social y Aportes Parafiscales: El proponente deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensiones y riesgos profesionales), y aportes parafiscales mediante certificación suscrita por el revisor fiscal y/o representante legal, en aquellos casos que sea procedente. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 789 de 2002, cuando se trate de personas jurídicas, se deberá certificar que se han efectuado los pagos dentro de los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección.

Adicionalmente, cuando el proponente se encuentre exento de realizar el pago de aportes parafiscales (SENA e ICBF), deberá también realizar una manifestación suscrita por el revisor fiscal y/o representante legal, que acredite su condición de beneficiario de dicha exoneración al cumplir con los presupuestos normativos del artículo 25 de la Ley 1607 de 2012 y Decreto 862 de 2013.

Cuando se trate de consorcio o uniones temporales, cada uno de sus miembros integrantes deberá aportar los certificados aquí exigidos.

En caso de que el proponente no tenga a su cargo personas vinculadas por medio de contrato laboral, la persona natural, el Representante Legal o Revisor Fiscal, según sea el caso; deberá anexar certificación manifestando tal situación.

Garantía de Seriedad del Ofrecimiento: De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.3.1.9. Del Decreto 1082 de 2015, el oferente deberá otorgar a favor de la “Lotería de Boyacá”, como mecanismo de cobertura del riesgo derivado del incumplimiento de la oferta, una garantía de seriedad, en los siguientes eventos:

a. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prorroga sea inferior a tres (3) meses.

b. El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas.

c. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.

d. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.

La garantía se deberá otorgar por valor xxx xxxx por ciento (10%) del presupuesto oficial, con una vigencia de TRES (3) MESES contados a partir de la fecha y hora de cierre del proceso, hasta la aprobación de la GARANTÍA que ampare los riesgos propios de la etapa contractual.

La Garantía de Seriedad debe cubrir las sanciones derivadas del incumplimiento de la oferta en los eventos establecidos en el Artículo 2.2.1.2.3.1.6 del Decreto 1082 de 2015. La Lotería de Boyacá, solicitará al proponente la ampliación de la vigencia de la garantía cuando se prorrogue el plazo establecido para la adjudicación.

Cuando la propuesta se presente por un proponente plural bajo la figura de consorcio o unión temporal, o contrato de asociación futura, la garantía deberá otorgarse por todos los integrantes del proponente plural; esto es, a nombre de cada una de las personas naturales y/o jurídicas que integran el oferente plural, con el número de cédula o Nit. respectivos y su porcentaje de participación.

Si el oferente es una persona jurídica, la garantía deberá tomarse con el nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, y no sólo con su sigla, a no ser que en el referido documento se exprese que la sociedad podrá denominarse de esa manera; por lo tanto, no podrá expedirse la garantía a nombre de quien se encuentre inscrito como representante legal.

La garantía de seriedad le será devuelta al proponente que lo solicite, una vez haya sido perfeccionado y legalizado el contrato respectivo.

Fotocopia del Registro Único Tributario - RUT (actualizado): Presentar copia legible del Formulario de Registro Único Tributario – RUT, expedido por la DIAN, la información contenida en éste debe estar actualizada.

Relación de experiencia de los contratos ejecutados para la impresión de billetes de lotería, debidamente acreditada mediante la certificación expedida por la (s) entidad (es) legalmente autorizadas para operar o explotar el monopolio del juego de suerte y azar, lotería. Para el caso de consorcios y uniones temporales la experiencia deberá acreditarse en forma individual y será ponderada en proporción igual a su participación en el consorcio o unión temporal.

Certificación del revisor fiscal cuando este exista, de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o del representante legal de que el oferente se encuentra x xxx y salvo de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones, aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje y con el pago del CREE cuando a ello hubiere lugar.

Fotocopia de las tarjetas profesionales del contador público y del revisor fiscal.

Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores al contador público y al revisor fiscal, dentro del mes anterior al momento del cierre de la convocatoria pública.

El proponente deberá presentar certificado de no estar incluido en el boletín de responsables fiscales, expedido por la Contraloría General de la República.

Certificado de reciprocidad, si el proponente es extranjero, conforme a lo establecido en el artículo 20 de la Ley 80 de 1993.

Certificado de antecedentes disciplinarios del oferente y de su representante legal, expedido por la Procuraduría General de la Nación.

Antecedentes judiciales del representante legal.

Antecedentes de medidas correctivas a que hace referencia el articulo 183 Ley 1801/2016.

2.4. CAPACIDAD FINANCIERA

La Capacidad financiera se verificará de acuerdo a la información reportada a través del REGISTRO UNICO DE PROPONENTES RUP, igualmente se presentarán los Estados financieros del proponente, con corte a diciembre 31 de 2019 todos firmados por el Representante Legal y el Contador Público. (Artículo 37 de la ley 222/93) si el proponente está obligado a tener Revisor Fiscal deberán acompañarse con el dictamen de los Estados Financieros, entiéndase por estados financieros para este caso particular: 1) El Balance General. 2) Estado de Pérdidas y Ganancias. 3) El estado de cambios en el patrimonio. 4) El estado de cambios en la situación financiera. 5) El estado de flujos de efectivo. 6) Notas a los estados Financieros y Declaración xx xxxxx del año 2019.

El proponente deberá cumplir con los siguientes requisitos:

INDICADOR DE LIQUIDEZ

Permite medir la capacidad o disponibilidad de efectivo que tienen los proponentes para cancelar sus obligaciones de corto plazo; igualmente, permiten establecer la facilidad o dificultad que tienen dichas empresas para pagar sus pasivos corrientes con la conversión de sus activos corrientes a efectivo, En los estados financieros deberá especificarse claramente el activo y el pasivo corriente.

Los proponentes deben demostrar un índice de liquidez igual o mayor a UNO PUNTO CERO (1.0) El índice de liquidez (LIQ) se calcula con la siguiente fórmula:

Liquidez (LIQ)= Activo Corriente

Pasivo Corriente

ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO

El nivel de endeudamiento es un concepto que le permite a la entidad, establecer la relación entre los activos y las deudas para medir la solvencia económica del oferente. Asimismo, este indicador señala la proporción de los acreedores sobre el valor total de la empresa, por lo tanto, a mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad del oferente de no poder cumplir con sus pasivos.

La LOTERÍA E BOYACÁ solicitará un nivel de endeudamiento, el cual debe ser menor o igual al Setenta (70%) por ciento.

Este índice se calcula con la siguiente fórmula:

Nivel de endeudamiento (NET)= Pasivo total

Activo total

CAPITAL DE TRABAJO

Este indicador, es adicional a los establecidos en el Régimen Jurídico de la Contratación Estatal el cual permite verificar si los oferentes poseen los recursos suficientes para sostener la operación del negocio, es decir, la sostenibilidad del negocio.

Este indicador representa el remanente luego de liquidar sus activos corrientes y pagar el pasivo de corto plazo.

La cantidad de dinero mínima requerida para financiar la totalidad de la operación debe ser igual o mayor al 50% del presupuesto oficial.

Este índice se calcula con la siguiente fórmula: Capital De Trabajo (KT) = Activo Corriente

- Pasivo Corriente

RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO

La Rentabilidad del patrimonio es medido como Utilidad Operacional sobre el Patrimonio, este indicador determina la rentabilidad del patrimonio del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el patrimonio, a mayor rentabilidad sobre el patrimonio, mayor es la rentabilidad de los accionistas y mejor la capacidad organizacional del proponente.

Para fijar el indicador de Rentabilidad sobre el patrimonio, se verificará que los proponentes cuenten con un índice mayor o igual a CERO PUNTO UNO POR CIENTO (0.1%) para demostrar que generan la utilidad necesaria para el retorno sobre el patrimonio invertido en la empresa.

Este índice se calcula con la siguiente fórmula:

La Rentabilidad sobre el patrimonio = Utilidad Operacional

Patrimonio

RENTABILIDAD DEL ACTIVO

La rentabilidad del activo es medida como Utilidad Operacional sobre Activo Total, el cual determina la rentabilidad de los activos del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el activo, a mayor rentabilidad sobre activos, mayor es la rentabilidad del negocio y mejor la capacidad organizacional del proponente. Este indicador debe ser siempre menor o igual que el de rentabilidad sobre patrimonio.

Para fijar el indicador de Rentabilidad sobre los activos, se verificará que los proponentes cuenten con un índice mayor o igual al CERO PUNTO CERO CINCO POR CIENTO (0.05%) para demostrar que generan la utilidad necesaria para el retorno sobre los activos invertidos en la empresa.

Este índice se calcula con la siguiente fórmula:

La Rentabilidad sobre el activo = Utilidad operacional

Activo total

NOTA: En caso de que la propuesta sea presentada por una UT o Consorcio, la calificación se llevara a cabo de acuerdo al porcentaje de participación dentro de la asociación.

2.5. CONDICIONES TÉCNICAS HABILITANTES

Muestra:

El proponente deberá presentar una muestra de un billete Ordinario 3F, un billete Ordinario 1F, un billete Promocional 3F, un billete Promocional 1, un billete Promocional 2F y un billete del sorteo extraordinario que cuente como mínimo con las características descritas en los numerales 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6 y 4.7. (revisar si coincide)

La muestra del billete ordinario y del promocional deberán contener mínimo dos tintas UV, mínimo cuatro tintas de seguridad (Fluorescencia, Con, Termocromática e Hipoclorito) características de seguridad para la billetería, que garanticen mecanismos para prevención de adulteración, fotocopiado entre otros y tintas base agua para el fondo, que permitan una gama de combinaciones de colores más vivos, siendo más respetuosas con el medio ambiente que las tintas solventes y la tinta a utilizar en el reverso debe ser UV negra.

Adicionalmente, el billete promocional deberá tener un desprendible con Scratch Off por estampación al calor con material raspa de fabricación Alemana o similares. El desprendible deberá contar con una Cinta de respaldo que blinda el Scratch Off de ser visible a contra o cualquier otro tipo de mecanismo.

NOTA 1: Las tintas de seguridad del billete ordinario y promocional serán en el anverso del billete.

NOTA 2: También se requiere una muestra del billete del sorteo EXTRAORDINAIRO DE BOYACA con las características anteriormente solicitadas en el pliego de condiciones.

El proponente tendrá libertad para realizar el diseño del mismo, toda vez que este no es calificable.

Tintas de seguridad en las muestras:

Adicionalmente, las muestras de los billetes deberán contener, como mínimo, una tinta de seguridad novedosa, la cual se verificará de acuerdo a estos criterios:

• La(s) tintas de seguridad novedosas de este ítem, hacen referencia a las que no estarán contempladas como tintas seguridad en el numeral 4.5.1 y que revierte una innovación de seguridades que permite la diferenciación de los billetes de la Lotería de Boyacá frente a los existentes en el mercado y en el presente pliego de condiciones.

• La(s) tintas de seguridad ofertadas, se evaluarán sobre la muestra de los billetes.

Nota 1: En caso de que un oferente, presente una seguridad novedosa, que implique implementar dispositivos de hardware y software adicionales, el proveedor deberá suministrar dichos elementos de hardware y software requeridos por nuestra entidad y la red de distribución, al igual que deberá capacitar al personal necesario para la implementación.

Nota 2: Las tintas de seguridad son un tipo particular de tinta que cuenta con rasgos característicos que permiten la identificación de documentos y billetes como originales. Dependiendo de la forma en la que se puedan identificar existen varios tipos de tintas de seguridad como son: tintas de seguridad reactivas, tintas de colores variantes, tintas termocromática, tintas para marca de agua y tintas metálicas entre otras.

Factor de producción

Como medida de seguridad y protección de la billetería el proponente debe presentar un plan de contingencia, cuyo objetivo permitirá subsanar inconvenientes que se generen durante la ejecución del contrato y que puedan afectar el normal proceso y funcionamiento de impresión del producto final, dicho plan deberá estar disponible durante toda la ejecución del contrato, con el fin de dar respuesta a posibles contingencias a hechos extraordinarios, y deberá tener presente diferentes variables criticas como son: Bodegaje para insumos, área de diseño gráfico, Pre prensa, Prensa, Producto Terminado, planta eléctrica de contingencia, transporte y acceso restringido, entre otras. Dicho plan estará sujeto a verificación física por parte de los funcionarios designados por la Gerencia de la Lotería de Boyacá, quienes emitirán un informe al respecto, esta verificación se realizará durante la ejecución del contrato, al oferente que sea seleccionado.

Nota: Las actividades de control y fiscalización que se ejecuten en el marco del contrato de billetería y que impliquen desplazamiento a la sede de la casa Impresora, los costos serán asumidos por el contratista.

El oferente tendrá que presentar un plan de contingencia, cuyo objetivo es que permita subsanar inconvenientes que se generen durante la ejecución del contrato y que puedan afectar el normal proceso de impresión del producto final. Este plan de contingencia debe ser planteado, diseñado, establecido, probado y monitoreado bajo normas de industria, como por ejemplo la ISO 27001:2013, ISO 9000 o ISO 14298 (Art. 31 Decreto 3034 de

2013). Dicho plan deberá estar disponible durante toda la ejecución del contrato, con el fin de dar respuesta a posibles contingencias o hechos extraordinarios, y deberá tener presente diferentes variables críticas como son entre otras: Bodegaje para insumos, área de diseño gráfico, Pre prensa, Prensa, Producto Terminado, planta eléctrica de contingencia, transporte, acceso restringido. Dicho plan estará sujeto a verificación física por parte del Profesional Especializado de loterías y un funcionario de Control Interno, quienes emitirán un informe al respecto. Esta verificación se realizará durante la ejecución del contrato, al oferente que sea seleccionado.

Si la propuesta es presentada por una forma asociativa como consorcio o unión temporal, se permitirá que solo uno de los integrantes de la forma asociativa cuente con la certificación de calidad.

Este plan de contingencia plantea dar continuidad al negocio, ya sea a través de planta de producción propia o mediante un acuerdo o contrato de colaboración empresarial con un tercero. En ambos casos debe acreditarse la condición y manifestación expresa xxx xxxxxxx, de tener conocimiento xxx xxxxxx de condiciones y su aceptación. El tercero referenciado anteriormente, deberá tener experiencia en impresión de juegos de suerte y azar y/o títulos valores.

En caso de que el proponente no presente el plan de contingencia o que, habiéndolo presentado, durante la verificación este no cumpla, estará en situación de rechazo de la oferta.

2.6. CONDICIONES DE EXPERIENCIA HABILITANTES.

Experiencia General: La Lotería de Boyacá, teniendo en cuenta las características y cuantía del presente proceso, requiere para su ejecución, el proponente cumpla con unas condiciones de experiencia que garanticen a la entidad que podrá llevar a cabo la ejecución del contrato; por este motivo deberá tener una experiencia general de tres (3) años, contados a partir de la inscripción y/o publicación de la constitución de la empresa en el respectivo Certificado de Existencia y Representación.

Experiencia Acreditada: Se considerará hábil al proponente que acredite, en un máximo de cinco (5) contratos terminados y/o en ejecución, cuya suscripción se encuentre dentro de los 3 años anteriores a la fecha de apertura del presente proceso, cuya sumatoria de valores sea igual o mayor al valor del presupuesto oficial destinado para la presente contratación y cuyo objeto sea la impresión, distribución, recolección y custodia de billetería de Lotería.

La experiencia acreditada se evaluará a partir de la información suministrada en el Anexo 5 “Experiencia Acreditada” y las certificaciones anexas; y la misma podrá ser verificada por la Entidad contratante en cualquier momento.

En el evento en que dos o más proponentes aporten una misma información y ésta presente inconsistencias, se solicitará la aclaración respectiva a cada uno de ellos y sólo se tendrá en cuenta aquella que esté demostrada.

En el caso de los consorcios o uniones temporales, la experiencia habilitante será la sumatoria de las experiencias de los integrantes. No podrá acumularse a la vez, la experiencia de los socios y la de la persona jurídica cuando éstos se asocien entre sí para presentar propuesta.

La Lotería de Boyacá, se reserva la facultad de solicitar información adicional con el fin de verificar y/o aclarar los datos reportados en los certificados requeridos, si lo considera necesario.

Las certificaciones se evaluarán a partir de la información que suministre el oferente, las cuales deben ser expedidas por la Entidad contratante y deben contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre del Contratante.

• Objeto del contrato.

• Valor del contrato.

• Plazo.

• Fecha de inicio.

• Fecha de terminación.

• Porcentaje de participación, cuando el contrato haya sido ejecutado en Consorcio O Unión Temporal.

• Fecha de expedición de la certificación.

• Nombre y cargo de quien expide la certificación.

No será válido para acreditar experiencia, fotocopia de contratos sin la correspondiente certificación de cumplimiento

La Lotería de Boyacá, calificará las propuestas que hayan cumplido con los requisitos jurídicos, financieros y las especificaciones técnicas y de organización de los proponentes, exigidas su admisibilidad; de acuerdo con criterios de evaluación definidos.

2.8. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

La Lotería de Boyacá, asignara un puntaje máximo de mil (1.000) puntos a la propuesta económica de menor precio de acuerdo con los siguientes criterios:

2.8.1 FACTOR ECONÓMICO (900 PUNTOS)

El proponente que ofrezca el menor valor total en la propuesta obtendrá la máxima calificación de NOVECIENTOS (900) puntos así:

• VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA (900 puntos)

La propuesta que presente el precio más bajo, obtendrá el máximo puntaje para este ítem de 900 PUNTOS. A las demás propuestas se les otorgará el puntaje en forma inversamente proporcional descendente de acuerdo con la siguiente fórmula:

Puntaje asignado: Oferta Menor Precio x 100

Oferta a comparar

NOTA: Todas las operaciones aritméticas se realizarán permitiendo únicamente hasta dos

(2) decimales, aplicando en adelante el sistema de REDONDEO, bien sea por exceso o por defecto, es decir, si las cifras en decimales son iguales o superiores a CINCO (5) se ajustarán por exceso, si son inferiores a CINCO (5) se ajustarán por defecto.

2.8.2 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL

A los proponentes que demuestren en la oferta el certificado de apoyo a la industria nacional, recibirá un puntaje de (50) puntos

2.8.3 ADICIONALES

A los proponentes que dentro de su propuesta de oferta concedan adicionales diferentes a los requeridos en la parte técnica del estudio previo, ejemplo: más billeteteria impresa de la solicitada, mejores condiciones de seguridad en otros, recibirá un puntaje de (50) puntos.

2.8.1. EVALUACIÓN FACTORES DE CALIFICACIÓN

El proponente que al final de la valoración, obtenga el mayor puntaje se le asignara el contrato de impresión.

En caso de empate se seleccionará al proveedor por medio de sistema de balotas, en procedimiento que se definirá en caso de ser necesario.

CAPITULO III

3.1 CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA:

Habrá lugar a rechazo de las propuestas en los siguientes casos, los cuales se considera que impiden la comparación objetiva de las mismas:

1. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes, o cuando figure como socio en dos o más empresas, que hayan presentado propuestas.

2. Cuando las propuestas se presenten extemporáneamente.

3. Cuando la propuesta este incompleta en cuanto a que no cumple lo especificado en el pliego o deja de incluir alguno de los documentos esenciales que de acuerdo con el pliego de condiciones se requiera adjuntar siempre y cuando sirvan como parámetros de comparación y evaluación de las ofertas.

4. Cuando los proponentes estén incursos en cualquiera de las inhabilidades e incompatibilidad contempladas en el régimen jurídico de la contratación Estatal.

5. Cuando el proponente presente información y/o documentación falsa.

6. Cuando no aporte los documentos que reciben puntaje en la evaluación.

7. Cuando el proponente se requiera y no subsane en término la información solicitada por el Comité Asesor para la contratación.

8. Cuando el oferente no tenga capacidad legal para contratar o cuando se encuentre inhabilitado o exista alguna incompatibilidad para contratar con la concedente.

9. Cuando la persona jurídica no reúna los requisitos señalados en las condiciones de contratación o su representante legal no tenga autorización suficiente para presentar la propuesta.

10. Cuando la propuesta no se acompañe con la garantía de seriedad.

11. Cuando el oferente no cumpla con los factores habilitantes requeridos en las condiciones de contratación.

12. Cuando no se acompañen los documentos exigidos en las condiciones de contratación que soporten los factores de escogencia.

13. Cuando no se presenten las muestras físicas de los billetes de lotería que cumplan con las especificaciones técnicas mínimas requeridas y las seguridades adicionales ofrecidas.

14. cuando no se presente el plan de contingencia en los términos estipulados en el pliego.

15. En todos los casos expresamente señalados por las normas legales

3.2. DECLARACIÓN DESIERTA DEL PROCESO.

La LOTERÍA DE BOYACÁ, declarará desierta la presente invitación en los siguientes casos:

1. Cuando todas las propuestas sean rechazadas.

2. Cuando no se presente ningún oferente.

3. Cuando el oferente o los oferentes no cumplan con lo requerido en los pliegos.

4. Por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará mediante resolución motivada que contendrá en forma expresa y detallada las razones que condujeron a esa decisión.

3.3. CRITERIOS DE DESEMPATE.

En caso de empate de dos o más propuestas en el primer lugar se decidirá así:

4.2.1 Aquella que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación técnica.

4.2.3 Si el empate persiste se acudirá al oferente que haya demostrado mediante certificación, que cuenta por lo menos con un diez (10%) por ciento, de trabajadores discapacitados en su nómina para la realización de los servicios contratados, la cual debe contar con certificado del Ministerio De Salud y protección social.

4.3.4 Pero si aún persiste el empate, será la LOTERÍA DE BOYACÁ, quien realizará un sorteo para escoger la propuesta final, a través del mecanismo de balotas.

CAPÍTULO IV

4.1. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO:

Para efectos de adelantar el análisis que soporta el valor estimado del contrato dentro de las posibles condiciones que se adelante el proceso de contratación, debemos resaltar que existen variables fundamentales en cuanto a la estimación de su valor: la impresión de los billetes, el costo de: Transporte, distribución, recolección y devolución de billetes no vendidos y la custodia de los billetes devueltos, así como las consideraciones de la Lotería de Boyacá con relación a sus índices financieros y presupuestales. En este sentido la subgerencia comercial y operativa para dar inicio a este proceso solicito a los principales proveedores xxx xxxxxxx en el ramo de la impresión de valores y seguridades y mercado en general cotizaciones que nos brindan un actual referente de precios, la invitación a cotizar se hizo a las firmas impresoras xx XXXXXX, XXXXXX XXXX & SONS DE COLOMBIA

S.A. y DATALASER, en el interés que las compañías especializadas en el tema contaran con las especificaciones, condiciones técnicas, económicas y de infraestructura que se piden para estos temas, se enterara y pudiesen participar.

DATALASER
TIPO DE SORTEO	DIMENSIONES	CANTIDAD DE BILLETES	VALOR BILLETE SIN IVA	VALOR BILLETE CON IVA
ORDINARIO 3 FRACCIONES	14.4X24.6 cms	360.000	173	206
ORDINARIO 1 FRACCION	14.4x19 cms	400.000	161	192
PROMOCIONAL 1 FRACCION	14.4x19 cms	400.000	178	212
PROMOCIONAL 2 FRACCIONES	14.4x17.4 cms	360.000	181	215
PROMOCIONAL 3 FRACCIONES	14.4x24.6 cms	360.000	204	243
SORTEO EXTRA	14x21.5 cms	1.000.000	458	545

XXXXXX XXXX & SONS DE COLOMBIA

TIPO DE SORTEO	DIMENSIONES	CANTIDAD DE BILLETES	VALOR BILLETE SIN IVA	VALOR BILLETE CON IVA
ORDINARIO 3 FRACCIONES	14.4X24.6 cms	360.000	165	196,35
ORDINARIO 1 FRACCION	14.4x19 cms	400.000	154	183,26
PROMOCIONAL 1 FRACCION	14.4x19 cms	400.000	171	203,49
PROMOCIONAL 2 FRACCIONES	14.4x17.4 cms	360.000	174	207,06
PROMOCIONAL 3 FRACCIONES	14.4x24.6 cms	360.000	195	232,05
SORTEO EXTRA	14x21.5 cms	1.000.000	000	000,60

CADENA
TIPO DE SORTEO	DIMENSIONES	CANTIDAD DE BILLETES	VALOR BILLETE SIN IVA	VALOR BILLETE CON IVA
ORDINARIO 3 FRACCIONES	14.4X24.6 cms	360.000	000	000
ORDINARIO 1 FRACCION	14.4x19 cms	400.000	155	185
PROMOCIONAL 1 FRACCION	14.4x19 cms	400.000	389	463
PROMOCIONAL 2 FRACCIONES	14.4x17.4 cms	360.000	328	390
PROMOCIONAL 3 FRACCIONES	14.4x24.6 cms	360.000	379	451
SORTEO EXTRA	14x21.5 cms	1.000.000	405	482

BILLETE ORDINARIO DE TRES (3) FRACCIONES

EMPRESA

VALOR UNITARIO INCLUIDO IVA

VALOR SORTEO CON IVA:

485.500 BILLETES

ESPECIFICACIONES

CADENA

$ 231.34

$104.958.000

De conformidad con lo solicitado

XXXXXX XXXX & SONS DE COLOMBIA S.A

$ 214,20

$000.000.000

De conformidad con lo solicitado

BILLETE PROMOCIONAL DE TRES (3) FRACCIONES

Empresa	Valor unidad con IVA	Valor sorteo con IVA	Especificaciones
CADENA	$ 488,38	$ 221.578.000	De conformidad con lo solicitado
XXXXXX XXXX & SONS DE COLOMBIA S.A	$428,40	$ 000.000.000	De conformidad con lo solicitado

BILLETE UNIFRACCIONAL

Empresa	Valor unidad con IVA	Valor sorteo con IVA	Especificaciones
CADENA	$ 345	$ 221.578.000	De conformidad con lo solicitado
XXXXXX XXXX & SONS DE COLOMBIA S.A	$357	$ 000.000.000	De conformidad con lo solicitado

BILLETE EXTRAORDINARIO

Empresa	Valor unidad con IVA	Valor sorteo con IVA	Especificaciones
CADENA	$ 464	$ 221.578.000	De conformidad con lo solicitado
XXXXXX XXXX & SONS DE COLOMBIA S.A	$595	$ 000.000.000	De conformidad con lo solicitado

Vista la estructura de cotizaciones presentadas, es indudable que para esta vigencia, las mismas presentan unos precios sustancialmente elevados respecto al valor actual, lo que hace necesario que la lotería de Boyacá revise los costos que pagan otras loterías, comparados con los costos que paga actualmente para establecer un costo que nos permita ser coherentes con los precios xxx xxxxxxx y conservar los límites de gasto de la entidad y salvaguardar sus condiciones financieras y presupuestales.

4.2. ESTUDIO DE PRECIOS DE LAS LOTERÍAS DEL PAÍS PARA EL AÑO DE SORTEOS ORDINARIOS 2020:

ESTUDIO DE PRECIOS SORTEO ORDINARIO 2020

PROCESO

ENTIDAD

MEDIDAS

(cms2)

CANT. BILLETES

VALOR POR SORTEO

VALOR UN.

VALOR cm2

CONCOCATORIA PÚBLICA 001-2020

LOTERÍA XXX XXXXX

329

300.000

$ 39.462.000

131,54

0,40

XXXXXXXX Xx. 000

XX 0000

XXXXXXX XXXXXXXXXXXX

356,4

310.000

$ 31.313.100

101,01

0,28

INVITACION XXXXXXX Xx. 00 XX

0000

XXXXXXX XX XXXXXXXX

330

400.000

$ 53.312.000

133,28

0,40

XXXXXXXX Xx. 00

XX 0000

XXXXXXX XX XXXXXX

344,4

320.000

$ 37.440.000

117,00

0,34

COTIZACIÓN CADENA JUNIO

2020

CADENA

354,24

360.000

$ 56.548.800

157,08

0,44

COTIZACIÓN XXXXXX XXXXX

2020

XXXXXX

354,24

360.000

$ 70.686.000

196,35

0,55

PROMEDIO VALOR CENTIMETRO CUADRADO SORTEOS ORDINARIOS

0,40

ESTUDIO DE PRECIOS SORTEO PROMOCIONAL

PROCESO

ENTIDAD

MEDIDAS (cms2)

CANT. BILLETES

VALOR POR SORTEO

VALOR UN.

VALOR cm2

COTIZACIÓN CADENA JUNIO 2020

CADENA

344,4

400.000

$ 119.000.000

297,50

0,86

COTIZACIÓN XXXXXX XXXXX 2020

XXXXXX

344,4

400.000

$ 131.852.000

329,63

0,96

INVITACION XXXXXXX Xx.

00 XX 0000

XXXXXXX XX XXXXXXXX

346,5

400.000

$ 119.000.000

$ 297,50

0,86

XXXXXXXX Xx. 00 XX 0000

XXXXXXX XX XXXXXX

344,4

360.000

$ 110.206.800

306,13

0,89

CONCOCATORIA PÚBLICA 001-2020

LOTERÍA XXX XXXXX

363

340.000

$ 116.524.800

342,72

0,94

PROMEDIO VALOR CENTIMETRO CUADRADO SORTEOS PROMOCIONALES

0,90

ESTUDIO DE PRECIOS SORTEO EXTRAORDINARIO
PROCESO	ENTIDAD	MEDIDAS (cms2)	CANT. BILLETES	VALOR POR SORTEO	VALOR UN.	VALOR cm2
INVITACION XXXXXXX Xx. 00 XX 0000	XXXXXXX XX XXXXXXXX	313,5	900.000	$ 293.561.100	326,18	1,04
IP 001 DE 2019	LOTERÍA DE BOYACÁ	301	1.000.000	$ 436.000.000	436,00	1,45
XXXXXXXX Xx. 00 XX 0000	XXXXXXX XX XXXXXX	300	950.000	$ 375.725.000	395,50	1,32
COTIZACIÓN CADENA JUNIO 2020	CADENA	313,5	900.000	$ 293.562.000	326,18	1,04
COTIZACIÓN XXXXXX XXXXX 2020	XXXXXX	313,5	1.000.000	$ 536.600.000	536,6	1,71
PROMEDIO VALOR CENTIMETRO CUADRADO SORTEOS EXTRAORDINARIO						1,31

En tal virtud, vistas y analizadas todas las variables arriba expuestas y por todos los motivos, consideraciones anteriormente expuestos y teniendo en cuenta las políticas económicas del estado para el 2020; el miramiento de la salvaguardia de los requerimientos financieros de la entidad para la obtención de precio promedio incluido IVA en impresión de billeteria para la vigencia del 2020 se adopta dicho presupuesto así:

4.3. PRESUPUESTO OFICIAL:

Teniendo en cuenta lo descrito en el estudio antes referenciado el presupuesto oficial para llevar a cabo el presente proceso contractual asciende a la suma de TRES MIL TRES MILLONES SEISCIENTOS SETENTA Y DOS MIL DOSCIENTOS CUARENTA PESOS M/L ($3.003.672.240,00) incluido IVA

La LOTERÍA DE BOYACÁ cuenta con la Disponibilidad Presupuestal para atender el gasto que se derive del presente proceso de selección, según consta Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 9408 del 25 xx xxxxxx de 2020, con cargo a los siguientes rubros presupuestales:

En porcentaje:

CODIGO	RUBRO	PORCENTAJE
22019809	Impresión Billetería	95%
2201989805	Transporte de Billetería	5%

En Pesos:

CODIGO	RUBRO	EN PESOS
22019809	Impresión Billetería	$2.853.488.628
2201989805	Transporte de Billetería	$150.183.612

TIPO DE SORTEO	# DE SORTEOS
PROMOCIONAL 3 F	6
PROMOCIONAL 1 F	3
ORDINARIOS	27
EXTRAORDINARIO	1
ORDINARIOS 1F	2
PROMOCIONAL 2F	2
TOTAL SORTEOS	41

Nota: La impresión estimada en materia de billetería para la Lotería de Boyacá, para la vigencia del contrato es de sorteos, discriminados así: sorteo ordinario 3 fracciones, sorteo promocional de 3 fracciones, sorteos promocionales de 1 fracción, sorteo ordinario de 1 fracción, sorteo promocional de 2 fracciones y sorteo Extraordinario:

4.4. TIEMPO DE EJECUCIÓN Y FORMA DE PAGO.

4.1. TIEMPO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución del contrato será del sorteo 4336 del 07 de noviembre de 2020 hasta el sorteo 4374 del 31 de julio de 2021, para un total de 40 sorteos y 1 Extraordinario.

4.2. FORMA DE PAGO: Los valores causados a favor del contratista con ocasión de la ejecución del contrato, le serán cancelados, posteriormente a cada sorteo en un término no superior a 10 días hábiles, previa presentación de las respectivas facturas en original y dos (2) copias, acompañadas de la constancia del pago de los aportes parafiscales y de seguridad social de sus empleados; las cuales en todos los casos deben contar con el visto bueno del supervisor del contrato en señal de que el servicio contratado a sido recibido a plena satisfacción de la entidad.

CAPITULO V

5.1. CONDICIONES DEL CONTRATO.

5.1.1. CONSIDERACIONES PREVIAS.

Con la sola presentación de la propuesta el proponente se obliga a tener toda la disponibilidad administrativa, de gestión, técnica, operativa y al cumplimiento de las normas técnicas necesarias para su correcta ejecución.

5.1.2. DURACIÓN:

Será el equivalente al plazo de ejecución del contrato el cual va del sorteo 07 de noviembre de 2020 hasta el sorteo 4374 del 31 de julio de 2021, para un total de 40 sorteos y 1 Extraordinario.

5.1.3. SUPERVISIÓN:

La Vigilancia en la ejecución del contrato Será ejercida por la Subgerente Comercial y Operativa, quien desarrollará esta función de conformidad con el Manual de Supervisión adoptado por la Lotería mediante resolución No. 209 de 2020.

5.1.4. ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL DEL CONTRATO Y ACTA DE LIQUIDACIÓN.

Dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la finalización del término de ejecución del contrato, el Contratista deberá entregar al Supervisor del contrato un informe final en el cual hará una relación detallada de lo acontecido en la ejecución del contrato y su estado financiero; como resultado se levantará un acta de liquidación que será suscrita por el contratista, la cual llevará el visto bueno del supervisor y el representante legal.

El informe deberá contener las recomendaciones especiales que el Contratista crea convenientes para la adecuada ejecución de futuros contratos.

Recibido el informe, dentro de los diez (10) días calendario siguientes, el supervisor del contrato deberá remitirlo, junto con una evaluación de gestión y resultados y los saldos financieros a favor o en contra, a la Gerencia de la Lotería de Boyacá.

5.1.5. FIRMA Y PERFECCIONAMIENTO.

El proponente favorecido con la adjudicación del contrato se compromete a suscribirlo una vez se le comunique tal circunstancia y a constituir a favor de la LOTERÍA DE BOYACÁ, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de perfeccionamiento del mismo.

En el evento en que el adjudicatario no suscriba el contrato en el término previsto, la Lotería de Boyacá, mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad.

El contrato se perfecciona con la suscripción por las partes. Para su ejecución se requiere de la aprobación, por parte de la Lotería, de la garantía única de constituida por el contratista y del registro Presupuestal.

El contratista tendrá a su cargo los costos inherentes a impuestos, tasas o contribuciones, en las proporciones determinadas por la Ley así como aquellos que el departamento haya determinado a través de la Asamblea que tengan como hecho generador la suscripción del contrato, así como la garantía única, en general los costos directos e indirectos que conllevaron a la ejecución del contrato, como los derivados de la ejecución misma.

5.1.6. APORTES PARAFISCALES

El contratista deberá dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 18 del acuerdo 002 de 2016, en lo que refiere al pago de los aportes parafiscales.

5.1.7. LIQUIDACIÓN FINAL.

La liquidación del contrato se efectuará de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 002 de 2016.

5.1.8. GARANTÍAS.

Garantía para cubrir los riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales

El Proponente favorecido con la adjudicación del contrato constituirá, a favor de la Lotería de Boyacá como mecanismo de cobertura del riesgo derivado del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales, cualquiera de las garantías autorizadas por el Decreto 1082 de 2015, a saber: (1) Contrato de seguros contenido en pólizas, (2) Patrimonio autónomo y (3) Garantía bancaria, con el fin de cubrir los perjuicios derivados de las obligaciones, así:

Descripción	Cuantía	Vigencia
Vigencia Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal	20% del valor total del contrato	Igual al plazo del contrato y 4 meses mas
Pago de salarios y prestaciones sociales, e indemnizaciones laborales.	5% del valor total del contrato	Igual al plazo del contrato y 3 meses mas
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes	20% del valor del contrato	Igual al plazo del contrato y 4 meses mas

En la GARANTÍA ÚNICA se dejará expresa la siguiente constancia:

En el evento en que no se llegare a liquidar el contrato dentro del término previsto de cuatro (4) meses, después de terminado el plazo de ejecución del mismo, se ampliará la vigencia de la garantía única para el amparo de Cumplimiento por un término de 24 meses más, de conformidad con el Artículo 11° de la Ley 1150 de 2007.

Para este efecto, el supervisor deberá verificar el cumplimiento de esta obligación y requerir oportunamente al contratista de ser necesario, para que proceda a la ampliación de la vigencia de la garantía, en cuyo caso, los gastos que se deriven de la ampliación de la vigencia de la garantía también deberá asumirlos el contratista.

La garantía deberá ajustarse siempre que se produzca alguna modificación en el plazo y/o valor del contrato o en el evento en que se produzca la suspensión temporal del mismo y en general, cuando se produzcan eventos que así lo exijan

Reposición de la garantía: El contratista deberá reponer el monto de la garantía cada vez que, en razón de las multas o sanciones impuestas, el mismo se disminuyere o agotare. Si el contratista se negare a constituir o a reponer la garantía exigida la Lotería de Boyacá podrá dar por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que haya lugar a reconocer o pagar indemnización alguna.

Se hace expresa advertencia a los oferentes que LA LOTERIA E BOYACA exigirá estas garantías a los adjudicatarios, cualquiera que sea su naturaleza jurídica, sin excepción alguna.

El contratista asumirá por su cuenta y riesgo, todos los imprevistos tanto económicos como físicos que conlleve la ejecución del contrato.

Por lo anterior, deberá calcular los costos de estos imprevistos y proveerse de los seguros pertinentes.

PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

El contratista se obliga a constituir garantía de responsabilidad civil extracontractual, que no podrá ser inferior a 400 SMMLV, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.3.17 del Decreto 1082 de 2015; la vigencia de esta garantía deberá ser igual al periodo de ejecución el contrato.

PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL PROFESIONAL:

La póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual deberá presentar cláusula de no cancelación o no revocación a noventa (90) días.

El Proponente favorecido con la adjudicación del contrato constituirá, a favor de la “Lotería de Boyacá”, póliza de seguro de Responsabilidad Civil Profesional otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, que las protejan de las eventuales reclamaciones de terceros por los errores u omisiones del contratista con ocasión de la impresión y distribución de la billetería

DESCRIPCION	CUANTIA	VIGENCIA
Responsabilidad civil profesional	$8.000.000.000	Igual al plazo de ejecución del contrato

5.1.9. OBLIGACIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA:

Del Contratista:

a) El contratista está obligado a entregar la cantidad de billetes a imprimir durante la ejecución del contrato, existen cuatro tipos de sorteos: sorteo ordinario 3 fracciones, sorteo promocional de 3 fracciones, sorteos promocionales de 1 fracción, sorteo ordinario de 1 fracción, sorteo promocional de 2 fracciones y sorteo Extraordinario.

b) El contratista está obligado a entregar el Billete ordinario y promocional que estará compuesto de una (1) hoja o tira de billete. Cada tira de billete tendrá fracciones y cabezote. Se requiere alta diversidad de tintas y colores (CMYK) y tintas especiales (Pantones); igualmente, una tecnología que garantice la seguridad del billete para distinguir adulteración o falsificación. Este punto se refiere a una carta de colores suficientemente amplia, para que el color no se repita por lo menos en diez (10) sorteos consecutivos.

c) El contratista está obligado a entregar la Calidad de la Impresión, a calidad debe ajustarse a las especificaciones establecidas en el presente estudio de conveniencia y pliego de condiciones, las cuales no se podrán ver afectadas por ninguna circunstancia del proceso de impresión, como traslados de sede y cambios en la tecnología de impresión. En caso de que ningún oferente satisfaga las exigencias definidas en materia de calidad, dicha invitación se dará como desierta.

d) El contratista está obligado a entregar las Tintas del billete deberá contener mínimo dos tintas UV, mínimo cuatro tintas de seguridad (Fluorescencia, Con, Termocromática e Hipoclorito) características de seguridad para la billetería, que garanticen mecanismos para prevención de adulteración, fotocopiado entre otros y tintas base agua para el fondo, que permitan una gama de combinaciones de colores más vivos, siendo más respetuosas con el medio ambiente que las tintas solventes y la tinta a utilizar en el reverso debe ser UV negra. Tiras de Control: Las tiras de control de los números premiados del respectivo sorteo se enviarán a la Lotería de Boyacá por medio magnético o físico, en la mañana del día hábil siguiente al sorteo, previo envío por correo electrónico de los números ganadores por parte de la Lotería de Boyacá al CONTRATISTA.

e) El contratista está obligado a entregar la perforación de los billetes deberán tener perforaciones especiales en forma horizontal; entre el billete, fracciones y la tira de control se hará un corte de guillotina de tal precisión que no presente variaciones en las líneas de los rayados de seguridad y que permita total facilidad en su

desprendimiento. La perforación que existe entre cada fracción que compone el billete y el cabezote debe ser en forma horizontal.

f) El contratista está obligado a entregar el empaque de la billetería de conformidad con la mezcla que oportunamente suministra la entidad contratante, de acuerdo a los cupos y cantidades asignados a los distribuidores dentro y fuera del Departamento de Boyacá, debidamente protegida y rotulada en las siguientes especificaciones: Lotería de Boyacá, nombre y dirección del distribuidor, Ciudad y teléfono, número y fecha del sorteo, cantidad de billetes. De igual manera, todos los paquetes contentivos de los billetes se deben entregar a los distribuidores, empacados y en cada paquete se debe visualizar un sticker u otro elemento que indique el listado del consecutivo de los números entregados por caja, discriminados de acuerdo al orden de impresión enviado por la Lotería de Boyacá. Una vez se terminen los despachos de cada sorteo, el sobrante se debe relacionar a la Lotería de Boyacá, para que autorice su destrucción, para lo cual el impresor mediante un acta dejara constancia relacionada de la ejecución del proceso.

g) El contratista está obligado a verificar la autenticidad con su personal y bajo su responsabilidad económica que esto genere, certificara la autenticidad de las fracciones y/o billetes del premio mayor y premios secos a partir de 20 millones de pesos, en adelante, o cualquier billete o fracción premiados que solicite el contratante.

h) El contratista está obligado a que se le aprueben las artes correspondientes a los sorteos a imprimir, serán aprobadas sobre las propuestas que el contratista deberá remitir al contratante con un mes o cuatro (4) sorteos de anticipación a la impresión de la producción del sorteo, igualmente deberá remitir certificación de las tintas de seguridad impresas en cada sorteo.

i) El contratista está obligado a garantizar mecanismos para prevención de adulteración, fotocopiado entre otros en materia de tintas y diseño.

j) Al contratista se le entregara la mezcla por parte de la LOTERIA DE BOYACA, hará entrega de la mezcla en dos archivos planos, protegidos, uno con la información totalizada por distribuidor y sucursal (cupos) y otro con el detalle de números y serie asociados a cada distribuidor (mezcla) indicando además el orden de la numeración a entregar al distribuidor por medio magnético, con cuatro (4) semanas de anticipación al contratista, y la entidad podrá solicitar todos los cambios que considere necesario realizar de acuerdo a los cupos y cantidades asignados a los distribuidores dentro y fuera del Departamento de Boyacá. Para sorteos ordinarios es responsabilidad del contratista verificar a través de un proceso automatizado que los archivos de mezcla, remitidos por el personal de la Lotería de Boyacá, estén correctamente definidos, para lo cual debe verificar que no exista el mismo número con serie repetido y que la cantidad relacionada en el archivo de cupos corresponda con la cantidad indicada en el correo. Se debe confirmar recibido; teniendo presente si en el término de 48 horas no hay manifestación alguna esta quedara en firme.

k) Al contratista se le entregara la mezcla por parte de la LOTERIA DE BOYACA, hará entrega de la mezcla en dos archivos planos, protegidos, uno con la información totalizada por distribuidor y sucursal (cupos) y otro con el detalle de números y serie asociados a cada distribuidor (mezcla) indicando además el orden de la numeración a entregar al distribuidor por medio magnético, con cuatro (4) semanas de anticipación al contratista, y la entidad podrá solicitar todos los cambios que considere necesario realizar de acuerdo a los cupos y cantidades asignados a los distribuidores dentro y fuera del Departamento de Boyacá. Para sorteos promocionales, se remite un archivo de Excel, que contiene la premiación a ofertar a través de los diferentes canales de comercialización, como son: Impreso Portal y virtual, en el cual se debe verificar el ítem denominado “Impreso”, confrontando el archivo de texto del plan de premios del promocional raspa versus el archivo de Excel, verificando que la cantidad y valor sea igual en ambos. Se debe confirmar recibido; teniendo presente si en el término de 48 horas no hay manifestación alguna esta quedara en firme y bajo la responsabilidad del impresor."

l) Al contratista se compromete a contar con un software que genere aleatoriamente en tiempo de impresión, la distribución de los premios promocionales dentro del universo de números a imprimir, recibe como información de entrada dos archivos planos protegidos, con la configuración de los raspa (código, descripción y cantidad), en un archivo viene la información de la cantidad de promocionales premios asignados al cliente final de lotería y en el otro archivo está la cantidad de premios para el xxxxxx, la información dela ubicación de los premios del promocional dentro de la mezcla de números a imprimir, no debe ser guardada en ninguna base de datos de la firma impresora, sólo se permite almacenar dicha información en un archivo encriptado y restringiendo el acceso al mismo en un equipo específico, con medidas de custodia dentro de la firma impresora. Al siguiente día hábil de realizado el sorteo el proveedor de impresión debe reportar la información de qué números tenían asociado un premio promocional, con esta información se realiza el escrutinio en la Lotería de Boyacá.

m) El contratista se obliga a que la impresión oculta o con reserva, más comúnmente llamada "scratch off" de los promocionales raspa debe realizarse de manera continua e inmediatamente después de realizado el proceso de impresión de la información variable en el billete, garantizando que no exista posibilidad de que una persona puede leer la ubicación de los premios de manera accidental en el proceso de impresión de la billetería.

n) El contratista está obligado a que en un tiraje de un sorteo con promocional se debe permitir que asistan dos funcionarios de la Lotería de Boyacá que la gerencia designe para la verificación y conocimiento de cada una de las medidas de seguridad y de las características antes descritas, por lo anterior teniendo en cuenta el cronograma de impresión se informara de manera previa por parte de la gerencia el día hora y número de funcionarios a asistir a dicha visita a la planta. De igual forma Control Interno y/o el Supervisor del contrato de la entidad, apoyados por el área de sistemas, tendrán acceso a verificar el proceso de encriptación y custodia de los archivos que contienen la información de ubicación de los premios del promocional dentro de la mezcla de números a imprimir.

o) El contratista está obligado a que el software de repartición aleatoria de premios en la mezcla debe garantizar que: todos los premios deben quedar impresos. No puede imprimirse más premios de lo estipulado en el plan de premios promocional para ese sorteo. Los códigos asociados al premio deben ser los informados por la Lotería de Boyacá. Cada premio xx xxxxx tendrá asociado un código xx xxxxxx que contendrá de manera encriptado la información del sorteo y del tipo de premio que contiene, el algoritmo de almacenamiento de la información encriptado en el código xx xxxxxx no debe ser conocido por personal de la Lotería de Boyacá, pero sí debe generarse un mecanismo electrónico de consulta (Software) que permita al funcionario encargado, pagar y validar premios en la Lotería de Boyacá antes del día del sorteo. En otras palabras como el archivo con toda la información de la ubicación de los premios y su código xx xxxxxx sólo llega a la Lotería de Boyacá después de jugado el sorteo, se requiere un programa adicional que habilite la consulta de los premios y que además guarde la auditoría de los códigos xx xxxxxx consultados, fecha y usuario que lo hizo.

p) El contratista está obligado a que la distribución de la billetería se entregue a cada uno de los distribuidores autorizados por la Empresa contratante por medio del contratista, con una antelación de nueve (9) días a la fecha de realización del sorteo en los sitios previamente indicados por la Lotería de Boyacá. La billetería del Sorteo Extraordinario se entregará a cada uno de los distribuidores autorizados por la Empresa contratante por medio del contratista, con una antelación de sesenta

(60) días a la fecha de realización del sorteo Extraordinario en los sitios previamente indicados por la Lotería de Boyacá. La pérdida, hurto, daños, deterioro, billetes dobles, faltantes, extravío, será responsabilidad del contratista y responderá por su valor, tomando como base, el costo comercial del billete al público apostador.

q) El contratista está obligado a suministrar las guías de abastecimiento y recolección de cada uno de los sorteos a cada uno de los distribuidores acreditados por la

Lotería de Boyacá y para lo cual deberá llevar un registro detallado de cada despacho y de recolección de la billetería devuelta por el distribuidor tanto para los billetes no vendidos como premiados.

r) El contratista está obligado a la custodia de la billetería, el contratista impresor responderá solidariamente por cualquier conducta irregular de uno de sus representados o de un tercero incluyendo la empresa de transporte o mensajería, que implique detrimento patrimonial, comercial, de imagen o económica para la entidad contratante, anotando que la cadena de custodia y la responsabilidad inherente del impresor parte desde la entrega de la mezcla para cada lote de producción del sorteo hasta la entrega efectiva al distribuidor, lo cual se amplía cuando se efectúa actividades de recolección de devolución de billetería teniendo el dominio y responsabilidad del manejo de títulos valores hasta la de destrucción de los billetes.

s) El contratista está obligado a la recolección devolución de la billetería no vendida, por los distribuidores que comercializan la Lotería de Boyacá en el País, será reclamada en sus respectivas agencias, directamente por el contratista ò por la empresa transportadora escogida por el contratista, mediante órdenes de guía anotando claramente la hora y día de recolección, el cual debe ser antes de las 9:30 pm del día en que juega el sorteo. El contratista responderá económicamente por la billetería devuelta, que no sea recogida antes de la hora señalada. (Excepto cuando no sea entregada al contratista oportunamente y a la hora señalada por el distribuidor, que para este caso será él el responsable). El funcionario representante de la empresa asignada por el contratista para su recolección, debe acreditar ante el distribuidor su credencial y dotación que lo identifique como competente para realizar dicha función. En caso de cambio de funcionario xx xxxx o de la empresa transportadora, se debe reportar a la Lotería de Boyacá, con suficiente tiempo para informar al distribuidor.

t) El contratista está obligado a realizar la recolección premios, la billetería premiada de los distribuidores que comercializan la Lotería de Boyacá en el País, será recogida directamente por el contratista o por la empresa transportadora escogida por el contratista y entregada a la sede principal de la Lotería de Boyacá, entre los días lunes y martes; y el día miércoles cuando exista un día festivo. En caso de presentarse la pérdida, hurto, extravío de la billetería bajo la responsabilidad del contratista, éste reintegrará a la Lotería de Boyacá su valor tomando como base el valor del premio remitido por el distribuidor. La billetería no vendida y la billetería premiada se deberán embalar independientemente, por ninguna circunstancia la devolución puede venir mezclada con los premios.

u) El contratista está obligado a contar y colocar en marcha en caso de ser necesario el plan de contingencia, como medida de seguridad y protección de la billetería debe presentar un plan de contingencia, cuyo objetivo es que permita subsanar inconvenientes que se generen durante la ejecución del contrato y que puedan afectar el normal proceso de impresión del producto final, dicho plan deberá estar disponible durante toda la ejecución del contrato, con el fin de dar respuesta a posibles contingencias a hechos extraordinarios, y deberá tener presente diferentes variables criticas como son entre otras: Bodegaje para insumos, área de diseño gráfico, Pre prensa, Prensa, Producto Terminado, planta eléctrica de contingencia, transporte, acceso restringido, cámaras de seguridad y monitoreo las 24 horas. Las actividades de control y fiscalización que se ejecuten en el marco del contrato de billetería y que impliquen desplazamiento a la sede de la casa Impresora, los costos serán asumidos por el contratista. El oferente tendrá que presentar un plan de contingencia, cuyo objetivo es que permita subsanar inconvenientes que se generen durante la ejecución del contrato y que puedan afectar el normal proceso de impresión del producto final. Este plan de contingencia debe ser planteado, diseñado, establecido, probado y monitoreado bajo normas de industria, como por ejemplo la ISO 27001:2013, ISO 9000 o ISO 14298 (Art. 31 Decreto 3034 de 2013). Dicho plan deberá estar disponible durante toda la ejecución del contrato, con el fin de dar respuesta a posibles contingencias o hechos extraordinarios, y deberá tener presente diferentes variables críticas como son entre otras: Bodegaje

para insumos, área de diseño gráfico, Pre prensa, Prensa, Producto Terminado, planta eléctrica de contingencia, transporte, acceso restringido. Este plan de contingencia plantea dar continuidad al negocio, ya sea a través de planta de producción propia o mediante un acuerdo o contrato de colaboración empresarial con un tercero. En ambos casos debe acreditarse la condición y manifestación expresa xxx xxxxxxx, de tener conocimiento xxx xxxxxx de condiciones y su aceptación. El tercero referenciado anteriormente, deberá tener experiencia en impresión de juegos de suerte y azar y/o títulos valores.

v) Reemplazar los productos defectuosos o que no cumplan con las especificaciones técnicas exigidas por la Entidad.

w) Garantizará el cumplimiento de las características físicas de los productos los cuales deberán ser entregados en excelentes condiciones.

x) Cumplir con las normas constitucionales, legales y reglamentarias vigentes.

y) Suministrar la información necesaria a la LOTERIA o a cualquier otra autoridad competente cuando ésta la requiera, así como informar toda irregularidad que se esté presentando, respecto de la ejecución del contrato

z) Suministrar la información relacionada con el desarrollo del objeto del contrato, inmediatamente lo solicite LA LOTERIA DE BOYACA.

aa) Garantizar que en todo momento el personal sea calificado e idóneo y con experiencia en el manejo de todo lo relacionado con la ejecución del contrato.

bb) Xxxxxxx en forma inmediata los reclamos y sugerencias hechas por el supervisor del contrato o quien haga sus veces.

cc) Reportar oportunamente al supervisor del contrato asignado por la Lotería de Boyacá, hechos y circunstancias que llegaren a ocurrir durante el desarrollo del contrato.

dd) Responder ante la Lotería de Boyacá y ante terceros por reclamos, demandas o costos que puedan surgir por daños o lesiones a personas o bienes de la Entidad o de terceros, ocasionados por actos, hechos u omisiones del contratista, sus empleados o delegados en desarrollo de la labor encomendada.

ee) Presentar Informe mensual de ejecución del contrato.

ff) Cumplir con las obligaciones del sistema de seguridad social y aportes parafiscales cuando a ello hubiere lugar y realizar los pagos de conformidad con el contrato.

gg) Cumplir a cabalidad todas y cada una de las especificaciones técnicas descritas y exigidas en los documentos emitidos por el contratante durante todo el proceso contractual, para el óptimo cumplimiento del objeto del mismo.

hh) Facilitar la labor de supervisión dando respuesta oportuna a las observaciones o requerimientos que se realicen.

ii) Informar oportunamente al CONTRATANTE cuando exista o sobrevenga alguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la constitución y la ley.

xx) Reportar la información relacionada con la ejecución o que tenga incidencia en ella, de acuerdo con las reglas del contrato y las normas que lo regulan, cuando sea requerida por La Lotería de Boyacá o por el SUPERVISOR, adicionalmente a los informes que regularmente deben presentar.

kk) Asumir con cargo a sus recursos, la totalidad de los costos de legalización del contrato, así como de los impuestos, tributos, tasas, contribuciones y/o aranceles que con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del mismo se generen.

ll) Mantener vigentes las garantías otorgadas, inclusive hasta la finalización del contrato y con posterioridad al vencimiento, durante las vigencias establecidas para las mismas.

mm) Responder por el cumplimiento pleno de sus obligaciones, según el contrato.

nn) Las demás que tengan relación directa con la naturaleza y objeto del contrato.

oo) La Lotería de Boyacá se reserva el derecho de contratar la impresión, distribución, recolección y custodia que requiera para otros productos durante la ejecución del contrato.

pp) Reemplazar los productos defectuosos o que no cumplan con las especificaciones técnicas exigidas por la Entidad.

qq) Garantizará el cumplimiento de las características físicas de los productos los cuales deberán ser entregados en excelentes condiciones.

rr) Suministrar la información relacionada con el desarrollo del objeto del contrato, inmediatamente lo solicite LA LOTERÍA DE BOYACÁ

ss) Garantizar que en todo momento el personal sea calificado e idóneo y con experiencia en el manejo de todo lo relacionado con la ejecución del contrato.

tt) Xxxxxxx en forma inmediata los reclamos y sugerencias hechas por el supervisor del contrato o quien haga sus veces

uu) Reportar oportunamente al supervisor del contrato asignado por la Lotería de Boyacá, hechos y circunstancias que llegaren a ocurrir durante el desarrollo del contrato.

vv) Presentar Informe mensual de ejecución del contrato.

ww) Cumplir con las obligaciones del sistema de seguridad social y aportes parafiscales cuando a ello hubiere lugar y realizar los pagos de conformidad con el contrato.

xx) Cumplir a cabalidad todas y cada una de las especificaciones técnicas descritas y exigidas en los documentos emitidos por el contratante durante todo el proceso contractual, para el óptimo cumplimiento del objeto del mismo.

yy) Informar oportunamente al CONTRATANTE cuando exista o sobrevenga alguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la constitución y la ley.

zz) Presentar Certificado que evidencie que la empresa implementa el SG-SST avalado por la ARL o un especialista en el área, anexando la identificación del riesgo, el profesiograma y el plan de capacitación de utilizado por el personal que participe en el desarrollo del objeto contractual.

aaa) Reportar la información relacionada con la ejecución o que tenga incidencia en ella, de acuerdo con las reglas del contrato y las normas que lo regulan, cuando sea requerida por La Lotería de Boyacá o por el SUPERVISOR, adicionalmente a los informes que regularmente deben presentar.

bbb) Asumir con cargo a sus recursos, la totalidad de los costos de legalización del contrato, así como de los impuestos, tributos, tasas, contribuciones y/o aranceles que con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del mismo se generen.

ccc) Mantener vigentes las garantías otorgadas, inclusive hasta la finalización del contrato y con posterioridad al vencimiento, durante las vigencias establecidas para las mismas.

ddd) Responder por el cumplimiento pleno de sus obligaciones, según el contrato.

eee) Las demás que tengan relación directa con la naturaleza y objeto del contrato.

5.1.10. OBLIGACIONES DE LA LOTERÍA DE BOYACÁ:

a) Suministrar la información necesaria relacionada con el cumplimiento de las especificaciones técnicas requeridas.

b) Realizar el pago del contrato según la forma establecida en el contrato.

c) Poner a disposición del Contratista la información necesaria para el desarrollo de las actividades que se requiera ejecutar.

d) Prestar apoyo en las actividades, eventos y servicios organizados en desarrollo del programa.

e) Las asignadas por el Supervisor en cumplimiento del Objeto Contractual.

6. CRONOGRAMA DEL PROCESO.

Actividad	Fecha y lugar
Aviso Invitación	El día Diez (10) de Septiembre de 2020

Publicación, estudios previos y pliegos en la página Web del portal de contratación y la página de la Entidad.

Portal Único de Contratación, xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx

Se realizarán el día diez (10 ) de Septiembre y se fija por el termino de cinco (05) días hábiles, es decir hasta el día diecisiete (17) de Septiembre de 2020, los cuales pueden ser consultados en la Oficina Jurídica de la Empresa Industrial y Comercial del orden Departamental -Lotería de Boyacá - ubicada en el tercer piso de la sede Principal, Xxxxx 00 Xx. 0-00 xx Xxxxx (Xxxxxx, pagina web de la Entidad xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx y portal de contratación

xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx .

Observaciones al pliego de condiciones

Se podrán presentar observaciones al pliego desde el día diez (10 ) de Septiembre al día quince (15) de Septiembre de 2020, hasta las 10: 00 a.m. las cuales deben ser a través del correo

xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.

Respuesta Observaciones al proyecto de pliegos.

El comité de contratación de la lotería de Boyacá, dará respuesta a las observaciones el día dieciséis (16) de

Septiembre de 2020.

Publicación de adenda

Se realizará el día diecisiete (17) de Septiembre de 2020

Audiencia de cierre y entrega de propuestas.

Se recibirán propuestas hasta el día dieciocho (18) de Septiembre de 2020, las cuales deben ser radicadas en la oficina de correspondencia y archivo; luego entregadas a la oficina jurídica de la Lotería de Boyacá, ubicada en el tercer piso de la calle 19 Nro9-35 de la ciudad de Tunja a más tardar a las 10:00

am de este mismo día.

Revisión, evaluación y publicación de las propuestas por el Comité de

contratación.

El día veintidós (22) de Septiembre de 2020, se publicara en la página web de la Entidad y portal de contratación.

Observaciones a la evaluación de las propuestas.

Desde el día veintidós (22) y hasta el veinticinco (25) de Septiembre de 2020, hasta las tres (3:00) Pm, a través del correo xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx el cual debe ser

confirmado.

Respuesta Observaciones presentadas a la evaluación.

Sera el día veintiocho (28) de Septiembre de 2020. El comité presentará respuestas y recomendará a la gerencia.

Resolución de adjudicación del proceso contractual.

Sera el día veintinueve (29) de Septiembre de 2020, se

efectuará Publicación página web de la entidad y portal único de contratación.

Suscripción y legalización del contrato

Suscripción del contrato dentro de los tres (03) días hábiles siguientes a la adjudicación del contrato.

CAPITULO VI

6.1. VEEDURÍAS CIUDADANAS

De conformidad con lo preceptuado en la Ley 850 de 2003, articulo 103, 270 y 369 Constitución Política de Colombia, el presente proceso está sujeto a la participación de las veedurías ciudadanas, quienes podrán intervenir en la etapa precontractual, contractual y post-contractual, a través de los mecanismos allí indicados, en concordancia con lo dispuesto en la Ley 850 de 2003. En los anteriores términos quedan convocadas estas Veedurías Ciudadanas.

Por lo anterior, en cumplimiento de los principios que rigen la función administrativa contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, las veedurías ciudadanas, de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley 850 de 2003, podrán desarrollar su actividad en las etapas antes mencionadas, haciendo recomendaciones escritas y oportunas ante las instituciones que administran y ejecutan el contrato y ante los organismos del control del Estado, para buscar la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios públicos. Así mismo podrán intervenir en todas las audiencias que realicen durante el proceso. Las veedurías ciudadanas interesadas en el presente proceso de selección, podrán manifestar su interés a la Lotería de Boyacá, por escrito, en cualquier momento del proceso, con el fin de poner a su disposición la

información pertinente para ejercer la labor de veeduría; sin embargo, se procede anotar que la información se encontrará debidamente publicada en la página del SECOP y la página web de la entidad.

CAPITULO VII

ANEXOS DE LA PROPUESTA

ANEXO 1 MATRIZ DE RIESGOS ‌

En el análisis de riesgos La Lotería de Boyacá tomó como referencia la herramienta de valoración de riesgos contractuales, disponible en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública–SECOP, el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación y los documentos de Administración del riesgo de la Lotería de Boyacá, para evaluar los riesgos que combinan la probabilidad de ocurrencia y el impacto del evento así:

Para establecer la probabilidad de los riesgos se tuvieron en cuenta las siguientes categorías:

9.1 Riesgos Previsibles

Riesgo Previsible: El artículo 4o. de la Ley 1150 de 2007, de la distribución de riesgos en los contratos estatales, los pliegos de condiciones o sus equivalentes deberán incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación.

1.2 Análisis de riesgos

	CATEGORIA	VALORACION
PROBABILIDAD	Puede ocurrir excepcionalmente	Raro	1
	Puede ocurrir ocasionalmente	Improbable	2
	Puede ocurrir en cualquier momento futuro	Posible	3
	Probablemente va a ocurrir	Probable	4
	Ocurre en la mayoría de circunstancias	Casi cierto	5

El análisis de riesgos en los términos del numeral 6º del artículo 2.2.1.1.2.1.1., del Decreto 1082 de 2015, se encuentra en anexo al presente proceso. La Lotería de Boyacá tomó como referencia la herramienta de valoración de riesgos contractuales, disponible en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública–SECOP, el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación y los documentos de Administración del riesgo de la Lotería de Boyacá, para evaluar los riesgos que combinan la probabilidad de ocurrencia y el impacto del evento así:

Para establecer la probabilidad de los riesgos se tuvieron en cuenta las siguientes categorías:

En cuanto al impacto que puede tener cada riesgo, se tuvo en cuenta una cualificación cualitativa y cualificación monetaria, utilizando las siguientes categorías de valoración:

MPACTO
Calificación cualitativa	Obstruye la ejecución del contrato de manera intrascendente	Dificulta la ejecución del contrato de manera baja, aplicando medidas mínimas se puede lograr el objeto contractual	Afecta la ejecución del contrato sin alterar el beneficio para las altas partes	Obstruye la ejecución del contrato sustancialmente aun así permite la consecución del objeto del contractual	Perturba la ejecución del contrato de manera grave imposibilitando la consecución del objeto contractual
Calificación monetaria	Los sobrecostos no representan más del 1% del valor del contrato	Los sobrecostos no representan más del 5% del valor del contrato	Genera impacto sobre el valor del contrato entre el 5% y el 15%	Incrementa el valor del contrato entre el 15% y el 30%	Impacto sobre el valor del contrato en más del 30%
Categoría	Insignificante	Menor	Moderado	Mayor	catastrófico
Valoración	1	2	3	4	5

Para la Valoración del Riesgo se deben multiplicar las valoraciones de probabilidad e impacto, para obtener la valoración total del Riesgo

		IMPACTO
		Calificación cualitativa	cualitativa Obstruye la ejecución del contrato de manera intrascendente	Dificulta la ejecución del contrato de manera baja. Aplicando medidas mínimas se puede lograr el objeto contractual	Afecta la ejecución del contrato sin alterar el beneficio para las partes	Obstruye la ejecución del contrato sustancialme nte e pero aun así permite la consecución del objeto contractual	Perturba la ejecución del contrato de manera grave imposibilitando la consecución del objeto contractual
		Calificación monetaria	Los sobrecostos no representan más del 1% del valor del contrato	Los sobrecosto s no representa n más del cinco por ciento (5%) del valor del contrato	Genera impacto sobre el valor del contrato entre El cinco por ciento (5%) y el quince por ciento (15%)	Incrementa el valor del contrato entre el quince por ciento (15%) y el treinta por ciento (30%)	Impacto sobre el valor del contrato en más del treinta por ciento (30%)
	Categoría		Insignificante	Menor	Moderado	Mayor	Catastrófico
		Valoración	1	2	3	4	5
Probabilidad	Puede ocurrir excepcionalmente	raro	1	1	2	3	4	5
	Puede ocurrir ocasionalmente	Improbable	2	2	4	6	8	10
	Puede ocurrir en cualquier momento futuro	posible	3	3	6	9	12	15
	Probablemente va a ocurrir	probable	4	4	8	12	16	20
	Ocurre en la mayoría de circunstancias	Casi cierto	5	5	10	15	20	25

La categoría de los riesgos identificados son las siguientes:

VALORACION

CATEGORIA

TRATAMIENTO

13 a 25

Extremo

Tratar el riesgo. Un riesgo situado en esta zona de la matriz, significa que bajo ninguna circunstancia se deberá mantener, un riesgo con esa capacidad potencial de afectar la estabilidad de la empresa. Por ello estos riesgos requieren una atención inmediata o de alta Prioridad para buscar disminuir lo más pronto

posible su afectación

7 a 12

Alto

Tratar el riesgo. Un riesgo situado en esta zona de la matriz significa que se requiere desarrollar acciones prioritarias a corto plazo para su gestión, debido al

alto impacto que tendrían.

4 a 6

Medio

Retener el riesgo. Un riesgo situado en esta zona de la matriz, significa que, aunque deben desarrollarse actividades para la gestión sobre el riesgo, tienen una prioridad de segundo nivel, pudiendo ser a mediano plazo. Se deben mantener los controles existentes y la responsabilidad de la gerencia es

específica

1 a 3

Bajo

Retener el riesgo. Un riesgo situado en esta zona de la matriz, significa que la combinación Probabilidad-Consecuencia no implica una gravedad significativa, por lo que no amerita la inversión de recursos y no requiere acciones adicionales

para la gestión diferentes a las ya aplicadas en el riesgo. Se deben mantener los

controles existentes y se administra con procedimientos rutinarios

De acuerdo con el documento Compes 3714 la tipificación es “el proceso de caracterización de los riesgos que puedan preverse en las diferentes etapas del contrato, agrupándolos dentro de diferentes clases que presenten características similares. Así, la tipificación de los riesgos previsibles podrá consistir en la identificación de los distintos riesgos que pueden ocurrir durante la ejecución del contrato y su incorporación en una clase si ella existe”

La tipificación en el proceso contractual arrojó riesgos de los siguientes tipos:

a) De la naturaleza

b) Económico

c) Operacional

d) Regulatorio

e) Político

f) Tecnológico

La asignación del riesgo es el señalamiento que hace la Lotería de Boyacá de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo y su atención. La asignación se realiza siguiendo la directriz xxx Xxxxxx la cual indica que cada riesgo debe ser asumido por la parte que mejor lo pueda controlar y administrar. En este sentido el documento Compes 3107de2001 señaló que “Los principios básicos de la asignación de riesgos parten del concepto que estos deben ser asumidos: i) por la parte que esté en mejor disposición de evaluarlos, controlarlos y administrarlos; y/o ii) por la parte que mejor disponga de los medios de acceso a los instrumentos de protección, mitigación y/o diversificación”. Siguiendo la metodología de Colombia Compra Eficiente, a continuación se identifican los riesgos del Proceso de Contratación en la etapa de ejecución cuando se evidencian aquellos previsibles

No.

Xxxxx

Xxxxxx

Etapa

Tipo

Descripció n

Consecuencia

Probabilidad

Impacto

Valoracion del riesgo

Categoria

Mitigación

Tipificación

Asignación

General

Interna

Etapa

Operacional

Inadecuada

selección de

Una forma de

Este riesgo

Contratante

se asigna al

elaboración

propuestas que

mitigar este

se establece

contratante por

de estudios

no satisfagan las

riesgo por

tomando la

cuanto tiene la

previos de

necesidades de

parte de la

verificación

posibilidad de

convenienci

la entidad,

entidad es

cuidadosa de

mitigar el riesgo

a y

afectar la

que quien

los

verificando

oportunidad

gestión

elabora los

lineamientos

claramente la

y diseño de

institucional y

estudios

necesidad del

la futura

atrasar la

previos debe

requerimient

servicio,

contratación

adquisición de

tener claro la

os que se

realizando

bienes y

necesidad

deben tener

sondeo de

servicios

estatal y

para cumplir

precios y

contar con la

con el objeto

solicitando

autorización

contractual,

experiencia

de la gerencia

especifica

Extrem o

y el comité de contratación

elaboración del sondeo

quienes

precios en el

aprueban los

mercado

estudios

define

técnicos y la

claramente el

documentació

valor del

n del

contrato e

contrato, así

igualmente la

mismo se

experiencia

debe

especifica del

interactuar

contratista da

con jurídica

para que el

tranquilidad

estudio quede

de llevar un

ajustado a la

contrato que

modalidad

cumpla con

contractual que le

corresponde y la normatividad vigente.

la necesidad del servicio.

General

Externo

Ejecución

Naturaleza

Catástrofes

Pueden llevar a

Una forma de

Este riesgo

Contratista

Se asigna al

naturales

la perdida de la

mitigar este

se establece

Contratista por

que tienen

custodia en la

riesgo por

tomando

cuanto tiene la

un impacto

sede principal

parte de la

como

posibilidad de

desfavorable

del contratista y

Empresa

referente el

mitigar el riesgo

sobre la

del manejo de la

Impresora

documento

adquiriendo

ejecución

transportadora e

como

Conpes 3714

pólizas de

del contrato

interrupción de

responsable

de 2011, que

seguros que

terremotos,

la entrega de los

del contrato y

sobre este

amparen los

inundacione

billetes de la

tipo de

daños y definir

s, incendios

Lotería de

Mensajería, es

contingencias

la continuidad

que afectan

Boyacá en la

la adquisición

prevé que

del negocio.

el servicio

sede principal de

de seguros

son aquellas

los distribuidores

que cubran la

que se

suministro

en el país

causa,

presentan sin

de los

otorgada por

formularios

aseguradoras autorizadas

intervención o voluntad

por la

del hombre,

Superintende

en razón de

Extrem o

ncia Financiera de

Colombia.

lo cual se establecen

como

Otra forma es

eventos

contar con

ilustrativos

planes de

los

contingencia

terremotos,

que puedan

las

reducir el

inundaciones

riesgo, tener

y los

políticas de

incendios.

manejo en

custodia de

los billetes de

la lotería y

contar con

una empresa

transportador

a con

experiencia

en el manejo

de estos

elementos.

Especifico

Externo

Ejecución

Operacional

Falta de

Problemas de los

Una forma de

Se establece

Contratista

Se asigna al

vinculación

trabajadores

mitigar este

el Proceso de

Contratista por

oportuna o

para acceder a

riesgo por

Contratación

cuanto tiene la

incumplimie

los servicios de

parte de la

analizando

posibilidad de

nto del pago

salud requeridos

Entidad es

cada una de

mitigar el riesgo

al régimen

solicitando

sus etapas

adquiriendo

garantías para

desde la

pólizas de

seguridad

planeación

seguros

social

Medio

cumplimiento

hasta la

integral y de

del objeto

liquidación.

salarios de

contractual y

El artículo 4

los

pago de

de la Ley

trabajadores

salarios,

1150 de

prestaciones

2007 y en los

sociales e

términos del

indemnizacion

Decreto 1082

es laborales

de 2015.

General

Externo

Ejecución

Regulatorio

Cambios

Mayores cargas

La imposición

Consiste en

Contratista

Se asigna al

normativos

impositivas

de nuevos

Contratista por

pueden afectar

tributos, por

modificación

cuanto es una

naturaleza

la viabilidad

Alto

sí solo no

del régimen

manifestación

tributaria

financiera y

equivale al

impositivo

directa del

impartidos

operacional del

incumplimient

luego de

gobierno y se

por

negocio.

o automático

celebrado el

constituye un

Gobierno

del contrato,

Contrato,

hecho que debe

Nacional.

sino que se

bien sea en

acatar por

trata de una

tarifas, en

ambas partes

circunstancia

bases

imprevista.

gravables o

Por tal razón,

por la

deberá

aparición de

analizarse

un nuevo

cada caso en

tributo que

particular

afecta la

para

actividad

determinar la

dentro de la

existencia de

cual está

la afectación

inmerso el

grave de las

objeto del

condiciones

Contrato

económicas

del contrato a

raíz de la

aplicación de

la nueva

norma

impositiva

General

Externo

Ejecución

Político

Dificultades

Cesación de la

Este riesgo es

Este riesgo

Contratista

Se asigna al

de orden

operación y por

mitigado de

se tipifica de

Contratista por

público que

consecuencia de

dos formas,

acuerdo a la

cuanto tiene la

generen

la generación del

adquiriendo

descripción

posibilidad de

efectos

incumplimiento

seguros que

que del

mitigar el riesgo

económicos

de las

amparen los

mismo se

adquiriendo

adversos

obligaciones

daños en la

hace en el

pólizas de

por rebelión,

sede y planes

documento

seguros.

asonada,

Conpes 3714

guerra,

contingencia

de 2011 que

terrorismo,

que cumplan

sobre el

etc.,

con las

particular

afectando el

obligaciones

prevé: “son

contrato.

establecidas

aquellos que

Alto

en el

contrato.

se derivan

por cambios

de las

políticas

gubernament

ales que sean

probables y

previsibles,

tales como

cambios en

la situación

política que

tengan

impacto en la

ejecución del

contrato.”

General

Externo

Ejecución

regulatorio

Los efectos

Mayores cargas

Cambios y

Consiste en

Contratista

Se asigna al

favorables o

impositivas

variación de

Contratista por

desfavorable

pueden afectar

precios que

modificación

cuanto es una

s derivados

la viabilidad

generan

del régimen

manifestación

de las

financiera del

incrementos

impositivo

directa del

variaciones

contrato.

en la

luego de

gobierno y se

en los

papelería o

celebrado el

constituye un

precios por

tintas que

Contrato,

hecho que debe

el Gobierno

afectan la

bien sea en

acatar.

Nacional.

prestación del

tarifas,

servicio. Por

variación de

Alto

tal razón,

precios o por

deberá

la aparición

analizarse

de un nuevo

cada caso en

tributo que

particular

afecta la

para

actividad

determinar la

dentro de la

existencia de

cual está

la afectación

inmerso el

grave de las

objeto del

condiciones económicas.

Contrato

General

Externo

Ejecución

Operacional

Demora en los pagos

Demoras en el pago por la presentación incompleta de documentación por parte del contratista, conlleva a demoras en el suministro

Medio

Una forma de Mitigar el

riesgo por

parte del Contratante es la de verificar oportunament e la

documentació n presentada por el

contratista para los desembolsos.

Este riesgo

se presenta cuando hay demoras en el desembolso por que el contratista no presenta la documentaci ón completa que soporta el desembolso, como certificacione x xx xxx y salvo de aportes, informes que soportan los informes de supervisión, paz y salvo de

contribucione s entre otros

Contratante y Contratista

Supervisor o Interventor del Contrato y Contratista, por cuanto tienen la posibilidad de mitigar el riesgo con la revisión y verificación de documentos

Especifico

Externo

Ejecución

Operacional

Prestación deficiente del servicio que afecta

la entrega

de los

billetes de la Lotería de Boyacá en la sede principal de los distribuidore s en el país

Problemas con la entrega, deterioro y programaciones con la

transportadora contratada por el impresor

Extrem o

Una forma de mitigar el

riesgo el Contratista es realizando una contratación con una empresa especializada y reconocida en el medio, verificando, controlando y supervisando permanentem ente el

servicio prestado, con evidencias escritas de las acciones adelantadas

Este riesgo se establece en los

estudios previos y/o anexo técnico según, requisitos técnicos claros y

exigir una condición del recurso humano y técnico, experiencia, para que se presenten personas jurídicas capaces de

cumplir con el objeto de

contrato.

Contratista

Se asigna al Contratista por cuanto tiene la posibilidad de mitigar el riesgo realizando una supervisión constante a la ejecución del

contrato y cumpliendo con la calidad del servicio

General

Externo

Ejecución

Operacional

Cambios de sede y Falta mantenimie nto en los equipos mecánicos de impresión

Pueden conducir a la interrupción del servicio y tener incidencia sobre la

demanda.

Alto

Una forma de mitigar este

riesgo por

parte del Contratista está definido en informar oportunament e a la Contratante cambio de sede con el fin de

adelantar los planes de contingencia y definir los

planes de mantenimient o de los

equipos

Este riesgo se establece tomando como referente la operación al no cumplimento de los

parámetros de sempeño, calidad y originalidad de los

servicios especificados y al

mantenimien to de equipos

Contratista

Se asigna al Contratista por cuanto debe

cumplir todos los criterios de mantenimiento y calidad en la prestación del servicio

General

Externo

Ejecución

Operacional

Falta de realizar actividades programada s para la impresión, custodia y distribución de los

billetes de la Lotería de Boyacá en la sede principal de los distribuidore s en el país

Pueden conducir a la interrupción del servicio y tener incidencia sobre la

demanda.

Extrem o

Una forma de mitigar este

riesgo por

parte del Contratista está definido en la

programación de las

solicitudes de impresión y despacho para cumplir con las

obligaciones del contrato y estar atento a los requerimiento solicitados por la contratante

Este riesgo se establece tomando como referente la operación al no cumplimento de los

parámetros de desempeño, calidad y originalidad de los

servicios especificados y al

incremento abrupto de los

costos de

servicio, y suministro de información

real

Contratista

Se asigna al Contratista por cuanto debe

cumplir todos los criterios de programación y calidad en la prestación del servicio adquiriendo pólizas de

seguros que

amparen los

daños contra terceros

General

Externo

Ejecución

Operacional

Falta de conocimient o y

experiencia para la

prestación de los

servicios de impresión, custodia y distribución de los

billetes de la Lotería de Boyacá

Que no se cuente con el conocimiento y la experiencia necesaria para la prestación de los servicios objeto del contrato, afectan los recursos para la salud, demandas

Extrem o

Una forma de mitigar este

riesgo por

parte del Contratante está definido en los pliegos de condiciones y conocimiento xxx xxxxxxx, para lo cual se debe

solicitar experiencia como mínimo el total del valor del

contrato en los últimos tres años y en el mismo objeto contractual

Este riesgo se establece tomando como referente el conocimiento y experiencia del contratante con el fin de definir claramente la operación del negocio, para lo cual

deberá solicitar experiencia del proveedor en la impresión de los billetes de Lotería de Boyacá, o

valores

Contratante

Se asigna al Contratante por cuanto debe solicitar experiencia específica en

materia de impresión, custodia y despacho de la billeteria y recolección de la billetería no vendida.

Especifica

Externo

Ejecución

Operacional

Inobservanci a de las normas que rigen para el manejo de los Inventarios de papel

para la

impresión de los

billetes de la Lotería de Boyacá

Inobservancia de las normas que rigen el manejo de Inventarios y los responsables pueden ser

objeto de sanción contractual

Alto

Se establece teniendo presente la justificación que se determina en la normas internacionale s aplicables a este tipo de entidad sobre el manejo de inventarios (NIIF)

Consiste en Exigir en las obligaciones contractuales y/o, experiencia en materia registral y conocimiento s en materia del buen

manejo de los inventarios para la

impresión de los billetes de

la Lotería de Boyacá

Contratista

Se asigna al Contratista, por cuanto deberá acatar las obligaciones contractuales y manejo de inventarios

General

Externo

Ejecución

Operacional

Posibilidad de tintas de baja calidad para las seguridades en la

impresión de los

billetes de la Lotería de Boyacá

Pueden conducir a la interrupción del servicio y terminación del contrato

Extrem o

Una forma de mitigar este

riesgo por

parte del Contratista está definido en enviar los diseños autorizados por el

contratista con el fin de autorizar la impresión diseños, seguridades y cupos

Este riesgo se establece tomando como referente la mala planeación de rotación del inventario por parte del contratante, generando seguridades y el

cumplimiento en el

suministro y en la

escogencia de los

Contratante y Contratista

Se asigna a ambas partes

por cuanto

tienen la

posibilidad de mitigar el riesgo garantizando productos de buena calidad y definiendo el procedimiento de solicitudes

proveedores, igualmente la planeación, realizada por el contratante en los cupos definidos para los distribuidores

General

Externo

Ejecución

Operacional

Falta de insumos para la

elaboración los billetes de la Lotería de Boyacá disponible para el

suministro a los distribuidore s

Pueden conducir a la interrupción del servicio y terminación del contrato

Extrem o

Una forma de mitigar este

riesgo por

parte del Contratista teniendo buen stock o

inventarios para cumplir con el objeto del contrato

Este riesgo se establece tomando como referente la mala planeación de rotación del inventario por parte del contratista, generando demoras e incumplimien to en el suministro y en la

escogencia de los

proveedores

Contratista

Se asigna al Contratista por cuanto tiene la posibilidad de mitigar el riesgo garantizando stock de

inventarios y adquiriendo pólizas extracontractual es

General

Externo

Ejecución

Operacional

Baja calidad en los

elementos suministrado s a

los distribuidore s

de la Lotería de

Boyacá

Pueden llevar a la interrupción

en el

suministro y

demandas por

daños y

perjuicios.

Extrem o

Una forma de mitigar este

riesgo por

parte del Contratista, es la

adquisición elementos autorizados por el

Gobierno Nacional e importados legalmente si llegase al caso de los bienes suministrados

Este riesgo se establece tomando como referente la mala planeación de rotación del inventario por parte del contratista, generando demoras e incumplimien to en el suministro y en la

escogencia de los

proveedores

Contratista

Se asigna al Contratista

por cuanto tiene la

posibilidad de mitigar el riesgo mediante el

control de

calidad del producto entregado y deberá suministrar la certificación de calidad de la billetería impresa para cada sorteo.

General

Externo

Ejecución

Operacional

Falta cumplimient o en las fechas programada s y

disponibilida d y recibo de los

productos a cada de uno de nuestros distribuidore s

Pueden conducir a la interrupción del servicio y terminación del contrato, demandas e incumplimiento en las metas de ventas de la Lotería de Boyacá

Extrem o

Una forma de mitigar este

riesgo por

parte del Contratista está definido en la

programación para la

entrega y suministro de los productos para cumplir con las

obligaciones del contrato

Este riesgo se establece tomando como referente la operación al no cumplimento de las fechas programadas para la

entrega de los billetes de la Lotería de Boyacá a los distribuidores y que se

pueden ver afectados los objetivos

organizaciona les

Contratista

Se asigna al contratista por cuanto debe

acatar los tiempos programados para la

realización del objeto del contrato

General

Externo

Ejecución

Operacional

Eventos o situaciones que puedan afectar el contrato cuando se realicen las entregas de los billetes de la Lotería de Boyacá disponible para el

suministro a los distribuidore s

Mayores costos para el

contratista en la ejecución del contrato o que no se cumpla con las

condiciones mínimas de seguridad para la entrega de los billetes de la Lotería de Boyacá disponible para el suministro a los distribuidores

Extrem o

Una forma de mitigar este

riesgo por

parte del Contratista es realizar mediante la planificación y aplicar las normas establecidas en la

seguridad en el transporte de estos elementos y definir claramente los días y

horas de

descarga de los billetes de la Lotería de Boyacá disponible para el

suministro a

los distribuidores

Este riesgo se establece tomando como referente la operación al no cumplimento de las fechas programadas y lo

establecido en las

normas regulatorias para la

seguridad en trasporte de los billetes de la Lotería de Boyacá

Contratista

Se asigna al Contratista por cuanto debe

acatar las normas establecidas en la seguridad en el transporte y realizar una planificación adecuada para la entrega

General

Externo

Ejecución

Operacional

Perdida, Daños o deterioro generado en la entrega

de los

billetes de la Lotería de Boyacá disponible para el

suministro a los

distribuidore s

Pueden conducir a la interrupción del servicio y tener incidencia sobre la

demanda.

Alto

Una forma de mitigar este

riesgo por parte de la Entidad y el Contratista es realizar la

prueba de inspección de recibo y

entrega de cada uno de los elementos que se

suministren

Este riesgo se establece tomando como referente la operación al no cumplimento de los

parámetros recibo y prestación de servicio de buena

calidad

Contratista

Se asigna al Contratista por cuanto debe

cumplir todos

los criterios servicio al cliente y recibo mercancía

General

Externo

Ejecución

Económico

Uso inadecuado de la

información suministrada por la

Entidad

Posibilidad que terceros se enteren de las seguridades, premiación y

despachos de forma indebida o fraudulenta, para alterar, hurtar y hacer mal uso de la información contenida, dando como resultado pérdidas económicas, inestabilidad de los procesos y fuga de

información

Extrem o

Una forma de mitigar este

riesgo por

parte del Contratista y la Subgerencia Comercial y Operativa, es determinar el buen uso y prácticas de confidencialid ad de la información

Este riesgo se establece tomando como referente el conocimiento de la

Subgerencia Comercial y

Operativa y del Contratista el cual genera

las buenas prácticas de dos entidades

Contratante y Contratista

Se asigna a ambas partes

por cuanto

tienen la

posibilidad de mitigar el riesgo definiendo unas buenas prácticas para la confidencialidad de la

información

General

Externo

Ejecución

Operacional

Cambios en la transportado ra del

contratista sin avisar a la entidad

Deficiente e inoportuna prestación del servicio

Extrem o

Una forma de mitigar este

riesgo por

parte del Contratista, es informar a la Lotería de Boyacá, cuando realice cambio de la

transportador a, para que el contratante reporte la

novedad a

todos los distribuidores de la Lotería

de Boyacá

Este riesgo se establece tomando como referente la mala planeación escogencia de la

transportador a por parte del contratista, generando demoras e incumplimien to de los servicios prestados

Contratista

Se asigna al Contratista por cuanto tiene la posibilidad de mitigar el riesgo garantizando una buena escogencia de la transportadora

General

Externo

Ejecución

Operacional

Hurtos en los inmuebles, en el

transporte en los

cuales se

presta el servicio custodia y transporte

Detrimento patrimonial para la entidad

Extrem o

Una forma de mitigar este

riesgo por

parte del Contratista está definido en las

obligaciones, teniendo una buena custodia de los billetes de la Lotería de Boyacá en zonas destinadas para estos y realizando un control riguroso en el ingreso y

salida de despachos

Este riesgo se establece tomando como referente la mala capacitación, idoneidad y obligaciones en el

contrato con el personal por parte del contratista

Contratista

Se asigna al Contratista, por cuanto debe mitigar el riesgo realizando buenas prácticas para la custodia, despacho y de ingreso y salida del personal de las instalaciones de custodia, así mismo se hará responsable de la Billetería hurtada

Ciudad y Fecha: Tunja ‌

Señores

ANEXO 2

CARTA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

LOTERÍA DE BOYACA

Yo actuando en mi propio nombre (o en nombre y representación de la sociedad ( ) de acuerdo con las reglas que contienen los términos de referencia, hago la siguiente propuesta, seria e irrevocable, para la INVITACIÓN PÚBLICA No. 001 de 2020. cuyo objeto es “IMPRESIÓN, DISTRIBUCIÓN, CUSTODIA Y DEVOLUCIÓN DE BILLETERÍA PARA LOS SORTEOS QUE REALICE LA

LOTERÍA DE BOYACÁ 2020, con base en las especificaciones técnicas señaladas en el presente pliego de condiciones”, para el desarrollo de la gestión institucional, para el periodo comprendido entre la legalización del contrato de acuerdo a las especificaciones técnicas y lugares señalados en estos pliegos de condiciones, me comprometo a:

a) Firmar el contrato correspondiente y a cumplir tanto las obligaciones señaladas en los pliegos de condiciones, como lo ofrecido en la presente propuesta.

b) Ejecutar el objeto en la forma y especificaciones determinadas en los términos de referencia.

Declaro así mismo:

a) Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse sólo compromete al firmante de esta carta en la calidad con que actúa en ella.

b) Que conozco y acepto lo enunciado en los pliegos de condiciones, que garantizo la buena calidad del objeto a ejecutar.

c) Que me comprometo, además, a mantener la reserva requerida de la información suministrada por la Lotería y darle utilización exclusiva para la propuesta en particular y para la debida ejecución del contrato en el evento de adjudicarme el contrato.

d) Que igualmente me compromete a cumplir con los aportes parafiscales de conformidad con lo establecido en el artículo 18 del acuerdo 02 de 2016.

e) Que la validez de mi oferta económica es por un término de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de la entrega de la oferta.

f) Que conozco los documentos de la invitación y acepto los requisitos en ellos contenidos.

g) Que, si se me adjudica el contrato, me comprometo a otorgar las garantías requeridas y a suscribir éstas y aquel dentro de los términos señalados para ello, así como a aportar los documentos requeridos para la firma del mismo.

h) Que la presente propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados.

i) Manifiesto expresamente que cumpliré con el objeto del contrato, en caso de ser adjudicado al suscrito.

j) Que el objeto social de mi empresa o la que represento, corresponde al objeto de la presente invitación, para lo cual anexo los documentos, como sigue:

a) En caso de ser persona jurídica, el objeto social de certificado de existencia y representación expedido por la Cámara de Comercio, debe corresponder al objeto de la presente invitación.

b) En caso de ser persona natural, el objeto del certificado de Establecimiento de Comercio expedido por la Cámara de Comercio, debe corresponder al objeto de la presente invitación.

Así mismo, declaro BAJO LA GRAVEDAD DEL JURAMENTO:

a) Que no he sido sancionado mediante acto administrativo ejecutoriado por ninguna Entidad Oficial dentro de los últimos cinco (5) años anteriores a la entrega de las propuestas.

b) Que no me encuentro incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas la Ley. Así mismo, que no me encuentro reportado en el Boletín de Responsabilidades Fiscales expedido por la Contraloría General de la República.

Atentamente,

Nombre o Razón Social del Proponente: NIT:

Nombre del Representante Legal:

C.C. No. de Dirección Comercial del Proponente Teléfonos FAX Ciudad FIRMA

NOMBRE DE QUIEN FIRMA:

PROPUESTA ECONÓMICA ‌

actuando en mi propio nombre (o en nombre y representación de la sociedad ( ) de acuerdo con las reglas que contienen los términos de referencia, hago la siguiente propuesta, seria e irrevocable, para la INVITACIÓN PÚBLICA No. 001 de 2020. cuyo objeto es “IMPRESIÓN, DISTRIBUCIÓN, CUSTODIA Y DEVOLUCIÓN DE BILLETERÍA PARA LOS SORTEOS QUE REALICE LA

LOTERÍA DE BOYACÁ 2020, con base en las especificaciones técnicas señaladas en el presente pliego de condiciones, respetuosamente me permito presentar la propuesta económica a continuación discriminada:

PROPUESTA ECONÓMICA INVITACIÓN PÚBLICA No. 001 de 2020. cuyo objeto es “IMPRESIÓN, DISTRIBUCIÓN, CUSTODIA Y DEVOLUCIÓN DE BILLETERÍA PARA LOS SORTEOS QUE REALICE LA LOTERÍA DE BOYACÁ 2020
TIPO DE SORTEO	N° DE SORTEOS	CANTIDA D DE BILLETES	TOTAL	VALOR CM 2	TAMAÑO	VALOR TOTAL
Promocional 3F
Promocional 1F
Ordinarios
Extraordinarios
VALOR TOTAL
VALOR DE LA PROPUESTA ECONÓMICA

Atentamente,

Nombre o Razón Social del Proponente:
NIT:
Nombre del Representante Legal:
C.C. No. de
Dirección Comercial del Proponente:
FAX:
Ciudad:
FIRMA :
NOMBRE DE QUIEN FIRMA:

FORMATO RDE – 17 ‌

FUNCIONARIO

CONTRATISTA

PROVEEDOR

DISTRIBUIDOR OTRO

CIUDAD Y FECHA: Xxxxx, 0000 SEXO: F: M: NOMBRES Y APELLIDOS:

IDENTIFICADO CON C.C. No. FECHA DE EXPEDICIÓN

LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO. DIRECCION RESIDENCIA.

CIUDAD.

TELÉFONO FIJO.N/A CELULAR.

CORREO ELECTRÓNICO.

PROFESION: INDEPENDIENTE

EMPLEADO

PUBLICO

PRIVADO

OTRO CUAL ESTADO CIVIL: CASADO.

Certifico que mis propiedades y fondos no provienen de ninguna actividad ilicita segun las normas vigentes y en especial el Codigo Penal, autorizo para ser consultado en cualquier base de datos y/o centrales de riesgo.

Declaro que la información suministrada a la Loteria de Boyacá es veraz y exacta, eximo a la Entidad de cualquier responsabilidad proveniente que resulte ser erronea, falsa o inexacta y autorizo a dar por terminado el proceso de vinculación por incumplimiento de las normas que regulan la prevención de actividades delictivas y al procedimiento SIPLAFT, así como realizar los reportes pertinentes de conformidad a las disposicones legales.

FIRMA.

NOMBRES Y APELLIDOS

C.C. Nº

ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL PROCESO SIPLAFT

De acuerdo a los parámetros del SIPLAFT se debe verificar todas las personas naturales o jurídicas que deseen tener algún tipo de vínculo con la Entidad, se coteja la información contra cualquiera de las siguientes listas (OFAC, ONU, Antecedentes Fiscales, Antecedentes Disciplinarios, Judiciales y Policía) en donde se constatara que la información suministrada por el tercero es veraz.

OBSERVACIONES:

ANEXO (S):

FIRMA DE QUIEN CONSULTA

NOMBRES Y APELLIDOS

C.C. Nº

ANEXO 5

RELACIÓN DE EXPERIENCIA.

Ciudad y Fecha:

Tunja

Señores

LOTERÍA DE BOYACA

Ref.: Convocatoria Pública No. 001 - 2020, “IMPRESIÓN, DISTRIBUCIÓN, CUSTODIA Y DEVOLUCIÓN DE BILLETERÍA PARA LOS SORTEOS QUE REALICE LA LOTERÍA DE BOYACÁ 2020

, mayor de edad, domiciliado en

, con cédula de ciudadanía No. , expedida en

, obrando en nombre y representación de , XXX

, relaciono, de conformidad con condiciones en la convocatoria de la referencia, la experiencia así:

CONTRATO No	ENTIDAD	OBJETO	FECHA DE INICIO	FECHA DE TERMINACIÓN	VALOR FACTURADO

Firma del representante legal o apoderado debidamente constituido

PLIEGO DE CONDICIONES APROBADO POR LA GERENCIA DE LA LOTERÍA DE BOYACÁ, INVITACIÓN PUBLICA Nro.001 DE 2020

Cordialmente,

XXXXXX XXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX

Gerente – Lotería de Boyacá

Elaboro: Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx/ Asesora Jurídica

Reviso: Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx / Subgerente Financiero y Administrativo Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Subgerencia Comercial y Operativo Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx /Asesora Casa de Boyacá

102.20.

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