CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE HOGAR FAMILIAR DIURNO
MANCOMUNIDAD DE VIRGINIA PROGRAMA DE SUBSIDIO DE CUIDADO INFANTIL
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE HOGAR FAMILIAR DIURNO
El presente contrato (el "Contrato") regirá la adquisición de servicios de cuidado infantil prestados por el Proveedor en nombre de los padres que reúnan los requisitos para recibir asistencia para cuidado infantil a través del programa de subsidio de cuidado infantil (el "Programa"), tal como se describe en el presente documento, y establece lo siguiente:
Tipo de proveedor
Identificación del proveedor
1. Información del proveedor. El Proveedor declara y certifica la siguiente información:
Denominación legal de la empresa | ||
Apellido | Nombre | |
Dirección | ||
Ciudad | Estado | Código postal |
Correo electrónico | ||
2a. Objetivos del Programa.
El objetivo general del programa de subsidio de cuidado infantil es mejorar el acceso a opciones de cuidado infantil asequibles y de alta calidad para las familias elegibles, mejorando en última instancia la preparación escolar de los niños para el jardín xx xxxxxxxx y más allá. Todos los niños de Virginia, independientemente de su procedencia o código postal, son capaces y merecen entrar a la escuela preparados para desarrollar todo su potencial. También existe una fuerte conexión entre el acceso a programas de calidad para la primera infancia y el tiempo fuera de la escuela (out-of-school time, OST) y la salud de las familias y la fuerza laboral de Virginia. Tener acceso a entornos de aprendizaje confiables, seguros, enriquecedores y asequibles para la primera infancia y el tiempo fuera de la escuela es fundamental para que los padres puedan ser miembros productivos de la fuerza laboral. Los Proveedores del Programa desempeñan un papel importante en dar acceso a cuidado y educación para la primera infancia y OST de calidad para los niños de Virginia.
2. b. Propósito del Contrato
Este Contrato lo celebran el Proveedor y el Departamento de Servicios Sociales de Virginia (VDSS) y el Departamento de Educación de Virginia (VDOE) para la prestación de servicios de cuidado infantil por parte del Proveedor a los beneficiarios de cuidado infantil de los departamentos locales de servicios sociales que son elegibles para recibir asistencia para cuidado infantil a través del Programa de subsidio de cuidado infantil de Virginia. Las partes reconocen que el presente Contrato y los servicios prestados por el Proveedor se rigen por las leyes y reglamentos federales y estatales de la Subvención en bloque para desarrollo y cuidado infantil (Child Care and Development Block Grant) (Título 42 del Código de los Estados Unidos, sección 9858 y siguientes, Título 45 del Código de Reglamentos Federales, sección 98.1 y siguientes), las disposiciones sobre el cuidado de niños de la Subvención en bloque para asistencia temporal para familias necesitadas (Block Grant for Temporary Assistance for Needy Families) (Título 42 del Código de los Estados Unidos, sección 601 y siguientes, Código de Virginia, sección 63.2-600 y siguientes) y el Programa de cuidado infantil (8VAC20-790) y a las pautas establecidas en el Manual de orientación del Programa de subsidio para cuidado infantil y a los manuales del sistema electrónico de cuidado infantil de Virginia (Virginia Electronic Child Care, VA- ECC) según sus modificaciones regulares.
3. Período del Contrato.
El presente Contrato entrará en vigor a partir de la fecha en que el VDSS y el VDOE reciban un contrato completado, firmado y fechado, y permanecerá en vigor hasta el o hasta que se celebre un nuevo contrato. Este Contrato sustituye y revoca cualquier acuerdo previo entre el Proveedor y el VDSS o el VDOE en virtud del Programa. El Contrato podrá renovarse por escrito por mutuo acuerdo de las partes, dentro de los 90 días anteriores a su fecha de vencimiento, por dos períodos sucesivos de un año cada uno al finalizar el período inicial.
4. Rescisión del Contrato.
4.1. El VDSS y el VDOE pueden rescindir este Contrato si ocurren cualquiera de las siguientes situaciones:
4.1.1. La licencia, el certificado, el permiso o la exención del Proveedor para operar un centro de cuidado infantil se revoca, suspende o rechaza. No se emitirá pago al Proveedor por servicios prestados después del último día en que la licencia, el certificado, el permiso o la exención del Proveedor todavía estaba vigente.
4.1.2. La ubicación comercial del Proveedor cambia; la propiedad del negocio del Proveedor se cede, vende o transfiere de otro modo, la estructura comercial del Proveedor cambia, el número de identificación del empleador del Proveedor cambia; el Proveedor no proporciona documentos de identificación fiscal de respaldo, como una copia de la tarjeta del seguro social, una copia del formulario SS4 del IRS o una copia de la notificación 147 C del IRS, o el estado de operación legal del Proveedor deja de ser válido por cualquier motivo. No se emitirá pago al Proveedor por servicios prestados después de que ocurran estos eventos.
4.1.3. El Proveedor comete fraude; proporciona información falsa al VDSS, al VDOE o al departamento local de servicios sociales, no notifica al VDSS un cambio de circunstancias que afecta los pagos recibidos por el Proveedor, acepta pagos cuando el Proveedor sabe, o debería haber sabido razonablemente, que no tiene derecho a dichos pagos, realiza un reclamo de pago al que el Proveedor no tiene derecho de acuerdo con los términos de este Contrato y todas las normas, leyes y reglamentos correspondientes. El Proveedor debe devolver los importes pagados en exceso debido a dichas acciones a menos que una orden judicial así lo disponga, si la hubiere; o
4.1.4. El Proveedor infringe los párrafos 6.10, 9.5, 10.7 o 10.11 o cualquier otro párrafo que prevea expresamente la rescisión.
4.2. El VDSS y el VDOE podrán rescindir el presente Contrato en caso de una o reiteradas infracciones del Proveedor a cualquier término de este Contrato o de las leyes y reglamentos estatales relacionados con el Programa y con la concesión de licencias o la exención de las mismas a los proveedores de servicios de cuidado infantil, lo que incluye, entre otras cosas, la realización y el mantenimiento de verificaciones de antecedentes del Proveedor, de los empleados del Proveedor, de voluntarios, agentes que participan en la operación diaria y de otras personas que entran en contacto con los niños u otros adultos que residan en el hogar.
4.3. Tras la rescisión de este Contrato por parte del VDSS y el VDOE de acuerdo con los párrafos 4.1 (incluidos los subapartados) y 4.2, el VDSS y el VDOE podrán descalificar al Proveedor para que no participe en el futuro en el Programa de forma
permanente o durante un período determinado. El Proveedor, sus propietarios, miembros o directores, si el Proveedor es una corporación, asociación o sociedad de responsabilidad limitada, estarán inhabilitados de forma permanente de participar en el Programa tras el primer hallazgo de que el Proveedor ha cometido alguna de las acciones descritas en el párrafo 4.1.3. Dicha inhabilitación se aplicará a cualquier persona que tenga propiedad o interés sucesorio en el Proveedor. El Proveedor puede apelar la rescisión de este Contrato y la inhabilitación al Programa de conformidad con la sección 11 de este contrato. El Proveedor no recibirá ningún otro pago del subsidio del Programa a partir de la fecha de entrada en vigor de la rescisión ejecutada por el VDSS y el VDOE, ya sea que el Proveedor apele o no la rescisión. Se prohíbe al Proveedor inhabilitado continuar sus operaciones a través de empresas o individuos sustitutos, afiliados o sucesores, ya que el estatus de inhabilitación permanente se aplicará a esas entidades. El VDSS y el VDOE realizarán negocios únicamente con Proveedores responsables. Además, el VDSS y el VDOE tienen la facultad de inhabilitar o excluir a cualquier Proveedor que esté afiliado a los propietarios, directores, accionistas, miembros de sociedades de responsabilidad limitada y gerentes de un Proveedor inhabilitado.
4.4. El Proveedor puede rescindir el presente Contrato con un aviso por escrito con 7 días de anticipación al VDSS y VDOE. Tras dicha rescisión, el Proveedor deberá notificar inmediatamente a todos los padres o familias que reciban la ayuda del Programa de subsidio de cuidado infantil y a los que el Proveedor preste servicios de cuidado infantil la rescisión de este Contrato.
5. Suspensión de pagos e inscripción
Si la Oficina de Salud y Seguridad en el Cuidado Infantil (Office of Child Care Health and Safety, XXXXX) del VDOE emite un aviso de intención de suspender, revocar o denegar la licencia, el certificado o la exención de un Proveedor, ningún niño elegible nuevo para recibir los servicios del subsidio puede inscribirse en el programa de cuidado infantil del Proveedor después de que se toma dicha medida contra el centro.
Si la XXXXX emite una licencia provisoria al programa de cuidado infantil del Proveedor, ningún niño elegible nuevo puede inscribirse en el programa de cuidado infantil durante el período provisorio (de hasta 6 meses) a menos que el Proveedor reciba una excepción por escrito del superintendente adjunto o equivalente en el VDOE.
Si el VDSS recibe una intercepción fiscal para un Proveedor del Servicio de Impuestos Internos o del Departamento de Impuestos de Virginia, los pagos del VDSS al Proveedor pueden reducirse, agotarse o demorarse para cumplir con el requisito de intercepción de pagos federal y estatal. En algunos casos, puede demorar los pagos restantes al Proveedor hasta 10 días hábiles a partir del día del depósito anticipado.
6. Requisitos de participación en el programa.
6.1. El Proveedor tendrá un teléfono en funcionamiento en cada centro donde se presten servicios de cuidado infantil.
6.2. El Proveedor debe cumplir con las leyes y los reglamentos federales y estatales correspondientes, que incluyen, sin limitación, las leyes y los reglamentos relacionados con las licencias o exenciones de proveedores de cuidado infantil; los reglamentos, políticas y pautas estatales para el Programa de subsidio de cuidado infantil establecidos por el VDSS y el VDOE; los requisitos de salud y seguridad estatales y locales relacionados con proveedores de cuidado infantil; y los
requisitos de presentación de denuncias de presunto abuso o negligencia de un menor en virtud del Código de Virginia, sección 63.2-1509. El Proveedor estará sujeto a, al menos, una inspección anual del VDOE para garantizar el cumplimiento con dichas leyes, reglamentos y políticas. Tales inspecciones pueden hacerse sin aviso previo.
6.3. El Proveedor debe llevar registros relacionados con los niños que reciben asistencia de cuidado infantil, incluyendo, sin limitación, registros de asistencia y pago, actualizados y accesibles al VDSS y al VDOE. El Proveedor debe poner los registros de pago a disposición de los padres previa solicitud para los pagos hechos en nombre de sus hijos.
6.4. El Proveedor acepta conservar todos los libros, registros y otros documentos relacionados con este Contrato durante cinco (5) años después del pago final para fines de auditoría de cualquier agencia del gobierno local, estatal o federal. En caso de no presentar los registros, el Proveedor puede verse obligado a devolver todo el dinero del subsidio recibido durante el período de cinco años. El Proveedor acepta que el VDSS, el VODE, sus agentes autorizados o los investigadores y auditores de fraude estatales, federales y locales tendrán pleno acceso y derecho a examinar o retirar dichos materiales durante dicho período. Si se inicia una auditoría o investigación antes de que finalice el período de conservación de cinco años, los registros deben conservarse hasta la finalización de la auditoría. En caso de que una auditoría realizada por funcionarios locales, estatales o federales autorizados dé como resultado la denegación de los importes pagados previamente al Proveedor, este deberá reembolsar al VDSS cuando se le solicite.
6.5. El Proveedor permitirá a los padres de los niños atendidos el acceso ilimitado a sus propios hijos mientras estén bajo cuidado del Proveedor.
6.6. El Proveedor deberá permitir que el personal del VDSS, el VDOE y el departamento local de servicios sociales tenga acceso ilimitado a los niños bajo su cuidado cuando el Proveedor tenga una orden de compra de servicios (purchase of service order , POSO) vigente para uno o más niños que reciban asistencia para cuidado infantil. Si después de dos intentos fallidos para realizar una inspección sin previo aviso del subsidio durante los días/el horario de operación informados del Proveedor, el Proveedor no se contacta posteriormente con el personal del VDSS o el VDOE por teléfono o correo electrónico en un plazo de 48 horas desde el intento de inspección, el registro del subsidio se CERRARÁ y el Proveedor deberá volver a solicitar la aprobación como Proveedor. El pago al Proveedor no se emitirá por los servicios prestados después del último día en el que el estado de proveedor del subsidio del Proveedor seguía al día con las disposiciones legales.
6.8. El Proveedor debe prestar los servicios de cuidado infantil en virtud de este Contrato. El Proveedor no debe vender, ceder, subcontratar o de otra forma transferir intereses u obligaciones y responsabilidades en virtud de este Contrato.
El pago por los servicios prestados conforme a este Contrato debe hacerse solo al Proveedor mencionado en este Contrato por el cuidado prestado en el lugar identificado en este Contrato.
6.9. El Proveedor debe notificar al departamento local de servicios sociales de inmediato si ocurre cualquiera de las siguientes cosas:
6.9.1. Un niño que recibe ayuda para cuidado infantil no asiste el primer día de cuidado autorizado.
6.9.2. Un niño que recibe ayuda para cuidado infantil se retira oficialmente de la inscripción.
6.9.3. Un niño que recibe ayuda para cuidado infantil se ausenta por más de cinco días consecutivos. El VDSS pagará por hasta cinco días de cuidado después del último día de asistencia cuando el niño se retira inesperadamente sin previo aviso. El pago de las tarifas que el VDSS no paga es responsabilidad de los padres.
6.9.4. Los padres no tienen una tarjeta de VA-ECC en un plazo de una semana a partir de la inscripción.
6.9.5. Los padres no pueden o no desean usar la tarjeta de VA-ECC.
6.10 El Proveedor acepta cumplir con los requisitos de inspección (8VAC20-790) además de los requisitos reglamentarios de su agencia de emisión de licencias, certificaciones o permisos específica. El incumplimiento por parte del Proveedor será motivo de rescisión del presente Contrato.
6.11 Los Proveedores deben proporcionar al VDSS una copia de la tarjeta del seguro social, una copia del formulario SS4 del IRS o una copia de la notificación 147 C del IRS asociada con el estado de declaración de impuestos de la entidad cuando soliciten ser proveedores de subsidios de cuidado infantil, siempre que el nombre de la entidad, la dirección o el estado de declaración cambien, y siempre que lo solicite el VDSS.
6.12 De acuerdo con el Código de Virginia (sección 22.1-289.03, todos los proveedores deberán registrarse para participar en VQB5, el sistema de medición y mejora del estado de Virginia, después del 1 xx xxxxxx de 2023.
7. Capacitación del Programa y Aviso de cambios en el programa del VDSS y el VDOE.
7.1. El Proveedor o su persona designada deben completar la Capacitación para personal de cuidado infantil previa al servicio de Virginia antes de presentar este Contrato y asegurarse de que todos los miembros del personal completen la capacitación dentro de los primeros 90 días desde la aprobación de Proveedor del subsidio.
7.2. El Proveedor o su persona designada deben completar el Curso de actualización anual de salud y seguridad cada año y asegurarse de que todos los miembros del personal encargados de la atención directa de los niños completen la capacitación anualmente.
7.3. El VDSS y el VDOE proporcionarán al Proveedor información o capacitación sobre el uso y el manejo de los dispositivos de hardware del punto de servicio (point-of- service, POS), incluida la información necesaria para ponerse en contacto con el proveedor del hardware y del sistema de POS (es decir, Conduent) en caso de mal
funcionamiento del hardware o del servicio de POS. En caso de que el VDSS y el VDOE contraten a otro proveedor de hardware y sistema de POS, el VDSS y el VDOE lo notificarán de inmediato al Proveedor y le proporcionarán cualquier capacitación o información adicional que sea necesaria en relación con el hardware y el sistema de POS.
7.4. El VDSS y el VDOE notificarán al Proveedor cualquier cambio o modificación de los reglamentos, las políticas o pautas estatales del Programa de subsidio de cuidado infantil. Dicho aviso puede hacerse mediante comunicación electrónica.
8. Tarifas.
8.1. Para determinar el costo de la prestación de servicios de cuidado infantil se han establecido tarifas reembolsables máximas (Maximum Reimbursable Rates, MRR) para los servicios de cuidado infantil usando el modelo de estimación de costos de Virginia. El modelo de Virginia, que fue desarrollado por expertos nacionales y recibió aprobación federal:
-Establece estimaciones separadas para centros de cuidado infantil y hogares diurnos para familias y tiene en cuenta las diferencias de tamaño y ámbito.
Las tarifas de pago a proveedores del subsidio pueden encontrarse en xxx.xxxxxxxxxxx.xxx para cada localidad en el estado de acuerdo con el tipo de cuidado prestado. Solo el VDOE puede ajustar, periódicamente, las MRR de acuerdo con las leyes o reglamentos estatales y las publicará en los anexos del Manual de orientación del Programa de subsidio para cuidado infantil disponible en xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.
La orden de compra de servicios (Purchase of Services Order, POSO) debe establecer la tarifa que se pagará al Proveedor. Los pagos al Proveedor estarán sujetos a los términos relacionados con los días feriados y de ausencia establecidos en esta sección según corresponda. Las tarifas y la cantidad de días autorizados por los que se puede pagar al Proveedor se indicarán en la POSO suscrita por el Proveedor y el departamento local de servicios sociales. Los servicios de cuidado infantil no se prestarán antes de recibir una POSO para el niño o antes de la verificación de una autorización aprobada en el Portal web de VA-ECC. Es posible que el Programa no pague por servicios prestados antes de la emisión de una autorización.
La MRR se establece para proveedores de nivel 1 y nivel 2. A los proveedores del nivel 2 se les paga una tarifa más alta que a los proveedores del nivel 1 en función de la cantidad de supervisión regulatoria para los proveedores del nivel 2 (hogares familiares diurnos con licencia, hogares familiares diurnos aprobados del sistema de cuidado familiar diurno con licencia y hogares aprobados por la ordenanza local).
Anexo E del Manual de orientación del Programa de subsidio para cuidado infantil: Xxxxxxx reembolsables máximas por tipo de proveedor
Programas basados en el hogar de nivel 1 Reciben la tarifa reembolsable máxima de nivel 1. | Programas basados en el centro de nivel 1 Reciben la tarifa reembolsable máxima de nivel 2. | Programas de nivel 2 Reciben la tarifa reembolsable máxima de nivel 2. |
Proveedores sin licencia y no regulados basados en el hogar Proveedores en el hogar (A los proveedores en el hogar se les paga una tarifa no menor al salario mínimo federal o el salario mínimo de Virginia, el que sea mayor, sin exceder la MRR de nivel 1 para la cantidad de niños a su cuidado). Hogares familiares diurnos registrados voluntariamente | Programas de recreación aprobados por el gobierno local Programas de divisiones escolares locales (si no tienen licencia) Centros diurnos para niños exentos por religión Preescolares certificados | Hogares familiares diurnos con licencia Proveedores aprobados por la ordenanza local (que cumple o exceden las Normas para centros familiares diurnos con licencia)* Hogares familiares diurnos aprobados del sistema de cuidado familiar diurno con licencia Centro de cuidado infantil diurno con licencia (incluidos centros de cuidado infantil diurno a corto plazo) Centros de cuidado infantil operados por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos |
* Las localidades que aprueban proveedores a través de ordenanzas locales (de acuerdo con las secciones 15.2-741 y 15.2-914 del Código de Virginia) deben tener pautas que satisfagan o excedan las Normas para hogares familiares diurnos con licencia para pagar según la MRR de nivel 2.
8.2. A los proveedores se les pagará la MRR de la localidad en la que se encuentra su Proveedor, menos cualquier copago requerido según corresponda. El modelo de estimación de costos de Virginia establece la MRR, que se basa en la Región Lista en la que se encuentra el Proveedor. Si la MRR es más alta que la tarifa que un programa cobra al público en general, el Proveedor recibirá la MRR de todas formas. Si un Proveedor prefiere recibir una tarifa más baja que la MRR debe comunicarse con el VDSS.
8.3. El Departamento no pagará más de la MRR establecida para la localidad en la que se encuentra el Proveedor. Cualquier monto que el proveedor cobre al público en general por encima de la MRR se le puede cobrar a la familia. Para los niños que cumplen con la definición de niños con necesidades especiales en 8VAC20-790 del Código Administrativo de Virginia, se permitirá el pago de hasta dos veces la cantidad de la MRR para la edad del niño cuando corresponda, según lo
determinado por el departamento local de servicios sociales en consulta con los padres, el Proveedor y los profesionales médicos o de salud mental apropiados.
8.4. Para efectos de la recolección de datos, los Proveedores deberán informar al Estado las tarifas cobradas al público en general. Estas tarifas no afectarán el pago del Proveedor; Los proveedores recibirán la MRR en función de sus localidades a menos que soliciten una tarifa más baja al VDSS. El Proveedor deberá proporcionar un aviso por escrito de las tarifas cuando VDOE o VDSS lo soliciten. Si el Proveedor no cumple con las solicitudes de datos del VDSS y el VDOE de presentar información sobre las tarifas, el Proveedor puede ser considerado inelegible para seguir siendo un Proveedor aprobado del subsidio.
8.5. A los proveedores se les pagará hasta 15 días de cierre planificado para días feriados (incluidos los enumerados a continuación), vacaciones y desarrollo profesional o tiempo de planificación en el que no se prestan servicios de cuidado infantil según se identifique en el Contrato de Prestación de Servicios.
Los proveedores de hogares familiares diurnos del Programa de subsidio de cuidado infantil pueden cobrar hasta tres días de enfermedad para cuidar de sí mismos o de un miembro de la familia.
Feriados pagados:
1. Año Nuevo
2. Día de Xxxxxx Xxxxxx Xxxx, Xx.
3. Día de los Presidentes
4. Día de Conmemoración de los Caídos
5. Juneteenth
6. Día de la Independencia
7. Día del Trabajo
8. Día de los Veteranos
9. Día de Acción de Gracias
10. Día después de Acción de Gracias
11. Navidad
8.7. Días de ausencia: un día de ausencia se refiere a cualquier día en que un niño está autorizado a estar bajo el cuidado del Proveedor pero no asiste, y el servicio de cuidado infantil si hubiera prestado de estar el niño presente.
El Departamento deberá emitir los pagos para los Proveedores del Programa de subsidio de cuidado infantil para la inscripción autorizada, sujeto al umbral de asistencia establecido por el Departamento de Educación.
El Departamento pagará a los Proveedores por hasta 36 días de ausencia por niño por año fiscal (del 1 xx xxxxx al 31 xx xxxx) mientras el niño siga inscrito, sujeto al párrafo 6.9.3.
cantidad total de días de ausencia permitidos estará disponible tras la aprobación del caso y al comienzo de cada año fiscal en adelante.
8.8. Solo se podrá pagar una única matrícula anual por niño a los proveedores de nivel 2 si el Proveedor la cobra como una tarifa independiente al público en general. El Proveedor de nivel 2 puede recibir hasta $100 para la matrícula anual del niño por año fiscal (del 1 xx xxxxx al 31 xx xxxx). La matrícula no debe exceder los $100 ni ser más alta que la tarifa que el Proveedor cobra al público en general. No se harán pagos de matrícula a los proveedores de nivel 1.
9. Asistencia.
9.1. El Proveedor debe llevar registros de asistencia actuales y de acuerdo con este Contrato. Los registros que no sean accesibles, no estén actualizados o no se puedan verificar podrían dar lugar a un sobrepago sujeto a devolución por parte del Proveedor al VDSS.
9.2. El Proveedor conservará todos los registros e informes de asistencia originales exigidos por el presente Contrato durante un período de 5 años.
9.3. El Proveedor hará que todos los registros de asistencia sean accesibles para su inspección del departamento local de servicios sociales o sus agentes autorizados, el personal del VDSS, el personal del VDOE o sus agentes autorizados y cualquier auditor local, estatal o federal que lo solicite.
9.4. El padre, la madre o el tutor de cada niño deberá registrar la llegada y la salida del niño en el sistema VA-ECC utilizando el dispositivo de hardware del punto de servicio (POS) entregado al Proveedor o el sistema telefónico de respuesta de voz interactiva (interactive voice response, IVR) utilizando el teléfono del Proveedor que esté registrado en el Programa.
9.5. El Proveedor no informará de la asistencia utilizando los Informes de Asistencia del Proveedor, excepto en las circunstancias enumeradas en el párrafo 9.6. El uso excesivo o no autorizado de los Informes de Asistencia del Proveedor puede dar lugar a la falta de pago, a la rescisión de este Contrato o a la inhabilitación del Proveedor para su futura participación en el Programa.
9.6. El Proveedor pierde su derecho al pago de los servicios si el VDSS no recibe los Informes de Asistencia del Proveedor originales, firmados y fechados, utilizados de acuerdo con esta sección, dentro de los 30 días siguientes a la finalización del período de servicio que se está informando. Un período de servicio puede ser del primero al decimoquinto o del decimosexto al último día del mes.
El Proveedor deberá permitir que el personal del VDSS, el VDOE y el departamento local de servicios sociales inspeccionen sus instalaciones en busca de tarjetas de VA-ECC o cualquier información de facturación Cuando se descubra cualquier material de este tipo que indique prácticas de facturación fraudulentas o cuestionables, el VDSS, el VDOE y el departamento local de servicios sociales tendrán derecho a confiscar las tarjetas de VA-ECC o el hardware de POS y a recibir copias de los registros de facturación.
El VDSS aceptará los Informes de Asistencia del Proveedor para introducirlos en el sistema VA-ECC únicamente en las siguientes circunstancias:
9.6.1. Tarjeta de VA-ECC: todavía no se ha emitido una tarjeta magnética de VA-ECC para los padres o la familia. La asistencia se puede registrar manualmente utilizando el Informe de Asistencia del Proveedor antes de que los padres reciban su tarjeta magnética de VA-ECC. Si los padres no disponen de una tarjeta magnética de VA-ECC en el plazo de una semana, se debe notificar al departamento local de servicios sociales según el párrafo 6.9.
9.6.2. Problemas con el POS/IVR: El dispositivo POS aún no se ha instalado o el sistema de POS/IVR no estaba en funcionamiento para que el padre/tutor pudiera registrar su entrada/salida. En caso de que esto ocurra, el Proveedor informará del mal funcionamiento del sistema o dispositivo al fabricante en un plazo de 24 horas y documentará la realización de dicho informe.
9.6.3. Autorización retroactiva: Si un departamento local de servicios sociales emite una POSO con una fecha de entrada en vigor anterior a la fecha de emisión, las asistencias autorizadas registradas fuera del límite de nueve días para el registro retroactivo usando la tarjeta, definido como el día en curso más los ocho días anteriores, pueden informarse manualmente.
Los Informes de Asistencia del Proveedor no se procesarán si se presentan por motivos no válidos.
9.7. Solo los padres, los tutores y los titulares alternativos de la tarjeta nombrados por los padres de los niños que reciben ayuda para cuidado infantil están autorizados a poseer y pasar la tarjeta de VA-ECC que se les ha expedido en la máquina POS del proveedor o a utilizar el sistema IVR para informar de la asistencia. El Proveedor no estará en posesión ni pasará la tarjeta de los padres o tutores del VA-ECC ni utilizará el sistema IVR para informar la asistencia; tampoco pedirá al titular de la tarjeta su número de identificación personal (NIP).
9.8. El Proveedor no pedirá ni exigirá a los padres o tutores que pasen la tarjeta o informen de otro modo la asistencia de un día al que el niño o los niños no asistan, excepto en los casos indicados en los párrafos 8.5, 8.6 y 8.7.
9.9. El Proveedor se asegurará de que las solicitudes de asistencia presentadas a través del sistema VA-ECC sean correctas y anulará cualquier transacción incorrecta dentro del límite de nueve días para el registro retroactivo usando la tarjeta, definido como el día en curso más los ocho días anteriores.
9.10. El Proveedor no moverá el dispositivo POS a otro centro.
9.11 El Proveedor deberá seguir las instrucciones incluidas en el Manual del usuario del POS o el Manual del usuario del IVR y capacitar a todo el personal en el uso adecuado y los requisitos del dispositivo de POS.
10. Facturación/Pagos.
10.1. El VDSS pagará sin demora al Proveedor los servicios prestados en virtud del presente Contrato.
10.2. La prestación de servicios autorizados por la POSO se considera una aceptación de dicha POSO.
10.3. Los pagos del VDSS al Proveedor por los servicios de cuidado infantil prestados
serán de acuerdo con las tarifas indicadas en la POSO de conformidad con todos los términos de este Contrato, menos cualquier copago mensual que deban realizar los padres o tutores, si corresponde. Los pagos al Proveedor se basarán en la tarifa acordada y en la cantidad de días que el niño haya asistido realmente, sin perjuicio de las condiciones relativas a los feriados y las ausencias que figuran en el párrafo 8.
10.4. El pago se limita a los servicios prestados en el lugar especificado en la POSO.
10.5. El Proveedor deberá tener una cuenta bancaria en la que recibir los pagos mediante depósito directo si el Proveedor está constituido como corporación, sociedad, patrimonio, fideicomiso, entidad gubernamental, organización sin fines de lucro u organización benéfica exenta de impuestos según el Código xx Xxxxxx Internas, sección 501(c)(3). Si el Proveedor es una persona física u opera como empresa unipersonal, podrá recibir el pago mediante tarjeta de débito o mediante depósito directo.
10.6. Todas las transacciones de asistencia incorrectas o incompletas se deben conciliar y verificar antes de realizar el pago.
10.7. El VDSS emitirá el pago de la asistencia presentada a través de los Informes de Asistencia del Proveedor hasta treinta días después de recibir los formularios completos de los Informes de Asistencia de los Proveedores. El VDSS o el VODE pueden, a su discreción, revisar los registros del Proveedor para verificar la exactitud o integridad de los formularios de informe de asistencia manual recibidos. Si el VDSS y el VDOE determinan que el Proveedor presenta formularios de Informes de Asistencia del Proveedor por cualquier razón que no sea por las circunstancias indicadas en el párrafo 9.6 (incluyendo los subapartados), este Contrato puede rescindirse y el VDSS no tendrá ninguna obligación de hacer ningún pago por el período cubierto por dichos formularios de informes de asistencia manual.
10.8. Si el Proveedor impugna el importe del pago efectuado para un período informado debe presentar una declaración por escrito al equipo de Relaciones con Proveedores del Programa de subsidio de cuidado infantil del VDSS detallando la controversia en un plazo de treinta (30) días a partir de la fecha en que se recibió el pago. Dicha declaración por escrito incluirá las razones por las que el Proveedor impugna el importe del pago e irá acompañada de toda la documentación que respalde el reclamo del Proveedor. Si el Proveedor no presenta dicha declaración por escrito en el plazo de treinta días, el pago efectuado para dicho período se considerará definitivo.
10.9. En los casos en que el Proveedor cobre la diferencia entre la tarifa del Proveedor y la MRR, los padres serán responsables de pagar al Proveedor cualquier tarifa que exceda la MRR local. En el momento de la inscripción del niño, el Proveedor debe tener un acuerdo por escrito con los padres para el pago de cualquier tarifa o tasa que exceda los cargos permitidos, si esa es la política del Proveedor. Es responsabilidad del Proveedor cobrar los pagos atrasados o los saldos pendientes.
10.10. El Proveedor no cobrará ni responsabilizará económicamente a los padres o tutores de los niños atendidos por el Programa por los importes de los pagos del subsidio del Programa no efectuados por el VDSS debido al incumplimiento por parte del Proveedor de los términos de este Contrato.
10.11. El Proveedor deberá devolver el importe íntegro de cualquier sobrepago efectuado por el VDSS al Proveedor que no sea resultado de un fraude o una tergiversación intencionada. El Proveedor puede continuar participando en el programa de subsidio siempre y cuando celebre un acuerdo de reembolso con la División de Programas de Beneficios del VDSS y los pagos se realicen de conformidad con dicho acuerdo.
11. Apelaciones.
11.1. El Proveedor puede apelar las decisiones del VDSS y del VDOE relacionadas con:
(i) el pago de los servicios prestados en virtud del mismo, sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo 10.6, (ii) la rescisión del presente Contrato, y (iii) la inhabilitación del Proveedor para su futura participación en el Programa.
11.2. Para iniciar una apelación de una decisión del VDOE o del VDSS, el Proveedor deberá notificar al VDSS o al VDOE por escrito que apelará la decisión en un plazo de 30 días a partir de la fecha de la notificación por escrito de la decisión.
11.3. Una vez recibida la notificación de apelación del Proveedor, el VDSS celebrará una conferencia informal en la que el Proveedor podrá proporcionar más información o presentar cualquier hecho adicional para que el VDSS reconsidere su acción. El VDSS emitirá una decisión en un plazo de 15 días hábiles a partir de la conclusión de la conferencia informal. El Proveedor puede renunciar a que se celebre la conferencia informal y solicitar la audiencia formal descrita en el xxxxxxx 00.0 en su notificación por escrito de apelación al VDSS y el VDOE.
11.4. El Proveedor puede apelar la decisión de la conferencia informal solicitando una audiencia administrativa ante el VDOE en un plazo de 30 días a partir de la fecha de la decisión de la conferencia informal. La audiencia administrativa se celebrará de acuerdo con la sección 2.2-4020 del Código de Virginia y estará presidida por un funcionario de audiencias designado por el Tribunal Supremo de Virginia de acuerdo con la subsección A de la sección 2.2- 4024 del Código de Virginia. Dentro de los 30 días siguientes a la audiencia administrativa, el funcionario de audiencias recomendará una decisión al Superintendente de Enseñanza Pública del VDOE. El superintendente emitirá una decisión final en un plazo de 30 días a partir de la recepción de la decisión recomendada por el funcionario de audiencias, de acuerdo con la subsección C de la sección 2.2-4021 del Código de Virginia.
11.5. El Proveedor puede solicitar una revisión judicial de la decisión del superintendente de acuerdo con las secciones aplicables de la Ley de Proceso Administrativo de Virginia (sección 2.2-4025 y siguientes del Código de Virginia).
Las partes acuerdan que este será el único recurso para las controversias en virtud de este Contrato y, por lo tanto, renuncian a su derecho de revisión judicial en los tribunales de la Mancomunidad de Virginia, salvo lo dispuesto en el presente documento.
12. Condiciones generales.
12.1 INDEMNIZACIÓN: En el caso de Proveedores que no son propiedad ni están operados por la Mancomunidad de Virginia, lo que incluye sus agencias, el Proveedor indemnizará y eximirá de responsabilidad al VDSS, al VDOE y al departamento local de servicios sociales de cualquier reclamo por daños y perjuicios, ya sea en derecho o en equidad, directa o indirectamente, que surja o
en virtud de las acciones u omisiones del Proveedor o de sus agentes, servidores o empleados en la prestación de servicios de cuidado infantil de conformidad con este Contrato. Este párrafo no se aplica a los centros de cuidado infantil gestionados por un gobierno estatal o local.
En el caso de las agencias gubernamentales estatales o locales, que operan programas diurnos o de cuidado infantil, dichas agencias gubernamentales serán responsables de los actos y omisiones negligentes de su personal. La celebración de este contrato no funcionará como una renuncia a cualquier inmunidad de jurisdicción o a las defensas de inmunidad cualificada.
12.2. FACULTADES:
12.2.1 Nada de lo aquí expuesto hará que el Proveedor o sus agentes y empleados se consideren empleados o agentes del VDSS o del VDOE durante la vigencia de este Contrato. El VDSS emitirá anualmente el formulario 1099 del IRS para informar de los pagos al proveedor que sumen al menos 600 dólares, si corresponde. Ninguna de las partes asumirá compromisos que obliguen a la otra parte más allá del alcance de los servicios contenidos en el presente documento. Nota: el formulario 1099 no se emite para agencias o corporaciones sin fines de lucro.
12.2.2 El Proveedor certifica que, si está constituido como sociedad anónima o no anónima, sociedad de responsabilidad limitada, fideicomiso comercial, sociedad limitada o sociedad de responsabilidad limitada registrada, está autorizado a realizar transacciones comerciales en la Mancomunidad como entidad comercial nacional o extranjera si así lo exige el Título 13.1 o el Título 50 del Código de Virginia o según lo exija la ley. Cualquier entidad comercial descrita anteriormente que celebre un contrato con un organismo público en virtud de la Ley de Contratación Pública de Virginia no permitirá que su existencia caduque o que su certificado de autoridad o registro para realizar transacciones comerciales en la Mancomunidad, si así lo exige el Título 13.1 o el Título 50, sea revocado o cancelado en cualquier momento durante la vigencia del contrato. Un organismo público puede anular cualquier contrato con una entidad comercial si esta no cumple con las disposiciones de esta sección.
12.3 INTRANSFERIBILIDAD: Este contrato no se puede ceder ni transferir. El Proveedor no cederá, subarrendará, subcontratará o transferirá de otro modo sus derechos, obligaciones y responsabilidades en virtud del presente documento a otra persona o entidad. Si la propiedad de la empresa del Proveedor cambiara, se vendiera o se transfiriera de otro modo, el presente Contrato se extinguirá y la persona o entidad que reciba, compre o adquiera dicha propiedad deberá celebrar un nuevo contrato con el VDSS y el VDOE para poder participar en el Programa.
12.4 DISCRIMINACIÓN: El Proveedor no discriminará a ningún beneficiario/niño por motivos de raza, religión, color, sexo, nacionalidad, edad, discapacidad, identificación de género, religión, represalias y, en su caso, creencias políticas, estado civil, situación familiar o parental, orientación sexual o cualquier otro motivo prohibido por la ley estatal relativa a la discriminación.
12.5 CONFIDENCIALIDAD: Las partes mantendrán confidencial toda la información y los datos obtenidos en cuanto a los hechos y circunstancias personales relacionados
con los niños y sus padres o tutores, durante y después de la vigencia de este Contrato, y no se divulgarán sin el consentimiento por escrito de la persona, del VDSS y del VDOE y solo de acuerdo con la ley federal o el Código de Virginia. Los proveedores que utilicen, accedan o almacenen información de identificación personal como parte de la ejecución de este Contrato deberán salvaguardar esta información y notificar inmediatamente al VDSS y al VDOE cualquier infracción o sospecha de infracción en la seguridad de dicha información. Los proveedores permitirán que el VDSS y el VDOE participen en la investigación de los incidentes y ejerzan el control sobre las decisiones relativas a denuncias externas.
12.6 DESEMPEÑO: Todos los servicios prestados por el Proveedor en virtud del presente Contrato se llevarán a cabo a satisfacción del VDSS, el VDOE y el departamento local de servicios sociales y de conformidad con las leyes, ordenanzas, normas y reglamentos federales, estatales y locales aplicables. Los Proveedores no recibirán pagos por trabajos que el VDSS, el VDOE o el departamento local de servicios sociales consideren insatisfactorios o que se realicen infringiendo las leyes, ordenanzas, normas o reglamentos federales, estatales o locales.
12.7 MODIFICACIÓN DEL CONTRATO: El VDSS y el VDOE pueden emitir modificaciones por escrito a este Contrato, para incluir, sin limitación, el alcance del trabajo, los resultados y la remuneración. Todas y cada una de las modificaciones del presente Contrato se harán por escrito y serán firmadas por las partes nombradas a continuación o por sus designados oficiales.
12.8 DISPONIBILIDAD DE FONDOS: El Proveedor reconoce que el Programa de subvención de cuidado infantil, tal y como se describe en la sección 2 del presente documento, está financiado en parte o en su totalidad por fondos federales de conformidad con la Subvención en bloque para desarrollo y cuidado infantil (Título 42 del Código de los Estados Unidos, sección 9858 y siguientes, Título 45 del Código de Reglamentos Federales, sección 98.1 y siguientes) y las disposiciones sobre cuidado infantil del Subsidio en bloque para la asistencia temporal a las familias necesitadas y que dichos fondos federales están disponibles durante un período de tiempo limitado según lo establecido por la ley y los reglamentos federales. El Proveedor reconoce además que algunas partes del Programa de subsidio de cuidado infantil pueden ser financiadas por una combinación de fondos estatales y federales, con fondos estatales disponibles de acuerdo con las leyes y reglamentos de Virginia, incluyendo las leyes de asignación. El VDSS y el VDOE estarán obligados a cumplir los términos del presente Contrato solo en la medida en que dichos fondos estatales y federales estén disponibles en virtud de las leyes y reglamentos estatales y federales y dentro de los períodos limitados establecidos en los mismos.
12.9 LUGAR DE TRABAJO LIBRE DE DROGAS: Durante el desempeño de los servicios materia de este Contrato, el Proveedor se compromete a proporcionar un ambiente libre de drogas. A los efectos de esta sección, se entiende por “ambiente libre de drogas” el lugar para el cuidado de los niños proporcionado por el Proveedor de conformidad con el presente Contrato, en el que se prohíbe al Proveedor la fabricación, la venta, la distribución, la dispensación, la posesión o el uso ilícitos de cualquier sustancia controlada o marihuana durante el desempeño de los servicios materia del Contrato.
12.10 AMBIENTE LIBRE DE HUMO DE TABACO: Los proveedores certifican que cumplirán con los requisitos de la Ley Pública 103-227, Parte C - Humo de tabaco en el ambiente, también conocida como la Ley a favor de los Niños de 1994 (Pro- Children Act, la Ley), que exige que no se permita fumar en ninguna parte de ninguna instalación interior que sea propiedad de una entidad o esté alquilada o cedida por ella y que se utilice de forma rutinaria o regular para la prestación de servicios de salud, guardería, educación o biblioteca a niños menores de 18 años, si los servicios están financiados por programas federales directamente o a través de gobiernos estatales o locales, mediante subvención federal. Las Normas para los Requisitos para proveedores del programa de subsidio para hogares familiares diurnos (8VAC20-790-270) establecen que el proveedor debe garantizar que ninguna persona fume o utilice un dispositivo electrónico para fumar: a. En interiores mientras se cuida a niños, b. En un vehículo mientras se transportan niños, o c. Al aire libre en un área ocupada por niños. El incumplimiento de las disposiciones de la ley puede dar lugar a la imposición de una sanción monetaria civil de hasta $1,000 por día o a la imposición de una orden administrativa de cumplimiento a la entidad responsable.
12.11 NULIDAD: Si alguna de las disposiciones del presente Contrato o su aplicación a cualquier persona o circunstancia se considera inválida, la invalidez no afectará a las demás disposiciones del presente Contrato, que estarán en vigor independientemente de la disposición o aplicación inválidas.
13. Retención adicional de impuestos.
Las partes reconocen que se retendrá un 24 % del pago del Proveedor, tal y como exige el Servicio de Impuestos Internos, cuando se proporcione al VDSS un nombre de proveedor o un número de identificación fiscal incorrectos o no verificables.
Los Proveedores deben proporcionar al VDSS una copia de la tarjeta del seguro social, del formulario SS4 del IRS o de la notificación 147C del IRS asociada con el estado de declaración de impuestos de la entidad cuando soliciten ser proveedores de subsidios de cuidado infantil, siempre que el nombre de la entidad, la dirección o el estado de declaración cambien, y siempre que lo solicite el VDSS.
14. Representante/Persona designada del Proveedor.
El Proveedor podrá designar un representante para cualquier asunto relacionado con el Programa de subsidio de cuidado infantil, pero dicho representante no podrá ser una persona o entidad que esté inhabilitada para participar en el Programa.CELEBRACIÓN: EN TESTIMONIO DE LO CUAL, las partes han hecho que se celebre debidamente el presente Contrato con la intención de obligarse por el mismo.
Como representante autorizado del programa, certifico que he leído, entiendo y cumpliré con todas las responsabilidades del Proveedor contenidas en este Contrato de Prestación de Servicios; Mantendré el cumplimiento de todos los requisitos de inspección de subsidios aplicables y cualquier requisito de licencia aplicable; y, mantendré una copia de este acuerdo en mis archivos de cuidado infantil por un mínimo de cinco (5) años.
La Mancomunidad de Virginia |
Oficina de salud y seguridad del cuidado infantil 000 X 00xx Xxxxxx Xxxxxxxx, XX 00000-0000 |
Representante autorizado |
Cargo: |
Fecha: |
La Mancomunidad de Virginia |
Departamento de Servicios Sociales 000 Xxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, XX 00000-0000 |
Representante autorizado |
Cargo: |
Fecha: |
Proveedor: |
Dirección: |
Representante autorizado |
Cargo: |
Fecha: |