RESOLUCIÓN No.
RESOLUCIÓN No.
“Por medio de la cual se crea el Comité Estratégico en el marco del Anexo No. 5 Acuerdos Estratégicos del Manual de Contratación del ICETEX y se regula su conformación y funcionamiento”
EL PRESIDENTE DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX” – ICETEX
En ejercicio de sus facultades legales y estatutarias en especial las contenidas en el artículo 7 de la Ley 1002 de 2005, el artículo 37 del Acuerdo 013 de 2022 y el Acuerdo 013 de 2023 específicamente el numeral 3.5 literales b y c del Anexo No. 5 Acuerdos Estratégicos del Manual de Contratación del ICETEX y
CONSIDERANDO
Que ICETEX ha planteado su Plan Estratégico alineado con los lineamientos y compromisos sectoriales e institucionales en materia de educación hasta el año 2030. En la presente formulación del Plan Estratégico se tuvieron en cuenta los Objetivos de Desarrollo Sostenible al 2030, el Plan Nacional Decenal de Educación 2016 – 2026 y el Plan Nacional de Desarrollo 2022 – 2026 “Colombia Potencia Mundial de la Vida”.
Que la Junta Directiva en sesión presencial celebrada el 29 xx xxxxx de 2023, mediante Acuerdo 013 del 03 xx xxxx de 2023 modifica, actualiza y adopta el Manual de Contratación, se modifica parcialmente el Anexo No. 2 y se crea el Anexo No. 5 (Acuerdos Estratégicos) del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior - ICETEX.
Que el numeral 2 del Anexo No. 5 Acuerdos Estratégicos, aprobado mediante el Acuerdo 013 del 3 xx xxxx de 2023, indica el objeto de este anexo, en tanto se emiten “los lineamientos generales para la celebración y ejecución de Acuerdos Estratégicos por parte del ICETEX, en su calidad de entidad financiera de naturaleza especial, para el cumplimiento de su objeto social y giro ordinario de sus negocios” (…) desarrollando “los criterios que guían la gestión de la entidad en lo correspondiente a los acuerdos estratégicos. Los actos, acuerdos, convenios, negocios y contratos, que no se encuentren enunciados en el presente anexo, deben tramitarse con arreglo a las demás disposiciones contenidas en el Manual de Contratación de la entidad”.
Que el numeral 3.5 Responsabilidades y Delegación, literal a. Criterios Generales del Anexo No. 5 Acuerdos Estratégicos, se establece que se deberán llevar ante el Comité Estratégico de ICETEX los acuerdos que conlleven aporte de recursos monetarios o en especie por parte del ICETEX para sus observaciones, recomendaciones y aprobación.
Que en el citado numeral a su vez se establece que el área podrá llevar a Comité Estratégico un acuerdo para que emita su opinión en contrataciones de especial importancia, por su impacto económico o institucional, a juicio del ordenador del gasto.
Que se establece en el citado numeral que el ordenador del gasto correspondiente presentará ante el Comité Estratégico de la entidad las razones de conveniencia para la celebración del Acuerdo, identificará las responsabilidades y actividades a desarrollar por las partes, los recursos que demandará y su directa relación con el Plan Estratégico de la entidad.
Que en cumplimiento de las disposiciones enunciadas en el Anexo No. 5 Acuerdos Estratégicos, y con el fin de garantizar la correcta implementación de los procedimientos y trámites de suscripción de los mismos que deba surtir el ICETEX para el cumplimiento de su misión, se procede a expedir el acto administrativo que regula la conformación y el funcionamiento del Comité Estratégico.
Que de acuerdo con el documento CONPES 3816 de 2014, la política de Mejora Normativa tiene como objetivo promover el uso de herramientas y buenas prácticas regulatorias, a fin de lograr que las normas expedidas por la Rama Ejecutiva del Poder Público, en los órdenes nacional y territorial, revistan los parámetros de calidad técnica y jurídica; resultando eficaces, eficientes, transparentes, coherentes y simples en su aplicación. En este sentido, el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx – ICETEX – se compromete a promover la calidad en la producción de las normas, su impacto, la racionalización del inventario normativo, la participación y consulta pública en el proceso de elaboración de las normas, al igual que la defensa y la divulgación del ordenamiento jurídico atinente a la Entidad.
Que conforme con el numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, el literal i) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, y el numeral 2.3.1. del Anexo 2 de la Resolución 1519 de 2020 del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la presente resolución fue publicada para información y comentarios de la ciudadanía en el micrositio web dispuesto por la entidad, por un término de cinco (5) días hábiles entre el XXXXXX de 2023, sin que se hubiera recibido observaciones frente a la misma.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO 1. Objeto y naturaleza. La presente resolución tiene como objeto conformar y regular el funcionamiento del Comité Estratégico del ICETEX, como órgano colegiado cuyo objetivo consiste en realizar observaciones, recomendaciones y la aprobación frente a la celebración de Acuerdos Estratégicos que se contemplan en el Anexo No. 5 Acuerdos Estratégicos.
ARTÍCULO 2. Conformación. El Comité Estratégico del ICETEX estará conformado por los siguientes miembros, quienes tendrán voz y voto:
1. El Secretario General del ICETEX o su delegado, quien lo presidirá;
2. El Presidente del ICETEX o su delegado;
3. Vicepresidente Financiero;
4. Jefe de la Oficina de Riesgos;
5. Jefe de la Oficina Asesora Jurídica;
6. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación;
Parágrafo 1: El Jefe de la Oficina de Control interno asistirá con voz pero sin voto.
Parágrafo 2: En cualquier caso, el delegado del Presidente del ICETEX, deberá ser un funcionario del nivel asesor o directivo.
ARTÍCULO 3. Funciones. Para el cumplimiento de su propósito, el Comité Estratégico del ICETEX tendrá las siguientes funciones:
1. Emitir observaciones sobre los proyectos de Acuerdos Estratégicos puestos a su consideración, cuando conlleven aporte de recursos monetarios o en especie por parte del ICETEX o cuando sea de especial importancia económica o institucional, a juicio del ordenador del gasto;
2. Recomendar la celebración de los Acuerdos Estratégicos puestos a su consideración.
ARTÍCULO 4. Funciones del Presidente del Comité Estratégico. El Comité Estratégico será presidido por el Secretario General del ICETEX o su delegado, quien tendrá como funciones:
1. Solicitar a la Secretaría Técnica del Comité la convocatoria del mismo.
2. Instalar, presidir y dirigir las reuniones del Comité.
ARTÍCULO 5. Secretaría Técnica del Comité Estratégico. La Secretaría Técnica del Comité Estratégico del ICETEX será ejercida por el Coordinador del Grupo de Acuerdos Estrategicos, o quien haga sus veces.
ARTÍCULO 6. Funciones de la Secretaría Técnica. Son funciones de la Secretaría Técnica las siguientes:
1. Convocar a sesiones a los integrantes del Comité Estratégico, indicando hora, día y lugar o medio de la reunión.
2. Programar el orden del día del Comité Estratégico y enviarlo previamente a cada uno de los integrantes.
3. Levantar las actas de las reuniones.
4. Organizar la logística y los recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité.
5. Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como de los demás documentos que se posean, tanto en medio físico como electrónico.
6. Comunicar las decisiones del Comité.
7. Expedir constancias o certificaciones sobre las decisiones o aspectos del desarrollo de las sesiones del Comité, cuando a ello haya lugar.
8. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité.
ARTÍCULO 7. Obligaciones de los miembros: Los miembros del Comité Estratégico del ICETEX tendrán las siguientes obligaciones:
1. Asistir a las reuniones que sean convocadas.
2. Emitir observaciones sobre los proyectos de Acuerdos Estratégicos puestos a su consideración, desde el ámbito de sus competencias.
3. Recomendar la celebración de los Acuerdos Estratégicos puestos a su consideración.
ARTÍCULO 8. Reuniones. El Comité Estratégico del ICETEX se podrá reunir de forma ordinaria una vez al mes, o de forma extraordinaria por solicitud del Presidente del Comité, previa citación de la Secretaría Técnica.
ARTÍCULO 9. Convocatoria a las reuniones. Las reuniones ordinarias del Comité serán convocadas por la Secretaría Técnica con una antelación de por lo menos tres (3) días hábiles. Las extraordinarias con una antelación de por lo menos dos (2) días calendario.
La convocatoria a las reuniones se enviará a los correos electrónicos de los integrantes con indicación expresa del orden del día a tratar, la fecha y hora en la que se llevará a cabo la reunión y el lugar o medio por el cual se llevará a cabo. Dicha convocatoria deberá remitir los documentos de los asuntos a discutir y aprobar.
ARTÍCULO 10. Invitados. El Comité podrá invitar a servidores públicos, colaboradores o asesores externos de la entidad con el fin de asesorarse debidamente en la toma de decisiones.
ARTÍCULO 11. Desarrollo de las reuniones. Las reuniones del Comité Estratégico del ICETEX serán instaladas por su Presidente.
En cada reunión de Comité sólo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día, incluyendo la aprobación del acta anterior. No obstante, el orden del día podrá ser modificado por los miembros asistentes.
El área responsable deberá presentar ante el Comité los asuntos que son sometidos a consideración de este.
ARTÍCULO 12. Quórum y mayorías. El Comité Estratégico sesionará y deliberará con al menos cuatro (4) de sus miembros y las decisiones las tomará por mayoría simple de los miembros asistentes. Al inicio de las reuniones, la Secretaría Técnica deberá verificar la existencia de quórum para deliberar.
En ausencia del Presidente del Comité la reunión será presidida por el integrante de mayor nivel jerárquico que se encuentre presente y si se encuentran varios del mismo nivel aquel que se elija por parte de los miembros asistentes.
ARTÍCULO 13. Actas de las reuniones. De cada reunión se levantará un acta que contendrá la relación de quienes intervinieron, los temas tratados, las decisiones adoptadas y los votos emitidos por cada uno de los integrantes. Las actas llevarán un número consecutivo por cada año y serán suscritas por su Presidente y Secretario, previa aprobación de su contenido.
Con el fin de aprobar el acta del comité antes de la siguiente sesión, se podrá remitir mediante cualquier herramienta a los miembros esta para su revisión y aprobación, para luego proceder a la firma por parte del Presidente y Secretario del Comité.
ARTÍCULO 14. Modalidades de reuniones. Además de sesionar presencialmente el Comité, podrá sesionar de forma virtual o no presencial. En estas sesiones se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva, utilizando los recursos tecnológicos en materia de telecomunicaciones, tales como teleconferencia, videoconferencia o reunión virtual, correo electrónico o aquellos medios que se encuentren al alcance de los miembros del Comité Estratégico del ICETEX.
PARÁGRAFO. La Secretaría del Comité conservará los archivos de correos electrónicos enviados y recibidos durante la sesión, al igual que los demás medios tecnológicos de apoyo o respaldo de la respectiva sesión, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas.
ARTÍCULO 15. Comunicaciones. La presente resolución deberá ser comunicada a través de la Secretaría General del ICETEX a la Vicepresidencia Financiera, Oficina de Riesgos, Oficina Asesora Jurídica, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Control interno y Grupo de Acuerdos Estratégicos.
ARTÍCULO 16. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga cualquier acto que le sea contrario.
PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D. C. a los
XXXXXXXX XXXXXX XXXX XXXXXXX
Presidente
Nombre funcionario | Cargo | Firma | |
Xxxxxx y aprobó | Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx | Secretaria General | |
Revisó y aprobó | Xxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxx | Jefe Oficina Asesora Jurídica | |
Proyectó | Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx | Coordinadora Grupo de Acuerdos Estratégicos | |
Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes, por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma del Presidente del Icetex. | |||