Contract
I. Objetivo: | Establecer las responsabilidades dentro del marco de la Ley 340-06 y su reglamento de aplicación No.543-12 para el Comité de Compras y Contrataciones de esta Dirección General. |
II. Alcance: | Personal designado en el comité de compras y contrataciones de la DGCP |
III. Responsables: | • El Director(a) General o quien este designe; • El Encargado(a) Administrativo Financiero o su delegado; • El Consultor Jurídico; • El Encargado(a)del Departamento de Planificación y Desarrollo; • El Responsable de la Oficina de Libre Acceso a la Información. |
IV. Definiciones: | Acto Administrativo: Formalización de las actuaciones relacionadas con la decisión de la compra o contratación que adopte la Autoridad Competente, tales como: Procedimiento de Selección, Pliego de Condiciones Específicas, resultados de las evaluaciones de las Propuestas Técnicas y Económicas, Adjudicación, aplicación de sanciones a proveedores, entre otras resoluciones. Adjudicación: Selección del Oferente cuya propuesta cumpla con las condiciones establecidas en los Pliegos de Condiciones Específicas y sea calificada como la más conveniente para los intereses de la institución y del Estado. Acto de Apertura: Actividad pública en la cual se abren las Ofertas recibidas en la fecha y hora indicadas en los Pliegos de Condiciones Específicas, en presencia de los Oferentes, xxx xxxxxxx público actuante, quien certifica el acto. Adjudicatario: Oferente/Proponente a quien se le adjudica el Contrato u orden de compra o servicio. Agentes Autorizados: Personas naturales designadas como tales por los Oferentes/Proponentes a los fines de realizar en nombre de ellos determinados trámites en el proceso. Bienes: Los objetos de cualquier índole, incluyendo las materias primas, los productos, los equipos, otros objetos en estado sólido, líquido o gaseoso, así como los servicios accesorios al suministro de esos bienes, siempre que el valor de los servicios no exceda del de los propios bienes. Caso Fortuito: Acontecimiento que no ha podido preverse, o que previsto no ha podido evitarse, por ser extraño a la voluntad de las personas. Catálogo de Bienes y Servicios (CBS): Catálogo único de uso obligatorio dispuesto por la Ley 340‐ 06, que tiene como objetivo establecer criterios únicos para clasificar, codificar e identificar los bienes y los servicios que requieran las Entidades Contratantes. |
Circular: Aclaración que el Comité de Compras y Contrataciones emite de oficio o para dar respuesta a las consultas planteadas por los Oferentes/Proponentes, con relación al contenido xxx Xxxxxx de Condiciones Específicas, formularios, u otra Circular o anexos, y que se hace de conocimiento de todos los Oferentes/Proponentes. Compras y Contrataciones: Conjunto de principios, normas, órganos y procedimientos que permiten al Estado construir las obras que se ejecuten por terceros, obtener bienes y servicios necesarios para cumplir su gestión atendiendo las demandas de la Sociedad con oportunidad, calidad adecuada y al menor costo posible, conforme a los principios de transparencia, equidad, centralización normativa y descentralización operativa. Comité de Compras y Contrataciones: Órgano Administrativo de carácter permanente, responsable de la designación de los peritos que elaborarán las especificaciones técnicas del bien a adquirir y del servicio u obra a contratar, la aprobación de los Pliegos de Condiciones Específicas, del Procedimiento de Selección y el dictamen emitido por los peritos designados para evaluar ofertas. Comparación de Precios: Es una amplia convocatoria a las personas naturales o jurídicas inscritas en el Registro de Proveedores del Estado. Este proceso sólo aplica para la compra de bienes comunes con especificaciones estándares. Compras Directas: Para los casos de contrataciones de bienes y servicios por montos inferiores al umbral mínimo establecido para las Compras Menores, se podrán realizar las mismas en forma directa sin más formalidad que la obtención de una (1) sola cotización. Mediante este método se realizan las compras amparadas en el régimen de excepciones de la Ley y su Reglamento, con la debida sustentación mediante Acto Administrativo. Compras Menores: Trámite simplificado basado en la ejecución del plan de compras y contrataciones; donde se deberá invitar a un mínimo de tres (3) proveedores, debidamente inscritos en el Registro de Proveedores del Estado. Convocatoria: Llamado público y formal a participar en algún proceso de compra o contratación. La forma de difundir esa convocatoria dependerá del Procedimiento de Selección que se trate. Cotización/ Oferta/ Propuesta: Documentos donde el Oferente describe las condiciones técnicas y/o económicas de los bienes, servicios u obras que desea ofertar. |
Consorcio: Asociación de personas jurídicas que no constituyen un ente con personalidad jurídica independiente y que se establece con el objeto de participar en la Licitación. Consulta: Comunicación escrita, remitida por un Oferente/Proponente conforme al procedimiento establecido y recibida por la Autoridad Competente, solicitando aclaración, interpretación o modificación sobre aspectos relacionados con el procedimiento de compra y contratación. Contrato: Documento suscrito entre la institución y el Adjudicatario elaborado de conformidad con los requerimientos establecidos en el Pliego de Condiciones Específicas y en la Ley. Credenciales: Documentos que un Oferente/Proponente presenta en la forma establecida en el Pliego de Condiciones Específicas, para ser evaluados y calificados por el Comité de Compras y Contrataciones con el fin de seleccionar los Proponentes Habilitados, para participar en el proceso de Licitación. Cronograma de Actividades: Cronología del Procedimiento de Selección. DGCP: Dirección General de Contrataciones Públicas. Documentos Estándares: Documentos de uso obligatorio, emitidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas, que integran el Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas. Enmienda: Comunicación escrita, emitida por el Comité de Compras y Contrataciones, con el fin de modificar el contenido xxx Xxxxxx de Condiciones Específicas, formularios, anexos u otra Enmienda y que debe hacerse de conocimiento de todos los Oferentes/Proponentes. Entidad Contratante: El organismo, órgano o dependencia del sector público, del ámbito de aplicación de la Ley 340-06, que ha llevado a cabo un proceso contractual y celebra un Contrato. Estudio de Precios: Formulario que deberá contener el precio histórico, el precio xx xxxxxxx y el precio de la Oferta, a los fines de lograr una eficaz evaluación de la Oferta. Errores Subsanables: surgen de la no introducción de documentos en la presentación de cotizaciones por parte de los oferentes en los procedimientos de Licitación, y se les permite al mismo presentarlos dentro de un lapso establecido en los pliegos de condiciones, para evitar la descalificación. Fichas Técnicas: Documentos contentivos de las Especificaciones |
Técnicas requeridas por la Entidad Contratante. Fuerza Mayor: Cualquier evento o situación que escapen al control de la Entidad Contratante, imprevisible e inevitable, como son, a manera enunciativa pero no limitativa, actos, epidemias, guerras, actos de terrorismo, huelgas, fuegos, explosiones, temblores de tierra, catástrofes, inundaciones y otras perturbaciones ambientales mayores, condiciones severas e inusuales del tiempo. Interesado: Cualquier persona natural o jurídica que tenga interés en cualquier procedimiento de compras que se esté llevando a cabo. Incumbente u Autoridad Competente: Autoridad máxima de una institución donde recae la toma de las decisiones más importantes de la misma. Licitación Pública Nacional: Es el procedimiento administrativo mediante el cual las entidades del Estado realizan un llamado público y abierto, convocando a los interesados para que formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará la más conveniente conforme a los pliegos de condiciones correspondientes. Las Licitaciones Públicas podrán ser de etapa única o de etapas múltiples: Etapa Única: Cuando la comparación de las ofertas y la calidad de los oferentes se realiza en un mismo acto. Etapa Múltiple: Cuando las Ofertas Técnicas y las Ofertas Económicas se evalúan en dos o más fases. Licitación Restringida: Es la invitación a participar a un número limitado de proveedores que pueden atender el requerimiento debido a la especialidad de los bienes a adquirirse, de las obras a ejecutarse o de los servicios a prestarse, razón por la cual sólo puede obtenerse un número limitado de participantes. Líder del Consorcio: Persona natural o jurídica del Consorcio que ha sido designada como tal. Máxima Autoridad Ejecutiva: El titular o el representante legal de la Entidad Contratante o quien tenga la autorización para celebrar contrato. Notificación de la Adjudicación: Notificación escrita al Adjudicatario y a los demás participantes sobre los resultados finales del Procedimiento de Licitación, dentro de un plazo de cinco (05) días hábiles contados a partir del Acto de Adjudicación. |
Número Único: Número oficial y de control otorgado por la Dirección General de Contrataciones Públicas a las Entidades Contratantes para iniciar una compra o contratación. Obras: Son los trabajos relacionados con la construcción, reconstrucción, demolición, reparación o renovación de edificios, vialidad, transporte, estructuras o instalaciones, la preparación del terreno, la excavación, la edificación, la provisión e instalación de equipo fijo, la decoración y el acabado, y los servicios accesorios a esos trabajos, como la perforación, la labor topográfica, la fotografía por satélite, los estudios sísmicos y otros servicios similares estipulados en el contrato, si el valor de esos servicios no excede del de las propias obras. Obra adicional o complementaria: Aquélla no considerada en los documentos de licitación ni en el contrato, cuya realización resulta indispensable y/o necesaria para dar cumplimiento a la meta prevista de la obra principal y que dé lugar a un presupuesto adicional. Oferta Económica: Precio fijado por el Oferente en su Propuesta. Oferta Técnica: Especificaciones de carácter técnico-legal de los bienes, servicios u obras a ofertar. Oferente/Proponente: Persona natural o jurídica legalmente capacitada para participar presentando Oferta o Propuesta en los Procedimientos de Selección de Bienes, Servicios y Obras. Órgano Rector: Dirección General de Contrataciones Públicas. Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC): Se elabora anualmente de manera obligatoria con base en las políticas que dicte el Ministerio de Hacienda, y el Ministerio de Económica, Planificación y Desarrollo, consistente con las apropiaciones presupuestarias aprobadas para cada ejercicio, los estimados, las fuentes de financiamiento, nacional o internacional, el método de compra y contratación previsto y la calendarización física y financiera de los recursos necesarios. Pliego de Condiciones Específicas: Documentos que contienen las bases de un proceso de selección y contratación, en las cuales se indican los antecedentes, objetivos, alcances, requerimientos, planos para el caso de obras, Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, y más condiciones que guían o limitan a los interesados en presentar Ofertas. Portal de Compras y Contrataciones (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx): El portal administrado por el Órgano Rector del Sistema. Permite obtener informaciones sobre qué compra el Estado Dominicano, a quién le compra, en qué condiciones y a qué precio; así como las normativas y otros datos relacionados con las compras públicas. Están sujetas a difundir |
sus procesos de compras y contrataciones en dicho portal todas las Instituciones que manejen fondos públicos. Peritos Técnicos: Se aplica a la persona que tiene experiencia, práctica o habilidad en determinada ciencia o arte, que por su profesión tiene conocimientos sobre ciertos puntos. Procedimiento Legal Administrativo: Conjunto de procesos realizados en el ejercicio de la función administrativa que produce efectos jurídicos individuales de forma inmediata. Proveedor: el Proponente/Oferente o Contratista de bienes, servicios y obras conforme la definición dada en esta Ley. Representante Legal: Persona física o natural acreditada como tal por el Oferente/ Proponente. Reporte de Lugares Ocupados: Formulario que contiene los precios ofertados en el procedimiento, organizados de menor a mayor. Resolución: Norma complementaria a una Ley dictada por un Organismo Competente que tenga facultades para ello mediante Ley. Resolución de Adjudicación: Acto Administrativo mediante el cual la Autoridad Competente procede a la Adjudicación al/los oferente(s) del o los Contratos objeto del procedimiento de compra o contratación. Servicios: Conjunto de actividades que buscan responder a una o más necesidades para el funcionamiento de los entes estatales. SIAFE: Sistema Integrado de Administración Financiera del Estado. SIGEF: Sistema de Información de la Gestión Financiera. Sobre A: Sobre contentivo de las Credenciales y Propuestas Técnicas del Oferente/Proponente. Sobre B: Sobre contentivo de las Propuestas u Ofertas Económicas del Oferente/Proponente. |
Sorteo de Obras: Es la Adjudicación a la azar o aleatoria de un Contrato entre participantes que cumplen con los requisitos necesarios para la ejecución de Obras sujetas a diseño y precio predeterminados por la Entidad Contratante. Subsanación: Procedimiento mediante el cual la Entidad Contratante le da la oportunidad al Oferente para corregir cualquier error o omisión que no altere o modifique el objeto de la compra o contratación, en la presentación de su Propuesta Técnica. Unidad Operativa de Compras y Contrataciones (UOCC): Unidad encargada de la parte operativa de los procedimientos de Compras y Contrataciones. Unidad Requirente (UR): Término utilizado en la normativa para referirse a los distintos departamentos de la institución cuando solicitan la compra de un determinado bien, contratación de servicios u ejecución de Obras. Umbral: se utilizan para determinar la modalidad de selección a aplicar en un proceso de compra o contratación. | |
V. Base Legal /Referencias: | • Ley No. 340-06 sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones • Reglamento No.543-12 que aprueba el Reglamento de Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones. |
VI. Políticas: • El Comité de Compras y Contrataciones de la Dirección General de Contrataciones Públicas es el órgano responsable de la organización, conducción y ejecución de los siguientes procedimientos de compras y contrataciones realizados en la entidad: o Licitación Pública Nacional o Internacional. o Licitación Restringida o Sorteo de Obras o Comparación de Precios o Todos de excepción mencionados en el Artículo 3 del Reglamento de Compras y Contrataciones No. 543-12 • El Comité de Compras y Contrataciones iniciarán mediante resolución motivada los procedimientos de compra por casos de excepción, en el mismo recomendarán el uso de la excepción y proporcionarán un informe pericial que justifique la decisión. • El Comité de Compras y Contrataciones se reunirá semanalmente los martes y jueves. • El Comité de Compras y Contrataciones de la Dirección General de Contrataciones Públicas será permanente y estará constituido por cinco miembros: o El Director(a) General o quien este designe; o El Encargado(a) Administrativo Financiero o su delegado; | |
o El Consultor Jurídico;
o El Encargado(a)del Departamento de Planificación y Desarrollo;
o El Responsable de la Oficina de Libre Acceso a la Información;
• Se deberá incluir en el proceso de discusión, revisión y supervisión de la compra en proceso de evaluación por parte del Comité de Compras y Contrataciones al Encargado (a) del área o departamento solicitante del bien o servicio.
• Es responsabilidad del Comité de Compras y Contrataciones de esta Dirección General:
o La designación de los peritos que elaborarán las especificaciones técnicas del bien a adquirir y del servicio u obra a contratar;
o Aprobar el dictamen emitido por los peritos designados para evaluar las Ofertas;
o La aprobación de los Pliegos de Condiciones Específicas, el procedimiento de selección;
o Analizar las ofertas recibida para los procesos pendientes;
o Adjudicar la Oferta que más convenga a los intereses de la institución, en el entendido de que satisfaga el interés general y el cumplimiento de los fines cometido de la administración;
o Designar a los peritos responsables de evaluar las ofertas técnicas, mediante el mismo acto administrativo por el que se apruebe el procedimiento de selección y los Pliegos de Condiciones Específicas;
o Aprobará, si procede, el informe definitivo de evaluación de Ofertas Técnicas "Sobre A", y emitirá el acta correspondiente, ordenará a la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones la notificación de los resultados definitivos del proceso de evaluación y validación de Ofertas Técnicas "Sobre A" y con ello los Oferentes habilitados para la apertura y lectura de sus Ofertas Económicas "Sobre B".
o El Comité de Compras y Contrataciones solo aprobara procesos con su debida cobertura de prevención presupuestaria.
• La evaluación de las ofertas técnicas se respetará, como principio general, que las credenciales que demuestren las calificaciones profesionales y técnicas, que aseguren la competencia, capacidad financiera y experiencia, serán únicamente objeto de habilitación de proponente y en ningún caso serán calificadas. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.
• En los procesos para la selección de consultoría se evaluará la experiencia específica del oferente, la del equipo de trabajo, su formación académica, así como valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto.
Responsabilidades de los Miembros del Comité
• Responsabilidades del Consultor Jurídico:
o Es responsabilidad del Consultor Jurídico, actuar en calidad de asesor legal y llevar una bitácora con todas las informaciones, opiniones, inconvenientes, etc. que surjan en el transcurso de las discusiones o reuniones del comité de compras y contrataciones.
o Consultor Jurídico custodiara y garantizará por los medios que sean necesarios que los "Sobres A y B" no sean abiertos hasta el día fijado para su apertura y lectura, conforme al Cronograma de actividades. Esto será aplicable en los procedimientos que se establezca la apertura pública de sobres.
o El mismo deberá responder antes las autoridades los casos de incumplimiento, de alguna alteración o apertura forzada, antes del tiempo estipulado de los sobres.
o Elaborar el Acta de Adjudicación correspondiente a cada procedimiento en proceso de esta Dirección General.
o Elaborar el Acta de Comité correspondiente a las reuniones periódicos que realice el Comité de Compras y Contrataciones y para cada procedimiento en proceso de esta Dirección General.
o Se deberá entregar a cada uno de los peritos designados una copia de las ofertas técnicas
• Responsabilidades del Encargado(a) Administrativo Financiero o su delegado:
o Recibirá las Ofertas Económicas en sobres debidamente cerrados.
• Responsabilidades del Encargado(a) del Departamento de Planificación y Desarrollo:
o Dar lectura de las ofertas, en presencia del personal designado de la unidad de compra de esta Dirección General, xxx Xxxxxxx Público, de los participantes y de todo interesado.
• Responsabilidades del Peritos técnicos designados:
o Tendrá la responsabilidad del análisis y evaluación de las propuestas, ya sea en la fase de calificación o de comparación económica, siempre que la normativa prevea la etapa de evaluación como obligatoria. Será designada en el mismo acto administrativo por el que se autorice un procedimiento de selección
o Por separado, los peritos técnicos deberán realizar el análisis y evaluación de las ofertas técnicas, con apego irrestricto a los Criterios de Evaluación establecidos en el Pliego de Condiciones Específicas, Especificaciones técnicas o términos de referencia.
o Los peritos designados, no podrán tener conflicto de intereses con los oferentes.
o Los Peritos bajo consenso deben emitir su informe preliminar con todo lo justificativo de su actuación, luego de superado el periodo de subsanación de Ofertas Técnicas "Sobre A", conforme lo establece el Cronograma de Actividades xxx Xxxxxx de Condiciones Específicas y lo remite al Comité de Compras y Contrataciones a los fines de su revisión y aprobación. |
VII. Documentos y Aplicaciones Informáticas: • Documentos estándar de Compras y Contrataciones • Actas de Comité (DGCP.FORM-CCC-AC) • Expediente de Compra |
Aprobado por:
(Nombre)
(Cargo que desempeña)
Aprobado por:
Xxxxxxx Xxxxxx Directora General
Revisado por:
Xxxxxxx Xxxxxx
Enc. Planificación y Desarrollo
Elaborado por:
Xxxxxxx Xxxxx
Analista de Desarrollo Organizacional
VIII. ANEXOS
CONTROL DE MODIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
REV. | DESCRIPCION DEL CAMBIO | APROBACION DEL CAMBIO | FECHA |