OPINIÓN Nº 184-2017/DTN
4
T.D.: 11230371
11243012
OPINIÓN Nº 184-2017/DTN
Entidad: Autoridad Portuaria Nacional.
Asunto: Órganos a cargo de la administración del contrato
Referencia: a) Oficio N° 611-2017-APN/GG-UAJ
b) Oficio N° 660-2017-APN/GG-UAJ
ANTECEDENTES
Mediante los documentos de la referencia, el Gerente General (e) de la Autoridad Portuaria Nacional formula consulta respecto a la competencia de los órganos a cargo de la administración del contrato.
Antes de iniciar el desarrollo del presente análisis, es necesario precisar que las consultas que absuelve este Organismo Técnico Especializado son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos, de conformidad con lo dispuesto por el literal o) del artículo 52 de la Ley de Contrataciones del Estado, Ley N° 30225 (en adelante, la “Ley”), y la Tercera Disposición Complementaria Final de su reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 350-2015-EF (en adelante, el “Reglamento”).
En ese sentido, las conclusiones de la presente opinión no se encuentran vinculadas necesariamente a situación particular alguna.
CONSULTAS Y ANÁLISIS1
De manera previa, corresponde señalar que, con fecha 3 xx xxxxx de 2017 entraron en vigencia el Decreto Legislativo N° 1341 -Decreto Legislativo que modifica la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado-, y el Decreto Supremo N° 056-2017-EF -Decreto Supremo que modifica el Reglamento de la Ley N° 30225, aprobado por el Decreto Supremo N° 350-2015-EF-, cuyas disposiciones rigen a partir de esa fecha; salvo para aquellos procedimientos de selección iniciados antes del 0 xx xxxxx xx 0000, xxx xxxxxx se rigen por las normas vigentes al momento de su convocatoria.2
Por tanto, tomando en consideración que las consultas fueron formuladas con posterioridad a la fecha de entrada en vigencia de las citadas normas, el análisis de la presente Opinión se efectuará en virtud del marco de la normativa de contrataciones del Estado vigente actualmente.
“La LCE y el RLCE establecen que se encuentran encargados de los procesos de contratación: el Titular de la Entidad, el Área Usuaria y el Órgano Encargado de las Contrataciones (OEC), sin embargo para fines de la administración del contrato en su etapa de ejecución ¿Cuál de estos órganos es el encargado de cautelar el cumplimiento del contrato?” (Sic).
En primer lugar, debe señalarse que la normativa de contrataciones del Estado no prevé la función de “cautelar” el cumplimiento del contrato, ni mucho menos que ello dependa de un órgano de la Entidad en específico; al respecto, dicha normativa establece que los procesos de contratación –lo que incluye a las actuaciones durante la fase de ejecución contractual-, son organizados por la Entidad, la cual, conforme a sus normas de organización interna, define las unidades orgánicas que participarán en el mismo3 conforme a las funciones descritas en la Ley y el Reglamento.
Al respecto, el literal b) del artículo 8 de la Ley señala que: “El Área Usuaria, que es la dependencia cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratación o, que dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias, que colabora y participa en la planificación de las contrataciones, y realiza la verificación técnica de las contrataciones efectuadas a su requerimiento, para su conformidad.” (El resaltado es agregado)
A su vez, el numeral 4.2 del artículo 4 del Reglamento dispone que: “(…) La supervisión de la ejecución del contrato compete al área usuaria o al órgano al que se le haya asignado tal función.” (El resaltado es agregado)
Por su parte, el literal c) del artículo 8 de la Ley establece que el órgano encargado de las contrataciones “(…) es aquel órgano o unidad orgánica que realiza las actividades relativas a la gestión del abastecimiento al interior de una Entidad, incluida la gestión administrativa de los contratos.” (El subrayado es agregado).
Como se observa, durante la gestión del contrato intervienen distintas dependencias de la Entidad, tales como el área usuaria y el órgano encargado de las contrataciones, cuyas actividades resultan complementarias a fin de satisfacer la necesidad objeto de la contratación.
Así, considerando su especialidad y funciones, corresponde al área usuaria –o al órgano que se le haya asignado tal función-, la verificación técnica de las contrataciones efectuadas a su requerimiento a efectos de otorgar su conformidad. En ese orden de ideas, el artículo 143 del Reglamento al regular el procedimiento de recepción y la conformidad, señala que estas son responsabilidad del área usuaria4.
En este punto, es oportuno anotar que la conformidad requiere del informe del funcionario responsable del área usuaria, quien debe verificar, atendiendo a la naturaleza de la prestación, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales; debiendo -para dicho efecto- realizar las pruebas que fueran necesarias.5
Conforme a lo anterior, puede colegirse que el área usuaria –o el órgano que se le haya asignado tal función-, es la encargada de supervisar la ejecución del contrato, es decir, verificar o determinar que el contratista haya cumplido a cabalidad con la ejecución de las prestaciones asumidas, por lo que para ello debe emitir un informe sobre el cumplimiento de las condiciones contractuales, el cual da lugar a la conformidad.
“Considerando las funciones dadas por la LCE al OEC y siendo que las Bases estandarizadas precisan el modelo de contrato ¿Cuál sería el área u órgano más adecuado para la verificación de requisitos y elaboración del contrato?” (Sic).
Sobre el particular, corresponde precisar que el primer párrafo del literal c) del artículo 8 de la Ley señala que, el órgano encargado de las contrataciones “(…) es aquel órgano o unidad orgánica que realiza las actividades relativas a la gestión del abastecimiento al interior de una Entidad, incluida la gestión administrativa de los contratos.” (El subrayado es agregado).
Por su parte, el segundo párrafo del artículo 4 del Reglamento indica que “El órgano encargado de las contrataciones tiene como función la gestión administrativa del contrato, que involucra el trámite de perfeccionamiento, aplicación de penalidades, procedimiento de pago en lo que corresponda, entre otras actividades de índole administrativo; siendo que la supervisión de la ejecución del contrato le compete al área usuaria o al órgano al que se le haya asignado tal función.” (El resaltado es agregado).
Como se advierte, la normativa de contrataciones del Estado establece que las gestiones propias del abastecimiento de bienes, servicios u obras al interior de la Entidad, tales como la administración de los contratos respectivos, el procedimiento de pago y -de ser el caso- la aplicación de penalidades, corresponden al órgano encargado de las contrataciones; precisando que la ejecución de las obligaciones contraídas por el contratista debe ser supervisada por el área usuaria o por el órgano al que se le haya asignado dicha labor.
Por tanto, corresponde al órgano encargado de las contrataciones la gestión administrativa del contrato, la cual comprende todas aquellas actividades que guardan relación con su elaboración, verificación de requisitos, perfeccionamiento, entre otros.
CONCLUSIONES
3.1 El área usuaria –o el órgano que se le haya asignado tal función-, es la encargada de supervisar la ejecución del contrato, es decir, verificar o determinar que el contratista haya cumplido a cabalidad con la ejecución de las prestaciones asumidas, por lo que para ello debe emitir un informe sobre el cumplimiento de las condiciones contractuales, el cual da lugar a la conformidad.
3.2 Corresponde al órgano encargado de las contrataciones la gestión administrativa del contrato, la cual comprende todas aquellas actividades que guardan relación con su elaboración, verificación de requisitos, perfeccionamiento, entre otros.
Xxxxx Xxxxx, 29 xx xxxxxx de 2017
XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX
Directora Técnico Normativa
RAC/RIGA.
1 De la revisión de los documentos de la referencia se advierte que, a través de la solicitud, se formulan tres consultas relacionadas a un mismo caso; no obstante, las materias a que se refieren las mismas no se encuentran vinculadas entre sí, toda vez que la tercera consulta, está orientada a determinar si “Tratándose de contrataciones inferiores a 8 UIT, que están excluidas del ámbito de la aplicación de la LCE aunque bajo supervisión del OSCE ¿Es necesario efectuar una indagación xx xxxxxxx o basta la cotización del proveedor que se considera idóneo?”; mientras que las consultas 1 y 2 están referidas a los órganos a cargo de la administración del contrato. Por tanto, solo se responderán la consultas 1 y 2, mientras que la consulta 3 no será absuelta en la presente Opinión, debido a que ello excedería la habilitación legal conferida a este despacho, a través del literal o) del artículo 52 de la Ley.
2 Conforme a lo establecido en la Disposición Complementaria Transitoria Única del Decreto Legislativo N° 1341.
3 Corresponde precisar que las normas de organización interna de cada Entidad son las que deben definir qué unidades orgánicas participan en las distintas etapas del proceso de contratación de bienes, servicios u obras, precisando en que forma y oportunidad se realiza dicha intervención, teniendo en cuenta, además, la naturaleza del contrato.
4 No obstante, dicho artículo establece que en el caso de bienes, la recepción es responsabilidad del área xx xxxxxxx y la conformidad es responsabilidad de quien se indique en los documentos del procedimiento de selección.
5 De acuerdo a lo dispuesto en el numeral 143.2 del artículo 143 del Reglamento.