Lahendatud dokumentide hoidmine, säilitamine. Dokumendi menetluse lõppedes teeb dokumentide täitmise eest vastutav ametnik dokumendiregistris märke asja lahendamise kohta (täitmismärge). Paberdokumente hoitakse toimikutes (registraatorites), mille seljale ja kaanele märgitakse toimiku pealkiri, xxxxx dokumentide liigituse järgi, aastaarv ja säilitustähtaeg. Toimiku pealkiri peab kajastama toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu. Kirjavahetuse puhul paigutatakse ühte toimikusse saabunud või väljasaadetav esmane xxxx xxxx vastuskirja(de)ga. Kirjavahetuse toimiku pealkiri peab xxxxx dokumendi liigi nimetuse (kirjavahetus) sisaldama vähemalt kaht tunnust, millest üks on sisu tunnus. Toimikusse paigutatakse üldjuhul ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö iseloom (isiklikud ja kohtutoimikud, teenistuslehed, ajutiste komisjonide ja töörühmade dokumendid jm). Toimikutesse pannakse ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Lõplikult vormistamata dokumendid tagastatakse koostajale. Xxxxxxx sees paigutatakse dokumendid kronoloogilises või xxxx järjekorras. Kirjad järjestatakse kronoloogiliselt nii, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult. Igale esmasele kirjale lisatakse järgnev kirjavahetus, mille lõpetab küsimuse lahendanud dokument. Toimikus võivad xxxx xxx sarja dokumendid allsarjade xxxxx, kasutades värvilisi vahelehti ning jälgides säilitustähtaegu (erineva säilitustähtajaga dokumente ühte toimikusse ei panda). Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes, mille seljale ja kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud xxxxx, nimetus ning asjaajamisaasta number. Ühte toimikusse ei panda erineva säilitusajaga dokumente. Üldjuhul peetakse toimikuid asjaajamisperioodide xxxxx. Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, säilitatakse paberkandjal ka xxxxxx elektronposti teade. Xxxxx xxxxx korrastab ametnik toimiku, hinnates toimikusse pandud dokumentide toimikusse kuuluvust, järjestust, eemaldab mustandid ja mittevajalikud või korduvad koopiaeksemplarid ning valmistab toimikud ette edasiseks säilitamiseks. Asjaajamises lõpetatud toimikud võetakse kantseleis arvele kolme kuu jooksul pärast asjaajamisaasta lõppu. Dokumentide liigituses kinnitatud vastutavad ametnikud esitavad arhivaalide loetelud dokumentide liigitusega kehtestatud s...
