TALLINNA LINNAVALITSUS MÄÄRUS

TALLINNA LINNAVALITSUS

MÄÄRUS

Tallinn [kuu] [aaaa] nr [nr]

Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu põhimäärus

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lg 3 p 2 ja avaliku teabe seaduse § 43⁵ lg 1 alusel ning kooskõlas Tallinna Linnavolikogu 30. aprilli 2015 otsusega nr 71 „Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu asutamine“.

1. 
   ÜLDSÄTTED

1. Reguleerimisala

Määrusega kehtestatakse Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu (edaspidi andmekogu) pidamise kord, andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise ja sealt väljastamise, andmete kasutamise ning andmekogu haldamise kord.

2. Andmekogu pidamise eesmärk

Andmekogu pidamise eesmärgid on:

1. koondada ja süstematiseerida Tallinna linna ametiasutustes ja nende hallatavates asutustes (edaspidi koos asutus) tööl või teenistuses olevate isikute andmeid, pidada nende alusel personali- ja palgaarvestust ning tagada asutustele strateegiliseks ja personalijuhtimiseks vajaliku teabe olemasolu;

2. luua paljusid kasutajaid ja andmesisestajaid ühtaegu teenindav andmekogu ning teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud aktuaalsed andmed;

3. tagada ametnikele ja töötajatele (edaspidi töötaja) töötasu maksmine ning seadustest tuleneva maksukohustuse täitmine;

4. tagada personalialaste statistiliste andmete olemasolu ja aruannete koostamine.

1. Andmekogu nimetus

   1. Andmekogu ametlik nimetus on Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu.

   2. Andmekogu lühinimi on tlnypis.

2. 
   ANDMEKOGU PIDAMINE, ANDMEKOGUSSE KANTAVAD ANDMED JA JUURDEPÄÄS ANDMETELE

   1. 
      Andmekogu pidamine

4. Andmekogu pidamine

   1. Andmekogu peetakse kooskõlas käesoleva määrusega, teiste asjaomaste riigi xx xxxxx õigusaktidega ning lähtudes personaliarvestuse üldtunnustatud praktikast.

   2. Andmekogus säilitatakse andmeid digitaalsel xxxxx.

   3. Andmekogus säilitatakse logifailid andmekogule juurdepääsu õiguse andmise, muutmise ja lõpetamise kohta.

   4. Andmekoguga on liidestatud aruandluskeskkond xxxxx xx riigi aruannete koostamiseks.

5. Andmekogu pidamise kulud

Andmekogu arendamise, hooldamise ja pidamise kulud kaetakse Tallinna linna eelarves Tallinna Linnakantseleile ette nähtud vahenditest.

6. Andmekogusse kantud andmete kaitse

   1. Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

   2. Andmekogu turvaklass on K2T2S1, turbeaste on keskmine (M).

   3. Andmekogu andmetest tehakse üks kord ööpäevas turvakoopia, millest säilitatakse seitse viimast koopiat ja üks viimane kuukoopia.

7. Vastutav töötleja

   1. Andmekogu vastutav töötleja on Tallinna Linnakantselei.

   2. Vastutav töötleja:

      1. korraldab andmekogu pidamist xx xxxx ning kavandab selle arendamist;

      2. annab volitatud töötlejale tema ülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule ning andmete sisestamise ja töötlemise õiguse;

      3. annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

      4. teeb järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise ja andmekogusse sisestatud andmete õigsuse üle;

      5. vastutab andmekogusse xxxx xxxxx sisestatud andmete õigsuse eest;

      6. teeb andmekogu avalikustatavad andmed avalikuks Tallinna veebilehel;

      7. vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;

      8. täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

   3. Vastutav töötleja on kohustatud vältima kõrvaliste isikute juurdepääsu andmetele ning ära hoidma andmete omavolilise töötlemise andmekogus.

   4. Vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õiguste teostajad, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid.

8. Volitatud töötleja

   1. Andmekogu volitatud töötlejad on linna ametiasutused Tallinna Linnakantselei, Tallinna Linnavolikogu Kantselei, Tallinna Ettevõtlusamet, Tallinna Haridusamet, Tallinna Keskkonnaamet, Tallinna Kommunaalamet, Tallinna Kultuuriamet, Tallinna Linnaarhiiv, Tallinna Linnaplaneerimise Amet, Tallinna Linnavaraamet, Tallinna Munitsipaalpolitsei Amet, Tallinna Perekonnaseisuamet, Tallinna Sotsiaal- ja Tervishoiuamet, Tallinna Spordi- ja Noorsooamet, Tallinna Transpordiamet, Haabersti Linnaosa Valitsus, Tallinna Kesklinna Valitsus, Kristiine Linnaosa Valitsus, Lasnamäe Linnaosa Valitsus, Mustamäe Linnaosa Valitsus, Nõmme Linnaosa Valitsus, Pirita Linnaosa Valitsus, Põhja-Tallinna Valitsus ning nende hallatavad asutused.

   2. Volitatud töötleja:

      1. sisestab xxxxxx andmekogusse;

      2. teeb andmekogust päringuid;

      3. kasutab andmeid töötasu ja maksude arvestuse tegemiseks;

      4. vormistab aruanded;

      5. kasutab andmekogu üksnes kokkulepitud ülesannete täitmiseks;

      6. täidab vastutava töötleja korraldusi;

      7. vastutab sisestatud andmete õigsuse ja asjakohasuse eest;

      8. teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;

      9. osaleb andmekogu arendustöödel ja nende juurutamisel;

      10. täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

   3. Volitatud töötleja juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.

1. 
   Andmekogu ülesehitus ja kogutavad andmed

9. Andmekogu ülesehitus

   1. Andmekogu peetakse ühetasandilise infotehnoloogilise andmekoguna, mis koosneb digitaalsetest andmetest.

   2. Andmekogus peetakse personali- ja palgaarvestust ameti- ja töökohtade (edaspidi ametikoht) xxxxx, lähtudes asutuse struktuurist ja teenistuskohtade koosseisust.

10. Andmete ristkasutus

Andmekogu vastutaval ja volitatud töötlejal on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga talle pandud ülesannete täitmiseks esitada päringuid riigi andmekogudesse.

11. Andmed asutuse kohta

Asutuse kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:

1. asutuse nimetus;

2. asutuse asukoha aadress;

3. asutuse moodustamise, ümberkorraldamise või tegevuse lõpetamise andmed.

1. Andmed ametikoha kohta

Ametikoha kohta kantakse andmekogusse struktuuriüksuste xxxxx järgmised andmed:

1. ametikoha nimetus;

2. ametikoha moodustamise, muutmise ja likvideerimise kuupäev;

3. ametikohale ette nähtud töötaja xxxxx xx alamgrupp;

4. ametikoha koosseisulisus;

5. ametikoha tähtajalisus;

6. ametikohal ette nähtud koormus protsentides täiskoha koormusest;

7. Rahvusvahelise Tööorganisatsiooni koostatud „Ametialade rahvusvahelise standardiklassifikaatori” (inglise keeles International Standard Classification of Occupations, lühend ISCO) neljakohaline kood;

8. ametikohal ettenähtud normtööaeg;

9. ametikoha hõivatus;

10. ametikoha aadress.

1. Andmed töötaja kohta

   1. Töötaja kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:

      1. ees- ja perekonnanimi;

      2. isikukood, selle puudumisel sünnikuupäev;

      3. isikut tõendava dokumendi andmed;

      4. sugu;

      5. kodakondsus;

      6. pangakonto number;

      7. aadress, telefon, e-posti aadress;

      8. töö- või teenistussuhte alguse kuupäev;

      9. katseaja kestus;

      10. haridustase ja haridustaseme liik;

      11. keeleoskus xx xxxxx tase;

      12. staaž liikide xxxxx: avaliku teenistuse staaž avaliku teenistuse seaduse alusel; Tallinna linnavalitsuse staaž töötamise xxxxx xxxxx ametiasutustes kokku; asutuse staaž;

      13. töö- või teenistussuhte tähtajalisus;

      14. töötaja koormus ametikohal;

      15. töötaja xxxxx xx alamgrupp;

      16. töötajale määratud või kokkulepitud ning väljamakstud töötasu või xxxx tasuliikide xxxxx;

      17. tervisekontrolli kuupäev;

      18. koolitused, millel töötaja on osalenud, sh koolituse nimetus, koolituse alguse xx xxxx kuupäev, koolitaja või koolitusasutuse nimetus, koolituse maht akadeemilistes tundides, koolituse maksumus otseste ja kaudsete kulude xxxxx, koolituse vorm, koolituse xxxx xx koolituse valdkond;

      19. ressursimahukal koolitusel osalemiseks sõlmitud halduslepingu või koolituskulude hüvitamise kokkuleppe kehtivuse alguse xx xxxx kuupäev, lepingu number ja lepingus kokku lepitud xxxxx, xxx on sõlmitud nimetatud haldusleping või kokkulepe;

      20. töötajale tehtud hoiatus, hoiatuse tegemise kuupäev või määratud distsiplinaarkaristus, distsiplinaarkaristuse määramise kuupäev, karistuse xxxx xx karistuse kehtivuse periood viitega karistuse määramise ja kustutamise alusdokumendile;

      21. arenguvestluse ja katseaja vestluse läbiviimise kuupäev;

      22. lähetused;

      23. puhkused;

      24. üleviimised, üleviimise kuupäev ja tähtaeg;

      25. avaliku võimu teostamise õiguse peatumise või töö tegemisest keeldumise õiguse teostamise alguse xx xxxx kuupäev;

      26. töö- või teenistussuhte lõppemise kuupäev, liik, õiguslik alus ning viide töö- või teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile;

      27. andmesubjekti nõusolekul tegevussektor, xxxx töötaja teenistusse või tööle tuleb ning kuhu teenistus- või töösuhte lõppemisel siirdub;

      28. tervisliku seisundi vastavus ametikoha nõuetele, kui nõuded tulenevad seadusest;

      29. ametnikel ametivande andmise aeg;

      30. tööülesannete täitmiseks vajalikud load;

      31. tööaja arvestuse andmed;

      32. töötaja foto;

      33. töötaja alaealiste laste nimi ja isikukood, kui see on vajalik seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.

   2. Töötaja üle arvestuse pidamist alustatakse tema ametikohale asumise esimesest päevast arvates ja arvestuse pidamine lõpetatakse tema töö- või teenistussuhte lõppemisel.

   3. Andmekogusse võib sisestada teisi seadusest, töölepingust või asutuse reeglitest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikke andmeid.

Andmete esitamine, juurdepääs ja säilitamine

14. Andmeandja

Andmeandja on Tallinna linna asutusega töö- või teenistussuhtes xxxx xxxx.

15. Andmete kandmine andmekogusse

Volitatud töötleja sisestab andmekogusse käesoleva määruse §-des 11–13 nimetatud andmed.

16. Andmete alusdokumendid

Andmete alusdokumendid on:

1. haldusakt;

2. leping;

3. isikut tõendav dokument;

4. kvalifikatsiooni tõendav dokument;

5. isiku teenistuskäiku või töösuhet kajastav dokument;

6. füüsilise või juriidilise isiku avaldus või teatis;

7. tõend;

8. muu dokument, mis on andmekogusse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust.

1. Xxxxxxxx andmete õigsuse eest ja ebaõigete andmete parandamine

   1. Xxxxxxx andmekogusse kandja vastutab andmete õigsuse eest.

   2. Kui vastutav või volitatud töötleja leiab andmekogust ebaõigeid andmeid või kui teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.

2. Andmevahetus teiste andmekogudega

Andmekogust on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga pandud ülesannete täitmiseks anda andmeid ning esitada päringuid xx xxxxx andmeid riigi andmekogudest.

19. Andmete väljastamine

    1. Andmekogust on õigus andmeid saada isikul, kes vajab andmeid tööülesannete täitmiseks.

    2. Andmekogust avaldatakse avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed (ees- ja perekonnanimi, ametikoht, haridus, eriala, telefoninumber, e-posti aadress) Tallinna veebilehel.

    3. Andmekogu andmete alusel toimub Tallinna linna teiste andmekogude kasutamise õiguste andmine ja lõpetamine.

20. Andmete säilitamine

Käesoleva määruse § 13 lõikes 1 sätestatud andmeid säilitatakse pärast töö- või teenistussuhte lõppemist järgmiselt:

1. punktides 3, 6, 7, 11, 17, 20, 21 ja 28, 30, 32 ja 33 nimetatud andmeid üks aasta;

2. punktides 10, 27 ja 29 nimetatud andmeid viis aastat;

3. punktides 9, 13, 16, 18, 19, 22, 23, 25 ja 31 nimetatud andmeid seitse aastat;

4. punktides 1, 2, 4, 5, 8, 12, 14, 15, 24 ja 26 nimetatud andmeid 75 aastat.

1. Andmekogu andmetele juurdepääsu andmine ja kasutajarollid

   1. Andmetele juurdepääsu õigus on vastutaval töötlejal ja volitatud töötlejal, kes näevad ja saavad muuta andmeid vastavalt neile antud kasutajarollidele.

   2. Andmekogu kasutajarollid on järgmised:

      1. administraator – juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha andmekogu administreerimiseks vajalikke toiminguid;

      2. personaliarvestaja – juurdepääs andmekogu määratud osadele ja õigus teha personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid;

      3. palgaarvestaja – juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha palgaarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid;

      4. koolitustöötaja – juurdepääs andmekogu määratud osadele piiratud vaatega, juurdepääs töötaja hariduse ja koolituse andmetele, õigus teha koolitusandmete muutmise toiminguid;

      5. andmeedastaja – juurdepääs andmekogu määratud osadele ja õigus esitada infot andmete muutmiseks;

      6. personaliandmete vaatleja – näeb andmekogu määratud osasid;

      7. koolitusandmete vaatleja – näeb andmekogu määratud osast hariduse ja koolitustega seotud andmeid.

2. Andmekogu kasutamise õiguse lõppemine

   1. Andmekogu kasutamise õigus lõpeb, kui kasutaja ei tööta xxxx xxxxx asutuses.

   2. Andmekogu kasutamise õiguse lõpetab administraator hiljemalt kasutaja töösuhte lõppemise päevale järgneval tööpäeval.

   3. Administraator võib oma algatusel andmekogu kasutamise õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:

      1. kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;

      2. kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid;

      3. kasutaja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus;

      4. kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;

      5. andmekogusse andmete xxxxxxxx ei ole enam kasutaja tööülesanne.

3. 
   JÄRELEVALVE JA ANDMEKOGU PIDAMISE LÕPETAMINE

23. Järelevalve andmekogu pidamise üle

    1. Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

    2. Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

    3. Volitatud töötleja on kohustatud kõrvaldama järelevalvet teinud isiku ettekirjutuses nimetatud puudused ettekirjutuses märgitud tähtpäevaks.

    4. Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide rikkumise ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.

24. Andmekogu pidamise lõpetamine

    1. Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Tallinna Linnavolikogu.

    2. Andmekogu tegevus lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

    3. Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise andmekogusse või Tallinna Linnaarhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja.

    4. Vastutav töötleja vastutab andmete üleandmise õiguspärasuse ja üleantavate andmete terviklikkuse eest.

    5. Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse asjakohane akt.

Taavi Aas
Abilinnapea linnapea ülesannetes	Xxxxxx Xxxx
	Linnasekretär

Seletuskiri

Tallinna Linnavalitsuse määruse eelnõu

„Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu põhimäärus” juurde

Tallinna Linnavalitsuse määruses sätestatakse Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu (edaspidi andmekogu) pidamise kord, andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise ja väljastamise, andmete kasutamise ning andmekogu haldamise kord.

Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (edaspidi KOKS) § 6 lõike 3 punkt 2 sätestab, et kohalik omavalitsus otsustab ja korraldab kohaliku elu küsimusi, mis ei ole seadusega antud kellegi teise otsustada.

Avaliku teabe seaduse (edaspidi AvTS) § 43⁵ lõike 1 kohaselt sätestatakse andmekogu põhimääruses andmekogu pidamise kord, sealhulgas andmekogu vastutav töötleja, andmekogusse kogutavate andmete koosseis, andmeandjad ja vajadusel muud andmekogu pidamisega seotud korralduslikud küsimused.

Tallinna linnapea 20. märtsi 2013 käskkirja nr PO-1/65 „Tallinna andmekogude asutamise ja nende pidamise lõpetamise kord“ punkti 6.1 kohaselt kehtestab andmekogu põhimääruse üldjuhul linnavalitsus.

Andmekogu luuakse, et täita töö- ja teenistussuhteid reguleerivatest ning nendega seotud seadustest tulenevaid tööandja kohustusi ja teha asjaomaseid toiminguid. Andmekogu põhineb standardtarkvaral SAP ERP Human Capital Management ja SAP NetWeaver Business Intelligence.

Andmekogu asutamiseks tegi Tallinna Linnavolikogu 30. aprillil 2015 otsuse nr 71 „Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu asutamine“.

Määrus on jagatud kolmeks peatükiks.

Määruse esimeses peatükis on esitatud üldsätted. Määrusega kehtestatakse andmekogu pidamise kord, andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise ja sealt väljastamise, andmete kasutamise ning andmekogu haldamise kord. Andmekogu lühinimi on tlnypis.

Andmekogu pidamise eesmärk on koondada linna asutustes tööl või teenistuses olevate isikute andmed personaliarvestuse pidamiseks ning tagada personalijuhtimise otsuste tegemiseks vajalike aktuaalsete andmete olemasolu. Paljusid kasutajaid ja andmesisestajaid ühtaegu teenindav andmekogu võetakse aluseks töötajatele töötasu maksmisel ning seadustest tuleneva maksukohustuse täitmisel. Andmekoguga tagatakse personalialaste statistiliste andmete olemasolu ja võimaldatakse koostada aruandeid.

Määruse teine peatükk koosneb kolmest jaost. Esimene jagu käsitleb andmekogu pidamist, mis toimub kooskõlas andmekogu põhimääruse ja teiste asjaomaste õigusaktidega. Andmeid säilitatakse digitaalselt ja andmekogu kasutamise õiguste kohta säilitatakse logifailid. Andmekogu arendamise, hooldamise ja pidamise kulud kaetakse Tallinna linna eelarves Tallinna Linnakantseleile ette nähtud vahendite arvelt.

Andmekogusse kantud andmete kaitse tagavad andmekogu vastutav töötleja ja volitatud töötlejad. Andmekogu turvaklass on K2T2S1 ja turbeaste keskmine (M).

Andmekogu vastutav töötleja on Tallinna Linnakantselei, kes vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest ning korraldab andmekogu pidamist ja arendamist, annab volitatud töötlejatele juhiseid ning juurdepääsu andmekogule andmete sisestamiseks ja töötlemiseks, samuti teeb järelevalvet volitatud töötleja tegevuse üle.

Andmekogu volitatud töötlejad on xxxx xxxxx 23 ametiasutust ning nende hallatavad asutused. Põhimäärus loetleb volitatud töötleja kohustused, millest peamised on andmekogusse andmete sisestamine, päringute tegemine, töötasu ja maksude arvestus ning aruannete vormistamine.

Teise peatüki teine jagu määrab andmekogu ülesehituse ja kogutavate andmete mahu. Andmekogu peetakse ühetasandilise infotehnoloogilise andmekoguna, mis koosneb digitaalsetest andmetest. Arvestust peetakse ametikohtade xxxxx, lähtudes asutuse teenistuskohtade koosseisust. Põhimäärus reguleerib täpsemalt ka andmete ristkasutuse, st vastutaval ja volitatud töötlejal on lubatud õigusaktiga talle pandud ülesannete täitmiseks esitada päringuid riigi andmekogudesse.

Põhimääruse §-d 11–13 sätestavad andmekogu andmete detailse koosseisu. Andmekogu ülesehitusest lähtudes loetletakse andmed kolmes rühmas: asutuse, ametikoha ja töötaja kohta. Selline andmete ülesehitus tuleneb printsiibist, et personali- ja palgaarvestus toimub ametikohtade xxxxx, lähtudes asutuse struktuurist ja teenistuskohtade koosseisust. Asutuse kohta antakse selle nimetus, registrikood, asukoha aadress ning andmed moodustamise, ümberkorraldamise või tegevuse lõpetamise kohta. Ametikoha kohta andmekogusse kantavad andmed on nimetus, moodustamise ja likvideerimise info, tähtajalisus, koormus, normtööaeg, hõivatus jt. Põhimääruse § 11 ja 12 loetletud andmed asutuste ja ametikohtade kohta on andmekogus vastavalt kehtivale linnaorganisatsiooni ülesehitusele ning linnavolikogu poolt kehtestatud asutuste struktuurile ja teenistuskohtade koosseisule ning need ei sisalda isikuandmeid.

Töötaja kohta kantakse andmekogusse minimaalselt vajalikud andmed tulenevalt vajadusest sõlmida töösuhe või xxxxx isikud teenistusse ning teha töötamise või teenistuse käigus isiku andmete alusel seadustest tulenevaid toiminguid. Andmekogusse kogutakse avaliku teenistuse seaduse §-st 26 tulenevalt teenistusse asumiseks vajalikud andmed, töölepingu seaduse alusel töölepingu sõlmimiseks, puhkuse ja tööstaaži arvestuseks, töötasu ja muude tasude maksmiseks, samuti maksukohustuse täitmiseks vajalikud andmed, töötervishoiu ja tööohutuse seaduse § 12² alusel tööandja haigushüvitise maksmiseks ja § 13 lõike 7 alusel töötajate tervisekontrolli üle arvestuse pidamiseks ning KOKS § 22 lõike 1 punkti 36 alusel linna ametiasutuse teenistuskohtade koosseisu haldamiseks vajalikud andmed. Samuti AvTS § 28 lõike 1 punktist 6 tuleneva asutuste koosseisu ning ametnike ees- ja perekonnanime, hariduse ja eriala avalikustamise nõude täitmiseks. Töötaja kohta kantakse andmekogusse isikuandmed, nagu ees- ja perekonnanimi, isikukood, sugu, kodakondsus ja elukoha aadress. Samuti kantakse andmekogusse tema töötamisega seotud andmed, nagu töösuhte alguse xx xxxx kuupäev, katseaja kestus, hariduse ja keeleoskuse info, staaž, koormus, töötasu jm maksed, puhkus, lähetus, tervisekontrolli ning koolituse andmed. Töötaja andmete üle arvestuse pidamist alustatakse tema töö- või ametikohale asumise päevast arvates.

Teise peatüki kolmas jagu käsitleb andmete esitamise, juurdepääsu ja säilitamise korda. Andmeandjad on xxxx xxxxx asutusega töö- või teenistussuhtes olevad isikud, samuti kohaliku omavalitsuse valitud või nimetatud liikmed. Xxxxxxx andmekogusse kandjad on andmekogu volitatud töötlejad andmekogu põhimääruses sätestatud ulatuses andmete alusdokumentide põhjal. Andmete õigsuse eest vastutab andmete andmekogusse kandja. Andmekogust saab andmeid isik, kes vajab neid tööülesannete täitmiseks, eeskätt asutuste juhid, personalitöötajad ja raamatupidajad.

Andmekogust avaldatakse avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed (ees- ja perekonnanimi, ametikoht, haridus, eriala, telefoninumber, e-posti aadress) Tallinna veebilehel ning andmekogu andmete alusel toimub linna teiste andmekogude kasutajaõiguste loomine ja kustutamine. Põhimääruses sätestatakse andmevahetuse kohta, et andmekogust on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga pandud ülesannete täitmiseks anda andmeid ning esitada päringuid xx xxxxx andmeid riigi andmekogudest. Näiteks andmekogu ja pensionikeskuse vaheline liides informatsiooni edastamiseks töötaja kohustusliku kogumispensioniga liitumise kohta. Kavas on liides töötamise registriga, kus andmekogu andmete alusel toimub töötaja töötamise registreerimine ja lõpetamine.

Enamikku töötaja andmeid, mis on seotud tema isikuga ega ole seotud rahalise arvestuse, väljamaksete või staaži arvestusega, säilitatakse andmekogus üks aasta. Need on näiteks töötaja aadress, pangakonto, keeleoskus, arenguvestluste ja tervisekontrolli andmed, hoiatused ja distsiplinaarkaristused.

Aruandluse koostamise ja statistiliste andmete esitamise vajadusest tulenevalt säilitatakse viis aastat töötaja hariduse andmeid ja töötaja nõusolekul infot selle kohta, millisest tegevussektorist töötaja tuleb või kuhu lahkumisel siirdub.

Raamatupidamise seaduse § 12 lõike 1 järgi peab raamatupidamiskohustuslane raamatupidamise algdokumente säilitama seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati. Sellest tulenevalt säilitatakse andmekogus seitse aastat kõiki andmeid, millega seoses on tehtud väljamaksmisi, näiteks xxxx või töötasu, lähetused, puhkused, koolitused, töö- või teenistussuhte tähtaeg, tööaja arvestuse andmed.

Teenistuslehe pidamiseks vajalikke avaliku teenistuse staaži andmeid säilitatakse analoogselt riigi personali- ja palgaarvestuse andmekoguga 75 aastat. Sama tähtajaga säilitatakse ka Tallinna xxxxx xxxxx andmekogus arvestatavat staaži, need on Tallinna linnavalitsuse staaž töötamise xxxxx xxxxx ametisasutustes kokku xx xxx xxxxx asutuse staaž. Linna ametiasutustes töötamise staaži andmeid on vaja säilitada seoses Tallinna linna ametiasutuse palgajuhendi §-s 10 sätestatud kauaaegse linnateenistuse tunnustamisega. Tegemist on pikaajalise Tallinna linna tavaga tunnustada kauaaegset linna ametiasutustes töötamist aukirja ja rahalise preemia määramisega. Kuna staaži andmed on andmekogus seotud töötaja isiku ja töötamise andmetega, siis säilivad andmekogus ka töötaja nimi, isikukood, töötamise alguse, üleviimiste ja töötamise lõpetamise andmed.

Andmetele juurdepääsu õigus on vastutaval ja volitatud töötlejal vastavalt neile antud kasutajarollidele. Andmekogul on järgmised kasutajarollid:

1. administraatoril on juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha administreerimise toiminguid s.o süsteemi seadistamine, püsiandmete haldus, kasutajaõiguste haldus.

2. personaliarvestajal on juurdepääs andmekogu määratud osadele (andmekogus määratud osad on siin ja edaspidi xxxx xxxxx asutused, kindlad haldusalad ja/või asutused) ja õigus teha personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid;

3. palgaarvestajal on juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha palgaarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid;

4. koolitustöötajal on juurdepääs andmekogu määratud osadele piiratud vaatega (töötaja hariduse ja koolituse andmed) ja õigus muuta koolitusandmeid;

5. andmeedastaja (e-kanalis; tööajatabelis) näeb andmekogu määratud osasid, tal on õigus esitada infot andmete muutmiseks;

6. personaliandmete vaatleja näeb andmekogu määratud osasid;

7. koolitusandmete vaatleja näeb andmekogu määratud osadest piiratud hulka andmeid (töötaja hariduse ja koolituse andmed).

Andmekogu kasutamise õigus lõpetatakse, kui kasutaja ei tööta xxxx xxxxx asutuses. Andmekogu administraator võib andmekogu kasutamise õigused lõpetada ka andmete töötlemise rikkumisel, ebaõigete andmete kandmisel jt rikkumise juhtudel samuti juhul, kui andmete kandmine andmekogusse ei ole enam kasutaja tööülesanne. Andmekogu kasutajarolli täitjate kohta xx xxxxx andmekogusse täiendavaid andmeid, kuna kõik andmekogu kasutajarollide täitjad on samaaegselt Tallinna linna asutustes töö- või teenistussuhtes olevad isikud ning nende kohta on kantud andmekogusse kõik § 13 loetletud andmed.

Määruse kolmas peatükk käsitleb järelevalvet ning andmekogu pidamise lõpetamist.

Järelevalvet andmekogu pidamise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kui see tuleneb seadusest. Andmekogus peetakse andmete töötlemise üle arvestust automaatselt ja digitaalselt. Xxxxxxx töötlemise vaidlustamise kaebusi lahendab vastutav töötleja. Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide rikkumise ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.

Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Tallinna Linnavolikogu ning see lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega ette nähtud korras.

Vastavalt avaliku teabe seaduse nõuetele on andmekogu dokumendid kooskõlastatud riigi infosüsteemi haldussüsteemi (XXXX) kaudu. Eelnõu on läbi vaadanud linna õigusteenistuse õigusloome ja eelnõude osakonna keeletoimetaja.

Määrus jõustub üldises korras, kolmandal päeval pärast Xxxxx Teatajas avaldamist.

Xxxxxx Xxxx

Linnasekretär

Koostaja: Piret Rehkalt, linna personaliteenistuse personali- ja avaliku teenistuse osakonna juhataja asetäitja, tel 000 0000, 30.05.2017