Lisa 1. Ametijuhend

KINNITATUD

direktori 03.05.2021 käskkirjaga 1-2/45

Xxxx 1. Ametijuhend

Xxxx töölepingu nr 3-2/ juurde

Ametikoht	Juhiabi
Nimi
Vahetu juht	Direktor
Alluvad	Puuduvad
Xxxx asendab	Direktori määramisel
Kes asendab	Direktori määramisel

I Üldsätted

Juhiabi ametikoha eesmärk on tagada tõhusa dokumendihalduse ja infovahetuse kaudu kooli arengueesmärkide saavutamine. Oma töös juhindub juhiabi:

● kehtivatest Eesti Vabariigi seadustest;

● haridus- ja teadusministri määrustest ja muudest õigusaktidest ning kooli direktori või teda asendava isiku käskkirjadest;

● riigigümnaasiumide kvaliteedikokkuleppest;

● kooli direktori suulistest ja kirjalikest korraldustest ning juhistest;

● kooli põhimäärusest;

● kooli õppekavast;

● kooli arengukavast;

● töökorralduse reeglitest;

● käesolevast ametijuhendist;

● oma töölepingust;

● kooli õppenõukogu otsustest;

● õpilase, vanema ja kooli vajadustest.

II Tööülesanded

● Põhiülesanded:

○ haldab kooli dokumentatsiooni elektroonilises dokumendihaldussüsteemis;

○ dokumendihalduse korraldamine kooskõlas õigusaktidega;

○ koostab, muudab ja täiendab dokumendi- ja teabehaldust reguleerivaid normdokumente vastavalt ettepanekutele ja vajadusele;

○ xxxxx xxx vastutusalasse kuuluva infovahetuse täpsuse ja korrektsuse;

○ tagab töö käigus koostatud ja esitatud andmete õigsuse ja seadusele vastavuse;

○ registreerib ja edastab kooli saabuva kirjavahetuse, jälgib tähtaegade täitmist;

○ vormistab, registreerib ja edastab väljasaadetava kirjavahetuse, jälgib tähtaegade täitmist;

○ koostab ja vormistab dokumendid (käskkirjad, lepingud, protokollid, aktid jne) ning registreerib need dokumendihaldusprogrammis, vajadusel edastab erinevatele osapooltele;

○ vastab kooli üldtelefoni kõnedele ja jälgib kooli üldmeiliaadressile saabuvaid

kirju ning edastab info töötajatele;

○ peab arvestust õpilaste liikumise kohta, võtab vastu ja väljastab õpilaste vastuvõtmisel ja lahkumisel dokumente;

○ peab ja täiendab kooli õpetajate ja õpilaste Eesti Hariduse Infosüsteemi andmebaasi:

■ kanded õpilaste liikumise kohta, õppurite andmete kinnitamine;

■ kanded õpetajatega töölepingu sõlmimisel ja lõppemisel, kvalifikatsioonide ja täienduskoolituste lisamine, koormuse muutmine, andmete kinnitamine;

○ haldab elektroonilist õpilaspiletite süsteemi;

○ vormistab töötajad tööle, valmistab ette töölepingud, töövõtu- ja käsunduslepingud, teeb nende muutmise ja lõpetamisega seotud toimingud kooskõlas kehtivate seadustega;

○ kooskõlas direktori korraldustega peab infovahetust koolipidaja poolt määratud Riigi Tugiteenuste Keskuse personali- ja palgaarvestajaga, vahendab nõutud andmeid ja dokumente (isikuankeedid, lepingud, käskkirjad, tööajatabelid jms);

○ xxxxxx asutuses Riigitöötaja iseteenindusportaali isikuandmete, puhkuste ja puudumiste, lähetuste, koolituste ja majanduskulude mooduleid. Juhendab töötajaid portaali kasutamisel.

○ lisab arvetekeskusesse saabunud arvetele vajalikud andmed ja edastab arved kooli direktorile kinnitamiseks;

○ tagab ametialase dokumentatsiooni säilimise;

○ süstematiseerib ja hoiab korras kooli arhiivi;

○ nõustab kooli töötajaid asjaajamise ja arhiiviga seotud küsimustes;

○ täidab külaliste vastuvõtuga seonduvaid ülesandeid;

○ peab arvestust kooli töötajate tervisekontrolli läbimise kohta;

○ peab arvestust kooli töötajate tähtpäevade xxx xx korraldab sellega seotud asjaajamist;

○ kujundab töötajate, õpilaste, kooli koostööpartnerite ning muude füüsiliste ja juriidiliste isikutega suhtlemisel kooli kuvandit, vahendades vajalikku infot.

● Kooskõlastamine ja muud ülesanded:

○ esitab oma haldusalasse kuuluvad nõutavad aruanded;

○ kooskõlastab direktoriga osalemise koolitustel (sh kogemuskoolitustel), konverentsidel xx xxxxx, samuti tööalased esinemised;

○ töö ajal kooli ruumidest lahkumisel teavitab direktorit;

○ kasutab ametitelefoni sihtotstarbeliselt;

○ täidab tule- ja tööohutuse eeskirju;

○ täidab direktori määratud ühekordseid lisaülesandeid.

III Õigused

● Saada ülesannete täitmiseks andmeid, dokumente ja teavet kooli töötajatelt.

● Pöörduda nõu saamiseks direktori xxxxx.

● Teha direktorile soovitusi ja ettepanekuid oma pädevusse kuuluva valdkonna töö paremaks korraldamiseks ja probleemide lahendamiseks.

● Saada tunnustust vastavalt tunnustussüsteemile.

● Xxxxx xxxxx vajalikud töövahendid ja tehnika ning sobivad töötingimused.

● Kasutada töövälisel ajal kooli ruume eelneval kokkuleppel direktori ja

haldusspetsialistiga.

● Saada vajaduse korral täienduskoolitust (vastavalt kooli võimalustele).

IV Vastutus

Juhiabi vastutab käesoleva ametijuhendiga temale pandud töökohustuste täitmise eest.

V Ametijuhendi muutmine

Ametijuhend vaadatakse üle xx xxxx muudetakse vastavalt vajadusele. Ametijuhend kuulub lahutamatu osana töötaja töölepingu juurde ja on allkirjastatud digitaalselt. Ametijuhend edastatakse töötajale koos töölepinguga kontaktandmetes märgitud e-posti aadressile.

Kinnitan, et xxxx tutvunud juhiabi ametijuhendiga ning kohustun töökohustuste täitmisel järgima sellega ettenähtud tingimusi ja nõudeid.

Töötaja (allkirjastatud digitaalselt) juhiabi		Tööandja (allkirjastatud digitaalselt) Xxxxx Xxxxxxx direktor
Kuupäev (dokumendi kuupäev digitaalallkirjas)		Kuupäev (dokumendi kuupäev digitaalallkirjas)