Julkisen tutkimuksen rahoituksen yleiset ehdot
Julkisen tutkimuksen rahoituksen yleiset ehdot
Sisällysluettelo
1 Soveltamisala ja rahoituspäätöksen julkisuus 2
2 Projektin toteuttaminen 2
2.1 Ohjausryhmän kokoonpano ja tehtävät 2
2.2 Vastuullisen johtajan asema ja tehtävät 2
2.3 Rahoituspäätöksen hyväksymisilmoitus 3
3 Tutkimusrahoituksen maksaminen 3
4 Projektin hyväksyttävät kustannukset 3
4.1 Yleisperiaatteet 3
4.2 Rahapalkat 4
4.3 Henkilösivukustannukset 4
4.4 Yleiskustannukset 4
4.5 Matkakustannukset 5
4.6 Aine- ja tarvikekustannukset 5
4.7 Koneet ja laitteet 5
4.8 Ostetut palvelut 5
4.9 Muut kustannukset 5
4.10 Kustannukset, joita ei hyväksytä 5
4.11 Projektissa syntyvät tulot 6
5 Projektiin saatu ulkopuolinen rahoitus, omarahoitus ja saatu muu panostus 6
6 Kansainvälinen tutkijaliikkuvuus 6
7 Projektin raportointi 6
8 Tarkastusraportti – muut kuin valtion virastot ja laitokset 7
9 Yhteisprojektien ja jaksorahoitteisten projektien raportointi 7
10 Jälkiraportointi 7
11 Projektimuutos 7
12 Tuloksiin liittyvät oikeudet ja tulosten julkisuus 7
12.1 Julkisuus 7
12.2 Omistusoikeus 8
12.3 Hyödyntäminen 8
12.4 Teollis- ja tekijänoikeuksien luovutus 8
12.5 Ensisijainen neuvotteluoikeus tulosten hyödyntämisestä 8
13 Rahoituksen saajan tiedonantovelvollisuus 9
14 Projektin tarkastukset muille kuin valtion virastoille ja laitoksille 9
15 Maksatuksen ja rahoituksen keskeyttäminen ja takaisinperintä 9
15.1 Soveltaminen 9
15.2 Maksatuksen väliaikainen keskeyttäminen 9
15.3 Rahoituksen keskeyttäminen 9
15.4 Rahoituksen palauttaminen 10
15.5 Rahoituksen takaisinperintä 10
16 Tutkimusrahoituksen erityisehdot 10
17 Tulkintajärjestys 10
1 Soveltamisala ja rahoituspäätöksen julkisuus
Näitä ehtoja sovelletaan rahoitukseen, jota Teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus Te- kes myöntää valtion talousarvion määrärahasta 32.20.40 Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatio- toiminnan tukeminen julkisen tutkimuksen projekteille Suomessa.
Julkisella tutkimuksella tarkoitetaan sellaista tutkimusorganisaation tutkimus- ja kehitystoimin- taa, joka tähtää yleiseen tiedon tason nostamiseen edistäen osaamisen syntymistä, kehittymistä ja laaja-alaista hyödyntämistä ja jonka tulokset julkaistaan laajasti.
Tutkimusorganisaatiolla tarkoitetaan sellaista korkeakoulun tai tutkimuslaitoksen kaltaista yksik- köä sen oikeudellisesta asemasta tai rahoitustavasta riippumatta, jonka päätavoitteena on har- joittaa perustutkimusta, teollista tutkimusta tai kokeellista kehittämistä ja levittää tutkimustulok- sia koulutuksen, julkaisujen tai teknologiansiirron kautta. Kaikki voitto investoidaan edelleen tut- kimustoimintaan, tulosten levittämiseen tai opetukseen. Tällaisessa yksikössä vaikutusvaltaa osakkaan tai jäsenen muodossa käyttävillä yrityksillä ei ole etuoikeusasemaa yksikön tutkimus- kapasiteetin käyttöön tai sen saavuttamiin tutkimustuloksiin nähden.
Rahoituspäätöksestä Tekesillä on oikeus julkaista rahoituksen saajan nimi, rahoitettavan tutki- musprojektin julkinen tiivistelmä sekä myönnetyn ja maksetun rahoituksen määrä. Rahoituksen saajan tulee kertoa saamastaan Tekesin rahoituksesta tiedottaessaan projektista tai sen tulok- sista.
Projektin tulosten julkisuudesta on määrätty kohdassa 12.
2 Projektin toteuttaminen
Rahoituksen saajan on toteutettava projekti tutkimusrahoituspäätöksen mukaisesti.
2.1 Ohjausryhmän kokoonpano ja tehtävät
Kaikkien projektityyppien projekteissa on oltava ohjausryhmä, johon rahoituksen saajan ohella kuuluu ulkopuolisia asiantuntijoita ja/tai yritysten edustajia. Yrityksellä, joka on rahoittanut pro- jektia tai luovuttanut sen käyttöön muuta projektin toteuttamisen kannalta välttämätöntä panos- tusta, on oikeus saada edustaja ohjausryhmään.
Tutkimusideoista uutta tietoa ja liiketoimintaa -projektin ohjausryhmässä tulee olla kaupallista- mista tarkasteleva asiantuntija. Xxxxxxxxxxxxxxx kanssa verkottuneen tutkimuksen projektissa ohjausryhmään on nimettävä edustajia mahdollisista hyödyntäjäorganisaatioista.
Ohjausryhmän asiantuntijajäsenet valitaan ryhmään henkilöjäseninä henkilön oman asiantunti- juuden perusteella. Asiantuntijajäsen ei voi valtuuttaa toista henkilöä tilalleen ollessaan itse es- tynyt osallistumaan ohjausryhmän työskentelyyn. Asiantuntija voi toimia samanaikaisesti useis- sa projekteissa ohjausryhmän jäsenenä. Rahoituksen saaja valitsee ja erottaa ohjausryhmän asiantuntijajäsenet.
Ohjausryhmä sopii kokouskäytäntönsä ja päätöksentekomenettelynsä ensimmäisessä kokouk- sessaan. Ensimmäisen kokouksen päätöksille ja merkittäville projektimuutoksille on saatava kaikkien rahoittajien hyväksyntä. Ohjausryhmällä on projektissa neuvoa-antava rooli. Ohjaus- ryhmällä ei ole eikä sille voi delegoida rahoituksen saajaa sitovaa päätösvaltaa projektissa. Xxxxxxxxxxxxxxx kanssa verkottuneessa tutkimusprojektissa projektin aikana ohjausryhmä vah- vistaa vastuullisen johtajan tekemät projektimuutosesitykset Tekesille. Katso myös kohta 11.
Tekesin edustajalla on oikeus osallistua ohjausryhmän kokouksiin. Kokouskutsu kaikkiin koko- uksiin ja kokouspöytäkirjat on toimitettava Tekesiin samaan aikaan ja samansisältöisenä kuin ohjausryhmän jäsenille.
2.2 Vastuullisen johtajan asema ja tehtävät
Rahoituksen saajan on nimettävä projektille vastuullinen johtaja. Vastuullinen johtaja on projek- tin tieteellinen ja tutkimuksellinen vastuuhenkilö. Vastuullisella johtajalla ei ole oikeutta toimia rahoituksen saajan puolesta ja hyväksyä tätä velvoittavia sitoumuksia, ellei häntä siihen xxxx- seen valtuuteta.
Projektin vastuullinen johtaja ei saa olla esteellinen. Vastuullisella johtajalla ei saa olla merkittä- vää omaa intressiä projektin rahoittaja- tai hyödyntäjäyrityksessä eikä myöskään projektille pal- veluja myyvässä yrityksessä. Kielletyksi intressiyhteydeksi katsotaan esimerkiksi tilanne, jossa vastuullinen johtaja tai hänen perheenjäsenensä omistaa yli 10 % yrityksestä, on jäsen yrityksen hallintoelimissä tai on yhtiön toimitusjohtaja.
Vastuullisen johtajan tehtävänä on valvoa Tekesin tutkimusrahoituspäätöksessä mainitun pro- jektin toteuttamista. Hän huolehtii, että projektia johdetaan asianmukaisesti ja että projektin eri osapuolille, rahoittajille ja ohjausryhmän jäsenille tiedotetaan tutkimusrahoituspäätöksestä eh- toineen ja projektin etenemisestä sovitulla tavalla.
Vastuullinen johtaja valvoo sitä, että projektin raportointi on järjestetty Tekesin edellyttämällä ta- valla.
2.3 Rahoituspäätöksen hyväksymisilmoitus
Rahoituksen saajan on toimitettava Tekesille rahoituspäätöksen hyväksymisilmoitus kolmen kuukauden kuluessa rahoituspäätöksen ilmoituksen päiväyksestä. Hyväksymisilmoituksen alle- kirjoittaa henkilö, jolla on rahoituksen saajan työjärjestyksen mukaan tai muutoin saatu oikeus rahoituksen saajan puolesta allekirjoittaa hyväksymisilmoitus. Allekirjoittamalla hyväksymis- ilmoituksen rahoituksen saaja sitoutuu noudattamaan rahoituspäätöstä ja sen ehtoja.
Hyväksymisilmoituksessa ilmoitetaan rahoituksen saajan pankkiyhteystiedot, ulkopuolisen auk- torisoidun tilintarkastajan yhteystiedot (koskee muita kuin valtion virastoja ja laitoksia), vahviste- taan projektin vastuullinen johtaja sekä nimetään projektin yhteyshenkilö ja projektin kustannus- tilitysten allekirjoittaja(t).
Ilmoitukseen on liitettävä ohjausryhmän ensimmäisen kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirjasta liittei- neen on käytävä ilmi ohjausryhmän vahvistamat
• projektisuunnitelma
• kustannusarvio
• rahoitussuunnitelma
• ohjausryhmän kokoonpano.
Asiakirjojen on oltava pöytäkirjan liitteenä, milloin niihin on tullut muutoksia verrattuna päätök- sen liitteinä olleisiin asiakirjoihin.
3 Tutkimusrahoituksen maksaminen
Rahoitus maksetaan jälkikäteen projektin edistymisen mukaan. Rahoituksen maksamisen edel- lytyksenä on hyväksyttävä väli-, jakso- tai loppuraportti sekä kustannustilitys liitteineen.
Tekes voi maksaa yliopistolle osan rahoitusosuudestaan ennakkona, jos yliopisto on ilmoittanut Tekesiin halukkuutensa ennakkomaksujen vastaanottoon. Ennakko maksetaan, kun rahoituk- sen saaja on palauttanut Tekesin päätösehtojen mukaisen rahoituspäätöksen hyväksymisilmoi- tuksen liitteineen. Ennakko kuitataan rahoituksen saajalle maksettavasta Tekesin rahoitusosuu- desta projektin loppupuolella, pääsääntöisesti kahtena eränä.
Rahoituksen viimeinen erä, 10 prosenttia myönnetystä rahoituksesta maksetaan vasta loppura- portin hyväksymisen jälkeen edellyttäen, että projektille on kertynyt riittävästi hyväksyttäviä kus- tannuksia.
Viimeinen rahoituserä on haettava Tekesiltä loppuraportoinnin ja -tilityksen yhteydessä. Tämän jälkeen haettavaa rahoitusta ei makseta.
4 Projektin hyväksyttävät kustannukset
4.1 Yleisperiaatteet
Rahoituksen saajan tulee järjestää projektin kirjanpito siten, että projektista aiheutuneet kustan- nukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon todentaa. Kustannukset esitetään sillä kustannusrivillä, johon ne rahoituksen saajan kirjanpidon perusteella kuuluvat.
Projektin kustannuksiksi voidaan hyväksyä rahoituksen saajalle projektin kestoajalla projektista suoriteperusteella aiheutuneet välittömät kustannukset nettomääräisinä sekä aiheuttamis- periaatteen mukaisesti projektille kohdistettu osuus välillisistä kustannuksista. Projektin loppu- tilityksen yhteydessä annettavasta tarkastuslausunnosta rahoituksen saajalle aiheutuneet kus- tannukset ovat kuitenkin hyväksyttäviä kustannuksia, vaikka ne syntyisivät projektin hyväksytyn kestoajan jälkeen. Jaottelussa välittömiin ja välillisiin kustannuksiin tulee noudattaa organisaati- ossa yleisesti käytössä olevia kohdistamisperiaatteita.
Arvonlisäverollisiin kustannuksiin sisältyvät arvonlisävero-osuudet ovat muilla kuin valtion bud- jettitalouteen kuuluvilla rahoituksen saajilla projektin hyväksyttäviä kustannuksia, mikäli rahoi- tuksen saaja ei voi vähentää rahoitettavassa toiminnassa arvonlisäveroa, vaan se jää rahoituk- sen saajan lopulliseksi kustannukseksi. Arvonlisävero-osuudet sisällytetään niille kustannusri-
veille, johon ne rahoituksen saajan kirjanpidon mukaisesti kuuluvat. Valtion budjettitalouteen kuuluvien virastojen ja laitosten tulee kirjata projektin välittömiin kustannuksiin liittyvät Tekesin rahoitusosuutta vastaavat arvonlisävero-osuudet Työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ar- vonlisäveromomentille 32.01.29.
Projektissa tehtyihin hankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista annettuja säännöksiä ja ra- hoituksen saajan hallinnon asiasta antamia ohjeita. Hankinnoista tulee pyydettäessä toimittaa selvitys (kilpailutus tai suorahankinta). Tekesillä on oikeus olla hyväksymättä tilityksessä esitet- tyjä kustannuksia, jos kustannusten liittyminen projektiin ei ole selkeästi osoitettavissa.
4.2 Rahapalkat
Projektin palkat hyväksytään rahoituksen saajaa koskevien virka- tai työehtosopimusten sekä muiden palkkausta koskevien säännösten mukaisina. Tekes ei hyväksy sellaisia palkaneriä, jot- ka maksetaan henkilölle tehdystä (lisä)työstä ehdolla, että palkanerää varten saadaan rahoitus- ta ulkopuoliselta rahoittajalta.
Projektin välittömänä palkkakustannuksena hyväksytään henkilön projektille tekemää tehollista työaikaa vastaava osuus henkilön rahapalkasta. Tilitettävien palkkojen tulee perustua tuntitasoi- seen työajanseurantaan. Projektille tehty tehollinen työ kohdistetaan jälkikäteen vähintään tun- nin tarkkuudella niille päiville, joina työ on tehty. Projektille tehdyt tunnit tulee kirjata ja varmen- taa systemaattisella tavalla vähintään kerran kuukaudessa. Henkilön tekemä muu työaika tulee todentaa vähintään siten, että projektin kultakin raportointijaksolta saadaan luotettava tieto hen- kilön kyseisellä raportointijaksolla tekemästä kaikesta työajasta, jotta projektille kuuluva osuus palkkakustannuksista voidaan laskea.
Teholliseen työaikaan ei lasketa palkallisia poissaoloaikoja, kuten vuosiloma- ja sairaus-, äitiys-, vanhempain- ja isyysloma-aikaa eikä muuta välillistä työaikaa.
4.3 Henkilösivukustannukset
Henkilösivukustannukset kohdistetaan projektille henkilösivukustannuskertoimen (hsk-kerroin) avulla. Yleensä henkilösivukustannuskertoimena käytetään prosenttiosuutta projektille kohdis- tettujen välittömien palkkojen määrästä. Tekes hyväksyy rahoituksen saajan esittämän hsk- kertoimen, jos kerroin on laskettu rahoituksen saajan kirjanpitotietojen pohjalta tavalla, joka täyt- tää luotettavan laskentatoimen vaatimukset. Kertoimen käytöstä on sovittava Tekesin kanssa etukäteen.
Henkilösivukustannuskertoimella katettavia kustannuksia ovat ainakin palkallisista poissaoloista kertyneet palkat, lomarahat sekä sosiaaliturvamaksut, eläkemaksut, tapaturma- ja työttömyys- vakuutusmaksut ja muut vastaavat työnantajamaksut sekä näiden maksujen palautukset. Henki- lösivukustannuskertoimeen on voitu sisällyttää myös muita henkilöstöstä aiheutuvia kustannus- eriä (kuten työterveyshuolto ja työpaikkaruokailun kustannukset) siltä osin kun niitä ei ole sisäl- lytetty yleiskustannuksiin.
Jos rahoituksen saaja ei pysty luotettavasti laskemaan tai ei muusta syystä esitä kirjanpidosta johdettua kerrointa, Tekes hyväksyy hsk-kertoimen, joka on suuruudeltaan enintään 50 % pro- jektin tehollisen työajan palkoista.
4.4 Yleiskustannukset
Yleiskustannuksilla tarkoitetaan sellaisia projektille kuuluvia kustannuksia, joita ei kohdisteta projektille suoraan, vaan kohdistaminen tehdään välillisesti, sovittujen aiheuttamisperiaatetta noudattavien jakoperusteiden avulla. Projektin kustannusten jaottelussa välittömiin ja välillisiin kustannuksiin tulee noudattaa organisaatiossa yleisesti käytettäviä periaatteita.
Yleiskustannukset kohdistetaan projektille yleiskustannuskertoimen (yk-kerroin) avulla. Yleensä yleiskustannuskertoimena käytetään prosenttiosuutta projektille kohdistettujen tehollisen työajan palkkojen ja henkilösivukustannusten yhteismäärästä.
Yleiskustannuskertoimella katettavia kustannuksia voivat olla muun muassa hallinnon palveluis- ta, koneiden ja laitteiden tukikelpoisista poistoista sekä tilojen käytöstä aiheutuneet kustannuk- set siltä osin, kun niitä ei organisaation yleisten laskentaperiaatteiden mukaan käsitellä välittö- minä kustannuksina.
Tekes hyväksyy rahoituksen saajan esittämän yk-kertoimen, jos kerroin on laskettu rahoituksen saajan kirjanpitotietojen ja muun laskentatiedon pohjalta tavalla, joka täyttää luotettavan lasken- tatoimen vaatimukset. Kertoimen käytöstä on sovittava Tekesin kanssa etukäteen.
Jos rahoituksen saaja ei pysty luotettavasti laskemaan tai ei muusta syystä esitä kirjanpidontie- doistaan johdettua kerrointa, Tekes hyväksyy yk-kertoimen, joka on suuruudeltaan enintään 20 % projektin tehollisen työajan palkkojen ja henkilösivukustannusten yhteismäärästä.
4.5 Matkakustannukset
Hyväksyttäviä matkakustannuksia ovat verovapaista matkakustannusten korvauksista kyseise- nä vuonna voimassa olevan Verohallinnon ohjeen mukaiset kulut. Matkakustannukset hyväksy- tään enintään vuosittain annettavan Verohallinnon päätöksen mukaisesti. Tekes hyväksyy mat- kakustannukset rahoituksen saajaa koskevien muiden säännösten ja hallinnon määräysten mu- kaisina silloin, kun matkakustannusten korvaamisesta on annettu em. verohallinnon päätöksistä ja ohjeista poikkeavia säännöksiä.
4.6 Aine- ja tarvikekustannukset
Projektin toteuttamiseen tutkimusorganisaation ulkopuolelta ostetut aineet ja tarvikkeet hyväksy- tään projektin välittöminä kustannuksina laskutuksen mukaan. Rahoituksen saajan sisäiset ai- ne- ja tarvikeveloitukset hyväksytään omakustannushintaisina.
4.7 Koneet ja laitteet
Kohdassa koneet ja laitteet esitetään ainoastaan projektin kestoajalla ostettujen koneiden ja lait- teiden hankintamenot siten kuin tässä kohdassa jäljempänä todetaan. Jo olemassa olevien tut- kimus- yms. laitteiden käytöstä aiheutuvia kustannuksia Tekes hyväksyy kohdassa Yleiskustan- nukset tai kohdassa Muut kustannukset esitetyllä tavalla.
Tekes voi hyväksyä projektin välittömänä laitekustannuksena projektissa tarvittavan, ostettavan tutkimuslaitteen hankintamenon, jos hankintameno on rahoitushakemuksessa yksilöity ja Tekes on sisällyttänyt sen rahoituspäätöksen liitteenä olevaan kustannusarvioon.
Henkilökohtaisten tietokoneiden, matkapuhelinten tai muiden vastaavien yleisten työskentely- välineiden hankintamenoja ei voida sisällyttää projektin välittömiin laitekustannuksiin eikä muihin välittömiin kustannuseriin. Tällaiset kustannukset ovat luonteeltaan yleiskustannuksia, jotka si- sältyvät yleiskustannuskertoimella tilitettäviin kustannuksiin.
4.8 Ostetut palvelut
Aidot, projektin toteuttamisen kannalta tarpeelliset palvelujen ostot voidaan hyväksyä projektin välittöminä kustannuksina. Aidosta palvelun ostosta on kyse silloin, kun rahoituksen saaja teet- tää osan projektinsa työstä ulkopuolisella ja saa työn tulokset itselleen. Tällaisia palvelujen osto- ja voivat olla muun muassa ulkopuoliselta ostettavat suunnittelutyöt ja selvitykset, jotka edesaut- tavat rahoituksen saajan oman projektin toteuttamista.
Yhteisprojektia ei voida koskaan muodostaa siten, että jonkin projektiosapuolen osuus esitettäi- siin toisen osapuolen kustannusarviossa ostopalveluna. Kustannusarvio voi sisältää ainoastaan hakijalle kuuluvia kustannuksia. Projektissa tehtävät kaupallistamisen valmisteluun liittyvät pal- veluiden ostot eivät saa tapahtua mahdolliselta tulosten kaupallistajalta.
4.9 Muut kustannukset
Kohtaan Muut kustannukset voidaan sisällyttää sellaiset projektista aiheutuneet välittömät kus- tannukset, joita ei voida sijoittaa mihinkään muuhun kustannuserään. Muut kustannukset on ai- na eriteltävä kustannustilityksessä.
Jo olemassa olevien kalliiden erityislaitteiden tai -tilojen käytöstä aiheutuneet kustannukset koh- distetaan usein suoraan kullekin laitteen tai tilan käyttäjälle. Kohdistus tehdään tuntiveloituksena tai muun käyttöä vastaavan perusteen mukaisesti. Tällaiset laitteiden ja tilojen käytöstä aiheutu- neet kustannukset voidaan hyväksyä projektin välittöminä kustannuksina joko kohdassa Muut kustannukset tai jollakin muulla kustannusrivillä, joka paremmin vastaa rahoituksen saajan kir- janpidon ohjeita.
4.10 Kustannukset, joita ei hyväksytä
Myönnettyä rahoitusta ei saa käyttää vastikkeettomiin menoihin kuten apurahoihin, lahjoituksiin tai muihin vastaaviin rahasuorituksiin. Myöskään valtion laskennallinen korkokustannus ei ole projektille hyväksyttävä kustannus.
Myönnettyä rahoitusta ei saa käyttää edustuskuluihin eikä mainos- tai markkinointikustannuk- siin. Edustuskuluilla ei tarkoiteta tavanomaista vieraanvaraisuutta, kuten ohjausryhmän työpala-
vereissa tarjottavia kokouskahveja tai vastaavaa. Edustuskulu on määritelty verohallituksen yh- tenäistämisohjeissa ja niissä annetussa tulkinnassa edustuskulujen ja neuvottelumenojen väli- sestä rajanvedosta (Verohallituksen tiedote 4/1993 Edustusmenot verotuksessa).
Kustannuksia, joita ei hyväksytä, ei voida sisällyttää projektin välittömiin eikä välillisiin kustan- nuksiin.
4.11 Projektissa syntyvät tulot
Rahoitettavan projektin hyväksyttävillä kustannuksilla ei ole tarkoitus tuottaa tuloja projektin kes- toaikana. Tuloilla tarkoitetaan sellaisia saatavia varoja, jota vastaan varojen saaja luovuttaa va- rojen antajalle välittömän vastikkeen, esimerkiksi tavaraa tai palvelua. Jos projektille kohdennet- tuja kustannuksia vastaan saadaan vähäistä suurempia tuloja, näistä on ilmoitettava Tekesiin.
Milloin rahoituksen saaja saa projektin kestoaikana tuloja projektiin liittyvistä toimista, voidaan tulot vähentää Tekesin rahoituksesta rahoituksen saajan omarahoitusosuuden ylittävältä osalta, kuitenkin niin, että Tekesin rahoitus ei kata jäljelle jääviä kustannuksia kokonaan valtionavus- tuksen saajille. Mahdollinen ylimaksatus määritellään maksetun rahoituksen ja korjatun tilityksen perusteella ja on palautettava kuuden kuukauden kuluessa myyntitapahtumasta.
Tekesin rahoitusehtojen mukainen rahoittajalle tarjottava ensisijainen neuvotteluoikeus projektin tuloksiin ei ole välitön vastike. Projektin kustannusten kattamiseksi muualta saatava vastikkee- ton rahapanostus (yhteisrahoitus) ei ole tässä tarkoitettua tuloa vaan projektiin saatua rahoitus- ta.
5 Projektiin saatu ulkopuolinen rahoitus, omarahoitus ja saatu muu panostus
Projektiin saadulla ulkopuolisella rahoituksella tarkoitetaan sellaista projektin kustannusten kat- tamiseksi saatua rahallista panostusta, jonka rahoituksen antaja on osoittanut juuri kyseistä pro- jektia varten ja jota vastaan rahoittaja ei saa välitöntä vastiketta.
Projektin omarahoitusosuudella katettavaksi jää se osuus projektin kokonaiskustannuksista, jota vastaan rahoituksen saaja ei saa ulkopuolista rahoitusta.
Projektiin saadulla muulla panostuksella tarkoitetaan projektin toteuttamisen kannalta välttä- mätöntä muuta kuin rahallista panostusta, kuten projektille vastikkeetta tehtyä työtä, luovutettuja laitteita tai ohjelmistoja. Projektin muuksi panostukseksi ei hyväksytä sellaista yrityksen tai muun osapuolen osoittamaa panostusta, joka tosiasiallisesti on projektissa tutkimuskohteena. Muu panostus tulee arvottaa euromääräisenä, mutta sitä ei sisällytetä projektin kustannus- arvioon eikä rahoitussuunnitelmaan.
Projektin toteutunut rahoitus ja muu saatu panostus raportoidaan siten kuin kohdassa projektin raportointi Tekesille on määrätty.
6 Kansainvälinen tutkijaliikkuvuus
Tutkijaliikkuvuudesta on kysymys silloin, kun rahoituksen saaja tekee osan projektin tutkimus- työstä Suomessa ja osan ulkomailla. Vaihtoehtoisesti ulkomailta voi tulla tutkija Suomessa teh- tävään tutkimusprojektiin. Tekesin rahoittamassa liikkuvuudessa tulee olla kysymys aidosta pro- jektia hyödyttävästä tutkimustyöstä.
Tekes korvaa rahoituksen saajalle tutkijanvaihdosta aiheutuneet kustannukset siltä osin kun ne noudattavat rahoituksen saajaa koskevia säädöksiä ja näiden perustella organisaatiossa ylei- sesti noudatettavia ulkomaantyötä koskevia korvausperusteita. Tutkijaliikkuvuudesta aiheutuvi- en kustannusten tulee olla kohtuullisia.
Tekes rahoittaa vain sellaista tutkijaliikkuvuutta, josta syntyneisiin tuloksiin rahoituksen saaja saa vähintään tutkimuksellisen ja koulutuksellisen käyttö- ja hyödyntämisoikeuden korvauksetta ja maailmanlaajuisesti projektiin liittyvässä tutkimustoiminnassaan. Tutkija ei saa allekirjoittaa tutkijavaihto-/siirtosopimuksia ennen kuin rahoituksen saaja on antanut tutkijalle luvan allekirjoit- taa sopimukset ja/tai sitoumukset vastaanottavan yhteisön kanssa.
7 Projektin raportointi
Rahoituksen saajan tulee toimittaa Tekesille rahoituspäätöksessä esitetyn raportointiaikataulun mukaisesti projektin vastuullisen johtajan hyväksymä selvitys projektin edistymisestä (julkisen tutkimuksen raportti). Samalla rahoituksen saajan tulee toimittaa organisaatiossa asianmukai- sesti hyväksytty selvitys projektille kohdennetuista kustannuksista ja projektin toteutuneesta ra- hoituksesta. Kustannustilityksen hyväksyjällä on oltava rahoituksen saajan puolesta oikeus hy- väksyä raportoitavat kustannus- ja rahoitustiedot, joiden perusteella Tekes maksaa rahoitus- osuutensa. Tekesin verkkosivuilta saatavia paperilomakkeita käytettäessä hyväksyminen vah-
vistetaan hyväksyjän allekirjoituksella. Jos raportointi tehdään Tekesin sähköisen asioinnin kaut- ta, rahoituksen saajan tulee huolehtia siitä, että kaikki projektista raportoitavat tiedot on organi- saatiossa asianmukaisesti hyväksytty, ja että tietojen lähettäjällä on oikeus toimittaa sähköisen asioinnin kautta annetut tiedot Tekesiin.
Kustannustilityksessä tulee ilmoittaa sekä tilityskauden kokonaiskustannukset että kumulatiiviset kokonaiskustannukset projektin kestoajan alusta kustannuslajeittain eriteltyinä. Toteutuneet kus- tannukset raportoidaan täysimääräisinä. Muut kuin valtion virastot ja laitokset esittävät lisäksi erittelyn projektin raportoiduista palkoista sekä lopputilityksen yhteydessä jäljempänä kohdan 8 mukaisen tarkastusraportin.
Projektille kertyneen rahoituksen toteutuminen tulee esittää hyväksytyn rahoitussuunnitelman mukaisesti eriteltynä. Jos yritys tai muu osapuoli on antanut projektin käyttöön rahoituksen sijas- ta projektin toteuttamisen kannalta muuta välttämätöntä panostusta, kuten työtä, laitteita tai oh- jelmistoja, tämän panostuksen toteutumista on seurattava ohjausryhmässä. Panostuksen toteu- tuminen on dokumentoitava tarkoituksenmukaisella tavalla.
Loppuraportoinnin yhteydessä Tekesille on toimitettava myös erillinen vapaamuotoinen sisältö- raportti, jossa kuvataan laajasti projektin keskeiset tulokset ja johtopäätökset. Loppuraportti on julkinen, joten siihen ei tule sisällyttää salassa pidettäviä tietoja. Tulosten raportoinnin kannalta olennainen tieto, johon sisältyy myös liikesalaisuuksia, tulee esittää erillisessä, ei julkaistavassa liitteessä.
8 Tarkastusraportti – muut kuin valtion virastot ja laitokset
Projektin lopputilityksen yhteydessä muiden kuin valtion virastojen ja laitosten on toimitettava koko projektin kestoaikaa koskeva rahoituksen saajan ulkopuolisen auktorisoidun tilintarkasta- jan (KHT, HTM, JHTT) tarkastusraportti.
Tarkastuksessa tulee kiinnittää erityistä huomiota projektikirjanpidon ja työajankohdentamisen toteutukseen ja luotettavuuteen sekä jäljitettävyysketjun aukottomuuteen. Raportissa otetaan kantaa muun muassa seuraaviin asioihin:
• mitkä ovat projektin kokonaiskustannukset ja millä aikavälillä ne ovat syntyneet
• perustuvatko kustannukset hyväksyttäviin maksettuihin kustannuksiin hakijan kirjanpidossa
• onko kustannustilitykset laadittu rahoituspäätöksen ja rahoitusehtojen mukaisesti niin, että siihen ei ole sisällytetty muita kustannuseriä ja että projektin kustannukset ovat todennetta- vissa projektikirjanpidosta.
9 Yhteisprojektien ja jaksorahoitteisten projektien raportointi
Yhteisprojektien ja jaksorahoitteisten projektien raportointia koskevat yksityiskohtaiset lisäohjeet on näitä projekteja koskevissa erityisehdoissa.
10 Jälkiraportointi
Tekes seuraa rahoituksen vaikuttavuutta myös projektien päättymisen jälkeen. Tekes lähettää rahoituksen saajalle jälkiraportointilomakkeen noin kolme vuotta projektin päättymisestä. Jälki- raportointi on osa projektin raportointia, johon rahoituksen saaja sitoutuu.
11 Projektimuutos
Rahoituksen saajan tulee ilmoittaa Tekesille viipymättä projektin toteutumiseen vaikuttavasta vähäistä suuremmasta muutoksesta projektisuunnitelmaan, kustannusarvioon, rahoitussuunni- telmaan tai aikatauluun sekä muusta tutkimusrahoituksen käyttöön vaikuttavasta seikasta. Pro- jektimuutoksiin on saatava Tekesin kirjallinen hyväksyminen.
Projektimuutoksia haetaan etukäteen. Muutoshakemuksena voi käyttää Tekesin verkkosivuilta saatavaa projektimuutoslomaketta. Muutokset tulee laittaa vireille kirjallisesti toimittamalla muu- tospyyntö sähköpostitse osoitteella xxxxxxxx@xxxxx.xx tai postitse Tekes, Xxxxxxxx, XX 00, 00000 Xxxxxxxx.
12 Tuloksiin liittyvät oikeudet ja tulosten julkisuus
12.1 Julkisuus
Projektin tulokset ovat julkisia projektin päättymisen jälkeen. Rahoituksen saaja ja Tekes voivat yksittäistapauksessa ja milloin laki salassapitoa vaatii objektiivisesti asiaa tarkastellen erittäin painavista syystä päättää toisin. Xxxxxxxxxxxxxxx kanssa verkottuneessa tutkimusprojektissa asiassa on kuultava projektin ohjausryhmää. Jos tuloksia siirretään projektin aikana hyödynnet-
täväksi projektin ulkopuolelle, tulokset ovat pääsäännöstä poiketen julkaistava projektin kulues- sa.
Projektin osapuolet sopivat keskenään projektinaikaisesta luottamuksellisuudesta ja salassapi- dosta. Rahoituksen saajalla on velvollisuus huolehtia tutkimuksessa syntyvästä aineistosta si- ten, että projektin tavoitteet voidaan saavuttaa. Tätä velvollisuuttaan varten rahoituksen saajan tulee huolehtia projektiin liittyvien tausta-aineistojen, projektissa syntyvien aineistojen ja tiedon sekä tulosten hallinnoinnista tarkoituksenmukaisella tavalla, jotta projektista aikaansaatavaa tie- toa ja tuloksia voidaan mahdollisimman tehokkaasti hyödyntää jatkossa.
Tulosten salassapitoa voidaan jatkaa projektin päättymisestä, tai milloin tuloksia siirretään kes- ken projektin, siirron jälkeen kohtuullisen ajan hyödyntämistoimien valmistelua ja mahdollisia suojaamistoimia varten. Rahoituksen saajan tulee saattaa muut tulokset laajaan jakeluun.
12.2 Omistusoikeus
Tuloksen omistaa sen aikaansaanut osapuoli. Jos tulos aikaansaadaan yhdessä, osapuolten tu- lee sopia keskenään tuloksen omistuksesta, käyttöoikeudesta sekä tuloksen hyödyntämisestä näiden rahoitusehtojen mukaisesti. Omistajalla on oikeus päättää tuloksen suojaamisesta ja luovuttamisesta.
Rahoituksen saajan on huolehdittava, että sen työntekijöiden projektissa aikaansaamien tulos- ten omistusoikeudet siirtyvät sille lain mukaisesti tai erillisillä siirtosopimuksilla. Yksittäistapauk- sissa liittyen kansainväliseen tutkijaliikkuvuuteen rahoituksen saaja voi, ennen tutkijaliikkuvuu- den toteutumista ja projektin muita osapuolia kuultuaan hyväksyä tutkijaliikkuvuuteen liittyvän sopimuksen, jonka mukaan ulkomailla aikaansaadun tuloksen omistusoikeus ei siirry rahoituk- sen saajalle. Vähimmäisvaatimus tutkijaliikkuvuuteen liittyviin sopimuksiin määritellään edellä kohdassa 6.
12.3 Hyödyntäminen
Tavoitteena on tulosten tehokas ja laaja-alainen hyödyntäminen kotimaisessa elinkeinoelämäs- sä ja yhteiskunnassa.
Rahoituksen saajan on neuvoteltava tulosten hyödyntämisestä muiden projektiosapuolten kanssa. Tulosten hyödyntämismahdollisuuksia on tarjottava ensisijaisesti Suomessa toimiville yrityksille. Tutkijan intressiyritystä kohdellaan tulosten hyödyntämisestä päätettäessä objektiivi- sesti ja samoin kuin muitakin yrityksiä ottaen huomioon projektin vastuullista johtajaa koskevat kohdassa 2.2 mainitut esteet.
Projektissa syntyviä tuloksia voi siirtää hyödynnettäväksi kesken projektin. Ottaen huomioon mi- tä tulosten julkisuudesta on näissä rahoitusehdoissa määrätty, tämä tulosten siirto voi tarkoittaa estettä alkuperäisen projektin tavoitteiden saavuttamisessa ja johtaa tutkimusprojektin keskeyt- tämiseen.
12.4 Teollis- ja tekijänoikeuksien luovutus
Rahoituksen saajan tulee saada tulosten omistus- ja käyttöoikeuksia luovuttaessaan yrityksiltä teollis- ja tekijänoikeuksista käypää hintaa vastaava korvaus. Korvaus tulee määritellä läpinäky- vällä ja objektiivisella tavalla ja korvausta määriteltäessä voidaan ottaa huomioon yritysten pa- nostukset projektiin.
Rahoituksen saaja voi sopia tutkimustulosten sijoittamisesta alkaviin yrityksiin tai uusiin liiketoi- mintoihin, milloin katsoo saavuttavansa tällä tavoin itselleen riittävän ja täysimääräisen hyödyn oikeuksien luovuttamisesta.
Rahoituksen saajan on huolehdittava, että luovutussopimukset eivät ole ristiriidassa rahoituksen saajia koskevien säännösten tai Euroopan unionin valtiontukilainsäädännön kanssa mukaan lu- kien unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) artiklat 107 – 109 (2008/C 115/01) sekä Yhteisön puitteet tutkimus- ja kehitystyöhön sekä innovaatiotoimintaan myönnettävälle valtion- tuelle (2006/C 323/01).
12.5 Ensisijainen neuvotteluoikeus tulosten hyödyntämisestä
Ellei projektissa toisin sovita, elinkeinoelämän kanssa verkottuneessa tutkimusprojektissa rahoi- tuksen saajan on tarjottava neuvotteluja tulosten hyödyntämisestä viimeistään neljän kuukau- den kuluessa projektin päättymisestä yrityksille, jotka ovat rahoittaneet projektia tai luovuttaneet projektin käyttöön muuta projektin toteuttamisen kannalta välttämätöntä panostusta, kuten työtä,
laitteita tai ohjelmistoja. Tässä tarkoitettu muu panostus ei pääsääntöisesti voi olla toteutettavan projektin tutkimuskohteena.
Rahoituksen saajan on varattava ensisijaisiin neuvotteluihin oikeutetuille kohtuullinen aika antaa vastauksensa tarjoukseen. Sääntöä sovelletaan myös tilanteissa, joissa tuloksia siirretään hyö- dynnettäväksi kesken projektin. Projektityypeissä tutkimusideoista uutta tietoa ja liiketoimintaa sekä strategiset tutkimusavaukset yrityksillä ei ole ensisijaista neuvotteluoikeutta tulosten hyö- dyntämiseen.
13 Rahoituksen saajan tiedonantovelvollisuus
Projektin valvomiseksi rahoituksen saajan tulee antaa Tekesille rahoituspäätöksen ehtojen nou- dattamisesta ja projektin toteuttamisesta sekä projektin toteuttamiseen vaikuttavista muutoksista oikeat ja riittävät tiedot.
14 Projektin tarkastukset muille kuin valtion virastoille ja laitoksille
Tekesillä on oikeus suorittaa rahoituksen maksamisessa ja käytön valvonnassa tarpeellisia ra- hoituksen saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia. Tekes voi päätöksellään val- tuuttaa toisen viranomaisen tai ulkopuolisen tilintarkastajan suorittamaan näitä tarkastuksia. Ul- kopuolinen asiantuntija voi Tekesin pyynnöstä avustaa tarkastuksessa.
Tarkastusoikeus on voimassa viiden vuoden ajan projektin päättymisestä. Projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto on säilytettävä vähintään yhtä kauan. Rahoituksen saajan on korvauksetta annettava tarkastusta suorittavalle virkamie- helle ja tilintarkastajalle kaikki tarkastuksen kannalta tarpeelliset tiedot ja selvitykset, asiakirjat, tallenteet ja muu aineisto sekä muutoinkin avustettava tarkastuksessa.
Tarkastusta suorittavalla virkamiehellä ja tilintarkastajalla on oikeus ottaa tarkastuksen kohteena oleva aineisto haltuunsa, jos tarkastaminen sitä edellyttää. Tarkastusta suorittavalla virkamie- hellä ja tilintarkastajalla on oikeus päästä tarkastuksen edellyttämässä laajuudessa rahoituksen saajan hallinnassa tai käytössä oleviin tiloihin, joilla voi olla merkitystä rahoituksen myöntämisel- le ja käytön valvonnalle.
15 Maksatuksen ja rahoituksen keskeyttäminen ja takaisinperintä
15.1 Soveltaminen
Valtionavustuslakia (688/2001) sovelletaan muihin kuin valtion virastoihin ja laitoksiin. Valtionlai- tosten on rahoituksen käytössä noudatettava valtion taloutta koskevia lakeja, asetuksia, määrä- yksiä ja ohjeita sekä hyvää hallintotapaa ja taloudenhoitoa. Tekesin julkisen tutkimuksen rahoi- tuksen osalta kuitenkin noudatetaan soveltuvin osin valtionavustuslain 19 – 22 §:n ja 26 §:n mukaisia periaatteita kaikkiin tutkimusorganisaatioihin liittyen toimenpiteisiin, jotka katsotaan tarpeellisiksi projektien toteuttamiseksi rahoituspäätöksen mukaisesti.
15.2 Maksatuksen väliaikainen keskeyttäminen
Tekes voi määrätä rahoituksen maksamisen väliaikaisesti keskeytettäväksi, jos
• on perusteltua aihetta epäillä, että rahoituksen saaja laiminlyö tiedonantovelvollisuutensa tai käyttää rahoitusta rahoituspäätöksen vastaisesti;
• ne perusteet, joilla rahoitus on myönnetty, ovat olennaisesti muuttuneet. Tällaisia muutoksia ovat esimerkiksi projektisuunnitelmasta poikkeaminen ilman Tekesin antamaa kirjallista suostumusta.
• Euroopan unionin lainsäädännössä edellytetään maksamisen keskeyttämistä.
Jos keskeytyksen syitä ei korjata keskeytyspäätöksessä määrätyssä ajassa, Tekesillä on oikeus määrätä rahoituksen maksaminen lopetettavaksi sekä jo maksettu rahoitus tai sen osa takaisin- perittäväksi.
15.3 Rahoituksen keskeyttäminen
Tekesillä on oikeus lopettaa projektin rahoittaminen, mikäli sen tavoitteessa, edistymisessä tai olosuhteissa on tapahtunut sellaisia muutoksia, ettei projektin rahoittamista voida enää pitää tarkoituksenmukaisena. Keskeyttäessään rahoituksen hyväksyttäviksi kustannuksiksi katsotaan rahoituspäätöksen mukaiset projektin toteutuneet kustannukset keskeyttämishetkeen saakka.
15.4 Rahoituksen palauttaminen
Rahoituksen saajan tulee viipymättä palauttaa virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa rahoitus tai sen osa. Jos palautettava määrä on alle 10 euroa, se saadaan jättää pa- lauttamatta.
Jos lopputilityksessä ilmenee, että ennakkoa on maksettu enemmän kuin mihin hyväksytyt kus- tannukset oikeuttaisivat, tulee rahoituksen saajan palauttaa liikaa maksettu osuus.
Milloin Tekes purkaa rahoituspäätöksen, rahoituksen saaja on velvollinen Tekesin vaatimukses- ta palauttamaan rahoituspäätöksen perusteella saamansa rahoituksen kokonaan tai osittain.
15.5 Rahoituksen takaisinperintä
Tekes määrää rahoituksen maksamisen lopetettavaksi sekä jo maksetun rahoituksen takaisin- perittäväksi korkoineen valtionavustuslain 21 §:n mukaisissa tilanteissa. Koronmaksuvelvolli- suus ei koske valtion virastoja ja laitoksia. Tekesillä on lisäksi oikeus määrätä rahoituksen mak- saminen lopetettavaksi sekä jo maksettu rahoitus tai sen osa takaisin perittäväksi valtionavus- tuslain 22 §:n mukaisissa tilanteissa.
Tekes voi määrätä rahoituksen takaisinperittäväksi, milloin rahoituksen saaja on laiminlyönyt hankkia näiden ehtojen mukaisesti vaadittavan luvan Tekesistä tai milloin rahoituksen saaja poikkeaa merkittävästi projektisuunnitelmasta. Tekes voi vähentää palautettavan tai takaisin pe- rittävän rahoituksen muusta rahoituksen saajalle myönnetystä rahoituksesta.
16 Tutkimusrahoituksen erityisehdot
Jos ilmoituksessa rahoituspäätöksestä kohdassa muut ehdot on mainittu, että projekti toteute- taan yhteisprojektina, jaksorahoitteisena projektina tai innovaatioläheisenä julkisen tutkimuksen projektina, projektissa sovelletaan näiden yleisten ehtojen lisäksi kyseistä rahoitusta koskevia liitteenä olevia erityisehtoja. Yleisiä ehtoja sovelletaan siltä osin, kuin erityisehdoissa ei toisin määrätä.
• Yhteisprojekteja koskevat erityisehdot
• Jaksorahoitteisia projekteja koskevat erityisehdot
• Innovaatioläheistä julkista tutkimusta koskevat erityisehdot
17 Tulkintajärjestys
Mikäli rahoituspäätöksen ja sen liitteiden välillä on olemassa ristiriita, noudatetaan seuraavaa tulkintajärjestystä:
1) rahoituspäätös ja sen erityisehdot;
2) yleiset ehdot;
3) kustannusarvio;
4) projektisuunnitelma;
5) rahoitushakemus ja sen liitteet sekä
6) muut rahoituspäätöksen tekemisen kannalta oleelliset dokumentit.
Kun raportointi tehdään Tekesin verkkoasioinnissa, Tekesiin toimitetaan tarvittaessa erillisellä lomakkeella ainoastaan palkkaerittely.
Liite T1 Rahoituspäätöksen hyväksymisilmoitus Liite T2 Julkisen tutkimusprojektin raportointilomake Liite T3 Kustannustilityslomake
Liite T4 Palkkaerittelylomake
Rahoituspäätöksen kohdassa Rahoituksen erityisehdot on mainittu, jos tähän projektiin sovelle- taan muita liitteenä olevia ehtoja