SISÄLTÖ
Helsingin Seniorisäätiö |
TIETOSUOJASELOSTE (sisältää rekisteriselosteen) Palveluasumisen vuokrasopimusrekisteri |
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx 3.3.2022
SISÄLTÖ
1 | REKISTERIN NIMI |
2 | REKISTERINPITÄJÄ |
3 | REKISTERIN VASTUUHENKILÖ |
4 | REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ |
5 | REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS |
6 | REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE |
7 | REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ |
8 | REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET |
9 | SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET |
10 | TIETOJEN KÄYTTÖ |
11 | REKISTERIN YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT JA SUOJAUKSEN PERIAATTEET |
12 | REKISTERÖIDYN INFORMOINTI |
13 | TARKASTUSOIKEUS |
14 | TIEDON KORJAAMINEN |
15 | KIELTO-OIKEUS |
16 | REKISTERIHALLINTO |
17 | SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS |
Antinkoti | Kannelkoti | Mariankoti | Pakilakoti |
Kivitaskuntie 1 | Vanhaistentie 15 | Schildtinpolku 6 | Suovakuja 1 |
00780 Helsinki | 00420 Helsinki | 00440 Helsinki | 00660 Helsinki |
1. REKISTERIN NIMI
Palveluasumisen vuokrasopimusrekisteri
2. REKISTERINPITÄJÄ
Helsingin Seniorisäätiö Schildtinpolku 6
000440 HELSINKI
3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx, toimitusjohtaja
4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT
Xxxxxx Xxxxxxxx Hoitotyönjohtaja, Antinkoti
Xxxx Xxxxxxxxx Osastonhoitaja, Antinkoti
Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx, Antinkoti
Xxxxx Xxxxxxxx Osastonhoitaja, Antinkoti
Xxxxx Xxxxxx Osastonhoitaja, Antinkoti
Vuokrasopimusrekisteriä käyttävä henkilö vastaa asiakkaidensa tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta.
5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Palveluasumisen vuokrat ovat asuntokohtaiset ja rekisterin avulla varmistetaan oike- an vuokran kohdentuminen oikealle asukkaalle.
Vuokrasopimusten kopiot on tallennettu sisäiseen Teamssiin jonne on pääsy Antin- kodin esihenkilöillä. Hoitotyönjohtajalla on lisäksi 1 kappale allekirjoitetusta vuokraso- pimuksesta lukitussa tilassa.
6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Antinkoti | Kannelkoti | Mariankoti | Pakilakoti |
Kivitaskuntie 1 | Vanhaistentie 15 | Schildtinpolku 6 | Suovakuja 1 |
00780 Helsinki | 00420 Helsinki | 00440 Helsinki | 00660 Helsinki |
Tietosuoja-asetus (2016/679)
7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
– Asiakkaan yksilöintitiedot (asiakkaan nimi, henkilötunnus ja hoitoyksikkö)
– Tieto asiakkaan vuokrahuoneesta ja vuokran suuruudesta
TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:
Tiedot ovat salassa pidettäviä.
Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:
- Tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.
8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tiedot kerätään asukkaalta tai hänen edustajaltaan tulotilanteessa. Vuokrasopimus- lomakkeen toinen osa annetaan asukkaalle tai säilytetään asukkaan asukaskansios- sa ja toisen säilyttää rekisteristä vastaava henkilö tietosuojaohjeiden mukaisesti.
9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
Vuokrasopimukset lähetetään Helsingin kaupungin ostopalvelupäällikkö Xxxxxxxxx Xx- xxxxxxxxxx allekirjoitettaviksi. Tieto vuokrasta ja muista maksuista menee asukaslas- kutusyksikköön erillisellä lomakkeella.
10. TIETOJEN KÄYTTÖ
Tietoja käytetään em.tarkoitukseen
11. REKISTERIN YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT JA SUOJAUKSEN PERIAATTEET
A. MANUAALINEN AINEISTO
- Paperiasiakirjat
B. SÄHKÖINEN KANSIO
- Antinkodin esihenkilöiden sisäinen teams TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
A. Manuaalinen aineisto
Antinkoti | Kannelkoti | Mariankoti | Pakilakoti |
Kivitaskuntie 1 | Vanhaistentie 15 | Schildtinpolku 6 | Suovakuja 1 |
00780 Helsinki | 00420 Helsinki | 00440 Helsinki | 00660 Helsinki |
Asiakirjoja säilytetään tietoturvaohjeiden mukaisesti.
B. Sähköinen kansio
Sijaitsee säätiön/Antinkodin teamssissa ja sen käyttö on rajattu em.henkilöihin. Käyt- töön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana
Arkistoissa ja hoitoyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Osastoilla asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Arkistoidut asiakirjat lähe- tetään säilytettäväksi Helsingin kaupungin Sosiaali- ja Terveysviraston arkistoon.
12. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
Informointi suoritetaan suullisesti asiakassuhteen alkaessa. Seloste on luettavissa myös Seniorissäätiön internet sivuilta.
13. TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tar- peelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekiste- riin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
14. TIEDON KORJAAMINEN JA TIEDON KORJAAMISEN TOTEUTTAMINEN
Rekisteröity voi vaatia oikaisemaan virheelliset tai epätarkat henkilötiedot. Rekisterin- pitäjän tulee toteuttaa vaatimus ilman aiheetonta viivytystä.
15. KIELTO-OIKEUS
Kaikki rekisterissä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole ao. asiakkaan suostumusta tai lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saami- seen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.
16. REKISTERIHALLINTO
Rekisterinpitäjä on Helsingin seniorisäätiö. Rekisterin vastuuhenkilön tehtävistä vas- taa toiminnanjohtaja. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt vahvistetaan toiminnanjohtajan päätöksellä.
Rekisteriasioita hoitavat henkilöt huolehtivat
– rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen
Antinkoti | Kannelkoti | Mariankoti | Pakilakoti |
Kivitaskuntie 1 | Vanhaistentie 15 | Schildtinpolku 6 | Suovakuja 1 |
00780 Helsinki | 00420 Helsinki | 00440 Helsinki | 00660 Helsinki |
– periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekiste- röidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tie- toja luovutetaan
– rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä
– järjestelmän palvelevuudesta, tehokkaasta ja oikeellisesta käytöstä se- kä johdon ja käyttäjien tiedontarvetta vastaavasta raportoinnista
– kehittämistarpeiden oikeasta priorisoinnista sekä järjestelmän koordi- noidusta ja kustannustehokkaasta kehittämisestä
– tietosuojaselosteen (sisältää rekisteriselosteen) laatimisesta
17. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS
Ne henkilöt kenellä on pääsy tietoihin vastaavat siitä että tiedot ovat ajantasaiset ja ne poistetaan asukkaan hoitosuhteen loputtua tai jos re- kisteröity on pyytänyt ne poistamaan.
Antinkoti | Kannelkoti | Mariankoti | Pakilakoti |
Kivitaskuntie 1 | Vanhaistentie 15 | Schildtinpolku 6 | Suovakuja 1 |
00780 Helsinki | 00420 Helsinki | 00440 Helsinki | 00660 Helsinki |