Sopimus sivistystoimialan yhteisten hallintopalvelujen ja yhteisten toimintojen tuottamisesta vuonna 2015 ja taloussuunnitelmakaudella 2016-2018

Sopimus sivistystoimialan yhteisten hallintopalvelujen ja yhteisten toimintojen tuottamisesta vuonna 2015 ja taloussuunnitelmakaudella 2016-2018

Sopimuksen tarkoitus

Tällä operatiivisella sopimuksella pääprosessia edustava toimialajohtaja ja palvelutuotantoa edustava palvelualuejohtaja / yksikköjohtaja sopivat kasvatus- ja ope- tuslautakunnan ja kaupunginhallituksen välisen strategisen sopimuksen asettamien tavoitteiden mukaisesta palvelutoiminnan laajuudesta ja resursseista sekä toi- mista palvelutuotannon kehittämiseksi.

Tässä sopimuksessa sovitaan osaltaan myös palveluohjauksen, koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnan sekä yksityisten varhaiskasvatuspalvelujen keskeisistä tavoitteista. Varhaiskasvatuksen osalta noudatetaan soveltuvin osin myös suomenkielisten varhaiskasvatuspalvelujen sopimusta ja ruotsinkielisten palvelujen so- pimusta.

Sopimusosapuolet

Tämän sopimuksen osapuolia ovat:

Turun kasvatus- ja opetuslautakunta, jolle sen esittelee toimialajohtaja Xxxx Xxxxxxx sekä yhteisen hallinnon osalta Xxxxxx Xxxxx, Xxxx Xxxxxx, Xxx Xxxxxxxxxxx ja Xxxx Xxxxxxx

Raportointi ja seurattavat mittarit

Toimialajohtaja huolehtii siitä, että pääprosessi saa käyttöönsä tarvittavat raportit palvelutuotannon tilasta ja kehittämistarpeiden edistymisestä. Lautakunta seuraa sopimuksen toteutumista kaksi kertaa vuodessa.

Toiminta ja resurssit

Yhteinen hallinto	TP 2013	TA 2014	TP 2014	TA 2015	Toteutuma 31.12.*)	Poikk.
Menot	9.684.516	8.548.915	8.499.564	5.782.252	5.816.595,82	-34.343,50
Tulot	3.071.363	1.660.991	2.441.825	135.300	132.714,82	-2.585,18
Netto	6.613.153	6.887.925	6.057.739	5.646.952	5.683.881,00	-36.928,68
Henkilöstön määrä	77,9	76,0

*) tilanne 1.2.2016

Yhteiset toiminnat	TP 2013	TA 2014	TP 2014	TA 2015	Toteutuma 31.12.*)	Poikk.
Menot	7.200.629	7.031.148	6.177.282	38.341.541	37.891.021,74	450.519,42
Tulot				2.544.324	2.854.903,44	310.579,68
Netto	7.200.629	7.031.148	6.177.282	35.797.217	35.036.118,30	761.099,10
Henkilöstön määrä

Tavoitteet

Strategisen sopimuksen tavoitteet		Strategisen sopimuksen toimenpiteet
Kasvatus ja opetuspalvelut ovat korkeata- soisia, vetovoimaisia ja kilpailukykyisiä Tuetaan turkulaisten kansainvälistymisen edellytyksiä		Arvioidaan ja uudistetaan palveluja asiakaslähtöisesti
OPTS:n tavoite	Kuvaus keinoista tavoit- teen saavuttamiseksi	Mittari tavoitteen toteutumisen seura- taan	Tavoitetaso	Resurssitarve	Toteutuma 31.12.
Tuetaan toimialan kansainvälistymistä	Toimialan kokonaisnäke- mys kv-toiminnasta jalkau- tetaan tulosalueille, hae- taan ulkopuolista rahoitus- ta toiminnan ja liikkuvuu- den tueksi	Toteutunut liikku- vuus,; oppi- laat/opiskeljat ja hen- kilöstö mukana olevan henkilöstön määrä	Toteuma on vähintään vuoden 2013 tasoa	ei uutta resurssia	Aammatillisen opetuksen nuorisoasteelta 71 toteutu- nutta pitkää vaihtoa, perus- opetuksen ja lukioiden oppi- lasvaihdon määriä ei vielä saada järjestelmistä. Henkilökunnan kokonais- liikkuvuustietoja ei ole saa- tavissa SAPHR:n käyttöön- oton seurauksena (rapor- tointi ei vielä toimi). SiTo on jättänyt/ on partnerina 7 Erasmus+ -hanke- hakemuksessa: 6 hanketta läpi - yhdessä Centaral Baltic – hakemuksessa: ei mennyt läpi - hankepartnerina 9 OPHn ammatillisen koulutuksen kv- verkostossa: 8 hanketta sai rahoituksen. - kaksi yleissivistävän puolen

					OPH-hanketta: toinen sai rahoi- tuksen.
Tuetaan toimialan kehittämistä	Haetaan ulkopuolista ra- hoitusta kehittämishank- keisiin ja henkilöstön kou- lutushankkeisiin. Kehittämismalli otetaan käyttöön ja sitä hyödynne- tään kehittämisen johtami- sen välineenä.	Haetut hank- keet/saadut rahoitus- päätökset Kehittämismalli käy- tössä/ ei käytössä	75% (onnistumispro- sentti) Käytössä	ei uutta resurssia projektitoimisto 1,5 htv	Onnistumisprosentti 31.12. mennessä 77 %. Kehittämismalli on käytössä, projektitoimijat ja palvelu- alueiden johtoryhmät koulu- tettu. Projektien ABC-jaottelun suunnittelu ja kokeilu on aloitettu. Malli on tarkoitus ottaa käyttöön keväällä 2016. Salkunhallintaväline Thin- king Portfolio otettu käyt- töön, käynnissä olevien pro- jektien vieminen salkkuihin valmis. Salkkutilanteiden raportointi on toteutettu toimialan johtoryhmälle kerran kuukaudessa elo- kuusta alkaen. Projektitoimistoon varattu vuodelle 2016 0,3 htv enemmän resurssia salkun- hallinnan ja salkkupäälliköi- den tehtävien hoitamiseen.
Kuraattoritoiminnan	Kuraattoritoiminta organi-	Oppilashuoltolain to-	Toteutuu	tarvitaan lisäre-	Uusi organisaatio perustettu,

integraatio	soidaan uuteen yksikköön, joka toimii koko toimialalla	teuttaminen kuraatto- ritoiminnan osalta		surssia	kaksi kuraattorin vakanssia saatu lisää.
Aamu – ja iltapäivä- toiminta integroi- daan osaksi sivistys- toimialaa	Aamu- ja iltapäivätoiminta on siirtynyt sivistystoimi- alalle ja se integroidaan osaksi toimialan muuta toimintaa	Toimialan ulkopuolis- ten tilojen käyttö vä- henee, tietojärjestel- män täysimääräinen hyödyntäminen	Toteutuu	vähentää resurssi- tarvetta	Toiminnan siirto toteutettu. Syksyn 2015 lasten määrä kasvoi 159 lapsella syksystä 2014. Kevään aikana yksi tuottaja irtisanoi sopimuksen elo- kuun alusta alkaen, lisäksi yksi tuottaja irtisanoi sopi- muksen päättymään huhti- kuun loppuun 2016. Kolmen uuden tuottajan kanssa neu- voteltiin ja sovittiin toimin- nan käynnistämisestä elo- kuussa 2015. Tuottajasopi- muksen ja toimintasuunni- telman päivittämisestä uu- distamisesta päätettiin.
Asiakas ohjautuu tarpeidensa mukai- sesti palvelun piiriin	Palveluohjaus ohjaa asiak- kaita heidän tarpeidensa ja strategisen sopimuksen mukaisesti varhaiskasva- tuspalveluihin	Peruspäivähoidossa (päiväkotihoito, ryh- mäperhepäivähoito, perhepäivähoito) ole- vien lasten osuudet hankittu/oma tuotanto	Peruspäivähoidossa yksityinen tuotanto 27 % oma tuotanto 73%	Olemassa olevien resurssien koh- dentaminen asi- akkaan ohjauk- seen. PSOP –hanke, DriveTurku – xxxxx	Xxxx vuoden keskiarvo: kaupungin oma tuotanto 73 % yksityinen tuotanto 27 % Joulukuun 2015 tilanne: kaupungin oma tuotanto 72 % yksityinen tuotanto 28 %
Varmistetaan tasa- laatuinen palvelu	Kehitetään yksityisen pal- velutuotannon valvontaa, painopisteenä on ohjaus ja neuvonta palvelujen tuot- tajalle sekä pitkäkestoinen toiminnan kehityksen seu- ranta yhteistyössä palve-	Toteutuneet toimenpi- teet: Ohjaus- ja valvontapäi- vät Kuukausittaiset tuotta- jatapaamiset Seurantakäynnit	Tarkastuskäyntien määrä vähenee, muut ohjaustoimenpiteet lisääntyvät.	Varmistetaan riit- tävä resurssi laki- sääteiseen valvon- tatehtävään pal- velumuodon laa- jentuessa.	Päiväkotituottajille: Tuottajien ohjauspäiviä pi- detty 4 Tuottajatapaamisia pidetty 15 Seuranta- ja perehdytys- käyntejä 39

	luiden tuottajien kanssa.	Tarkastuskäynti (pe- rusteltu syy/AVI:n määräys)			Perustellusta syystä tehtyjä tarkastuskäyntejä 4
Asiakas saa riittä- västi tietoa olemas- sa olevista palveluis- ta.	Kehitetään sähköisiä jär- jestelmiä tukemaan per- heen päätöstä riittävästä varhaiskasvatuspalvelusta.	Olemassa olevat säh- köiset palvelut, puhelu- jen määrä.	Puhelujen määrä vä- henee.		Kaupungin uusien internet- sivujen hyödyntäminen tie- dottamisessa. Palveluohjauksen asiakas- palvelupiste siirtyi Turku- pisteen yhteyteen. Video- ja chat- avusteisen asiakaspalvelun pilottihanke toteutunut. Chattiä asiakkaat käyttivät, videoyhteydelle ei ollut käyttöä. Chat-palvelun käyttö jatkuu. (VM rahoit- taa).

Strategisen sopimuksen tavoitteet	Strategisen sopimuksen toimenpiteet
Palveluverkko mahdollistaa tehokkaan pal- velutuotannon	Palveluverkon jatkuva arviointi suhteessa kysyntään ja tarpeeseen sekä tarvittavien muutosten toteuttaminen Tilankäytön tehostaminen

OPTS:n tavoite	Kuvaus keinoista ta- voitteen saavutta- miseksi	Mittari tavoitteen to- teutumisen seurataan	Tavoitetaso	Resurssitarve	Toteutuma 31.12.
Tilankäytön tehostami- nen		Leirikeskus Ulapan käy- töstä luopuminen, sääs- tä vuositasolla 51.000 euroa.	Luovutaan 1.7. 2014 lukien	vähentää resurssi- tarvetta	Luovuttu, kaupunki myynyt Ulapan.
Kustannusten nousua hillitään myös yksityi- sessä palvelutuotannos- sa.	Päiväkotihoidon sään- tökirjan uusiminen palvelusetelin hinnan- tarkistuksen osalta, kh:n 26.5.2014 § 218 mukaisesti.	Sääntökirjan muutok- sesta on tehty päätös.	Päätös tehty ja toi- meenpano käynnisty- nyt.	Ei lisäresurssia.	Sääntökirjan päivittämisen valmistelu käynnistynyt. Sääntökirjan päivittämisestä ei tehty päätöstä, palautettu uudelleen valmisteluun.
Sivistystoimialalla teh- dään tiivistä yhteistyötä palvelualuiden sekä kiinteistöliikelaitoksen että palveluntuottajien kanssa	Palveluverkon ja sen tuottamien eri palve- lumuotojen jatkuva arviointi ja kehittämi- nen varhaiskasvatuk- sessa, sivistystoimialal- la ja yhteistyössä mui- den toimijoiden kanssa	Resurssit tehokkaassa käytössä	Tuotettujen palvelujen tarkoituksenmukai- suus	Ei resurssitarvetta	Säännölliset arviointitapaa- miset hoitopaikkajärjestely- jen suhteen toteutuneet eri tuotantotapojen kesken.
	Yhteistyöllä luodaan yrittäjille mahdolli- suuksia käynnistää uutta palvelutuotantoa.	Yksityisten palvelujen hoitopaikkojen määrä	Hoitopaikkojen määrä lisääntyy ja strategi- sen sopimuksen ta- voitteet toteutuvat.	Huomioitava ta- lousarviota laadit- taessa riittävä palveluseteleihin kohdennettu mää- räraha	Vuoden 2015 aikana yksityi- sen tuotanto laajeni viidellä päiväkodilla, hoitopaikkoja näissä toimipisteissä on yh- teensä noin 450.
Palvelusetelin hallin- nointiprosessin kehit- täminen hyödyntäen tietojärjestelmiä.	Tuottajarekisterin ja hintatietojen vertailta- vuuden kehittäminen sekä arvosetelin käsit- telyn automatisointi.	Olemassa olevat säh- köiset kokonaisvaltaiset prosessit.	Sähköiset prosessit vähentävät lisähenki- löstön tarvetta.	Resurssien koh- dentaminen kehit- tämiseen ja mah- dolliset hankinta- ja ylläpitokustan-	PSOP –hanke, xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx .fi/fi, useiden kuntien kanssa toteutunut, tuottajarekisteri käytössä.

				xxxxxx, voitaneen kattaa työajan säästöillä toimin- nan vakiinnuttua.	Palvelusetelin maksatuksen kehittämishanke käynnisty- nyt – tavoitteena hyödyntää olemassa olevia tietojärjes- telmiä prosessin sujuvoitta- misessa.
Yli määräajan jonotta- neiden hakemukset vä- henevät	Hoitopaikkojen teho- kas täyttö hyödyntäen yksiköistä saatua tietoa olemassa olevista pal- veluista. Palveluohjaus, yksik- köesimiehet, aluepääl- liköt	Yli määräajan jonotta- vien määrä.	Määrä vähenee.	Tehostetaan ole- massa olevien resurssien hyö- dyntämistä palve- luohjauksessa	Syksyn aikana kaikki päivä- hoitoa hakeneet tarkistettu ja hoitopaikkaa tarjottu – kaikki eivät ottaneet tarjot- tua hoitopaikkaa vastaan.
Päivähoitopaikkojen täytössä hyödynnetään olemassa olevien re- surssien tuomat mah- dollisuudet	Hyödynnetään olemas- sa olevat resurssit ja kehitetään edelleen sähköistä resurssien hallintaa	Olemassa olevien hoi- topaikkojen täyttö- ja käyttöaste.	Olemassa olevissa hoi- topaikoissa ei ole va- jaakäyttöä.	Ei lisäresurssitar- vetta.	Effica Fakta tilastotyökalu hankittu ja käyttöönotto aloitettu, jota hyödynnetään hoitopaikkajärjestelyissä. Sivistystoimiala on mukana Kuntatieto –hankkeessa.

Strategisen sopimuksen tavoitteet	Strategisen sopimuksen toimenpiteet
Henkilöstön osaamista kehitetään	Osallistetaan henkilöstö palvelun ja organisaation kehittämiseen Henkilöstön työhyvinvoinnin tukeminen arjessa Henkilöstöresurssit kohdennetaan ydinprosesseihin

OPTS:n tavoite	Kuvaus keinoista ta- voitteen saavutta- miseksi Vastuu- ja yhteistyö- tahot	Mittari tavoitteen to- teutumisen seurataan	Tavoitetaso	Resurssitarve	Toteutuma 31.12.
SAP:iin liittyvät koulu- tukset: SAP SIPS – järjestelmän käyttöön- otto ja SAP SRM:n osaamisen lisääminen SAP HR pilotointi ja osaamiskarttojen luo- minen	Yhteisen hallinnon an- tama koulutus toimiala ja konsernihal- linto Kaikille palvelualueille laaditaan osaamiskar- tat ja luodaan samalla malli karttojen tekemi- selle myös muille pal- velualueille/ vaatii pal- velualueiden osallistu- mista työstämiseen	Perehdyttämisen to- teuttaminen: henkilös- tön riittävä koulutus ja tuki Palvelualueiden osaa- miskartat valmiina/ malli valmiina Kehityskeskustelujen käyminen uuden mallin mukaisesti	SAP SIPS ja SAP SRM tehokkaassa käytössä joulukuussa 2015 Kartat valmiina/ malli valmiina 2015 100%	Aiheuttaa tilapäi- sen resurssitar- peen Aiheuttaa tilapäi- sen resurssitar- peen	Käyttöönotossa ilmenneistä ongelmista on oltu yhtey- dessä Taitoaan ja ohjeistusta kehitetään. Kaikki palvelualueet ovat ottaneet SAP HR:n käyttöön. Kaikkien palvelualueiden työntekijöille on määritelty kaupungin yhteisiin osaa- misvaatimuksiin osaamisen taso. Johtoryhmän jäsenet, SUKE ja talouspalvelut ovat käy- neet kehityskeskustelut suu- rimmaksi osaksi.
TVT;n opetuskäytön tukeminen	Yhtenäistetään toimin- tamalleja tulosalueilla, tuotetaan henkilöstön kehittymistä tukevaa koulutusta	Koulutuspäivien määrä	1pv/opetushenkilö	ei uutta resurssia	2056 hlö osallistunut ½ - 2 päivän koulutuksiin, yhteen- sä 1285,5 koulutuspäivää.
Henkilökunnan osaami- sen kehittäminen	Tuetaan osaamisen kehittämisen eri muo-	Jokainen työntekijä osallistuu vähintäin	3pv/henkilö	ei uutta resurssia	Tietojärjestelmästä tullaan saamaan tulevaisuudessa

tojen käyttöä tulosalu- eilla perinteisen täy- dennyskoulutuksen rinnalla/ mahdolliste- taan henkilökunnan osallistuminen koulu- tuksiin kolmen päivän koulu- tukseen (joka on edelly- tyksenä osittaisen kor- vauksen saamiseksi työttömyysvakuutuksen alenemana) tiedot koulutusten toteutu- misesta.