Hankeavustuksen vakioehdot Asianumero: VN/19335/2024 Päivämäärä: 1.8.2024
Hankeavustuksen vakioehdot Asianumero: VN/19335/2024 Päivämäärä: 1.8.2024
Opetus- ja kulttuuriministeriön hankeavustuksen vakioehdot
1 Yleistä
1.1 Vakioehtojen nimi
Opetus- ja kulttuuriministeriön hankeavustuksen vakioehdot.
1.2 Vakioehtojen voimassaoloaika
Alkaen 1.8.2024.
1.3 Vakioehtojen soveltamisala ja sovellettavat säädökset
Nämä vakioehdot ovat osa valtionavustuksen myöntämistä koskevaa päätöstä. Valtionavustuksen käyttöön sovelletaan valtionavustuslakia (688/2001).
1.4 Velvollisuus noudattaa ehtoja ja rajoituksia
Valtionavustuksen saajan on noudatettava avustettavassa hankkeessa valtionavustuspäätökseen sisältyviä ehtoja ja rajoituksia.
1.5 Valtionavustuspäätöksen ja valtionavustusta koskevien tietojen julkisuus
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei erikseen toisin säädetä. Asiakirjojen salassapitoperusteista säädetään lain 24 §:ssä.
Valtionavustuslain 32 d §:n 1 momentin mukaan Valtiokonttori julkaisee valtionavustuksia koskevia julkisia tietoja Tutkiavustuksia.fi-palvelussa. Julkaistavista tiedoista säädetään valtionavustuslaissa ja valtioneuvoston asetuksessa valtionavustustoiminnan tietovarantoon tallennettavista vähimmäistiedoista (1394/2022).
1(10)
1.6 Valtionavustuksen maksaminen
Valtionavustuksen saajan tulee antaa valtionapuviranomaiselle valtionavustuksen maksamiseksi oikeat ja riittävät tiedot. Valtionavustus maksetaan valtionavustuksen saajalle valtionavustuspäätökseen kirjatun maksuaikataulun mukaisesti ilman erillistä pyyntöä.
1.7 Hankintamenettelyä koskevat ehdot
Velvollisuus noudattaa hankinnoissa hankintalakia
Valtionavustuksen saajan tulee selvittää ja ottaa toiminnassaan huomioon mahdollinen velvollisuutensa noudattaa hankintoja tehdessään hankintalakia (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Hankintalain oikeasta soveltamisesta on vastuussa valtionavustuksen saaja.
Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä taloudellista vastiketta vastaan.
Hankintaa ei ole esimerkiksi:
• omana työnä tekeminen
• palkkaaminen työsuhteeseen
• maan, olemassa olevien rakennusten tai muun kiinteän omaisuuden hankinta tai vuokraus.
Jos hankinta on tehty vastoin hankintalakia, hankintameno ei ole hyväksyttävä kustannus. Hankintoihin liittyvät asiakirjat on säilytettävä osana hallinto- ja kirjanpitoaineistoa, ja ne tulee toimittaa pyydettäessä opetus- ja kulttuuriministeriölle.
Velvollisuus pyytää vertailtavia tarjouksia ja pienhankinnat
Pienhankinnat ovat hankintoja, joiden arvo alittaa hankintalaissa säädetyt kansalliset kynnysarvot ja joihin ei siksi sovelleta hankintalainsäädäntöä.
Valtionavustuksen saajan tulee tehdä pienhankinnat kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tavalla ja pyytämällä vertailtavia tarjouksia vähintään kahdelta toimittajalta. Ehto koskee hankintoja, joiden arvo on
30.000 euroa + ALV tai enemmän. Jos hankinta toteutetaan erillisinä osina, kaikkien osien ennakoitu arvo on otettava huomioon hankinnan kokonaisarvoa laskettaessa.
Tarjouspyyntöihin liittyvät asiakirjat on säilytettävä osana hallinto- ja kirjanpitoaineistoa, ja ne tulee toimittaa pyydettäessä opetus- ja kulttuuriministeriölle.
Jos pienhankinta on tehty vastoin näitä pienhankintoja koskevia ehtoja, pienhankintameno ei ole hyväksyttävä kustannus.
Pakotteiden huomioon ottaminen hankinnoissa
Valtionavustuksen saajan on hankinnoissa varmistettava, että tarjoajaan tai sen edunsaajapiiriin ei kohdistu Euroopan unionin, Yhdistyneiden kansakuntien (YK) tai Suomen viranomaisten asettamia pakotteita tai varojen jäädyttämispäätöksiä.
Tavaroita tai palveluja hankittaessa tulee tarjouspyyntöihin sisällyttää toimittajan vakuutus siitä, etteivät pakotteet koske sitä tai sen edunsaajapiiriä.
Jos hankinta on tehty vastoin näitä pakotteiden huomioon ottamista koskevia ehtoja, hankintameno ei ole hyväksyttävä kustannus.
Avustuksen saajan tulee ilmoittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle välittömästi, jos avustusta on käytetty pakotteiden vastaisesti.
1.8 Muut yleisiin asioihin liittyvät ehdot
Valtionavustuksen saajan tulee huolehtia organisaationsa hyvästä hallintotavasta sekä riittävästä riskienhallinnasta ja sisäisestä valvonnasta.
Avustuksen saajan tulee toiminnassaan edistää tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta, sekä noudattaa tasa- arvolaissa (laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta 609/1986) ja yhdenvertaisuuslaissa (1325/2014) säädettyjä työnantajavelvoitteita.
Digitaalisten palvelujen saavutettavuus
Valtionavustuksen saajan tulee selvittää ja ottaa toiminnassaan huomioon mahdollinen velvollisuutensa noudattaa digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019). Digipalvelulakia sovelletaan yrityksen, säätiön, yhdistyksen ja muun yhteisön digitaalisiin palveluihin, joiden kehittämisen tai käytön rahoittamiseen osallistuu tässä laissa tarkoitettu viranomainen vähintään puolella kehittämiskustannuksista tai vuotuisista ylläpitokustannuksista.
2 Valtionavustuksen käytön yleiset lähtökohdat
2.1 Valtionavustuksen käytön seurannan järjestämisvelvollisuus
Valtionavustuksen käytön seuraaminen kirjanpidossa
Avustuksen saajan on huolehdittava siitä, että valtionavustuspäätös liitteineen toimitetaan tiedoksi organisaation kirjanpitäjälle tai kirjanpidosta vastaavalle. Valtionavustuksen saajan on järjestettävä kirjanpito kirjanpitolaissa (1336/1997) ja -asetuksessa (1339/1997) säädetyllä tavalla. Kirjanpito on järjestettävä siten, että avustuksen käyttöä voidaan seurata kirjanpidosta luotettavasti.
Avustettavan hankkeen toteutuneita tuloja ja kustannuksia tulee seurata kirjanpidossa omalla
kustannuspaikallaan tai vastaavalla, erillisellä seurantakohteellaan (jäljempänä ”kustannuspaikka”).
Työajanseuranta
Avustuksen saajan tulee huolehtia asianmukaisesta työajanseurannasta, jos se on tarpeen hankeavustuksen kohteelle kirjattavien palkkakustannusten luotettavaksi varmentamiseksi.
2.2 Valtionavustuksen käyttö hyväksyttävään käyttötarkoitukseen
Valtionavustuksen käyttötarkoitus on yksilöity valtionavustuspäätöksessä. Valtionavustusta saa käyttää ainoastaan valtionavustuspäätöksen mukaiseen tarkoitukseen.
2.3 Edelleen välittämistä koskevat ehdot
Sopimuksentekovelvoite
Valtionavustusta saa käyttää muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen vain silloin, jos asiasta on mainittu päätöksessä. Valtionavustuksen saajan tulee tällöin tehdä sopimus siirrettävän valtionavustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja käytön ehdoista siirretyn avustuksen saajan, eli avustuksen käyttäjän kanssa. Sopimuksen vähimmäisvaatimukset käyvät ilmi opetus- ja kulttuuriministeriön laatimasta sopimusmallipohjasta.
Valtionavustuksen saajan ja siirretyn avustuksen saajan välinen sopimus, sekä siirretyn avustuksen käyttöä koskeva selvitys liitteineen, tulee pyydettäessä toimittaa tiedoksi opetus- ja kulttuuriministeriölle.
Valtionavustuksen saaja on vastuussa valtionavustuksen käytöstä myös siirtämänsä avustuksen osalta.
2.4 Käyttöaikaa koskevat rajoitukset
Hankeavustusta saa käyttää vain avustuspäätöksessä mainittuna käyttöaikana. Avustuksen käyttötarkoitusta vastaavien tuottojen ja kulujen tulee olla toteutuneet käyttöaikana ja niiden tulee olla kirjattuina käyttöajalle.
2.5 Valtionavustuksella hankitun omaisuuden käyttöön liittyvät rajoitukset ja velvollisuudet
Jos avustusta käytetään irtaimen käyttöomaisuuden hankintaan ja hankintamenot kirjataan taseeseen, voidaan hankintamenot kuitenkin ottaa kokonaan huomioon hankintavuoden hyväksyttävinä kustannuksina.
Valtionavustuksen saajan on riittävällä tavalla vakuutettava valtionavustuksella hankittu omaisuus. Hankeavustuksella toteutettavat kalusteiden ja laitteiden hankinnat tulee olla välttämättömiä hankkeen
toteuttamisen kannalta. Hankkeessa hankitun irtaimiston tulee jäädä palvelemaan avustuksen saajan yleishyödyllistä toimintaa.
2.6 Valtionavustuspäätöksessä yksilöityjen erityisten ehtojen muuttaminen
Valtionapuviranomainen voi valtionavustuksen saajan hakemuksesta perustellusta syystä muuttaa avustuksen käyttötarkoitusta ja -aikaa sekä ehtoja. Muutosta koskeva hakemus on tehtävä viimeistään 30 vuorokautta ennen valtionavustuksen käyttöajan päättymistä. Hakemuksessa on mainittava valtionavustuspäätöksen diaarinumero.
2.7 Muut käytön yleisiin lähtökohtiin liittyvät ehdot
Avustuksen saaja voi kohdentaa hankeavustukselle toiminnan yleiskustannuksia seuraavin rajoituksin.
Yleiskustannuksia ovat avustuksen saajan yleishallinnosta aiheutuneet kulut, jotka eivät välittömästi kohdistu mihinkään tiettyyn toimintoon tai hankkeeseen. Jos yleiskustannukset aiheutuvat toimijalle hankkeesta huolimatta, ei yleiskustannuksia voi kohdentaa hankkeen kirjanpitoon.
Yleiskustannusten määrä voi olla enintään 15 % avustetun hankkeen kustannuksista. Yleiskustannusten on oltava:
• selkeästi ja perustellusti kohdennettuja
• hankkeen kustannusarvion mukaisia
• erikseen dokumentoituja
• koko käyttöajan saman perusteisia.
Yleiskustannusten on perustuttava todellisiin kuluihin, jotka voidaan myös osoittaa toteutuneiksi.
3 Avustettaviin kustannuksiin sekä tuloihin ja rahoitukseen liittyvät ehdot
3.1 Hyväksyttävät kustannukset
Hyväksyttäviksi kustannuksiksi katsotaan avustettavan hankkeen kannalta tarpeelliset ja määrältään kohtuulliset kustannukset. Hyväksyttävinä kustannuksina otetaan huomioon ne kustannukset, jotka kirjanpitolain (1336/1997) ja -asetuksen (1339/1997) sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan on kirjattava kyseiselle tilikaudelle kuluiksi.
Kohtuullisina kustannuksina opetus- ja kulttuuriministeriö hyväksyy palkkoja tai palkkioita kutakin palkansaajaa kohden enintään määrän, joka vastaa 80.000 euron vuosipalkkaa lakisääteisine sivukuluineen. Palkka voidaan maksaa rahapalkkana tai luontoisetuina.
Henkilöstökustannuksista hankkeen hyväksyttäviksi kustannuksiksi katsotaan hanketta varten palkattujen työntekijöiden kustannukset sekä muiden työntekijöiden kustannuksia, jos avustuksen saaja osoittaa luotettavasti työajanseurannan avulla työpanoksen kohdistumisen hankkeelle.
Kohtuullisina edustuskustannuksina hyväksytään sellaiset kustannukset, jotka ovat perusteltuja tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi.
Arvonlisäverojen tukikelpoisuus
Arvonlisävero hyväksytään avustettavaksi kustannukseksi vain, jos se jää avustuksen saajan lopullisesti maksettavaksi. Kunnille ja kuntayhtymille myönnetyissä avustuksissa hyväksytään vain arvonlisäverottomat kustannukset.
Matkakustannusten tukikelpoisuus
Kohtuullisina matkakustannuksina hyväksytään valtion matkustussäännön mukaisesti toteutuneet kustannukset.
3.2 Ei-hyväksyttävät kustannukset
Rahalahjoista tai rahanarvoisista lahjakorteista aiheutuneet kustannukset eivät ole hyväksyttäviä. Hankeavustuksella ei saa kattaa tilakustannuksia, jotka eivät aiheudu hankkeesta.
Lisäksi hyväksyttäviä kustannuksia eivät ole:
• poistot
• varainhankinnan kustannukset
• liike- ja sijoitustoiminnan kustannukset
• varaukset
• laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kustannuksiin
• lainojen lyhennykset
• lainojen korot
• ei-lakisääteisten lisäeläkkeiden maksut
• irtisanomiskorvaukset tai irtisanomisajalta ilman työvelvoitetta maksettavat palkkauskustannukset
• tulospalkkiot
• oikeudenkäyntikustannukset
• tuomioistuimen päättämät korvaukset
• rangaistusluonteiset maksut, kuten sakot tai viivästyskorot
• avustuksen palautus, takaisinperintävelvoitteet tai luottotappio siirretystä avustuksesta
• hankintalain vastaisesti tehtyjen hankintojen kustannukset
• pienhankintaehtojen vastaisesti tehtyjen hankintojen kustannukset
• pakotteiden vastaisesti tehtyjen hankintojen kustannukset.
3.3 Toiminnassa tai hankkeessa saatuihin tuloihin liittyvät ehdot
Avustuksella katetaan hankkeesta syntyvää alijäämää, joka muodostuu vähentämällä hyväksyttävistä kustannuksista muut avustukset ja hankkeesta saadut tuotot.
Jos opetus- ja kulttuuriministeriön avustus on suurempi kuin toteutunut alijäämä, ylimenevä osuus tulee palauttaa opetus- ja kulttuuriministeriölle (ks. avustuksen palautus).
3.4 Avustettavan toiminnan tai hankkeen rahoitukseen liittyvät ehdot
Avustuspäätöksessä määritellään, kuinka suuren osan hankeavustus saa kattaa hankkeen toteutuneista kokonaiskustannuksista.
3.5 Maksutta käyttöön saatuja resursseja koskevat ehdot
Hakemusvaiheessa ilmoitettavan muun rahoituksen tulee olla kirjanpidosta todennettavissa. Maksutta käyttöön saatuja resursseja ei huomioida osana avustettavan hankkeen muuta rahoitusta.
3.6 Saajan taloudelliseen tilanteeseen liittyvät ehdot
Avustuksen saajan tulee viipymättä ilmoittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle taloudellista tilannettaan koskevista muutoksista, jotka vaikuttavat avustettavan hankkeen toteuttamiseen.
4 Valtionavustuksen saajan erityiset velvollisuudet
4.1 Tiedonanto- ja ilmoittamisvelvollisuudet
Valtionavustuksen saajan tulee antaa opetus- ja kulttuuriministeriölle valtionavustuspäätöksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi oikeat ja riittävät tiedot.
Valtionavustuksen saajan tulee ilmoittaa viipymättä opetus- ja kulttuuriministeriölle muutoksesta, joka vaikuttaa avustuksen käyttötarkoituksen toteutumiseen, avustuksen käyttöön tai muihin avustuksen käytölle asetettujen ehtojen ja rajoitusten toteutumiseen. Edellisten lisäksi avustuksen saajan tulee viipymättä ilmoittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle niistä olennaisista muutoksista, jotka liittyvät avustettavan hankkeen toteuttamisen laatuun, laajuuteen tai rahoitukseen.
Avustuksen saajan tulee arvioida muutoksia niihin tietoihin, joita avustushakemuksessa on annettu ja jotka ovat valtionavustuspäätöksen perustana.
Avustuksen saajan on pidettävä organisaatiotaan ja yhteyshenkilöitään koskevat yhteystiedot ajan tasalla.
4.2 Palauttamisvelvollisuus
Valtionavustuksen saajan tulee viipymättä palauttaa virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa valtionavustus tai sen osa. Valtionavustuksen saajan tulee palauttaa valtionavustus tai sen osa myös, jos sitä ei voida käyttää valtionavustuspäätöksessä edellytetyllä tavalla, tai jos avustusta on säästynyt.
Jos palautettava määrä on enintään 100 euroa, se saadaan jättää palauttamatta.
Valtionavustuksen saajan on maksettava palautettavalle tai takaisin perittävälle määrälle valtionavustuksen maksupäivästä korkolain (633/1982) 3 §:n 2 momentin mukaista vuotuista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä, mikäli avustus tai sen osan palauttaminen johtuu virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saadusta valtionavustuksesta, tai jos sitä ei voida käyttää valtionavustuspäätöksessä edellytetyllä tavalla.
Koronmaksuvelvollisuutta ei ole, jos hakijalle myönnettyä avustusta on säästynyt ja avustus tai sen osa palautetaan omaehtoisesti ja viipymättä. Koronmaksuvelvollisuudesta vapautuminen edellyttää, että palautus on tehty viimeistään selvityksen määräpäivänä.
Palautuksen yhteydessä on mainittava päätöksen diaarinumero ja eriteltävä koron ja palautettavan avustuksen osuus tilisiirron viestikenttään.
Avustus tulee palauttaa jollekin seuraavista opetus- ja kulttuuriministeriön tileistä: Nordea Pankki Oyj
IBAN XX0000000000000000
BIC XXXXXXXX
Danske Bank A/S, Suomen sivuliike IBAN XX0000000000000000
BIC XXXXXXXX
4.3 Valtionavustuksen käytön selvittämisvelvollisuus
Selvitys tulee toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle avustuspäätöksessä ilmoitettuun määräaikaan mennessä.
Avustuksesta annettavaan selvitykseen on liitettävä kustannuspaikkaraportti avustetun kohteen toteutuneista tuloista ja menoista avustuksen käyttöajalta. Jos hankeavustus on myönnetty ainoastaan tiettyyn hankintaan, kustannuksen voi todentaa hankintatositteella.
Selostus tai raportti avustetusta hankkeesta toimitetaan vain erikseen pyydettäessä.
Tuloslaskelma ja tase liitetietoineen, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus / toiminnantarkastuskertomus sekä tositteet tai tositejäljennökset toimitetaan vain erikseen pyydettäessä.
Lisäksi avustuksen saajan tulee pyydettäessä toimittaa muita selvityksiä, kuten esimerkiksi kustannuspaikkaa vastaava pääkirja, joita tarvitaan valtionavustuspäätöksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi.
4.4 Avustetun toiminnan tai hankkeen vaikutusten arviointi
Ei määritelty.
4.5 Tulosten hyödyntäminen
Avustuksella aikaansaadut tulokset ja tuotokset tulee jakaa niin avoimesti kuin mahdollista avustuspäätöksessä mahdollisesti yksilöityjen ehtojen mukaisesti.
4.6 Muut saajan erityisiin velvollisuuksiin liittyvät ehdot
Ei määritelty.
5 Valtionavustuksen käytön valvonta, maksatuksen keskeytys ja takaisinperintä
5.1 Seuranta- ja valvontakäytännöt
Valtionavustuksen saajan on pyynnöstä toimitettava opetus- ja kulttuuriministeriölle sen tarvitsemia valtionavustuksen käyttö- ja seurantatietoja valtionavustuspäätöksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi. Valtionavustuksen saajan tiedonantovelvollisuudesta säädetään valtionavustuslain 14§:ssä ja valtionapuviranomaisen valvontatehtävästä valtionavustuslain 15§:ssä.
5.2 Tarkastusoikeus
Opetus- ja kulttuuriministeriöllä on oikeus suorittaa valtionavustuksen maksamisessa ja käytön valvonnassa tarpeellisia valtionavustuksen saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia.
Jos valtionavustus on myönnetty käytettäväksi valtionavustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin valtionavustuksen saajan hankkeeseen tai toimintaan, opetus- ja kulttuuriministeriöllä on oikeus tarvittaessa tarkastaa valtionavustuspäätöksen mukaista toimintaa tai hanketta toteuttavan toimijan taloutta ja toimintaa.
Opetus- ja kulttuuriministeriö voi päätöksellään valtuuttaa toisen viranomaisen tai ulkopuolisen tilintarkastajan suorittamaan tarkastuksia.
5.3 Saajan velvollisuus avustaa tarkastuksessa
Valtionavustuksen saajan on korvauksetta annettava tarkastusta suorittavalle virkamiehelle ja tilintarkastajalle kaikki tarkastuksen kannalta tarpeelliset tiedot ja selvitykset, asiakirjat, tallenteet ja muu aineisto sekä muutoinkin avustettava tarkastuksessa.
5.4 Maksatuksen keskeytys
Maksatuksen keskeytyksestä säädetään valtionavustuslain 19 §:ssä.
5.5 Takaisinperintä ja korot
Valtionavustuksen takaisinperinnästä säädetään valtionavustuslain 21 ja 22 §:ssä.
Korot
Valtionavustuksen saajan on maksettava takaisin perittävälle määrälle valtionavustuksen maksupäivästä korkolain (633/1982) 3 §:n 2 momentin mukaista vuotuista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä.
Jos takaisin perittävää määrää ei makseta viimeistään opetus- ja kulttuuriministeriön asettamana eräpäivänä, sille on maksettava vuotuista viivästyskorkoa korkolain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetun korkokannan mukaan.