TURUN KAUPUNGIN VAPAA-AIKATOIMIALAN JA TURUN SUURTORIN KESKIAIKA RY:N VÄLINEN SOPIMUS
TURUN KAUPUNGIN VAPAA-AIKATOIMIALAN JA TURUN SUURTORIN KESKIAIKA RY:N VÄLINEN SOPIMUS
1. Sopijapuolet
Turun kaupungin vapaa-aikatoimiala (jäljempänä Kaupunki) Y-tunnus: 0204819-8
Osoite: PL 248, 20101 Turku Yhteyshenkilö: Kulttuurisihteeri Xxxx Xxxxx Puhelinnumero: 040 579 2770
Turun Suurtorin keskiaika ry (jäljempänä Yhdistys) Y-tunnus: 2352292-8
Yhteyshenkilö: Tuottaja Xxxx Xxxxxxxxxx Puhelinnumero: 040 132 9992
S-posti: xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Kaupungilla tarkoitetaan tässä sopimuksessa Turun kaupungin vapaa-aikatoimialaa sekä sen alaista Museokeskusta yhdessä. Turun vapaa-aikatoimialalla (jäljempänä Vapaa-aikatoimiala) ja Turun museokeskuksella (jäljempänä Museokeskus) tarkoite- taan kumpaakin erikseen.
Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedot- taa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijapuolelle. Yhteyshenkilön vaih- tumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijapuolen yhteyshenkilölle kirjallisesti.
Sopimukseen liittyvät ilmoitukset on tehtävä kirjallisesti toisen sopijapuolen yhteys- henkilölle.
2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus
Tällä sopimuksella osapuolet sopivat Vanhan Suurtorin Joulumarkkinat -nimisen ta- pahtuman (jäljempänä Tapahtuma) järjestämisestä Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx Yhdistyksen tuottamana vuosina 2013–2015. Sopimuksen tarkoituksena on, että Yhdistys jatkaa Tapahtuman järjestämistä ja kehittämistä tässä sopimuksessa määritellyllä ja tee- maan sopivalla tavalla.
Kaupunki on järjestänyt Tapahtumaa vuodesta 2000. Vuosien saatossa tapahtuma on kehittynyt ja kasvanut. Tapahtuma on kerännyt viime vuosina noin 80 000 kävijää neljän markkinaviikonlopun aikana. Tapahtuman tärkeimpiä osioita ovat olleet tori- myynti ja ohjelmallisuus. Vaikka Tapahtuman konsepti on ollut toimiva ja onnistunut, on koettu, että tämän kaltainen suurtapahtuma on helpompi toteuttaa muulla tavalla, kuin Kaupungin järjestämänä. Yhdistys järjesti Tapahtuman ensimmäistä kertaa vuonna 2012. Tapahtuman tuottamisesta tehtiin Yhdistyksen ja Kaupungin välinen ostopalvelusopimus. Vuoden 2012 Tapahtuma oli onnistunut ja nyt yhteistyötä Yhdis- tyksen kanssa halutaan jatkaa pidemmällä, kolmivuotisella sopimuksella.
Tapahtuma on yhteistuotanto, jossa Kaupunki ja Yhdistys ovat tuotantokumppaneita, mutta käytännön toteutus on kokonaisuudessaan Yhdistyksen vastuulla. Tapahtuman kesto on sopimuskautena neljä viikonloppua, markkinapäivät lauantai ja sunnuntai. Kaupunki tukee Tapahtumaa vuosittaisella toiminta-avustuksella sekä tarjoamalla ve- tovastuussa olevalle taholle veloituksetta mm. tiloja, rekvisiittaa ja lavasteita sekä asiantuntija-apua tässä sopimuksessa määritetyllä tavalla.
3. Avustuksen maksaminen ja raportointi
Kulttuurilautakunta on 22.5.2013 § XX myöntänyt Yhdistykselle 23 000 euron toimin- ta-avustuksen vuodelle 2013 ja sitoutuu vähintään samantasoiseen avustukseen so- pimuskauden ajaksi vuosille 2014 ja 2015 edellyttäen, että avustuksille määrätty kult- tuurilautakunnan kokonaismääräraha säilyy samansuuruisena ja sisältyy kaupungin- valtuuston hyväksymään kulttuurilautakunnan talousarvioon.
Yhdistyksen on joka vuosi toimitettava erikseen seuraavan vuoden toimintasuunni- telma ja talousarvio kulttuurilautakunnalle avustuksen anomista varten kulttuurilauta- kunnan avustusten hakuajan päättymiseen mennessä.
Vuoden 2013 toiminta-avustus maksetaan sopimuksen voimaantulon jälkeen kesä- heinäkuussa 2013. Sopimuskauden tulevina vuosina 2014 ja 2015 avustus makse- taan kulttuurilautakunnan vuosittaisen päätöksen jälkeen ja anotaan maksettavaksi vapaamuotoisella maksatusanomuksella sähköpostitse (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx).
Avustuksen myöntämisessä ja käytännön valvonnassa noudatetaan kaupunginhalli- tuksen hyväksymiä avustuksia koskevia yleisohjeita (Kh 21.12.1998 § 1380).
4. Sopimuksen voimassaolo
Tämä sopimus on voimassa 22.5.2013 - 31.12.2015.
Määräaikaisena sopimus päättyy määräajan päätyttyä ilman irtisanomista. Tavoittee- na on kuitenkin jatkaa Yhdistyksen ja Kaupungin yhteistyötä Tapahtuman järjestämi- sessä myös vuosina 2016–2018.
Mikäli sopimus Yhdistyksen kanssa päättyy eikä jatkosopimusta tehdä, siirtyy Tapah- tuman järjestäminen takaisin Kaupungille. Sopimuskauden päätyttyä Kaupunki voi luovuttaa oikeuden järjestää Tapahtuma edelleen jollekin kolmannelle osapuolelle.
5. Kaupungin oikeudet, vastuut ja velvollisuudet
Tapahtuman järjestämiseen liittyvät tiedot ja asiakirjat
Kaupunki lainaa Yhdistykselle tapahtuman järjestämiseen liittyviä tietoja ja asiakirjoja menneiltä vuosilta, kuten karttuneet kontaktit, ohjeet, talousarviot, raportit ja suunni- telmat pois lukien salassa pidettävä aineisto, kuten työsopimukset. Kaupunki neuvoo ja avustaa tapahtuman järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä ja ongelmatilanteissa aikaisemmista vuosista saadun kokemuksen perusteella.
Omaisuus
- Kaupunki antaa Tapahtumaan tarvittavan tarpeiston Yhdistyksen käyttöön mak- sutta.
Ohjelma ja sen tuotanto
- Kaupunki tuottaa Vanhan Raatihuoneen konsertit joulukuussa itsenäisesti, mutta kuitenkin osana Tapahtumaa
Henkilökunta
- Museokeskuksen Vanhan Suurtorin vahtimestarit auttavat normaaliasiakaspalve- lussa Tapahtuman aikana oman työaikansa puitteissa.
Markkinointi
- Tapahtuma on osa vapaa-aikatoimialan hallinnon joulun ajan kokonaismarkki- nointia ja Tapahtuma saa näkyvyyttä myös Turun kaupungin verkkosivujen uu- tisoinnissa. Markkinointi- ja uutistekstien sekä muiden sisältöjen tuottaminen kaik- kine kieliversioineen on Yhdistyksen vastuulla, Kaupungin vastuulla on sisältöjen siirtäminen kaupungin verkkosivuille.
- Domain xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx siirretään erikseen sovittavan ajankohdan jälkeen ohjautumaan Yhdistyksen ylläpitämille omille, erillisille Tapahtuman verk- kosivuille, joihin on linkitys Turun kaupungin verkkosivuilta (Joulu Suomen Turus- sa)
- Mahdollisesta muusta markkinointiyhteistyöstä sovitaan erikseen.
- Yhdistys saa käyttöoikeuden Tapahtuman visuaaliseen ilmeeseen ja logoon.
- Yhdistyksen tulee liittää Kaupungin logot Tapahtuman viestintä- ja markkinointi- materiaaliin ja Tapahtuman verkkosivuille. Kaupungin logojen tulee olla kaikessa materiaalissa eri asemassa kuin Yhdistyksen tai Tapahtuman muiden yhteistyö- kumppaneiden tunnusten, esimerkiksi suurempia tai näkyvämmällä paikalla. Pai- notuotteet tulee hyväksyttää Kaupungin viestintä- ja markkinointitiimillä.
7. Yhdistyksen oikeudet, vastuut ja velvollisuudet Ohjelma ja sen tuotanto
Yhdistys:
- Suunnittelee ja toteuttaa ohjelmalliset joulumarkkinat neljänä viikonloppuna Van- halle Suurtorille ja Brinkkalan sisäpihalle. Tapahtumaan sisältyy koko perheen oh- jelma jokaisena markkinapäivänä ja markkinamyynti. Markkinamyynti sisältää myyjähaun, paikoituksen, yhteydenpidon myyjiin, laskutuksen sekä raadituksen, mikäli Yhdistys näkee sen tarpeelliseksi.
- Pystyttää ja purkaa markkinat jokaisena tapahtumaviikonloppuna.
- Pitää markkinoiden perinteistä kiinni vanhanajan tunnelmaa ja perinteistä käsityö- läisyyttä korostaen.
- Järjestää Tapahtumaan tarvittavan henkilökunnan ja vastaa siitä aiheutuvista työnantajavelvoitteista ja kustannuksista. Henkilökunta ei ole työsuhteessa Kau- punkiin.
- Vastaa lakien, asetusten ja määräysten vaatimien turvallisuussuunnitelmien, lupi- en ja vakuutusten laatimisesta ja hankkimisesta sekä niistä aiheutuvista kustan- nuksista. Yhdistys on velvollinen vakuuttamaan hallussaan olevan kolmansien osapuolien omaisuuden.
- Yhdistys toimii ja tekee päätöksiä itsenäisenä toimijana, hakee ulkopuolista rahoi- tusta ja solmii omat yhteistyösopimuksensa.
- Vastaa siitä, että se omistaa tai on hankkinut kaikki tarvittavat tekijänoikeudet taik- ka muut tekijänoikeuslaissa (8.7.1961/404) tai muussa laissa säädetyt immateriaa- lioikeudet Tapahtuman esityksiin. Yhdistys vastaa siitä, ettei Tapahtumaan kohdis- tuvista immateriaalioikeuksia koskevista vaatimuksista tai velvoitteista aiheudu Kaupungille oikeudenkäyntikuluja eikä vahingonkorvaus- tai muita kolmannelle osapuolelle maksettavia kustannuksia tai muita vastuita kolmatta osapuolta koh- taan. Mikäli sopijapuolet toteavat tai tuomioistuimen päätöksellä todetaan, että so- pimuksen mukainen toiminta loukkaa kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia, Yhdistys hankkii kustannuksellaan tämän sopimuksen edellyttämät oikeudet. Jos tämä ei ole mahdollista, Kaupungilla on oikeus purkaa sopimus.
Tilat, tekniikka ja omaisuus
Yhdistys:
- vastaa kaikista Tapahtumaan liittyvistä kuljetuksista ja niistä aiheutuvista kustan-
nuksista, kuten lavastuksen kuljetuttamisesta varastolta Tapahtumapaikalle
- vastaa Tapahtuma-alueen jätehuollosta, siivoamisesta ja jätteiden kuljetuksista sekä niistä aiheutuvista kustannuksista.
- on velvollinen palauttamaan lainaamansa Kaupungin omaisuuden samassa kun- nossa kuin lainaushetkellä lukuun ottamatta luonnollista kulumista sekä huolehtii omaisuuden palauttamisesta varastoon
- on vastuussa Kaupungilta lainatun omaisuuden huolenpidosta ja havaittujen vau- rioiden korjauksesta.
- huolehtii Tapahtuman tarvitseman lavastuksen rakentamisesta ja purkamisesta sekä muista Tapahtuman pystytykseen ja purkuun liittyvistä tehtävistä
Kaupunki:
- Luovuttaa veloituksetta Yhdistyksen käyttöön toimiston ja sosiaalitilat vähintään kahdelle hengelle sekä muita tarkoituksenmukaisia, Tapahtuman järjestämiseen liittyviä tiloja Tapahtumapaikan välittömästä läheisyydestä. Tiloista tehdään Mu- seokeskuksen ja Yhdistyksen välille erillinen alivuokrasopimus, jossa määritellään tilat sekä tilojen käyttöön liittyvät ehdot. Sopimus tiloista tehdään vuodeksi kerral- laan.
- Luovuttaa Tapahtuma-ajaksi Tapahtumapaikan olemassa olevan tapahtumatek- niikan ja sähköjohdot, joiden käytöstä sovitaan erikseen Museokeskuksen osoit- taman henkilön kanssa. Yhdistys vastaa näistä aiheutuvista kuluista.
Markkinointi
Yhdistys:
- saa oikeuden käyttää Kaupungin omistamia valokuvia vuosien 2000 - 2011 Ta- pahtumasta Tapahtuman markkinointiin.
- Yhdistys saa käyttöoikeuden Tapahtuman visuaaliseen ilmeeseen ja logoon
8. Yhdistyksen taiteellinen vapaus
Yhdistyksellä on taiteellinen vapaus Tapahtuman ohjelman suunnitteluun ja to- teuttamiseen, kuitenkin noudattaen tässä sopimuksessa määriteltyjä ehtoja. Kau- pungilla ei ole oikeutta puuttua Yhdistyksen luovaan toimintaan.
9. Sopimuksen purkaminen
Mikäli Yhdistys laiminlyö tämän sopimuksen mukaisia velvoitteita olennaisesti, Kaupungilla on oikeus purkaa tämä sopimus. Jos sopimusrikkomus on korjatta- vissa, sopimuksen purkaminen edellyttää, ettei sopimusrikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ole korjannut sopimusrikkomustaan 30 päivässä toiselta osapuolelta kirjallisen huomautuksen saatuaan.
Mikäli Kaupunki laiminlyö tämän sopimuksen tai sen liitteiden mukaisia velvoittei- ta olennaisesti tai, jos Kaupungin avustus on alhaisempi kuin kohdassa 3 on määritelty, Yhdistyksellä on oikeus purkaa tämä sopimus.
Sopimuksen purkaminen on tehtävä kirjallisesti. Mikäli sopimus Yhdistyksen kanssa päättyy mistä tahansa syystä, siirtyy Tapahtuman järjestäminen takaisin Kaupungille ja kaikki tämän sopimuksen perusteella annetut edut ja hyödykkeet (kuten lavastus ja rekvisiitta) palautetaan Kaupungille. Kaupunki voi luovuttaa oi- keuden Tapahtuma järjestämiseen edelleen jollekin kolmannelle osapuolelle.
Kaupungilla on käyttöoikeus tämän sopimuskauden aikana otettuihin Tapahtu- man valokuviin, mikäli Tapahtuma palautuu Kaupungille.
10. Vahingonkorvaus
Sopijapuolella on oikeus saada vahingonkorvausta toisen osapuolen virheestä, lai- minlyönnistä ja muusta sopimuksen mukaisen velvollisuuden täyttämättä jättämisestä aiheutuneesta välittömästä vahingosta, ellei virhe tai laiminlyönti ole aiheutunut yli- voimaisesta esteestä. Sopijapuolen tulee välittömästi informoida toista osapuolta yli- voimaisesta esteestä voidakseen vedota siihen.
Yhdistys on velvollinen korjaamaan tai korvaamaan Kaupungilta lainatulle omaisuu- delle aiheuttamansa vahingot. Yhdistys ei vastaa normaalista kulumisesta aiheutuvis- ta vahingoista.
11. Ilmoitusvelvollisuus
Sopijapuolen tulee ilmoittaa viipymättä kirjallisesti toiselle osapuolelle asioista, joilla on sopimussuhteen tai sopimuksen täyttämisen kannalta olennaista merkitystä, kuten henkilöstömuutokset ja Yhdistyksen tai Tapahtuman talouteen liittyvät asiat.
12. Sopimuksen siirto
Yhdistyksellä ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta kolmannelle ilman Kaupungin etu- käteen antamaa kirjallista suostumusta.
13. Sopimuksen muutokset
Sopijapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättö- miä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat osapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja osapuolten toimivaltaiset edustajat ovat allekirjoittaneet muutosta koskevan lisäyksen sopimukseen.
14. Oikeuspaikka
Tästä sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti rat- kaisemaan sopijapuolten välisillä neuvotteluilla, mutta jos tässä ei onnistuta, erimieli- syydet ratkaisee ensimmäisenä oikeusasteena Varsinais-Suomen käräjäoikeus.
15. Allekirjoitukset
Tätä sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin osapuo- lelle.
Turussa, 28.5.2013
TURUN KAUPUNKI
Vapaa-aikatoimiala
Xxxxx Xxxxxx Toimialajohtaja
TURUN SUURTORIN KESKIAIKA RY
Xxxxx Xxxxxxxxxx
Turun Suurtorin keskiaika ry:n puheenjohtaja