KL-Kuntahankinnat Oy
KL-Kuntahankinnat Oy
Sopimusohje
Turvapuhelinpalvelu KLKH91
Sisällysluettelo
1. Sopimuskausi ja kohde 1
2. Toimittaja. 1
3. Hinnoittelu 2
4. Tilaaminen ja toimitus 2
5. Sopimushallinta 4
6. Sitoutuminen 5
7. Eksaitti 5
8. Lisätietoja 5
1. Sopimuskausi ja kohde
Sopimuskausi on neljä vuotta 18.12.2015 - 17.12.2019. Toimittaja tuottaa Turvapuhelinpalvelua Tilaajalle valinnaisella toteuttamismallilla sisältäen ylläpidon ja tukipalvelun. Lisäksi Toimittaja toimittaa Tilaajalle Turvapuhelinlaitteet sekä muut puitesopimuksen mukaiset lisäpalvelut.
Tilaaja neuvottelee yksityiskohtaisemmat toimintatavat Toimittajan kanssa. Tilaajakohtaisesta sopimuksesta on luonnos jota voidaan käyttää tilaajakohtaisen sopimuksen pohjana. Luonnos löytyy Eksaitista.
Tilaajakohtaisiin sopimuksiin sovelletaan tämän puitesopimuksen ehtoja. Tilaajakohtaisia sopimuksia voidaan solmia vain puitesopimuksen voimassaolon aikana.
Tilaajakohtaiset palvelusopimukset voivat olla voimassa enintään 24 kuukautta puitesopimuksen sopimuskauden päättymisen jälkeen. Tilaajakohtaisen sopimuksen sopimuskausi sovitaan tilaajakohtaisessa sopimuksessa.
Mikäli Kuntahankinnat irtisanoo puitesopimuksen lakkaa myös Tilaajakohtainen sopimus, ellei sen jatkamiseen ole perusteltua syytä.
Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään 6 kuukauden irtisanomisajalla kuitenkin siten, että sopimus päättyy aikaisintaan 24 kuukauden kuluttua tilaajakohtaisen sopimuksen voimaantulon jälkeen. Tilaaja ei voi irtisanoa omaa sopimustaan sopimatta asiasta Kuntahankintojen kanssa.
Sopimuksen kohteena on:
Peruspalvelu
• hälytyspäivystys- sekä hälytystenvastaanottopalvelu vuoden jokaisena päivänä 24h/vrk
• hälytystehtävien edelleenvälitys Asiakkaan määrityksen mukaisesti (sovitaan asiakaskohtaisessa sopimuksessa)
• erilaisiin turvapuhelinasiakastarpeisiin soveltuvat turvapuhelinlaitteet ja niiden huolto, korjaus ja paristojen vaihto tai laitteiden vaihto
• turvapuhelinlaitteisiin liitettävät lisävarusteet, kuten palo-, häkä-, hella- ja ovihälytin
• turvapuhelinasiakkaiden ja kotihoidon työntekijöiden opastus
• laitteiden nouto palvelun päätyttyä
Asiakkaille valinnaisina lisäpalveluina:
• turvapuhelimien ja niiden lisälaitteiden asennuspalvelu
• turvapuhelinasiakkaan toimintakyvyn tai tilanteen seurantapalvelu (voinnintarkistussoitto)
• Asiakkaat voivat valintansa mukaan hankkia turvapuhelinlaitteiden asennuspalvelut sekä turva-auttajapalvelun myös kolmannelta osapuolelta tai tuottaa itse.
2. Toimittaja
Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx ja Hoiva Oy Xxxxxx Xxxxxxx
050 346 7570
3. Hinnoittelu
Hinnastot löytyvät Eksaitti-työtilasta.
Hinnat ovat kiinteitä sopimuksen alkamisesta vuoden 2016 loppuun. Ensimmäinen hinnanmuutos on mahdollinen 1.1.2017 alkaen ja siitä lähtien aina vuoden välein.
Palveluiden vuosittainen sopimushinta tarkistetaan vuotuisen palvelujen tuottajahintaindeksin keskiarvon mukaan 12 kuukauden välein. Indeksin tuomasta lisäyksestä voidaan hintaa korottaa korkeintaan 75 %. Vertailuindeksinä on ennen tarjousten jättöpäivänmäärää edeltävä viimeinen julkaistu vastaava indeksi.
Vuosittainen sopimushinnan tarkistuspiste on Tilastokeskuksen 3. vuosineljännes palvelujen tuottajahintaindeksin julkaisuajankohta.
Palveluun liittyvät saatavuusongelmat, kuten turvapuhelinlaitteisiin liittyvät saatavuusongelmat eivät ole syy hinnanmuutoksille. Toimittaja takaa tarjouspyynnössä ja tarjouksessa esitettyjen vertailutuotteiden/palveluiden tai vastaavien korvaavien tuotteiden/palveluiden saatavuuden koko sopimuskauden ajan. Jos toimittajalla ei jostakin syystä pysty toimittamaan jotakin tilattua tuotetta/palvelua, toimittaja toimittaa vähintään yhtä hyvän tuotteen alkuperäisen tuotteen/palvelun hinnalla.
4. Tilaaminen ja toimitus
Mikäli Tilaaja on tilannut turvapuhelinlaitteet ilman asennuspalvelua, Toimittaja toimittaa laitteet Tilaajan osoitteeseen laitetoimituksena, laiteet on silti ohjelmoitu.
Tilaajan osoite ilman asennusta toimituksille ilmoitetaan Asiakaskohtaisessa sopimuksessa.
Mikäli Tilaaja on tilannut Toimittajan asennuspalvelun, Toimittaja toimittaa, asentaa ja ohjelmoi uudet turvapuhelimet sekä niiden lisälaitteet turvapuhelinasiakkaalle ja noutaa laitteet pois ja purkaa ohjelmoinnin asiakkaan palvelun päättyessä. Lisäksi Toimittaja ilmoittaa Tilaajalle kun asiakaskohtainen turvapuhelinpalvelu on otettu käyttöön ja päättynyt/poistettu järjestelmästä/käytöstä.
Toimittajan tulee palvelun käyttöönottoprosessin yhteydessä huolehtia myös turvapuhelinasiakkailla ennestään olevien turvapuhelinlaitteiden käytöstä poistamisesta ja laitteiden poishakemisesta, sopimalla aikaisemman toimittajan kanssa turvapalvelun vaihtamisesta ja sen ajankohdasta.
Toimittajan asentajilla tulee olla kuvallinen henkilökortti, joka on esitettävä turvapuhelinasiakkaille käyntien yhteydessä.
Toimittaja vastaa asiakkaalle annettavasta käytönopastuksesta turvapuhelimen ja sen lisälaitteiden oikeaoppiseen käyttöön ja käyttötottumuksiin sekä turvapuhelimen valmiustilan seurantaan. Laitteiden asennuksen yhteydessä asiakkaan käyttöön jätetään lisäksi kirjalliset käyttöohjeet, joissa on myös Toimittajan yhteystiedot vikailmoituksen ja lisäopastustarpeen varalle
Turvapuhelinten ja sen lisälaitteiden tilauksen ja asennuksen tai korjauksen tilaamista varten on sähköinen tilausjärjestelmä, jonka välityksellä kaikki asiointi toimittajan kanssa voidaan suorittaa
4.1. Toimitusehto- ja aika
Toimitusehdot ja ajat on kuvattu puitesopimuksen palvelutaso (SLA) liitteessä
4.2. Toimituksen viivästyminen
Vahingonkorvaus toimituksen viivästymisestä on kuvattu puitesopimuksen palvelutaso (SLA). Toimittaja ei kuitenkaan vastaa viivästyksestä, mikäli toimituksen viivästyminen johtuu Kuntahankinnoista, Tilaajasta tai ylivoimaisesta esteestä.
Mikäli hankintasopimus katsotaan tuomioistuimen päätöksellä tehottomaksi tai sen voimassaoloaikaa lyhennetään kilpailuttamisessa tapahtuneen virheen johdosta tai tilanteessa, jossa hankinta on toteutettu ilman kilpailutusta, Toimittajalla ei ole oikeutta saada Tilaajalta tai Kuntahankinnoilta vahingonkorvausta.
4.3. Laskutus- ja maksuehto
Toimittaja laskuttaa Tilaajaa Xxxxxxxx valinnan mukaisesti joko sähköisesti verkkolaskulla tai paperilaskulla.
Maksuehto on 30 päivää netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskussa tulee olla:
- Asiakkaan nimi ja osoite
- palveluiden/tuotteiden nimet
- hinnat (alv eriteltynä)
- viitenumero
- tilaus-/toimituspäivä
-
Tilaajalla on mahdollisuus sopia Toimittajan laskutuksen järjestämisestä niin, että laskut menevät suoraan Turvapuhelinasiakkaille. Toimittajalla on oikeus laskuttaa lisäpalvelusta omakustannushinnalla, Toimittajan tulee pyydettäessä esittää laskutusperusteet. Lisäpalvelun käyttöönotto/irtisanominen on mahdollista koko puitesopimuksen ajan. Käyttöönotosta tai irtisanomisesta tulee ilmoittaa kirjallisesti. Laskutuksen käyttöönotosta sopimuskauden alussa on mahdollista sopia tilaajakohtaisessa sopimuksessa.
4.4. Reklamaatiot
Asiakkaan tulee aina reklamoida toimittajalle, jos tuotteissa, palvelussa, toimituksissa tai laskutuksessa tapahtuu virheitä tai ne poikkeavat puitesopimuksesta sovitusta.
Asiakkaan tulee lähettää tuotteeseen ja palveluun liittyvät reklamaatiot toimittajalle viimeistään 14 päivän kuluttua tuotteen vastaanottamisesta ja / tai palvelun käyttämisestä. Toimittajalla on velvollisuus korjata reklamaatioiden syyt viipymättä sekä ilmoittaa tehdyistä korjaustoimenpiteistä asiakkaalle.
Reklamaatiota tehdessä asiakkaan on aina selvästi ilmaistava toimittajalle, että kyseessä on reklamaatio. Kuntahankinnat suosittelee reklamaatioiden tekemistä kirjallisena sähköpostitse, koska näin reklamaatioita pystytään paremmin seuraamaan ja varmentamaan myöhemmin. Reklamaatioiden tekemiseen asiakkaat voivat käyttää myös Kuntahankintojen reklamaatiolomaketta, joka löytyy Eksaitin työtilasta.
Jos vakavasta virheestä johtuvaan reklamaatioon ei saada vastausta, kannattaa reklamaatio lähettää saantitodistuskirjeenä, viedä itse toimittajalle ja luovuttaa kuittausta vastaan, tai
toimittaa viime kädessä haastemiehen välityksellä. Näistä reklamaatioista tulee informoida myös KL-Kuntahankintoja.
4.5. Asiakasraportointi
Toimittaja lähettää tilaajalle kuukausittain perusraportin, josta ilmenevät kaikki edellisen kuukauden aikana suoritetut auttamiskäynnit. Vuosiraporttiin liitetään palveluita ko. kalenterivuonna antaneiden henkilöiden nimet koulutuksineen ja palveluaikoineen. Kuukausiraportit tulee toimittaa seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä ja vuosiraportti tammikuun loppuun mennessä.
5. Sopimushallinta
Kuntahankinnat vastaa kaupallisesta, juridisesta ja operatiivisesta sopimushallinnasta ja toimittajayhteistyöstä koko sopimuskauden ajan. Kokouskäytännöt sovitaan yhdessä sopimustoimittajan kanssa käyttäen apuna mm. sopimuskohtaista vuosikelloa. Kalenterivuoden aikana pidetään 3-5 seurantapalaveria. Kuntahankinnoilla on käytössään vakioagenda ja palavereista laaditaan muistiot, jotka löytyvät Eksaitista.
Käsiteltäviä asioita palavereissa ovat mm. asiakkuudet, ostot ja raportointi, asiakaspalautteet, seurantajakson aikana tehdyt asiakasreklamaatiot ja niiden johdosta tehdyt toimenpiteet, hinnoittelu ja hintojen tarkistukset, niiden perusteet, hintavertailut ja muut tarkistukset, toimitusvarmuus, palvelutasot, uudet tuotteet, kehityskohteet, markkinointi ja viestintä mm. uutiskirjeen jutut ja asiakastarinat, yhteiset tilaisuudet/tapahtumat, yhteystiedot, osapuolten kuulumiset, mahdolliset auditoinnit, asiakasohjeet.
Ennen seurantapalavereita sopimusvalmistelija voi lähettää asiakkaille kyselyn, jossa selvitetään asiakkaille akuutteja asioita, joita halutaan ottaa esille tulevassa seurantapalaverissa.
5.1. Vuosikello
Sopimukseen on laadittu sopimushallintaa tukemaan vuosikello, josta ilmenee seurantaan liittyvät ajankohdat ja toimenpiteet.
5.2. Asiakastyytyväisyys
Tavoitteenamme on, että asiakastyytyväisyys kaikissa puitesopimuksissa olisi 4 asteikolla 1-5 mitattuna.
Varmistamme kilpailutuksen ja sopimuskauden aikaisen asiakastyytyväisyyden lähettämällä säännöllisesti kerran tai kaksi kertaa vuodessa vakiomuotoisen kyselyn asiakasorganisaation nimetylle yhteyshenkilölle. Kyselyssä pyydetään arvioimaan sekä Kuntahankintoja että sopimustoimittajaa. Mikäli yhteyshenkilö ei itse käytä ao. sopimustuotetta tai palvelua, hänen tulee ohjata kysely niille, joilla on sopimuksesta käyttökokemusta. Saatuaan vastaukset yhteyshenkilö kokoaa saamansa palautteet ja vastaa kyselyyn.
Palautteet ovat ensiarvoisen tärkeitä Kuntahankinnoille tehokkaan sopimushallinnan kannalta. Sopimusvastaava tutustuu palautteisiin ja seuraa niiden kehittymistä. Mikäli niissä on jotain poikkeavaa yleiseen linjaan verrattuna, asiaan puututaan. Palautteet lähetetään sopimustoimittajille ennen seurantapalavereita ja ne käydään tarkasti läpi yhteisissä palavereissa. Ennen palaveria sopimusvastaava voi vielä tarkistaa joitakin asioita yhteyshenkilöltä pikakyselyllä.
6. Sitoutuminen
Ennen puitesopimuksen hyödyntämistä asiakkaan tulee sitoutua kirjallisesti puitesopimuksen käyttäjäksi. Sitoutuminen on tärkeää, koska se sitoo tehdyt hankinnat puitesopimusten ehtoihin.
Sitoumuksella asiakas sitoutuu osallistumaan yhteishankintaan koko sopimuskauden ajaksi tai määräajaksi sopimuskautta sekä mahdollisen optiokauden ajaksi, hyödyntämään yhteishankintasopimusta tekemällä ostotilauksia, käyttämällä Tuotteita sekä olemaan tekemättä yhteishankinnan kohteen mukaisia hankintoja ohiostoina muilta toimittajilta.
Sitoumuslomake löytyy Kuntahankintojen kotisivuilta osoitteesta xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx. Asiakkaan tulee toimittaa Kuntahankinnoille sitoumuslomake allekirjoitettuna. Allekirjoitettu sitoumuslomake lähetetään joko sähköpostitse osoitteeseen xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx tai postitse osoitteeseen KL-Kuntahankinnat, Xxxxxx Xxxxx 00, 00000 Xxxxxxxx.
Sitoutumisen jälkeen Kuntahankinnat lähettää asiakkaan yhteystiedot sopimustoimittajalle, jonka jälkeen toimittajan yhteyshenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen. Asiakkaan yhteyshenkilöt saavat sopimuskauden aikana tärkeää tietoa esimerkiksi hintapäivityksistä ja mahdollisista sopimusmuutoksista.
7. Eksaitti
Eksaitti on Kuntahankintojen, sopimustoimittajan ja asiakkaiden yhteinen sopimuskohtainen työtila, jota Kuntahankinnat ja joissakin tapauksissa toimittaja päivittävät sopimuskauden aikana. Eksaitista löytyvät mm. puitesopimus, sen liitteenä oleva tarjouspyyntö, sopimusseurantapalavereiden muistiot, sopimusohjeet, hinnastot, tuoteluettelot.
Kuntahankinnat antaa asiakkaalle käyttäjätunnukset ja niitä voi saada asiakkaan koosta riippuen 1-5. Sitoumuksessa mainittu yhteyshenkilö saa aina automaattisesti käyttäjätunnukset sitoumuksen käsittelyn yhteydessä. Tunnukset ja salasana lähetetään erillisellä sähköpostilla.
8. Lisätietoja
Xxxxx Xxxxxxx 050 593 0119
xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx sekä
Xxxxxx Xxxxxxx 050 346 7570