Kauhajoen kaupunki
1
Kauhajoen kaupunki
Hankinta- ja sopimusohje
Kauhajoen kaupunki HANKINTA- JA SOPIMUSOHJE
§
je
........................................................................... 2
........................................................................... 3
....................................................................... 4
Hyväksytty: kaupunginhallitus +.+.2018 / +++ Voimaantulo: 1.8.2017
Kauhajoen kaupungin hankinta- ja sopimusoh 1.1.2019 Sivu 2 / 20
Sisällysluettelo
Sisällysluettelo .....................................................
Yleiset periaatteet.................................................
Kynnysarvot ja suorahankintarajat........................
EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat 4
Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat 5
Pienhankinnat. 6
Hankintojen ennakointi 7
Tekninen vuoropuhelu 7
Ostokuri ja ohiostojen estäminen 7
Esteellisyys 8
Hankintasopimuksen tekeminen 8
Hankintasopimusten valvonta 8
Hankintasopimusten sisältö 9
Hankintatoimen organisointi 13
Liite 1: Hankinta- ja sopimusprosessikuvaus 14
Liite 2: Esimerkkejä 17
Liite 3: Määritelmät ja linkkejä 18
Liite 4: Yhteenveto 20
Tämä ohje koostuu perusohjeesta sekä tarkentavasta ohjeesta ja liitteistä. Muutokset pe- rusohjeeseen hyväksyy kaupunginhallitus. Muutokset tarkentavaan ohjeeseen ja liitteisiin hyväksyy konsernipalvelut ja hallinto -toimialan toimialajohtaja.
PERUSOHJE PERUSOHJE
Yleiset periaatteet TARKENTAVA OHJE
Hankintojen ennakointi
Ostokuri ja ohiostojen estäminen Esteellisyys Hankintasopimuksen tekeminen Hankintatoimen organisointi LIITTEET
Hankinta- ja sopimusprosessikuvaus Esimerkkejä
Määritelmät ja linkkejä Yhteenveto TARKENTAVA OHJE
LIITTEET
Kaupunginhallitus 19.11.2018, §
Sisältö
Kauhajoen kaupungin hankinta- ja sopimusohje 4
Yleiset periaatteet 4
Hankinnat jakaantuvat seuraaviin luokkiin 4
Xxxxxxxxx ennakoidun arvon laskennan pääsäännöt 4
Kynnysarvot ja suorahankintarajat 5
HANKINTALAIN MUKAISET HANKINTAYKSIKÖT 6
EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat 6
Pienhankinnat 8
Hankintojen ennakointi 9
Tekninen vuoropuhelu 9
Paikallisuuden huomioiminen 10
Ostokuri ja ohiostojen estäminen 10
Esteellisyys 10
Hankintasopimuksen tekeminen 10
Hankintasopimusten valvonta 11
Hankintasopimusten sisältö 11
Sopimuksen kohde 11
Irtisanominen ja purkaminen 13
Alihankinta 13
Laadun hallinta 13
Hinnanmuutosehdot 13
Laskutus ja maksuehdot 14
Sopimus- ja viivästyssakot 14
Asiakirjojen pätevyysjärjestys 14
Arkistointi ja salassapito 14
Kartelliehto 14
Erimielisyyksien ratkaiseminen 15
Yleiset sopimusehdot 15
Hankintatoimen organisointi 15
Sopimus on toimintaohje miten sopimuskaudella toimitaan 16
Palvelun tai tuotteen käytön aloittaminen ja siitä tiedottaminen 16
Sopimuksen täyttäminen ja sopimusaikainen kehittäminen 16
Sopimussuhteen päättäminen 16
Sopimusseuranta 16
Sopimusasiakirjojen hallinta 17
Sopimusasiakirjat 17
Liite 1: Hankinta- ja sopimusprosessikuvaus 18
Liite 2: Määritelmät ja linkkejä 20
Kauhajoen kaupungin hankinta- ja sopimusohje
Yleiset periaatteet
Kauhajoen kaupungin hankinnat toteutetaan ja hankintasopimukset laaditaan tämän ohjeen mu- kaisesti. EU -kynnysarvon ylittävissä ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tulee noudattaa hankintalainsäädäntöä.
Keskeistä hankintalainsäädäntöä ovat Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 (hankintalaki) sekä Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toi- mivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1398/2016 (erityisalojen hankintalaki).
Hankinnat jakaantuvat seuraaviin luokkiin:
· EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat
· Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat
· Pienhankinnat
Xxxxxxxxx luokka määräytyy hankinnan ennakoidun arvon perusteella. Xxxxxxxxx ennakoidun arvon laskemisesta on kerrottu hankintalain 27-31 §:ssä ja erityisalojen hankintalain 14-18 §:ssä.
Xxxxxxxxx ennakoidun arvon laskennan pääsäännöt:
Xxxxxxxxx tyyppi | Ennakoidun arvon laskeminen |
Yksittäinen tavara- tai palvelu-hankinta | Suurin maksettava kokonaiskorvaus mukaan lukien mahdolliset vaihto- ehdot sekä optio- ja pidennysehdot |
Rakennusurakka | Urakan arvo ja niiden urakan toteuttamiseksi tarvittavien tavaroiden kokonaisarvo, jotka hankitaan ja annetaan urakoitsijan käyttöön |
Tavaran vuokraaminen, leasing tai osa- maksukauppa | Sopimuksen voimassaolon aikainen kokonaisarvo mukaan lukien jään- nösarvo |
Toistaiseksi voimassaoleva sopimus | Ennakoitu kuukausiarvo x 48 |
Säännöllisesti toistuvat tai määräajoin uudistettavat tavara- tai palveluhankintoja koskevat sopimukset | Edellisten 12 kk tai talousarviovuoden aikana tehtyjen vastaavien han- kintasopimusten yhteisarvo huomioiden seuraavan 12 kuukauden aikana tapahtuvat muutokset määrissä tai arvoissa tai Toistaiseksi voimassaolevista tai yli 48 kk voimassa olevissa hankinta- sopimuksissa kuukausiarvo x 48. |
Puitejärjestelyt ja dynaamiset hankintajär- jestelmät | Kaikkien koko sopimuksen kestoajalle suunniteltujen hankintasopimuk- sien arvioitu kokonaisarvo |
Innovaatiokumppanuus | Kaikkien suunnitellun kumppanuuden aikana tehtävien tutkimus- ja kehit- tämistoimintojen sekä kehitettävien ja hankittavien tavaroiden, palvelujen ja rakennusurakoiden ennakoitu kokonaisarvo |
Vakuutuspalvelut | Maksettavat vakuutusmaksut ja muut korvaukset |
Pankki- ja muut rahoituspalvelut | Maksettavat maksut, palkkiot, korot ja muut korvaukset |
Suunnittelua koskevat hankintasopimukset | Maksut, palkkiot ja muut korvaukset (jos suunnittelutyön tekijältä hanki- taan myös suunnittelun tuloksen mukainen palveluhankinta, lisäksi sen ennakoitu arvo) |
Kaupungin hankinnoissa tärkeimpinä periaatteina ovat valtuuston hyväksymän hankintaoh- jelman antamat suuntaviivat ja paikallisen tarjonnan huomioiminen.
Ympäristö- ja sosiaaliset näkökulmat, hankinnoilla työllistäminen sekä innovatiivisuus huomioidaan hankintakohtaisesti silloin, kun se on kaupungin kokonaisedun kannalta tarkoituksenmukaista.
Kaupungin intressinä on toimivat markkinat eli että kilpailua on hankinnoissa riittävästi.
Myös ehdokkaiden valinnasta ja hankinnan keskeyttämisestä sekä muista tarjoajien ja ehdokkai- den asemaan vaikuttavista ratkaisuista tulee tehdä kirjallinen perusteltu päätös. Hankintapäätös on kuntalaissa määritelty viranomaispäätös, jolla päätösvaltuuden omaava toimielin taikka viran- tai toimenhaltija tekee ratkaisun hankinnasta ja määrää sen täytäntöönpanosta. Päätösvalta hankin- noissa on säännelty Kauhajoen kaupungin hallintosäännössä ja sen perusteella annetuissa dele- gointipäätöksissä.
Kaikista 10 000 euron ylittävistä (arvonlisäveroton arvo) hankinnoista tulee tehdä kirjallinen perus- teltu hankintapäätös. Hankintaa ei saa pilkkoa 10 000 euron rajan alittamiseksi. Jos hankinta pe- rustuu johonkin sopimukseen, tulee sen käydä ilmi päätöksestä.
Hankinta- ja sopimusohjeen noudattamisen valvonta kuuluu normaaliin esimiestyöhön.
Kynnysarvot ja suorahankintarajat
Xxxxxxxxx ennakoitu arvo ratkaisee sen, onko hankinta EU-kynnysarvon ylittävä, kansallisen kyn- nysarvon ylittävä vai pienhankinta. Pienhankinnoissa on kaupungin oma suorahankintaraja, jonka alle jäävät hankinnat voi tehdä suorahankintana ilman perusteluita. Suorahankintaraja on eri asia kuin päätösraja.
Tasan EU-kynnysarvon suuruinen hankinta tulkitaan EU-kynnysarvon ylittäväksi hankinnaksi. Ta- san kansallisen kynnysarvon suuruinen hankinta tulkitaan kansallisen kynnysarvon ylittäväksi han- kinnaksi.
HANKINTALAIN MUKAISET HANKINTAYKSIKÖT
EU-kynnysarvo | Kansallinen | Suorahankintaraja | |
(alv 0 %) | kynnysarvo | (alv 0 %) | |
(alv 0 %) | |||
Tavara- ja palveluhankinnat | 209 000 € | 60 000 € | 20 000 € |
Rakennusurakat | 5 225 000 € | 150 000 € | 50 000 € |
Suunnittelukilpailut | 209 000 € | 60 000 € | - |
Sosiaali- ja terveyspalvelujen han- kinnat | - | 400 000 € | 100 000 € |
Muiden erityisten palvelujen han- kinnat | - | 300 000 € | 100 000 € |
Käyttöoikeussopimukset | - | 500 000 € | 100 000 € |
ERITYISALOJEN HANKINTALAIN MUKAISET HANKINTAYKSIKÖT | EU-kynnysarvo (alv 0 %) | Kansallinen kynnysarvo(alv 0 %) | Suorahankintaraja (alv 0 %) |
Tavara- ja palveluhankinnat | 418 000 € | - | 20 000 € |
Rakennusurakat | 5 225 000 € | - | 50 000 € |
Suunnittelukilpailut | 418 000 € | - | - |
Sosiaali- ja terveyspalvelujen han- kinnat | 1 000 000 € | - | 100 000 € |
Muiden erityisten palvelujen han- kinnat | 1 000 000 € | - | 100 000 € |
Käyttöoikeussopimukset | 5 225 000 € | - | 100 000 € |
EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat
Kilpailuttaminen toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti. Kilpailutuksista tehdään hankin- tailmoitus HILMA -ilmoituskanavaan.
EU-kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista tehdään suorahankintaa koskeva ilmoitus HILMA - ilmoituskanavaan.
Suorahankinta on aina äärimmäinen poikkeus ja edellytykset suorahankinnalle ovat hankintalain 40 - 41 §:ssä ja erityisalojen hankintalain 43 - 44 §:ssä.
EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tulee tehdä kirjallinen hankintasopimus hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja odotusajan päätyttyä. Kaupungin puolesta hankintasopimuksen allekirjoittaa se toimielin tai viran- tai toimenhaltija, joka on tehnyt hankintapäätöksen, tai kaupungin hallinto- säännössä määritelty viran- tai toimenhaltija.
Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen on tehtävä jälki-ilmoitus HILMA -ilmoituskanavaan, myös hankinnan keskeyttämisestä on tehtävä jälki-ilmoitus. Hankintapäätöksen taikka muun tarjoajien tai ehdokkaiden asemaan vaikuttavan päätöksen liitteenä on asianosaisille toimitettava muutoksenha- kuohjeet (ohje hankintaoikaisuvaatimuksen tekemisestä ja ohje valituksen tekemisestä markkina-
oikeuteen). Hankintalain 163 §:n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain nojalla.
Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat
Kilpailuttaminen toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti. Kilpailutuksista tehdään hankin- tailmoitus HILMA -ilmoituskanavaan. Tarjous- ja osallistumispyynnöt tehdään ensisijaisesti sähköi- sesti.
Hankintalain mukaan kansallisissa menettelyissä on noudatettava hankinnan kilpailuttamisessa sellaista menettelyä, joka on julkisten hankintojen yleisten periaatteiden (hankintalain 3 §) mukai- nen. Käytettävä hankintamenettely on kuvattava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä.
Kauhajoen kaupungilla on käytössä seuraavat menettelyt:
· Avoin menettely
o Julkaistaan hankintailmoitus ja tarjouspyyntö. Kaikki halukkaat voivat jättää tarjouksen.
· Rajoitettu menettely
o Julkaistaan hankintailmoitus ja osallistumispyyntö. Tarjouspyynnön saavat valitut ehdokkaat ja ehdokkaiden karsiminen tapahtuu soveltuvuusvaatimusten perusteella. Ehdokkaita valitaan vähintään viisi. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin viisi, voidaan valita vähemmän kuin viisi ehdokasta. Valittavien ehdokkaiden vähimmäismäärä ja mahdollinen enimmäismäärä on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai osallistumispyynnössä. Tarvittaessa menettely voidaan toteuttaa vaiheittain siten, että valittujen ehdokkaiden määrää rajoitetaan menettelyn edetessä.
· Neuvottelumenettely
o Julkaistaan hankintailmoitus ja osallistumispyyntö. Neuvotteluihin kutsutaan valitut ehdokkaat ja ehdokkaiden karsiminen tapahtuu soveltuvuusvaatimusten perusteella. Ehdokkaita valitaan vähintään kolme. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin kolme, voidaan valita vähemmän kuin kolme ehdokasta. Valittavien ehdokkaiden vähimmäismäärä ja mahdollinen enimmäismäärä on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai osallistumispyynnössä. Neuvottelut käydään
jokaisen ehdokkaan kanssa erikseen ja jokaisesta neuvottelusta laaditaan muistio. Neuvottelujen päätyttyä valitut ehdokkaat saavat tarjouspyynnön. Tarvittaessa menettely voidaan
toteuttaa vaiheittain siten, että valittujen ehdokkaiden määrää rajoitetaan menettelyn edetessä.
· Luettelomenettely
o Julkaistaan hankintailmoitus ja tarjouspyyntö. Kaikki halukkaat voivat jättää tarjouksen. Kaikki hyväksytyn tarjouksen antaneet tarjoajat valitaan sopimustoimittajiksi ja niistä muodostetaan sopimustoimittajaluettelo. Sopimuskauden aikaiset tilaukset tehdään sopimustoimittajaluettelossa olevilta sopimustoimittajilta tilaajan tarpeiden mukaan ja sopimuksen mukaisin ehdoin.
Kansallisen kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista tehdään suorahankintaa koskeva ilmoitus HILMA -ilmoituskanavaan.
Suorahankinta on aina äärimmäinen poikkeus ja edellytykset suorahankinnalle ovat hankintalain 40-41 §:ssä ja erityisalojen hankintalain 43-44 §:ssä.
Kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tulee tehdä kirjallinen hankintasopimus hankinta- päätöksen saatua lainvoiman. Sosiaali- ja terveyspalvelujen ja muiden erityisten palvelujen kansal- lisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa sekä kansallisen kynnysarvon ylittävissä käyttöoikeus- sopimuksissa hankintasopimuksen saa tehdä aikaisintaan odotusajan päätyttyä. Kaupungin puo- lesta hankintasopimuksen allekirjoittaa se toimielin taikka viran- tai toimenhaltija, joka on tehnyt hankintapäätöksen, taikka kaupungin hallintosäännössä määritelty viran- tai toimenhaltija.
Kaupungin kaikki hankintasopimukset tehdään ja niitä hallinnoidaan sähköisessä sopimusjärjes- telmässä. Sosiaali- ja terveyspalvelujen ja muiden erityisten palvelujen kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa sekä kansallisen kynnysarvon ylittävissä käyttöoikeussopimuksissa on sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen tehtävä jälki-ilmoitus HILMA -ilmoituskanavaan, myös han- kinnan keskeyttämisestä on tehtävä jälki-ilmoitus. Sosiaali- ja terveyspalvelujen hankintoja ovat hankintalain liitteen E kohtien 1-4 mukaiset palvelut. Muiden erityisten palvelujen hankintoja ovat hankintalain liitteen E kohtien 5-15 mukaiset palvelut.
Hankintapäätöksen taikka muun tarjoajien tai ehdokkaiden asemaan vaikuttavan päätöksen liittee- nä on asianosaisille toimitettava muutoksenhakuohjeet (ohje hankintaoikaisuvaatimuksen tekemi- sestä ja ohje valituksen tekemisestä markkinaoikeuteen). Hankintalain 163 §:n mukaan markkina- oikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain nojalla.
Pienhankinnat
Pienhankintoihin ei sovelleta hankintalainsäädäntöä. Hankintalain mukaisilla hankintayksiköillä pienhankintoja ovat kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat. Erityisalojen hankintalain mukai- silla hankintayksiköillä pienhankintoja ovat EU-kynnysarvon alittavat hankinnat.
Pienhankintojen toteuttamisessa noudatetaan tätä ohjetta ja hankintalainsäädännön mukaisia jul- kisten hankintojen yleisiä periaatteita. Yleisten periaatteiden mukaan hankintayksikön on kohdelta- va hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimit- tava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Lisäksi on noudatettava hyvän hallinnon periaatteita. Pienhankinnat on toteutettava mahdollisimman taloudellisesti ja tehokkaasti.
Kauhajoen kaupungilla on käytössä seuraavat menettelyt:
- Avoin menettely
- Julkaistaan tarjouspyyntö. Kaikki halukkaat voivat jättää tarjouksen.
- Rajoitettu menettely
- Tarjouspyyntö lähetetään vähintään kolmelle potentiaaliselle tarjoajalle. Jos potentiaalisia tarjoajia on vähemmän kuin kolme, voidaan tarjouspyyntö lähettää kahdelle tarjoajalle.
- Xxxxx xxxxxxxx
- Suorahankinnan käyttäminen edellyttää perusteen olemassaoloa. Hankintayksikön on pää- töksessään nimenomaisesti viitattava hankintalain suorahankintaa koskeviin pykäliin ja to- dettava perusteiden olemassaolo.
Pienhankinnoissa tarjouspyynnön vähimmäissisältö on seuraava:
Hankinnan kohde eli tavaran, palvelun tai urakan yksilöinti
Tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet
- Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hintalaatusuhteeltaan paras.
- Jos valitaan hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous, niin vertailuperusteina ovat hinta ja laatu- kriteerit
Laatukriteerit on yksilöitävä
Hinnalle ja laatukriteereille on ilmoitettava joko tärkeysjärjestys tai painoarvot
Toimitusaika ja toimitusehto tai hankintasopimuksen alkaminen ja kesto
Tarjousten jättämisen määräaika ja tapa
Pienhankinnoista tulee lähtökohtaisesti tehdä kirjallinen hankintasopimus. Sopimuksen voi korvata dokumentoidulla tilauksella ja dokumentoidulla tilausvahvistuksella pienhankinnassa. Kaupungin puolesta hankintasopimuksen allekirjoittaa se toimielin tai viran- tai toimenhaltija, joka on tehnyt tai valmistellut hankintapäätöksen, taikka kaupungin hallintosäännössä määritelty viran- tai toimenhal-
tija. Kaupungin kaikki hankintasopimukset tehdään ja niitä hallinnoidaan sähköisessä sopimusjär- jestelmässä.
Pienhankinnoissa hankintapäätöksen tai muun tarjoajien asemaan vaikuttavan päätöksen liitteenä on asianosaisille toimitettava muutoksenhakuohjeet (ohje hankintaoikaisuvaatimuksen tekemisestä ja ohje kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen tekemisestä). Ohje kuntalain mukaisen oikaisuvaa- timuksen tekemisestä koskee vain kunnan viranomaisen tekemää päätöstä.
Kaupungin viran- ja toimenhaltijat sekä tytäryhteisöt voivat toteuttaa pienhankintoja suorahankinta- na, jos hankinnan ennakoitu arvo alittaa tämän ohjeen mukaisen suorahankintarajan. Suorahankin- ta on lisäksi mahdollinen hankintalain tai erityisalojen hankintalain mukaisten suorahankinnan edel- lytysten täyttyessä tai jonkin seuraavista edellytyksistä täyttyessä: kilpailutuksen aiheuttamien kus- tannusten arvioidaan olevan suuremmat kuin kilpailutuksesta saatava hyöty tai kilpailutuksella ei saavuteta kaupungin kokonaisedun kannalta tarkoituksenmukaista ratkaisua tai erittäin hyvät ko- kemukset sopimustoimittajasta tai hankintayksiköstä riippumaton kiire (esimerkiksi vesi- ja ener- giahuollon turvaaminen).
Jos pienhankinta toteutetaan suorahankintana, tulee lähtökohtaisesti käyttää paikallisia yrityksiä tai muita paikallisia yhteisöjä, kuitenkin kaupungin kokonaisedun mukaisesti.
Hankintojen ennakointi
Kaupunki julkistaa vuosittain investointeja koskevan työohjelman, johon on kirjattava EU- kynnysarvon ylittävät ja kansallisen kynnysarvon ylittävät tiedossa olevat hankinnat.
EU-kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa on suositeltavaa tehdä hankintalainsäädännön mukai- nen ennakkoilmoitus (erityisalojen hankintalaissa kausi-ilmoitus) HILMA-ilmoituskanavaan. Ennak- koilmoitus toimitetaan julkaistavaksi vähintään 35 päivää ja korkeintaan 12 kuukautta ennen han- kintailmoituksen lähettämistä.
Tekninen vuoropuhelu
EU-kynnysarvon ylittävissä ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa voidaan käydä tek- nistä vuoropuhelua potentiaalisten tarjoajien kanssa ennen hankintailmoituksen julkaisemista.
Teknistä vuoropuhelua pyritään käymään vähintään kolmen toimijan kanssa, mikäli potentiaalisia tarjoajia on olemassa riittävästi. Teknisessä vuoropuhelussa on huomioitava paikallinen tarjonta. Tarvittaessa tulee ensin kartoittaa markkinoilla olevat toimijat.
Teknisellä vuoropuhelulla tarkoitetaan ennen hankintailmoituksen julkaisemista potentiaalisten tarjoajien kanssa käytävää keskustelua, jonka tarkoituksena on saada tarjous- tai osallistumis- pyynnöstä sellainen, että kilpailutuksen lopputulos on mahdollisimman onnistunut.
Suositeltavaa on käydä teknistä vuoropuhelua toimijakohtaisesti tai hankinnan luonteesta riippuen kaikkien potentiaalisten toimijoiden kanssa yhteisessä tilaisuudessa siten, että tarjouspyyntö- tai osallistumispyyntöasiakirjaluonnokset lähetetään toimijalle tutustuttaviksi 1-2 viikkoa ennen tapaa- mista. Tarvittaessa vuoropuhelua voidaan käydä puhelimella ja/tai sähköpostilla. Vähintään EU- kynnysarvon ylittävien hankintojen vuoropuheluista tehdään lyhyet muistiinpanot, joita ei tarvitse luovuttaa vuoropuheluihin osallistuneille toimijoille.
Kaupungin viran- ja toimenhaltijoiden sekä tytäryhteisöjen tulee huomioida se, että tekninen vuoro- puhelu on nimenomaan ennen hankintailmoituksen julkaisemista käytävää keskustelua. Varsinai- sen tarjouskilpailun aikana kommunikointi potentiaalisten tarjoajien kanssa tapahtuu pääsääntöi- sesti sähköisesti / kirjallisesti ja/tai virallisten neuvotteluiden kautta.
Paikallisuuden huomioiminen
Kauhajokelaisia, suupohjalaisia tai muutoin lähialueeksi tulkittavia hankintoja tehdään mahdolli- suuksien mukaan, mikäli tarjontaa on ja hankinnasta ei muodostu hankintalain vastainen tai kilpai- lua rajoittava. Hankinta ei saa myöskään vaikeuttaa hankintojen suorittamista oleellisesti.
Paikallisia yrityksiä voidaan saada paremmin mukaan tarjouskilpailuihin:
- paikallisten tarjoajien kartoittamisella ennen tarjouspyynnön tekoa
- arvioimalla hankinnan paikalliset yritysvaikutukset
- vuoropuhelulla ennen varsinaista tarjouspyynnön tekemistä; tietopyyntö, tarjouspyyntöjen kommentointi, info-tilaisuudet, joilla taataan tarjouspyyntöjen toimivuus (ehdot, määrittelyt, kohteet)
- hankinnoista tiedottamalla; kaupungin verkkosivut, lehti-ilmoitukset, sosiaalinen media
- vuoropuhelu kilpailutusprosessin jälkeen
- yhteinen kehittäminen
- tekemällä tarjouskilpailusta hallinnollisesti keveämpiä (vähennetään paperityötä, esim. todis- tukset vain voittajilta)
- antamalla riittävän pitkät tarjousajat
- jakamalla hankintoja osiin, mikäli se ei aiheuta hankintaprosessissa merkittävää lisätyötä suh- teessa alueella tuleviin yrityshyötyihin. Huom. hankintaa ei saa kuitenkaan pilkkoa.
- asettamalla hankinnalle lain henkeen sopivia laatukriteerejä muistaen, että menettelystä ei saa muodostua syrjivä, kilpailua rajoittava = hankintalain vastainen
Ostokuri ja ohiostojen estäminen
Kaupungin viran- ja toimenhaltijoiden sekä tytäryhteisöjen tulee sitoutua ostokuriin ja välttää ohios- toja. Erityisesti johtavien viranhaltijoiden tulee valvoa, että heidän toimialallaan tehtävissä tilauksis- sa ja ostoissa noudatetaan voimassa olevia sopimuksia. Vastuu valvonnasta on kuitenkin myös muilla viran- ja toimenhaltijoilla.
Kiertäviin kauppiaisiin tulee suhtautua pidättyvästi. Tuote-esittelyihin ei tarvitse suostua.
Esteellisyys
Hankinta-asian valmisteluun ja päätöksentekoon osallistuva henkilö ei saa olla esteellinen. Vas- taavasti hankintaa koskevan sopimuksen tai sen tulkintaa koskevan asian käsittelyyn taikka tava- ran tai palvelun tai urakan tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa (410/2015) ja hallinto- laissa (434/2003).
Hankintasopimuksen tekeminen
EU-kynnysarvon ylittävissä ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tulee tehdä kirjalli- nen sopimus.
Sopimuksen allekirjoittaminen on sopimuksen syntymisen edellytys. Ennen sopimuksen allekirjoit- tamista on varmistuttava siitä, ettei hankinnasta ole valitettu markkinaoikeuteen. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa, sosiaali- ja terveyspalvelujen sekä muiden erityisten palvelujen kansalli- sen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä käyttöoikeussopi- muksissa on noudatettava hankintalainsäädännön mukaista odotusaikaa. Tarjouspyynnössä ja hankintapäätöksessä tulee ilmoittaa, että sopimus katsotaan syntyneeksi vasta kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen kirjallisen sopimuksen.
Yli 10.000 € suuruisista pienhankinnoissa tulee lähtökohtaisesti tehdä kirjallinen sopimus (pois lukien tässä ohjeessa mainittu poikkeus). Tarjouspyynnössä ja hankintapäätöksessä tulee ilmoit-
taa, että sopimus katsotaan syntyneeksi vasta kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen kirjal- lisen sopimuksen.
Kaupungin viran- ja toimenhaltijoiden tulee varmistua siitä, että toisen sopijapuolen nimissä hankin- tasopimuksen allekirjoittavalla henkilöllä on kaupparekisteritietojen (tai yhdistys- tai säätiörekisteri- tietojen) perusteella nimenkirjoitusoikeus tai hänellä on esittää nimenkirjoitusoikeuden omaavan henkilön allekirjoittama valtakirja.
Kaupungin puolesta hankintasopimuksen allekirjoittaa se toimielin taikka viran- tai toimenhaltija, joka on tehnyt tai valmistellut hankintapäätöksen tai kaupungin hallintosäännössä määritelty viran- tai toimenhaltija.
Hankintasopimusten valvonta
Kaupungin viran- ja toimenhaltijoiden sekä tytäryhteisöjen tulee valvoa hankintasopimuksia ja nii- den ehtojen toteutumista. Tämän ohjeen lisäksi tulee noudattaa kaupungin hallintosäännön mää- räyksiä. Toimialojen lautakunnat sekä toimialajohtaja valvovat viranhaltijoiden tekemiä päätöksiä.
Hankintasopimusten valvontaan kuuluvat ainakin seuraavat tehtävät:
Laskun asiatarkastajan on tarkistettava, että lasku on sopimuksen mukainen
Xxxxxx hyväksyjän on huolehdittava siitä, että laskun asiatarkastaja tarkistaa laskun sopimuk- senmukaisuuden
Virheistä reklamoidaan sopimustoimittajaa kirjallisesti kohtuullisen ajan kuluessa virheen ha- vaitsemisesta
Perusteettomia hinnankorotuksia ei hyväksytä ja hinnanmuutokset on sidottu tarkoituksenmu- kaiseen indeksiin tai hinnankorotuksille on asetettu maksimihinnankorotus
Valvonta on vastuutettu nimetyille henkilöille
Hankintasopimusten sisältö
Sopijapuolet
Sopimuksen osapuolet on määriteltävä selkeästi. Sopimuksesta on käytävä ilmi, mikä on sopimus- kumppanin juridinen muoto: yksityinen henkilö, toiminimi, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osakeyh- tiö, rekisteröity yhdistys, säätiö tai kuntayhtymä. Sopimuksessa on oltava sopijapuolten yhteystie- dot: postiosoite, yhteyshenkilö suorine yhteystietoineen, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Mikäli sopijapuolella on Y-tunnus, on se merkittävä sopimukseen.
Mikäli sopimus tehdään yksityisen elinkeinonharjoittajan (toiminimi) kanssa, sopimukseen on otet- tava seuraava ehto erityisesti palveluhankinnoissa:
Sopijapuolet toteavat, että tämä sopimus ei ole työsopimus ja että palveluntuottaja ei ole tilaajan johdon ja valvonnan alainen, vaan itsenäinen yrittäjä. Mikäli toimivaltainen viranomainen tai tuo- mioistuin myöhemmin toteaa tässä sopimuksessa olevan kyse työsuhteesta, palveluntuottaja sitou- tuu palauttamaan tilaajalle saman summan, jonka tilaaja joutuu palvelusta maksetun summan pe- rusteella suorittamaan ennakonpidätyksenä sekä työnantajan maksettaviksi kuuluvina eläke- ja sosiaalivakuutusmaksuina.
Sopimuksen kohde
Sopimuksessa kuvataan hankittava tavara tai palvelu tai urakka sekä siitä suoritettava vastike. Sopimuksen kohde on kuvattava riittävän tarkasti. Sopimuksesta on käytävä ilmi, mihin velvoittei- siin kaupunki sitoutuu.
Mikäli sopimus perustuu kilpailutukseen, sopimuksen on perustuttava tarjouspyyntöön eli siihen otetaan samat ehdot ja vaatimukset kuin mitkä tarjouspyynnössä on esitetty. Tämän vuoksi sopi- muspohjan on käytännössä oltava valmiina jo kilpailutukseen ryhdyttäessä.
Niin sanotut rajapinnat eli sopimusvelvoitteiden rajat sopijapuolten välillä on tehtävä selväksi. Käy- tännössä tämä tarkoittaa sitä, että määritellään tarkoin, mistä kumpikin sopijapuoli asiassa vastaa. Tarvittaessa sopimukseen liitetään palvelukuvauksia, prosessikaavioita tai vastuunjakotaulukoita taikka muita asiaa kuvaavia dokumentteja. Mikäli sopimuksen kohteeseen liittyy velvoittavaa lain- säädäntöä, tulee sen käydä selkeästi ilmi sopimuksesta.
Jos sopimuksen kohteena olevaan toimintaan liittyy viranomaissuosituksia, standardeja, kaupungin omia strategioita, yms., joita halutaan noudatettavan, tulee sopimuksessa olla näihin selkeä viit- taus. Mikäli näiden noudattaminen on ehdoton vaatimus, tulee sopimuksessa sopia laadun valvon- nasta, raportointi- ja dokumentointikäytännöistä, kokouksista, asiakaspalautteista, jne.
Sopimus voidaan tehdä myös niin sanottuna puitejärjestelynä, jolloin sopimuksessa (pääsopimus) sovitaan sopimuksen yleisistä periaatteista, sitovuudesta, yms., mutta yksittäiset tilaukset tehdään erikseen sopimusta noudattaen. Puitejärjestely tehdään tavallisesti useamman tarjouskilpailuun osallistuneen tarjoajan kanssa. Tällöin tarjouspyynnössä on kuitenkin jo oltava maininta siitä, että sopimus tehdään puitejärjestelyn muotoisena ja että sopimus voidaan tehdä useamman tarjouksen jättäneen kanssa.
Sopimuskausi
Mikäli kyse on määräaikaisesta sopimuksesta, sopimuksessa tulee olla sen alkamisaika ja päätty- misaika.
Muutoin sopimus on voimassa toistaiseksi. Määräaikainen sopimus on voimassa sopimuskauden, ellei ehtoihin ole otettu irtisanomis- tai purkamisehtoa. Sopimuksen ennenaikaisesta päättämisestä ilman toisen osapuolen suostumusta voi seurata vahingonkorvausvastuu.
Esimerkki määräaikaisesta sopimuksesta:
Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta + optio kaksi (2) vuotta. Xxxxxxx päättää optiokauden käyttämises- tä tai käyttämättä jättämisestä ennen optiokauden alkua (ilman allekirjoitettua viranhaltijapäätöstä optiokausi ei tule käyttöön). Irtisanomisaika on tilaajan puolelta kuusi (6) kuukautta ja toimittajan puolelta kaksitoista (12) kuukautta. Irtisanomista ei tarvitse perustella. Irtisanominen tulee tehdä kirjallisesti allekirjoitetulla asiakirjalla. Irtisanomisaika alkaa kulua irtisanomisilmoituksen lähettä- mispäivästä. Irtisanomisaikana tilaajalla ei ole velvollisuutta hankkia tavaroita ja niihin liittyviä pal- veluita toimittajalta, mikäli irtisanominen on johtunut tilaajan tyytymättömyydestä toimittajan toimin- taan.
Jos sopimus on toistaiseksi voimassa oleva, tulee siinä olla aina irtisanomisehto. Esimerkiksi seu- raavasti: Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva tilaajan puolelta kuuden (6) kuukauden irtisano- misajalla ja toimittajan puolelta kahdentoista (12) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomista ei tar- vitse perustella. Irtisanominen tulee tehdä kirjallisesti allekirjoitetulla asiakirjalla. Irtisanomisaika alkaa kulua irtisanomisilmoituksen lähettämispäivästä. Irtisanomisaikana tilaajalla ei ole velvolli- suutta hankkia tavaroita ja niihin liittyviä palveluita toimittajalta, mikäli irtisanominen on johtunut tilaajan tyytymättömyydestä toimittajan toimintaan.
Mikäli toimitusaika tai palvelun suoritusaika on sovittua pidempi kolme (3) kertaa peräkkäin tai kol- me (3) kertaa kalenterivuoden aikana, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömästi eikä toimitta- jalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvausta tilaajalta. Purkaminen tulee tehdä kirjallisesti allekirjoite- tulla asiakirjalla.
Sopimus katsotaan purkautuneeksi seuraavana päivänä purkamisilmoituksen vastaanottamisesta.
Mikäli sopimukseen halutaan lisätä optio sopimuksen jatkamisesta tai lisätilauksesta ilman uutta tarjouskilpailua, on näistä oltava maininta sopimuksessa. Optio ja lisätilausmahdollisuus on huomi- oitava jo tarjouspyynnössä.
Irtisanominen ja purkaminen
Irtisanomisehdolla tarkoitetaan sopimussuhteen lopettamista yhteisesti sovitun irtisanomisajan kuluttua. Toistaiseksi voimassa olevissa sopimuksissa on aina oltava irtisanomisaika ja selvitys siitä, miten irtisanomisajan kuluminen lasketaan.
Mikäli halutaan, että määräaikainen sopimus voidaan lopettaa sopimuskautena, on siitä oltava eri- tyisehto sopimuksessa. Muutoin sopimus on voimassa sovitun sopimuskauden.
Purkaminen tarkoittaa sopimuksen välitöntä lopettamista. Sopimuksessa tulee olla maininta siitä, minkä seikkojen täyttyessä sopimus voidaan purkaa. Mikäli toiselle osapuolelle halutaan antaa mahdollisuus huomautuksen jälkeen korjata tilanne, tulee sopimuksessa olla mainittuna aika, min- kä aikana laiminlyönti tulee korjata uhalla, että toinen osapuoli voi purkaa sopimuksen. Sopimusta ei milloinkaan saa purkaa ilman asiallista syytä, sillä seurauksena voi olla vahingonkorvausvelvolli- suus.
Sopimukseen on otettava myös maininta siitä, miten irtisanominen tai purkaminen tehdään. Sopi- mus irtisanotaan tai puretaan kirjallisesti ja tähän liittyvät määräajat todetaan sopimuksessa lasket- tavaksi esimerkiksi viiden päivän kuluttua irtisanomisen tai purkamisen lähettämisestä. Tällöin ei ole epäselvyyttä siitä, milloin irtisanominen tai purkaminen astuu voimaan.
Alihankinta
Mikäli sopimuksen kohde on sellainen, että alihankkijoita voidaan käyttää, tulee sopimuksessa olla ehdot alihankkijoiden käytölle: hyväksyttämismenettely, miten suuri osuus voidaan siirtää alihankki- joille (kokonaan tai osittain), alihankkijoiden oikeus siirtää omaa osuuttaan, alihankkijoiden vaihtu- minen, jne. Mikäli alihankkijoiden käyttö sallitaan, sopimuksessa on todettava, että sopijakumppani vastaa alihankkijoiden työstä kuin omastaan ja tuloksista kuin omistaan. Sopijakumppani ei voi myöskään lisätä kaupungin vastuita ja velvoitteita siirtämällä omia velvoitteita alihankkijalle (esi- merkiksi ilmoitusvelvollisuuksia).
Laadun hallinta
Palveluhankinnoissa on tarpeen mainita sopijapuolen henkilöstön ammattitaidon säilyttämisestä ja kehittämisestä. Tältä osin ehto voi liittyä sopimuksen irtisanomisehtoihin esimerkiksi siten, että mikäli sopijapuolen henkilöstö määrällisesti vähenee tai ammattitaidollisesti heikkenee tarjoukses- sa ilmoitettuun verrattuna, kaupungilla on oikeus sopimuksen irtisanomiseen.
Sopimukseen otetaan kuvaus käytettävästä henkilöstöstä, tiloista, välineistä, koneista ja palveluva- rustuksesta, mikäli niillä on olennainen merkitys palvelun tuottamiselle. Mikäli palvelu tuotetaan kokonaan tai osittain kaupungin tiloissa tai välineillä, tulee kustannusten jakautumisesta sopia.
Hinnanmuutosehdot
Sopimuksessa on todettava, onko hinta kiinteä koko sopimuskauden. Jos hintaa voidaan korottaa, sopimukseen on otettava hinnankorotuksen perusteet, ensimmäinen hinnantarkistusajankohta, vuosittaiset tarkistusajankohdat, maksimihinnankorotus sekä hinnantarkistusehdotuksen ilmoitus- ajankohta. Kaupungille on varattava mahdollisuus esittää hinnanalennuksia. Hinnat voidaan halu- tessa sitoa soveltuvaan indeksiin. Hinnat tulee ilmoittaa ilman arvonlisäveroa eli maininnalla alv 0
%.
Sopimuksessa on mainittava, mikäli sopimuksen mukaisen tavaran tai palvelun määrä voi vaihdel- la ja miten vaihteluihin suhtaudutaan. Tällöin voidaan sopia, että palvelutarve tarkistetaan esimer- kiksi puolivuosittain.
Laskutus ja maksuehdot
Sopimuksessa sovitaan laskutusjaksot ja -käytäntö sekä maksuehdot ja viivästyskorko. Sopimuksessa tulee määritellä se, että mikäli laskutus tapahtuu ulkomaisen yhtiön toimesta, jolla ei ole Suomessa kotipaikkaa, tulee laskun olla EU-direktiivin mukainen veroton lasku.
Rakentamispalvelujen osalta tulee huomioida se, että kaupunki kuuluu rakentamispalvelujen kään- netyn arvonlisäveron piiriin, jolloin laskutuksen tulee olla sen mukainen.
Sopimukseen kannattaa lisätä maininta siitä, että jos laskutusta ei suoriteta tietyn ajan kuluessa (esimerkiksi kuuden kuukauden kuluessa palvelun suorittamisesta), laskutusoikeus menetetään.
Sopimus- ja viivästyssakot
Sopimusehtojen täyttämistä voidaan varmentaa sopimus- ja viivästyssakkoehdoilla. Sakot soveltu- vat hyvin sopimuksiin, joissa palvelu on suoritettava tai tavara on toimitettava tiettyyn ajankohtaan mennessä. Mikäli ehtoa halutaan käyttää, tulee siitä olla maininta jo tarjouspyynnössä. Mikäli so- pimus- tai viivästyssakon käytöstä ei ole mainittu tarjouspyynnössä, ehto voidaan lisätä sopimuk- seen vain sopijapuolten suostumuksella.
Mikäli ehto otetaan sopimukseen, tulee sopimuksessa olla selkeästi mainittu se, milloin sakko on oikeus laskuttaa. Sopimuksessa on myös todettava, että sakko ei korvaa mahdollista vahingonkor- vausta eikä viivästyskorkoa.
Asiakirjojen pätevyysjärjestys
Sopimuksessa tulee mainita siitä, mikä on asiakirjojen pätevyysjärjestys. Tämä on tärkeää erityi- sesti silloin, jos asiakirjoissa (sopimus, tarjouspyyntö, yleiset sopimusehdot, tarjous, jne.) on ristirii- taisuuksia esimerkiksi siitä syystä, että yleisistä sopimusehdoista poiketaan joiltain osin. Pätevyys- järjestyksellä ratkaistaan se, mikä sopimusehto on viime kädessä sopijapuolia sitova.
Arkistointi ja salassapito
Asiakirjojen arkistoinnissa, säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin säännöksiä ja ohjeita. Mikäli kaupunki on luovuttanut toiselle osapuolelle asiakirjoja, nämä ovat kaupungin omaisuutta. Asiakirjojen luonteesta ja sisällöstä riippuu, ovatko ne luottamuksellisia tai julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä. Sopimuksen päättyessä palveluntuottaja luovuttaa kaupungille sellaiset hallinnassaan olevat asiakirjat, sekä sopimuksen alussa luovutetut että sopimuskauden aikana syntyneet, joilla on merkitystä asioiden hoitamiselle jatkossa.
Sopimuskauden viimeinen maksuerä suoritetaan vasta, kun kaupunki on hyväksynyt asiakirjojen yms. siirtoon liittyvät asiat. Sopimukseen on otettava maininta kyseisen palvelun tuottamista kos- kevista salassapitomääräyksistä (esimerkiksi sosiaali- ja terveystoimen hankinnoissa).
Kartelliehto
Kaupungin sopimuksissa on oltava kartelliehto. Esimerkiksi tavarahankintojen sopimuksissa kartel- liehto voi olla seuraava:
Toimittaja vahvistaa tämän sopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tähän sopimukseen liittyen toiminut, eikä se tämän sopimuksen voimassa ollessa toimi, sellaisessa yhteistyössä tai yhteisym- märryksessä muiden tarjouskilpailun tarjoajien kanssa, jonka tarkoituksena on tarjouskilpailun hin- noitteluun, maksuihin tai niiden laskentaperusteisiin vaikuttaminen, markkinoiden tai hankintaläh- teiden jakaminen tai muu kilpailun rajoittaminen. Mikäli toimittaja on toiminut vastoin tätä velvoitet- ta, tulee toimittajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona kaksikymmentä (20) prosenttia toimittajan toimitusten yhteenlasketusta arvosta kartellin voimassaoloajalta sekä korvata täysimääräisesti so- pimussakon ylittävä tilaajalle syntynyt vahinko, kustannus tai vastuu mukaan lukien oikeudenkäyn- tikulut ja asian selvittämisestä johtuneet kustannukset. Tämä sopimusehto on voimassa myös so- pimuksen päätyttyä.
Erimielisyyksien ratkaiseminen
Sopimusta koskevat riitaisuudet tulee pääsääntöisesti pyrkiä ratkaisemaan neuvottelemalla. Mikäli neuvottelutulokseen ei kuitenkaan päästä, ratkaistaan asia oikeudenkäyntimenettelyssä. Oikeu- denkäymiskaari säätelee toimivaltaisen käräjäoikeuden. Sopimuksessa on kuitenkin tiettyjä poik- keuksia (kiinteistö ym.) lukuun ottamatta mahdollista sopia oikeuspaikasta. Pääsääntöisesti pitäisi sopia asian käsittelypaikaksi kaupungin oikeuspiirissä sijaitseva käräjäoikeus.
Välimiesmenettelystä riidan ratkaisukeinona sovitaan vain erityisin perustein, esimerkiksi jos sopi- muksen tulkinta vaatii sellaista erityisosaamista, että sitä voidaan olettaa olevan vain harvoilla alansa asiantuntijoilla.
Yleiset sopimusehdot
On olemassa yleisiä sopimusehtoja, jotka kannattaa ottaa osaksi laadittavaa sopimusta. Tällaisia ovat muun muassa Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2014 TAVARAT), Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVE- LUT), Julkisen hallinnon IT -hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015), Rakennusurakan yleiset sopimusehdot (YSE 1998), Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot (KSE 2013) sekä Kone- ja kuljetuspalveluiden hankinnan yleiset ehdot (KE 2008).
Sopimuksessa tulee olla maininta sovellettavista yleisistä sopimusehdoista. Poikkeamat yleisistä sopimusehdoista on ilmoitettava varsinaisessa sopimuksessa yksiselitteisesti.
Hankintatoimen organisointi
Kauhajoen kaupungin hankinnoissa käytetään soveltuvin osin yhteishankintayksiköiden hankinta- sopimuksia tai muuta hankintayhteistyötä. Hankintayhteistyö voi tulla kyseeseen tavara- ja palve- luhankinnoissa, joissa ei ole riittävästi paikallista tarjontaa ja joissa kaupunki hyötyy yhteistyön tuottamasta volyymiedusta. Muuten Kauhajoen kaupungin hankinnat kilpailutetaan itse.
Hankintayhteistyötä voi olla esimerkiksi:
Xxxxxxxxxxx mukaan KL-Kuntahankinnat Oy:n tulevaan yhteishankintakilpailutukseen tai jo ole- massa olevaan yhteishankintasopimukseen hankintalainsäädännön määrittelemissä rajoissa.
Xxxxxxxxxxx mukaan KuntaPro Oy:n tulevaan yhteishankintakilpailutukseen tai jo olemassa ole- vaan yhteishankintasopimukseen hankintalainsäädännön määrittelemissä rajoissa.
Yhteinen kilpailutus muiden kuntien, konserniyhtiöiden, kuntayhtymien tai hankintarenkaiden kanssa.
Päätös mahdollisesta hankintayhteistyöstä tehdään hankintakohtaisesti.
Sopimus on toimintaohje miten sopimuskaudella toimitaan Palvelun tai tuotteen käytön aloittaminen ja siitä tiedottaminen
• Käynnistyspalaverissa käydään yhdessä läpi sopimuksen:
– Ydinsisältö
– Yhteistyökäytänteet
– Kokousjärjestelyt ja osallisten sitouttaminen
– Reklamointikäytäntö
– Mahdolliset käyttäjäkoulutukset ja sopimusaikaisen kehittämisen menettelytavat
– Sovitaan loppukäyttäjien informoimisesta, kuulemista ja sitouttamisesta
• Vastaavat asiat käydään sisäisesti jokaisessa organisaatiossa läpi
• Tiedotus loppukäyttäjille
– Uusi sopimus Uudet käytännöt
Sopimuksen täyttäminen ja sopimusaikainen kehittäminen
• Sopimusvelvollisuudet täytetään molemminpuolisesti
• Huolehditaan avoimesta tiedonkulusta sopimussuhteen aikana
– Sopimuksen toteuttamisen varmistamiseksi (esim. uudet ideat, huomiot)
– Väärinymmärrysten välttämiseksi
– Aiheettoman tyytymättömyyden vähentämiseksi
• Jaetaan kokemuksia ja toteutetaan yhteiskehittämistä (työryhmät, kehityspalaverit, keskus- telukanavat)
• Kuullaan loppukäyttäjiä sopimusaikana
• Käydään mahdolliset sopimuskaudenaikaiset hintaneuvottelut
Sopimussuhteen päättäminen
• Sopimussuhde lopetetaan yhdessä
– Tehdään sopimussuhteen ”tilinpäätös” eli käydään yhdessä läpi sopimussuhteen päättyminen
• Toimittajan/palveluntuottajan mahdollinen avustamisvelvoite sopimuskumppanin vaihtuessa
– Erikseen sovittu tai valmiissa sopimusehdoissa (esim. JYSE)
• Kaikki sopimusvelvoitteet eivät pääty sopimuksen päättymiseen
– Käyttökausi voi jatkua sopimuskauden jälkeenkin
– Takuut
– Salassapitovelvoite
– Mahdolliset myöhemmät vahingonkorvausvastuut
– Muita jatkuvia velvoitteita?
Sopimusseuranta
Sopimusten toteutumista ja sopimuksiin sisältyviä määräaikoja tulee seurata tietojärjestelmistä otetuin / tulostetuin määräaikaisin raportein.
Sopimuksille nimetään vastuuhenkilöt, jotka raportoivat johdolle sopimusten toimivuudesta ris- kienhallinnan kannalta merkittävissä sopimuksissa. Kaupunginhallituksella ja kaupunginjohta- jalla on vastuu sopimushallinnan operatiivisesta järjestämisestä.
• Vastuuhenkilö tai työryhmä vastaa sopimusseurannasta
• Sopimustenhallintajärjestelmä ja arkistointi
• Seurantakokoukset, tarkistuskäynnit, laaturaportit, reissuvihot ym. keskustelukanavat
• Molemminpuolinen laadunseuranta ja tarkastus, laskutuksen seuranta ja tarkastus
• Kannustin- ja sanktiojärjestelmien toteuttaminen
• Asiakaspalautekyselyjen hyödyntäminen
• Positiivinen palaute
– Rohkaistaan palautteen antamiseen sopimuskumppanille
– Kannustava ja ohjaava vaikutus
• Reklamointi
– Tehdään kirjallisesti (lomakkeet) ongelman ilmettyä
– Ymmärretään tiedoksiantona palveluntuottajalle/toimittajalle
– Selvitetään ongelman syy ja korjataan se yhdessä
– Kirjataan seurannan perusteella systemaattisesti tietoa
• Reklamointi on edellytyksenä
– hinnanalennukselle ja muille sopimuksessa määritellyille seuraamuksille
– sopimuksen purkamiseen tai poissuljentaan tulevista hankinnoista
→ edellyttää huolellisesti dokumentoitua reklamointihistoriaa
• Erimielisyyksien ratkaiseminen
Sopimusasiakirjojen hallinta
Hallintosäännön mukaisesti kaupunginhallitus nimeää asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan ja lautakunta oman toimialansa asiakirjahallinnon vastuuhenkilön.
Kunnanhallitus on nimennyt arkistosihteerin asiakirjahallinnosta vastaavaksi viranhaltijaksi khall. 4,12,1995, § 373. (Arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtaa keskusarkistonhoitaja, joka nimike on kaupunginvaltuustossa 20.12.2004 § 70 muuttunut arkistosihteeriksi. (Tiedonhallintaohje hyväksytty khall 18.2.2013, § 88).
Hallintosäännön 23 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa sopimusten hallinnan ja sopimusvalvon- nan järjestämisestä, antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnasta sekä määrää sopimusten vastuu- henkilöt toimialallaan.
Lautakunta määrää sopimusten vastuuhenkilöt toimialallaan.
Sopimusasiakirjat
Sopimukset ovat kaupungin tärkeää omaisuutta, joilla on toiminnan ja rahaliikenteen kannalta mer- kittävä arvo. Sopimuksilla varmistetaan, että asiat tehdään, kuten on sovittu. Tehokas sopimusten- hallinta on osa toiminnan riskienhallintaa.
Kaupungin kaikki hankintasopimukset tehdään ja niitä hallinnoidaan sähköisessä sopimusjärjes- telmässä (Tweb asiankäsittelyjärjestelmän sopimusten hallinta -osiossa tai Koki -vuokra- sopimusten hallintajärjestelmässä).
Liite 1: Hankinta- ja sopimusprosessikuvaus
VALMISTELU JA VUOROPUHELU
Xxxxxxxxx ennakoidun arvon laskeminen
Uusien innovatiivisten ratkaisujen kartoitus
Tarvittaessa markkinakartoitus
Tarvittaessa tietopyyntö tai ennakkoilmoitus HILMA-ilmoituskanavaan
Tekninen vuoropuhelu potentiaalisten tarjoajien tai ehdokkaiden kanssa
- Tapauskohtaisesti hankinnan luonteesta johtuen
Tarjouspyyntö- tai osallistumispyyntöluonnoksen luettaminen toisilla
Tieto kaupungin työohjelmasta
- Ainakin EU- ja kansalliset hankinnat
Valinta- ja vertailuperusteiden huolellinen miettiminen ja määrittely
TARJOUSKILPAILU
Hankintalainsäädännön mukainen kilpailutus
- Pienhankinnoissa kaupungin hankinta- ja sopimusohjeen mukainen kilpailutus
Sähköinen kilpailutus
- Ainakin EU- ja kansalliset hankinnat (HILMA)
Tarjouspyynnön liitteiksi sovellettavat yleiset sopimusehdot sekä muut tarvittavat liitteet
HANKINTAPÄÄTÖS
Hankintapäätöksen tekeminen kaupungin päätöksentekojärjestelmässä
Huomioitava kaupungin hallintosäännön mukainen päätösvalta
Hankintapäätökseen liitettävä oikeat muutoksenhakuohjeet
Hankintapäätös perusteltava riittävästi ja konkreettisesti
Päätös liitteineen ja muutoksenhakuohjeet toimitettava asianosaisille sähköpostilla ja/tai säh- köisesti
hankintapäätöksessä tulee näkyä hankinnan menokohta
TILAAJAVASTUULAKI JA MUUT VELVOITTEET
Tilaajavastuulain mukaisten ja muiden velvoitteiden (mm. tarvittaessa rikosrekisteriotteiden) tarkistaminen valitulta tarjoajalta, jos tarkistusta ei ole tehty ennen hankintapäätöksen tekemis- tä
Sopimuskauden aikana tarkistettava tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden täyttyminen vä- hintään 12 kuukauden välein
- Jos sopimuskumppani on Tilaajavastuu-palvelun Luotettava Kumppani -palvelussa, saa- daan itse haettua palvelusta Tilaajavastuu-raportti
- Jos sopimuskumppani ei ole Tilaajavastuu-palvelun Luotettava Kumppani -palvelussa, tu- lee sopimuskumppanin toimittaa selvitykset kaupungille
- Tilaajavastuu-raportin tai selvitysten tallentaminen tärkeää erityisesti hankinnoissa, joihin sovelletaan tilaajavastuulakia
HANKINTASOPIMUS
Hankintasopimukseen tulee ottaa vähintään kaikki keskeiset ehdot tarjouspyyntö- ja tarjous- asiakirjoista
Suositeltava tapa on käyttää sopimuspohjaa tarjouspyynnön liitteenä
Omissa liitteissään kannattaa olla sopimushinnat, yhteyshenkilöt, palvelukuvaukset, vastuunja- kotaulukot, yleiset sopimusehdot, jne.
Sähköinen sopimusjärjestelmä
- Ainakin EU- ja kansalliset hankinnat sekä pienhankinnat, joista tehdään sopimus
- Huomioitava kaupungin hankinta- ja sopimusohjeen periaatteet sopimuksen allekirjoittamisesta
- Tarvittaessa sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen sopimuskumppanin kanssa aloituspalaveri, johon mukaan kaikki keskeiset tilaajat
- Allekirjoitettu hankintasopimus liitteineen on skannattava pdf-muotoon ja tallennettava kaupun- gin sähköiseen asiankäsittelyjärjestelmän sopimushallintaan.
- Sopimuksen lisätietoihin täydennetään mm. sopimuksen voimassaolo, voimassaoloaika, vas- tuutoimiala ja -henkilö, sopimuksen tila, jotta saadaan valvonnan kannalta tarpeelliset raportit.
- Lisäksi paperinen sopimuskappale arkistoidaan
SOPIMUSKAUSI
Sopimuskausi alkaa hankintasopimuksen mukaisesti
Sopimuksesta ja sen keskeisistä ehdoista informoitava kaupunkikonsernin sisällä
Muistettava, ettei samasta asiasta saa olla päällekkäisiä sopimuksia
- Uuden sopimuksen sopimuskausi voi alkaa vasta, kun vanhan sopimuksen sopimuskausi on päättynyt
Sopimuskaudella optiokausien käyttöönotoista sekä hinnanmuutoksista ja muista merkittävistä muutoksista tehdään päätös kaupungin asiankäsittelyjärjestelmässä
- Lisäksi neuvottelumuistion laatiminen, jonka sopijapuolet allekirjoittavat
- Allekirjoitettu neuvottelumuistio liitteineen skannattava pdf-muotoon ja tallennettava kau- pungin sähköiseen asiankäsittelyjärjestelmään (lisäksi paperinen kappale on arkistoitava)
Tietyistä sopimusmuutoksista tulee tehdä ilmoitus HILMA-ilmoituskanavaan
SOPIMUKSEN VALVONTA JA SEURANTA
Sopimuksen valvontaan ja seurantaan varattava riittävä resurssi
Sopimuksen valvontaan ja seurantaan nimettävä vastuuhenkilö ja hänelle varahenkilö
Tärkeää huolehtia siitä, että sopimuskumppani toimii sopimuksen mukaisesti
- Tarvittaessa sopimuskumppanin huomauttaminen epäkohdista
- Jos merkittäviä epäkohtia tai pelkkä huomauttaminen ei riittänyt, kirjallisen reklamaation te- keminen kohtuullisessa ajassa (nimettävä reklamaatioksi ja toimitettava tiedoksi hankinta- palveluihin)
Laskun asiatarkastajan on tarkistettava, että lasku on sopimuksen mukainen
- Sopimushinnat ja/tai -alennusprosentit, maksuehto sekä viivästyskorkoprosentti
Xxxxxx hyväksyjän on huolehdittava siitä, että laskun asiatarkastaja tarkistaa laskun sopimuk- senmukaisuuden
Perusteettomia hinnankorotuksia ei hyväksytä
- Hinnanmuutokset tulee olla sidottu tarkoituksenmukaiseen indeksiin tai hinnankorotuksille on asetettu maksimihinnankorotus
SOPIMUSKAUDEN PÄÄTTYMINEN
Jos sopimuskausi päättyy ilman irtisanomista tai purkamista, on sopimuskauden päättymiseen varauduttava ajoissa
- Jos kyse muusta kuin tavarasta, niin pohdinta siitä, tehdäänkö omana työnä vai ostetaanko sidosyksiköltä vai ostetaanko ulkoa
- Jos ostetaan sidosyksiköltä ilman kilpailutusta, niin tehtävä kuitenkin yksityiskohtainen so- pimus, jonka toteutumista seurattava
- Jos kilpailutetaan, niin kilpailutuksen valmistelu aloitettava ajoissa
- Selvitettävä ensin, onko olemassa yhteishankintasopimusta, johon kannattaa liittyä
- Selvitettävä kilpailutetaanko itse vai yhteistyössä muiden kuntien kanssa
Jos sopimus irtisanotaan, niin irtisanominen tehtävä sopimuksen mukaisesti
- Irtisanojana se toimielin taikka viran- tai toimenhaltija, joka on tehnyt hankintapäätöksen
- Tarvittaessa irtisanominen perusteltava
Jos sopimus puretaan, niin purkaminen tehtävä sopimuksen mukaisesti
- Purkaminen on aina äärimmäinen keino sopimuksen päättämiseen ja vaatii erittäin pai- navat perusteet
- Purkajana se toimielin taikka viran- tai toimenhaltija, joka on tehnyt hankintapäätöksen
- Purkaminen aina perusteltava
Sopimuskauden päättymisestä informoitava kaupunkikonsernin sisällä
Asiankäsittelyjärjestelmän sopimushallinnassa on muutettava sopimus tilaan ”päättynyt”.
Liite 2: Määritelmät ja linkkejä Ennakoitu arvo
Arvo, jonka perusteella määräytyy se, onko hankinta EU-hankinta, kansallinen hankinta vai pien- hankinta.
Xxxxxxxxx ennakoidun arvon laskentaan on tarkat säännöt hankintalainsäädännössä. Ennakoitu arvo lasketaan tavallisesti useammalta vuodelta, kun taas hallintosäännön päätösvaltarajat koske- vat yhden vuoden arvoa.
EU-kynnysarvon ylittävä hankinta / EU-hankinta
Hankinta, jonka ennakoitu arvo on vähintään hankintalaissa tai erityisalojen hankintalaissa ilmoite- tun EU-kynnysarvon suuruinen. EU-kynnysarvot vahvistetaan kahden vuoden välein. Hankinta, josta julkaistaan ilmoitus HILMA-ilmoituskanavassa ja sieltä ilmoitus lähetetään julkaistavaksi Eu- roopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL).
Euroopan unionin virallinen lehti / EUVL
EU-hankinnat sekä sosiaali- ja terveyspalvelujen ja muiden erityisten palvelujen kansalliset han- kinnat ja kansalliset käyttöoikeussopimukset ilmoitetaan Euroopan unionin virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa. Täydennysosan verkkoversio on TED (Tenders Electronic Daily), joka on osoit- teessa xxxx://xxx.xxxxxx.xx.
HILMA-ilmoituskanava
Työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoista. HILMA on osoitteessa xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta / kansallinen hankinta
Hankinta, jonka ennakoitu arvo on vähintään hankintalaissa ilmoitetun kansallisen kynnysarvon suuruinen, mutta alhaisempi kuin mahdollinen EU-kynnysarvo. Hankinta, josta julkaistaan ilmoitus HILMAilmoituskanavassa. Sosiaali- ja terveyspalveluissa, muissa erityisissä palveluissa sekä käyt- töoikeussopimuksissa ilmoitus lähetetään HILMAsta julkaistavaksi Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL).
Käyttöoikeussopimus
Käyttöoikeussopimus on joko käyttöoikeusurakka tai palveluja koskeva käyttöoikeussopimus. Käyt- töoikeusurakalla tarkoitetaan taloudellista vastiketta vastaan tehtyä kirjallista sopimusta, jolla han- kintayksikkö siirtää rakennusurakan toteuttamisen ja siihen liittyvän toiminnallisen riskin yhdelle tai usealle toimittajalle ja jossa siirtämisen vastikkeena on joko yksinomaan rakennettavan kohteen käyttöoikeus tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä. Palveluja koskevalla käyttöoikeussopimuksella tarkoitetaan taloudellista vastiketta vastaan tehtyä kirjallista sopimusta, jolla hankintayksikkö siirtää muiden kuin käyttöoikeusurakkaa koskevien palvelujen tarjoamisen ja hallinnoimisen sekä siihen liittyvän toiminnallisen riskin yhdelle tai usealle toimittajalle ja jossa siirtämisen vastikkeena on joko yksinomaan palvelujen käyttöoikeus tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä.
Muiden erityisten palvelujen hankinta
Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on hankintalain liitteen E kohtien 5-15 mukaista muuta erityistä palvelua. Muita erityisiä palveluja ovat esimerkiksi tietyt hotelli- ja ravintolapalvelut,
tietyt oikeudelliset palvelut, tietyt tutkinta- ja turvallisuuspalvelut, tietyt postipalvelut sekä autonren- kaiden pinnoitus ja sepän palvelut.
Palveluhankinta
Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on palvelua.
Pienhankinta
Hankinta, jonka ennakoitu arvo alittaa hankintalaissa ilmoitetun kansallisen kynnysarvon tai erityis- alojen hankintalaissa ilmoitetun EU-kynnysarvon. Hankinta, johon ei sovelleta hankintalainsäädän- töä. Hankinnassa noudatetaan hankintayksikön omaa hankintaohjetta ja julkisten hankintojen ylei- siä periaatteita.
Rakennusurakkahankinta
Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on rakennusurakkaa.
Sidosyksikkö
Yksikkö, jolta hankinta voidaan tehdä ilman kilpailutusta. Sidosyksiköllä tarkoitetaan hankintayksi- köstä muodollisesti erillistä ja päätöksenteon kannalta itsenäistä yksikköä (esimerkiksi osakeyhtiö). Edellytyksenä on lisäksi, että hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa käyttää määräysvaltaa yksikköön samalla tavoin kuin omiin toimipaikkoihinsa ja että yksikkö toimii määräysvaltaa käyttävien hankintayksiköiden etujen mukaisesti. Hankintayksiköiden katsotaan yhdessä käyttävän määräysvaltaa yksikköön, jos yksikön toimielimet koostuvat kaikkien hankin- tayksiköiden edustajista ja hankintayksiköt voivat yhdessä käyttää ratkaisevaa päätösvaltaa yksi- kön strategisiin tavoitteisiin ja tärkeisiin päätöksiin. Yksikössä ei saa olla muiden kuin hankintayksi- köiden pääomaa. Lisäksi hankintalaissa on tarkat rajat sille, kuinka paljon yksikkö voi harjoittaa liiketoiminnastaan muiden tahojen kuin niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on.
Sosiaali- ja terveyspalvelujen hankinta
Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on hankintalain liitteen E kohtien 1-4 mukaista so- siaali ja / tai terveyspalvelua.
Suorahankinta / suorahankintaraja
Hankinta, joka tehdään ilman kilpailutusta. EU- ja kansallisissa hankinnoissa edellytykset suora- hankinnalle ovat hankintalainsäädännössä ja edellytyksiä tulkitaan tiukasti. Pienhankinnoissa edel- lytykset suorahankinnalle ovat hankintayksikön omassa hankintaohjeessa. Hankintayksiköllä voi olla oma suorahankintaraja, jonka alle jäävät hankinnat voi tehdä kilpailuttamatta ilman erillisiä perusteita.
Suunnittelukilpailu
Menettely, jossa tuomaristo valitsee kilpailulla suunnitelman tai hankkeen, jonka hankintayksikkö voi hankkia. Kilpailuehdotuksia arvioidaan nimettömästi. Kilpailussa voidaan antaa palkintoja. Tyy- pillisesti arkkitehtuurikilpailu.
Sähköinen kilpailutusjärjestelmä
Järjestelmä, jonka kautta hankintayksikkö järjestää tarjouskilpailuja. Järjestelmästä menevät tarvit- tavat tiedot suoraan HILMAan, jolloin hankintayksikön ei tarvitse täyttää erikseen ilmoitusta XXX- XXxxx. Tarjousten ja osallistumishakemusten jättäminen tapahtuu sähköisesti tarjousportaalissa.
Sähköinen sopimusjärjestelmä
Järjestelmä, jossa hankintayksikkö laatii sopimuspohjia tarjouspyyntöjen liitteiksi ja lopullisia han- kintasopimuksia.
Sopimuksia hallinnoidaan järjestelmässä. Järjestelmässä voi asettaa sopimuksiin liittyviä muistu- tuksia.
Tavarahankinta
Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on tavaraa.
Yhteishankintakilpailutus / yhteishankintasopimus
Yhteishankintayksikön järjestämä kilpailutus tai solmima sopimus, johon hankintayksiköt voivat liittyä tietyin edellytyksin ja jota hankintayksiköt voivat käyttää ilman omaa kilpailutusta. Yhteishan- kintayksiköitä ovat esimerkiksi KL-Kuntahankinnat Oy ja KuntaPro Oy. Määritelmiä on lisäksi han- kintalain 4 §:ssä ja erityisalojen hankintalain 4 §:ssä.
Muita linkkejä xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx xxxx://xxx.xxxxxx.xx xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx xxxx://xxx.xxx.xx