OPERATIIVINEN SOPIMUS 2017
OPERATIIVINEN SOPIMUS 2017
Vapaa-aikatoimiala Hallinto
Sopimuksen tarkoitus:
Sopimus laaditaan hallinnon talous- ja henkilöstötiimien, asianhallinta- ja lautakuntaprosessin, viestintä- ja markkinointitiimin sekä kehittämisen ja toimialan kunkin palvelualueen kesken. Sopimuksessa kuvataan hallinnon sisäisten palvelujen sisältö ja työnjako.
Palvelusopimus hyväksytään kulttuurilautakunnassa sen alaisten palvelualueiden operatiivisten sopimusten yhteydessä ja viedään tiedoksi liikunta- ja nuorisolautakunnille.
2 Lähtökohdat
Sopimuksen lähtökohtana ovat Turun kaupungille hyväksytty strategia ja strategiset kehittämisohjelmat sekä Vapaa-aikatoimialan lauta- kuntien ja kaupunginhallituksen väliset Strategiset sopimukset sekä lautakuntien ja toimialajohtajan välille solmitut Operatiiviset sopi- mukset.
2.1 Lyhyt kuvaus toiminnasta
Johto
Toimialaa johtaa toimialajohtaja, jonka tehtävänä on huolehtia toimialan toiminnan tuloksellisuudesta ja sovittaa toimialan toiminta ja palvelut yhteen kaupunginhalli- tuksen, muiden kaupungin toimialojen ja viranomaisten kanssa (Hallintosääntö 24 §)
Hallinto
Toimialan hallinto huolehtii koko vapaa-aikatoimialan talous- ja henkilöstöhallinnosta, asiahallinnasta, viestinnästä, lakipalveluista, arkistoinnista, tietojärjestelmistä sekä muista kaikkia palvelualueita ja lautakuntia koskevista tehtävistä. Toimialan hallintoa johtaa hallinto- ja henkilöstöpäällikkö (Johtosääntö 3 §).
Hallinnon sisäiset palvelut
Sisäiset palvelut varmistavat hyvän hallinnon toteutumisen ja toimintaedellytykset. Palveluilla varmistetaan ja tuetaan toimialan palvelutuotannon sujuvuutta, laatua ja jatkuvaa kehittämistä asukkaiden hyvinvoinnin ja aktiivisuuden edistämiseksi. Hallinnon palvelujen tavoitteena on
- tukea toiminnan suunnittelua ja seurantaa
- vastata henkilöstö-, talous-, asianhallinta- ja päätöksentekoprosesseista
- ohjata viestintää ja markkinointia
- koordinoida kehittämistä
Tavoitteena on myös sopimuksen osapuolten sitoutuminen, toiminnan läpinäkyvyys ja palvelujen tasapuolisuus.
Talouspäällikkö, hallinto- ja henkilöstöpäällikkö, markkinointipäällikkö ja kehittämispäällikkö ovat Turun kaupungin toimintamalliuudistuksen mukaisesti jäseniä kau- punkitasoisten matriisien ohjausryhmissä. Talous-, henkilöstö-, asianhallinta-, kehittämisen- ja viestintä-markkinoinnin matriisien ohjausryhmien vetovastuussa on konsernihallinnon edustaja ja jäseninä kaikkien toimialojen edustajat. Vapaa-aikatoimialan edustajien tehtävä on välittää kaupunkitasoisen matriisin päätökset ja toimeksiannot toimialalle ja päinvastoin – toimialan palaute kaupunkitasoisiin ryhmiin. Matriisien ohjausryhmien jäseniä ohjaa yhtäältä toimialajohtaja ja toisaalta kaupunkitasoisen matriisin vetäjä.
Taloustiimi
Tehtävät
Talouden keskitettyihin palveluihin toimialalla kuuluvat Taitoan ja toimialan tehtäväjaossa vahvistetuista kokonaisuuksista toimialan osuus seuraavista kokonaisuuk- sista
- Sap-perustietojen ylläpito
- Muistiotositteiden laatiminen
- Tasetilien täsmäytys
- Käyttöomaisuuskirjanpito
- Reskontran ulkopuolisten maksujen/laskujen ja tiliotteiden käsittely
- Laskutus ja myyntireskontra palvelut
- Ostolaskujen tiliöinti, reititys ja haut laskuarkistosta
- Varastotilien täsmäytykset
- Jaksotukset ja vyörytykset
- Tilinpäätökseen liittyvät tehtävät
- Talouden tilastotiedot
- Ostokirjaaminen
Lisäksi taloustiimin ohjeistaa ja neuvoo palvelualueita talouden suunnittelussa ja seurannassa sekä tuottaa tietoa suunnittelun ja seurannan tueksi sekä kehittää taloudellisuutta ja tuottavuutta yhdessä palvelualueiden kanssa.
Henkilöstötiimi
Henkilöstöhallinnon tehtäviä ovat toimialan keskitetyn henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitoon liittyvät kokonaisuudet.
- Työsopimusten laatiminen, tarkistaminen ja tallentaminen järjestelmään. Tutkintojen vieminen Personec FK:hon, palvelussuhdetietojen ylläpito järjestel- mässä, tarvittaessa poissaolojen oikeellisuuden tarkistaminen ja tallentaminen.
- Palvelupyyntöjen toimittaminen Kunnan Taitoaa ja HPK:lle/SAP HR:ään. Ylityöilmoitusten käsittely ja pidettyjen ylitöiden vienti järjestelmääm. Vuosiloma- asioiden, muiden palkkioiden ja ulkomaanmaksujen: palkat/palkkiot käsittely. Työllistettyjen poissaolojen vienti järjestelmään, lääkärintodistusten käsittely ja työtodistusten ajo järjestelmästä.
- Toimialan sisäinen asiakaspalvelu SAP HR:n käytössä ja palvelussuhdeasioissa, sekä ohjeistukset henkilöstölle. SAP HR:n eri osoiden ammatti- ja pää- käyttäjiä ja toimiminen yhteyshenkilöinä Kunnan Taitoaan ja HPK:een.
- Matkapyyntöjen ja matkalaskujen käsittely sekä koulutusasioiden hallinta.
- Henkilöstöön liittyvien selvitysten, raporttien ja tilastojen tekeminen esimiehille. Palvelussuhdeasiakirjojen arkistointi.
- Palkkojen maksuvalmiuslaskelman laatiminen
- Siviilipalvelusmiesasiat
- Korjaukset kulunvalvontajärjestelmään
Asiahallinta ja lautakuntaprosessi
Tehtävät ovat toimialan asianhallinnan hoitoon liittyvät kokonaisuudet.
- Toimialan kirjaamotoiminnan hoitaminen
- Päätöksenteon tuki
o lautakuntien esityslistojen ja pöytäkirjojen tekninen työstäminen ja päätösten jakelu
o päätöspöytäkirjojen tekninen laatiminen ja xxxxxx
o päätöksen taustamateriaalin työstäminen
- Arkistointi
- Sopimushallinta
- Hallinnon päivittäistoimintojen organisointiin liittyvät toimistotehtävät.
Viestintä ja markkinointitiimi
Tehtävänä on vastata palvelujen ja toiminnan viestinnästä ja markkinoinnista yhteistyössä toimialan johdon ja palvelualueiden kanssa. Työ toteutetaan tiiviissä yhteistyössä konsernihallinnon kanssa kaupunkitasoisia viestintälinjauksia noudattaen. Tiimi työstää tarvittavat markkinointi- ja viestintäsuunnitelmat. Viestinnän tehtävät jakaantuvat sisäiseen ja ulkoiseen viestintään ja markkinointiin.
Sisäisen viestinnän tehtäviä ovat:
- johdon tuki ja työyhteisöviestinnän koordinointi ja toteutus Ulkoisen viestinnän ja markkinoinnin tehtäviä ovat:
- kuntalaisten informointi
- verkkoviestintä ja sosiaalisen median hyödyntäminen
- markkinointiviestinnän suunnittelu ja toteutus
- mediatiedottaminen
- lautakuntien ja johtavien viranhaltijoiden päätöksistä viestiminen
- muutos- ja kriisiviestintä
- asiakkuuksien hoito sekä yritys- ja sidosryhmäyhteistyö
-
Kehittämistiimi
Tehtäviä ovat konsernihallinnon kehittämisen matriisin, sopimusohjaustyön, osallisuuden edistämisen, sisäisen valvonnan, turvallisuussuunnittelun ja riskienhallin- nan ohjeistuksen mukaisesti koordinoida, soveltaa ja toteuttaa toimialalla:
- kehittämisen koordinointi kaupunkitasoisen kehittämismallin mukaisesti
- toimialan kehittämissalkkujen valmistelu ja koordinaatio
- sopimusohjauksen koordinointi
- sisäinen valvonta ja riskienhallinta
- osallisuustoiminnan tukeminen
- turvallisuussuunnittelu
Lisäksi kehittämistiimi yhdessä muiden hallinnon tiimien kanssa koordinoi ja tukee toimialan sekä palvelualueiden yhtenäistymistä ja toimintamalliuudistuksen muu- tostyön jatkumista
- projektimaisen työtavan edistäminen
- toiminnan seuranta/mittaaminen sekä vuosikellot.
Aktiivisuuden edistäminen sekä yhteistyö järjestöjen ja kansalaistoimijoiden kanssa
Alue – ja kohderyhmätyön sekä kansalaistoiminnan ja järjestökumppanuuden koordinointi toimialalla. Toiminnan jatkokehittäminen. Eviva –hankkeen aikana kehitet- tyjen toimintamuotojen juurruttaminen osaksi perustoimintaa.
Kulttuurilautakunnan avustukset ja apurahat
Kulttuurin vapaan kentän toimintaedellytyksiä edistetään avustuksilla. Yhteisöt ja ryhmät voivat hakea avustuksia viidestä eri kategoriasta:
1. Taide- ja kulttuurilaitosten toiminta-avustukset (sopimuksen tehneille) 1 a. Toiminta-avustus
1 b. Taiteen perusopetus
2. Kulttuuri- ja taideyhteisöjen toiminta-avustukset
3. Kulttuurin harrastustoiminta-avustukset
4. Projektiavustukset
5. Projektiavustukset sosiaalisen tasavertaisuuden, osallisuuden ja taiteen saavutettavuuden edistämiseen
Henkilökohtaisia apurahoja voi hakea kahdesta eri kategoriasta:
6. Taideapurahat
7. Aboa-apuraha
2.2
Toimintaympäristön muutostekijät
Ei oleellisia muutoksia.
2.3
Toiminnan kehittämissuunnitelma ja strategiset painopisteet
Täytetään tarvittaessa
3 Taloudelliset tavoitteet
3.1 Määrärahat
1.000 € | |||
Vapaa-aikatoimialan hallinto | TOT 2015 | TAM 2016 | TAE 2017 |
Toimintatulot | 15 | 0 | 0 |
Toimintamenot | 3 344 | 3 528 | 3497 |
Toimintakate | -3 329 | -3 5428 | -3497 |
Muutos-% | 6,0% | -0,9% | |
1.000 € | |||
KU/Avustaminen | TOT 2015 | TAM 2016 | TAE 2017 |
Toimintatulot | 0 | 0 | 0 |
Toimintamenot | 4 878 | 4 962 | 5 068 |
Toimintakate | -4 878 | -4 962 | -5 068 |
Muutos-% | 1,7 % | 2,1% | |
1.000 € | |||
Kaupunkikulttuuri | TOT 2015 | TAM 2016 | TAE 2017 |
Toimintatulot | 62 | 0 | 0 |
Toimintamenot | 544 | 524 | 484 |
Toimintakate | -482 | -524 | -484 |
Muutos-% | 8,6 % | -7,6% | |
1.000 € | |||
Projektit | TOT 2015 | TAM 2016 | TAE 2017 |
Toimintatulot | 53 | 0 | 0 |
Toimintamenot | 97 | 23 | 130 |
Toimintakate | -43 | -23 | -130 |
Muutos-% | -48,0 % | 477,8 % | |
4 Resurssien käyttö
4.1 Työvoiman käyttö
TOT 2015 | TAM 2016 | TAE 2017 | |
Htv | 41,9 | 35 | 35 |
Palkat ja palkkiot | 1.676.042 | 1.436.603 | 1.411.000 |
Sijaistus % | 27,3 | 27,3 | 27,3 |
Sairaspoissaolo | 2,4 | 2,4 | 2,4 |
4.2 Tilojen ja alueiden käyttö
Käytössä olevat tilat ja alueet | TOT 2015 | TAM 2016 | TAE 2017 |
Tilat yhteensä (m²) | 370 | 370 | 370 |
Sisäisen vuokran perusteena olevat tilat (m²) | 370 | 370 | 370 |
Muut tilat (m) | - | - | - |
Alueet yhteensä (ha) | - | - | - |
Yhteensä: | |||
5 Toiminnalliset tavoitteet
5.1 Operatiiviset tavoitteet Strategiasta johdetut tavoitteet
Strategisen sopimuk- | Linjauk- sen tunnus/ alatavoite | Palvelualueen projekti tai toimenpide | Salkun- hallin- nassa mukana (K/E) | Mittari/seurantaväli | TAE 2017 | Vastuu (tulosalue/ yksikkö) |
Toimialan yhteisten toimintamuotojen edistäminen | 3.2.2 Tu- lokselli- suutta paranne- taan hy- vällä joh- tamisella, uusilla | Toiminta- ja taloussuunnitteluprosessin kehittäminen - vaiheet - tuotokset - vastuut - välineet | Toteutumisen seuranta puolivuosittain | Suunnitteluprosessi ku- vattu ja vastuut kirjattu | Xxxxx Xxxxxx |
toiminta- tavoilla ja niitä tuke- villa työ- välineillä | ||||||
Toimialan yhteisten toimintamuotojen edistäminen | 3.2.4 Pa- rempaa johta- mista ja päätök- sentekoa tuetaan tiedon- hallintaa paranta- malla | Toimialan perustoiminnan mittarit ja in- dikaattorit on sisällytetty sopimusra- kenteeseen ja niiden vaatima tieto on tietovarastosta raportoitavissa ja analy- soitavissa. | Toteutumisen seuranta puolivuosittain | Lähdejärjestelmien tie- dot kuvattu ja tietotar- peet määritelty. | Talous/Xxxxx Xxxxxxx | |
Aktiivisuuden edistä- minen alue- ja kohde- ryhmätyöllä (aktivoin- tityö) | Hallintopalvelut koordinoi ja kehittää toimialan aktivointityötä ja sen viestin- tää. Aktivointityön tiimeille annetaan riittävä tuki tiimien työskentelyyn ja ke- hittämiseen. | Aktivointityötä toteute- taan sekä ns. van- hoissa aluetiimeissä että kohderyhmätii- meissä systemaatti- sesti ja itseohjautu- vasti. Uudet aluetiimit toimivat säännöllisesti ja niissä tuen tarve on suurempi kuin van- hoissa tiimeissä. Toteutumisen seuranta puolivuosittain | Xxxxx Xxxxxxxx ja Xxxxx Xxxxxxx- vius | |||
Yhteisten toiminta- muotojen kehittämi- nen | Kaupungin ja kolmannen sektorin yh- teistyön kehittäminen; osana kaupunki- tasoista kehittämistä toimialan avustus- prosessien kehittäminen yhtenäiseksi toimintatavaksi. Kaupungin ja kolmannen sektorin yh- teistyön kehittämisen ja organisoinnin suunnittelu toimialalla. | Aktiivinen osallistumi- nen kaupunkitasoiseen kehittämisprosessiin. Kehittämissuunnitelma laadittu. | Xxxxx Xxxxxxxx |
Toimialan viestinnän ja markkinoinnin ke- hittäminen | Vakiinnutetaan aktivointityön viestin- nän ja markkinoinnin prosessit. Kehite- tään aktivointitiimien kanssa alue- ja kohderyhmäviestinnän keinoja ja väli- neitä. | Mittari määritellään. | Xxxxx Xxxxxxx- vius | |||
Toimialan viestinnän ja markkinoinnin ke- hittäminen | Viestinnän välineiden kehittäminen eri- laisten kohderyhmien tavoittamiseksi. | Mittari määritellään. | Xxxxx Xxxxxxx- vius |
6 Henkilöstön hyvinvointi ja työelämän laatu
6.1 Toimialan hallinnon seurattavat tavoitteet
Kunta 10- mittarit, tulokset joka toinen vuosi | Toteutuminen 2012 | Toteutuminen 2014 | Palvelualueen tavoite TAE 2017 |
Työn epävarmuus | 2,13 | 2,88 | 2,13 |
Työpaikan ilmapiiri | 3,19 | 3,16 | 3,68 |
Työyhteisötaidot: auttaminen ja huomaavai- suus | 3,40 | 3,04 | 3,40 |
7 Tunnusluvut
7.1 Tavoitteelliset tunnusluvut
Tunnusluku | Tyyppi | TOT 2014 | TAM 2015 | Arvio 2016 toteutu- masta | TAE 2017 | Seuranta- väli |
Tunnusluvun tyyppi:
V= Volyymi
K/T= Kysyntä/tarve L/V=Laatu/vaikuttavuus S/P=Saatavuus/peittävyys T/T=Tuottavuus/taloudellisuus