Kaustisen kunnan Hankintasääntö

Tätä hankintaohjetta noudatetaan Kaustisen kunnan hankinnoissa. Kaustisen kuntaan kuuluvien tytäryhteisöjen osalta näiden hankintaohjeiden soveltamisesta määrätään konserniohjeessa.

Keskeistä hankintalainsäädäntöä ovat laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 (hankintalaki), laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1398/2016 (erityisalojen hankintalaki) sekä laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä 22.12.2006/1233 (tilaajavastuulaki).

Tätä hankintaohjetta sovelletaan EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin, joista on säädetty hankintalain 5 luvussa ja kansallisen kynnysarvon ylittäviin hankintoihin, joista on säädetty hankintalain 11 ja 12 luvuissa. Hankintalain säännökset kansallisista hankinnoista ovat hyvin väljät ja hankintayksikölle jää paljon harkinnanvaraa niiden toteuttamisessa.

Hankintaohjetta sovelletaan lisäksi kansalliset kynnysarvot alittaviin pienhankintoihin, joista ei ole säännöksiä hankintalaissa. Tätä hankintaohjetta sovelletaan soveltuvin osin myös hankintayksiköissä, joiden toimiala kuuluu erikoisalojen hankintalain piiriin.

1.2 Hankintaorganisaatio

Kaustisen kunnan hankinnat on järjestetty hajautetusti, eikä Kaustisen kunnalla ole keskitettyä hankintatoimea. Toimialat ja vastuualueet vastaavat omaan osaamisalaansa liittyvistä hankinnoista itsenäisesti. Joitakin hankintoja tehdään keskitetysti (mm. it-hankinnat ja toimistotarvikehankinnat) ja niistä kerrotaan mm. talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa tarkemmin.

It-hankintoja suunniteltaessa on otettava huomioon GDPR, tietosuoja sekä arkistotoimen vaatimukset.

1.3 Hankintatoiminnan periaatteet

Kaustisen kunnalla ei ole erillistä hankintaohjelmaa, mutta talousarviossa on mainittu valtuustotasolla hyväksytyt hankinnat.

Hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman kokonaistaloudellisesti ja suunnitelmallisesti olemassa olevat kilpailuolosuhteet hyväksi käyttäen ja ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioon ottaen.

Hankintatoimintaan liittyvien hallinnollisten tehtävien vähentämiseksi hankintayksiköt voivat käyttää puitejärjestelyjä sekä tehdä järkeviä yhteishankintoja tai hyödyntää muita yhteistyömahdollisuuksia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa.

Hankinnat on toteutettava tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Xxxxxxxxx on pyrittävä järjestämään siten, että pienet ja keskisuuret yritykset ja muut yhteisöt pääsevät tasapuolisesti muiden tarjoajien kanssa osallistumaan tarjouskilpailuihin. Tätä voidaan edistää antamalla mahdollisuus jättää osatarjouksia tai osittamalla hankintoja järkevästi.

Hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintoja tehtäessä on huomioitava myös hyvän hallinnon yleiset periaatteet. Viranomaisen on kohdeltava hallinnossa asioivia tasapuolisesti. Viranomaisen toimien on oltava puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden.

1.4 Hankintojen suunnittelu ja valmistelu

1.4.1 Hankintojen suunnittelu

Hankintojen suunnittelu on osa tavanomaista varainkäytön suunnittelua. Suunnittelussa on huomioitava talousarviossa käytössä olevat määrärahat, hankinnan elinkaaren kokonaiskulut mukaan lukien vanhojen sopimusten irtisanominen ja siirtokulut, mahdolliset tulevat kulut kuten huolto- ja ylläpitomaksut sekä tuotteen käyttöikä ja poistot.

Hankintojen suunnitteluvaiheessa tulee myös päättää, mitkä hankinnat tehdään kunnan koko organisaation näkökulmasta keskitetysti ja mitkä hajautetusti eri hankintayksiköissä.

Hankintojen suunnittelu sisältää toimittajamarkkinoihin tutustumisen ja mahdollisuuksien kartoittamisen (ks. luku 1.4.2) ohella loppukäyttäjien tarpeiden mahdollisen analysoinnin. Arviotavaksi tulevat aina hankinnan strategiset valinnat, tehdäänkö itse vai ostaa -valinnat sekä mahdollinen ratkaisuvaihtoehtojen mahdolliset ennakkoanalyysit.

Huolellisella suunnittelulla lisätään hankintayksikön omaa ymmärrystä, jotta hankinnalle voidaan asettaa tarkoituksenmukaiset tavoitteet ja luodaan pohja onnistuneelle sopimuskaudelle. Suunnitteluvaiheessa on varmistettava, etteivät suunnittelu ja valmistelu aiheuta kilpailutusvaiheessa tarjoajien tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteiden vastaista kohtelua.

Hankinnoissa ja niihin liittyvissä alihankinnoissa otetaan huomioon kotimaisen tuotannon edistämistä ja paikkakunnan resurssien käyttöä koskevat näkökohdat, jollei laista muuta johdu.

1.4.2 Markkinakartoitus ja -vuoropuhelu

Markkinakartoituksen tavoitteena on tunnistaa, minkälaisia toimittajia on olemassa sekä saada tietoa markkinoilla olevista ratkaisuvaihtoehdoista. Xxxxxxxxx laajuus, erityisosaamisen vaatimus ja toimittajamarkkinoiden tunteminen ennestään vaikuttavat markkinakartoituksen tarpeellisuuteen ja laajuuteen.

Markkinakartoituksesta vastaava taho on hankinnan substanssiosaaja. Käytettäviä keinoja ovat tietopyynnöt (Hilmaan) tai vapaamuotoiset dialogit tai tarkempi tekninen vuoropuhelu. Tietoa voi saada myös yritysten verkkosivuilta, alan messuilta ja muilta vastaavan hankinnan tehneiltä hankintayksiköiltä.

Hankintayksikkö voi antaa tietoa toimittajille hankintaa koskevista suunnitelmista ja vaatimuksistaan. Alustava tarjouspyyntö tai sopimusluonnos voidaan lähettää potentiaalisille tarjoajille kommentoitavaksi. Tarkoituksena on selvittää hankinnan sisällön vaatimusten selkeys ja ymmärrettävyys, jotta kilpailutuksessa saadaan vertailukelpoisia tarjouksia.

Tarjoajilta voidaan saada ehdotuksia hankinnan kohteen määrittelystä ja tietoa kustannuksista. Saadut tiedot vaikuttavat hankinnan sisällön määrittelyyn sekä valinta- ja vertailuperusteisiin kilpailutusvaiheessa.

Tarkoitus on, että hankintayksikkö saa hankinnan kohteesta riittävästi tietoa hankinnan suunnittelemiseksi ja kykenee sen jälkeen itsenäisesti laatimaan tarjouspyynnön. Vuoropuhelu on erotettava selkeästi kilpailutuksesta ja se ajoitetaan ennen tarjouspyyntövaihetta.

Markkinavuoropuhelulla voidaan tarvittaessa myös selvittää, miksi kilpailutuksessa ei ole saatu juurikaan tarjouksia.

Markkinakartoitus ja -vuoropuhelu eivät saa johtaa kilpailun vääristymiseen eivätkä syrjimättömyyden ja avoimuuden periaatteiden vastaiseen menettelyyn.

1.5 Kynnysarvot

Hankinnat jakaantuvat hankintalain näkökulmasta

• hankintalain kynnysarvot alittaviin hankintoihin (pienhankinnat)

• kansalliset kynnysarvot ylittäviin, mutta EU-kynnysarvojen alle jääviin hankintoihin (kansalliset hankinnat) sekä

• EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin (EU-hankinnat).

Kansalliset, eritysalojen hankintalain ja Eu-kynnysarvot tulee jokaisen hankintayksikön tarkistaa esim. Työ- ja leinkeinoministeriön sivuilta ennen kilpailutukseen ryhtymistä.

Hankintalain mukaiset kansalliset kynnysarvot ilman arvonlisäveroa laskettuna ovat vuonna 2023 (tarkista kulloinkin voimassa oleva arvo):

• 60 000 euroa tavarahankinnoissa, palveluhankinnoissa ja suunnittelukilpailuissa 150 000 euroa rakennusurakoissa;

• 100 000 euroa koulutuspalveluissa, joita hankitaan julkistratesesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain (916/2012) 5 luvun 7 §:n mukaisesti yhteishankintana työnantajan kanssa;

• 400 000 euroa sosiaali- ja terveyspalveluja koskevissa hankinnoissa

• 300 000 euroa muita erityisiä palveluja koskevissa hankinnoissa

• 500 000 euroa käyttöoikeussopimuksissa.

EU-kynnysarvot ovat:

• 209 000 euroa kuntien tavarahankinnoissa, palveluhankinnoissa ja suunnittelukilpailuissa;

• 5 225 000 euroa rakennusurakoissa

Vähintään EU-kynnysarvojen suuruisiin hankintoihin sovelletaan, mitä hankintalain 1 − 10 ja 14 −16 luvussa säädetään hankintasopimuksista.

Vähintään EU-kynnysarvon suuruisissa hankinnoissa on noudatettava jotain lain 5 luvussa tarkoitettua menettelyä.

EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevia hankintalain säännöksiä ei käsitellä tässä hankintaohjeessa.

1.6 Hankinnan ennakoidun arvon määrittäminen

1.6.1 Yleisperiaatteet

Xxxxxxxxx valmistelijan on selvitettävä hankinnan ennakoitu arvo. Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa (hankintalaki 27 §).

Jos hankinta toteutetaan samanaikaisesti erillisinä osina, kaikkien osien ennakoitu arvo on otettava huomioon hankintasopimuksen ennakoitua kokonaisarvoa laskettaessa. Jos osien yhteenlaskettu arvo on vähintään kansallisen kynnysarvon tai EU-kynnysarvon suuruinen, jokaisen osan hankinnassa on noudatettava kyseisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevia säännöksiä.

Rakennusurakan ennakoitua arvoa laskettaessa on otettava huomioon urakan arvo sekä sellaisten urakan toteuttamiseksi välttämättömien tavaroiden ennakoitu kokonaisarvo, jotka hankintayksikkö antaa urakoitsijan käyttöön.

Lähtökohtana on hankintayksikön oma arvio hankintasopimuksen arvosta. Toisaalta hankintayksikön on asianmukaisesti ja riittävän tarkasti asiaa selvittäen arvioitava hankinnan arvo, sillä jos arvo on laskettu perusteettomasti väärin ja toteutuneiden tarjousten hinnat ylittävät merkittävästi hankintayksikön ennakoidun arvion ja kynnysarvo ylittyy, on hankinnasta julkaistava uusi ilmoitus.

Pääsääntönä on, että jos hankintayksikkö koostuu erillisistä toiminnallisista yksiköistä, on otettava huomioon kaikkien yksittäisten toiminnallisten yksiköiden hankintojen yhteenlaskettu ennakoitu kokonaisarvo. Tarkoituksena on kannustaa hankintayksiköitä suunnitelmalliseen hankintatoimeen ja hankintojen kokoamiseen loogisiksi kokonaisuuksiksi. Kuitenkin erillisten toiminnallisten yksiköiden kyseessä

ollessa hankinnan arvo voidaan ennakoida asianomaisen yksikön tasolla, jos se vastaa itsenäisesti hankinnoistaan.

Hankintaa ei saa keinotekoisesti pilkkoa osiin tai sen arvoa laskea poikkeuksellisin menetelmin hankintalain soveltamien välttämiseksi.

Hankinnan kokonaisarvoa arvioitaessa on otettava huomioon koko sopimuskausi + mahdollinen optioaika. Tämä koskee myös pienhankintoja.

1.7 Hankinnat sidosyksiköltä

Hankintalakia ei sovelleta sidosyksiköltä tehtävään hankintaan.

Sidosyksikkö on hankintayksiköstä muodollisesti erillinen ja päätöksenteon kannalta itsenäinen yksikkö, johon hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa käyttää määräysvaltaa samoin kuin omiin toimipaikkoihinsa. Lisäksi edellytyksenä on, että sidosyksikkö harjoittaa vain hankintalaissa määritellyn osuuden liiketoiminnastaan muiden tahojen kuin määräysvallan omaavien hankintayksiköiden kanssa. Sidosyksikössä ei saa olla muiden kuin hankintayksiköiden pääomaa. (Ks. tarkemmin hankintalaki)

1.8 Hankinnat yhteishankintayksiköltä

Yhteishankintayksikkö on hankintayksikkö, joka hankkii omistajilleen tavaroita, palveluja ja rakennusurakoita tai tekee näille em. tuotteita koskevia hankintasopimuksia tai puitejärjestelyjä.

Yhteishankintayksikkönä toimivan hankintayksikön tulee täyttää hankintalaissa määritellyt edellytykset. Kun hankintayksikkö hankkii tavaroita, palveluja tai rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikköä tai toteuttaa hankinnan käyttäen yhteishankintayksikön hankintalain mukaisesti kilpailuttamaa hankintasopimusta tai puitejärjestelyä, hankintayksikön katsotaan noudattaneen hankintalain kilpailuttamisvaatimusta. Tällöin hankintayksikön ei itse tarvitse enää kilpailuttaa hankintaa hankintalain mukaisella menettelyllä. (hankintalaki 20 − 21 §)

Hankintayhteistyösopimuksen mukaisesti Kaustisen kunta on mukana alueellisessa yhteishankintarenkaassa, jonka hankintayhteistyötä koordinoi osapuolten edustajista koostuva ohjausryhmä.

Kuntien valtakunnallinen yhteistyö hankinnoissa toteutetaan nykyisin yhteishankintayksikkö Hanselin kautta. Hansel kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaidensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia sekä vastaa sopimushallinnasta. Yhteishankintayksikön kilpailuttamiin sopimuksiin on mahdollista liittyä ilman omaa kilpailutusta.

Xxxxxxxxx suorittamisesta yhteishankintana voi päättää se toimielin tai viranhaltija, jolla muutoinkin on oikeus päättää asianomaisesta hankinnasta. Toimivalta hankinnan suorittamisesta voidaan erikseen siirtää. Hankinnasta tehdään erikseen päätös sen jälkeen, kun kilpailutus on päättynyt.

1.9. Hankintasopimuksen sitovuus

Hankintasopimus sitoo kuntaa koko hankintakauden ajan. Xxxxxxxxx on tehtävä hankintasopimuksen mukaiselta toimittajalta. Ns. ohiostot eivät ole sallittuja.

Johtoryhmän on valvottava, että heidän toimialallaan tehtävissä tilauksissa noudatetaan voimassa olevia hankintasopimuksia. Ostokuria edistetään esimerkiksi kiinnittämällä enemmän huomiota laskujen asiatarkastukseen ja hyväksyntään.

Kiertäviin kauppiaisiin suhtaudutaan kielteisesti eikä tuote-esittelyihin suostuta ja mikäli kunnalla on voimassa olevan hankintasopimus toimittajan kanssa, ostoja muilta ei voi tehdä.

Silloinkin kun voimassa olevaa hankintasopimusta ei ole olemassa, ostoja voi tehdä vain sellainen henkilö, jolle on annettu ostovaltuudet.

Ostovaltuuksista kunnanhallitus ja lautakunnat tekevät vuosittain päätöksen, jossa on mainittu myös ostovaltuusraja ja henkilöt, joilla ostovaltuus on. Muut eivät voi hankintoja tehdä.

2 Kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen toteuttaminen

2.1 Hankintamenettely

Hankintalaissa kansallisen kynnysarvon ylittävät, mutta EU-kynnysarvon alle jäävät hankinnat on jätetty hyvin vapaasti hankintayksikön oman harkinnan mukaan toteutettavaksi (hankintalaki 100 §).

Hankinnat on kuitenkin pääsääntöisesti kilpailutettava ja hankinnasta on julkaistava ilmoitus HILMA-palvelussa (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx). Tehtäessä tarjouspyyntö Cloudiaan, se siirtyy sieltä HILMA-palveluun, eikä erillistä tarjouspyyntöä sinne tarvitse tehdä.

Hankinta toteutetaan aina hankinnan kokoon ja luonteeseen parhaiten soveltuvaa menetelmää hyödyntäen. Hankintayksikön on noudatettava hankinnan kilpailuttamisessa sellaista menettelyä, jotka ovat julkisissa hankinnoissa noudatettavien periaatteiden mukaisia. Nämä periaatteet ovat tasapuolisuus, syrjimättömyys, avoimuus ja suhteellisuus.

Hankintayksikkö määrittelee itse menettelyn kulun kansallisessa hankinnassa. Hankintayksikön on kuvattava käyttämänsä hankintamenettely hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä.

Kuvaus tulee esittää siten, että toimittajat pystyvät sen perusteella ennakoimaan käytetyn hankintamenettelyn luonnetta ja kulkua sekä tietävät oman roolinsa menettelyssä.

Hankintayksikkö voi halutessaan käyttää samankaltaisia menettelyjä (avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely jne.) kuin hankintalain EU−kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa (hankintalaki 5 luku) tai mukauttaa niitä.

Hilma-ilmoituslomakkeella kysytään noudatettavaa menettelyä. Jos hankintayksikkö ilmoittaa käyttävänsä jotain tiettyä hankintamenettelyä (rasti esim. avoin menettely -kohtaan), tulee hankinta toteuttaa hankintalaissa ko. menettelyä koskevia (EU-) säännöksiä noudattaen. Hankintayksikkö voi sen sijaan ilmoittaa myös käyttävänsä muuta hankintamenettelyä, jolloin menettely kulku on vapaasti valittavissa, mutta se tulee kuvata.

Kansallinen hankinta voidaan toteuttaa avoimen menettelyn kaltaisena, jolloin hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja asettaa saataville tarjouspyynnön, joiden perusteella halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen.

Hankintayksikkö voi lisäksi lähettää tarjouspyyntöjä tunnetuille toimittajille ilmoituksen julkaisemisen jälkeen.

Menettely voidaan toteuttaa myös vaiheittain rajoitetun menettelyn tai neuvottelumenettelyn kaltaisesti. Hankintayksikkö voi julkaista hankinnasta hankintailmoituksen ja halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua hankintamenettelyyn. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. Ehdokkaiden valinnassa käytettävät kriteerit ja tarjouskilpailuun otettavien ehdokkaiden määrä ilmoitetaan etukäteen hankintailmoituksessa.

Hankintayksikkö voi ilmoittaa, että menettely sisältää neuvotteluvaiheen/-vaiheita. Tällöin hankintayksikkö voi neuvotella hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa. Ehdokkaita on kutsuttava menettelyyn hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi. Ehdokkaiden valinnassa käytettävät kriteerit ja neuvotteluun otettavien ehdokkaiden määrä ilmoitetaan etukäteen kuten rajoitetussa menettelyssä.

Hankinta on mahdollista toteuttaa myös puitejärjestelynä. Silloin kyseessä on hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välinen sopimus, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot kuten hinnat ja suunnitellut määrät. Sopimustoimittajat valitaan kilpailutuksen perusteella. Valittavien toimittajien määrä on ilmoitettava ennakkoon hankintailmoituksessa, neuvottelukutsussa tai tarjouspyynnössä. Puitejärjestely voi olla voimassa enintään neljä vuotta.

2.2 Suorahankinnat

Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa suorahankintoihin sovelletaan, mitä hankintalain 40 ja 41§:ssä säädetään eli samoja kriteereitä kuin EU- kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa.

Suorahankinta on mahdollinen silloin, jos hankintailmoituksen perusteella ei saatu lainkaan tarjouksia tai ei saatu soveltuvia tarjouksia tai osallistumishakemuksia.

• Edellytyksenä on, ettei tarjouspyynnön ehtoja olennaisesti muuteta

• Tarjousta ei pidetä soveltuvana, jos se on hankintasopimuksen kannalta tarpeeton eikä ilmeisesti täytä hankinta-asiakirjoissa määriteltyjä hankintayksikön tarpeita ja vaatimuksia ilman, että sitä muutetaan olennaisesti.

Kysymykseen tulevat lähinnä sellaiset tilanteet, joissa saadut tarjoukset ovat täysin tarjouspyyntöä vastaamattomia.

• Osallistumishakemusta ei pidetä soveltuvana, jos asianomainen toimittaja on suljettava pois tai voidaan sulkea pois pakollisten tai harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden nojalla tai jos se ei täytä hankintayksikön vahvistamia soveltuvuusvaatimuksia.

• Suorahankinta on mahdollinen myös silloin, jos teknisestä syystä tai yksinoikeuden suojaamisen vuoksi vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan eikä vaihtoehtoisia ratkaisuja ole.

• Teknisenä seikkana kyseeseen voi tulla esimerkiksi poikkeuksellinen uusi tekninen ratkaisu tai hankinnan kohteen edellyttämä tietty käsityötaito, jota hankinnan toteuttaminen edellyttää.

• Hankintayksikön tulee pystyä osoittamaan, ettei ole olemassa vastaavaa tuotetta tai palvelua, jolla sama lopputulos voitaisiin saavuttaa.

• Yksinoikeuden suojaamisen vuoksi suorahankinta on mahdollinen esimerkiksi silloin, kun hankintailmoituksen julkaiseminen saattaisi paljastaa mahdollisen toimittajan liikesalaisuuden tai muun vastaavan tiedon, jonka paljastuminen aiheuttaisi toimittajalle taloudellista vahinkoa.

• Äärimmäinen kiiretilanne voi joskus antaa mahdollisuuden suorahankinnan tekemiseen.

• Kiireen tulee johtua hankintayksikön ulkopuolisista syistä.

• Perusteen on oltava äkillinen ja sellainen, jota hankintayksikkö ei ole kohtuudella voinut ennakoida.

• Edellytyksenä suorahankinnan tekemiselle on lisäksi, että hankinnan tekeminen on ehdottoman välttämätöntä.

• Kiire voisi olla kyseessä esimerkiksi äkillisen luonnonilmiön tai onnettomuuden aiheuttamien vahinkojen korjaamisessa tai ennalta arvaamattoman toiminnoille kriittisen laitteen rikkoutumisessa.

Muita suorahankintaperusteita voivat olla ainutkertaisen taideteoksen tai taiteellisen esityksen luominen tai hankkiminen tai se, että hankittava tavara valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten.

Suorahankinnan voi toteuttaa myös, mikäli se on lisäosa jo käytössä olevaan ohjelmistoon.

Joissakin tapauksissa lisätilaus on mahdollista tehdä suorahankintana hankintalain 41 §:n mukaisilla perusteilla.

Päätös suorahankinnan käyttämisestä on perusteltava, koska tällöin poiketaan hankintalain edellyttämästä kilpailuttamisvelvollisuudesta.

2.3 Hankinnasta ilmoittaminen

Hankintayksikön on toimitettava kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta ja suunnittelukilpailusta julkaistavaksi ilmoitus sähköisesti Hilma-palvelussa suomenkielisenä osoitteessa xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx käyttäen kansalliselle hankintailmoitukselle tarkoitettua lomaketta (101 §).

Hankintayksikkö voi julkaista hankintailmoituksen lisäksi muussa tarkoituksenmukaisessa tiedotusvälineessä. Ilmoitusta ei saa julkaista muualla tai

tarjouspyyntöä toimittaa suunnatusti tunnetuille toimittajille ennen kuin se on julkaistu Hilmassa.

Hankintailmoitukseen tulee sisällyttää kaikki hankintalain 102 §:ssä mainitut tiedot. Tämä onnistuu käytännössä käytettäessä Hilma-palvelua ja vastattaessa kaikkiin hankintailmoituslomakkeessa esitettyihin kysymyksiin.

Hankintojen sisällön määrittelyssä on käytettävä yhteisestä hankintasanastosta (CPV) annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 2195/2002 vahvistettua viitenimikkeistöä. Hilman lomakepohja vaatii ilmoittajaa valitsemaan jonkun kohdan CPV- pääsanastosta (esimerkiksi 50000000-5 Korjaus- ja huoltopalvelut).

Hankintamenettelyn valinnasta ja kuvaamisesta hankintailmoituksessa on ohjeet edellä kohdassa 2.1.

Jos hankintayksikkö valikoi ne ehdokkaat, jotka voivat antaa tarjouksia tai osallistua neuvotteluihin, ja asettaa tarjoajien tai ehdokkaiden arvioimiseksi soveltuvuusvaatimuksia, hankintailmoituksessa tulee ilmoittaa vaatimusten asettamisesta sekä siitä, mistä tarkemmat tiedot mahdollisista vaatimuksista ja niiden todentamiseksi vaadittavista asiakirjoista ovat saatavilla.

Hankintailmoituksessa on myös ilmoitettava, rajoitetaanko ehdokkaiden määrää. Hankintailmoituksessa mainittuja tietoja voidaan täydentää muualta saatavissa olevilla tiedoilla, mistä on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Osa tiedoista voidaan siten antaa tarjouspyynnössä.

Hankintailmoituksessa ilmoitetaan, hyväksytäänkö osatarjoukset. Jos tarjouksia saa antaa osista, on syytä ilmoittaa, millä perusteilla eri osien tarjoajat valitaan.

Hankintalaissa ei ole tarkemmin määritelty, minkä pituinen on kohtuullinen määräaika tarjousten tai osallistumishakemusten jättämiselle. Hankintayksikön tulee aina asettaa määräaika hankinnan kokoon ja luonteeseen nähden riittävän pitkäksi. Lähtökohtaisesti määräajan tulee olla vähintään 14 vuorokautta, jotta se on kohtuullinen.

Hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto tapahtuu käyttämällä Cloudian sähköistä kilpailutusjärjestelmää.

Jos hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto (103 §) toteutetaan sähköisiä välineitä käyttäen, sovelletaan, mitä hankintalain 62 §:ssä säädetään. Ko. pykälässä on tarkemmat säännökset sähköisten viestintävälineiden käytöstä ja siitä poikkeamisesta.

2.4 Tarjouspyyntö

2.4.1 Yleistä

Tarjouspyynnön laatiminen on kilpailutuksen tärkein vaihe. Tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava siten, että sen perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia.

Samoja asioita on mahdollista ilmoittaa usein joko hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat sisällöltään, noudatetaan hankintailmoituksessa ilmoitettua.

Tarjouspyyntöön kirjataan:

• hankintayksikön tiedot

• hankinnan kohde

• hankinnan kohteelle asetetut laatuvaatimukset ja niissä käytettävät pisteytykset

= valintaperusteet

• hankinnan toimitusaika ja paikka

• edellytetäänkö kiinteää hintaa vai hyväksytänkö hinnan muutokset

• vakuuttamisvelvollisuus

• maksuehdot ja vakuudet, laskutus sähköisinä laskuina (ei laskutuslisiä)

• toimittajan kelpoisuusvaatimukset

• tarjouspyynnön liiteasiakirjoista pyydettävä maksu (paperiasiakirjat)

• vaatimukset huolto- ja käyttöohjeista sekä koulutuksesta

• viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen

• määräaika tarjousten tekemiselle

• tapa, millä tarjoukset toimitetaan

• kieli, jolla tarjoukset on laadittava

• tarjousasiakirjojen esittämistä ja muotoa koskevat muut vaatimukset

• tarjoajille asetettavat soveltuvuusvaatimukset (taloudelliset/rahoitukselliset vaatimukset, tekninen soveltuvuus, ammatillinen pätevyys) sekä luettelo asiakirjoista, joilla tarjoaja osoittaa soveltuvuutensa

• kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteet ja suhteellinen painotus tai vaihteluväli

• tarjousten voimassaoloaika

• keskeiset sopimusehdot

• tieto alihankkijan käytön sallimisesta tai kieltämisestä

• muut olennaiset tiedot, kuten mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyynnöstä ja miten kysymyksiin vastataan

• tarjousten jättöaika

• tarjousten avaamistilaisuuden luonne, paikka ja aika (julkinen/suljettu)

• rahdin sisältyminen tarjoukseen (rahdin on sisällyttävä tarjottuihin hintoihin).

Tarjouspyyntöön voidaan liittää tekniset eritelmät, joissa kuvataan hankinnan kohteelle asetettavat tekniset vaatimukset. Niiden on annettava tarjoajille yhtäläiset mahdollisuudet osallistua tarjouskilpailuun.

Laatuvaatimuksia voivat olla esim.

• toimittajan valmiuksia toteuttaa hankittava tuote tai palvelu

• palveluun kohdistuvat vaatimukset

• tekniset erityisvaatimukset

• ympäristövaikutukset

• energian säästöä ja kestävää kehitystä koskevat vaatimukset

• toimittajan aikaisempi kokemus ja referenssit

2.4.2 Hankinnan kohteen määrittely

Hankintayksikkö voi itse päättää hankittavan kokonaisuuden. On kuitenkin huomioitava esimerkiksi hankintojen pilkkomisen kielto ja toisaalta mahdollisuus jakaa hankinta osiin.

Tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset laatua koskevat tiedot, jotta kilpailuun osallistuvat voivat saada oikean käsityksen tilaajan tarpeista ja hankinnan yksityiskohdista. Muita kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyjä vaatimuksia ei voida käyttää tarjousten vertailussa, vaikka myöhemmin havaittaisiin, että jonkun yrityksen esittämillä ehdoilla voitaisiin saavuttaa parempi lopputulos.

2.4.3 Tarjoajan poissulkemisperusteet

Hankintalain 80 §:n mukaisia (pakottavasti EU-hankintoja koskevia) pakollisia poissulkemisperusteita sovelletaan lähtökohtaisesti kaikissa Kaustisen kunnan kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa, vaikka se hankintalain mukaan ei olisikaan pakollista.

Hankintayksikön on mainittava tämä tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa. Tarjoajalta voidaan vaatia vakuutus siitä, että sitä ei koske mikään pakollinen poissulkemisperuste. Rikosrekisteriote yhtiöstä ja vastuuhenkilöistä voidaan vaatia, jos tästä ilmoitetaan hankintailmoituksessa/tarjouspyynnössä.

Lisäksi voidaan soveltaa hankintalain mukaisia harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita (hankintalaki 81 §). Jos näin halutaan tehdä, tästäkin tulee mainita tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa.

2.4.4 Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset

Hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten täytyy olla perusteltuja ja oikeassa suhteessa hankinnan laajuuteen nähden. Hankintayksikkö voi tarjouspyynnössä vaatia esimerkiksi tiettyä taloudellista ja rahoituksellista asemaa (vähimmäisliikevaihto, luottoluokitustaso tms.), teknistä suorituskykyä tai ammatillista pätevyyttä (referenssivaatimukset).

Tarjoajien soveltuvuutta koskevien vaatimusten asettamisessa voidaan noudattaa, mitä hankintalain 83 - 86 §:ssä säädetään. ESPD −lomakkeen käyttö ei ole pakollista kansallisissa hankinnoissa, mutta sen mukaisia tarjoajan soveltuvuusehtoja (IV osa: valintaperusteita) voidaan hyödyntää myös kansallisissa hankinnoissa, kun harkitaan soveltuvia soveltuvuusehtoja.

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta alustavana näyttönä siitä, että poissulkemisperusteet eivät rasita ehdokasta tai tarjoajaa sekä siitä, että ehdokas tai tarjoaja täyttää hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset käytetään yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa.

ESPD-lomakkeen käyttö on pakollista kaikissa EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Lisätietoa xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xx/xx-xxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxx.

xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxx- soveltuvuus/yhteinen-eurooppalainen-hankinta-asiakirja-espd

Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset. Vakuutuksessa annettujen tietojen paikkansapitävyys tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.

2.4.5 Tarjousten vertailuperusteet

Hankintayksikön tulee ilmoittaa käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste (halvin hinta, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras) sekä mahdolliset hinta-laatusuhteen arvioinnissa käytettävät vertailuperusteet hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Hankintayksikön on tarjouspyynnössä määriteltävä ne perusteet, joilla tarjousten vertailu suoritetaan ja hankintapäätös tehdään.

Hinta-laatusuhteen arvioinnissa käytettävien vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja mahdollistaa tarjousten puolueeton arviointi. Käytettävät pisteytysmenetelmät ja painoarvot vaativat usein testaamista ennen tarjouspyynnön julkaisemista.

2.4.6 Tarjouspyynnön antaminen ja täsmentäminen

Tarjouspyyntö asetetaan sähköisesti kokonaisuudessaan tarjoajien saataville hankintailmoituksen julkaisemispäivästä lähtien Hilma-palveluun ja/tai Cloudiaan. Jos jossain tapauksessa ei ole mahdollista asettaa tarjouspyyntöä sähköisesti saataville, tarjouspyyntö on lähetettävä samanaikaisesti kaikille sitä pyytäneille.

Jos hankintamenettelyn aikana ilmenee tarve antaa lisätietoja tai täsmentää tarjouspyyntöä, tiedot on annettava kaikille ehdokkaille/tarjoajille samanaikaisesti ja samansisältöisinä Annetut lisätiedot on dokumentoitava. Paras tapa tähän on asettaa määräpäivä lisäkysymysten Lisäkysymykset ja vastaukset tehdään Cloudian kautta, jolloin ne ovat yhtäaikaisesti kaikkien nähtävinä.

2.4.7 Tarjousten antaminen ja lisäkysymykset

Tarjouspyynnössä on ilmoitettava, miten tarjoukset tulee antaa. Tarjoukset tulee jättää Cloudia järjestelmän kautta. Ainoastaan poikkeustapauksissa kirjallinen tarjous voidaan pyytää antamaan suljetussa kuoressa viitemerkinnällä varustettuna. Sähköpostilla voi antaa vastauksen vain hintatiedusteluun, ei varsinaisesta tarjousta.

Tarjoukseen mahdollisesti liittyvät mallikappaleet (esim. kangasmallit tms.) tulee toimittaa tarjouspyynnössä mainittuun jättöaikaan mennessä suljetussa kirjekuoressa, jonka päälle merkitään tarjouspyynnössä mahdollisesti mainittu viite.

Tarjouspyynnössä annetaan määräaika tarjousten jättämiselle.

Tarjouspyynnön takia esitettyihin kysymyksiin vastataan sähköisessä hankintajärjestelmässä (Cloudiassa). Tästä ilmoitetaan ehdokkaille hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä.

2.5.Tarjousten käsittely

2.5.1 Tarjousten avaaminen ja täydennyttäminen

Jos tarjous on jätetty eri muodossa kuin tarjouspyynnössä pyydettiin, se on pääsääntöisesti hylättävä.

Tarjoukset on avattava niin pian kuin mahdollista tarjousajan päätyttyä tilaisuudessa, johon osallistuu vähintään kaksi henkilöä. Cloudiapalvelusta saatavaan tarjousyhteenvetoon merkitään avauspäivä ja avaajat allekirjoittavat sen.

Lisäksi voidaan tehdä tarjoustenavaamispöytäkirja, johon merkitään tarjouspyynnön nimi, aika, paikka, läsnä olevien henkilöiden ja tarjousten jättöajan lisäksi saapuneet tarjoukset, niiden saapumisaika ja muut asiat, jotka ovat tarpeen hankintaa käsiteltäessä. Pöytäkirjan allekirjoittavat läsnä olevat henkilöt.

Saapuneet tarjoukset eivät ole vielä julkisia. Ne tulevat salassa pidettävää tietoa lukuun ottamatta julkisiksi, kun sopimus asiassa on tehty. (Ks. tarkemmin luku 7.1 ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 6 §).

Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. Täsmentämiselle on asetettava määräaika, johon mennessä täsmennykset tai selvennykset on toimitettava hankintayksikölle.

Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta täydentämään tarjousta, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat vähäisessä määrin puutteellisia tai virheellisiä.

Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan yleisiä hankintaperiaatteita (tasa- puolisuus, syrjimättömyys, suhteellisuus ja avoimuus).

Sallittua on esimerkiksi pyytää tarjoajaa korjaamaan tarjouksessa oleva muotovirhe, kuten puuttuva allekirjoitus taikka täydentämään puuttuva tarjouksen voimassaoloa koskeva tieto. Cloudian kautta jätetyissä tarjouksissa ei allekirjoituksia ole.

Hankintayksikkö ei voi sen sijaan pyytää täydentämään jotakin olennaista hintatietoa taikka antamaan puuttuvaa selvitystä jostakin tarjousvertailuun olennaisesti vaikuttavasta seikasta.

2.5.2 Tarjoajan soveltuvuus ja poissulkeminen

Tarjousten käsittely on kaksivaiheinen: ensin tarkistetaan tarjoajalle asetettujen vaatimusten täyttyminen ja sen jälkeen tarjoukselle asetettujen vaatimusten täyttyminen.

Hankintalain mukaisia pakollisia poissulkemisperusteita (hankintalaki 80 §) tulee soveltaa kaikissa Kaustisen kunnan hankinnoissa, jos sellainen tulee ilmi.

Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, jota koskee pakollinen poissulkemisperuste. Koska hankintalain mukaan 80 §:n soveltaminen on vapaaehtoista, poissulkuperusteista ei ole pakko pyytää selvitystä. Rikosrekisteriote yhtiöstä ja vastuuhenkilöistä voidaan vaatia, jos tästä ilmoitetaan hankintailmoituksessa/tarjouspyynnössä. Lisäksi voidaan soveltaa hankintalain mukaisia harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita (hankintalaki 81 §).

Ehdokkaalla/tarjoajalla on oikeus esittää näyttöä luotettavuudestaan hankintalain 82 §:n mukaisesti, jos sitä rasittaa pakollinen tai vapaaehtoinen poissulkuperuste. Jos hankintayksikkö katsoo näytön luotettavuudesta riittäväksi, se ei saa sulkea ehdokasta/tarjoajaa pois tarjouskilpailusta.

Tarjoajalta on voitu vaatia myös tiettyjen soveltuvuusehtojen täyttämistä. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

2.5.3 Esteellisyys hankinta-asioissa

Henkilö on esteellinen käsittelemään tarjousta, päättämään hankinta koskevasta sopimuksesta tai sen tulkintaa koskevassa asiassa. (katso tarkemmin hallintolain mukaiset esteellisyysperiaatteet Hallintolaki 27 – 29 §:t)

2.5.4 Hankinnan kohteelle ja tarjouksen sisällölle asetettujen vaatimusten täyttyminen

Seuraavaksi tarkistetaan, täyttääkö tarjottu tuote tai palvelu hankintayksikön asettamat vähimmäisvaatimukset. Tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen.

Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja sisällöltään vastaamattomat tarjoukset on hylättävä. On kuitenkin huomioitava suhteellisuuden periaate. Jos tarjouksessa oleva puute tai virhe on epäolennainen, tarjousta ei ole pakko hylätä. Jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan hankintalain 3 §:ssä säädettyjä periaatteita.

Tarjoukset on vertailtava niin hyvissä ajoin, että hyväksyminen voidaan saattaa tiedoksi tarjouksien voimassaoloaikana. Cloudian sähköisestä hankintajärjestelmästä tarjousvertailu tulee automaattisesti tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten mukaisena.

2.5.5 Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valinta

Tarjousvertailuun otetaan mukaan tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle sekä hankinnan kohteelle ja tarjouksen sisällölle asetetut vaatimukset. Tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Vertailuperusteet on ilmoitettu

tarjouspyynnössä ja valinta tehdään ilmoitettuja kriteereitä noudattaen. Vertailusta laaditaan tarjousten vertailutaulukko. Cloudian sähköisessä hankintajärjestelmässä on ominaisuus, joka pääsääntöisesti estää tarjouspyynnön vastaisten tarjousten jättämisen. Tarjouspyynnön kriteerien asettelu on siten erityisen tärkeää ja helpottaa tarjousten käsittelyä.

2.6 Hankintapäätös ja sen tiedoksianto

Hankintojen ratkaisuoikeudet on määritelty erikseen hallintosäännössä tai toimialan toimintasäännössä.

Hankintayksikön on tehtävä perusteltu päätös kaikista ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista. Päätös tehdään Dynastyssa viranhaltijapäätöksenä tai toimielimen päätöksenä.

Päätöksestä on käytävä ilmi ainakin ehdokkaan tai tarjoajan poissulkemisen ja tarjouksen hylkäämisen perusteet. Hankintapäätöksen tulee sisältää olennaiset tiedot tarjouskilpailun ratkaisemisesta kuten voittaneen tarjoajan nimi sekä tiedot vertailuperusteiden soveltamisesta. Päätöksessä tulee esittää tarjousvertailua koskevat perustelut sillä tarkkuudella, että tarjoajalle käy ilmi oman tarjouksensa sijoittuminen suhteessa muihin. Vertailuperusteiden soveltamisesta saatu pistemäärä tulisi perustella ja vertailusta tulisi ilmetä, miten kutakin tarjousta on arvioitu kunkin vertailuperusteen osalta. Keskeisimpien perusteiden esittäminen riittää eikä perustelujen tarvitse olla tarkasti yksilöityjä.

Hankinta-asiakirjoihin on otettava ehto, jonka mukaan sopijapuolia sitova sopimus syntyy vasta, kun kaikki sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen tai kun tilaus on tehty.

Hankintapäätökseen liitetään valitusosoitus, jossa selostetaan, miten asia on mahdollista saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi ja hankintaoikaisuohje, jossa selostetaan, miten asia voidaan saattaa uudelleen käsiteltäväksi. Valitusosoitus ja oikaisuohjeet ovat valmiina pohjina Dynastyssa. Hankintayksikkö täydentää niihin omat tietonsa.

Hankintapäätös annetaan tiedoksi kirjallisesti niille, joita asia koskee.

Hankintalain mukaan päätös annetaan tiedoksi ensisijaisesti ehdokkaan tai tarjoajan antamaa sähköistä yhteystietoa käyttäen. Viestiin on merkittävä erikseen tieto lähetyspäivästä. Ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan tällöin saaneen päätöksen tiedoksi viestin lähetyspäivänä, jollei asiassa esitetä muuta luotettavaa selvitystä. Toissijaisesti päätös voidaan antaa tiedoksi myös kirjeitse siten kuin hallintolaissa säädetään.

Puitejärjestelystä (ei kuitenkaan puitejärjestelyyn perustuvasta hankinnasta) on laadittava hankintalain 124 §:n mukainen kertomus. Hankintayksikön on dokumentoitava riittävästi hankintamenettelyn eri vaiheet ja niihin liittyvät ratkaisut. Asiakirjat on säilytettävä vähintään kolmen vuoden ajan hankintasopimuksen tekemisestä. Kertomusta ei ole tarpeen laatia, jos samat asiat ilmenevät hankintaa koskevasta päätöksestä, jälki-ilmoituksesta tai muista hankinta-asiakirjoista. Kertomuksen sisällöstä on säädetty hankintalain 124 §:ssä.

2.7 Hankinnan keskeyttäminen

Hankinta voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankinnan keskeyttämisestä tulee tehdä perusteltu päätös. Tarjouspyyntöön kannattaa aina tehdä varauma mahdollisesta keskeyttämisestä.

Hankintamenettely voidaan keskeyttää missä vaiheessa tahansa ennen hankintasopimuksen tekemistä. Keskeyttämisestä päättää se, jolla on toimivalta päättää kyseisestä hankinnasta.

2.8 Suorahankintailmoitus

Kansallisen kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista saa hankintalain 131 §:n mukaan tehdä vapaaehtoisen suorahankintailmoituksen. Vapaaehtoisen suorahankintailmoituksen tekeminen Kaustisen kunnan suorahankinnoista on suositeltavaa silloin kun kyse on hankinnasta, jonka arvo on lähellä EU- kynnysarvoa tai kyse on muutoin merkittävästä hankinnasta, sillä ilmoituksen tekeminen katkaisee muutoksenhakuajan 14 vuorokauden päähän ilmoituksen julkaisemisesta. Jos suorahankintailmoitusta ei julkaista, valituksen tekeminen markkinaoikeuteen on mahdollista kuuden kuukauden kuluessa hankintasopimuksen tekemisestä.

2.9. Hankintojen kilpailuttaminen

Pääsääntöisesti kaikki Kaustisen kunnan hankinnat on kilpailutettava joko itse tai yhteistyössä toisten kuntien kanssa tai käyttämällä Hanselin tai muiden toimijoiden valmiita kilpailutuksia (Esim. Tiera tai Sarastia)

3 Hankintasopimus

3.1 Sopimuksen tekeminen

Hankinta-asiakirjoihin on otettava ehto, jonka mukaan sopijapuolia sitova sopimus syntyy vasta, kun kaikki sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen ja kun hankintapäätös on lainvoimainen.

Hankintasopimus tehdään kirjallisesti pohjautuen hankintamenettelyn asiakirjoihin. Sopimus- neuvotteluissa sovitaan aiemmin määräämättä jääneistä yksityiskohtaisista sopimusehdoista ja käytännön toteutuksesta. Sopimuksen laatii hankintayksikkö ja sen allekirjoittaa ratkaisuoikeuden haltija tai muu hallintosäännössä määrätty viranhaltija. Sopimusaikana hankintasopimusta ei saa olennaisesti muuttaa.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx takia on suositeltavaa odottaa 14/30 päivän valitus- ja oikaisuvaatimusajan kuluminen ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.

Kansallisen kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista saa hankintalain 131 §:n mukaan tehdä vapaaehtoisen suorahankintailmoituksen. Hankintasopimus voidaan tehdä silloin 14 päivän kuluttua ilmoituksen julkaisemisesta.

Jos hankinnasta on tehty valitus markkinaoikeuteen, hankintayksikkö voi järjestää hankinnan väliaikaisesti, jollei hankintaa voida sen luonteen vuoksi lykätä markkinaoikeuden käsittelyn ajaksi. Väliaikaisessa järjestelyssä toimittajaksi voidaan valita kuka tahansa eli hankintayksikkö ei ole sidottu valitsemaan yhtä tarjoajista tai edellistä toimittajaa.

3.2 Sopimuksen sisältö

Hankintasopimuksessa määrätään ainakin seuraavista sopimuskohdista:

• hankinnan laatu ja määrä

• toimitusaika, -tapa ja -ehto

• hinta, alennukset ja maksuehdot sekä tarvittaessa pakkaus ja alennusta koskevat määräykset

• ylivoimaisesta esteestä ja siitä ilmoittamisesta

• viivästymisestä ja siitä ilmoittamisesta

• viivästyskorosta ja mahdollisesta sopimussakosta

• takuusta ja sen sisällöstä

• takuuajan vakuudesta (suuruus ja laatu)

• vastaanottomenettelystä

• erimielisyyksien ratkaisemisesta

• muista kulloinkin tarpeellisista seikoista kuten esim. valuuttasidonnaisuudesta, varaosien saannista, käytön opastuksesta, rahaliikenteestä ym.

Hankintasopimukset laaditaan käyttäen hyväksi julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tai muita hankinnan laadun edellyttämiä palvelu- tai rakennusalan yleisiä sopimusehtoja. Sopimusehtoja käytettäessä on varmistauduttava niiden soveltuvuudesta kyseiseen hankintaan.

Kunnallishallinnossa käytetyistä yleisistä sopimusehdoista voidaan mainita:

• JYSE 2014, tavarat ja palvelut

• JIT 2015, ICT-hankinnat

• YSE 2014, rakennusurakkasopimukset

• KSE 2013, konsulttisopimukset

• KE 2008, kone- ja kuljetuspalvelut.

Hankintalain 136 §:ssä on määritelty, milloin sopimusmuutosta pidetään olennaisena ja toisaalta millaisia muutoksia sopimukseen on mahdollista tehdä sopimuskauden aikana ilman uutta kilpailutusta.

Hankintalain 136 §:ää sovelletaan 12 luvun mukaisiin palveluhankintoihin. Samoja periaatteita voidaan soveltaa muihinkin kansallisen kynnysarvon ylittäviin hankintoihin, kun harkitaan sitä, onko sopimusmuutos mahdollista tehdä ilman uutta kilpailutusta.

3.3 Ympäristönäkökulma

Kaustisen kunnan kuntastrategiaan sisältyy maininta hankinnoista. ~~Kaustisen~~ ~~kunnan kuntastrategiassa ei ole mainintaa hankinnoista.~~

Hankintayksikkö voi hankinnan kohteen kuvauksessa, tarjouspyynnössä esitettyjen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteissa tai sopimuksen toteuttamisen ehdoissa vaatia esim. tiettyä merkkiä näytöksi siitä, että hankinnan kohde vastaa vaadittuja ympäristöominaisuuksia, sosiaalisia ominaisuuksia tai muita ominaisuuksia. Erityistä merkkiä vaativan hankintayksikön on hyväksyttävä kaikki merkit, joilla varmistetaan, että hankinnan kohde täyttää vastaavat merkille asetetut vaatimukset.

Edellytyksenä tietyn merkin vaatimiselle on, että kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:

• Merkille asetetut vaatimukset koskevat ainoastaan perusteita, jotka liittyvät hankinnan kohteeseen ja soveltuvat hankinnan kohteena olevien rakennusurakoiden, tavaroiden tai palvelujen ominaisuuksien määrittelemiseen

• Merkille asetetut vaatimukset perustuvat puolueettomasti todennettavissa oleviin ja syrjimättömiin perusteisiin

• Merkit vahvistetaan avoimessa menettelyssä, johon viranomaiset, kuluttajat, työmarkkinaosapuolet, valmistajat, kaupan edustajat ja valtioista riippumattomat organisaatiot sekä muut asiaankuuluvat sidosryhmät voivat osallistua

• Kaikkien asianomaisten osapuolten on mahdollista saada merkki

• Merkille asetetut vaatimukset laatii kolmas osapuoli, johon merkkiä hakeva toimittaja ei voi käyttää ratkaisevaa vaikutusvaltaa.

Tietyn merkin vaatimisen sijaan voidaan määritellä ne ominaisuudet, jotka hankinnan kohteella tulee olla ja todeta mitkä merkit täyttävät kyseiset vaatimukset, asettamatta vaatimukseksi kuitenkaan kyseisiä merkkejä.

Hankintayksikkö voi pyytää ehdokkaalta tai tarjoajalta selvityksen rakennusurakan toteuttamisessa tai palvelun suorittamisessa toteutettavista ympäristövaikutusten hallintaa koskevista toimenpiteistä. Esimerkki tästä on purku-urakkakilpailutuksissa vaadittava selvitys siitä, mihin ja miten syntyvä purkujäte toimitetaan.

Energiatehokkuudeltaan parhaimpia vaihtoehtoja saa käyttämällä elinkaarikustannuksia osana vertailuperusteita. Elinkaarikustannukset osoittavat tuotteen tai palvelun kaikki käytön aikaiset kustannukset, kuten ylläpito- ja energiakustannukset.

Xxxxxx on julkaissut päivitetyt ohjeet energia- ja ympäristövaikutusten huomioon ottamiseen julkisissa ajoneuvo- ja kuljetuspalveluhankinnoissa. Ohjeet löytyvät henkilö- ja pakettiautojen, henkilökuljetuspalveluiden sekä joukkoliikenteen hankintoihin.

Ohjeiden tarkoituksena on auttaa julkisia hankkijoita valitsemaan kuljetusten toteuttamiseen energiatehokkaampia ja vähäpäästöisempiä vaihtoehtoja. Ohjeessa esitellään ympäristökriteereitä, joita hankintayksiköt voivat hyödyntää tarjouspyynnöissään. Esitetyt esimerkit koskevat niitä ympäristövaikutuksia, joita laki ajoneuvojen energia- ja ympäristövaikutusten huomioon ottamisesta julkisissa hankinnoissa (1509/2011) velvoittaa huomioimaan; energiankulutus, hiilidioksidipäästöt ja säännellyt pakokaasupäästöt (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx).

3.4 Hiilineutraalius

Hiilineutraaliudella tarkoitetaan tilannetta, jossa toiminta ei muuta ilmakehän hiilipitoisuutta, toisin sanoen toiminnan nettohiilijalanjälki on nolla. Hiilineutraali yhteiskunta tuottaa ilmakehään vain sen verran hiilipäästöjä, kuin se pystyy sitomaan niitä ilmakehästä. Hiilineutraalius tarkoittaa suppeasti määriteltynä hiilidioksidipäästöjen vähentämistä nollaan tai tasapainottamista, mutta usein se laajennetaan käsittämään myös muut kasvihuonekaasut. Tällöin hiilineutraaliudella tarkoitetaan käytännössä toiminnan ilmastoneutraaliutta: toiminta ei vaikuta ilmakehän kasvihuonekaasujen pitoisuuksiin ja sitä kautta ilmaston lämpenemiseen.

Hankinnoissa on mahdollisuuksien mukaan pyrittävä hiilineutraaleihin ratkaisuihin asettamalla niin tarjoajille kuin hankinnan kohteellekin laatuvaatimuksia, joilla tavoite saavutetaan.

Vaatimukset voidaan esittää joko ehdottomina vähimmäisvaatimuksina, joiden tulee täyttyä, jotta hyväksyttävä tarjous voidaan jättää, tai pisteytyskriteereinä osana laadun vertailua

3.5 Tietosuoja-asetus (GDPR)

Henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö uudistui Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 tultua voimaan toukokuussa 2016. Asetuksen tavoitteena on varmistaa, että ihmisten oikeus henkilötietojen suojaan ja sitä kautta yksityisyyteen toteutuu myös digitaaliaikana. Sääntely pyrkii vastaamaan teknologian nopean kehityksen haasteisiin ja vahvistamaan ihmisten oikeutta valvoa henkilötietojaan.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnolliseen henkilöön eli ihmiseen liittyviä tietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, terveydentilaa koskeva tieto, sijainti tieto, verkkotunnistetieto tai käyttäjätunnus.

Henkilötiedon käsittelyllä tarkoitetaan toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tietotekniikan avulla tai manuaalisesti. Esimerkkejä tietojen käsittelystä ovat tietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, muokkaaminen, haku, kysely ja poistaminen. Tietosuoja-asetus asettaa vaatimuksia palveluntuottajan (tyypillisesti henkilötietojen käsittelijä) ja hankintayksikön (tyypillisesti rekisterinpitäjä) väliselle sopimukselle. Nämä vaatimukset on huomioitava tilanteissa, joissa palveluntuottaja tai tämän alihankkija tulee käsittelemään henkilötietoja hankintasopimuksen perusteella. Tällöin on välttämätöntä huolehtia siitä, että henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot on sopimusvelvoittein saatettu palveluntuottajan tietoisuuteen.

Kuntahankintojen julkaisemassa tietosuojaoppaassa on kuvattu tietosuoja- asetuksen keskeiset velvoitteet ja niistä johtuvat hankintasopimuksessa huomioitavat asiat.

Lisäksi oppaassa on esitetty mallilausekkeita hankintasopimukseen lisättäväksi. Ohjeessa on myös hankintasopimuksen liitteeksi tarkoitetut yksityiskohtaiset ehdot koskien henkilötietojen käsittelyä osana hankintaa.

Keskeisiä sopimukseen sisällytettäviä ehtoja ovat:

• Toimittaja noudattaa voimassa olevan henkilötietolainsäädännön edellyttämää hyvää tietojen käsittelytapaa ja henkilötietojen suojaamista koskevia säännöksiä. Toimittaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön ja tämän sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä on säädetty sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta.

• Toimittaja noudattaa henkilötietojen käsittelijänä tämän sopimuksen liitteenä olevia ehtoja henkilötietojen käsittelystä.

• Toimittaja ei saa käyttää henkilötietojen käsittelyyn alihankkijan palveluja ilman tilaajan antamaa kirjallista ennakkolupaa.

• Toimittaja ei käytä taikka muulla tavoin hyödynnä sopimuksen perusteella käsittelemiään henkilötietoja muuhun kuin sopimuksen täyttämisen mukaiseen tarkoitukseen ja silloinkin ainoastaan tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa ja tilaajan antaman ohjeistuksen mukaisesti.

• Toimittaja huolehtii tämän sopimuksen perusteella käsittelemiensä henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta omien käytäntöjensä, sopimuksen vaatimusten ja tilaajan kirjallisen ohjeistuksen mukaisesti varmistaakseen henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden.

• Toimittaja dokumentoi sovitut ja toteutetut toimenpiteet ja huolehtii sitä, että dokumentaatio on ajan tasalla. Sopijapuolet arvioivat edellä tarkoitettuja teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä ja niiden riittävyyttä säännöllisesti.

• Toimittaja käsittelee henkilötietoja ainoastaan sovitulla palvelutuotantoalueella. Mitä tässä sopimuksessa sovitaan henkilötietojen käsittelystä, koskee myös pääsyn mahdollistamista henkilötietoihin esimerkiksi hallinta- ja valvontayhteyden välityksellä.

• Jos sopijapuoli on velvollinen nimeämään tietosuojavastaavan, sopijapuoli ilmoittaa kirjallisesti tietosuojavastaavan yhteystiedot toiselle sopijapuolelle.

Jos sopimuksen kohteena on Kaustisen kunnalle kuuluvien tietojen käsittely palveluntuottajan laitteilla tai ohjelmistoilla, on sopimukseen sisällyttävä myös ehto, joka koskee tietojen palauttamista tilaajalle sopimussuhteen päättyessä. Erityisen tärkeä ehto on silloin, kuin palveluntuottaja käsittelee henkilötietoja. Ehto voi kuulua esimerkiksi seuraavasti: ”Sopimuksen päättyessä palveluntuottaja luovuttaa ilman eri kustannusta kaiken Tilaajan tietoaineiston Tilaajalle. Mikäli luovutettu tietoaineisto ei ole luettavissa yleisesti käytössä olevilla ohjelmilla ja laitteilla, muuntaa Palveluntuottaja tietoaineiston ilman eri kustannusta yleisesti käytössä olevilla ohjelmistoilla ja laitteilla luettavaan muotoon. Tietoaineisto luovutetaan sovitulla tavalla, kuitenkin yleisesti käytössä olevilla tietovälineillä.”

Lisätietoa:

xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxx- hankintojen-uudet-vaatimukset

xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx_xxxxxx/0x/0x/0x0x00xx-xx0x-00x0-x00x- da64871d1df9/tietosuojaohje.pdf

xxxx://xxxxxxxxxx.xx/xx/

3.6 Sopimuksen päättäminen

Sen lisäksi, mitä hankintasopimuksessa on sovittu, hankintayksikkö voi irtisanoa hankintasopimuksen päättymään välittömästi, jos:

• sopimukseen on tehty hankintalain 136 §:n 1 momentissa tarkoitettu olennainen muutos;

• toimittajaa on koskenut jokin hankintalain 80 §:ssä säädetyistä pakollisista poissulkemisperusteista sopimuksen tekohetkellä; tai

• sopimusta ei olisi voinut tehdä toimittajan kanssa, koska Euroopan unionin tuomioistuin on Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 258 artiklan mukaisessa menettelyssä todennut hankintayksikön rikkoneen vakavasti Euroopan unionin perussopimusten ja hankintadirektiivin mukaisia velvoitteita

4 Muutoksenhaku hankintalain soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa

4.1 Hankintaoikaisu

Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä 90 päivän kuluessa siitä, kun oikaisun kohteena ollut päätös on tehty (132 − 133 §). Hankintaoikaisu voi perustua virheelliseen lain soveltamiseen tai asiassa ilmenneeseen uuteen tietoon, joka voi vaikuttaa päätökseen.

Hankintaoikaisua voidaan käyttää myös tilanteessa, jossa hankintapäätöksen tekemisen jälkeen sopimusneuvottelut valitun tarjoajan kanssa kariutuvat tai kyseinen tarjoaja ei kykenekään toteuttamaan hankintaa. Osapuolia sitova voimassa oleva sopimus estää hankintayksikköä jo sopimusoikeudellisesti muuttamasta yksipuolisesti sopimuksen tekemiseen johtanutta ratkaisuaan. Jos osapuolet kuitenkin irtautuvat tehdystä sopimuksesta sopimusehtojen mukaisesti ja hankintaoikaisulle varattu määräaika on tämän jälkeen edelleen voimassa, voi hankintayksikkö käyttää edelleen hankintaoikaisua.

Asianosaisen on esitettävä hankintaoikaisuvaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon päätöksestä tai muusta ratkaisusta. Muutoksenhaku markkinaoikeuteen voi olla vireillä samanaikaisesti hankintaoikaisun kanssa. Hankintaoikaisun tekee tai hankintaoikaisuvaatimukseen ratkaisun antaa se, jolla on ratkaisuvalta kyseisen suuruista hankintaa tehtäessä.

4.2 Valitus markkinaoikeuteen

Hankintapäätöksestä tai muusta hankintayksikön tekemästä ratkaisusta, jolla on vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan, voi valittaa markkinaoikeuteen. Puitejärjestelyyn perustuvasta hankinnasta voi valittaa vain, jos markkinaoikeus myöntää valitusluvan.

Valitus on tehtävä pääsääntöisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun ehdokas tai tarjoaja sai tiedon päätöksestä valitusosoituksineen (ks. tarkemmin Hankintalaki 147 §). Muutosta hakevan on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuteen.

Valituksen tultua vireille markkinaoikeus voi kieltää, keskeyttää tai sallia hankintapäätöksen täytäntöönpanon taikka määrätä hankintamenettelyn muutoin keskeytettäväksi väliaikaisesti markkinaoikeuden käsittelyn ajaksi.

4.3 Kuntalain tai oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain mukainen muutoksenhaku

Markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluviin asioihin ei voi hakea muutosta kuntalain eikä oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain perusteella. Mikäli valittaja kuitenkin vetoaa julkista hankintaa koskien muun lain kuin hankintalain vastaisuuteen, voi hankinnassa tehtyyn päätökseen hakea muutosta. Tällainen tilanne on käsillä esimerkiksi silloin, kun valittaja vetoaa kunnallisvalituksella kuntalain 97 §:ssä säädettyyn.

5 Pienhankinnat

5.1 Pienhankintojen yleisperiaatteet

Pienhankinnoilla tarkoitetaan kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja. Niihin ei sovelleta hankintalakia muuten kuin hankintaoikaisua koskevilta osin (hankintalaki 135 §). Pienhankinnoissa ei ole velvollisuutta julkaista hankintailmoitusta Hilma - portaalissa.

Vaikka pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia, niissä noudatetaan julkisten hankintojen perusperiaatteita, joita ovat avoimuus, suhteellisuus, tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, suunnitelmallisuus, taloudellisuus ja kilpailuolosuhteiden hyödyntäminen.

Vähäisiä hankintoja lukuun ottamatta pienhankinnatkin tulee pääsääntöisesti kilpailuttaa ja markkinoilla olemassa oleva kilpailu tulee hyödyntää mahdollisuuksien mukaan. Pienhankinnat voidaan kilpailuttaa hankintalainsäädäntöä kevyemmillä ja joustavammilla menettelyillä. Pienhankinta voidaan poikkeustapauksessa tehdä suorana ostona tietyltä toimittajalta. Hankintamenettelyn tulee olla läpinäkyvää ja tarjoajia on kohdeltava yhdenvertaisesti.

Käytetyn hankintamenettelyn eri vaiheet dokumentoidaan asianmukaisesti myös pienhankintoja tehtäessä.

Xxxxxxxxx tulee toteuttaa mahdollisimman suunnitelmallisesti ja taloudellisesti sekä tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Hankintaa ei saa pilkkoa keinotekoisesti. Toistuvat ja selkeästi pilkotut hankinnat voidaan saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, vaikka hankintalain mukainen valitusoikeus ei muuten koske pienhankintoja. On myös huomioitava mahdollisuus toteuttaa toistuvat pienhankinnat puitejärjestelyillä.

Kaustisen kunnalla on käytössä Cloudia Pienhankinta -portaali, jota käytetään pääsääntöisesti kaikissa pienhankinnoissa.

Hankintamenettely voidaan toteuttaa poikkeuksellisesti myös joko tekemällä hintavertailua esimerkiksi sähköpostikyselyiden avulla tai lähettämällä kirjallinen

tarjouspyyntö suunnatusti potentiaalisille yrityksille. Pääsääntö on kuitenkin että, hankinnat tehdään pienhankinta- portaalin käyttäminen.

Tarjoajien kanssa voidaan tarvittaessa käydä neuvotteluja tasapuolisesti. Olennaista on kuvata menettelyn kulku avoimesti hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä.

Tarjoajan valinnassa noudatetaan tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa kerrottuja vertailuperusteita ja valintakriteereitä. Menettely kannattaa aina pitää mahdollisimman yksinkertaisena ottaen huomioon muun muassa hankinnan arvo, laatu ja tunnettu tarjonta.

Hankintojen periaatteena pidetään ”Ei kassilla kaupasta” -periaatetta, vaan kaikissa yksiköissä hyödynnetään sisäisiä hankintoja esim. toisen hallintokunnan kilpailuttamalta toimittajalta.

5.2 Tavarat ja palvelut (hankinnat alle 60.000 €)

5.2.1 Vähäiset hankinnat - arvo alle 15.000 €

Arvoltaan vähäisissä hankinnoissa varmistetaan kustannusten kohtuullisuus. Suora osto on mahdollinen pelkästään hankinnan arvon vähäisyyden perusteella. Hintavertailua voidaan tarvittaessa tehdä esimerkiksi selvittämällä hintatasoa puhelimitse tai perustuen lehti-ilmoituksiin tai verkkokauppojen päivänhintoihin. Hintavertailu dokumentoidaan.

Dokumentointi tehdään 500 €:n ylittävästä hankinnasta Dynastyyn. Vuosittain laadittavissa talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa tarkennetaan ohjeistusta.

5.2.2 Hankinnan arvo 15.001 – 19.999 €

Hankinta kilpailutetaan tarkoituksenmukaisella tavalla. Kilpailutus tehdään julkaisemalla ilmoitus Cloudia Pienhankinta -portaalissa. Hankinnasta voidaan myös julkaista ilmoitus kunnan verkkosivuilla. Ilmoituksessa viitataan siihen, että tarjoukset jätetään Cloudia Pienhankinta -portaaliin.

Suora osto ilman kilpailutusta on mahdollinen kohdan 6.5 Suorat ostot mukaisilla perusteilla.

Tämän kokoluokan hankinnat tehdään viranhaltijapäätöksellä (ks. hallintosääntö).

Uusi lause: Hallintosäännössä on mainittuna kulloinkin viranhaltijapäätöksin tehtävien hankintojen yläraja, muiden kuin siellä mainittujen viran- ja toimenhaltijoiden hankintavaltuuksista kunnanhallitus ja lautakunnat päättävät vuosittain talousarvion käyttösuunnitelman tekemisen yhteydessä.

Hankinnasta tehdään päätös Dynasty -asianhallintajärjestelmässä. Ratkaisuun tai tehtyyn päätökseen liitetään kuvaus hankintamenettelystä, hinta, valittu tarjoaja ja perustelut. Perusteluissa ilmoitetaan hylkäämisen perusteet, jos joku tarjous on hylätty sekä kuvataan tarjousten vertailu.

Viranhaltijapäätös lähetetään tiedoksi tarjouksen antaneille ja siihen liitetään oikaisuvaatimus- ja hankintaoikaisuohjeet. Dynasty -järjestelmään on tallennettu oma hankintaoikaisu- ja valitusosoitusohje pienhankinnoille. Hankintayksikön tulee täydentää siihen vain omat yhteystietonsa. Hankintapäätös tulee julkaista kunnanyleisessä tietoverkossa.

Viranhaltijapäätöksin tehtävien hankintojen yläraja on 15.000 € (alv 0 %).

5.2.3 Hankinnan arvo 20.000 € – 59.999 €

Hankinta kilpailutetaan julkaisemalla ilmoitus Cloudia Pienhankinta-portaalissa. Hankinnasta voidaan myös julkaista ilmoitus kunnan verkkosivulla, jossa viitataan tarjouspyyntöasiakirjojen sijaintiin Cloudissa.

Suora osto ilman kilpailutusta on mahdollinen kohdan 5.3 Suorat ostot mukaisilla perusteilla.

Pääsääntöisesti kaikki hankinnat suoritetaan kuitenkin kilpailuttamalla tai vähintään tekemällä hintatiedustelu 3 – 5 toimittajalta.

Tarjouspyyntö laaditaan mahdollisimman selkeästi ja riittävän yksityiskohtaisesti. Siinä tulee mainita tarjoajan kelpoisuusehdot ja miten ne todennetaan, tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet sekä keskeiset hankinnan ehdot kuten toimitusaika ja takuuehdot.

Tarjouspyynnössä ilmoitetaan myös tarvittaessa mahdollisuudesta esittää lisäkysymyksiä, mikäli hankinnan luonne sitä vaatii. Tarjouksen tekemiselle varataan kohtuullinen ja riittävä aika (yleensä vähintään 1 - 2 viikkoa) ottaen huomioon hankinnan kohteen laatu ja laajuus. Tarjousten saapumisen jälkeen on mahdollista käydä neuvotteluja tarjoajien kanssa. Cloudia Pienhankinta-portaali ohjaa tarjouspyynnön tekemisessä.

Voittanut tarjous valitaan niillä kriteereillä, jotka tarjouspyynnössä on ilmoitettu. Vaatimusten asettamisessa huomioidaan suhteellisuuden periaate.

Hankinnasta tehdään Dynasty-päätös. Päätöksestä tulee käydä ilmi kuvaus hankintamenettelystä, perustelut, hankintahinta ja valintapäätös. Perusteluissa ilmoitetaan ainakin hylkäämisen perusteet, jos joku tarjous on hylätty sekä kuvataan tarjousten vertailu. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen antaneille ja siihen liitetään oikaisuvaatimus- ja hankintaoikaisuohjeet.

Dynastyyn on tallennettu oma hankintaoikaisu- ja valitusosoitusohje hankinnoille. Hankintayksikön tulee täydentää siihen vain omat tietonsa. Hankintapäätös tulee julkaista kunnan yleisessä tietoverkossa.

5.3 Suorat ostot

Suora osto (=hankinta tehdään kysymättä tarjouksia tai tarjous pyydetään vain yhdeltä toimittajalta) on pienhankinnoissa mahdollinen, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Xxxxxxxxx vähäisyys on arvioitava sekä hankinnan arvon että luonteen perusteella.

Suora osto on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa (esim. raaka-ainemarkkinoilla noteeratut tuotteet), tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on hyvin poikkeuksellisen kiiretilanne eikä kiire johdu hankintayksiköstä. Suora osto voi olla perusteltu myös, kun kyseessä on jo hankittuun kokonaisuuteen liittyvä välttämätön lisätilaus (esim. olemassa olevan tietokoneohjelmiston päivittäminen

uudempaan versioon tai lisäosan hankinta olemassa olevaan tietokoneohjelmistoon).

Hankintalain mukaisia suorahankintaperusteita (40 − 41 §) voidaan käyttää apuna sen arvioimisessa, onko suora osto mahdollinen. Suora osto on aina perusteltava joko päätöksessä tai erillisessä muistiossa.

Suoralla ostolla ei tarkoiteta tilauksia, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen sopimusten puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä.

5.4 Sopimus/tilaus

Kansallisen kynnysarvon alittavissa ja pienhankintarajan 15.000 €:n ylittävissä hankinnoissa tehdään aina sopimus hyväksytyn toimittajan kanssa. Sopimustapaa valittaessa on otettava huomioon hankinnan koko ja laatu sekä tarve varmentaa hankinnan asianmukainen toteutuminen. Tehtyyn tilaukseen on vaadittava kirjallinen vahvistus, ellei tilaus ole vähäinen tai perustu vuosisopimukseen. Hallintosäännössä on mainittuna kunnan nimenkirjoittajat ja määrä.

Koska hankintaoikaisu ja kuntalain mukainen oikaisuvaatimus ovat mahdollisia myös pienhankinnoissa, on suositeltavaa odottaa 14 päivän oikaisuvaatimusaika päätöksen tiedoksiannosta ennen tilauksen tai hankintasopimuksen tekemistä.

Allekirjoitettu sopimus tulee liittää Dynasty -sopimushallintaan.

5.5. Materiaalien hallinnointi (varastojen hallinnointi)

Jos tavaraa on jatkuvasti saatavissa, tarpeetonta varastointia on vältettävä, ettei kohtuutonta varastoon sitoutunutta pääomaa (tai hävikkiä) synny.

Alkuperäisestä käytöstään (alkuperäisestä sijaintipaikasta) poistetut, mutta vielä käyttökelpoiset tavarat (esim. huonekalut) on uudelleensijoitettava kunnan muihin toimipisteisiin tai myytävä ostotarjousten perusteella tai julkisella huutokaupalla (esim. Huutonetissä, kiertonetissä tai kunnan muissa virallisissa ilmoituskanavissa). Näistä tavaroista ilmoitetaan laajasti kunnan eri yksiköihin ja kirjanpitoa varten tehdään ilmoitus siirretyistä tavaroista irtaimistokirjanpitoa varten.

Em. myyntitoimenpiteistä ei saa aiheutua Kaustisen kunnalle säilytys- tai kuljetuskuluja.

Mikäli uudelleen sijoitus tai myynti eivät ole taloudellisesti perusteltuja, voidaan käytöstä poistettu irtain omaisuus hävittää tai lahjoitta yleishyödylliseen käyttöön. Hävittämisen tai lahjoittamisen edut säilyttämiseen verrattuna on voitava taloudellisina tai muina erityisinä perusteina osoittaa.

Suojeltavaa aineisto (esim. tietotekniset laitteet) sisältävien tuotteiden jatkokäsittelyyn on noudatettava erityistä huolellisuutta. It-laitteet on toimitettava it- asiantuntijalle tarkastettavaksi ja tyhjennettäväksi ennen jatkokäsittelyyn siirtämistä.

5.6 Muutoksenhaku pienhankinnoissa

Pienhankinnoissa sovelletaan hankintalain 132 §:n mukaista hankintaoikaisua (hankintalaki 135 §). Lisäksi sovellettavaksi tulee kuntalain mukainen muutoksenhaku. Pienhankinnoista tehtyjä päätöksiä ei voi saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi.

Hankintalain tarkoittamien asianosaisten osalta hankintalain hankintaoikaisua koskevat säännökset tulevat erityislainsäädäntöön sisältyvinä sovellettaviksi ensisijaisesti. Muiden kuin hankintalain tarkoittamien asianosaisten kuten kuntalaisten osalta käytössä on ainoastaan kuntalain mukainen oikaisuvaatimus.

Sekä hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen että kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen takia annettuun kunnan viranomaisen päätökseen haetaan muutosta siten kuin kunnallisvalituksesta on säädetty eli valittamalla hallinto- oikeuteen.

5.7 Paikallisuus

Hankintalain mukaan paikallisuutta ei voi suosia. Paikallisuutta voi edistää kuitenkin pilkkomalla hankintoja pienempiin osiin tai laittamalla tarjouspyyntöön kriteereitä, joilla tämän voi hankintalain mukaisesti toteuttaa.

Tällaisia voivat olla esim.

• pilkotut vihannekset tulee toimittaa 24 h:n kuluessa pilkkomisesta

• leivät tulee toimittaa määrätyn tuntimäärän kuluessa pakkaamisesta eivätkä ne saa olla raakapakasteita

• huollon tulee olla paikalla viimeistään x ajan kuluttua huoltokutsusta.

On kuitenkin varottava sellaisia kriteereitä, joilla rajoitetaan kilpailua.

6 Hankinta-asiakirjat

6.1 Asiakirjajulkisuus

Hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Julkisuuslain mukaan tarjouspyyntö tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu (hankintalaki 6 § 1 mom. 2 kohta). Hankintaa ja urakkaa samoin kuin muuta tarjousten perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskeva tarjouksen täydennyspyyntö ja tarjousasian käsittelyä varten laaditut selvitykset ja muut asiakirjat tulevat julkiseksi, kun sopimus asiassa on tehty (6 § 1 mom. 3 kohta). Julkista hankintaa koskevat osallistumishakemukset, tarjoukset sekä muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi vasta, kun sopimus asiassa on tehty (7 § 2 mom).

Asiakirjat saattavat sisältää jossain määrin liikesalaisuutena salassa pidettävää tietoa. Liikesalaisuutena voidaan pitää tietoa, jolla on taloudellista arvoa ja joka ei ole yleisesti tiedossa.

Tarjousten osalta on huomattava, että hankintamenettelyssä asianosaisena olevalla tulee kuitenkin olla oikeus saada tietoa tarjousasiakirjoista esimerkiksi muutoksenhakua varten jo ennen näiden tuloa yleisesti julkiseksi (hankintalaki 11

§). Asianosaisella ei ole silloinkaan oikeutta saada tietoa toisen tarjoajan liikesalaisuudesta. Vertailuperusteena käytetty kokonaishinta ei voi olla liikesalaisuus.

Ehdokkaita on tarkoituksenmukaista pyytää esittämään tarjouksissa ja/tai osallistumishakemuksissa annettavat liikesalaisuuden piiriin luettavat tiedot tarjousasiakirjan liitteissä.

6.2 Asiakirjojen säilytys

Hankinta-asiakirjat säilytetään huolellisesti arkistolakia ja kunnan omia ohjeita noudattaen. Jatkossa asiakirjat säilytetään sähköisessä arkistossa tai muussa tietojärjestelmässä ottaen huomioon asiakirjojen säilytysaika. Hankinta-asiakirjoista hyväksytyt tarjoukset ja siihen liittyvät asiakirjat säilytetään Dynastyn sähköisessä arkistossa (huom. Cloudia ei ole arkistointijärjestelmä).

Tarjouspyyntöasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät asiakirjat siirretään myös Dynastyyn.

7 Tilaajavastuu

Lakia tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006, tilaajavastuulaki) sovelletaan sekä kansallisiin että pienhankintoihin.

Tilaajavastuulaki koskee yli 7.500 euron arvoista työtä, joka tehdään tilaajaorganisaatiossa tai yli 10 päivän vuokratyötä.

Työn tulee liittyä tilaajan työtiloissa tai työkohteessa tavanomaisesti suoritettaviin tehtäviin tai kuljetuksiin. Jos tilaajavastuulain edellytykset täyttyvät, valitulta toimittajalta tulee vaatia ennen sopimuksen/tilauksen tekemistä tilaajavastuulain mukaiset selvitykset (kaupparekisteri-, ennakkoperintärekisteri- ja työnantajarekisteriote, todistus verojen ja eläkevakuutusten maksamisesta, selvitys sovellettavasta työehtosopimuksesta ja työterveyshuollon järjestämisestä).

8 Hankinnat ja muut ohjeistukset

Hankintoja ohjataan myös mm. hallintosäännöllä sekä talousarvion täytäntöönpano-ohjeella.

Hankinnoissa on huomioitava mm. seuraavat lait ja ohjeet:

• Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) sekä sitä täydentävät säädökset

• Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja teletoiminnan alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (1398/2016)

• Tilaajavastuulaki (133/2006

• Laki sähköisestä asioinnissa viranomaistoiminnassa (13/2003)

• Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

• Julkisten hankintojen neuvontayksikön (JHNY) xxxxxxx xxxxxx

• Xxxxxxxxxxx ja EU-kynnysarvot

• Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeet.

9 Voimaantulo

Tämä hankintaohje tulee voimaan, kun kunnanhallituksen päätös on lainvoimainen 1.11.2023.

Tällä hankintaohjeella kumotaan Kaustisen kunnanhallituksen 14.6.2011 § 99 hyväksymät Kaustisen kunnan hankintasääntö.

Document Metadata

Table of Contents

Kaustisen kunnan Hankintasääntö

Document Metadata