Hankintayksikkö
Hankintayksikkö
Pohjois-Karjalan hankintatoimi
Mukana olevat muut yhteisöt
Joensuun kaupunki
Asia ja sen selvitys
Tarjouspyyntö 422573 Laulutapahtuman äänentoisto / Joensuun kaupunki
Xxxxxxxxx kuvaus:
Pohjois-Karjalan hankintatoimi kilpailutti koululaisten laulutapahtuman äänentoistopalvelun hankinnan vuodeksi 2023 + mahdollisuus jatkaa sopimusta tämän jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.
Sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana tämän jälkeen molemminpuolisella kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla 3.6.2023 lähtien.
Mikäli sopimus jatkuu, sovelletaan optiokaudella hankintasopimusta entisin ehdoin, sen mukaisesti kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä. Xxxxxxxxxx jättäessään ja allekirjoittaessaan hankintasopimuksen sopimustoimittaja sitoutuu omalta osaltaan siihen, että sopimus jatkuu
mainitun määräajan, mikäli Pohjois-Karjalan hankintatoimi niin haluaa.
Koululaisten laulutapahtuma järjestetään Joensuun laulurinteellä 2.6.2023 klo
18.00. Tapahtumaan osallistuu noin 6 200 lasta. Yleisöä tapahtuma on kerännyt vuosittain noin 15 000–20 000 henkeä. Tilaisuuden mittasuhteet asettavat äänentoistolle erityisvaatimuksia.
Hankintasopimus tehdään yhden (1) tarjoajan kanssa.
Hankintamenettely
Avoin menettely
Tarjouspyyntö lähetetty
13.12.2022 klo 16:07
Määräaikaan 13.01.2023 klo 12:00 mennessä saapui yhteensä 2 tarjousta
- Tuuparecords Oy |
- GURU Entertainment Security Oy |
Päätös
Päätös tehty
26.01.2023
Päätös:
Päätöksenteon perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, max. 100 pistettä, jota arvioidaan tarjouspyynnön mukaisesti kokonaishankintana.
Hinnan osuus max. 50 pistettä:
- Hintapisteet lasketaan kaavalla halvin hinta / tarjottu hinta x 50 p. Muu vertailuun vaikuttava pisteytys max. 50 pistettä:
1. Palveluntuottajan asiantuntemus, ammattitaito, koulutus ja kokemus (arvioidaan palvelun suunnittelusta ja toteuttamisesta keskeisesti vastaavan henkilön ja hänen varahenkilöiden asiantuntemusta, ammattitaitoa ja koulutusta ja kokemusta vastaavista tuotannoista), max. 10 pistettä.
Mainitut osa-alueet arvioidaan tilaajan asiantuntijoiden toimesta sen mukaan, kuinka hyvin ne soveltuvat tilaajan haluamaan tahtotilaan asteikolla:
Erinomainen, Hyvä, Tyydyttävä, Välttävä, Huono tai ei sovellu ollenkaan (johtaa tarjouksen hylkäämiseen).
Kymmenen pisteen (10 p) toteutuksessa tarjoajan (ml. varahenkilön/- henkilöiden) asiantuntemus ja ammattitaito soveltuvat ko. tapahtuman toteuttamiseen erinomaisesti. Tarjoajalla on soveltuva koulutus tapahtuman järjestämiseen ja/tai muulla tavoin hankittu osaaminen ja kokemus palvelun
suunnitteluun ja toteuttamiseen. Mikäli edellä mainituissa on pieniä puutteita, on toteutus hyvä (7 p). Mikäli on jonkin verran puutteita, on toteutus tyydyttävä (4 p). Mikäli on suurehkoja puutteita, on toteutus välttävä (1 p). Mikäli niissä on merkittäviä puutteita, on toteutus huono (0 p) ja tarjous hylätään.
2. Käytettävissä oleva laitteisto ja ja kuvaus tapahtumaan käytettävästä äänentoistojärjestelmästä (arvioidaan palveluntuottajan käytössä olevan laitteiston sopivuus sopimuksen piiriin kuuluvien palveluiden toteuttamiseen). Palveluntuottajan on tullut ladata tarjouksen liitteeksi aluekartta2022_Laulurinne_tyhjä.pdf -liitteeseen kuvaus, kuinka kaiuttimet ym. sijoitetaan alueelle, max. 40 pistettä.
Käytettävissä olevan laitteiston osalta arvioidaan sen soveltuvuus tapahtuman toteutukseen. Erinomaisessa toteutuksessa (40 p) äänenpaine ei muodostu millään alueella häiritsevän voimakkaaksi. Pää-äänentoistojärjestelmän lisäksi on viivästettyjä kaiutinlinjoja kuuntelualueella. Toteutuksessa on huomioitu tarpeellinen määrä mikrofoneja ja monitoroinnit sekä äänisyötöt on toteutettu ammattimaisesti. Käytettävän laitteiston katsotaan soveltuvat tapahtuman toteutukseen erinomaisesti. Mikäli edellä mainituissa on pieniä puutteita, on toteutus hyvä (25 p). Mikäli on jonkin verran puutteita, on toteutus tyydyttävä (15 p). Mikäli niissä on suurehkoja puutteita, on toteutus välttävä (5 p). Mikäli niissä on merkittäviä puutteita, on toteutus huono (0 p) ja tarjous hylätään.
Pisteytys, pisteiden määräytyminen ja laskukaavat ovat nähtävillä hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta sekä laitteiston osalta erillisestä laadullisen arvioinnin liitteestä "422573_Laadullinen vertailu_laitteisto".
Tilaaja ei käytä optiota: isot näytöt tapahtuma-alueelle ja kuvauspalvelu, vaan kilpailuttaa ko. palvelun tarvittaessa myöhemmin.
Päätän, että sopimus koululaisten laulutapahtuman äänentoistopalvelun hankinnasta vuodeksi 2023 tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen Tuuparecords Oy:n kanssa.
Sopimus koskee 2.6.2023 järjestettävää laulutapahtumaa. Sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana tämän jälkeen molemminpuolisella kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla 3.6.2023 lähtien.
Päätöksen perustelu:
Päätöksenteon perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, max. 100 pistettä, jota arvioidaan tarjouspyynnön mukaisesti kokonaishankintana.
Valittu toimittaja/toimittajat:
Tuuparecords Oy
-
Nähtävänäpito:
Päätös asetetaan yleisesti nähtäväksi yleisessä tietoverkossa 26.1.2023.
Allekirjoitus
Xxxxx Xxxxxxx
Lisätietoja päätöksestä
Xxxxx Xxxxxxx, x000 000000000