HENKILÖKOHTAISEN AVUN PALVELUSETELIN SÄÄNTÖKIRJA
VERSIO 1.0/1.11.2021
HENKILÖKOHTAISEN AVUN PALVELUSETELIN SÄÄNTÖKIRJA
Hyväksytty Naantalin sosiaali- ja terveyslautakunnassa 16.12.2021
Voimaantulo 1.1.2022
Sisällys
3. Palvelujärjestelmän osapuolten oikeudellinen asema 3
5. Palveluntuottajaa koskevat yleiset velvoitteet 5
6. Asiakkaan oikeusturvakeinot ja velvollisuudet 6
7. Palvelun tavoite ja sisältö 7
8. Palvelun laatuvaatimukset 8
9. Laadun hallinta ja valvonta 9
9.2. Palveluntuottajan omavalvonta 9
9.3 Vuosittain päivitettävät liitteet 10
10. Palvelusetelin arvo ja sen myöntäminen 10
12. Sopimusehdot palveluntuottajan ja asiakkaan väliseen sopimukseen 11
12.1. Palvelukerran peruutus 11
12.2. Palvelun virhe ja viivästyminen 12
12.3. Palvelun viivästyminen ja virheen seuraamukset 12
12.4. Reklamaatio ja palaute 13
13. Rekisterinpito ja salassapito 13
13.3. Tietosuojasopimus ja käsittelytoimenkuvaus 14
14. Muut ohjeet ja määräykset 15
15. Sääntökirjan muuttaminen 15
16. Palveluntuottajan hyväksymisen peruuttaminen 15
17. Palvelusetelin myöntäjän riippumattomuus 16
18. Sääntökirjan voimassaoloaika 16
19. Palvelujen tuottamiseen sovellettava lainsäädäntö 16
LIITE 1. Naantalin kaupungille toimitettavat liitteet 16
LIITE 2 Käsittelytoimen kuvaus 17
LIITE 4. Henkilökohtaisen avun laskutus 22
Tätä sääntökirjaa noudatetaan, kun kunta järjestää henkilökohtaisen avun palveluita asiakkailleen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä annetun lain (569/2009) mukaisesti. Sääntökirjassa kunta asettaa palvelusetelilain 5 §:ssä tarkoitetut hyväksy- miskriteerit palveluntuottajille. Kunta velvoittaa, että palveluntuottajat noudattavat sääntökirjan määräyksiä.
Määritelmät tässä sääntökirjassa:
1) Palvelusetelillä tarkoitetaan henkilökohtaiseen apuun oikeutetulle asiakkaalle kunnan viranhaltijapäätöksellä myöntämiä palveluseteleitä, joiden mukaan kunta korvaa palveluntuottajalle palvelusetelissä mainitun palvelun kustannukset palve- lusetelin arvon mukaisesti.
2) Henkilökohtaisella avulla tarkoitetaan vaikeavammaisen henkilön (asiakkaan) välttämätöntä avustamista kotona ja kodin ulkopuolella päivittäisissä toimissa, työssä ja opiskelussa, harrastuksissa, yhteiskunnallisessa osallistumisessa tai sosiaalisen vuorovaikutuksen ylläpitämisessä.
3) Asiakkaalla tarkoitetaan sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista anne- tun lain 3 §:n 1 kohdassa tarkoitettua asiakasta.
4) Asiakkaalta ei peritä omavastuuosuutta eikä muita kuluja palvelusetelillä tuotetta- vasta henkilökohtainen apu –palvelusta.
5) Palveluntuottajalla tarkoitetaan yksityistä palveluntuottajaa, joka täyttää kyseiselle toiminnalle yksityisistä sosiaalipalveluista annetussa laissa (922/2011) asetetut vaatimukset. Kunta hyväksyy henkilökohtaisen avun palveluntuottajat sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä annetun lain 4 §:n mukaisesti.
6) Lisäpalveluilla tarkoitetaan asiakkaan vammaispalvelulain mukaiseen palvelu- suunnitelmaan kuulumattomia palveluita, jotka asiakas hankkii omaehtoisesti ja myös maksaa itse.
7) Palvelusetelijärjestelmässä kunta ei tule sopimusosapuoleksi, kun palvelusta so- vitaan, sillä kyseessä on kuluttajan asemassa olevan asiakkaan ja palveluntuotta- jan välinen sopimus.
3. Palvelujärjestelmän osapuolten oikeudellinen asema
Kunta toimii palvelun järjestäjänä hyväksymällä palveluntuottajiksi ne, jotka täyttävät sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä annetun lain 5 §:n 1 mom:n 1–4 kohtien vaatimukset sekä kunnan asettamat muut vaatimukset ja ehdot. Kunta tekee päätök- sen palveluntuottajaksi hyväksymisestä ja merkitsee hyväksymänsä palveluntuottajat lain 4 §:n 3 mom:ssa tarkoitettuun luetteloon.
Kunta voi lopettaa palvelujen järjestämisen palvelusetelillä, jolloin kunnan on järjestet- tävä henkilökohtainen apu jollakin toisella tavalla.
Palvelun järjestäminen palvelusetelillä ei muodosta sopimussuhdetta kunnan ja palve- luntuottajan välille eikä kunnan ja asiakkaan välille. Kunta ei muutoinkaan vastaa asi- akkaan ja palveluntuottajan palvelusuorituksista eikä velvoitteiden noudattamisesta
toisiaan kohtaan. Se ei myöskään vastaa heidän toisilleen tai kolmannelle osapuolelle aiheuttamistaan vahingoista.
Kunta valvoo palveluntuottajien toimintaa sen mukaisesti kuin tässä sääntökirjassa jäl- jempänä määrätään. Kunnalla on oikeus saada palveluntuottajalta palvelutuotan- toonsa liittyvät tiedot ja selvitykset.
Xxxxx päättää alihankkijoiden hyväksymisestä, kun kyseessä on peruspalveluun (hoi- toon ja huolenpitoon) liittyvä alihankkija. Jos palveluntuottaja käyttää alihankkijaa tu- kipalveluissa, palveluntuottajan tulee tehdä kunnalle ilmoitus alihankkijasta. Kunta voi perustellusta syystä kieltää palveluntuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa.
Kunta päättää siitä, kuka on oikeutettu saamaan palvelusetelin kyseiseen palveluun. Kunta ei sitoudu osoittamaan asiakkaita palveluntuottajalle.
Kunta voi tarjota palveluseteliä palvelun hankkimiseksi asiakkaalle, joka täyttää hen- kilökohtaisen avun myöntämisedellytykset.
Asiakkaalla on oikeus kieltäytyä hänelle tarjotusta palvelusetelistä, jolloin kunnan tulee ohjata hänet muilla tavoin järjestämiensä palvelujen piiriin.
Asiakasta voi edustaa asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 9 §:n 1 mo- mentin sekä potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 6 § 2 momentin mukaisissa tapauksissa hänen laillinen edustajansa, lähiomainen tai muu läheinen henkilö.
Palvelusetelin myöntämisestä annetaan asiakkaalle viranhaltijapäätös. Päätöksen ohessa asiakkaalle annetaan palveluseteli/seteleitä, joiden voimassaoloaika on pää- töksen voimassaoloaika tai enintään yksi vuosi. Jos palveluseteli myönnetään useam- malle vuodelle kerrallaan tai toistaiseksi, asiakas saa uudet palvelusetelit yhdessä so- vitulla tavalla esimerkiksi palvelusuunnitelman päivittämisen yhteydessä.
Kun asiakas ottaa käyttöönsä palvelusetelin, asiakas valitsee palveluntuottajan kun- nan hyväksymien henkilökohtaisen avun palvelusetelituottajien luettelosta, joka on nähtävillä kunnan verkkosivuilla. Asiakas tai edellä mainittu edustaja tekee valitun pal- veluntuottajan kanssa sopimuksen palvelusta. Tätä sopimussuhdetta koskevat sopi- muksen sisällön mukaan määräytyvät kuluttajaoikeuden ja sopimusoikeuden sään- nökset sekä oikeusperiaatteet.
Asiakas on velvollinen tilausta tehdessään ilmoittamaan palveluntuottajalle sellaiset tiedossaan olevat seikat, jotka vaikuttavat olennaisesti henkilökohtainen apu -palve- lun asianmukaiseen toteuttamiseen.
Asiakas on oikeutettu käyttämään palveluseteliä vain kunnan hyväksymän palvelun- tuottajan tuottamien, tämän sääntökirjan ja viranhaltijapäätöksen tarkoittamien palve- lujen maksamiseen.
Asiakas maksaa hankkimiensa lisäpalveluiden maksut palveluntuottajalle heidän kes- kinäisen sopimuksensa mukaisesti.
Mikäli kunta lopettaa palvelusetelijärjestelmän, niin asiakkaan palvelun tarve ja palve- lunsaantiin liittyvät asiat arvioidaan asiakaskohtaisesti.
Palveluntuottaja tekee asiakkaan kanssa palvelusopimuksen palvelun sisällöstä. Li- säksi sopimuksessa on eritelty palveluntuottajan ja asiakkaan vastuut sekä velvolli- suudet.
Palveluntuottaja on asiakkaaseen nähden kuluttajansuojalaissa tarkoitettu elinkeinon- harjoittaja. Palveluntuottajan oikeudellinen asema, kuten vastuu palvelun markkinoin- nin lainmukaisuudesta, palvelun viivästyksestä ja palvelun virheestä sekä palvelun ai- heuttamasta vahingosta, määräytyy edellä mainitun kuluttajasuojalain lukujen sään- nösten sekä oikeusperiaatteiden mukaisesti.
Mahdolliset vahingot korvataan ensisijaisesti palveluntuottajan vakuutuksesta, ja viime kädessä palveluntuottaja vastaa niistä vahingonkorvauslain mukaisesti.
Kunta toimii palvelujen järjestäjänä hyväksymällä palveluntuottajiksi ne palveluntuot- tajat, jotka täyttävät sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä annetun lain 5 §:n
1. mom:n kohtien 1–4 vaatimukset sekä kunnan asettamat muut vaatimukset ja eh- dot.
Kunnan tulee ottaa palveluntuottajan valintaa koskeva asia käsittelyyn yhden (1) kuu- kauden kuluessa palveluntuottajan ilmoittautumisesta. Kunnan tulee tehdä päätös pal- veluntuottajan hyväksymisestä tai hylkäämisestä kolmen (3) kuukauden kuluessa siitä, kun palveluntuottaja on toimittanut kaikki tarvittavat asiakirjat kunnalle.
Kunta voi asettaa palveluntuottajien hyväksymiskriteeriksi sen, että palvelusetelillä tuo- tettava palvelu saa maksaa enintään tietyn euromäärän.
Kunta voi lopettaa palvelujen järjestämisen palvelusetelillä, jolloin palveluntuottajia koskevat hyväksymispäätökset lakkaavat.
Kunta päättää siitä, kuka on oikeutettu saamaan palvelusetelin kyseiseen palveluun. Kunnan on selvitettävä asiakkaalle tämän asema palveluseteliä käytettäessä.
Kunta ei vastaa palveluntuottajan palvelujen saajalle aiheuttamista vahingoista, eikä se myöskään vastaa peruuntuneista palvelutapahtumista aiheutuneista kustannuk- sista.
Kunta ei sitoudu osoittamaan asiakkaita palveluntuottajalle. Kunnan tulee pitää luetteloa hyväksymistään palveluntuottajista.
Kunnan tulee huolehtia siitä, että tiedot palveluntuottajista, näiden tuottamista kysei- sistä palveluista ja niiden hinnoista ovat julkisesti saatavilla internetissä ja muulla so- veltuvalla tavalla.
5. Palveluntuottajaa koskevat yleiset velvoitteet
Palveluntuottajan tulee olla merkitty ennakkoperintärekisteriin.
Palveluntuottajan tulee täyttää yksityisistä sosiaalipalveluista annetussa laissa (922/2011) asetetut vaatimukset. Vähimmäisvaatimuksena henkilökohtainen apu –pal- velussa on, että palveluntuottajan tulee tehdä kirjallinen ilmoitus toiminnastaan kun- nalle, jossa palvelua tuotetaan. Jos palvelujen tuottaja on hakenut lupaa ympärivuoro- kautisen sosiaalipalvelun tuottamiseen alueen aluehallintovirastolta tai Sosiaali- ja ter- veysalan lupa- ja valvontavirastolta, niin erillistä em. ilmoitusta ei tarvitse tehdä, jos ilmoituksenvarainen toiminta on mainittu lupahakemuksessa.
Alle 18-vuotialle palvelua tarjoavien yritysten tulee huolehtia siitä, että henkilökunnan rikosrekisteriotteet tarkistetaan työsuhteen alkaessa (Laki lasten kanssa työskentele- vien rikostaustan selvittämisestä 504/2002). Tarkistuspäivä ja rikosrekisteriotteen an- tamispäivä tulee merkitä työntekijän tietoihin tai muuhun rekisteriin, joka on palvelun- tuottajan hallussa.
Palveluntuottajalla tulee olla voimassa vastuuvakuutus, jonka vakuutusmäärän voi- daan, palvelutoiminnan laatu ja laajuus huomioon ottaen, arvioida riittävän toiminnasta aiheutuvien henkilövahinkojen korvaamiseen, ja muut toiminnan edellyttämät voi- massa olevat vakuutukset.
Palveluntuottajan palvelun tulee olla sisällöltään ja laadultaan vähintään tämän sään- tökirjan mukainen.
Palvelun markkinoinnin tulee olla hyvän tavan mukaista ja täyttää kuluttajansuojalain vaatimukset.
Palvelun tulee täyttää sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 4 §:ssä säädetyt hyvän sosiaalihuollon sekä hyvän kohtelun vaatimukset.
Palveluntuottaja on velvollinen toimittamaan kunnalle tästä sääntökirjasta ilmenevät tiedot ja selvitykset.
Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan tämän sääntökirjan ehtoja siitä alkaen, kun palveluntuottaja hyväksytään palvelusetelillä toteutettavan henkilökohtaisen avun pal- veluntuottajaksi. Palveluntuottaja sitoutuu sääntökirjaan myös kunnan muuttaessa sääntökirjan ehtoja, jollei ole asiasta muuta ilmoittanut. Mikäli palveluntuottaja ei si- toudu uusiin ehtoihin, niin palveluntuottaja tullaan poistamaan sähköisestä järjestel- mästä (palveluntuottajarekisteristä).
Palveluntuottajan on noudatettava palveluntuottajaa ja sen toimintaa koskevaa lain- säädäntöä sekä kaikkia viranomaismääräyksiä ja ohjeita.
Jos palveluntuottaja sopii asiakkaan kanssa muusta kuin tässä sääntökirjassa määri- tellystä palvelusta, niin palveluntuottaja vastaa sen palvelun sisällöstä ja laadusta sekä pitää palvelun tuottamista varten keräämistään asiakastiedoista erillistä rekisteriä.
Palveluntuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Palvelun- tuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan ja alihankkijoita koskevat samat vaa- timukset kuin palveluntuottajaa.
6. Asiakkaan oikeusturvakeinot ja velvollisuudet
Asiakasta koskevat sosiaalihuollon asiakaslain mukaiset oikeudet, kuten asiakkaan mielipiteen, itsemääräämisoikeuden ja osallistumisen huomioiminen; asiakkaan hyvä kohtelu, palvelu ja hoito; palvelu- ja hoitosuunnitelmien laadinta ja tietojen asianmu- kainen käsittely sekä asiakkaan oikeusturvakeinojen käyttö.
Asiakkaan tulee ilmoittaa hyvissä ajoin tiedossaan olevista palvelutarpeen määräaikai- sista keskeytyksistä, kuten kuntoutusjaksosta, lomamatkasta tms.
Jos sovittua aikaa ei ole peruttu tai asiakas ei ole sovitusti paikalla, niin hän menettää sovitun ajan hänelle myönnetyistä palvelutunneista.
Asiakas voi hakea muutosta saamaansa palvelusetelipäätökseen oikaisuvaatimuk- sella, joka osoitetaan sosiaali- ja terveyslautakunnalle. Muutoksenhakuohjeet anne- taan viranhaltijapäätöksessä.
Asiakkaalla on oikeus tehdä muistutus saamastaan kohtelusta sosiaalihuollon toimin- tayksikön vastuuhenkilölle tai sosiaalihuollon johtavalle viranhaltijalle, siten kuin sosi- aalihuoltolaissa säädetään. Asiakas voi myös olla yhteydessä palveluun liittyvistä epä- kohdista potilas- tai sosiaaliasiamieheen ja/tai tehdä kantelun valvontaviranomaisille, kuten aluehallintovirastolle (AVI).
Asiakas voi viedä kuluttajariitalautakunnan käsiteltäväksi asiakkaan ja palveluntuotta- jan välisen erimielisyyden (esimerkiksi palvelun viivästys, virhe tai palvelun aiheuttama vahinko). Tällöin sopimusriidassa käytetään tulkinta-apuna kuluttajariitalautakunnassa muodostunutta aikaisempaa ratkaisukäytäntöä. Myös muut kuluttajaviranomaiset, ku- ten kuluttajavirasto, kuluttaja-asiamies ja kuluttajaneuvonta, ovat asiassa toimivaltai- sia. Asiakas voi myös nostaa asiasta kanteen käräjäoikeudessa.
Erimielisyystilanteissa asiakkaan tulee ensisijaisesti ottaa yhteys palvelutuottajaan asian selvittämiseksi ja sopimiseksi.
7. Palvelun tavoite ja sisältö
Vammaispalvelulain mukainen henkilökohtainen apu -palvelu tarkoittaa apua niissä ta- vanomaiseen elämään liittyvissä toimissa, jotka henkilö tekisi itse, mutta ei niistä vam- mansa tai sairautensa vuoksi kokonaan tai osittain itse selviä. Henkilökohtaisella avulla tarkoitetaan vaikeavammaisen henkilön (asiakkaan) välttämätöntä avustamista kotona ja kodin ulkopuolella päivittäisissä toimissa, työssä ja opiskelussa, harrastuksissa, yh- teiskunnallisessa osallistumisessa tai sosiaalisen vuorovaikutuksen ylläpitämisessä.
Henkilökohtaista apua eivät ole avun tarpeet, joiden toteuttaminen edellyttää hoivaa, hoitoa ja valvontaa ja joita toteutetaan esim. lääketieteellisin perustein jonkun muun kuin asiakkaan määrittelemän sisällön ja tavan perusteella.
Palvelusetelin käyttö henkilökohtaisessa avussa edellyttää aina vammaispalvelulain mukaisen (8 c §) henkilökohtaisen avun kriteerien toteutumista (vaikeavammaisuus, toistuva ja välttämätön avun tarve). Avun tarve tulee olla todettu palvelusuunnitel- massa. Asiakkaalla tulee olla kyky ja tosiasiallinen mahdollisuus käyttää palvelusete- liä.
Palvelusuunnitelmasta tulee käydä ilmi, mitä asiakas tarvitsee ja millä järjestämista- voilla asiakkaan tarpeiden mukaiset palvelut on tarkoituksenmukaista toteuttaa. Myön- nettävästä palvelusta ja sen toteuttamistavasta tehdään viranhaltijapäätös.
Asiakas määrittelee päätöksen/palvelusetelin mukaisesti tarvitsemansa avun palvelua tilatessaan. Käytännön avustamistilanteessa asiakas ohjaa ja neuvoo avustajaa. Ti- lauksen yhteydessä asiakas ja palveluntuottaja sopivat myös palvelun kestosta ja ai- katauluista. Palveluntuottaja vastaa siitä, että avustaja on sovitussa paikassa sovittuun aikaan.
Henkilökohtainen apu -palvelun on sisällöltään, suoritustavaltaan ja laadultaan vastat- tava sitä, mitä voidaan katsoa sovitun. Palvelu on suoritettava laadukkaasti ja huolelli- sesti ottaen huomioon asiakkaan mielipiteet ja etu.
Palveluntuottajan tulee olla yhteydessä kuntaan, jos asiakkaan tilassa tapahtuu oleel- lisia palveluntarpeen muutoksia. Mikäli asiakas ei enää tarvitse kaikkia niitä palveluita, jotka on palvelusetelipäätöksen yhteydessä arvioitu tarpeellisiksi, tai asiakkaan kuntoi- suus on heikentynyt, tulee palvelusuunnitelma ja henkilökohtaisen avun päätös tarkis- taa.
Palveluntuottajan palvelun tulee olla sisällöltään ja laadultaan vähintään tämän sään- tökirjan mukainen. Palveluntuottaja on määritellyt ja dokumentoinut laatuvaatimuk- sensa sekä keskeiset laatutavoitteensa suhteessa tarjottavaan palveluun ja toimin- taansa nähden. Palveluntuottajalla on omavalvontasuunnitelma, joka sisältää toiminta- ajatuksen ja toimintasuunnitelman.
Palvelun tulee täyttää sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain mukaisesti oikeus hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun.
Palveluntuottajan tulee noudattaa huolellisuutta tietojen käsittelyssä ja huolehtia esi- merkiksi siitä, että salassa pidettäviä tietoja käsitellään oikein. Palveluntuottajan tulee käsitellä asiakirjoja siten kuin tietosuojalaissa (1050/2018), EU:n yleisessä tietosuoja- asetuksessa (EU 679/2016) ja laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen kä- sittelystä (159/2007) sekä muussa sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädännössä sää- detään.
Palveluntuottajan on otettava uusi asiakas vastaan mahdollisimman pian palvelun ti- laamisesta.
Palvelupalautteen toimittaminen on määritelty kohdassa Rekisterinpito.
Palveluntuottaja vastaa siitä, että avustajana toimivat henkilöt kykenevät henkilökoh- tainen apu –palvelun antamiseen.
Jos palveluntuottajalla on työsuhteessa enemmän kuin kolme työntekijää, palvelujen vastuuhenkilöllä tulee olla sosiaali- ja/tai terveysalan korkeakoulututkinto tai vastaava tutkinto, alan tuntemus ja riittävä johtamistaito.
Kun palveluntuottaja palkkaa terveydenhuollon ammattihenkilöstöä, palveluntuottaja sitoutuu tarkistamaan henkilön tiedot Valviran ylläpitämästä sosiaali- ja terveydenhuol- lon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä JulkiTerhikistä.
Palveluntuottajan on huolehdittava henkilöstönsä ammattitaidon säilymisestä ja kehit- tämisestä sekä riittävästä täydennyskoulutuksesta.
Palveluntuottaja vastaa siitä, että avustajana toimivat osaavat toimia kansalaistaitojen tasolla esim. hätätilanteissa.
Palveluntuottaja vastaa siitä, että avustajana toimivilla on esittää kuvallinen henkilö- kortti (ajokortti, passi tai muu) asiakkaan luokse mennessään.
Henkilökunnan tulee tehdä tarvittaessa yhteistyötä asiakkaan omaisten ja läheisten kanssa.
Henkilökunnan tulee olla suomen kielen taitoista. Ruotsinkielisellä asiakkaalla on oi- keus saada palvelua valintansa mukaan joko suomen tai ruotsin kielellä. Palvelua tulee olla mahdollista saada myös muulla kielellä. Selkokieli on tärkeä kaikissa kanssa- käymisissä.
9. Laadun hallinta ja valvonta
Kunta ja aluehallintovirasto sekä Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Val- vira toimivat yksityisten sosiaalipalvelujen sekä yksityisen terveydenhuollon lupa- ja valvontaviranomaisina.
Kunta valvoo hyväksymiensä palveluntuottajien palvelujen laatua ja varmistaa, että palvelujen laatu täyttää palvelusetelilain ja sääntökirjan mukaiset kriteerit.
Palveluntuottaja hyväksyy kunnan tekemät asiakaspalautekyselyt palveluseteliä käyt- täville asiakkailleen.
Kunnalla on oikeus tarkistaa palveluntuottajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä sähköisen järjestelmän avulla.
9.2. Palveluntuottajan omavalvonta
Palveluntuottajalla tulee olla dokumentoidut laatuvaatimukset, keskeiset laatutavoitteet ja omavalvontasuunnitelma (Valviran lomake), jonka tulee olla palvelujen laadunhallin- nan ja palvelutoiminnan kehittämisen väline. Omavalvontasuunnitelma tulee olla alle- kirjoitettu ja päivätty.
Omavalvonnan menettelytapojen ja toimintaperiaatteiden on toteuduttava palvelun- tuottajan kaikessa toiminnassa.
Palveluntuottajan on seurattava palvelun toteutumista, laatua ja asiakas- / potilastur- vallisuutta jatkuvasti.
Palveluntuottajan on varmistettava, että omavalvontasuunnitelma on käyty läpi henki- lökunnan (ja alihankkijoiden) kanssa, ja että sitä noudatetaan.
Palveluntuottaja dokumentoi keräämänsä manuaalisen asiakaspalautteen. Palvelun- tuottajan tulee hyödyntää palautetta toimintansa kehittämisessä. Palveluntuottaja luo- vuttaa kunnalle tiedot suorittamistaan asiakaspalautekyselyistä.
Palveluntuottajan tulee raportoida niistä palvelusetelillä tuotettua palvelua koskevista valituksista, kanteluista ja reklamaatioihin johtaneista syistä sekä niiden seurauksena tehdyistä toimenpiteistä, jotka eivät ole sähköisessä järjestelmässä. Raportti tulee liittää toimintakertomukseen.
Palveluntuottajan tulee informoida kuntaa tarjoamiensa palvelujen laadunvalvonnasta, joka sisältyy osaksi omavalvontasuunnitelmaa.
Palveluntuottajan tulee oma-aloitteisesti ilmoittaa kunnalle olennaisista toiminnan ja palvelun muutoksista. Ks. kohta: Hyväksymisen peruutus ja toiminnan muutokset.
9.3 Vuosittain päivitettävät liitteet
Palveluntuottajan tulee laatia vuosittain toimintakertomus, joka sisältää muun muassa keskeisten laatutavoitteiden toteutumisen ja tilinpäätöksen.
Lisäksi palveluntuottajan tulee toimittaa seuraavat asiakirjat vuosittain:
- omavalvontasuunnitelma
- veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty
- vakuutusyhtiön todistus riittävän vastuuvakuutuksen voimassaolosta
- työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen voimassaolosta
- YEL-vakuutustodistus
Kunta voi pyytää liitteiden päivitystä tai muita liitteitä tarvittaessa myös muuna ajan- kohtana kuin edellä mainittuna.
10. Palvelusetelin arvo ja sen myöntäminen
Kunta määrittelee palvelusetelin arvon. Palvelusetelien arviot vahvistetaan vuosittain sosiaali- ja terveyslautakunnassa.
Palvelusetelillä tuotettavista palveluista palveluntuottaja voi maksimissaan periä ohei- sen taulukon mukaisen tuntihinnan (€).
klo | €/h | |
Arkisin ja lauantaisin | 6 – 23 | 24,00 |
Arkisin ja lauantaisin | 23 – 6 | 30,00 |
Sunnuntaisin/pyhäpäivisin | 6 – 23 | 48,00 |
Sunnuntaisin/pyhäpäivisin | 23 - 6 | 52,00 |
Jos palveluntarve muuttuu, kunta arvioi uudelleen, onko palvelusetelin käyttö edelleen paras vaihtoehto henkilökohtaisen avun toteuttamiseksi. Tällöin palvelusetelipäätös voidaan perua ja asiakkaan palvelut järjestää muulla tavoin (esimerkiksi työnantaja- mallilla).
Kunta maksaa palveluntuottajalle palvelusetelin arvon ja toteutuneen palvelun mukai- sen summan laskua vastaan. Laskutusjakso on yksi kuukausi.
Palveluntuottaja ei laskuta asiakasta toteutuneista palvelusetelipalveluista.
Asiakkaalla on palvelussa esiintyneen virheen tai viivästyksen perusteella oikeus (vel- vollisuus) pidättyä hyväksymästä palveluntuottajan palvelusuoritusta siltä osin kuin palvelua ei ole suoritettu asianmukaisesti. Näissä tapauksissa asiakkaan tulisi ottaa yhteys myös palvelusetelin myöntäneeseen viranhaltijaan, jotta kyseistä palvelutapah- tumaa ei hyväksytä maksuun.
Edelleen voidaan myös käyttää manuaalista raportointia, jonka asiakas kuittaa. Kunta määrittelee toimintatavat.
Jos asiakas ei hyväksy palvelusuoritusta, palveluntuottajalla on mahdollisuus antaa vastine kunnalle. Jos kunta hyväksyy vastineen, niin palvelusetelin arvo suoritetaan palveluntuottajalle.
Palveluseteliä voi käyttää vain palvelusetelipäätöksessä ja sähköisessä järjestelmässä varattuihin henkilökohtaisen avun palveluihin.
Palvelun palvelusetelin laskutus tapahtuu 15 minuutin tarkkuudella.
Matka-ajasta ja matkakilometreistä ei makseta erillistä korvausta. Myöskään laskutus- lisiä ei hyväksytä.
Laskutus tapahtuu verkkolaskutuksella.
12. Sopimusehdot palveluntuottajan ja asiakkaan väliseen sopimukseen
Palveluntuottaja tekee asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa kanssa kirjallisen so- pimuksen, jossa tulee eritellä palveluseteliin kuuluva palvelu sekä palveluntuottajan ja asiakkaan vastuut sekä velvollisuudet.
Asiakkaan ja palveluntuottajan välisessä sopimuksessa sovitut tunnit tehdään asiak- kaan luona ja/tai asiakkaan kanssa sovitun mukaisesti asiakkaan kotona tai muussa paikassa. Matka-ajat asiakkaan luokse ja luota eivät sisälly avustusaikaan.
Palvelusopimus voidaan tehdä koskemaan kertaluonteista yksittäistä palvelua, määrä- ajaksi tai enintään asiakkaan kunnalta saaman palvelusetelin voimassaolon ajaksi.
Kertaluonteinen palvelusopimus päättyy ilman irtisanomista palvelun tultua tuotetuksi.
Määräaikainen sopimus päättyy ilman irtisanomista sopimukseen merkittynä päätty- mispäivänä tai se voidaan irtisanoa molemmin puolin. Irtisanomisaika on kaksi (2) viikkoa.
Jos palveluntuottaja on tekemässä toiminnanmuutosta (esim. toiminnan supistaminen tai lopettaminen), joka koskee useaa asiakasta, on tästä tehtävä ensin ilmoitus kun- nalle. Ilmoitus on tehtävä myöhemmin selvitetyin määräajoin.
Palveluntuottaja voi yksipuolisesti peruuttaa sovitun palvelukerran viimeistään seitse- män (7) päivää ennen palvelun tuottamiseen sovittua alkamisaikaa. Palveluntuottajan tulee ilmoittaa asiakkaalle heidän keskinäisen sopimuksensa mukaisesti peruutuk- sesta. Lähtökohtaisesti palveluntuottajan tulee järjestää asiakkaalle sijainen toteutta- maan palvelun.
Muissa tilanteissa palveluntuottaja tiedottaa palvelun toteuttamisen esteestä asiak- kaalle heti, kun se on palveluntuottajan tiedossa, ja sopii korvaavasta avusta asiakkaan kanssa.
Asiakas tai hänen edustajansa voi peruuttaa ennalta sovitun avustuskerran ilmoitta- malla palveluntuottajalle peruutuksesta viimeistään 24 tuntia ennen sovittua avustus- kertaa. Kunta ei maksa näistä perutuista tapahtumista. Myöhemmin peruttu tai peruut- tamatta jätetty avustusaika katsotaan kokonaan toteutuneeksi.
Asiakkaan tulee ilmoittaa yllättävästä tapahtumasta, kuten sairaalahoitoon joutumi- sesta, johtuvasta avustuskerran peruuntumisesta välittömästi tai heti, kun se on mah- dollista.
Palvelun peruutukseksi ei katsota vähäisiä ja asiakkaan sekä palveluntuottajan yh- dessä sopimia muutoksia palvelun toteuttamisen paikassa ja aikatauluissa.
12.2. Palvelun virhe ja viivästyminen
Jos palvelu poikkeaa siitä, mitä palvelun sisällöstä ja laadusta on palvelusopimuk- sessa sovittu, siinä on virhe. Palveluntuottajalla on todistustaakka siitä, että palvelu on suoritettu ammattitaitoisesti ja huolellisesti.
Palvelussa on myös virhe, jos se ei vastaa niitä tietoja, jotka palveluntuottaja on anta- nut palvelun sisällöstä tai suorituksestaan taikka muista palveluksen laatua koskevista seikoista, kun palvelusta on markkinoitu tai muuten ennen sopimuksentekoa, ja joiden voidaan olettaa vaikuttaneen asiakkaan päätöksentekoon. Sama koskee palvelua suo- ritettaessa annettuja tietoja, joiden voidaan olettaa vaikuttaneen asiakkaan päätöksen- tekoon. Palvelussa on niin ikään virhe, jos palveluntuottaja ei ole antanut asiakkaalle tietoa sellaisesta seikasta, josta tämän olisi pitänyt olla selvillä ja josta tämä perustel- lusti saattoi olettaa saavansa tiedon.
Palvelun toteuttamisen aikatauluraameista sovitaan yksilöllisessä palvelusopimuk- sessa.
Palvelu on viivästynyt, jos palvelua ei toteuteta sovitussa aikataulussa.
12.3. Palvelun viivästyminen ja virheen seuraamukset
Palveluntuottajalla on oikeus oikaista palvelun virhe ja viivästyksestä (esim. palvelun- tuottajan myöhästymisestä) aiheutunut haitta omalla kustannuksellaan, jos palvelun- tuottaja tarjoutuu tekemään sen viipymättä asiakkaan ilmoittaessa virheestä tai viiväs- tyksestä ja asiakas suostuu oikaisuun (esimerkiksi palveluntuottajan omalla kustan- nuksella). Virhe- ja viivästystilanteissa asiakkaalla on aina oikeus vaatia palveluntuot- tajalta sopimuksen täyttämistä.
Jollei virhettä tai viivästystä voida oikaista tai sitä ei tehdä kohtuullisessa ajassa siitä, kun asiakas ilmoitti viivästyksestä tai virheestä, asiakkaalla on oikeus saada hyvitystä tai asiakas voi teettää saamatta jääneen palvelun toisella palveluntuottajalla sopimus- rikkomuksen tehneen palveluntuottajan kustannuksella.
Xxxxxxx saa purkaa sopimuksen ilman irtisanomisaikaa palveluntuottajan virheen tai viivästyksen vuoksi, jos sopimusrikkomus on olennainen. (Esimerkiksi työntekijä ei
saavu lainkaan työpaikalle, eikä palveluntuottaja ilmoita tästä asiakkaalle tai järjestä välittömästi korvaavaa apua; työntekijä laiminlyö olennaisesti sovitun avun toteuttami- sen; työntekijä esiintyy työpaikalla päihtyneenä, rikkoo turvallisuusmääräyksiä tai te- kee palvelua suorittaessaan rikoksen, tai sopimusrikkomukset ovat toistuvia).
Asiakkaalla on oikeus korvaukseen välittömästä vahingosta, jonka hän kärsii palvelun- tuottajan viivästyksen tai virheen vuoksi. Palveluntuottaja ei ole vastuussa viivästyksen aiheuttamista vahingoista, jos palveluntuottaja osoittaa, että viivästys johtuu hänen vai- kutusmahdollisuuksiensa ulkopuolella olevasta esteestä, jota hänen ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon sopimusta tehtäessä ja jonka seurauksia hän ei myöskään kohtuudella olisi voinut välttää eikä voittaa.
Asiakkaalla on oikeus saada korvausta palvelun viivästymisen tai virheen aiheutta- mista välillisistä vahingoista vain silloin, kun viivästys tai virhe johtuu palveluntuottajan puolella olevasta huolimattomuudesta.
Asiakas on aina velvollinen toimimaan siten, etteivät viivästyksen tai virheen aiheutta- mat vahingot lisäänny aiheettomasti hänen toimiensa tai laiminlyöntiensä seurauk- sena.
Asiakkaan pitää ilmoittaa palveluntuottajalle palvelun viivästymisestä tai havaitsemas- taan virheestä kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun hän havaitsi viivästyksen tai vir- heen. Palveluntuottajan palveluihin liittyvät reklamaatiot on esitettävä suoraan palve- luntuottajalle ensisijaisesti kirjallisesti. Asiakas voi myös soittaa huomautettavasta asi- asta palveluntuottajalle. Asiakas saa edellä sanotun estämättä vedota palvelun virhee- seen ja viivästykseen, jos palveluntuottaja on menetellyt törkeän huolimattomasti tai kunnianvastaisesti ja arvottomasti. Palveluntuottajan tulee vastata reklamaatioon vii- vytyksettä ja viimeistään kahden viikon sisällä. Asiakkaalle tulee pääsääntöisesti lähet- tää vastine kirjallisesti.
Asiakas voi antaa palveluntuottajalle ja kunnalle palautetta palvelun laadusta sekä muista palveluun liittyvistä seikoista. Palautteeseen tulee vastata viivytyksettä kirjalli- sesti.
Palautetta tulee käyttää palveluntuottajan toiminnan laadun ja asianmukaisuuden arvi- ointiin ja palvelun kehittämiseen.
13. Rekisterinpito ja salassapito
Kunta on palvelusetelillä järjestettävässä palvelussa muodostuvien asiakastietojen EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679) tarkoitettu rekisterinpitäjä, ja pal- veluntuottaja toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun.
Muodostuvat asiakirjat, esimerkiksi asiakaskertomukset, ovat kunnan asiakirjoja, vaikka palveluntuottaja laatii, säilyttää ja arkistoi ne.
Palveluntuottajalla tulee olla edellytykset tietoturvalliseen rekisterinpitoon, ja kunnalla tulee olla mahdollisuus päästä palveluntuottajan kunnan lukuun pitämiin henkilörekis- tereihin.
Palveluntuottaja on velvollinen noudattamaan asiakirjojen säilyttämisessä, hävittämi- sessä ja arkistoinnissa vastaavia kunnallista toimintaa koskevia säännöksiä ja ohjeita (muun muassa laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsitte- lystä (159/2007) ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)).
Palveluntuottajalla tulee olla nimetty tietosuojavastaava sekä rekisterinpidosta vas- taava henkilö.
Asiakkaan tulee olla tietoinen, että häntä koskevia tietoja on dokumentoitu palvelun- tuottajan kunnan lukuun pitämään rekisteriin. Dokumentoinnin tulee noudattaa hyviä dokumentointitapoja.
Palveluntuottajan tulee informoida asiakasta siitä, mitä tietoja palveluntuottaja merkit- see asiakkaasta asiakaskertomukseen.
Mikäli palveluntuottaja toimii mainittujen säädösten vastaisesti ja tästä aiheutuu kun- nalle rekisterinpitäjänä vahinkoa, palveluntuottaja on velvollinen korvaamaan aiheut- tamansa vahingon.
Asiakkaan asiakirjat tulee toimittaa kunnalle, kun asiakkaan palvelu päättyy (Sosiaali- palvelut, os. Xxxxxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxx).
Palveluntuottajan lopettaessa toimintansa tulee varmistaa, että kaikki kunnan lukuun pidetyt asiakas- ja rekisteritiedot on siirretty kunnalle.
Palveluseteliyrittäjä huolehtii siitä, ettei palveluja annettaessa ja toiminnassa muutoin tietoon tullutta yksityistä tai perheen salaisuutta luvatta ilmaista, ja että salassapidossa muutoinkin noudatetaan voimassa olevia säädöksiä.
Palveluntuottajan ja sen alihankkijan työntekijät, muut työntekijät palvelussuhteen laa- dusta riippumatta sekä opiskelijat ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia asiakkaittensa asioista. Vaitiolovelvollisuus on voimassa myös työsopimuksen, harjoittelusopimuk- sen tai alihankintasopimuksen päätyttyä. Palveluntuottaja on velvollinen ottamaan huomioon salassapitoa koskevat määräykset alihankintasopimuksia tehdessään.
Palveluntuottaja vastaa myös siitä, että asiakkaan tietoja pääsevät käsittelemään vain ne henkilöt, joiden työtehtävien kannalta se on välttämätöntä ja jotka ovat allekirjoitta- neet salassapitosopimuksen.
Palveluntuottajan tulee järjestää henkilökunnalle säännöllisesti tietoturva- ja tietosuo- jakoulutusta.
Kunta sitoutuu pitämään salassa palveluntuottajan liike- ja ammattisalaisuudet.
13.3. Tietosuojasopimus ja käsittelytoimenkuvaus
Henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa on tarkemmin käsitelty liitteissä; Käsittelytoi- men kuvaus, liite 2 ja Tietosuojasopimus, liite 3. Palveluntuottajan on laadittava tieto- suoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste omista käsittelytoimistaan. Tämä henki- lötietojen käsittely on kuvattu liitteessä 2. Mikäli tämä liite ja Tietosuojasopimus ovat ristiriidassa, niin henkilötietojen käsittelyn osalta sovelletaan ensisijaisesti Tietosuoja- sopimusta.
Palveluseteliyrittäjä sitoutuu liitteiden sisältöön sitoutuessaan tämän sääntökirjan mui- hinkin ehtoihin.
14. Muut ohjeet ja määräykset
Palvelusetelin kattoarvon korottamisesta päätetään sosiaali- ja terveyslautakunnassa. Korottamisesta annetaan tieto hyväksytyille palveluseteliyrittäjille.
Jos palveluntuottaja päättää alentaa aiemmin esittämiään hintoja, niin uusista hin- noista tulee lähettää ilmoitus kunnalle kuukausi ennen hintojen muutosta.
Arvonlisäverolain 37 §:n mukaan veroa ei suoriteta sosiaalihuoltona tapahtuvasta pal- velujen ja tavaroiden myymisestä.
Palveluseteli on saajalleen veroton etuus. Verottomuus edellyttää, että palveluseteli on myönnetty selvästi määriteltyihin palveluihin, se on henkilökohtainen eikä sitä voi siirtää toiselle henkilölle.
Palveluseteliä käytettäessä asiakkaan omavastuu ei oikeuta kotitalousvähennykseen tuloverotuksessa.
Kunnalla on oikeus tehdä muutoksia tämän sääntökirjan ja sen liitteiden sisältämiin määräyksiin. Kunta ilmoittaa palveluntuottajalle muutoksista kirjallisesti välittömästi päätöksen tekemisen jälkeen. Mikäli palveluntuottaja ei halua tulla sidotuksi muuttu- neisiin sääntöihin, sen tulee ilmoittaa siitä kunnalle kirjallisesti kuudenkymmenen (60) päivän kuluessa muutosilmoituksen lähettämisestä. Mikäli kunnalle ei toimiteta edellä mainittua ilmoitusta, palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan muuttuneita ehtoja muu- tosilmoituksessa mainitusta päivästä lukien, mutta kuitenkin aikaisintaan kuusikym- mentä (60) päivää muutosilmoituksen toimittamisesta.
16. Palveluntuottajan hyväksymisen peruuttaminen
Kunnan tulee peruuttaa palveluntuottajan hyväksyminen ja poistaa palveluntuottajan nimi hyväksyttyjen palveluntuottajien listasta välittömästi ilman irtisanomisaikaa, mi- käli
- hyviä hoito- ja palvelukäytäntöjä ei noudateta
- palveluntuottaja ei noudata sääntökirjan ehtoja kunnan kirjallisesta kehotuksesta huolimatta
- laissa ja tässä sääntökirjassa hyväksymiselle asetetut edellytykset eivät enää täyty
- jos tapahtumakirjauksia ei tehdä säännöllisesti tai kirjauksissa on jatkuvasti palvelun- tuottajasta johtuvaa viivettä, niin palveluntuottaja voidaan kehotuksen jälkeen poistaa palvelusetelituottajien rekisteristä.
- palveluntuottaja on tullut maksukyvyttömäksi, ei ole kyennyt hoitamaan laskujaan eräpäivään mennessä, on aloittanut akordimenettelyn, on asetettu selvitystilaan tai on välittömässä vaarassa tulla asetetuksi selvitystilaan
- palveluntuottaja tai joku sen johtoon kuuluva henkilö on tuomittu syyllisenä elin- keinotoimintaan liittyvässä rikoksessa
- yritys on asetettu liiketoimintakieltoon.
Kunnan tulee peruuttaa palveluntuottajan hyväksyminen, jos palveluntuottaja pyytää hyväksymisensä peruuttamista. Peruuttaminen voidaan tehdä pääsääntöisesti aikai- sintaan 3 kuukauden kuluttua peruuttamispyynnöstä.
Toiminnan muutoksesta, keskeyttämisestä ja lopettamisesta sekä vastuuhenkilön vaihtumisesta tulee tehdä kirjallinen ilmoitus kunnalle.
17. Palvelusetelin myöntäjän riippumattomuus
Kunnan puolesta palvelusetelin myöntämisestä päättänyt henkilö ei voi olla hoidosta tai sosiaalipalvelusta vastaavana henkilönä tai hallinnollisessa luottamusasemassa palveluntuottajalla. Palvelusetelin myöntäneellä henkilöllä ei myöskään saa olla mer- kittävää omistusta, eikä hän saa käyttää merkittävää päätösvaltaa palveluntuottajassa tai palveluntuottajan kanssa samaan konserniin kuuluvassa yhteisössä (yli 10 prosent- tia osakkeista, osuuksista tai äänivallasta). Omistusrajoitus ei koske palveluntuottajaa, jonka osakkeilla käydään kauppaa arvopaperipörssissä.
18. Sääntökirjan voimassaoloaika
Tämä sääntökirja on voimassa 1.3.2022 alkaen toistaiseksi.
19. Palvelujen tuottamiseen sovellettava lainsäädäntö
Palveluun sovelletaan Suomen lainsäädäntöä.
LIITE 1. Naantalin kaupungille toimitettavat liitteet
Palveluntuottajan on toimitettava seuraavat liitteet palvelusetelirekisteriin hakeutuessa:
1) Aluehallintoviraston todistus kuulumisesta yksityisten sosiaalipalvelujen tuottajien rekisteriin TAI
Naantalin kaupungin sosiaali- ja terveyspalveluista saatu lausunto, jossa on todettu henkilö- kohtainen apu -palvelunne ilmoituksen varaiseksi sosiaalipalveluksi
2) Raportti Luotettava Kumppani -ohjelmasta TAI
a) Kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot
b) Veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty
c) Vakuutusyhtiön todistus riittävän vastuuvakuutuksen voimassaolosta
d) Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläke- vakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutus- maksuja koskeva maksusopimus on tehty
e) todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suo- rittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksu- sopimus on tehty
f) selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista
g) selvitys työterveyshuollon järjestämisestä.
3) Omavalvontasuunnitelma
4) Toimintakertomus
Lisäksi palveluntuottajan tulee toimittaa vuosittain kohdan 9.3. mukaiset asiakirjat.
Kunta voi pyytää liitteiden päivitystä tai muita liitteitä tarvittaessa myös muuna ajankohtana kuin edellä mainittuna.
LIITE 2 Käsittelytoimen kuvaus
1. Osapuolet
Naantalin kaupungin sosiaalipalvelut (myöh. kaupunki). Sääntökirjaan sitoutunut ja palvelusetelituottajaksi hyväksytty palveluseteliyrittäjä (myöh. myös käsittelijä).
2. Dokumentin tarkoitus
Naantalin kaupungin sosiaalipalvelujen hyväksymän palvelusetelituottajan tulee sitou- tua tähän dokumenttiin palveluntuottajan käsitellessä Naantalin kaupungin sosiaali- palvelujen henkilörekisteriin kuuluvia henkilötietoja.
Sääntökirjan liitteenä on Tietosuojasopimus, jossa määritetään henkilötietojen käsit- telyä koskevat ehdot. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa sekä asiakirjojen ristiriitatilanteissa noudatetaan ensisijaisesti Tietosuojasopimusta ja tätä Käsittelytoi- mien kuvausta.
Tässä dokumentissa kuvataan käsittelytoimet, joita palveluntuottaja henkilötietojen käsittelijänä tekee Naantalin kaupungin sosiaalipalvelujen puolesta, henkilötietojen tyypit sekä käsiteltävät henkilötiedot.
Henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava sääntökirjan liitteenä olevaa Tietosuoja- sopimusta, sääntökirjaa sekä Naantalin kaupungin sosiaalipalvelujen ohjeita.
3. Henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät
Palveluntuottaja käsittelee kaupungin puolesta asiakkaan ja puolesta-asiointioikeuden saaneiden henkilötietoja.
4. Käsittelyn luonne ja tarkoitus
Sääntökirjan mukaisesti palvelusetelituottajaksi hyväksytty palveluntuottaja saa käsi- tellä puolesta-asiointioikeuden saaneiden henkilöiden ja palveluseteliasiakkaan hen- kilötietoja siltä osin, kun se on asiakkaan palvelun ja hoidon kannalta välttämätöntä.
5. Henkilötietojen käsittelyn kesto
Palvelusetelituottaja käsittelee palveluseteliasiakkaan tietoja palvelun tai hoidon kes- ton ajan, jonka jälkeen tietojen käsittely tietosuojasopimuksen ja sääntökirjan mukai- sesti.
1. Yleistä
Tässä asiakirjassa sovitaan henkilötietojen käsittelystä sellaisissa tapauksissa, joissa palvelusetelituottaja käsittelee Naantalin kaupungin sosiaalipalvelujen (myöh. myös kaupunki) henkilötietoja kaupungin puolesta. Tämän sopimuksen ehtojen noudattami- sen lisäksi liitteenä on käsittelytoimien kuvauksen, josta käy ilmi, mitä henkilötietoja käsitellään, miten ja mihin tarkoitukseen; Liite, Käsittelytoimien kuvaus.
Naantalin kaupungin sosiaalipalvelut on rekisterinpitäjä. Palveluntuottaja noudattaa henkilötietojen käsittelijänä tämän sopimuksen liitteenä olevia ehtoja henkilötietojen käsittelystä.
Tässä liitteessä määritellään kaupungin ja palvelusetelituottajaa sitovasti ne henkilö- tietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevat ehdot, joiden mukaisesti Palveluntuottaja kaupungin toimeksiannosta käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta. Näissä eh- doissa kuvatuista palvelusetelituottajan toimenpiteistä ja velvollisuuksista ei suoriteta erillistä korvausta, ellei toisin ole näissä ehdoissa sovittu.
Henkilötietojen käsittelyn osalta noudatetaan ensisijaisesti tätä Tietosuojasopimusta, mikäli saman toimittajan kanssa oleva muu sopimus on ristiriidassa tämän Tietosuo- jasopimuksen ehtojen kanssa.
Palvelusetelituottaja noudattaa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttä- miä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Palvelusetelituottaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuo- jalainsäädännön ja sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty.
Jos sopijapuoli on maksanut rekisteröidylle korvauksen tietosuojalainsäädännön rik- komisen johdosta aiheutuneesta vahingosta, on tällä sopijapuolella oikeus sovittujen vastuunrajoitusten rajoittamatta periä samaan tietojenkäsittelyyn osallistuneelta toi- selta sopijapuolelta tämän vahingonkorvausvastuuta vastaava osuus rekisteröidylle maksetusta korvauksesta. Sopijapuolen vastuu rekisteröidylle aiheutuneesta vahin- gosta määräytyy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan 4 kohdan tai muussa tietosuojalainsäädännössä olevan vastaavan määräyksen mukaan.
2. Osapuolten roolit henkilötietojen käsittelyssä
Käsiteltäessä henkilötietoja Naantalin kaupungin sosiaalipalvelut on rekisterinpitäjä ja palvelusetelituottaja henkilötietojen käsittelijä (jäljempänä myös ”käsittelijä”), ellei hen- kilötietojen käsittelyn tarkoituksesta muuta johdu. ”Naantalin kaupungin sosiaalipalve- lujen henkilötiedoilla” tarkoitetaan näissä ehdoissa henkilötietoja, joista kaupunki vas- taa rekisterinpitäjänä.
Henkilötietojen käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus sekä henkilötietojen tyypit ja re- kisteröityjen ryhmät sekä rekisterinpitäjän ja käsittelijän velvollisuudet ja oikeudet ku- vataan näiden ehtojen liitteenä olevassa Käsittelytoimien kuvauksessa tai sääntökir- jassa.
Palvelusetelituottaja sitoutuu noudattamaan sääntökirjassa ja käsittelytoimien kuvauk- sessa olevia ehtoja ja kuvauksia. Naantalin kaupungin sosiaalipalvelut vastaa ohjeis- tuksen ylläpidosta ja saatavuudesta.
3. Palvelusetelituottajan yleiset velvollisuudet
Palvelusetelituottaja käsittelee henkilötietoja sääntökirjan ja kaupungin antamien oh- jeiden mukaisesti. Ryhmittymän ollessa käsittelijänä tämän sopimusliitteen velvoitteet koskevat kaikkia ryhmittymän jäseniä, ja ryhmittymän käyttämiä alihankkijoita, jotka osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn.
Palvelusetelituottaja toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla se varmistaa, että kaupungin henkilötietojen käsittely tapahtuu sääntökirjan ja
sopimuksen vaatimusten ja sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Toimenpiteiden tarkoi- tuksena on varmistaa henkilötietojen lainmukainen käsittely sekä käsittelyjärjestel- mien ja palveluiden luottamuksellisuus, eheys, saatavuus ja vikasietoisuus.
Palvelusetelituottaja ei käsittele eikä muulla tavoin hyödynnä käsittelemiään henkilö- tietoja muutoin kuin asiakkaan palveluiden mukaisessa tarkoituksessa ja laajuudessa.
Palvelusetelituottaja nimeää tietosuojavastaavan tai tietosuojasta vastaavan yhteys- henkilön kaupungin henkilötietoihin liittyviä yhteydenottoja varten. Nimettyjen henki- löiden yhteystiedot on merkitty omavalvontasuunnitelmaan.
Palvelusetelituottaja saattaa kaupungin saataville tämän pyynnöstä kaikki tiedot, jotka kaupunki tarvitsee rekisterinpitäjälle ja palvelusetelituottajalle säädettyjen velvolli- suuksien noudattamisen osoittamista varten, ja osallistuu pyydettäessä sovitulla ta- valla kaupungin vastuulla olevien kuvausten ja muiden dokumenttien, kuten vaikutus- tenarvioinnin, laatimiseen ja ylläpitämiseen sekä tietosuoja-asetuksen mukaisen en- nakkokuulemisen suorittamiseen.
Palvelusetelituottaja ilmoittaa kaupungille viipymättä kaikista rekisteröityjen pyyn- nöistä, jotka koskevat rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Palvelusetelituottaja ei itse vastaa näihin pyyntöihin. Palvelusetelituottaja avustaa kaupunkia, jotta kaupunki pystyy täyttämään velvollisuutensa vastata näihin pyyntöihin. Pyynnöt voivat edellyt- tää palvelusetelituottajalta esimerkiksi avustamista rekisteröidylle tiedottamisessa ja viestinnässä, rekisteröidyn pääsyoikeuden toteuttamisessa, henkilötietojen oikaisemi- sessa tai poistamisessa, käsittelyn rajoittamisen toteuttamisessa.
Palvelusetelituottaja sallii kaupungin tai sen valtuuttaman auditoijan suorittamat tar- kastukset sekä osallistuu niihin.
4. Kaupungin ohjeet
Palvelusetelituottaja noudattaa kaupungin henkilötietojen käsittelyssä sääntökirjassa ja näissä erityisehdoissa sovittuja ehtoja sekä muita mahdollisia kaupungin kirjallisia ohjeita. Kaupunki vastaa ohjeiden ylläpidosta ja saatavuudesta. Palvelusetelituottaja ilmoittaa ilman aiheetonta viivytystä kaupungille, jos kaupungin antamat ohjeet ovat puutteellisia tai jos palvelusetelituottaja epäilee niitä lainvastaisiksi.
Kaupungilla on oikeus muuttaa, täydentää ja päivittää palvelusetelituottajalle antami- aan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevia ohjeita. Jos ohjeiden muutoksista aiheutuu muita kuin vähäisiä muutoksia, niiden vaikutuksesta sovitaan erikseen.
5. Palveluhenkilöstö
Palvelusetelituottaja varmistaa, että kaikki sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on oikeus käsitellä kaupungin henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan sääntökir- jassa sovittuja salassapitoehtoja tai heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvolli- suus.
Palvelusetelituottaja varmistaa, että jokainen sen alaisuudessa toimiva henkilö, jolla on pääsy kaupungin henkilötietoihin, on tietoinen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä velvoitteistaan ja käsittelee niitä ainoastaan sääntökirjan ja kaupungin ohjeiden mu- kaisesti.
6. Alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja
Siltä osin kuin palvelusetelituottaja käyttää toiminnassaan alihankkijoita, jotka käsitte- levät henkilötietoja, alihankintaan sovelletaan sääntökirjan lisäksi tässä liitteessä ku- vattuja ehtoja.
Jos palvelusetelituottajan alihankkija käsittelee kaupungin henkilötietoja, alihankkijan käyttäminen edellyttää, että palvelusetelituottaja on allekirjoittanut alihankkijan kanssa sopimuksen siitä, että sääntökirjan ehtoja liitteineen noudatetaan, erityisesti huomioi- den Käsittelytoimien kuvauksen ja Tietosuojasopimuksen.
Palvelusetelituottaja varmistaa, että sääntökirjan ja tämän sopimuksen mukainen kau- pungin tarkastusoikeus voidaan ulottaa alihankkijaan.
Palvelusetelituottaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuin omastaan. Pal- velusetelituottaja vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan henkilötieto- jen käsittelijälle asetettuja velvoitteita. Jos kaupunki perustellusti katsoo, että palvelu- setelituottajan alihankkija ei täytä tietosuojavelvoitteitaan, kaupungilla on oikeus vaa- tia palvelusetelituottajaa vaihtamaan alihankkijaa.
Palvelusetelituottajan tulee huomioida, että kaikissa palvelusetelipalveluissa ei ole sääntökirjan mukaan lainkaan mahdollista käyttää alihankkijoita.
7. Palvelun paikka
Ellei palvelun tuottamispaikasta ole toisin sovittu, palvelusetelituottajalla on oikeus kä- sitellä kaupungin henkilötietoja ainoastaan Euroopan talousalueella. Mitä sääntökir- jassa ja näissä erityisehdoissa sovitaan henkilötietojen käsittelystä, koskee myös pää- syn mahdollistamista kaupungin henkilötietoihin esimerkiksi hallinta- ja valvontayhtey- den välityksellä.
Palvelusetelituottajaa ei saa siirtää kaupungin henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Tietoturvaloukkaukset
Palvelusetelituottajan on ilmoitettava kaupungille kirjallisesti tietoonsa tulleesta henki- lötietojen tietoturvaloukkauksesta 24 tunnin kuluessa tiedon saamisesta. Lisäksi pal- velusetelituottaja sitoutuu ilmoittamaan kaupungille ilman aiheetonta viivytystä muista palvelun häiriö- tai ongelmatilanteista, joilla voi olla vaikutuksia rekisteröityjen ase- maan ja oikeuksiin.
Palvelusetelituottajan on annettava kaupungille vähintään seuraavat tiedot tietoturva- loukkauksesta:
- tapahtuneen tietoturvaloukkauksen kuvaus, mukaan lukien asianomaisten rekiste- röityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioi- dut lukumäärät sillä tarkkuudella kuin nämä ovat tiedossa;
- tietosuojavastaavan tai muun vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot, jolta voi saada asiassa lisätietoja;
- kuvaus tietoturvaloukkauksen todennäköisistä seurauksista; ja
- kuvaus toimenpiteistä, joita palvelusetelituottaja ehdottaa tai joita se on jo toteut- tanut tietoturvaloukkauksen johdosta, ja tarvittaessa toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.
Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen havaittuaan palvelusetelituottaja ryhtyy viipy- mättä toimenpiteisiin tietoturvaloukkauksen poistamiseksi ja sen vaikutusten rajoitta- miseksi ja korjaamiseksi.
9. Henkilötietojen käsittelyn päättyminen
Hyväksynnän voimassaoloaikana palvelusetelituottaja ei saa poistaa kaupungin lu- kuun käsittelemiään henkilötietoja ilman kaupungin nimenomaista pyyntöä.
Palvelusetelituottajan hyväksynnän päättyessä palvelusetelituottaja palauttaa kau- pungille kaikki kaupungin puolesta käsitellyt henkilötiedot sekä hävittää omilta taltioil- taan mahdolliset kopiot henkilötiedoista, ellei muuta ole sovittu. Tietoja ei saa poistaa, jos lainsäädännössä tai viranomaisen määräyksellä on edellytetty, että palveluntuot- taja säilyttää henkilötiedot.
10. Sitoutuminen tietosuojasopimukseen
Palveluntuottaja sitoutuu tämän sopimuksen ehtoihin samalla kun sitoutuu noudatta- maan sääntökirjaa.
LIITE 4. Henkilökohtaisen avun laskutus
Palveluseteliä voi käyttää vain viranhaltijapäätökseen perustuvan henkilökohtaisen avun maksuun. Palvelusetelillä ei voi maksaa muita palveluntuottajan tarjoamia palveluita.
Laskutusohjeet
NAANTALIN KAUPUNKI (Y-tunnus: 0135457-2)
Naantalin kaupunki vastaanottaa ainoastaan verkkolaskuja. Paperilaskuja ei enää vastaan- oteta. On huomioitava, että sähköpostitse lähetetty pdf-lasku ei ole verkkolasku.
Verkkolaskutuksessa on oltava seuraavat tiedot:
• Y-tunnus 0135457-2
• operaattori CGI Suomi Oy
• operaattorivälittäjätunnus 003703575029 Naantalin sosiaali- ja terveyspalvelujen verkkolaskuosoite:
Naantalin kaupunki, Sosiaali- ja terveyspalvelut: 00370135457203
Huomaa:
• kaupungin laskuissa tulee olla merkintä "Naantalin kaupunki"
• tieto tilaajasta ja kustannuspaikasta / projektista. Nämä tiedot saatte tilaajalta.
Mikäli laskuttajalla ei vielä ole mahdollisuutta lähettää verkkolaskuja, voi asiassa kääntyä esim. oman pankin tai tilitoimiston puoleen ja tiedustella heidän palvelujaan verkkolaskujen lähettä- miseksi. Vaihtoehtoja on toki muitakin, mutta toimintaa aloittelevalle oman pankin tai tilitoimis- ton palvelujen käyttäminen voi olla, erityisesti pienyritykselle, se helpoin tapa aloittaa verkko- laskutus.