Sitoutuminen Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelujen hankintaan, Hansel Oy

Sitoutuminen Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelujen hankintaan, Hansel Oy

Kaupunginhallitus 27.11.2023 § 364 5077/00.00.00.00/0000

Valmistelija tietohallintopäällikkö Xxxxx Xxxxxx, xxxxx.xxxxxx@xxxx.xx, 044 778 2260

Kaupungin hallintoverkon Microsoft-ohjelmistojen käyttöoikeudet on hankittu Microsoft Enterprise Agreement (EA) –sopimuksella.

Opetusverkon Microsoft-ohjelmistojen käyttöoikeudet on hankittu Microsoft Enrollment for Education Solutions (EES) –sopimuksella. Molemmat sopimukset on tehty Hansel Oy:n kilpailuttaman puitejärjestelyn kautta, jonka sopimuskausi päättyy 2024. EA-sopimus päättyy 31.3.2024 ja EES- sopimus 31.10.2024.

Hansel Oy on käynnistämässä kilpailutuksen uudesta kunta-asiakkaille suunnatusta yhteishankinnasta otsikolla Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelut 2024-2027 (2028) II. Sopimuskauden on tarkoitus olla voimassa 14.12.2024-13.12.2027 ja lisäksi yhden vuoden optio. Nykyisen oikeuskäytännön mukaisesti liittyminen Hansel Oy:n kilpailuttamiin hankintoihin tulee tehdä etukäteen ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Liittyminen tähän hankintaan tulee tehdä viimeistään 31.12.2023. Vain ennen hankintailmoituksen julkaisemista liittyneet ja sitoutuneet organisaatiot voivat hyödyntää puitejärjestelyä sopimuskaudella. Hankintaan ei siten ole mahdollista liittyä enää määräajan jälkeen.

Kyseisen hankinnan arvo ylittää tavaroiden ja palvelujen EU-kynnysarvon. Microsoft-lisensseistä maksetaan tällä hetkellä vuosittain noin 450 000 euroa. EA- ja EES-sopimukset ovat kolmivuotisia. Tulevilla sopimuksilla hankittavien lisenssien määrään vaikuttaa se, miten paljon lisenssejä milloinkin tarvitaan. Microsoft 365 -palveluiden laajempi käyttöönotto tulee todennäköisesti kasvattamaan lisenssikustannuksia seuraavilla sopimuskausilla. Ottaen huomioon nämä mahdolliset lisätarpeet hankinnan arvioitu arvo on noin 600 000 euroa vuodessa. Salon kaupunki hankkii käyttöoikeuksia vain tarpeen ja varattujen määrärahojen puitteissa.

Tietohallinto esittää, että tulevien Microsoftin lisenssihankintojen vuoksi Salon kaupunki sitoutuu ja liittyy Hansel Oy:n Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelujen puitejärjestelyyn. Xxxxxxxxx kilpailuttaminen omana työnä ei ole järkevää, sillä omasta kilpailutuksesta ei ole erityistä hyötyä kaupungille. Hankinnan kilpailutus ja sen tekninen määrittely vaatii paljon resursseja sekä kilpailutus toteutettaisiin samanlaisena kuin Hansel Oy:n kilpailutus. Hansel Oy:n kilpailutuksella on myös mahdollista saada volyymietuja hankinnan osalta ja liittyminen vähentää hallinnollista työtä. Hankinnalla ei ole myöskään erityistä paikallista vaikuttavuutta.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää, että kaupunki liittyy ja sitoutuu Hansel Oy:n puitejärjestelyyn Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelut II sopimuskaudelle 2024-2027 ja lisäksi mahdolliselle optiovuodelle 2028.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen. Tiedoksianto Hankintapalvelut, lähettää otteen Hansel Oy