SOPIMUS

SOPIMUS

SOSIAALIHUOLLON, PERUSTERVEYDENHUOLLON JA ERIKOISSAIRAANHOIDON YHTEISEN ASIAKASTIETOJÄRJESTELMÄPALVELUN HANKINTAYHTEISTYÖSTÄ

1 SOPIMUKSEN OSAPUOLET

Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (jäljempänä HUS), y-tunnus: 1567535- 0

Helsingin kaupunki, y-tunnus 0201256-6 Espoon kaupunki, y-tunnus 0101263-6 Vantaan kaupunki, y-tunnus 0124610-9 Kauniaisten kaupunki, y-tunnus 0203026-2 Kirkkonummen kunta, y-tunnus 0203107-0 Keravan kaupunki, y-tunnus 0127485-5

KL-Kuntahankinnat Oy, y-tunnus 2159215-6

Edellä mainituista osapuolista käytetään yhdessä nimitystä ”osapuolet”.

2 SOPIMUKSEN TARKOITUS

Tämän sopimuksen tarkoituksena on sopia sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissai- raanhoidon yhteisen asiakastietojärjestelmäpalvelun (jäljempänä ”asiakastietojärjestelmäpalve- lu”) hankintayhteistyöstä. Yhteistyötä on kuvattu 6.2.2012 päivätyssä ja 30.8.2012 päivitetyssä perustelumuistiossa (liite 1).

Osapuolet ovat päättäneet muodostaa hankintarenkaan asiakastietojärjestelmäpalvelun hank- kimiseksi. KL-Kuntahankinnat Oy:n tehtävänä hankinnassa on toimia julkisista hankinnoista an- netun lain (348/2007; hankintalaki) 11 §:n mukaisena yhteishankintayksikkönä ja kilpailuttaa hankinta hankintalain 31 §:n mukaisena puitejärjestelynä niitä HUS-alueen kuntia varten, jotka eivät ole tämän sopimuksen osapuolia.

Hankinta toteutetaan hankintalain 25 §:n mukaisena neuvottelumenettelynä.

Xxxxx osapuoli on tehnyt tämän sopimuksen hyväksymisestä ja kohdassa 10 määritetystä asi- antuntijapalvelun hankintaan liittyvistä hankintavaltuuksien luovuttamisesta erillisen päätöksen omien päätöksentekosääntöjensä mukaisesti. Kukin osapuoli tekee hankintaan osallistumisesta erillisen päätöksen omien päätöksentekosääntöjensä mukaisesti.

3 SOPIMUKSEN SOVELTAMINEN JA VOIMASSAOLO

Tätä sopimusta sovelletaan osapuolten väliseen hankintayhteistyöhön.

Sopimus tulee voimaan, kun se allekirjoitetaan. Jos osapuoli ei osallistu hankintaan, sopimuk- sen voimassaolo päättyy tämän osapuolen osalta, kun päätös osallistumatta jättämisestä on annettu tiedoksi muille osapuolille. Jos osapuoli osallistuu hankintaan, sopimuksen voimassaolo päättyy tämän osapuolen osalta kun hankintaa koskeva puitejärjestelykausi on päättynyt tai osapuoli on keskeyttänyt hankinnan.

4 HANKINTAYHTEISTYÖN ORGANISAATIO

Hankinnan toteuttamista valvoo ohjausryhmä. Ohjausryhmä käsittelee hankinnan toteuttamisen kannalta tärkeät asiat.

Ohjausryhmä tekee päätöksensä yksimielisesti. Päätöksentekoon osallistuvat HUS:n Helsingin, Espoon, Vantaan, Kauniaisten ja Keravan kaupunkien sekä Kirkkonummen kunnan edustajat. KL-Kuntahankinnat Oy:llä on muilta osin läsnäolo- ja puheoikeus ohjausryhmässä. Myös sosi- aali- ja terveysministeriöllä on ohjausryhmässä läsnäolo- ja puheoikeus.

Varsinaisen hankintapäätöksen tekee kunkin osapuolen toimivaltainen päätöksentekoelin. Ohjausryhmään kuuluvat:

HUS

toimitusjohtaja Xxx Xxxxxx hallintoylilääkäri Xxxxx Xxxxxxxx

Helsingin kaupunki apulaiskaupunginjohtaja Xxxxx Xxxx rahoitusjohtaja Xxxxx Xxxxxxxx

Espoon kaupunki perusturvajohtaja Xxxx Xxxxx

terveyspalvelujen johtaja Xxxxx Xxxxxxxx

Vantaan kaupunki

apulaiskaupunginjohtaja Xxxxx X. Salminen talous- ja hallintojohtaja Xxx Xxxxx

Kauniaisten kaupunki kaupunginjohtaja Xxxxxxx Xxxxx

Keravan kaupunki

sosiaali- ja terveysjohtaja Xxx Xxxxxxxxx

Kirkkonummen kunta perusturvajohtaja Xxxxx Xxxxxx

KL-Kuntahankinnat Oy toimitusjohtaja Xxxxx Xxxxxxxx

Sosiaali- ja terveysministeriö

neuvotteleva virkamies Xxxxx Xxxxxxxxxx

Ohjausryhmän jäsenen ollessa estyneenä varajäsenenä toimii ko. jäsenen nimeämä henkilö.

Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii Helsingin apulaiskaupunginjohtaja ja varapuheenjohtaja- na Espoon perusturvajohtaja.

Hankintamenettelyn käytännön suunnittelusta ja johtamisesta vastaa asiantuntijoista muodostet- tu kehittämisryhmä, jossa on osapuolten edustus. KL-Kuntahankinnat Oy voi osallistua kehittä- misryhmän toimintaan siltä osin kuin asia koskee puitejärjestelyn toteuttamista. Kehittämisryh- män kokoonpanon vahvistaa ohjausryhmä.

Ehdokkaiden kanssa käytäviä neuvotteluja varten muodostetaan neuvotteluryhmä. Neuvottelu- ryhmän kokoonpanon vahvistaa ohjausryhmä.

Hankinnan käytännön valmistelua ja toteutusta varten perustetaan hanketoimisto, johon vara- taan henkilökunta ja rahoitus tarvittavaa ulkopuolista asiantuntija-apua varten. Lisäksi hankin- nan eri vaiheissa voidaan perustaa eri alueiden asiantuntijoiden muodostamia alaryhmiä. Han- ketoimiston ja mahdollisten alaryhmien kokoonpanon vahvistaa ohjausryhmä.

Osapuolet esittävät organisaatioistaan jäsenet sopimuksen mukaisiin kehittämis- ja neuvottelu- ryhmiin. Osapuolet vastaavat siitä, että hankinnan käytössä on riittävä määrä henkilöstöä ja riit- tävä varahenkilöjärjestelmä, jottei hankinta viivästy resurssivajeen vuoksi.

Ryhmien tehtävät ja vastuut on lueteltu liitteessä 2 ja jäsenet liitteessä 3.

5 HANKINTAYHTEISTYÖN SISÄLTÖ JA VAIHEET

Osapuolet sitoutuvat joustavaan yhteistyöhön, jonka tavoitteena on kilpailuttaa asiakastietojär- jestelmäpalvelu yhteisenä hankintana tämän sopimuksen mukaisessa hankintamenettelyssä.

Yhteistyön ensimmäinen vaihe, hankinnan valmisteluvaihe, alkaa kun tämä sopimus tulee voi- maan ja päättyy, kun hankintailmoitus julkaistaan. Hankinnan valmisteluvaiheen aikana osapuoli voi vetäytyä yhteistyöstä ilmoittamalla vetäytymisestä muille osapuolille.

Yhteistyön toinen vaihe, hankintamenettelyvaihe, alkaa hankintailmoituksen julkaisemisesta. Hankintamenettelyvaiheen aikana osapuoli voi vetäytyä yhteistyöstä vain jäljempänä 8 jaksossa mainitulla perusteella. Hankintamenettelyvaihe päättyy, kun hankintaa koskeva puitejärjestely- kausi päättyy.

Vetäytymisen kustannuksista määrätään jäljempänä 9 jaksossa.

Hankinta toteutetaan yhtenä hankintana siten, että hankinnasta julkaistaan yksi hankintailmoitus ja osallistumishakemuksia pyydetään yhdellä osallistumispyynnöllä. Hankintaan osallistuvat osapuolet tekevät kuitenkin omat keskenään samansisältöiset hankintapäätökset ja allekirjoitta- vat yhteisen hankintasopimuksen.

Liitteenä 4 olevassa taulukossa kuvataan hankintayhteistyön sisältöä vaiheittain sekä osapuol- ten välistä työnjakoa kuhunkin tehtävään liittyen.

6 HANKINTAPROSESSIN VAIHEET JA VASTUUT

6.1 Osapuolten valmistelutehtävät

HUS, Helsingin, Espoon, Vantaan, Kauniaisten ja Keravan kaupungit sekä Kirkkonummen kunta valmistelevat yhteistyössä hankintailmoituksen, osallistumispyynnön, hankekuvauksen, neuvot- telukutsun, tarjouspyynnön ja muut tarvittavat asiakirjat siten, että kaikki osapuolet osallistuvat hankinnan kohteen määrittelyyn. Ehdokkaiden ja tarjoajien sekä tarjousten arviointi- ja vertailu- perusteista painoarvoineen sovitaan yhdessä. KL-Kuntahankinnat Oy ei osallistu valmisteluteh- täviin ohjausryhmä- ja kehittämisryhmätehtäviä lukuun ottamatta.

Tarkemmista menettelysäännöistä päättää tarvittaessa ohjausryhmä.

6.2 Ehdokkaiden valinta neuvottelumenettelyyn

Kehittämisryhmä valmistelee hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön, jonka lopullisen sisäl- lön vahvistaa ohjausryhmä. Hankintailmoituksen julkaisemisesta vastaa HUS.

Hankintailmoituksessa hankintayksiköiksi ilmoitetaan ne osapuolet, jotka ovat tehneet päätök- sen hankintaan osallistumisesta.

Hankintailmoituksessa ja osallistumispyynnössä ilmoitettavia asioita hankintaprosessin osalta ovat lisäksi muun muassa:

– hankintamenettelynä on hankintalain 25 §:n mukainen neuvottelumenettely

– hankintayksiköt laativat hankintamenettelyyn liittyvät asiakirjat yhdessä

– tarjousvertailu toteutetaan yhteistyössä ja

– hankintayksiköt tekevät hankintapäätökset itsenäisesti, mutta keskenään samansi- sältöisinä ja yhtenevinä.

Osallistumispyyntöä ei aseteta julkisesti saataville, vaan sitä tulee pyytää sähköpostitse hankin- tailmoituksessa ilmoitetulla tavalla. Osallistumispyynnön lähettämisestä sitä pyytäville ehdokkail- le vastaa HUS.

Osallistumispyynnössä varataan ehdokkaille tilaisuus esittää kysymyksiä osallistumispyynnön johdosta. Hanketoimisto laatii vastausluonnokset kysymyksiin. Neuvotteluryhmä tarkastaa ky- symykset ja niihin annetut vastaukset ja huolehtii siitä, että kysymys-vastauskooste on luettavis- sa osallistumispyynnössä ilmoitetussa Internet-osoitteessa ja että se lähetetään samansisältöi- senä ja samanaikaisesti kaikille osallistumispyynnön saaneille ehdokkaille. Lähettämisestä huo- lehtii hanketoimisto.

Osallistumishakemuksen jättämisestä kiinnostuneille ehdokkaille voidaan myös järjestää erilli- nen informaatiotilaisuus. Hanketoimisto huolehtii tilaisuuden käytännön järjestelyistä ja tilaisuu- desta tiedottamisesta ehdokkaille. Tilaisuus tallennetaan ja tallenne lähetetään samansisältöi- senä kaikille kiinnostuksensa ilmaisseille ehdokkaille ja julkaistaan osallistumispyynnössä ilmoi- tetussa Internet-osoitteessa. Tallenteen lähettämisestä ja julkaisemisesta vastaa hanketoimisto.

Kaikki halukkaat ehdokkaat voivat pyytää saada osallistua neuvottelumenettelyyn. Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi ja valinta neuvotteluihin tehdään hankintailmoituksessa ja osallistumis- pyynnössä ilmoitetuilla perusteilla. Neuvotteluihin valitaan vähintään kolme ehdokasta. Mikäli soveltuvia ehdokkaita on enemmän kuin kolme, ehdokkaiden lukumäärää voidaan karsia han- kintailmoituksessa ja osallistumispyynnössä ilmoitetuilla perusteilla. Hankintasopimuksen eh- doista neuvotellaan neuvotteluihin valittujen ehdokkaiden kanssa.

6.3 Neuvottelukutsut ja tarjousneuvottelut

Neuvotteluihin valituille ehdokkaille toimitetaan neuvottelukutsu ja hankekuvaus ja heiltä pyyde- tään neuvottelujen pohjaksi alustavat tarjoukset. Ehdokkaiden kanssa neuvotellaan tarjousten mukauttamiseksi hankintailmoituksessa esitettyihin vaatimuksiin, mikä voi merkitä uusien väli- tarjousten pyytämistä neuvottelujen aikana. Ehdokkaita kohdellaan neuvotteluissa aina tasa- puolisesti ja syrjimättömästi. Neuvottelujen aikana tarjousten määrää voidaan hankintalain 26

§:n mukaisesti vaiheittain rajoittaa soveltamalla tarjouspyynnössä ilmoitettuja vertailuperusteita, jolloin neuvotteluissa mukana olevien ehdokkaiden määrä asteittain vähenee.

Neuvottelumenettelyn prosessikaavio on liitteenä 4.

Kehittämisryhmä huolehtii alustavan tarjouspyynnön, välitarjouspyyntöjen, niiden muutosten ja täsmennysten sekä lopullisen tarjouspyynnön valmistelusta. Tarjouspyynnöille, sen muutoksille ja täsmennyksille on saatava ohjausryhmän hyväksyntä ennen niiden lähettämistä ehdokkaille. Mahdollisten muutosten lähettämisestä ehdokkaille vastaa hanketoimisto.

Neuvotteluja koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Neuvotteluissa ei saa ehdokkaille antaa tietoja tavalla, joka vaarantaa tarjouskilpailuun osallistuvien tasapuolisen kohtelun.

6.4 Tarjousten vertailu

Lopullinen tarjousten vertailu toteutetaan yhteistyössä siten, että osapuolet sopivat kehittämis- ryhmässä vertailun käytännön toteuttamisesta. Neuvotteluryhmä toteuttaa tarjousten vertailun. Ohjausryhmä hyväksyy vertailun kehittämisryhmän esityksestä.

6.5 Hankintaa koskevat päätökset

Ohjausryhmä tekee esityksen ehdokkaita koskevasta karsinnasta. Kukin hankintayksikkö päät- tää esityksen perusteella ehdokkaita koskevasta karsinnasta omien päätöksentekosääntöjensä mukaisesti.

Ehdokkaiden karsintaa koskevasta päätöksestä annetaan muutoksenhakuohjaus.

Hankintaan osallistuvat osapuolet tekevät hankinnasta yhdenmukaiset hankintapäätökset. Pää- tösluonnokset valmistellaan hanketoimistossa varmistuen, että niiden sisältö on yhdenmukai- nen. Ohjausryhmä vahvistaa päätösluonnosten sisällön.

Osapuolet tekevät omat hankintapäätöksensä omien päätöksentekosääntöjensä ja sovitun aika- taulun mukaisesti. Hankintapäätöksestä annetaan muutoksenhakuohjaus. Osapuolet sitoutuvat noudattamaan tekemäänsä hankintapäätöstä.

6.6 Hankintasopimus

Osapuolet allekirjoittavat yhteisen hankintasopimuksen.

Osapuolet sopivat ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista siitä, kuinka asiakastietojärjes- telmäpalvelua hallinnoidaan niiden kesken ja kuinka valittavaan toimittajaan kohdistuvaa tilaaji- en puhevaltaa käytetään.

6.7 Muutoksenhaku ja oikeudenkäynnit

Mikäli osapuolten tässä sopimuksessa tarkoitetuista päätöksistä valitetaan markkinaoikeuteen tai tehdään hankintaoikaisuvaatimus, osapuolet valmistelevat vastineet ja muut tarvittavat asia- kirjat yhdessä neuvotteluryhmän toimesta. Osapuolet ratkaisevat hankintaoikaisuvaatimukset samalla tavalla.

Osapuolet vastaavat itsenäisesti omista kirjelmistään ja niiden toimittamisesta tuomioistuimelle, ellei toisin erikseen sovita.

Valituksiin vastaaminen voidaan antaa ulkopuolisen asiantuntijan tehtäväksi. Asiantuntijan käyt- tämisestä aiheutuvat kustannukset jaetaan osapuolten kesken jäljempänä kohdassa 9 esitetty- jen jakoperusteiden mukaisesti.

6.8 Vahingonkorvausten ja muiden kulujen jakautuminen

Mikäli osapuolet määrätään maksamaan hankintamenettelyssä tehdyn virheen vuoksi tarjoajalle hyvitysmaksua, vahingonkorvausta tai oikeudenkäyntikuluja, vastaavat osapuolet niille makset- tavaksi määrätyistä maksuista. Mikäli em. maksuja määrätään maksettavaksi yhteisvastuullises- ti tai muuten yksilöimättä, mikä osuus korvausvelvollisuudesta kohdistuu kullekin hankintayksi- kölle, vastaavat HUS, Helsingin, Espoon, Vantaan, Kauniaisten ja Keravan kaupungit sekä Kirk- konummen kunta kustakin korvauksesta 50.000 euroon asti tasaosuuksin. Yli 50.000 euron kor- vausvastuu jaetaan kohdassa 9 esitettyjen jakoperusteiden mukaisesti. KL-Kuntahankinnat Oy ei osallistu yhteisvastuullisesti määrättyjen kustannusten korvaamiseen.

7 HANKINTAA KOSKEVA TIEDOTTAMINEN

Hankintaa koskeviin yleisen tason kyselyihin vastaa hanketoimisto ohjausryhmän vahvistamien periaatteiden mukaan.

Osallistumispyyntöä koskeviin kyselyihin vastataan kuitenkin keskitetysti edellä 6.2 kohdassa kuvatulla tavalla.

8 HANKINNAN KESKEYTTÄMINEN JA HANKINNASTA VETÄYTYMINEN

Hankintamenettelyvaiheen aikana osapuoli voi omalta osaltaan päättää hankinnan keskeyttämi- sestä ja hankinnasta vetäytymisestä hankintalain 73 a §:n 1 momentissa tarkoitetusta todellises- ta ja perustellusta syystä.

Hankinnan keskeyttämisestä on ilmoitettava kirjallisesti hanketoimistoon, joka vie asian välittö- mästi ohjausryhmän käsiteltäväksi.

9 HANKINTAPROSESSISTA AIHEUTUVAT KUSTANNUKSET

Hankintaprosessista aiheutuvat kustannukset jaetaan HUS:n, Helsingin, Espoon, Vantaan, Kauniaisten ja Keravan kaupunkien sekä Kirkkonummen kunnan kesken seuraavasti:

– hankinnan valmisteluvaiheesta aiheutuvat kustannukset: HUS 50 % ja kunnat yh- teensä 50 % siten, että kunkin kunnan osuus asukaslukunsa mukaisessa suhtees- sa

– hankintamenettelyvaiheesta aiheutuvat kustannukset: HUS 50 % ja hankintaan osallistuvat kunnat yhteensä 50 % siten, että kunkin kunnan osuus asukaslukunsa mukaisessa suhteessa

– asiakastietojärjestelmäpalvelun hankinnan kustannukset: HUS 50 % ja kunnat yh- teensä 50 % siten, että kunkin kunnan osuus asukaslukunsa mukaisessa suhtees- sa

KL-Kuntahankinnat Oy ei osallistu yhteisten hankintaprosessista aiheutuvien kustannusten maksamiseen. KL-Kuntahankinnat Oy:llä on oikeus periä myöhemmin palvelun hankkivilta HUS- alueen kunnilta korvausta hankinnan valmisteluvaiheen ja hankintamenettelyvaiheen tai sopi- muksen aikaisen yhteistyön kustannuksista veloittamalla työstään konsultointihinnastonsa mu- kainen ja tuntiseurantaan perustuva maksu. Edellä mainittu veloitusperuste on sisällytettävä KL- Kuntahankinnat Oy:n ja myöhemmin hankkivan HUS-alueen kunnan väliseen sopimukseen (si- toumus) ja tuotava esille osapuolten toimesta annettavassa informaatiossa. KL-Kuntahankinnat Oy:n ja puitejärjestelyn perusteella palvelun myöhemmin hankkivan HUS-alueen kunnan väli- seen sopimukseen on sisällytettävä ehto, jonka mukaan kunta korvaa kohdan 9 jakoperusteiden mukaisesti muille tämän sopimuksen osapuolille 2 % hankinnan valmisteluvaiheen ja hankinta- menettelyvaiheen kustannuksista.

Osapuolet sopivat ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista asiakastietojärjestelmäpalvelun ylläpidon kustannusten jakautumisperusteista.

Osapuolet vastaavat omista kustannuksistaan itse siltä osin, kun muualla tässä sopimuksessa ei ole muuta sovittu. Kustannuksista, joiden jakamisesta osapuolten kesken on sovittu, tehdään osapuolten kesken laskelma ja tarvittava tilitys viimeistään kun hankintapäätös on tullut lainvoi- maiseksi.

Mikäli tämän sopimuksen osapuoli vetäytyy hankinnasta hankintailmoituksen julkaisemisen jäl- keen, osapuoli sitoutuu maksamaan osuutensa siihen asti syntyneistä hankinnan valmistelukus- tannuksista. Osuus hankintakustannuksista lasketaan tässä tilanteessa tasaosuutena.

10 ULKOPUOLISEN ASIANTUNTIJAN KÄYTTÄMINEN

Hankintaprosessissa voidaan tarpeen mukaan käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita. Asiantuntijoi- den käyttämisestä päättää kehittämisryhmä. Asiantuntijan käyttämisestä aiheutuvat kustannuk- set maksetaan osana hanketoimiston kustannuksia.

Tämän sopimuksen allekirjoituksella osapuolet valtuuttavat Helsingin kaupungin kilpailuttamaan hankinnan valmistelussa ja hankintamenettelyssä tarvittavan asiantuntijapalvelun hankinnan sekä päättämään siitä.

11 SALASSAPITO

Osapuolet noudattavat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) sekä muussa lainsäädännössä olevia salassapitoa ja julkisuutta koskevia säännöksiä.

Tämän sopimuskohdan mukaiset velvoitteet jäävät voimaan sopimuksen päättymisen jälkeen- kin.

12 RIITOJEN RATKAISEMINEN

Tästä sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan keskinäisin neuvotteluin.

Jos neuvotteluteitse ei voida ratkaista erimielisyyksiä, tätä sopimusta koskevat riidat ratkaistaan hallintoriitana Helsingin hallinto-oikeudessa siltä osin kun kysymys on julkisoikeudellinen. Yksi- tyisoikeudelliset riita-asiat ratkaisee Helsingin käräjäoikeus.

13 MUUT EHDOT

Kaikki lisäykset tai muutokset tähän sopimukseen on sovittava kirjallisesti, jotta ne olisivat päte- viä.

Tätä sopimusta on tehty kahdeksan (8) samasanaista kappaletta, yksi kaikille osapuolille.

14 ALLEKIRJOITUKSET

Helsingissä  . 201_

[ X ]

Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri

Helsingissä  .   201_

[ X ]

Helsingin kaupunki

. 201_

[ X ]

Vantaan kaupunki

. 201_

[ X ]

Espoon kaupunki

. 201_

[ X ]

Kirkkonummen kunta

. 201_

[ X ]

Keravan kaupunki

. 201_

[ X ]

Kauniaisten kaupunki

. 201_

[ X ]

KL-Kuntahankinnat Oy