LUOVUTUSSOPIMUS
1. SOPIMUKSEN OSAPUOLET
1.1. Luovuttaja Organisaatio:
Nimi:
Sähköposti:
Puhelinnumero:
1.2. Vastaanottaja
Tampereen kaupunginarkisto
Xxxxxxxx Xxxxx katu 00-00 X, 00000 Xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
puh. 03 5656 6410
2. SOPIMUKSEN KOHDE
Luovutettava aineisto:
Rajavuodet:
Laajuus:
3. AINEISTON LUOVUTTAMISEN YLEISET EHDOT
3.1. Asiakirjat säilytetään kaupunginarkistossa [otsikko] yksityisarkisto -nimisenä kokonaisuutena.
3.2. Tampereen kaupunginarkistolla on luovutettuun aineistoon yksinomainen omistus-, käyttö- ja hallintaoikeus.
3.3. Asiakirjat ovat kaupunginarkistossa tutkijoiden käytettävissä lain edellyttämin tavoin ja säilytetään arkistoaineistoille sopivissa olosuhteissa.
3.4. Arkiston luovuttajalla on oikeus saada perustellusta tarpeesta alkuperäisiä asiakirjojaan lainaksi.
3.5. Aineistoja, joiden säilyttämistä ei pidetä tarkoituksenmukaisena: saadaan hävittää ☐ / palautetaan ☐
3.6. Arkistoa voidaan myöhemmin täydentää tämän sopimuksen perusteella.
4. AINEISTOON KOHDISTUVAT TEKIJÄNOIKEUDET
Tekijänoikeuslain perusteella kaupunginarkistolla on tekijänoikeuksia sisältäviin asiakirjoihin käyttöoikeus. Kaupunginarkistolla on lupa korvauksetta valmistaa aineistosta kappaleita ja saattaa aineisto yleisön saataville sellaisessa arkiston toiminnassa, jonka tarkoituksena ei ole välittömän tai välillisen taloudellisen edun tuottaminen.
5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY JA REKISTERÖINTI
Kaupunginarkisto käsittelee henkilötietoja varmistaakseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilymisen ja saatavuuden sekä edistääkseen niiden tutkimuskäyttöä.
Tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoihin sisältyvien henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja- asetuksen (EU 2016/679, GDPR) 6 artiklan 1 kohdan mukaiseen yleisen edun mukaiseen arkistointitarkoitukseen, josta säädetään tarkemmin tietosuojalain 4 §:n 4 kohdassa. Henkilötietojen käsittely yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa sisältää myös mahdollisuuden saattaa kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistoja yleisesti käytettäväksi esimerkiksi tietoverkon välityksellä.
Kaupunginarkisto käsittelee myös erityisluonteisia henkilötietoja sisältäviä arkistoaineistoa yleishyödyllisessä arkistointitarkoituksessa tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan j alakohdan ja tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 8 kohdan mukaisesti.
Kaupunginarkisto ylläpitää rekisteriä luovuttajista. Tietosuojaseloste sekä tietoa rekisteröidyn oikeuksista ja tietosuojasta löytyy kaupungin internetsivuilta ja pyydettäessä kaupunginarkistosta.
6. LIITTEET
Arkistoluettelo Luovutusluettelo
Yhdistyksen päätös aineiston luovuttamisesta
Tätä luovutussopimusta on tehty kaksi saman sisältöistä kappaletta toinen luovuttajalle ja toinen vastaanottajalle.
Tampereella xx.xx.xxxx
[Luovuttaja] Kaupunginarkisto