HANKINTAOHJE
Hausjärven kunta
Khall 16.8.2022
1.1 Hankintaohjeen soveltamisala ja rakenne 3
1.2 Hankintaorganisaatio ja hyväksymisvaltuudet 3
1.3 Hankintatoiminnan periaatteet 3
1.3.4 Ympäristönäkökohtien huomiointi 4
1.3.5 Sosiaalisten näkökohtien huomiointi 4
1.4 Yritysvaikutusten arviointi 4
1.5 Hankintojen suunnittelu ja valmistelu 5
1.5.1 Hankintojen ennakointi ja suunnittelu 5
1.5.2 Markkinakartoitus ja -vuoropuhelu 5
1.7 Hankinnan ennakoidun arvon määrittäminen 6
1.7 Hankinnat sidosyksiköltä 8
1.8 Hankinnat yhteishankintayksiköltä 8
2 Kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen toteuttaminen 9
2.3 Hankinnasta ilmoittaminen 10
2.4.2 Hankinnan kohteen määrittely 12
2.4.3 Tarjoajan poissulkemisperusteet 12
2.4.4 Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset 12
2.4.5 Tarjousten vertailuperusteet 12
2.4.6 Tarjouspyynnön antaminen ja täsmentäminen 12
2.4.7 Tarjousten antaminen ja lisäkysymykset 13
2.5.1 Tarjousten avaaminen ja täydennyttäminen 13
2.5.2 Tarjoajan soveltuvuus ja poissulkeminen 13
2.5.3 Hankinnan kohteelle ja tarjouksen sisällölle asetettujen vaatimusten täyttyminen 14
2.5.4 Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valinta 14
2.6 Hankintapäätös ja sen tiedoksianto 14
2.7 Hankinnan keskeyttäminen 15
3.2 Käyttäjien tarpeiden huomioiminen 15
3.3 Suorahankintaperusteet erityispalveluissa 16
3.4 Tarjoajan poissulkeminen 16
3.5 Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valinta 16
3.6 Hankintamenettelyä koskeva kertomus 16
5 Muutoksenhaku hankintalain soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa 18
5.2 Valitus markkinaoikeuteen 18
5.3 Kuntalain tai hallintolainkäyttölain mukainen muutoksenhaku 18
6.1 Pienhankintojen yleisperiaatteet 19
6.2 Tavara- ja palveluhankinnat sekä suunnittelutyöt (arvo alle 60.000 euroa) 20
6.3 Rakennusurakat (hankinnat alle 150.000 euroa) 20
6.7 Muutoksenhaku pienhankinnoissa 22
7.2 Hankinnan keskeyttäminen ja tarjousten julkisuus 22
1 Yleistä
1.1 Hankintaohjeen soveltamisala ja rakenne
Hankintaohje perustuu uuden hankintalain (1397/2016) säännöksiin. Hankintalain lisäksi Hausjärven kunnan ja kuntakonserniin kuuluvien hankintayksiköiden hankinnoissa noudatetaan näitä ohjeita.
Keskeistä hankintalainsäädäntöä ovat lisäksi Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1398/2016 (erityisalojen hankintalaki).
Tätä hankintaohjetta sovelletaan kansallisen kynnysarvon ylittäviin hankintoihin, joista on säädetty hankintalain 11 ja 12 luvuissa. Hankintalain säännökset kansallisista hankinnoista ovat hyvin väljät ja hankintayksikölle jää paljon harkinnanvaraa niiden toteuttamisessa. Hankintaohje on laadittu hankintayksiköiden tueksi kansallisia hankintoja toteutettaessa. Hankintaohjetta sovelletaan lisäksi pienhankintoihin, joista ei ole säännöksiä hankintalaissa.
Ohjeet eivät koske EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja, joita koskien hankintalaissa on tarkat säännökset.
Kansallisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja käsitellään ohjeen luvuissa 2–5 ja pienhankintoja luvussa 6. Luvut 7–8 koskevat sekä kansallisia että pienhankintoja ja käsittelevät hankinta- asiakirjojen julkisuutta ja säilyttämistä sekä tilaajavastuuta.
1.2 Hankintaorganisaatio ja hyväksymisvaltuudet
Talous- ja henkilöstöjohtaja vastaa Hausjärven kunnan hankintojen ohjaamisesta ja koordinaatiosta kokonaisuutena. Toimialajohtajat vastaavat oman toimialansa hankintojen ohjaamisesta.
Hankinnoissa voi käyttää hyväksi Hansel Oy: n ja Sarastia Oy:n valmiiksi kilpailuttamia yhteishankintasopimuksia, joiden hyödyntäminen edellyttää sitoutumista sopimuksiin tai kiinnostuksen ilmoittamista ennen tarjouspyynnön lähettämistä. Yhteissopimuksiin ja puitesopimuksiin liittymisistä päättää talous- ja henkilöstöjohtaja.
Hankintavaltuudet ja allekirjoitusoikeudet on määritelty seuraavasti:
• Toimialajohtaja / palvelukeskuksen johtaja: Alle kansallisen kynnysarvon: rakennusurakat alle 150 000 € (alv 0%) ja palvelu- ja tavarahankinnat alle 60 000€ (alv 0%)
• Kunnanhallitus / lautakunta toimialallaan: Yli kansallisen kynnysarvon
• Toimintayksikön vastuuhenkilö/teknisen toimen työnjohtaja: alle 30.000 euroa (alv 0
%).
Talousarvio ja -suunnitelma sekä hyväksytyt määrärahat ohjaavat hankintojen tekemistä. Seudun yhteisissä hankinnoissa noudatetaan osakkaiden kanssa solmittua palvelusopimusta.
1.3 Hankintatoiminnan periaatteet
Julkisen hallinnon perusperiaatteita ovat lainmukaisuus, julkisuus, avoimuus, suhteellisuus, syrjimättömyys ja tasapuolisuus sekä verovarojen tarkoituksenmukainen ja tehokas käyttäminen. Periaatteita on noudatettava julkisissa hankinnoissa hankinnan laadusta tai arvosta riippumatta, suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.
Hankintalain 2 §:ssä on mainittu lain mukaiset tavoitteet, joita ovat: taloudellisuus, laadukkuus ja suunnitelmallisuus, olemassa olevat kilpailuolosuhteet hyväksi käyttäen sekä ympäristö- ja
sosiaaliset näkökohdat huomioon ottaen. Tarjoajia ja tarjouksia on käsiteltävä näiden periaatteiden mukaisesti hankintaprosessin eri vaiheissa.
Hankinnasta on tiedotettava sen luonteen mukaisesti riittävän laajasti eikä hankintamenettelyä koskevia tietoja saa salata. Kaikki soveltuvat tarjoajat voivat jättää tarjouksen (avoin menettely) tai tarjousmenettelyyn tulee valita riittävä määrä ehdokkaita (rajoitettu menettely, neuvottelumenettely). Tarjouskilpailun ratkaisemisesta tiedotetaan tarjouskilpailuun osallistuneille. Hankintaa koskevat asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia (ks. kohta 7.1).
Tarjousmenettelyn kaikissa vaiheissa ehdokkaita ja tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättä. Yrityksillä on oltava tasaveroiset mahdollisuudet tarjota tavaroita ja palveluja julkiselle sektorille. Koska tarjoajien määrän on oltava suhteessa hankinnan kokoon, hankintayksikön täytyy käyttää objektiivisia perusteita rajoittaessaan mahdollisten tarjoajien määrää.
Tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten ja ehtojen tulee olla oikeassa suhteessa hankinnan laatuun nähden. Tarjouskilpailusta aiheutuvia kustannuksia tulee verrata tarjouskilpailulla aikaan saatavaan säästöön. Esimerkiksi ilmoittelun laajuuden ja määrän on oltava suhteessa ilmoittamisesta arvioitavissa olevaan hyötyyn. Tarjouspyyntö on suhteutettava sekä muodoltaan että laajuudeltaan hankinnan kohteeseen, pääsääntönä kuitenkin kirjallinen menettely. Tarjouksen tekemiseen käytettävän työn tulee olla suhteessa sekä hankinnan vaativuuteen että sen taloudelliseen arvoon.
1.3.4 Ympäristönäkökohtien huomiointi
Hankintoja tehtäessä voidaan arvioida, millaisia ympäristövaikutuksia hankinnalla on ja voidaanko ympäristönäkökohdat huomioida asettamalla tarjouspyynnössä tuotteelle ympäristöominaisuuksia koskevia vaatimuksia. Hankintayksikkö voi määrittää mm. tavaran valmistuksessa käytettävät materiaalit. Vaatimuksia voidaan asettaa myös esim. tuotteen sähkön, veden tai polttoaineen kulutukselle, käyttöiälle tai kierrätettävyydelle tai määrittää melu- tai päästötaso. Vaatimusten asettamisessa tulee aina ottaa huomioon tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteet. Hankinnan vaikutuksista ja vaatimuksista voidaan käydä yritysten kanssa vuoropuhelua.
1.3.5 Sosiaalisten näkökohtien huomiointi
Hankintojen sosiaalisilla näkökohdilla tarkoitetaan toimenpiteitä, joilla taataan ihmisoikeuksien, työelämän perusoikeuksien, yhdenvertaisen kohtelun ja syrjimättömyysperiaatteen noudattaminen. Sosiaalisia näkökohtia ovat myös heikommassa asemassa olevien suojelemiseksi sekä syrjäytymisen estämiseksi käytettävä positiivinen syrjintä tai muut kannustavat toimet. Hankinnoissa voidaan esimerkiksi asettaa työllistämisehtoja nuorten, pitkäaikaistyöttömien ja maahanmuuttajien työllistämiseksi.
Sosiaalisia näkökohtia voidaan ottaa huomioon monissa hankintaprosessin vaiheissa kuten hankinnan kohteen määrittelyssä, toimittajien soveltuvuuden arvioinnissa, vertailuperusteissa ja sopimus- ehdoissa. Ehtoja asetettaessa on otettava huomioon tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimukset sekä suhteellisuusperiaate.
1.4 Yritysvaikutusten arviointi
Hankinnoista tehdään yritysvaikutusten arviointi kansallisen hankintarajan ylittävistä hankinnoista sekä muista hankinnoista talous- ja henkilöstöjohtajan ohjeistuksen mukaisesti.
Arviointi tehdään liitteenä olevan lomakkeella ja liitetään hankintapäätökseen.
1.5 Hankintojen suunnittelu ja valmistelu
1.5.1 Hankintojen ennakointi ja suunnittelu
Hankinnat suunnitellaan ja ennakoidaan talousarvion valmistelun yhteydessä vuosittain. Valtuusto hyväksyy käytettävissä olevat määrärahat seuraavalle kalenterivuodelle.
Suunnitteilla olevat EU- ja kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat sekä niistä tehdyt hankintasopimukset kirjataan kunnan verkkosivuilla olevaan hankintakalenteriin.
EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on suositeltavaa tehdä hankintalainsäädännön mukainen ennakkoilmoitus (erityisalojen hankintalaissa kausi-ilmoitus) HILMA - ilmoituskanavaan. Ennakkoilmoitus toimitetaan julkaistavaksi vähintään 35 päivää ja korkeintaan 12 kk ennen hankintailmoituksen lähettämistä.
Tilikauden aikaisessa suunnittelussa on huomioitava talousarviossa käytössä olevat määrärahat, hankinnan elinkaaren kokonaiskulut mukaan lukien vanhojen sopimusten irtisanominen ja siirtokulut, mahdolliset tulevat kulut kuten huolto- ja ylläpitomaksut sekä tuotteen käyttöikä ja poistot.
Suunnitteluvaiheessa tulee miettiä, voiko hankintayksikkö tehdä hankinnan itsenäisesti vai onko hankinnan kohteella käyttöä myös muilla toimialoilla.
Hankintojen suunnittelu sisältää tarvekartoituksen ja loppukäyttäjien tarpeiden analysoinnin lisäksi markkinakartoituksen ja vuoropuhelun, hankinnan arvon laskennan sekä hankintatavan valinnat. Huolellisella suunnittelulla lisätään hankintayksikön omaa ymmärrystä, jotta hankinnalle voidaan asettaa tarkoituksenmukaiset tavoitteet ja luodaan pohja onnistuneelle sopimuskaudelle.
1.5.2 Markkinakartoitus ja -vuoropuhelu
Markkinakartoituksen tavoitteena on tunnistaa, minkälaisia toimittajia on olemassa sekä saada tietoa markkinoilla olevista ratkaisuvaihtoehdoista. Xxxxxxxxx laajuus, erityisosaamisen vaatimus ja toimittajamarkkinoiden tunteminen ennestään vaikuttavat markkinakartoituksen tarpeellisuuteen ja laajuuteen.
Käytettäviä keinoja ovat tietopyynnöt (Hilmaan) tai vapaamuotoiset dialogit tai tarkempi tekninen vuoropuhelu. Tietoa voi saada myös yritysten verkkosivuilta, alan messuilta ja muilta vastaavan hankinnan tehneiltä hankintayksiköiltä.
Hankintayksikkö voi antaa tietoa toimittajille hankintaa koskevista suunnitelmista ja vaatimuksistaan. Alustava tarjouspyyntö tai sopimusluonnos voidaan lähettää potentiaalisille tarjoajille kommentoitavaksi. Tarkoituksena on selvittää hankinnan sisällön vaatimusten selkeys ja ymmärrettävyys, jotta kilpailutuksessa saadaan vertailukelpoisia tarjouksia.
Tarjoajilta voidaan saada ehdotuksia hankinnan kohteen määrittelystä ja tietoa kustannuksista. Saadut tiedot vaikuttavat hankinnan sisällön määrittelyyn sekä valinta- ja vertailuperusteisiin kilpailutusvaiheessa. Tarkoitus on, että hankintayksikkö saa hankinnan kohteesta riittävästi tietoa hankinnan suunnittelemiseksi ja kykenee sen jälkeen itsenäisesti laatimaan tarjouspyynnön. Vuoropuhelu on erotettava selkeästi kilpailutuksesta ja se ajoitetaan ennen tarjouspyyntövaihetta.
Markkinakartoitus ja -vuoropuhelu eivät saa johtaa kilpailun vääristymiseen eivätkä syrjimättömyyden ja avoimuuden periaatteiden vastaiseen menettelyyn.
Xxxxxxxxx ennakoitu arvo ratkaisee sen, onko hankinta EU-kynnysarvon ylittävä, kansallisen kynnysarvon ylittävä vai pienhankinta. Kaikki kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat ovat pienhankintoja. Erityisalojen osalta pienhankintoja ovat EU-kynnysarvon alittavat hankinnat. Pienhankinnoissa on kunnan oma vähäisten hankintojen raja, jonka alle jäävät hankinnat voi
tehdä suorahankintana ilman perusteluita. Kaikista yli 5.000 euron (alv 0 %) hankinnoista tulee tehdä kirjallinen perusteltu päätös. Pienhankintoja on käsitelty tarkemmin luvussa 6.
Tasan EU-kynnysarvon suuruinen hankinta tulkitaan EU-kynnysarvon ylittäväksi hankinnaksi. Tasan kansallisen kynnysarvon suuruinen hankinta tulkitaan kansallisen kynnysarvon ylittäväksi hankinnaksi.
HANKINTALAIN MUKAISET | EU-kynnysarvo | Kansallinen | Vähäisten han- | |
HANKINTAYKSIKÖT (kunta pois lukien vesi- ja viemärilaitos) | (alv 0 %) | kynnysarvo (alv 0 %) | kintojen raja | |
(alv 0%) | ||||
Tavara- ja palveluhankinnat | 215 000 € | 60 000 € | 10 000 € | |
Rakennusurakat | 5 382 000 € | 150 000 € | 30 000 € | |
Suunnittelu | 215 000 € | 60 000 € | 10 000 € | |
Muiden erityisten palvelujen hankinnat | - | 300 000 € | 30 000 € | |
Käyttöoikeussopimukset | - | 500 000 € | 30 000 € | |
ERITYISALOJEN HANKINTALAIN | EU-kynnysarvo | Kansallinen | Vähäisten han- | |
MUKAISET HANKINTAYKSIKÖT | (alv 0 %) | kynnysarvo | kintojen raja | |
(Vesi- ja viemärilaitos) | (alv 0 %) | (alv 0%) | ||
Tavara- ja palveluhankinnat | 431 000 € | - | 10 000 € | |
Rakennusurakat | 5 382 000 € | - | 30 000 € | |
Suunnittelukilpailut | 431 000 € | - | 10 000 € | |
Muiden erityisten palvelujen hankinnat | 1 000 000 € | - | 30 000 € | |
Käyttöoikeussopimukset | 5 382 000 € | - | 30 000 € | |
Huomattava on, että rajat koskevat hankintojen kokonaisarvoa koko sopimuskaudelle, vähintään 12 kuukaudelle.
1.7 Hankinnan ennakoidun arvon määrittäminen
Xxxxxxxxx ennakoidun arvon laskemisesta on kerrottu hankintalain 27-31 §:ssä ja erityisalojen hankintalain 14-18 §:ssä.
Arvon laskennan pääsäännöt:
• Suurin mahdollinen kokonaishinta ilman arvonlisäveroa
• Kaikkien kunnan hankintayksiköiden yhteenlasketut hankinnat
• Jos hankinta on jaettu osiin niin kaikki osat yhteensä
• Koko sopimuskauden + optiokausien hankinnat yhteensä, aina vähintään 12 kuukautta
• Toistaiseksi voimassa olevassa sopimuksessa 48 kuukautta
Hankintoja ja tilauksia ei saa pilkkoa rajojen alittamiseksi. Jos tilaus perustuu johonkin sopimukseen, tulee sen käydä ilmi päätöksestä.
Hankinnan rahoitustavalla ei ole vaikutusta kilpailutuksen raja-arvoihin. Projekti- ja hankerahoituksella tehtävissä ostoissa tulee huomioida kuitenkin mahdolliset rahoituspäätöksessä mainitut hankinnan erityisehdot.
Lähtökohtana on hankintayksikön oma arvio hankintasopimuksen arvosta. Toisaalta hankintayksikön on asianmukaisesti ja riittävän tarkasti asiaa selvittäen arvioitava hankinnan arvo. Jos hankinnan arvo on laskettu perusteettomasti väärin ja toteutuneiden tarjousten hinnat ylittävät merkittävästi hankintayksikön ennakoidun arvion ja kynnysarvo ylittyy, hankinnasta on julkaistava uusi ilmoitus.
Vähintään EU-kynnysarvojen suuruisiin hankintoihin sovelletaan, mitä hankintalain 1–10 ja 14–
16 luvussa säädetään hankintasopimuksista. Vähintään EU-kynnysarvon suuruisissa hankinnoissa on noudatettava jotain lain 5 luvussa tarkoitettua menettelyä.
EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevia hankintalain säännöksiä ei käsitellä tässä hankintaohjeessa.
Käyttöoikeussopimuksista, eräistä palveluhankinnoista ja pitkäaikaisissa hankintasopimuksissa noudatettavista laskentaperiaatteista on säädetty erikseen hankintalain 28–30 §:ssä.
Esimerkiksi suunnittelukilpailussa palveluhankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa on huomioitava myös mahdolliset osallistumispalkkiot ja maksut (29 §).
Hankintalain 30 §:ssä on säädetty pitkäaikaisissa hankintasopimuksissa noudatettavista ennakoidun arvon laskemissäännöistä.
Jos tavarahankinnan kohteena on leasing, vuokraus tai osamaksulla hankkiminen, sopimuksen ennakoidun arvon laskennan perusteena käytetään:
1) määräaikaisen, enintään 12 kuukautta voimassa olevan sopimuksen ennakoitua kokonaisarvoa tai yli 12 kuukautta voimassa olevan sopimuksen kokonaisarvoa arvioitu jäännösarvo mukaan lukien;
2) toistaiseksi tai määrittelemättömän ajan voimassa olevan sopimuksen ennakoitua kuukausiarvoa kerrottuna 48:lla.
Määräajoin uudistettavien hankintojen osalta hankintayksikkö voi tehdä sopimuksen esimerkiksi vuodeksi kerrallaan logistiikkaan, riskeihin, rahoitukseen tai muihin vastaaviin syihin perustuen. Rahoitukseen liittyvä syy voi olla se, että rahoitusta on myönnetty vuosi kerrallaan ja sen jatkuvuudesta ei ole varmuutta. Hankintoja ei voi pilkkoa pelkästään siitä syystä, että vältetään hankintalain soveltaminen.
Säännöllisesti toistuvien tai määräajoin uudistettavien tavara- tai palveluhankintoja koskevien sopimusten ennakoidun arvon laskennassa perusteena on käytettävä:
1) viimeksi kuluneiden 12 kuukauden tai viimeksi kuluneen talousarviokauden aikana peräkkäin tehtyjen vastaavien hankintojen yhteisarvoa seuraavan 12 kuukauden aikana tapahtuvat muutokset määrissä tai arvoissa huomioon ottaen; tai
2) niiden hankintojen ennakoitua yhteisarvoa, jotka tehdään ensimmäistä toimitusta seuraavien 12 kuukauden aikana, tai jos kysymys on yli 12 kuukautta voimassa olevasta sopimuksesta, sitä seuraavan talousarviokauden aikana.
Sellaisissa palveluhankintasopimuksissa, joissa ei ilmoiteta kokonaishintaa, ennakoidun arvon laskennassa perusteena on käytettävä:
1) määräaikaisissa, enintään 48 kuukautta voimassa olevissa hankintasopimuksissa voimassaolon aikaista ennakoitua kokonaisarvoa;
2) toistaiseksi voimassa olevissa tai yli 48 kuukautta voimassa olevissa hankintasopimuksissa kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48.
Puitejärjestelyissä ja dynaamisissa hankintajärjestelmissä hankinnan ennakoidun arvon laskennassa on käytettävä kaikkien puitejärjestelyn tai dynaamisen hankintajärjestelmän keston ajaksi suunniteltujen hankintasopimusten ennakoitua kokonaisarvoa.
Hankintalakia ei sovelleta sidosyksiköltä tehtävään hankintaan. Sidosyksikkö on hankintayksiköstä muodollisesti erillinen ja päätöksenteon kannalta itsenäinen yksikkö, johon hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa käyttää määräysvaltaa samoin kuin omiin toimipaikkoihinsa. Lisäksi edellytyksenä on, että sidosyksikkö harjoittaa vain hankintalaissa määritellyn osuuden liiketoiminnastaan muiden tahojen kuin määräysvallan omaavien hankintayksiköiden kanssa. Sidosyksikössä ei saa olla muiden kuin hankintayksiköiden pääomaa. (Ks. tarkemmin hankintalain 15 §).
1.8 Hankinnat yhteishankintayksiköltä
Yhteishankintayksikkö on hankintayksikkö, joka hankkii omistajilleen tavaroita, palveluja ja rakennusurakoita tai tekee näille em. tuotteita koskevia hankintasopimuksia tai puitejärjestelyjä. Yhteishankintayksikkönä toimivan hankintayksikön tulee täyttää hankintalaissa määritellyt edellytykset.
Kun hankintayksikkö hankkii tavaroita, palveluja tai rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikköä tai toteuttaa hankinnan käyttäen yhteishankintayksikön hankintalain mukaisesti kilpailuttamaa hankintasopimusta tai puitejärjestelyä, hankintayksikön katsotaan noudattaneen hankintalain kilpailuttamisvaatimusta. Tällöin hankintayksikön ei itse tarvitse enää kilpailuttaa hankintaa hankintalain mukaisella menettelyllä. (20–21 §).
Kuntien valtakunnallinen yhteistyö hankinnoissa toteutetaan nykyisin Hansel Oy:n toimesta. Hansel Oy kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaidensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia sekä vastaa sopimushallinnasta. Hausjärven kunnan hankinnoissa voidaan käyttää myös toisen yhteishankintayksiköiden, Sarastia Oy:n, kilpailuttamia sopimuksia. Yhteishankintayksikön kilpailuttamiin sopimuksiin on mahdollista liittyä ilman omaa kilpailutusta. Jos yhteishankintayksikön kilpailuttamaan sopimukseen liitytään, on huolehdittava siitä, ettei sopimuksen ulkopuolisia ostoja (ns. ohiostoja) tehdä. Jos toimiala tai toimialue haluaa liittyä yhteispalveluyksikön kilpailuttamaan sopimukseen, on asiasta ennen päätöstä konsultoitava talous- ja henkilöstöjohtajaa.
Xxxxxxxxx suorittamisesta yhteishankintana päättää se toimielin tai viranhaltija, jolla muutoinkin on oikeus päättää asianomaisesta hankinnasta.
2 Kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen toteuttaminen
Hankintalaissa kansallisen kynnysarvon ylittävät, mutta EU-kynnysarvon alle jäävät hankinnat, on jätetty hankintamenettelyn osalta hankintayksiön oman harkinnan mukaan toteutettavaksi (100 §). Hankinnat on kuitenkin suorahankintoja lukuun ottamatta kilpailutettava ja hankinnasta julkaistava ilmoitus (erityisalojen hankintalaissa kausi-ilmoitus) palvelussa (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx). Ennakkoilmoitus toimitetaan julkaistavaksi vähintään 35 päivää ja korkeintaan 12 kk ennen hankintailmoituksen lähettämistä.
Hankinta toteutetaan aina hankinnan kokoon ja luonteeseen parhaiten soveltuvaa menetelmää hyödyntäen. Hankintayksikön on noudatettava hankinnan kilpailuttamisessa sellaista menettelyä, jotka ovat julkisissa hankinnoissa noudatettavien periaatteiden mukaisia. Nämä periaatteet ovat tasapuolisuus, syrjimättömyys, avoimuus ja suhteellisuus.
Hankintayksikkö määrittelee itse menettelyn kulun kansallisessa hankinnassa. Hankintayksikön on kuvattava käyttämänsä hankintamenettely hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä.
Kuvaus tulee esittää siten, että toimittajat pystyvät sen perusteella ennakoimaan käytetyn hankintamenettelyn luonnetta ja kulkua sekä tietävät oman roolinsa menettelyssä.
Hankintayksikkö voi halutessaan käyttää samankaltaisia menettelyjä (avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely jne.) kuin hankintalain EU−kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa (hankintalaki 5 luku) tai mukauttaa niitä.
Hilma-ilmoituslomakkeella kysytään noudatettavaa menettelyä. Jos hankintayksikkö ilmoittaa käyttävänsä jotain tiettyä hankintamenettelyä (rasti esim. avoin menettely -kohtaan), tulee hankinta toteuttaa hankintalaissa ko. menettelyä koskevia (EU-) säännöksiä noudattaen.
Kansallinen hankinta voidaan toteuttaa avoimen menettelyn kaltaisena, jolloin hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja asettaa saataville tarjouspyynnön, joiden perusteella halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankintayksikkö voi lisäksi lähettää tarjouspyyntöjä tunnetuille toimittajille ilmoituksen julkaisemisen jälkeen.
Menettely voidaan toteuttaa myös vaiheittain rajoitetun menettelyn tai neuvottelumenettelyn kaltaisesti. Hankintayksikkö voi julkaista hankinnasta hankintailmoituksen ja halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua hankintamenettelyyn. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. Ehdokkaiden valinnassa käytettävät kriteerit ja tarjouskilpailuun otettavien ehdokkaiden määrä ilmoitetaan etukäteen hankintailmoituksessa.
Hankintayksikkö voi ilmoittaa, että menettely sisältää neuvotteluvaiheen/-vaiheita. Tällöin hankintayksikkö voi neuvotella hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa. Ehdokkaita on kutsuttava menettelyyn hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi. Ehdokkaiden valinnassa käytettävät kriteerit ja neuvotteluun otettavien ehdokkaiden määrä ilmoitetaan etukäteen kuten rajoitetussa menettelyssä.
Hankinta on mahdollista toteuttaa myös puitejärjestelynä. Silloin kyseessä on hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välinen sopimus, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot kuten hinnat ja suunnitellut määrät. Sopimustoimittajat valitaan kilpailutuksen perusteella. Valittavien toimittajien määrä on ilmoitettava ennakkoon hankintailmoituksessa, neuvottelukutsussa tai tarjouspyynnössä. Puitejärjestely voi olla voimassa enintään neljä vuotta.
Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa suorahankintoihin sovelletaan, mitä hankintalain 40 ja 41 §:ssä säädetään eli samoja kriteereitä kuin EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Erityisalojen hankintalaissa edellytykset suorahankinnalle on kerrottu 43-44 §:ssä
Suorahankinta on mahdollinen muun muassa silloin, jos hankintailmoituksen perusteella ei saatu lainkaan tarjouksia tai ei saatu soveltuvia tarjouksia tai osallistumishakemuksia. Edellytyksenä on, ettei tarjouspyynnön ehtoja olennaisesti muuteta.
• Tarjousta ei pidetä soveltuvana, jos se on hankintasopimuksen kannalta tarpeeton eikä ilmeisesti täytä hankinta-asiakirjoissa määriteltyjä hankintayksikön tarpeita ja vaatimuksia ilman, että sitä muutetaan olennaisesti. Kysymykseen tulevat lähinnä sellaiset tilanteet, joissa saadut tarjoukset ovat täysin tarjouspyyntöä vastaamattomia.
• Osallistumishakemusta ei pidetä soveltuvana, jos asianomainen toimittaja on suljettava pois tai voidaan sulkea pois pakollisten tai harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden nojalla tai jos se ei täytä hankintayksikön vahvistamia soveltuvuusvaatimuksia.
Suorahankinta on mahdollinen myös silloin, jos teknisestä syystä tai yksinoikeuden suojaamisen vuoksi vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan eikä vaihtoehtoisia ratkaisuja ole.
• Teknisenä seikkana kyseeseen voi tulla esimerkiksi poikkeuksellinen uusi tekninen ratkaisu tai hankinnan kohteen edellyttämä tietty käsityötaito, jota hankinnan toteuttaminen edellyttää
• Hankintayksikön tulee pystyä osoittamaan, ettei ole olemassa vastaavaa tuotetta tai palvelua, jolla sama lopputulos voitaisiin saavuttaa.
• Yksinoikeuden suojaamisen vuoksi suorahankinta on mahdollinen esimerkiksi silloin, kun hankintailmoituksen julkaiseminen saattaisi paljastaa mahdollisen toimittajan liikesalaisuuden tai muun vastaavan tiedon, jonka paljastuminen aiheuttaisi toimittajalle taloudellista vahinkoa.
Äärimmäinen kiiretilanne voi joskus antaa mahdollisuuden suorahankinnan tekemiseen. Kilpailuttaminen on hankinnoissa ehdoton pääsääntö, ja tästä poikkeamista on kaikissa tapauksissa tulkittava suppeasti. Kiireen tulee johtua hankintayksikön ulkopuolisista syistä.
• Perusteen on oltava äkillinen ja sellainen, jota hankintayksikkö ei ole kohtuudella voinut ennakoida.
• Edellytyksenä suorahankinnan tekemiselle äärimmäisen kiireen vuoksi on lisäksi, että hankinnan tekeminen on ehdottoman välttämätöntä.
• Kiire voisi olla kyseessä esimerkiksi äkillisen luonnonilmiön tai onnettomuuden aiheuttamien vahinkojen korjaamisessa tai ennalta arvaamattoman toiminnoille kriittisen laitteen rikkoutumisessa.
Muita suorahankintaperusteita voivat olla ainutkertaisen taideteoksen tai taiteellisen esityksen luominen tai hankkiminen tai se, että hankittava tavara valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten.
Joissakin tapauksissa lisätilaus on mahdollista tehdä suorahankintana hankintalain 41 §:n (erityisalojen hankintalain 44 §) mukaisilla perusteilla.
Päätös suorahankinnan käyttämisestä on perusteltava, koska tällöin poiketaan hankintalain edellyttämästä kilpailuttamisvelvollisuudesta.
Hankintayksikön on toimitettava kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta ja suunnittelukilpailusta julkaistavaksi ilmoitus sähköisesti Hilma-palvelussa suomen- tai ruotsinkielisenä osoitteessa xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx käyttäen kansalliselle hankintailmoitukselle tarkoitettua lomaketta (101 §).
Hankintayksikkö voi julkaista hankintailmoituksen lisäksi muussa tarkoituksenmukaisessa tiedotusvälineessä. Ilmoitusta ei saa julkaista muualla tai tarjouspyyntöä toimittaa suunnatusti tunnetuille toimittajille ennen kuin se on julkaistu Hilmassa.
Hankintailmoitukseen tulee sisällyttää kaikki hankintalain 102 §:ssä mainitut tiedot. Tämä onnistuu käytännössä käytettäessä Hilma-palvelua ja vastattaessa kaikkiin hankintailmoituslomakkeessa esitettyihin kysymyksiin.
Hankintojen sisällön määrittelyssä on käytettävä yhteisestä hankintasanastosta (CPV) annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 2195/2002 vahvistettua viitenimikkeistöä. Hilman lomakepohja vaatii ilmoittajaa valitsemaan jonkun kohdan CPV - pääsanastosta (esimerkiksi 50000000-5 Korjaus- ja huoltopalvelut).
Hankintamenettelyn valinnasta ja kuvaamisesta hankintailmoituksessa on ohjeet edellä kohdassa 2.1. Jos hankintayksikkö valitsee ne ehdokkaat, jotka voivat antaa tarjouksia tai osallistua neuvotteluihin, ja asettaa tarjoajien tai ehdokkaiden arvioimiseksi soveltuvuusvaatimuksia, hankintailmoituksessa tulee ilmoittaa vaatimusten asettamisesta sekä siitä, mistä tarkemmat tiedot mahdollisista vaatimuksista ja niiden todentamiseksi vaadittavista asiakirjoista ovat saatavilla. Hankintailmoituksessa on myös ilmoitettava, rajoitetaanko ehdokkaiden määrää. Hankintailmoituksessa mainittuja tietoja voidaan täydentää muualta saatavissa olevilla tiedoilla, mistä on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Osa tiedoista voidaan siten antaa tarjouspyynnössä.
Hankintailmoituksessa ilmoitetaan, hyväksytäänkö osatarjoukset. Jos tarjouksia saa antaa osista, on syytä ilmoittaa, millä perusteilla eri osien tarjoajat valitaan.
Hankintalaissa ei ole tarkemmin määritelty, minkä pituinen on kohtuullinen määräaika tarjousten tai osallistumishakemusten jättämiselle kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Hankintayksikön tulee aina asettaa määräaika hankinnan kokoon ja luonteeseen nähden riittävän pitkäksi.
Lähtökohtaisesti määräajan tulee olla vähintään 14 vuorokautta, jotta se on kohtuullinen.
Hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto tapahtuu hankintayksikön valitsemalla tavalla (sähköisesti tai postin välityksellä). Valittujen viestintävälineiden on oltava yleisesti käytettävissä, eikä välineen valinta saa vaarantaa toimittajien mahdollisuutta osallistua hankintamenettelyyn.
Tarjouspyynnön laatiminen on kilpailutuksen tärkein vaihe. Tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava siten, että sen perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Samoja asioita on mahdollista ilmoittaa usein joko hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat sisällöltään, noudatetaan hankintailmoituksen sisältöä.
Tarjouspyyntöön kirjataan:
– hankinnan kohde
– hankinnan kohteelle asetetut laatuvaatimukset
– viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen
– määräaika tarjousten tekemiselle
– osoite, johon tarjoukset toimitetaan
– kieli, jolla tarjoukset on laadittava
– tarjousasiakirjojen esittämistä ja muotoa koskevat muut vaatimukset
– tarjoajille asetettavat soveltuvuusvaatimukset (taloudelliset/rahoitukselliset vaatimukset, tekninen soveltuvuus, ammatillinen pätevyys) sekä luettelo asiakirjoista, joilla tarjoaja osoittaa soveltuvuutensa
– kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteet ja suhteellinen painotus tai vaihteluväli
– tarjousten voimassaoloaika
– keskeiset sopimusehdot
– muut olennaiset tiedot, kuten mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyynnöstä ja miten kysymyksiin vastataan
Tarjouspyyntöön voidaan liittää tekniset eritelmät, joissa kuvataan hankinnan kohteelle asetettavat tekniset vaatimukset. Niiden on annettava tarjoajille yhtäläiset mahdollisuudet osallistua tarjouskilpailuun.
2.4.2 Hankinnan kohteen määrittely
Hankintayksikkö voi itse päättää hankittavan kokonaisuuden. Tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset laatua koskevat tiedot, jotta kilpailuun osallistuvat voivat saada oikean käsityksen tilaajan tarpeista ja hankinnan yksityiskohdista. Muita kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyjä vaatimuksia ei voida käyttää tarjousten vertailussa, vaikka myöhemmin havaittaisiin, että jonkun yrityksen esittämillä ehdoilla voitaisiin saavuttaa parempi lopputulos.
2.4.3 Tarjoajan poissulkemisperusteet
Hankintalain 80 §:n mukaisia pakollisia poissulkemisperusteita sovelletaan Hausjärven kunnan kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Hankintayksikön on mainittava tämä tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa. Tarjoajalta voidaan vaatia vakuutus siitä, ettei sitä koske mikään pakollinen poissulkemisperuste. Rikosrekisteriote yhtiöstä ja vastuuhenkilöistä voidaan vaatia, jos tästä ilmoitetaan hankintailmoituksessa/tarjouspyynnössä.
Lisäksi voidaan soveltaa hankintalain mukaisia harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita (81 §). Jos näin halutaan tehdä, tämä tulee mainita tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa.
2.4.4 Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset
Hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten täytyy olla perusteltuja ja oikeassa suhteessa hankinnan laajuuteen nähden. Tällaisia vaatimuksia voi olla esimerkiksi taloudellista ja rahoituksellista asemaa koskevat vaatimukset (vähimmäisliikevaihto, luottoluokitustaso tms.) tai teknistä suorituskykyä tai ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset (esimerkiksi referenssi-vaatimukset).
Tarjoajien soveltuvuutta koskevien vaatimusten asettamisessa voidaan noudattaa, mitä hankintalain 8386 §:ssä säädetään. ESPD −lomakkeen käyttö ei ole pakollista kansallisissa hankinnoissa, mutta sen mukaisia tarjoajan soveltuvuusehtoja (IV osa: valintaperusteita) voidaan hyödyntää myös kansallisissa hankinnoissa.
Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset. Vakuutuksessa annettujen tietojen paikkansapitävyys tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
2.4.5 Tarjousten vertailuperusteet
Hankintayksikön tulee ilmoittaa käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste (halvin hinta, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras) sekä mahdolliset hintalaatusuhteen arvioinnissa käytettävät vertailuperusteet hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Hankintayksikön on tarjouspyynnössä määriteltävä ne perusteet, joilla tarjousten vertailu suoritetaan ja hankintapäätös tehdään.
Hinta-laatusuhteen arvioinnissa käytettävien vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja mahdollistaa tarjousten puolueeton arviointi. Käytettävät pisteytysmenetelmät ja painoarvot vaativat usein testaamista ennen tarjouspyynnön julkaisemista.
2.4.6 Tarjouspyynnön antaminen ja täsmentäminen
Tarjouspyyntö asetetaan sähköisesti kokonaisuudessaan tarjoajien saataville hankintailmoituksen julkaisemispäivästä lähtien joko Hilma-palveluun tai ilmoituksessa mainitussa Hausjärven kunnan internetosoitteessa. Jos jossain tapauksessa ei ole mahdollista asettaa tarjouspyyntöä sähköisesti saataville, tarjouspyyntö on lähetettävä samanaikaisesti kaikille sitä pyytäneille.
Jos hankintamenettelyn aikana ilmenee tarve antaa lisätietoja tai täsmentää tarjouspyyntöä, tiedot on annettava kaikille ehdokkaille/tarjoajille samanaikaisesti ja saman sisältöisinä. Annetut lisätiedot on dokumentoitava.
2.4.7 Tarjousten antaminen ja lisäkysymykset
Tarjouspyynnössä on ilmoitettava, miten tarjoukset tulee antaa. Kirjallinen tarjous voidaan pyytää antamaan suljetussa kuoressa viitemerkinnällä varustettuna. Vaihtoehtoisesti voidaan ilmoittaa ohje ja sähköpostiosoite tarjouksen sähköiseksi toimittamiseksi.
Tarjouspyynnössä annetaan määräaika tarjousten jättämiselle. Perustellusta syystä voidaan tarjousaikaa pidentää, jos esimerkiksi joku tarjoajaehdokkaista sitä pyytää. Tarjousajan pidentäminen on saatettava kaikkien tarjoajien tietoon alkuperäisessä määräajassa samalla tavoin kuin tarjous on pyydetty.
Tarjouspyynnön johdosta esitettyihin kysymyksiin vastataan yleensä Hausjärven kunnan internetsivulla, joka ilmoitetaan ehdokkaille hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Jos hankintamenettely on toteutettu sähköisesti Cloudia-sovelluksen avulla, kysymyksiin voidaan vastata portaalissa.
2.5.1 Tarjousten avaaminen ja täydennyttäminen
Vastaanottajan on kirjattava postitse saapuneet tarjoukset ja merkittävä tarjoukseen saapumisaika ja vastaanottajan nimi. Sähköpostitse toimitettavia tarjouksia ei saa ohjata toimittamaan henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen.
Myöhästyneet tarjoukset on aina hylättävä.
Tarjoukset on avattava niin pian kuin mahdollista tarjousajan päätyttyä tilaisuudessa, johon osallistuu vähintään kaksi henkilöä. Jos tarjous on annettu paperilla, tarjouskirjeisiin on merkittävä tarjousten avauspäivämäärä ja avaajien nimikirjaimet.
Avaamisesta on tehtävä pöytäkirja, johon merkitään asian, ajan, paikan, läsnä olevien henkilöiden ja tarjousten jättöajan lisäksi saapuneet tarjoukset, niiden saapumisaika ja muut asiat, jotka ovat tarpeen hankintaa käsiteltäessä. Pöytäkirjan allekirjoittavat läsnä olevat henkilöt.
Saapuneet tarjoukset eivät ole vielä julkisia. Ne tulevat salassa pidettävää tietoa lukuun ottamatta julkisiksi, kun sopimus asiassa on tehty. (Ks. tarkemmin luku 7.1 ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 6 §).
Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. Täsmentämiselle on asetettava määräaika, johon mennessä täsmennykset tai selvennykset on toimitettava hankintayksikölle.
Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta täydentämään tarjousta, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat vähäisessä määrin puutteellisia tai virheellisiä. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan yleisiä hankintaperiaatteita (tasapuolisuus, syrjimättömyys, suhteellisuus ja avoimuus). Sallittua on esimerkiksi pyytää tarjoajaa korjaamaan tarjouksessa oleva muotovirhe, kuten puuttuva allekirjoitus taikka täydentämään puuttuva tarjouksen voimassaoloa koskeva tieto. Sallittua on lisäksi pyytää tarjoajaa täsmentämään hinnoittelua koskeva virhe, kuten väärä valuutta taikka hinnoitteluyksikkö taikka ilmeinen hinnan suuruusluokkaa koskeva virhe kuten pilkkuvirhe. Hankintayksikkö ei voi sen sijaan pyytää täydentämään jotakin olennaista hintatietoa tai antamaan puuttuvaa selvitystä jostakin tarjousvertailuun olennaisesti vaikuttavasta seikasta. Ennen tarjouksen täsmentämispyyntöä on hyvä konsultoida talous- ja henkilöstöjohtajaa.
2.5.2 Tarjoajan soveltuvuus ja poissulkeminen
Tarjousten käsittely soveltuvuuden tarkistamiseksi on kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa tarkistetaan tarjoajalle asetettujen vaatimusten täyttyminen ja toisessa vaiheessa tarjoukselle asetettujen vaatimusten täyttyminen.
Hankintalain mukaisia pakollisia poissulkemisperusteita (80 §) tulee soveltaa kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa, jos sellainen tulee ilmi. Hankintayksikön on suljettava
tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, jota koskee pakollinen poissulkemisperuste. Rikosrekisteriote yhtiöstä ja vastuuhenkilöistä voidaan vaatia, jos tästä ilmoitetaan hankintailmoituksessa/tarjouspyynnössä. Lisäksi voidaan soveltaa hankintalain mukaisia harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita (81 §).
Pakollisten ja harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden osalta tarjoajalla on oikeus esittää näyttöä luotettavuudestaan 82 §:n mukaisesti. Jos hankintayksikkö katsoo näytön luotettavuudesta riittäväksi, se ei saa sulkea tarjoajaa pois tarjouskilpailusta. Hankintayksiköllä ei ole kuitenkaan velvollisuutta vaatia tai pyytää näyttöä tarjoajan luotettavuudesta.
2.5.3 Hankinnan kohteelle ja tarjouksen sisällölle asetettujen vaatimusten täyttyminen
Seuraavaksi tarkistetaan, täyttääkö tarjottu tuote tai palvelu hankintayksikön asettamat vähimmäisvaatimukset. Tarjoajan tulee tarjouksessa osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen.
Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja sisällöltään vastaamattomat tarjoukset on hylättävä. Tällöin on kuitenkin huomioitava suhteellisuuden periaate. Jos tarjouksessa oleva puute tai virhe on epäolennainen, tarjousta ei ole pakko hylätä. Jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä tai jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan hankintalain 3 §:ssä säädettyjä periaatteita.
Tarjoukset on vertailtava niin hyvissä ajoin, että hyväksyminen voidaan saattaa tiedoksi tarjouksien voimassaoloaikana.
2.5.4 Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valinta
Tarjousvertailuun otetaan mukaan tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, hankinnan kohteelle ja tarjouksen sisällölle asetetut vaatimukset. Tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras. Hinta- laatusuhteen arvioinnissa käytettävien vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja mahdollistaa tarjousten puolueeton arviointi. Hankintayksikön tulee ilmoittaa käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste sekä mahdolliset vertailuperusteet hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Vertailusta laaditaan tarjousten vertailutaulukko.
2.6 Hankintapäätös ja sen tiedoksianto
Hankintojen ratkaisuoikeudet on määritelty hallintosäännössä ja tässä hankintaohjeessa.
Hankintayksikön on tehtävä perusteltu päätös kaikista ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista. Päätös tehdään viranhaltijapäätöksenä tai toimielimen päätöksenä. Päätöksestä on käytävä ilmi ainakin ehdokkaan tai tarjoajan poissulkemisen ja tarjouksen hylkäämisen perusteet.
Hankintapäätöksen tulee sisältää olennaiset tiedot tarjouskilpailun ratkaisemisesta kuten voittaneen tarjoajan nimi sekä tiedot vertailuperusteiden soveltamisesta. Päätöksessä tulee esittää tarjousvertailua koskevat perustelut sillä tarkkuudella, että tarjoajalle käy ilmi oman tarjouksensa sijoittuminen suhteessa muihin. Vertailuperusteiden soveltamisesta saatu pistemäärä tulee perustella ja vertailusta tulee ilmetä, miten kutakin tarjousta on arvioitu kunkin vertailuperusteen osalta. Keskeisimpien perusteiden esittäminen riittää, eikä perustelujen tarvitse olla tarkasti yksilöityjä.
Hankinta-asiakirjoihin on otettava ehto, jonka mukaan sopijapuolia sitova sopimus syntyy vasta, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen tai kun tilaus on tehty.
Hankintapäätökseen liitetään valitusosoitus, jossa selostetaan, miten asia on mahdollista saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi ja hankintaoikaisuohje, jossa selostetaan, miten asia
voidaan saattaa uudelleen käsiteltäväksi. Valitusosoitus ja oikaisuohjeet ovat valmiina pohjina asiahallintajärjestelmässä, johon hankintayksikkö täyttää omat yhteystietonsa.
Hankintapäätös annetaan tiedoksi kirjallisesti niille, joita asia koskee. Hankintalain mukaan päätös annetaan tiedoksi ensisijaisesti ehdokkaan tai tarjoajan antamaa sähköistä yhteystietoa käyttäen. Viestiin on merkittävä erikseen tieto lähetyspäivästä. Ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan tällöin saaneen päätöksen tiedoksi viestin lähetyspäivänä, jollei asiassa esitetä muuta luotettavaa selvitystä. Toissijaisesti päätös voidaan antaa tiedoksi myös kirjeitse siten kuin hallintolaissa säädetään.
Puitejärjestelystä (ei kuitenkaan puitejärjestelyyn perustuvasta hankinnasta) on laadittava hankintalain 124 §:n mukainen kertomus. Hankintayksikön on dokumentoitava riittävästi hankintamenettelyn eri vaiheet ja niihin liittyvät ratkaisut. Asiakirjat on säilytettävä vähintään kolmen vuoden ajan hankintasopimuksen tekemisestä. Kertomusta ei ole tarpeen laatia, jos samat asiat ilmenevät hankintaa koskevasta päätöksestä, jälki-ilmoituksesta tai muista hankinta-asiakirjoista. Kertomuksen sisällöstä on säädetty hankintalain 124 §:ssä.
Hankinta voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankinnan keskeyttämisestä tulee tehdä perusteltu päätös. Hankintamenettely voidaan keskeyttää missä vaiheessa tahansa ennen hankintasopimuksen tekemistä. Keskeyttämisestä päättää se, jolla on toimivalta päättää kyseisestä hankinnasta.
Kansallisen kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista saa hankintalain 131 §:n mukaan tehdä vapaaehtoisen suorahankintailmoituksen. Vapaaehtoisen suorahankintailmoituksen tekeminen Hausjärven kunnan suorahankinnoista on suositeltavaa silloin kun kyse on hankinnasta, jonka arvo on lähellä EU kynnysarvoa tai kyse on muutoin merkittävästä hankinnasta, sillä ilmoituksen tekeminen katkaisee muutoksenhakuajan 14 vuorokauden päähän ilmoituksen julkaisemisesta. Jos suorahankintailmoitusta ei julkaista, valituksen tekeminen markkinaoikeuteen on mahdollista kuuden kuukauden kuluessa hankintasopimuksen tekemisestä.
3 Muut erityiset palvelut
Erityispalvelut koskevat vesihuoltolaitosta. Lakia sovelletaan hankintoihin ja suunnittelukilpailuihin, joka liittyy vesihuoltolaissa (119/2001) tarkoitettuun veden johtamiseen, käsittelyyn ja toimittamiseen talousvetenä käytettäväksi sekä jäteveden tai huleveden poisjohtamiseen tai käsittelyyn. Hankinnoista on säädetty erikseen hankintalain 12 luvussa. Liitteen E mukaisia hankintoja koskee vain yksi kynnysarvo, jonka ylittyessä noudatetaan hankintalain 12 luvun säännöksiä. Liitteen E mukaisissa hankinnoissa ei siten koskaan tarvitse soveltaa EU-hankintoja koskevaa hankintalain II osan sääntelyä.
Menettely etenee pääosin samalla tavalla kuin kansallisen kynnysarvon ylittävät tavara- ja palveluhankinnat. Hankintalain 12 luvussa on kuitenkin joitakin palveluiden erityispiirteitä huomioitu erikseen. Liitteen E palveluille on Hilma-palvelussa oma lomakepohja.
3.2 Käyttäjien tarpeiden huomioiminen
Hankintayksikön on hankintalain 12 luvun mukaisissa hankinnoissa otettava huomioon kyseistä palvelua koskeva lainsäädäntö. Lisäksi hankinnassa on pyrittävä ottamaan huomioon palvelujen laatuun ja jatkuvuuteen liittyvät tekijät.
3.3 Suorahankintaperusteet erityispalveluissa
Suorahankinnat on erityispalveluissa sallittu tavanomaisten tilanteiden (40–41 §) lisäksi
erityistilanteissa hankintalain 110 §:n mukaisesti.
Hankintayksikkö voi tehdä yksittäisissä tapauksissa suorahankinnan, jos tarjouskilpailun järjestäminen tai palvelun tarjoajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista toiminnan turvaamiseksi.
Suorahankinnoista voidaan julkaista suorahankintailmoitus (131 §). Suorahankintailmoituksen julkaiseminen on suositeltavaa kynnysarvon ylittävissä liitteen E palveluhankinnoissa, koska se katkaisee muutoksenhakuajan 14 vuorokauden päähän ilmoituksen julkaisemisesta.
Hankintalain 12 luvun mukaisissa palveluhankinnoissa hankintayksikön tulee soveltaa 80 §:ssä säädettyjä pakollisia poissulkuperusteita ja se voi soveltaa 81 §:ssä säädettyjä vapaaehtoisia poissulkemisperusteita. Ehdokkaiden ja tarjoajien korjaaviin toimenpiteisiin ja soveltuvuutta koskevien vaatimusten asettamiseen voidaan soveltaa, mitä lain 82−86 §:ssä säädetään.
3.5 Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valinta
Sen lisäksi, mitä hankintaohjeen luvussa 2 on todettu tarjouksen valinnasta, hankintalain 12 luvun palveluhankinnoissa tulee huomioida seuraava periaate: Jos hankintayksikkö käyttää kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvinta hintaa, sen on esitettävä tätä koskevat perustelut hankinta-asiakirjoissa, hankintapäätöksessä tai hankintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa.
3.6 Hankintamenettelyä koskeva kertomus
Kansallisen kynnysarvon ylittävästä liitteen E palveluhankinnan hankintasopimuksesta on laadittava kertomus. Kertomusta ei ole tarpeen laatia niiltä osin kuin vastaavat tiedot ilmenevät hankintaa koskevasta päätöksestä, jälki-ilmoituksesta tai muista hankinta-asiakirjoista. Kertomuksen sisällöstä on säädetty hankintalain 124 §:ssä.
Hankintasopimus voidaan pääsääntöisesti tehdä aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua hankintapäätöksen tiedoksiannosta (odotusaika). Poikkeukset odotusajan noudattamisesta on säädetty hankintalain 130 §:ssä.
4 Hankintasopimus
Hankinta-asiakirjoihin on otettava ehto, jonka mukaan sopijapuolia sitova sopimus syntyy vasta, kun kaikki sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen tai kun tilaus on tehty.
Hankintalain § 128 mukaan hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä. Hankintasopimus tehdään pohjautuen hankintamenettelyn asiakirjoihin. Sopimusneuvotteluissa sovitaan aiemmin määräämättä jääneistä yksityiskohtaisista sopimusehdoista ja käytännön toteutuksesta. Sopimuksen laatii hankintayksikkö ja sen allekirjoittaa ratkaisuoikeuden haltija tai muu hallintosäännössä määrätty viranhaltija. Sopimusaikana hankintasopimusta ei saa olennaisesti muuttaa.
Muutoksenhakumahdollisuuden vuoksi hankintasopimus voidaan allekirjoittaa valitus- ja oikaisuvaatimusajan umpeuduttua.
Jos kyseessä on liitteen E mukainen palveluhankinta, jossa on noudatettava 14 päivän odotusaikaa, hankintasopimusta ei saa tehdä siinä tapauksessa, että asia on saatettu valituksella markkinaoikeuden ratkaistavaksi.
Kansallisen kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista saa hankintalain 131 §:n mukaan tehdä vapaaehtoisen suorahankintailmoituksen. Hankintasopimus voidaan tehdä silloin 14 päivän kuluttua ilmoituksen julkaisemisesta.
Jos hankinnasta on tehty valitus markkinaoikeuteen, hankintayksikkö voi järjestää hankinnan väliaikaisesti, jollei hankintaa voida sen luonteen vuoksi lykätä markkinaoikeuden käsittelyn ajaksi. Väliaikaisessa järjestelyssä toimittajaksi voidaan valita kuka tahansa eli hankintayksikkö ei ole sidottu valitsemaan yhtä tarjoajista tai edellistä toimittajaa.
Hankintasopimuksessa määrätään ainakin seuraavista sopimuskohdista:
1. hankinnan laatu ja määrä
2. toimitusaika, -tapa ja -ehto
3. hinta, alennukset ja maksuehdot sekä tarvittaessa pakkaus ja alennusta koskevat määräykset
4. ylivoimaisesta esteestä ja siitä ilmoittamisesta
5. viivästymisestä ja siitä ilmoittamisesta
6. viivästyskorosta ja mahdollisesta sopimussakosta
7. takuusta ja sen sisällöstä
8. takuuajan vakuudesta (suuruus ja laatu)
9. vastaanottomenettelystä
10. hinnan korotuksista ja niiden perusteista
11. erimielisyyksien ratkaisemisesta
12. muista kulloinkin tarpeellisista seikoista kuten esim. valuuttasidonnaisuudesta, varaosien saannista, käytön opastuksesta, rahaliikenteestä ym.
Hankintasopimukset on suositeltavaa laatia käyttäen hyväksi julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tai muita hankinnan laadun edellyttämiä palvelu- tai rakennusalan yleisiä sopimusehtoja.
Sopimusehtoja käytettäessä on varmistauduttava niiden soveltuvuudesta kyseiseen hankintaan. Kunnallishallinnossa käytetyistä yleisistä sopimusehdoista voidaan mainita:
JYSE 2014, tavarat ja palvelut JIT 2015, ICT-hankinnat
YSE 2018, rakennusurakkasopimukset
KSE 2013, konsulttisopimukset
KE 2008, kone- ja kuljetuspalvelut.
Hankintalain 136 §:ssä on määritelty, milloin sopimusmuutosta pidetään olennaisena ja toisaalta millaisia muutoksia sopimukseen on mahdollista tehdä sopimuskauden aikana ilman uutta kilpailutusta. Hankintalain 136 §:ää sovelletaan 12 luvun mukaisiin palveluhankintoihin. Samoja periaatteita voidaan soveltaa muihinkin kansallisen kynnysarvon ylittäviin hankintoihin, kun harkitaan sitä, onko sopimusmuutos mahdollista tehdä ilman uutta kilpailutusta.
Sen lisäksi, mitä hankintasopimuksessa on sovittu, hankintayksikkö voi irtisanoa hankintasopimuksen päättymään välittömästi, jos
1) sopimukseen on tehty hankintalain 136 §:n 1 momentissa tarkoitettu olennainen muutos;
2) toimittajaa on koskenut jokin hankintalain 80 §:ssä säädetyistä pakollisista poissulkemisperusteista sopimuksen tekohetkellä; tai
3) sopimusta ei olisi voinut tehdä toimittajan kanssa, koska Euroopan unionin tuomioistuin on Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 258 artiklan mukaisessa menettelyssä todennut hankintayksikön rikkoneen vakavasti Euroopan unionin perussopimusten ja hankintadirektiivin mukaisia velvoitteita.
5 Muutoksenhaku hankintalain soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa
Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä 90 päivän kuluessa siitä, kun oikaisun kohteena ollut päätös on tehty (132−133 §). Hankintaoikaisu voi perustua virheelliseen lain soveltamiseen tai asiassa ilmenneeseen uuteen tietoon, joka voi vaikuttaa päätökseen.
Hankintaoikaisua voidaan käyttää myös tilanteessa, jossa hankintapäätöksen tekemisen jälkeen sopimusneuvottelut valitun tarjoajan kanssa kariutuvat tai kyseinen tarjoaja ei kykene toteuttamaan hankintaa. Osapuolia sitova voimassa oleva sopimus estää hankintayksikköä jo sopimusoikeudellisesti muuttamasta yksipuolisesti sopimuksen tekemiseen johtanutta ratkaisuaan. Jos osapuolet kuitenkin irtautuvat tehdystä sopimuksesta sopimusehtojen mukaisesti ja hankintaoikaisulle varattu määräaika on tämän jälkeen edelleen voimassa, voi hankintayksikkö käyttää edelleen hankintaoikaisua.
Asianosaisen on esitettävä hankintaoikaisuvaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen voi olla vireillä samanaikaisesti hankintaoikaisun kanssa.
Hankintaoikaisun tekee tai hankintaoikaisuvaatimukseen ratkaisun antaa se, jolla on ratkaisuvalta kyseisen suuruista hankintaa tehtäessä.
Hankintapäätöksestä tai muusta hankintayksikön tekemästä ratkaisusta, jolla on vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan, voi valittaa markkinaoikeuteen. Puitejärjestelyyn perustuvasta hankinnasta voi valittaa vain, jos markkinaoikeus myöntää valitusluvan.
Valitus on tehtävä pääsääntöisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun ehdokas tai tarjoaja sai tiedon päätöksestä valitusosoituksineen (ks. tarkemmin 147 §).
Muutosta hakevan on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuteen. Valituksen tultua vireille markkinaoikeus voi kieltää, keskeyttää tai sallia hankintapäätöksen täytäntöönpanon taikka määrätä hankintamenettelyn muutoin keskeytettäväksi väliaikaisesti markkinaoikeuden käsittelyn ajaksi.
5.3 Kuntalain tai hallintolainkäyttölain mukainen muutoksenhaku
Markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluviin asioihin ei voi hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain perusteella. Jos valittaja kuitenkin vetoaa julkista hankintaa koskien muun
lain kuin hankintalain vastaisuuteen, voi hankinnassa tehtyyn päätökseen hakea muutosta kuntalain ja hallintolainkäyttölain nojalla. Tällainen tilanne on käsillä esimerkiksi silloin, kun valittaja vetoaa kunnallisvalituksella kuntalain 97 §:ssä säädettyyn esteellisyyteen tai sosiaalihuoltolain 33 §:ssä säädettyyn sosiaalihuollon saatavuuteen ja saavutettavuuteen julkisessa hankinnassa.
6 Pienhankinnat
6.1 Pienhankintojen yleisperiaatteet
Pienhankinnoilla tarkoitetaan kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja. Erityisalojen osalta pienhankintoja ovat EU-kynnysarvon alittavat hankinnat. Näihin ei sovelleta hankintalakia muuta kuin hankintaoikaisua koskevilta osin (hankintalaki 135 §). Pienhankinnoissa ei ole velvollisuutta julkaista hankintailmoitusta Hilma -portaalissa. Hankinnasta voidaan julkaista ilmoitus kunnan www-sivuilla.
Hankinnan kohde | Pienhankinnan arvo (alv 0 %) alle: |
Tavara- tai palveluhankinta Suunnittelukilpailu | 60.000 euroa |
Rakennusurakka | 150.000 euroa |
Muu erityinen palveluhankinta (hankintalain liitteessä E määritellyt palvelut) | 300.000 euroa |
Käyttöoikeussopimus | 500.000 euroa |
Vaikka pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia, niissä noudatetaan julkisten hankintojen perusperiaatteita, joita ovat avoimuus, suhteellisuus, tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, suunnitelmallisuus, taloudellisuus ja kilpailuolosuhteiden hyödyntäminen.
Xxxxxxxxx tulee toteuttaa mahdollisimman suunnitelmallisesti ja taloudellisesti sekä tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Hankintojen suunnittelussa voidaan huomioida seudulliset yrittäjät ja alueen elinvoiman kehittyminen käyttämällä ilmoituskanavana esimerkiksi Hämeen Yrittäjät Ry:n ylläpitämää portaalia.
Hankintaa ei saa pilkkoa keinotekoisesti. Toistuvat ja selkeästi pilkotut hankinnat voidaan saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, vaikka hankintalain mukainen valitusoikeus ei muuten koske pienhankintoja. Lisäksi on huomioitava mahdollisuus toteuttaa toistuvat pienhankinnat puitejärjestelyillä.
Pienhankinnat voidaan kilpailuttaa hankintalainsäädäntöä kevyemmillä ja joustavammilla menettelyillä. Hankintamenettelyn tulee olla läpinäkyvää ja tarjoajia on kohdeltava yhdenvertaisesti. Pienhankintojen kilpailuttaminen suositellaan tehtäväksi Cloudia kilpailuttamisjärjestelmällä, kun toimittajia on tarpeen tavoittaa mahdollisimman laajasti. Hankintamenettely voidaan vaihtoehtoisesti toteuttaa kulloinkin tarkoituksenmukaisella tavalla joko tekemällä hintavertailu esimerkiksi sähköpostikyselyiden avulla tai lähettämällä kirjallinen tarjouspyyntö suunnatusti potentiaalisille yrityksille.
Tarjoajien kanssa voidaan tarvittaessa käydä neuvotteluja tasapuolisesti. Olennaista on kuvata menettelyn kulku avoimesti hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä.
Tarjoajan valinnassa noudatetaan tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa kerrottuja vertailuperusteita ja valintakriteereitä. Menettely kannattaa aina pitää mahdollisimman yksinkertaisena ottaen huomioon muun muassa hankinnan arvo, laatu ja tunnettu tarjonta.
Käytetyn hankintamenettelyn erivaiheet dokumentoidaan asianmukaisesti myös pienhankintoja tehtäessä.
6.2 Tavara- ja palveluhankinnat sekä suunnittelutyöt (arvo alle 60.000 euroa)
Vähäisiä hankintoja lukuun ottamatta (alle 10 000 €) hankinta kilpailutetaan ensisijaisesti julkaisemalla ilmoitus hankinta-portaalissa. Perustellusta syystä voidaan lähettää suunnattu tarjouspyyntö ja pyytää kirjalliset tarjoukset vähintään 3 yritykseltä. Hankinnasta voidaan myös julkaista ilmoitus kunnan verkkosivulla.
Suorahankinta on mahdollinen kohdan 6.6 mukaisilla perusteilla.
Tarjouspyyntö laaditaan mahdollisimman selkeästi ja riittävän yksityiskohtaisesti. Siinä tulee mainita tarjoajan kelpoisuusehdot ja miten ne todennetaan, tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet sekä keskeiset hankinnan ehdot kuten toimitusaika ja takuuehdot. Tarjouspyynnössä ilmoitetaan myös tarvittaessa mahdollisuudesta esittää lisäkysymyksiä, mikäli hankinnan luonne sitä vaatii. Tarjouksen tekemiselle varataan kohtuullinen ja riittävä aika (yleensä vähintään 1-2 viikkoa) ottaen huomioon hankinnan kohteen laatu ja laajuus. Pienhankinta-portaali ohjaa tarjouspyynnön tekemisessä.
Voittanut tarjous valitaan niillä kriteereillä, jotka tarjouspyynnössä on ilmoitettu. Vaatimusten asettamisessa huomioidaan suhteellisuuden periaate.
Hankinnoista tehdään viranhaltijapäätös. Päätöksestä tulee käydä ilmi kuvaus hankintamenettelystä, perustelut, hankintahinta ja valintapäätös. Perusteluissa ilmoitetaan ainakin hylkäämisen perusteet, jos joku tarjous on hylätty sekä kuvataan tarjousten vertailu. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen antaneille ja siihen liitetään muutoksenhakuohjaus. Viranhaltijapäätöksiin on tallennettu oma muutoksenhakuohjaus pienhankinnoille. Hankintayksikön tulee täydentää siihen omat yhteystietonsa.
6.3 Rakennusurakat (hankinnat alle 150.000 euroa)
Rakentamishankintojen kilpailuttamistarve on arvioitava tapauskohtaisesti kiinnittäen huomiota hankkeen luonteeseen ja laajuuteen, suunnittelutarpeeseen ja toimintaympäristöön sekä siihen, onko kyseessä uudisrakentaminen vai peruskorjaushanke.
Alle 30.000 euron rakennusurakat ovat arvoltaan vähäisiä ja riittää, että niissä varmistetaan kustannusten kohtuullisuus (ks. kohta 6.2.).
Yli 30.000 euron rakennushankinnat kilpailutetaan. Hankinnasta julkaistaan ensisijaisesti ilmoitus hankintaportaalissa. Vaihtoehtoisesti tarjouspyyntö lähetetään vähintään 3 – 5 tunnetulle tarjoajalle postitse tai sähköpostitse. Suorahankinta on mahdollinen kohdan 6.6 mukaisia periaatteita noudattaen.
Tarjouspyyntö laaditaan mahdollisimman selkeästi ja riittävän yksityiskohtaisesti. Siinä tulee mainita tarjoajan kelpoisuusehdot ja miten ne todennetaan, tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet sekä keskeiset hankinnan ehdot kuten toimitusaika ja takuuehdot. Tarjouspyynnössä ilmoitetaan myös tarvittaessa mahdollisuudesta esittää lisäkysymyksiä. Tarjouksen tekemiselle varataan kohtuullinen ja riittävä aika (yleensä vähintään 14 vrk) ottaen huomioon hankinnan kohteen laatu ja laajuus. Tarjousten saapumisen jälkeen on mahdollista käydä neuvotteluja tarjoajien kanssa. Voittanut tarjous valitaan niillä kriteereillä, jotka tarjouspyynnössä on ilmoitettu. Vaatimusten asettamisessa huomioidaan suhteellisuuden periaate.
Hankinnoista tehdään viranhaltijapäätös. Päätöksessä on kuvaus hankintamenettelystä, perustelut, hinta ja valintapäätös. Perusteluissa ilmoitetaan ainakin hylkäämisen perusteet, jos joku tarjous on hylätty sekä kuvataan tarjousten vertailu. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen antaneille ja siihen liitetään oikaisuvaatimus- ja hankintaoikaisuohjeet.
Viranhaltijapäätöksiin on tallennettu muutoksenhakuohjaus pienhankinnoille. Hankintayksikön tulee täydentää siihen omat yhteystietonsa. Hankinnasta laaditaan vähintään kirjallinen pienurakka- tai RT sopimus.
Arvoltaan vähäisissä hankinnoissa varmistetaan kustannusten kohtuullisuus. Suorahankinta on mahdollinen pelkästään hankinnan arvon vähäisyyden perusteella.
Hankinnan kohde | Arvoltaan vähäinen hankinta alle: |
Tavara- tai palveluhankinta | 10.000 euroa |
Rakennusurakka | 30.000 euroa |
Suunnittelutyöt | 10.000 euroa |
Muu erityinen palveluhankinta (hankintalain liitteessä E määritellyt palvelut) | 30.000 euroa |
Käyttöoikeussopimus | 30.000 euroa |
Hintataso voidaan varmistaa kokemuksen avulla, selvittää puhelimitse tai sähköpostitse tai julkisessa verkossa näkyvien hintojen avulla. Paikallinen tarjonta muistetaan huomioida. Tilaus tehdään pääsääntöisesti sähköpostitse. Sopimus voidaan tehdä kirjallisesti tai suullisesti.
Kaikista yli 5.000 euron hankinnoista on aina tehtävä erillinen viranhaltijapäätös.
Suorahankinta (=hankinta tehdään kysymättä tarjouksia tai tarjous pyydetään vain yhdeltä toimittajalta) on pienhankinnoissa mahdollinen, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Xxxxxxxxx vähäisyys on arvioitava sekä hankinnan arvon että luonteen perusteella.
Suorahankinta on mahdollista silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa (esim. raaka-ainemarkkinoilla noteeratut tuotteet), tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on hyvin poikkeuksellisen kiiretilanne eikä kiire johdu hankintayksiköstä. Suorahankinta voi olla perusteltu myös, kun kyseessä on jo hankittuun kokonaisuuteen liittyvä välttämätön lisätilaus. Lisätilausta ei kuitenkaan saa käyttää keinona hankintojen pilkkomiseen kynnysarvojen kiertämiseksi.
Hankintalain mukaisia suorahankintaperusteita (40–41 §) voidaan käyttää apuna sen arvioimisessa, onko suorahankinta mahdollinen. Suorahankinta on aina perusteltava joko päätöksessä tai erillisessä muistiossa.
Suorahankinnalla ei tarkoiteta tilauksia, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen sopimusten puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eivätkä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä.
Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa hyväksytyn toimittajan kanssa voidaan hankinnasta sopia käyttämällä kirjallista hankintasopimusta, tilauskirjettä tai suullista tilausta. Sopimustapaa valittaessa on otettava huomioon hankinnan koko ja laatu sekä tarve varmentaa hankinnan asianmukainen toteutuminen. Tehtyyn tilaukseen on vaadittava kirjallinen vahvistus, ellei tilaus ole vähäinen tai perustu vuosisopimukseen. Koska hankintaoikaisu ja kuntalain mukainen oikaisuvaatimus ovat mahdollisia myös pienhankinnoissa, on suositeltavaa
odottaa 14 päivän oikaisuvaatimusaika päätöksen tiedoksiannosta ennen tilauksen tai hankintasopimuksen tekemistä.
6.7 Muutoksenhaku pienhankinnoissa
Pienhankinnoissa sovelletaan hankintalain 132 §:n mukaista hankintaoikaisua (135 §). Lisäksi sovellettavaksi tulee kuntalain mukainen muutoksenhaku. Pienhankinnoista tehtyjä päätöksiä ei voi saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi.
Hankintalain tarkoittamien asianosaisten osalta hankintalain hankintaoikaisua koskevat säännökset tulevat erityislainsäädäntöön sisältyvinä sovellettaviksi ensisijaisesti. Muiden kuin hankintalain tarkoittamien asianosaisten kuten kuntalaisten osalta käytössä on ainoastaan kuntalain mukainen oikaisuvaatimus.
Sekä hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen että kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun kunnan viranomaisen päätökseen haetaan muutosta siten kuin kunnallisvalituksesta on säädetty eli valittamalla hallinto-oikeuteen.
7 Hankinta-asiakirjat
Hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).
Julkisuuslain mukaan tarjouspyyntö tulee julkiseksi kun se on allekirjoitettu (6 § 1 mom. 2 kohta). Hankintaa ja urakkaa samoin kuin muuta tarjousten perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskeva tarjouksen täydennyspyyntö ja tarjousasian käsittelyä varten laaditut selvitykset ja muut asiakirjat tulevat julkiseksi, kun sopimus asiassa on tehty (6 § 1 mom. 3 kohta). Julkista hankintaa koskevat osallistumishakemukset, tarjoukset sekä muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi vasta, kun sopimus asiassa on tehty (7 § 2 mom). Asiakirjat saattavat sisältää jossain määrin liikesalaisuutena salassa pidettävää tietoa. Liikesalaisuutena voidaan pitää tietoa, jolla on taloudellista arvoa ja joka ei ole yleisesti tiedossa.
Tarjousten osalta on huomattava, että hankintamenettelyssä asianosaisena olevalla tulee kuitenkin olla oikeus saada tietoa tarjousasiakirjoista esimerkiksi muutoksenhakua varten jo ennen näiden tuloa yleisesti julkiseksi (11 §). Asianosaisella ei ole silloinkaan oikeutta saada tietoa toisen tarjoajan liikesalaisuudesta. Vertailuperusteena käytetty kokonaishinta ei voi olla liikesalaisuus.
Ehdokkaita on tarkoituksenmukaista pyytää esittämään tarjouksissa ja/tai osallistumishakemuksissa annettavat liikesalaisuuden piiriin luettavat tiedot tarjousasiakirjan liitteissä. Hankintayksikkö arvioi asiakirjojen salassapidon kuitenkin itsenäisesti ja viranomaisen julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tarjoajan käsitys liike- ja ammattisalaisuuden olemassaolosta ei voi olla ainoa peruste asiakirjojen salassapidolle.
7.2 Hankinnan keskeyttäminen ja tarjousten julkisuus
Jos hankinta päätetään keskeyttää, annetut tarjoukset voidaan pitää salassa julkisuuslain 24 §:n
1 momentin 17 kohdan perusteella siihen saakka, kunnes hankintayksikkö on tehnyt ratkaisunsa keskeyttämisen jälkeisessä hankintamenettelyssä tai päättänyt luopua hankinnasta. Tarjouksien salassa pitäminen takaa sen, ettei niiden paljastuminen anna etua kilpailijoille uudessa tarjouskilpailussa ja näin ollen estä hankintayksikön mahdollisuuksia edullisiin hankintoihin.
Hankinta-asiakirjat säilytetään huolellisesti arkistolakia ja kunnan omia ohjeita noudattaen.
8 Tilaajavastuu
Lakia tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006, tilaajavastuulaki) sovelletaan sekä kansallisiin että pienhankintoihin.
Tilaajavastuulaki koskee yli 9 000 euron arvoista työtä, joka tehdään tilaajaorganisaatiossa tai yli 10 päivän vuokratyötä. Työn tulee liittyä tilaajan työtiloissa tai työkohteessa tavanomaisesti suoritettaviin tehtäviin tai kuljetuksiin.
Jos tilaajavastuulain edellytykset täyttyvät, valitulta toimittajalta tulee vaatia ennen sopimuksen/tilauksen tekemistä sekä yli vuoden tehtävissä sopimuksissa kerran vuodessa tilaajavastuulain mukaiset selvitykset (kaupparekisteri-, ennakkoperintärekisteri- ja työnantajarekisteriote, todistus verojen ja eläkevakuutusten maksamisesta, selvitys sovellettavasta työehtosopimuksesta ja työterveyshuollon järjestämisestä).
9 Voimaantulo
Hankintaohje tulee voimaan 1.9.2022. Hankintaohje korvaa kunnanhallituksen 11.4.2018 hyväksymän hankintaohjeen lukuun ottamatta sosiaali- ja terveyspalveluita koskevia osia.
Liite: Yritysvaikutusten arvioinnin lomakepohja