TOIMEKSIANTOSOPIMUS TAL2018

TOIMEKSIANTOSOPIMUS TAL2018

TILITOIMISTO		ASIAKAS
Toiminimi	Administer Oy	Toiminimi
Y-tunnus	0593027-4	Y-tunnus
Kotipaikka	Helsinki	Kotipaikka
Yhteyshenkilö		Yhteyshenkilö
Varalla		Varalla
Osoite	Xxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxx	Osoite
Puhelin	020 703 2183	Puhelin
Sähköposti		Sähköposti

SOPIMUKSEN KOHDE

Tilitoimisto toimittaa asiakkaalle liitteenä olevaan palveluerittelyyn toimitettavaksi merkityt palvelut. Liite nro   

PALVELUMAKSUT käyvät ilmi yhdestä tai useammasta erillisestä liitteestä. Liite nro tarjous

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ on sovittu erillisessä sopimuksessa henkilötietojen käsittelystä. Liite nro 1

MUUT LIITTEET   

SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO

Sopimus on voimassa toistaiseksi, irtisanomisaika on 2 kuukautta. Sopimus on voimassa määräajan:   

SOPIMUSEHDOT

Palvelut toimitetaan tämän sopimuksen, palveluerittelyn, yllä mainittujen muiden liitteiden ja liitteenä olevien

Yleisten sopimusehtojen TAL2018 mukaan. Sopimusehtojen pätemisjärjestys on 1) tämä toimeksiantosopimus

2) sopimus henkilötietojen käsittelystä -liite 3) palveluerittely- ja muut sopimuksen liitteet numerojärjestyksessä ja

3) Yleiset sopimusehdot TAL2018.

Yleiset sopimusehdot TAL2018 sisältää tilitoimiston vastuunrajoituksia. Vastuunrajoituksia sovelletaan kaikkiin tilitoimiston tuottamiin palveluihin, olivatpa ne kirjanpito- ja laskenta- ym. palveluja, verosuunnittelu-, vero- ja yhtiöoikeudellisia neuvonta- taikka muita vastaavia tilitoimiston palveluja.

Sovittu tarkennus TAL2018 yleisten sopimusehtojen 25. kohtaan: tilitoimiston vastuun enimmäismäärä / vahinkotapahtuma 10.000,00 € ja enimmäismäärä useista vahinkotapahtumista / vuosi 20.000,00 €.

Yleiset sopimusehdot TAL2018 sisältää molempia osapuolia koskevia rekrytointirajoituksia.

Sopimusta on tehty samasanaisia kappaleita yksi kullekin allekirjoittajalle.

ALLEKIRJOITUKSET
Päiväys		Päiväys
Xxxxxxxxxxxxx toiminimi	Administer Oy	Asiakkaan toiminimi
Allekirjoitus		Allekirjoitus
Nimenselvennys		Nimenselvennys

Tätä sopimusta Yleiset sopimusehdot TAL2018 mukaan luettuna sovelletaan myös meihin nähden, sikäli kuin palvelut niiden luonteen mukaan koskevat minua (meitä) tai niillä on vaikutusta asemaani(mme).

Päiväys
Allekirjoitus		Allekirjoitus
Nimen selvennys		Nimenselvennys
Yhtiömies Osakas		Yhtiömies Osakas

Allekirjoitus		Allekirjoitus
Nimen selvennys		Nimenselvennys
Yhtiömies Osakas		Yhtiömies Osakas

TOIMEKSIANTOSOPIMUKSEN LIITTEET

✓ Sopimus henkilötietojen käsittelystä Liite nro 1

✓ Palveluerittely Liite nro 2

✓ Hintaliite Liite nro tarjous Tilitoimiston hinnasto Liite nro Muut sopimuksen liitteet:

✓ Yleiset sopimusehdot TAL2018

SOPIMUS HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ TAL 2018

Liite nro 1

ALUKSI

Tilitoimisto ja asiakas ovat tehneet toimeksianto- sopimuksen, jolla asiakas hankkii toimeksiantoso- pimuksessa kuvatut palvelut tilitoimistolta. Tilitoi- misto käsittelee henkilötietoja palvelujen yhtey- dessä ja tässä sopimuksessa henkilötietojen käsittelystä sovitaan ehdoista, joiden mukaisesti tilitoimisto käsittelee asiakkaan henkilötietoja. Käsittelytoimet kuvataan yksityiskohtaisemmin liitteessä 1-A, jota osapuolet tarvittaessa päivittävät sopimuksen voimassaoloaikana.

”Henkilötiedolla” tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henki- löön (jäljempänä ”rekisteröity”) liittyviä tietoja; tun- nistettavissa olevana pidetään luonnollista henki- löä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnis- taa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, hen- kilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

”Henkilötietojen käsittelyllä” tarkoitetaan toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.

Käsiteltäessä henkilötietoja asiakas on rekisterin- pitäjä, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot, ja tilitoimisto on käsittelijä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lu- kuun.

Tämä sopimus sisältää seuraavat liitteet, joita so- velletaan seuraavassa järjestyksessä:

1-A Seloste käsittelytoimista

1-B Henkilötietojen tietoturva tilitoimistossa

1-C Asiakkaan antama ohjeistus henkilötietojen käsittelystä

YLEISET OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET

Asiakkaan yleiset oikeudet ja velvollisuudet rekisterinpitäjänä

Asiakas

a) vastaa henkilötietojen keräämisestä;

b) käsittelee henkilötietoja laillisesti, huolellisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen sekä toimii muutoinkin niin, ettei rekisteröityjen yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta;

c) määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoituk- set ja keinot sekä antaa tilitoimistolle kirjalliset ohjeet henkilötietojen käsittelystä. Henkilötieto- jen käsittelyn tarkoituksesta tulee ilmetä, minkälaisissa tehtävissä (mm. palkanlaskenta) henkilötietoja käsitellään;

d) vastaa siitä, että rekisteröidyille toimitetaan kaikki lainsäädännön edellyttämät henkilötieto- jen käsittelyä koskevat ilmoitukset ja tiedot;

e) vastaa rekisteröityjen oikeuksien toteutumises- ta;

f) varmistaa, että henkilötietojen siirtäminen tili- toimistolle sekä henkilötietojen käsittely tämän sopimuksen mukaisesti on lainmukaista koko sopimuksen voimassaolon ajan;

g) vakuuttaa, että jos se edustaa tässä sopimuk- sessa konserniyhtiöitään tai kolmansia osa- puolia, sillä on oikeus sitoutua tähän sopimukseen ja antaa tilitoimistolle oikeus käsitellä henkilötietoja tämän sopimuksen ja toimeksiantosopimuksen mukaisesti;

h) vahvistaa ja vastaa siitä, että tämän sopimuk- sen mukainen henkilötietojen käsittely on lain- säädännössä asetettujen vaatimusten mukais- ta, mukaan lukien tietoturvavaatimukset;

i) vahvistaa, että se on antanut tilitoimistolle kaikki tarvittavat tiedot, jotta tilitoimisto voi täyttää tässä sopimuksessa ja toimeksiantosopimuksessa sille asetetut velvoitteet tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti;

j) tai sen valtuuttama ulkopuolinen tarkastaja voi auditoida tilitoimiston tai tämän alihankkijoiden tämän sopimuksen alaista toimintaa;

k) vastaa siitä, että korjaukset, poistot ja muutok- set henkilötietoihin toimitetaan viivytyksettä tili- toimistolle; ja

l) pidättää itsellään kaikki omistusoikeudet, im- materiaalioikeudet ja muut oikeudet henkilö- tietoihin.

Jos osapuolet ovat sopineet, että tilitoimisto avus- taa asiakasta tämän lainmukaisten selosteiden laatimisessa, asiakkaan tulee antaa tilitoimistolle tämän sitä varten tarvitsemat tiedot. Tilitoimisto toimittaa selosteet vain asiakkaalle.

Tilitoimiston yleiset oikeudet ja velvollisuudet käsittelijänä

Tilitoimisto

a) käsittelee henkilötietoja ainoastaan toimeksian- tosopimuksessa ja tässä sopimuksessa määri- teltyihin tarkoituksiin, vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen asiakkaan toimeksiannosta ta- pahtuvaa palvelua varten, ja ainoastaan tämän sopimuksen voimassaoloajan, ellei pakottavas- ta lainsäädännöstä muuta johdu. Tilitoimistolla ei ole oikeutta käyttää toimeksiantosuhteessa saamiaan henkilötietoja omassa toiminnas- saan, luovuttaa niitä, käsitellä niitä, eikä yhdis- tää tietoja muuhun hallussaan olevaan aineis- toon muutoin kuin toimeksiantosopimuksen tar- koittamassa laajuudessa ja sen mukaista tehtävää hoitaessaan;

b) käsittelee henkilötietoja laillisesti, huolellisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen sekä toimii muutoinkin niin, ettei rekisteröityjen yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa sää- dettyä perustetta;

c) käsittelee ja varmistaa alaisuudessaan toimivan henkilön, jolla on pääsy henkilötietoihin, käsittelevän henkilötietoja ainoastaan asiakkaan antamien dokumentoitujen, lainmukaisten ja kohtuullisten ohjeiden mukaisesti, paitsi jos sovellettavassa laissa toisin vaaditaan. Siinä tilanteessa tilitoimisto informoi asiakasta välittömästi tästä oikeudellisesta vaatimuksesta, edellyttäen, ettei sovellettava lainsäädäntö kiellä sellaista informointia;

d) varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävien hoitaminen sitä edellyttää ja, että kyseiset henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä sitoo asianmukainen lakisääteinen salassapitovel- vollisuus;

e) toteuttaa kaikki lainsäädännön henkilötietojen käsittelijöiltä edellyttämät turvallisuustoimenpi- teet siten kuin tässä sopimuksessa on tarkem- min sovittu;

f) avustaa mahdollisuuksien mukaan ja käsittelyn luonteen huomioon ottaen asiakasta asianmu- kaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpi- teillä täyttämään asiakkaan velvollisuuden vastata pyyntöihin, jotka koskevat rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä;

g) avustaa käsittelyn luonteen ja tilitoimiston saatavilla olevat tiedot huomioon ottaen asiakasta varmistamaan, että asiakkaalle laissa asetettuja velvollisuuksia, kuten turvatoimia, vaikutusten arviointia ja en- nakkokuulemista, noudatetaan. Tilitoimisto on velvollinen avustamaan asiakasta vain sovellettavan lainsäädännön tilitoimistolle käsittelijänä asettamien velvoitteiden mukaisessa laajuudessa;

h) huomioi asiakkaan toimittamat tietojen kor- jaukset, poistot ja muutokset ilman aiheetonta viivytystä henkilötietojen käsittelyssä;

i) tämän sopimuksen aikana tai sen päätyttyä joko tuhoaa tai palauttaa asiakkaalle asiakkaan valinnan ja ohjeiden mukaisesti kaikki henkilötiedot ja poistaa olemassa olevat jäljennökset, ellei pakottavasta lain- säädännöstä muuta johdu. Tuhoamista ja palauttamista koskevista käytännöistä voidaan sopia tarkemmin erikseen osapuolten kesken;

j) ylläpitää tarvittavia selosteita/kirjanpitoa käsit- telytoimista ja saattaa asiakkaan saataville kaikki sellaiset tiedot, jotka osoittavat, että tilitoimisto noudattaa sille tässä sopimuksessa ja sovellettavassa lainsäädännössä säädettyjä velvollisuuksia;

k) sallii asiakkaan tai asiakkaan valtuuttaman au- ditoijan suorittamat auditoinnit ja osallistuu nii- hin siten kuin tässä sopimuksessa on tarkem- min sovittu;

l) ilmoittaa asiakkaalle, jos tilitoimisto katsoo, että asiakkaan antama ohjeistus rikkoo sovelletta- vaa lainsäädäntöä;

m) ilmoittaa asiakkaalle, jos tilitoimisto katsoo, että asiakkaan toimintatavoissa on puutteita, ja avustaa tarvittaessa asiakasta toimintatapojen korjaamisessa.

Tilitoimistolla on oikeus laskuttaa yllä kuvatuista avustamis-, korjaamis- ja pyyntöihin vastaamis- toimista, auditoinnin tuesta sekä asiakkaan ohjeis- tuksen muutoksista johtuvista toimista ja kustannuk- sistaan erikseen.

TIETOTURVA

Tilitoimisto toteuttaa ja ylläpitää asianmukaiset tek- niset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmiste- taan henkilötietojen käsittelyn riittävä turvallisuusta- so ja joilla suojellaan henkilötietoja luvattomalta ja laittomalta käsittelyltä sekä tahattomalta menettä- miseltä, tuhoamiselta, vahingolta, muutokselta tai luovuttamiselta, ottaen huomioon erityisesti uusin tekniikka ja toteuttamiskustannukset, käsittelyn luonne, laajuus, asiayhteys ja tarkoitukset sekä luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvat, todennäköisyydeltään ja vakavuudeltaan vaihtelevat riskit.

Tilitoimiston tämän sopimuksen johdosta toteuttamat käsittelyn tietoturvaperiaatteet on kuvattu tarkemmin tämän sopimuksen liitteessä 1-B.

Asiakas on velvollinen varmistamaan, että tilitoimis- toa informoidaan kaikista niistä asiakkaan toimitta- miin henkilötietoihin liittyvistä seikoista (kuten riski- arvioinneista sekä erityisten henkilötietoryhmien käsittelystä), jotka vaikuttavat tämän sopimuksen mukaisiin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin.

Tietoturvajärjestelyjä arvioidaan, tarkistetaan ja päivitetään säännöllisesti.

ALIHANKKIJAT

Tilitoimisto saa käyttää alihankkijoita henkilötieto- jen käsittelyssä tämän sopimuksen perusteel- la. ”Alihankkijalla” tarkoitetaan käsittelijää, joka

käsittelee henkilötietoja tämän sopimuksen mukaisesti, kokonaan tai osittain, käsittelijän lukuun ja tämän toimeksiannosta. Käsittelyssä käytettävät alihankkijat sopimuksen alkaessa ilmoitetaan asiakkaan pyynnöstä. Tilitoimisto tiedottaa asiakkaalle ennalta suunnitelluista muutoksista, joilla alihankkijoita lisätään tai vaihdetaan. Mikäli asiakas ei hyväksy suunniteltua muutosta, asiakkaalla ja tilitoimistolla on oikeus kolmen- kymmenen (30) päivän ajan muutoksen tiedot- tamisesta irtisanoa toimeksiantosopimus päätty- mään kyseisen kolmenkymmenen (30) päivän jak- son päättyessä sen palvelun osalta, jonka tuottami- seen alihankkijan muutos vaikuttaa ja jossa henkilö- tietoja käsitellään. Mikäli alihankkijavaihdos, jota asiakas ei hyväksy ja johon tilitoimisto ei voi vaikut- taa, estää tai olennaisesti vaikeuttaa palveluntuotta- mista, tilitoimistolla ei ole velvollisuutta tuottaa sellaista palvelua.

Tilitoimisto solmii kirjallisen käsittelysopimuksen ali- hankkijan kanssa ja edellyttää kaikkien alihankkijoi- den noudattavan tilitoimistolle tässä sopimuksessa asetettuja tietosuojavelvoitteita tai vastaavan tieto- suojan tason takaavia velvoitteita. Alihankkija käsit- telee henkilötietoja vain kirjallisen sopimuksen mu- kaisesti. Tilitoimisto vastaa käyttämiensä alihankki- joiden toimista kuin omistaan.

HENKILÖTIETOJEN SIIRTO

Tilitoimisto voi siirtää henkilötietoja Euroopan unio- nin, Euroopan talousalueen tai muiden maiden, joi- den Euroopan komissio on todennut xxxxxxxx xxxxxx- vän tietosuojan tason, ulkopuolelle ainoastaan asiakkaan etukäteisellä kirjallisella suostumuksella. Mikäli siirretään tietoja edellä mainittujen alueiden ulkopuolelle, tilitoimisto solmii sovellettavan lain edellytysten mukaisen sopimuksen henkilötietojen siirrosta tarvittavien osapuolten kanssa. Sopimus henkilötietojen siirrosta laaditaan Euroopan komission hyväksymien mallisopimuslausekkeiden mukaisesti. Vaihtoehtona mallisopimuslausekkeiden käytölle siirto voi tapahtua muita soveltuvan lainsäädännön hyväksymiä siirtoperusteita käyttäen/hyödyntäen.

Mikäli mallisopimuslausekkeiden tai minkä tahansa muun lainmukaisen siirtoperusteen ja tämän sopi- muksen välillä on ristiriita, mallisopimuslausekkeet ja vaihtoehtoiset siirtoperusteet saavat soveltamisjärjestyksessä aina etusijan suhteessa toimeksiantosopimukseen ja tähän sopimukseen.

HENKILÖTIETOJEN TIETOTURVA- LOUKKAUKSISTA ILMOITTAMINEN

”Henkilötietojen tietoturvaloukkauksella” tarkoitetaan tietoturvaloukkausta, jonka seurauksena on siirretty- jen, tallennettujen tai muuten käsiteltyjen henkilötie- tojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoa- minen, häviäminen, muuttaminen, luvaton luovutta- minen taikka pääsy tietoihin.

Tilitoimiston on ilmoitettava henkilötietojen tieto- turvaloukkauksesta asiakkaalle ilman aiheetonta

viivytystä siitä, kun tilitoimisto tai sen käyttämä alihankkija on saanut loukkauksen tietoonsa. Elleivät osapuolet ole toisin sopineet, ilmoitus tulee tehdä asiakkaan ilmoittamalle yhteyshenkilölle.

Tilitoimiston on ilman aiheetonta viivytystä toimitet- tava asiakkaalle tieto henkilötietojen tietoturvalouk- kaukseen johtaneista olosuhteista sekä muista sii- hen liittyvistä tilitoimiston saatavilla olevista seikoista asiakkaan kohtuullisten pyyntöjen mukaisesti.

Siltä osin kuin kyseinen tieto on tilitoimiston saata- villa, on asiakkaalle tehtävässä ilmoituksessa kuvat- tava ainakin:

a) kuvaus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, mukaan lukien mahdollisuuksien mukaan asi- anomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät;

b) sen henkilön nimi ja yhteystiedot, joka vastaa käsittelijän tietosuoja-asioista;

c) kuvaus tietoturvaloukkauksen todennäköisistä seurauksista; sekä

d) kuvaus niistä toimenpiteistä, jotka tilitoimisto ehdottaa toteutettaviksi ja/tai on toteuttanut henkilötietojen tietoturvaloukkauksen johdosta, mukaan lukien tarvittaessa myös toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.

Jos ja siltä osin kuin edellä listattuja tietoja ei ole mahdollista toimittaa samanaikaisesti, tiedot voidaan toimittaa vaiheittain ilman aiheetonta viivytystä.

AUDITOINTI

Asiakkaalla on oikeus auditoida käsittelijän tämän sopimuksen alainen tietojenkäsittelytoiminta. Asia- kas on velvollinen käyttämään auditoinnissa vain sellaisia ulkopuolisia tarkastajia, jotka eivät ole tili- toimiston kilpailijoita. Osapuolet sopivat auditoinnin ajankohdasta ja muista yksityiskohdista hyvissä ajoin ennen sen suorittamista. Auditointi tulee suorittaa tavalla, joka ei haittaa tilitoimiston sitou- muksia kolmansiin osapuoliin nähden. Kaikkien asiakkaan edustajien ja auditointiin osallistuvien ulkopuolisten tarkastajien tulee allekirjoittaa tavanomainen salassapitositoumus tilitoimiston hyväksi.

Asiakas vastaa kaikista auditoinnista aiheutuvista kustannuksista. Tilitoimistolla on myös oikeus laskuttaa avustamisesta auditoinnissa ja muusta auditoinnista johtuvasta lisätyöstä.

SALASSAPITO

Tilitoimisto sitoutuu

a) pitämään luottamuksellisena kaikki asiakkaalta vastaanottamansa henkilötiedot,

b) varmistamaan, että henkilöt, joilla on oikeus kä- sitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudatta- maan salassapitovelvollisuutta, sekä

c) varmistamaan, että henkilötietoja ei siirretä/luo- vuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan

etukäteistä kirjallista suostumusta, ellei käsittelijä ole velvollinen ilmaisemaan tietoja pakottavan lainsäädännön tai viranomaisen määräyksen perusteella.

Mikäli rekisteröity tai viranomainen tekee henkilötie- toja koskevan pyynnön, tilitoimiston tulee, niin pian kuin on kohtuullisesti mahdollista, ilmoittaa asiak- kaalle tällaisesta pyynnöstä ennen pyyntöön vastaa- mista tai muiden henkilötietoja koskevien toimenpi- teiden suorittamista. Mikäli toimivaltainen viranomai- nen vaatii välitöntä vastausta, ilmoittaa tilitoimisto asiakkaalle pyynnöstä niin pian kuin on mahdollista pyyntöön vastaamisen jälkeen, ellei pakottavasta laista muuta johdu.

VASTUUNRAJOITUS

Toimeksiantosopimuksen mukaisia vastuunrajoituk- sia sovelletaan myös tähän sopimukseen. Jos vas- tuunrajoituksista ei ole toimeksiantosopimuksessa sovittu, noudatetaan seuraavaa:

Tilitoimisto vastaa vain huolimattomuudestaan joh- tuvista välittömistä vahingoista.

Tilitoimisto ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten tulon, liikevaihdon tai markkinoiden menetyksestä, tuotannon tai palvelun keskeytymisestä, saamatta jääneestä voitosta taikka muusta niihin verratta- vasta vahingosta.

Jos kolmas osapuoli tekee osapuolelle henkilö- tietojenkäsittelyn perusteella korvausvaatimuksen, siitä on ilmoitettava toiselle osapuolelle viipymättä. Jos tilitoimisto joutuu maksamaan kolmannelle osa- puolelle vahingonkorvausta, asiakkaan on hyvitet- tävä tilitoimistolle tästä aiheutunut menetys sikäli kuin se ei johdu tilitoimiston virheestä tai laiminlyön- nistä sopimusehtojen noudattamisessa.

Tilitoimiston vastuun enimmäismäärä on kuitenkin aina enintään 10.000 euroa yhdessä vahinkotapah- tumassa ja saman tilikauden aikana ilmenneistä vahinkotapahtumista yhteensä enintään 20.000 euroa, ellei muusta enimmäismäärästä ole nimen- omaisesti sopimuksessa sovittu. Vahinko katsotaan yhdeksi vahinkotapahtumaksi, vaikka siihen olisi vaikuttanut saman virheen toistuminen ja vaikka se

vaikuttaisi useampaan tilikauteen. Vahingon katso- taan ilmenneen kokonaan sen tilikauden aikana, jolloin se olennaisilta osiltaan ilmeni, vaikka jokin vahingon osa ilmenisi muuna tilikautena. Sopimusrikkomus, virhe tai laiminlyönti eivät aiheuta tilitoimistolle muuta seuraamusta kuin mitä edellä on todettu.

Vaatimukset tilitoimistolle on tehtävä kirjallisesti viipymättä. Jos virhe tai puute havaitaan tai on ha- vaittavissa välittömästi, huomautus on tehtävä heti ja viimeistään neljäntoista (14) päivän kuluessa. Jos eriteltyä vaatimusta ei ole tehty tilitoimistolle kuuden

(6) kuukauden kuluessa vahingon toteamisesta, ei korvausta makseta. Korvausta ei myöskään makse- ta, jos vaatimus tehdään, kun on kulunut yli kolme

(3) vuotta kyseisestä käsittelytapahtumasta.

Kaikissa tapauksissa kumpikin osapuoli vastaa itse valvontaviranomaisen tai toimivaltaisen tuomioistui- men sille määräämistä hallinnollisista sanktioista, jotka ovat ko. valvontaviranomaisen tai tuomioistui- men päätöksen mukaisesti seurausta siitä, että kyseinen osapuoli ei ole noudattanut sille tietosuoja- lainsäädännössä asetettuja vaatimuksia tai velvoit- teita.

VOIMASSAOLO

Tämän sopimuksen voimassaolo on sidottu toimek- siantosopimuksen voimassaoloon ja päättyy auto- maattisesti toimeksiantosopimuksen päättyessä mistä tahansa syystä.

Mikäli asiakas rikkoo tätä sopimusta, tilitoimistolla on oikeus purkaa toimeksiantosopimus ja tämä sopimus, mikäli asiakas ei seitsemän (7) päivän kuluessa tilitoimiston lähettämästä kehotuksesta ole korjannut menettelyään ja huolehtinut kaikkiin toimiin ryhtymisestä rikkomuksesta johtuvien seurausten välttämiseksi, korjaamiseksi ja kor- vaamiseksi.

Velvoitteet, joiden on niiden luonteen vuoksi tarkoitus säilyä voimassa tämän sopimuksen voimassaolon päättymisestä riippumatta, jäävät voimaan tämän sopimuksen päättymisestä riippumatta.

SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA

Tilitoimiston seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Liite nro 1-A

Alihankkijat

Asiakas on antanut yleisen suostumuksen alihankkijoiden käyttöön. Tilitoimisto toimittaa pyydettäessä luettelon alihankkijoista

Rekisteröityjen ryhmät sekä henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja luonne

Tilitoimisto käsittelee seuraavien rekisteröityjen tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Asiakkaan palkan- ja palkkionsaajat palkka- ja henkilöstöhallinnon toteuttamiseksi Asiakkaan henkilöasiakkaat saatavien seuraamista varten

Yhdistyksen jäsenet yhdistyksen jäsenhallintaa ja laskutusta varten Asunto-osakeyhtiön osakkaat asunto-osakeyhtiön hallintoa varten

Osakasrekisteri osakeyhtiölain edellyttämällä tavalla

Asiakkaan ja asiakkaan alaisuudessa toimivien urakoitsijoiden työntekijät sekä itsenäiset työnsuorittajat työmaakohtaisten työntekijäilmoitusten tekemiseksi verolainsäädännön edellyttämällä tavalla

Käsittelyiden kohde ja ryhmät sekä henkilötietojen tyyppi

Tilitoimisto käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä:

Nimi ja yhteystiedot Henkilötunnus

Xxxxxxxx perustiedot kuten syntymäaika, sukupuoli ja koulutustiedot,

Palkanlaskennassa tarvittavat tiedot kuten ennakonpidätystiedot, sairauspoissaoloja koskevat tiedot

Palkanlaskennassa tarvittavat tietosuoja-asetuksen tarkoittamat erityiset henkilötietoryhmät sairauspoissaolot/terveystiedot ja ammattiyhdistysjäsenyystiedot

Palkanlaskennan perusteella syntyneet palkka-, eläke-, ja verotustiedot sekä muut vastaavat tiedot Laskutusta ja perintää varten tarvittavat laskutus- ja perintätiedot

Osakeyhtiön tai asunto-osakeyhtiön hallinnointia varten tarvittavat osakas- ja osakkuustiedot

Työntekijäilmoitusten tekemistä varten tarvittavat työntekijätiedot sisältäen tarpeelliset yksilöinti- ja yhteystiedot sekä tiedot työ- ja toimeksiantosuhteen laadusta sekä työskentelyä ja Suomessa oleskelua samoin kuin vakuuttamista koskevat tiedot

Tilitoimisto käsittelee lisäksi seuraavia erityisiä henkilötietoryhmiä:

Henkilötietojen käsittelyn kesto

Elleivät osapuolet ole toisin sopineet, henkilötietoja käsitellään niin pitkään kuin palveluita toimitetaan toimeksiantosopimuksen mukaisesti tai lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä.

Henkilötietojen maantieteellinen sijainti

Henkilötietoja käsitellään seuraavissa maissa / seuraavilla alueilla:

Suomi ja muut ETA-maat

HENKILÖTIETOJEN TIETOTURVA TILITOIMISTOSSA

Liite nro 1-B

Tietoturvaa ja henkilötietojen lainmukaista käsittelyä varmentavat toimet.

Tilitoimisto	Laatija, päivittäjä	Päiväys, muutospäiväys
Administer Oy

Hallinto

Tietoturva sekä henkilötietojen lainmukainen käsittely ovat keskeinen osa tilitoimiston toimintaperiaatteita.

Tietoturvaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät roolit ja vastuut on nimetty henkilötasolla.

Tietoturvapolitiikka ja siihen liittyvät käytännöt on määritelty.

Tietoturvapolitiikka ja tietoturvakäytännöt on auditoitu ulkopuolisen asiantuntijan toimesta ja ne katselmoidaan säännöllisesti.

Henkilöstö

Henkilöstön roolit, työtehtävät ja vastuut on määritetty selkeästi.

Työntekijöiden kanssa on laadittu sopimus liike- ja ammattisalaisuuksien salassapidosta

Työsuhteiden päättymisen varalle on luotu toimintamalli, jossa on huomioitu käyttöoikeuksien poistaminen ja työntekijän hallussa mahdollisesti olevien aineistojen palauttaminen.

Henkilöstö on perehdytetty tietoturvapolitiikkaan ja –käytäntöihin ja perehdytys kuuluu osana uusien työntekijöiden koulutusohjelmaa.

Olennaisten tietoturvaan liittyvien vaaratilanteiden raportointiin ja käsittelyyn on toimintamalli.

Toimintamallit

Suojattavan tiedon käsittely erilaisissa viestintäjärjestelmissä, kuten sähköpostissa tai pikaviestimissä on määritelty ja internetin ja sosiaalisen median käytölle tilitoimiston tietoverkossa luotu hyväksyttävän käytön pelisäännöt.

Ulkopuolisten pilvitallennuspalveluiden käyttö tapahtuu ainoastaan yrityksen johdon määrittämissä tilanteissa hyväksymillä palveluntarjoajilla.

Etätyöskentelylle on luotu tietoturvaan liittyvät ohjeet.

Toimitilaturvallisuus

Tilitoimiston tiloissa on turvalukitus

Tilitoimiston tiloissa on sähköinen kulunvalvonta

Tilitoimistolla on ajantasainen rekisteri toimitilojen ja muiden suojattavien kohteiden avaimista sekä kulkutunnisteista.

Asiakkaiden ja kolmansien osapuolten pääsy työpisteisiin sekä suojattaviin kohteisiin ja tietoihin on estetty.

Asiakkaan tunnistaminen ja aineistojen luovutukset

Asiakkaiden edustajat tunnistetaan ennen asiakassuhteen alkamista ja tunnistetiedot tallennetaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla.

Asiakkaan aineistojen luovutustilanteessa noudatetaan hyvän tilitoimistotavan edellyttämiä sekä asiakkaan kanssa sovittuja tunnistus- ja luovutuskuittauskäytäntöjä.

Jos tilitoimisto hallinnoi sopimuksen mukaan asiakkaan puolesta asiakkaan käyttäjien pääsyä tietojärjestelmiin, käyttäjähallinnointi tapahtuu asiakkaan nimettyjen henkilöiden kanssa, sovittuja tunnustamistapoja hyödyntäen sekä huolehtien tunnusten ja salasanojen tietoturvallisista toimitustavoista.

Käyttövaltuushallinta ja salasanapolitiikka

Tietojärjestelmissä käytetään vain yksilöityjä nimetyille henkilöille osoitettuja käyttäjätunnus/salasanapareja. Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa tilitoimiston johto on arvioinut riskin epäolennaiseksi.

Henkilöstön käyttäjätunnuksista ja käyttöoikeuksista tilitoimiston ulkopuolisiin tietojärjestelmiin pidetään kirjaa.

Työntekijöiden käyttöoikeuksien tarpeellisuutta tarkastellaan työtehtävien olennaisesti muuttuessa.

Salasanat, PIN-koodit ja käyttäjähallintaan tarkoitetut koodit säilytetään tarkoitukseen soveltuvassa turvallisessa tietojärjestelmässä/tiedostossa.

Kaikissa luottamuksellista tietoa sisältävissä tietojärjestelmissä on käytössä salasanaan tai vastaavaan menettelyyn perustuva pääsynhallinta.

Tietojärjestelmien pääkäyttäjätunnusten oletussalasanat on vaihdettu ja tietojärjestelmien salasanat vaihdetaan säännöllisesti.

Ulkopuoliset toimijat

Ulkopuolisia toimijoita ovat esimerkiksi siivousliikkeet, vartiointiliikkeet, kiinteistönhoitoyritykset, isännöintiliikkeet ja m yhteistyökumppanit, joilla on pääsy organisaatioin toimitiloihin tai suojattaviin tietoihin.

Tilitoimiston yhteistyökumppaneiden kanssa on laadittu kirjallinen sopimus luottamuksellisen tiedon salassapidosta ja yhteistyökumppanit ovat tietoisia tilitoimiston tietoturvakäytännöistä ja suojattavista kohteista sekä tietosuoja-asetuksen vaatimuksista.

Toimitiloissa säännöllisesti työskentelevät ulkopuolisten toimijoiden työntekijät perehdytetään tarvittavissa määrin tilitoimiston tietoturvakäytäntöihin.

Ulkoistetut ICT-palvelut

Ulkoistetuilla ICT-palveluilla tarkoitetaan tässä kohdassa tilitoimiston ulkopuolisia yrityksiä, jotka tuottavat tilitoimistolle esimerkiksi palvelimien ja työasemien ylläpitopalvelua, tallennus- sekä varmistuspalveluita, tietoturvan ylläpitopalvelu tai tietoliikenneyhteyksien ylläpitopalvelua.

Ulkopuolisista ICT-palveluista on laadittu kirjalliset palvelusopimukset sekä kirjallinen sopimus luottamuksellis tiedon salassapidosta.

Tilitoimiston ja palveluntarjoajan välinen vastuunjako on dokumentoitu kirjallisesti ja palveluntarjoaja on tietoinen tilitoimiston tietoturvakäytännöistä ja suojattavista kohteista.

Tilitoimiston ja ulkoistettujen ICT-palveluiden toiminnan ylläpidosta ja kehittämisestä keskustellaan määräajoin palveluntarjoajan kanssa.

Suojattavien kohteiden ja tiedon hallinta

Suojattavia kohteita ovat esimerkiksi työasemat, kannettavat tietokoneet, palvelimet ja mobiililaitteet.

suojattaville kohteille määritelty hyväksyttävän käytön pelisäännöt.

Asiakaan kirjanpitoaineistolle, henkilötiedoille ja muille tiedoille on laadittu käsittelyohjeet.

Sekä digitaalisen tiedon, että tulosteiden tuhoamiselle on laadittu tietoturvallisen tuhoamisen menettelyohjeet.

Käytössä on asianmukaiset tietosuojaroskasäiliöt tai asiakirjasilppuri luokitellun tiedon tuhoamista varten.

Tietokoneiden ja mobiililaitteiden tietoturva

Tilitoimiston käytössä olevat työasemat, kannettavat tietokoneet, mobiililaitteet ja muut päätelaitteet on rekisteröity ja dokumentoitu asianmukaisesti.

Koneiden säännöllisesti tietoturvapäivityksistä on huolehdittu asianmukaisesti ja päivityksiä valvotaan. Työntekijöiden oikeutta asentaa ohjelmistoja työasemille on rajattu ja asennuksia valvotaan.

Asianmukainen virus- ja haittaohjelmien torjuntaohjelmisto on käytössä.

Tietoverkko ja tietokoneet on suojattu palomuurilla.

Työntekijöiden henkilökohtaisten tietokoneiden ja mobiililaitteiden käyttö henkilötietojen käsittelyyn on kielletty.

Siirrettävät tietovälineet

Siirrettäviä tietovälineitä ovat esimerkiksi USB-muistitikut, USB-massamuistit, CD/DVD-levyt ja muut vastaavat muistilla tai tallennustilalla varustetut laitteet, jotka voidaan kytkeä tietokoneeseen.

Tilitoimistossa ei käytetä siirrettäviä tietovälineitä työtehtävien hoitamiseen tai suojattavan tiedon käsittelyyn lukuun ottamatta erikseen sovittuja tilanteita kuten aineiston luovutus tilintarkastajalle tai aineiston luovutus tai vastaanotto asiakkaan nimetyn yhteyshenkilön kanssa.

Käytettäessä siirrettäviä tietovälineitä edellä mainittuihin tarkoitukseen on niiden sisältö suojattu salasanalla.

Palvelin- ja tietoliikenneturvallisuus

Toimitilojen palvelintilat ja tietoliikenneyhteyksien edellyttämät tilat pidetään lukittuina.

Langattomien verkkojen tietoliikenne on salattu.

Vierasverkot on eriytetty tilitoimiston sisäisestä tietoverkosta luotettavalla menetelmällä.

Palvelinkäyttöjärjestelmät päivitetään säännöllisesti.

Palvelinjärjestelmä on rakennettu vikasietoiseksi tai kahdennettuksi siten, että tietojärjestelmien toiminta ei keskeydy yksittäisestä laiterikosta.

Taloushallinnon pilvipalvelut

Taloushallinnon pilvipalvelulla tarkoitetaan tässä kohdassa SaaS- tai ASP-palveluna toimitettavia taloushallinnon tietojärjestelmiä, joita organisaatio käyttää taloushallinnon palveluidensa tuottamiseen omille asiakkailleen.

Sopimuksiimme taloushallinnon pilvipalvelun käytöstä sisältyy kirjallinen palvelutasosopimus.

Tilitoimiston ja palveluntarjoajan välinen vastuunjako on dokumentoitu kirjallisesti.

Tilitoimisto on saanut palveluntarjoajalta selvitykset, jotka todentavat että palvelua tuotetaan tietosuoja- asetuksen sekä kirjanpitolain asettamat aineiston säilytysvaatimukset huomioiden.

ASIAKKAAN ANTAMA OHJEISTUS HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

Liite nro 1-C

Rekisterinpitäjän ohjeistus henkilötietojen käsittelijälle

Tausta ja dokumentin tarkoitus

Ohjeistuksella varmistetaan, että asetuksen velvoite henkilötietojen käsittelyn suojaustoimista toteutetaan huomioiden tietojen riskiperusteisuus. Artiklan 1 mukaisesti ”Tällä asetuksella suojellaan luonnollisten henkilöiden perusoikeuksia ja -vapauksia ja erityisesti heidän oikeuttaan henkilötietojen suojaan.”

Rekisterinpitäjän on ohjeistettava henkilötietojen käsittelijää siitä, kuinka henkilötietoja on käsiteltävä. Tietosuoja-asetus (29 artikla) määrää, että ”Henkilötietojen käsittelijä tai kukaan rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän alaisuudessa toimiva henkilö, jolla on pääsy henkilötietoihin, ei saa käsitellä niitä muuten kuin rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti, ellei unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä niin vaadita.”

Käytännön toimenpiteet ohjeistetaan rekisterinpitäjältä tietojen käsittelijälle: Kirjallinen toimeksiantosopimus

Rekisterinpitäjä on tehnyt kirjallisen sopimuksen (artikla 28) ulkoistaessaan henkilötietojensa käsittelyn. Sopimuksen mukaisesti käsittelijä huolehtii siinä sovituista tehtävistä. Tarkempi kuvaus tehtävistä on määritelty sopimuksen palveluerittelyllä. Sopimus määrittelee vastuunjaon osapuolten välillä. Sopimusta päivitetään tarvittaessa.

Salassapitosopimus

Rekisterinpitäjä on varmistanut, että henkilötietojen käsittelijän henkilöstö on sitoutunut noudattamaan salassapitovelvollisuutta (artikla 28). Käytännössä käsittelijä on tehnyt salassapitosopimuksen jokaisen kanssa, joka käsittelee näitä tietoja työssään. Muulla käsittelijän henkilöstöllä ei saa olla pääsyä henkilötietoihin.

Alihankkijoiden käyttäminen

Rekisterinpitäjä antaa ennakkoluvan, että henkilötietojen käsittelijä voi käyttää alihankkijoita toiminnassaan (artikla 28). Asetuksen edellyttämällä tavalla käsittelijän on ilmoitettava suunnitelluista muutoksista rekisterinpitäjälle.

Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus -menetelmäkuvaukset

Rekisterinpitäjä on tehnyt henkilötietojen käsittelijän kanssa kuvauksen henkilötietojen toimittamisesta, käsittelystä, säilyttämisestä, säilytysajoista sekä tietojen luovuttamisesta, palauttamisesta ja poistamisesta. Kuvauksessa on huomioitu tietojen käsittelyn riskit ja suojaustoimenpiteet sekä Kirjanpitolain mukainen velvoite kirjanpidon aineiston säilyttämisestä, jota palkanlaskennan aineisto on.

Kuvauksen ajantasaisuus käydään yhdessä käsittelijän kanssa läpi määräajoin, vähintään kerran vuodessa, ja aina kun prosesseissa tai käytettävissä järjestelmissä tapahtuu muutoksia.

Menetelmäkuvauksessa on huomioitu asetuksen vaatimus (artikla 24) ”Ottaen huomioon käsittelyn luonne, laajuus, asiayhteys ja tarkoitukset sekä luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvat, todennäköisyydeltään ja vakavuudeltaan vaihtelevat riskit rekisterinpitäjän on toteutettava tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla voidaan varmistaa ja osoittaa, että käsittelyssä noudatetaan tätä asetusta. Näitä toimenpiteitä on tarkistettava ja päivitettävä tarvittaessa.”

Rekisterinpitäjä noudattaa huolellisuutta henkilöiden tietojen säilyttämisestä ja vastaa siitä, että tietoihin pääsy on rajattu käsittelijöille, joiden tehtävien hoitaminen sitä edellyttää. Rekisterinpitäjä on toimeksiantosopimusta tehtäessä varmistanut, että myös tietojen käsittelijän henkilöstön keskuudessa toimitaan asetuksen mukaisesti ja sillä on asiantuntemus, luotettavuus ja resurssit asetuksen noudattamiseksi. Ns. arkaluonteiset (artikla 9: muun muassa terveystiedot ja ay-jäsenyys) mukaiset tiedot on suojattava erityisellä huolellisuudella ja säilytettävä erillään muusta palkka-aineistosta.

Rekisterinpitäjä ohjeistaa tietojen käsittelijää käyttämään henkilötietojen välittämisessä suojattua sähköpostia tai vaihtoehtoisesti SaaS-järjestelmää, jossa tiedot toimitetaan salasanalla varmistetun palvelun kautta molemmin puolin, tai muuta suojattua tapaa, josta sovitaan erikseen.

Rekisterinpitäjä on varmistanut kirjallisesti järjestelmätoimittajilta, että heidän järjestelmissään noudatetaan tietosuojavelvoitteita teknisissä ratkaisuissa ja, että järjestelmätoimittajien henkilökunta on koulutettu tietosuoja-asetuksen sisällöstä. Rekisterinpitäjä on varmistanut henkilötietojen käsittelijältä, että tämä on toiminut samoin omien järjestelmätoimittajiensa kanssa. Siltä osin kuin järjestelmistä siirretään tietoja toisiin järjestelmiin, on liittymien tietoturvan varmistettava toimivan asianmukaisesti.

Selosteet käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä on kuvannut henkilötietojen käsittelytoimet selosteessaan. Tilitoimisto on tehnyt oman selosteen käsittelijänä asiakkaan henkilötietojen käsittelystä. (artikla 30).

Tiedottaminen ja tiedonanto rekisteröidylle

Rekisterinpitäjä on huolehtinut tiedottamisesta henkilöille, joiden henkilötietoja rekisterissä käsitellään. Tiedote on saatavilla yrityksen normaaleissa tiedotuskanavissa, joita ovat sisäinen intranet, yrityksen ilmoitustaulu, jakelu sähköpostilla sekä uusien työntekijöiden perehdyttämisaineistossa.

Rekisterinpitäjä on sopimuksessa käsittelijän kanssa ulkoistanut tilitoimistolle rekisteröidyn omien tietojen toimittamisen tämän pyynnöstä. Tietopyynnöt käsittelijälle toimittaa sopimuksella ilmoitettu rekisterinpitäjän yhteyshenkilö. Tästä on ilmoitettu rekisteröidyille tehdyssä tiedotteessa.

Käsittelijän velvollisuus opastaa rekisterinpitäjää

Rekisterinpitäjä ohjeistaa tietojen käsittelijää, että tämän velvollisuus on asetuksen mukaan (artikla 28) opastaa rekisterinpitäjää tietosuoja-asetuksen määräysten noudattamisessa.

Mikäli käsittelijä huomaa rekisterinpitäjän henkilöstön toimivan asetuksen vastaisesti, on käsittelijän ilmoitettava siitä rekisterinpitäjälle. Mikäli rekisterinpitäjä tarvitsee tietosuoja- asetuksen sisältöön ja noudattamiseen liittyen opastusta, se pyytää käsittelijältä ohjeistusta.

Tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen

Rekisterinpitäjä edellyttää tietojen käsittelijää tekemään ilmoitukset tietoturvaloukkausten ilmi tullessa asetuksen mukaisesti (artikla 33 ja 34).

Ohjeistuksessa mainitut dokumentit

Tässä ohjeistuksessa mainitut dokumentit säilytetään ohjeistuksen liitteenä. Ohjeistuksen ja muiden asiakirjojen ajantasaisuutta tarkastellaan vähintään kerran vuodessa. Mikäli prosesseihin tai järjestelmiin tulee muutoksia, niiden tietoturvallisuus ja suojaustoimet varmistetaan ennen käyttöönottoa.

PALVELUERITTELY Liite nro

TILITOIMISTO	Administer Oy
ASIAKAS

Toimeksianto sisältää palveluja seuraavilta Palvelualueilta. Xxxxxxxx toimitetaan sopimuksen, tämän erittelyn, muiden sopimuksen liitteiden ja Yleiset sopimusehdot TAL2018 mukaan.

Palvelualue		Palvelualueen käyttöönottopäivä (kirjanpidon tms. aloituskausi)	Viimeisin muutospäiväys
	Kirjanpitolainsäädännön mukainen kirjanpito, arvonlisä- ja tuloveroilmoitukset sekä muu lakisääteinen raportointi
	Pankkivaltuutukseen liittyvät palvelut
	Kirjanpidon asiakaskohtainen lisäraportointi
	Johdon laskenta- ja controllerpalvelut
	Palkkahallinto
	Laskutus ja Myyntireskontra
	Ostoreskontra
	Rakentamispalvelun ja kunnossapitotöiden raportointi
	Vero-oikeudelliset ja yhtiöoikeudelliset palvelut
	Pysyväisarkistointi
	Taloushallinnon ja kirjanpitotoimintojen käyttöön tarkoitettujen ohjelmistojen suunnittelu-, valmistus- ja konsultointitoiminta
	Tilitoimiston käyttämän ohjelmiston rajoitettu etäkäyttö

Kirjanpitolainsäädännön mukainen kirjanpito, arvonlisä- ja tuloveroilmoitukset sekä muu lakisääteinen raportointi

Palvelut sopimuksen alkaessa

Asiointioikeuksien järjestäminen sähköiselle viranomaisilmoittamiselle

Avustaminen asiakkaan oman Katso-tunnisteen perustamisessa ja Katso-valtuuttamisessa

Valtakirjan laatiminen sähköisen asioinnin valtakirja -menettelyllä asiakkaan hyväksyttäväksi

Asiointioikeuksien järjestäminen muihin palveluihin

Avustaminen valtuutustoimenpiteissä, jotta tilitoimisto voi noutaa konekieliset tiliotteet rahalaitoksista

Muut palvelut

Asiakkaan vertailulukujen vieminen kirjanpitoon

kuukausitasolla vuositasolla seurantakohteittain

Kesken olevan tilikauden lukujen vieminen

tositetasolla kuukausisaldoina alkuvuoden kokonaissaldoina seurantakohteittain

Palvelut sopimuksen aikana

Myyntejä koskevan aineiston käsittely juoksevassa kirjanpidossa

maksuperusteella laskuperusteella suoriteperusteella

Ostoja koskevan aineiston käsittely juoksevassa kirjanpidossa

maksuperusteella laskuperusteella suoriteperusteella

Henkilöstökuluja koskevan aineiston käsittely juoksevassa kirjanpidossa

maksuperusteella suoriteperusteella

Muun aineiston käsittely juoksevassa kirjanpidossa

maksuperusteella suoriteperusteella

Asiakkaan hoitamien osajärjestelmien täsmäyttäminen pääkirjanpitoon

Perusraportointi: tuloslaskelma ja tase -asetelman mukaiset kausiraportit, joita ei ole tarkoitettu toimitettavaksi

sidosryhmille tai viranomaisille

Tytäryhtiöraportointi emoyhtiölle, kenelle:

Raportoinnin aikataulu:

Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista

kuukausimenettelyllä neljännesvuosimenettelyllä vuosimenettelyllä

Asiakkaan kirjanpitoaineiston palauttaminen asiakkaalle kirjanpitojaksolta

kuukausittain vuosittain muu jakso, mikä: tilikausittain, lopetuksen yhteydessä

Tilinpäätöksen toteuttaminen

Tilinpäätöksen lakimääräistä nopeampi valmistumisaika:

Liikkeen- tai ammatinharjoittajan tilinpäätös tehdään mikrosäännöksin tilinpäätös tehdään pienen säännöksin maksuperusteinen kirjanpito oikaistaan ja täydennetään suoriteperusteiseksi ja tehdään

tilikohtainen tuloslaskelma ja tase sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista.

Tilinpäätöstä koskeva neuvottelu eli tilinpäätösneuvottelu ennen tilinpäätöksen valmistumista.

Asiakkaan tekemän toimintakertomuksen liittäminen tilinpäätökseen

Vuosi-ilmoitus maksettavista osingoista lähettäminen verotoimistoon

Tilinpäätöstietojen toimittaminen nimetyille kolmansille, joille tiedot säännöllisesti toimitetaan:

Lakisääteisen pääkirjanpidon ja mahdollisten osakirjanpitojen toimittaminen asiakkaalle

Kirjanpitojen tilikauden tapahtumat sekä avaavat saldot rakenteisessa tiedostomuodossa

Tilitoimiston hallussa olevan kirjanpitoaineiston kokoaminen ja luovutus asiakkaalle pysyvään säilytykseen

tilikaudelta.

Asiakkaan määräystenmukaisen kirjanpitoaineiston pysyväissäilyttäminen ja tuhoaminen lakimääräisen

arkistointiajan jälkeen

Viranomaisen kehotuksesta johtuva, tilitoimistosta riippumaton eri maksullinen lisätyö, -selvitys tai -raportti

Perustietojen ja parametrien ylläpito asiakkaan järjestelmään, johon tilitoimistolla on käyttöoikeus

Aikataulu tarvittavien tietojen ja aineiston toimittamiseksi
Xxxxxxxxx toimittamisesta on Yleisten sopimusehtojen TAL2018 lisäksi sovittu seuraavaa: Asiakas vastaa siitä, että pystyy toimittamaan ja vastaanottamaan sähköisesti toimitettavaksi sovitun aineiston tilitoimiston ohjeiden, suositusten ja työmenetelmien mukaisina. Tilitoimisto voi muuttaa työmenetelmiään esimerkiksi tietojärjestelmiensä muutoksin. Tilitoimisto pyrkii tiedottamaan asiakkaalle muutoksista etukäteen mahdollisuuksien mukaan. Muutoksista voi seurata asiakkaan kustannettavia muutostarpeita asiakkaan omassa toiminnassa.
Tarvittavat tiedot ja aineisto	Aikataulu, jakso tai toimittamisaika
Tiedot myynneistä siirtotiedostona tiliöintiluettelona ja tiliöintiyhteenvetona laskukopioina
Muut tulotositteet
Xxxxxxxxxx suorituspäiväkirja ja tiliöintiyhteenveto
Ostolaskut ja muut menotositteet
Ostolaskuista tiliöintiluettelo ja tiliöintiyhteenveto
Ostoista maksupäiväkirja ja tiliöintiyhteenveto
Tiliotteet ja niihin liittyvät tositteet
Käteiskassatapahtumien kassatositteet
Rahoitustapahtumien tositteet (lainat, saatavat, voitonjako)
Itse laaditut muistio- ja korjaustositteet varmennettuina (päivättynä ja allekirjoitettuna)
Muu itse laadittu kirjanpitoon kuuluva aineisto varmennettuna (päivättynä ja allekirjoitettuna)
Hallinnon pöytäkirjakopiot
Kopiot taloudellisesti merkittävistä sopimuksista ja sitoumuksista
Yllämainittujen raporttien laatimista varten tarvittavat tiedot	arkipäivää ennen määräpäivää
Tilinpäätöksen toteuttamista ja veroilmoituksen tekemistä varten tarvittavat tiedot	päivän kuluessa tilikauden päättymisestä

Pankkivaltuutukseen liittyvät palvelut

Palvelut sopimuksen alkaessa

Pankkipalvelun käynnistämiseksi tarvittavien asiakirjojen toimittaminen rahalaitoksiin

Palvelut sopimuksen aikana

Asiakas vastaa siitä, että pankkitilillä on tarvittava saldo maksatusta varten

Saldojen noutaminen

Tiliotteiden noutaminen, jaksona päivä viikko viikonpäivä kuukausi

Viitteiden noutaminen, jaksona päivä viikko viikonpäivä kuukausi

Tapahtumakyselyiden tekeminen

Kotimaisten laskujen maksatus. Tilitoimisto välittää maksatustiedot pankkiin laskujen hyväksymiskiertojärjestelmästä asiakkaan hyväksymisen jälkeen,

ilman erillistä maksatuksen hyväksyntää laskujen eräpäivänä muulloin

Palkkojen ja eläkkeiden maksatus tilitoimiston palkanlaskennan tietojen mukaan

Työnantajasuoritusten maksatus palkanlaskennan tietojen mukaan

Ay-maksujen maksatus palkanlaskennan tietojen mukaan

Matkalaskujen maksatus saatujen tietojen mukaan

Arvonlisäverotilitysten maksatus

Pikamaksujen maksatus

Laskujen maksatus SEPA-alueen ulkopuolelle

Pikamaksujen maksatus SEPA-alueen ulkopuolelle

Saldotodistusten pyytäminen

Vakuuserittelyjen pyytäminen

Ennakkoverojen maksatus

Kirjanpidon asiakaskohtainen lisäraportointi

Raportti tai palvelu		Raportin jakso
	Suoriteperusteinen tuloslaskelma ja tase. Varaston arvon käsittely juoksevassa kirjanpidossa perustuu varastokirjanpitoon fyysiseen inventointiin laskennalliseen arvioon
	Räätälöity tuloslaskennan raportti
	Pääkirjanpidon laskureskontra ostolaskuista
	Pääkirjanpidon laskureskontra myyntilaskuista
	Välitilinpäätöksen laatiminen säännönmukaisesti
	Välitilinpäätöksen laatiminen erillisen toimeksiannon perusteella
	Pääomien riittävyyden seuranta
	Kassavirtalaskelmaan perustuva analyysi
	Tilinpäätösanalyysi tilitoimiston käyttämän menetelmän mukaan
	Rahoituslaskelma
	Projektiseurantaraportointi
	Kustannuspaikkaseuranta
	Budjettierolaskenta
	Konserniraportointi

Aikataulu tarvittavien tietojen ja aineiston toimittamiseksi
Tarvittavat tiedot ja aineisto	Aikataulu, jakso tai toimittamisaika
Raporttien laatimista varten tarvittavat tiedot	arkipäivää ennen määräpäivää
Erillisestä toimeksiannosta johtuvia lisätöitä, -raportteja ja – selvityksiä varten tarvittavat tiedot	Sopimuksen mukaan

Johdon laskenta- ja controllerpalvelut

Seuraaviin osa-alueisiin liittyvät laskelmat, ennusteet ja vaihtoehtolaskelmat asiakkaan päätöksenteon pohjaksi.

Laskelma tai palvelu		Aikataulu tai jakso
	Avustaminen budjetoinnissa
	Budjetin tuottaminen kirjanpitojärjestelmään
	Tuotekannattavuus
	Asiakaskannattavuus
	Hinnoittelu
	Kassavirtalaskelma
	Rahoitusbudjetointi
	Investointilaskelma
	Yrityksen arvon määritys
	Avustaminen johtoryhmä- tai hallitustyöskentelyssä
	Avustaminen liiketoimintasuunnitelman laadinnassa
	Avustaminen avustushakemuksessa tai tarjouskilpailuun osallistumisessa

Aikataulu tarvittavien tietojen ja aineiston toimittamiseksi
Tarvittavat tiedot ja aineisto	Aikataulu, jakso tai toimittamisaika
Laskelmien laatimista varten tarvittavat tiedot	arkipäivää ennen määräpäivää

Palkkahallinto

Asiakkaan puolelta yhteyshenkilönä voivat toimia ne, joilla on asiakkaan nimenkirjoitusoikeus, sekä seuraavat henkilöt:

Tilitoimiston yhteyshenkilö on palkkahallinnosta vastaava henkilö tai tämän varahenkilö, jonka nimen tilitoimisto tiedottaa asiakkaalle erikseen.

Asiakkaan noudattamat työehtosopimukset:

Tilitoimisto ottaa hoitaakseen asiakkaan palkkojen laskennan ja niistä johtuvat ilmoitukset alkaen Palkkahallinnon tuottamiseksi tietojen vastaanotto päättyy .

Palvelut sopimuksen alkaessa

Asiointioikeuksien järjestäminen sähköiselle viranomaisilmoittamiselle

Valtakirjan laatiminen sähköisen asioinnin valtakirja -menettelyllä asiakkaan hyväksyttäväksi

Avustaminen asiakkaan oman Katso-tunnisteen perustamisessa ja Katso-valtuuttamisessa

Maksukausittainen palkkahallinto

Kuukausipalkanlaskenta

Tuntipalkanlaskenta

Palkkioiden laskenta

Lakiin ja viranomaisraportointiin perustuvan aineiston tuottaminen

Lakiin ja viranomaisraportointiin perustuvan aineiston lähettäminen vastaanottajille

Palkkalaskelmien toimittaminen, tapa:

Matkalaskujen käsittely

Matkalaskujen maksuaineistojen muodostaminen

Muodostetut maksuerät lähetetään pankkiin vain, jos maksatuksesta on sovittu Pankkivaltuutukseen liittyvät palvelut

-palveluerittelylomakkeella

Muut raportit ja ilmoitukset

Tiliöintiyhteenveto kirjanpitoa varten

Arkistoitavan palkkakirjanpidon aineiston kokoaminen ja luovutus asiakkaalle pysyvään säilytykseen

kalenterivuoden jälkeen

Maksettujen palkkojen tapahtuma- ja muiden erittelyiden siirtotiedostot päättyneeltä kalenterivuodelta / sopimuskaudelta

Muut palkkahallinnon palvelut

Asiakkaan avustaminen rekisteriselosteen laatimisessa

Kela-korvausten hakeminen

Palkkatodistukset

Lopputilien laskenta erillisenä laskentana

Palkansaajakohtaisten tietojen antaminen suoraan palkansaajalle palkansaajan pyynnöstä

Lomapalkkajaksotusten laskenta; jakso

Henkilösivukulujaksotusten tekeminen; jakso

Eläke- ja muiden lakisääteisten vakuutusmaksujen ennakkomaksujen riittävyyden seuranta; jakso

Työntekijöiden matkapäivien ilmoittaminen vakuutusyhtiölle

Ylityölistaukset ja ylityörajojen seuranta

Lomien kertymisen ja pitämisen seuranta sekä vuosiloma-ansioiden seuranta

Palkkatukihakemus/-hakemukset

Pekkaspäivien seuranta

Tilastotietojen raportointi Tilastokeskukselle työnantajajärjestölle muualle, minne

Lakisääteinen palkkakirjanpidon arkistointi. Arkisto luovutetaan asiakkaalle vuosittain tapa:

Palkanlaskennan laatu-/ kehityspalaveri vuosittain muu jakso, mikä:

Palkanlaskennan ja kirjanpidon täsmäyttäminen

Työajantasaussaldojen laskeminen

Sairauspoissaololistaukset

Muut poissaololistaukset

Keskituntiansiolaskennat (KTA)

Henkilötietojen hävittäminen lakisääteisen säilytysajan jälkeen järjestelmistä

Perustietojen ja parametrien ylläpito asiakkaan järjestelmään, johon tilitoimistolla on käyttöoikeus

Aikataulu tarvittavien tietojen ja aineiston toimittamiseksi
Xxxxxxxxx toimittamisesta on Yleisten sopimusehtojen TAL2018 lisäksi sovittu seuraavaa: Asiakas vastaa siitä, että pystyy toimittamaan ja vastaanottamaan sähköisesti toimitettavaksi sovitun aineiston tilitoimiston ohjeiden, suositusten ja työmenetelmien mukaisina. Tilitoimisto voi muuttaa työmenetelmiään esimerkiksi tietojärjestelmiensä muutoksin. Tilitoimisto pyrkii tiedottamaan asiakkaalle muutoksista etukäteen mahdollisuuksien mukaan. Muutoksista voi seurata asiakkaan kustannettavia muutostarpeita asiakkaan omassa toiminnassa. Palkanmaksun jaksot ja palkanmaksupäivät: 15 pv
Tarvittavat tiedot ja aineisto	Aineiston toimittaminen
Tuntilistat laskettaviksi, ilmoituslomakkeella sähköisesti, miten	arkipäivää ennen palkanmaksupäivää
Matkalaskut laskettaviksi, ilmoituslomakkeella sähköisesti, miten eFina ohjelmalla	arkipäivää ennen palkanmaksupäivää
Asiakkaan laatimat laskelmat palkkakausittain ilmoituslomakkeella sähköisesti, miten	arkipäivää ennen palkanmaksupäivää
Kiinteiden palkkojen / luontoisetujen muutokset	arkipäivää ennen palkanmaksupäivää
Muuttuvat palkkatiedot	arkipäivää ennen palkanmaksupäivää
Asiakkaan hyväksyntä palkka-aineiston maksatukselle	tapa:
Tiedot ja aineisto todistusten ja erikseen laadittavien laskelmien laatimista varten	arkipäivää ennen määräpäivää
Asiakkaan toimittamat henkilötietojen korjaukset, poistot ja muutokset	arkipäivää ennen määräpäivää

Laskutus- ja myyntireskontrapalvelut

Palvelut sopimuksen alkaessa

Verkkolaskujen lähettämisen käynnistys pankin kautta välittäjätunnuksella

Verkkolaskujen lähettämisen käynnistys operaattorivälitteisesti

Valtakirjan tai muiden asiakirjojen kokoaminen konekielisen tiliotteen ja viitesiirtoluettelojen noutamiseksi

pankista

Perintätoimiston verkkopalvelun käynnistys

Asiakas- ja tuotetietojen perustaminen asiakkaan toimittamasta siirtotiedostosta

Asiakasyrityksen perustaminen yhteiskäyttöiseen sovellukseen

Käyttäjätunnusten ja -oikeuksien perustaminen yhteiskäyttöiseen sovellukseen

Muiden tarvittavien tietojen ja rekistereiden sekä tiliöintiehdotustietojen/mallien perustaminen

yhteiskäyttöiseen sovellukseen.

asiakasyrityksen perustaminen eFina ohjelmaan.

Laskutus- ja reskontrapalvelut

Laskut asiakkaan toimittamasta laskutuspohjasta

Laskut asiakkaan toimittamasta siirtotiedostosta

Asiakkaan tekemien kirjapidon kirjausten tarkistaminen

Laskujen lähettäminen vastaanottajille paperilla

Laskujen lähettäminen vastaanottajille verkkolaskuina tai paperilla tulostuspalvelun kautta

Yhteiskäyttöisen sovelluksen käyttäjätunnusten ja -oikeuksien ylläpito

Yhteiskäyttöisen sovelluksen asiakastietojen ylläpito

Yhteiskäyttöisen sovelluksen tuotetietojen ylläpito

Yhteiskäyttöisen sovelluksen muiden tietojen/rekistereiden ylläpito

Perustietojen ja parametrien ylläpito asiakkaan järjestelmään, johon tilitoimistolla on käyttöoikeus

Asiakas tekee laskut eFina ohjelmalla jossa on laskureskontra seuranta, viitesuorituksien automaatti kirjaus

Myyntireskontrapalvelut
Palvelu		Aikataulu, jakso tai toimittamisaika
	Laskujen tallennus reskontraan asiakkaan toimittamista laskukopioista tai laskuluettelosta	arkipäivää ennen määräpäivää
	Laskujen tallennus reskontraan asiakkaan toimittamasta siirtotiedostosta
	Laskuaineiston täsmäyttäminen asiakkaan laskutusjärjestelmän kanssa	kuukausittain muu jakso, mikä
	Suoritusten kirjaaminen viiteluetteloilta	automaattinen viitesuorituksien mukaan
	Viitteettömien suoritusten kirjaaminen tiliotteilta	tehdään viikoittain/kuukausittain.
	Suoritusten kirjaaminen kassajärjestelmän raportista
	Suoritusten täsmäytys rahatileihin	kuukausittain muu jakso, mikä
	Tietojen siirto pääkirjanpitoon tapahtumittain integroidusta järjestelmästä siirtotiedostona

	Tietojen siirto pääkirjanpitoon tiliöintiyhteenvetona siirtotiedostona muistiotositteelta	kuukausittain muu jakso, mikä
	Reskontran avointen laskujen ja pääkirjanpidon myyntisaatavatilin täsmäytys	tehdään kuukausi kirjanpidon yhteydessä
	Asiakkaan tekemien kirjapidon kirjausten tarkastaminen ja korjaus pääkirjanpitoon
	Ensimmäinen maksumuistutus päivää eräpäivän jälkeen automaattisesti
	Ensimmäinen maksumuistutus asiakkaan valitsemille asiakkaille arkipäivää asiakkaan toimeksiannosta
	Saatavien siirto asiakkaan käyttämään perintätoimistoon asiakkaan valinnan mukaan
	Epävarmojen saatavien kirjaus luottotappioiksi asiakkaan ilmoituksen mukaan
	asiakas hoitaa itse myyntilaskujen muistutuksen
	asiakas hoitaa itse myyntilaskujen perintään siirron.	käytettään tilitoimiston perintätoimistoa.

Laskutuksen ja myyntireskontran raportit

Laskuluettelo

Osakirjanpitojärjestelmän reskontrapääkirja ja -päiväkirja kuukauden välein

Asiakaskohtaiset myyntitilastot

Saatavaluettelo, jakso

Erääntyneiden saatavien luettelo, raportointijakso

Myyntireskontrien avoimien laskujen toimitus asiakkaalle rakenteisessa tiedostomuodossa

Siirtotiedosto asiakkaista rakenteisessa tiedostomuodossa

Asiakas näkee eFina ohjelmasta myynnin tarvittavat raportit

Ostoreskontrapalvelut

Palvelut sopimuksen alkaessa

Asiakkaan verkkolaskujen vastaanoton käynnistys pankin kautta tilitoimiston välittäjätunnuksella

Asiakkaan verkkolaskujen vastaanoton käynnistys operaattorivälitteisesti

Asiakkaan paperilaskujen vastaanoton käynnistys skannauspalvelusta

Valtuutus asiakkaalle lisätä ostolaskuja järjestelmään

Toimittajatietojen perustaminen asiakkaan toimittamasta siirtotiedostosta

Asiakasyrityksen perustaminen yhteiskäyttöiseen sovellukseen

Käyttäjätunnusten ja -oikeuksien perustaminen yhteiskäyttöiseen sovellukseen

Toimittajatietojen perustaminen yhteiskäyttöiseen sovellukseen

Tiliöintimallien perustaminen yhteiskäyttöiseen sovellukseen

Ostolaskukiertojen luominen yhteiskäyttöiseen sovellukseen

Muiden tarvittavien tietojen ja rekistereiden luominen yhteiskäyttöiseen sovellukseen

Ostoreskontrapalvelut

Laskujen vastaanotto verkkolaskuina ja/tai sähköisessä muodossa skannauspalvelusta. Laskulla on myös

asiakkaan osoite alv-vähennysoikeuden säilyttämiseksi.

Toimiminen laskutusosoitteena paperilaskuille. Laskulla on myös asiakkaan osoite alv-vähennysoikeuden

säilyttämiseksi.

Asiakkaan paperilaskujen skannaaminen järjestelmään

Tarkastajien ja hyväksyjien valitseminen asiakkaan määrittämistä laskujen tarkastajista ja hyväksyjistä

laskukierrossa oleville laskuille

Saapuneiden laskujen tiliöiminen

Asiakkaan tekemien kirjapidon kirjausten tarkastaminen ja korjaus laskuaineistoon

Hyväksyttyjen laskujen siirtäminen kirjanpitoon ja maksuerien muodostaminen

Laskujen maksetuiksi kirjaaminen

Yhteiskäyttöisen sovelluksen käyttäjätunnusten ja -oikeuksien ylläpito

Yhteiskäyttöisen sovelluksen toimittajatietojen ylläpito

Yhteiskäyttöisen sovelluksen tililuettelotietojen ylläpito

Yhteiskäyttöisen sovelluksen tietojen ja rekistereiden ylläpito

Perustietojen ja parametrien ylläpito asiakkaan järjestelmään, johon tilitoimistolla on käyttöoikeus

laskujen maksatus automaattisesti hyväksynnän jälkeen eräpäivänä

Muodostetut maksuerät voidaan lähettää pankkiin vain siinä tapauksessa, että maksatuksesta on sovittu

Pankkivaltuutukseen liittyvät palvelut -erittelyssä

Ostoreskontraraportit

Maksuluettelot maksuerittäin

Ostolaskuluettelo

Osajärjestelmän reskontrapääkirja ja –päiväkirja kuukauden välein

Asiakaskohtaiset toimittajaraportit ostoista

Ostovelkojen luettelo, jakso

Erääntyneiden velkojen luettelo, raportointijakso

Ostoreskontran avoimien laskujen toimitus asiakkaalle rakenteisessa tiedostomuodossa

Siirtotiedosto toimittajista rakenteisessa tiedostomuodossa

asiakas näkee tarvittavat raportit eFinasta.

Rakentamispalvelun ja kunnossapitotöiden raportointi

Palvelut sopimuksen alkaessa

Avustaminen Katso-valtuutuksen päivittämisessä, mikäli käytetään Vertailutietojen ilmoittaja -roolia

Avustaminen käyttöoikeusmäärityksissä, jotta tilitoimisto voi käyttää asiakkaan hallinnoimaa tietojärjestelmää

Palvelut sopimuksen aikana silloin kun asiakas toimii urakoitsijana

Urakoitsijan ilmoittautuminen yhteiselle työmaalle/työmaille

Työntekijätiedot

Työntekijätietojen ilmoittaminen Verohallinnon veronumerorekisteriin

Työntekijöiden ilmoittaminen työmaille päätoteuttajan edellyttämällä tavalla

Avustaminen ulkomaisen työntekijän veronumeron hankinnassa

Urakkalaskutus

Urakkalaskutus verkkolaskutuksena sisältäen työmaatunnukset / työmaa-avaimet

Urakkalaskutus paperilaskutuksena sisältäen työmaatunnukset / työmaa-avaimet

Aikataulu tarvittavien tietojen ja aineiston toimittamiseksi
Tarvittavat tiedot ja aineisto	Aikataulu, jakso tai toimittamisaika
Työntekijöiden perustiedot Verohallinnon vaatimusten mukaisesti	arkipäivää ennen määräpäivää
Laskutustietojen ilmoittaminen kuten Laskutus ja myyntireskontra –palvelualue-erittelyllä on sovittu sisältäen työmaatunnukset / työmaa-avaimet

Palvelut sopimuksen aikana silloin kun asiakas toimii tilaajana

Tehtyjen urakkasopimusten raportointi Verohallinnolle työmaakohtaisesti

Urakkalaskujen raportointi Verohallinnolle työmaakohtaisesti

Ennakkomaksujen raportointi Verohallinnolle työmaakohtaisesti

Ilmoittaminen urakan keskeytymisestä / ei toimintaa

Ilmoittaminen työmaan keskeytymisestä / ei toimintaa

Ilmoittaminen työmaan päättymisestä

Arkistoitavan aineiston kokoaminen ja luovutus asiakkaalle pysyvään säilytykseen kalenterivuosittain

valmistuneista työmaista

Aikataulu tarvittavien tietojen ja aineiston toimittamiseksi

Tarvittavat tiedot ja aineisto	Aikataulu, jakso tai toimittamisaika
Urakkasopimustietojen toimittaminen tilitoimistolle	arkipäivää ennen määräpäivää
Urakkalaskutietojen toimittaminen tilitoimistolle	arkipäivää ennen määräpäivää
Keskeytymis- ja päättymistietojen ilmoittaminen tilitoimistolle	arkipäivää ennen määräpäivää

Palvelut sopimuksen aikana silloin kun asiakas toimii päätoteuttajana

Työmaatietojen ylläpito

Työmaan työntekijätietojen/ itsenäisten työnsuorittajien tietojen henkilötietojen ilmoittaminen Verohallinnolle

Arkistoitavan aineiston kokoaminen ja luovutus asiakkaalle pysyvään säilytykseen kalenterivuosittain valmistuneista työmaista

Aikataulu tarvittavien tietojen ja aineiston toimittamiseksi
Tarvittavat tiedot ja aineisto	Aikataulu, jakso tai toimittamisaika
Työmaata koskevat tiedot	arkipäivää ennen määräpäivää
Työmaalla kuukauden aikana työskennelleiden työntekijöiden ja itsenäisten työnsuorittajien tiedot koko työmaan osalta tiedot	arkipäivää ennen määräpäivää

Vero-oikeudelliset palvelut ja yhtiöoikeudelliset palvelut

Palvelut sopimuksen alkaessa

Palvelut sopimuksen aikana

Yhtiöoikeudelliset, asiakkaan tilauksesta tehtävät neuvontapalvelut

Vero-oikeudelliset, asiakkaan tilauksesta tehtävät neuvontapalvelut

Hallituksen pöytäkirjojen laatiminen

Osingonjakosuunnitelman laatiminen

Yhtiökokouspöytäkirjojen laatiminen

Osakeantiin liittyvät palvelut

Yrityksen perustaminen

Yhtiömuodon muutos

Pysyväisarkistointi

Palvelut sopimuksen alkaessa

Palvelut sopimuksen aikana

Pysyväissäilytyspalvelun purkaminen, asiakas vastaa pysyväissäilytyksestä (pvm) alkaen itse.

Taloushallinnon ja kirjanpitotoimintojen käyttöön tarkoitettujen ohjelmistojen suunnittelu-, valmistus- ja konsultointitoiminta

Palvelut sopimuksen alkaessa

Palvelut sopimuksen aikana

Tilitoimiston käyttämän ohjelmiston rajoitettu etäkäyttö

Palvelut sopimuksen alkaessa

Palvelut sopimuksen aikana

Tilitoimisto luovuttaa lukuoikeuden seuraaviin sovellusalueisiin:

Tilitoimisto luovuttaa muokkausoikeuden seuraaviin sovellusalueisiin:

Palvelut sopimuksen alkaessa

Palvelut sopimuksen aikana

HINTALIITE TAL2018 Liite no

Tilitoimiston palkkion määräytymisperusteet

Lähtökohta

Veloituksista ja laskutuksesta on lausuttu liitteenä olevissa TAL2018 yleisissä ehdoissa

Tilitoimiston hinnasto on erillisenä liitteenä. Liite nro: tarjous Palvelumaksu on alla olevan mukainen:

YLEISET SOPIMUSEHDOT TAL2018

Tilitoimiston palveluihin, tarjouksiin, tilausvahvistuksiin ja palveluiden toimitussopimuksiin sovelletaan näitä sopimusehtoja.

Tarjous

1. Tilitoimiston tarjous on voimassa 30 päivää tar- jouksen päiväyksestä, jos tarjouksessa ei muuta mainita.

Sopimuksen voimaantulo

2. Sopimus tulee voimaan, kun osapuolet ovat alle- kirjoittaneet toimeksiantosopimuksen, asiakas on hyväksynyt tilitoimiston tarjouksen tai tilitoimisto on vahvistanut asiakkaan tilauksen.

Palvelut

3. Tilitoimiston tehtäväksi sovitut tehtävät ovat sopi- muksen liitteenä olevassa Palveluerittelyssä tai muussa asiakirjassa tehtäväksi yhdessä sovitut pal- velut (jäljempänä Palvelut). Mikäli tilitoimisto hyväk- syy asiakkaan tilauksesta tehtäväkseen muitakin kuin, liitteessä mainittuja palveluja, myös niihin so- velletaan näitä ehtoja.

Tilitoimisto aloittaa Palvelun viipymättä sen jälkeen, kun asiakas on antanut tilitoimistolle tarvittavat tie- dot ja aineiston sekä maksanut mahdollisesti sovi- tun ennakkomaksun. Tilitoimiston tulee huolehtia Palveluista huolellisesti ja ammattitaitoisesti tilitoimiston työ- ja raportointimenetelmien mukaan.

Perustiedot

4. Asiakkaan tulee huolehtia siitä, että tilitoimistolla on asiakkaasta aina ajan tasalla olevat perustiedot (jäljempänä Perustiedot). Tällaisia tietoja ovat yhte- ys-, henkilö-, tilikausi-, ja kaupparekisteritiedot, toimiala, kotipaikka, kansallisuus, hallituksen jäse- net sekä muut tarvittavat tiedot ja toimenpideohjeet. Asiakas nimeää ja valtuuttaa yhteyshenkilön anta- maan tilitoimistolle tarvittavat Palveluihin liittyvät tie- dot ja päätökset. Osapuolet ilmoittavat toisilleen yhteyshenkilön vaihtumisesta.

Tietojen ja toimenpideohjeiden antaminen

5. Palvelujen suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja ai- neisto on annettava tilitoimistolle niin hyvissä ajoin, että tilitoimisto voi tehdä tehtävänsä asianmukai- sesti normaalina työaikana. Jos muuta ei ole sovittu, aineiston tulee olla tilitoimiston käytettävissä seu- raavasti:

– koko kirjanpitoaineisto kohdekuukauden päätty- mistä seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä

– palkanlaskenta-aineisto viisi (5) arkipäivää ennen palkanlaskennan sovittua valmistumispäivää

– tilinpäätös- ja verotukseen liittyvä aineisto viimeis- tään 30 päivän kuluessa tilikauden päättymisestä

– muu aineisto viimeistään kymmenen (10) arki- päivää ennen määräpäivää.

Asiakas myötävaikuttaa Palvelujen tuottamiseen ja täyttää omat tehtävänsä huolellisesti sopimuksen ehtojen sekä viranomaisten ja tilitoimiston ohjeiden

ja suositusten mukaisesti. Tilitoimiston tiedusteluihin ja tarkistuspyyntöihin on vastattava viipymättä.

Luottamuksellisuus

6. Osapuolen on pidettävä salassa tietoon saaman- sa toisen osapuolen liikesalaisuudet ja muut luotta- mukselliset tiedot. Niitä ei saa käyttää muutoin kuin sopimuksen täyttämiseksi. Tilitoimiston tarjous, ti- lausvahvistus ja sopimus ehtoineen sekä niihin sisältyvät suunnitelmat ja muu aineisto ovat luotta- muksellisia tietoja. Salassapitovelvollisuus jatkuu myös sopimuksen päätyttyä. Osapuolet huolehtivat siitä, että myös heidän henkilöstönsä ja alihankkijansa sitoutuvat salassapitoon.

Sopimuksen voimassaolo

7. Sopimus on voimassa toistaiseksi kahden (2) kuukauden irtisanomisajoin, ellei muuta ole sovittu. Jos kumpikaan osapuoli ei irtisano määräaikaista sopimusta vähintään kaksi (2) kuukautta ennen so- vitun määräajan päättymistä, sopimuksen voimas- saolo jatkuu toistaiseksi kahden (2) kuukauden irti- sanomisajoin.

Sopimuksen päättyessä palvelu saattaa olla palvelun luonteen mukaisesti kesken sopimuksen aikana kuluneelta tai kulumassa olleelta palveluiden käsittelykaudelta. Tätä on käsitelty jäljempänä 11. kohdassa.

Palveluiden keskeyttäminen ja sopimuksen purku

8. Tilitoimistolla on oikeus keskeyttää Palvelut, jos

a) asiakkaan maksu tilitoimistolle viivästyy yli seitse- män (7) päivää,

b) asiakas ei toimita tarvittavia tietoja tai aineistoa ajallaan tai ei muutoin asianmukaisesti myötävai- kuta Palvelujen tuottamiseen,

c) asiakas rikkoo sopimusta muutoin tai palvelujen tuottamiselle merkityksellisiä lakeja tai viranomais- ten määräyksiä, ohjeita tai suosituksia, tai

d) asiakas kieltäytyy noudattamasta tilitoimiston kir- jausohjeita tilanteessa, josta voi seurata rikos- tai si- viilioikeudellisia seuraamuksia osapuolille. Tätä eh- toa sovelletaan, vaikka kyse olisi vain osapuolten erilaisesta tulkinnasta lain, määräyksen, suosituksen tai ohjeen sisällöstä tai merkityksestä, kuten esimerkiksi tulojen ja niihin kohdistuvien menojen jaksottamisesta tai varojen ja velkojen arvostamisesta kirjanpidossa tai tilinpäätöksessä.

Jos asiakas ei oikaise tilannetta seitsemän (7) päi- vän kuluessa tilitoimiston kirjallisesta huomautuk- sesta, tilitoimistolla on oikeus purkaa sopimus.

9. Asiakkaalla on oikeus purkaa sopimus, jos tilitoimisto rikkoo sopimusta olennaisesti eikä ryhdy

oikaisemaan tilannetta seitsemän (7) päivän kulues- sa asiakkaan kirjallisesta huomautuksesta.

10. Osapuoli saa purkaa sopimuksen, jos toinen osapuoli hakee velkojiltaan akordia, toisen osapuolen omaisuutta on haettu konkurssiin luovutettavaksi tai sitä haetaan yrityssaneeraus- tai velkajärjestelymenettelyyn.

Palvelut sopimuksen päättyessä

11. Jos sopimus päättyy ennen kuin sopimuksen ai- kana päättyneen tilikauden tilinpäätös on tehty, tili- toimisto laatii tilinpäätöksen, jos asiakas maksaa si- itä ennakkomaksun ja toimittaa tilitoimistolle tilin- päätöstä varten tarvittavat tiedot ja aineiston. Jos sopimus päättyy kesken tilikauden, ennakkomaksun saatuaan tilitoimisto laatii käytettävissään olevien tietojen perusteella tasetilien erittelyt. Vastaavasti tilitoimisto huolehtii palkanlaskennan ja palkkakirjan- pidon kannalta tarpeelliset erittelyt. Tilitoimisto ve- loittaa edellä mainituista Palveluista kustannukset ja palkkion käytäntönsä mukaan.

Oikeudet aineistoon, aineiston pidätysoikeus ja aineiston luovuttaminen asiakkaalle

12. Tilitoimiston tuottaman aineiston ja tietokantojen ja automaatioratkaisujen kaikki oikeudet kuuluvat tilitoimistolle, kun palvelut on tuotettu tilitoimiston käyttöönsä hankkimalla tai sen omalla ohjelmistolla. Tällä ehdolla ei ole vaikutusta niihin oikeuksiin, jotka asiakkaalla on tilitoimistolle antamaansa aineistoon. Muilla kuin tilitoimistolla ei ole ilman tilitoimiston lupaa oikeutta hyödyntää kaupallisesti tietokantoja. Kaupallisena hyödyntämisenä ei pidetä lainsäädännöllisten velvoitteiden kuten tilintarkastuksen tai tietosuoja-asetuksen edellyttämän auditoinnin toteuttamista.

Kun palvelu tuotetaan asiakkaan käyttöönsä hankki- malla tai sen omalla ohjelmistolla, johon se on anta- nut tilitoimistolle käyttöoikeuden palvelun tuottami- seksi, kuuluvat aineiston ja tietokantojen oikeudet asiakkaalle.

Tilitoimistolla on oikeus tuottaa ja julkaista erilaisia toimialakohtaisia, yritysmuotokohtaisia tai muita vastaavia tunnuslukuja, yhdistämällä eri asiakkaiden tietoja, siten että yksittäisen asiakkaan, asiakkaan henkilökunnan ja asiakkaan yhteistyökumppaneiden tietoja ei voida tunnistaa ja liikesalaisuudet säilytetään, riippumatta siitä kummalle osapuolelle tietokantojen oikeudet kuuluvat. Tilitoimisto tuottaa ja julkaisee tietoja vain kilpailulainsäädännön sallimissa tilanteissa.

Tilitoimistolla on oikeus pitää hallussaan olevat asi- akkaan toimittaman aineiston perusteella tai muutoin asiakasta varten laatimansa aineistot kun- nes kaikki tilitoimiston asiakkaalta olevat saatavat on maksettu, ellei konkurssi- tai muusta pakotta- vasta lainsäädännöstä muuta johdu. Tilitoimisto luovuttaa maksun saatuaan asiakkaan aineiston vii- pymättä asiakkaalle. Asiakas huolehtii kustannuk- sellaan aineiston noutamisesta. Jos asiakas ei

nouda aineistoa tilitoimiston ilmoittamaan määräai- kaan mennessä, tilitoimisto lähettää sen kirjattuna postiennakkolähetyksenä, ellei toisin sovita. Tilitoimistolla on oikeus periä asiakkaan aineiston säilyttämisestä eri maksu.

Tilitoimistolla on oikeus säilyttää kopiot laatimastaan aineistosta myös sopimuksen päätyttyä, eikä se ole velvollinen poistamaan asiakkaan tietoja tietokan- nastaan, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Perustiedot tilitoimisto säilyttää vähintään viisi vuotta sopimuksen päättymisestä.

Maksut

13. Tilitoimiston palkkio määräytyy kussakin toimeksiannossa toimitettavien palvelujen valikoiman ja niiden laadun mukaan.

Tilitoimistolla on oikeus vaatia asiakkaalta ennakkomaksu, jos siitä on asiakkaan kanssa sovittu taikka, jos se voidaan tapauksen olosuhteissa muutoin katsoa perustelluksi.

Palkkion lisäksi tilitoimistolla on oikeus veloittaa tar- peelliset ja kohtuulliset suoranaiset matka- ja muut kustannukset.

Tilitoimistolla on oikeus veloittaa tilitoimiston käytän- nön mukaiset eri korvaukset lisätöistä, ellei toisin sovita. Eri maksullista lisätyötä on esimerkiksi viivästyneen aineiston käsittely, lainmuutoksesta tai viranomaismääräyksestä tai käyttöön otettavasta alan suosituksesta johtuva tilikarttojen tai muun aineiston muutostyö sekä viranomaisen tiedonanto- tai muusta kehotuksesta johtuva tai muu tilitoimistosta riippumaton lisätyö kuten esimerkiksi tietosuojalainsäädännöstä ja sen muutoksista johtuva työ. Jos viranomaisen tiedonanto- tai muu kehotus johtuu tilitoimiston virheestä tai laiminlyönnistä, kehotuksesta johtuvasta lisätyöstä ei kuitenkaan ole oikeutta periä eri maksua.

Maksut eivät sisällä arvonlisäveroa, joka kulloinkin voimassaolevana samoin kuin muut välilliset verot ja lain edellyttämät sekä viranomaisten määräämät maksut lisätään eriteltyinä maksuihin.

Tilitoimisto on varautunut ja panostanut palveluiden tuottamiseen sopimuksen päättymiseen saakka. Tilitoimistolla on oikeus saada edelleen palkkiota ja mahdolliset suoranaiset kustannukset myös irti- sanomisajalta, vaikka tilitoimistolla ei olisi teetetty Palveluja irtisanomisaikana.

Laskuerittelyt, maksuehto, viivästys- seuraamukset

14. Tilitoimisto veloittaa palveluistaan tehdyn sopi- muksen ja hinnastonsa mukaisesti. Palvelu- ja kulu- veloitukset tulee eritellä sovitun hinnoitteluperusteen mukaisesti.

Jos muuta ei ilmene tilitoimiston hinnastosta taikka ei ole muutoin sovittu toisin, maksuehto on 14 päivää laskun päiväyksestä ja viivästyskorkoa on

xxxxxxxxxx xxxxxxxxx mukaan. Tilitoimistolla on oi- keus veloittaa viivästyneen maksun perimiskulut.

Huomautukset laskuista

15. Huomautukset laskuista on tehtävä kirjallisesti kymmenen (10) päivän kuluessa laskun päiväyk- sestä.

Maksujen ja yleisten sopimusehtojen muutokset

16. Mikäli työvoimakustannukset tai muut maksujen määräytymisperusteet muuttuvat, tilitoimistolla on oikeus muuttaa maksuja vastaavasti.

17. Jos nämä sopimuksessa noudatetut yleiset sopimusehdot muuttuvat, tilitoimistolla on oikeus muuttaa sopimusehtoja korvaamalla yleiset ehdot muutetuilla yleisillä sopimusehdoilla.

18. Tilitoimiston on ilmoitettava maksujen ja sopi- musehtojen muutoksista asiakkaalle kirjallisesti vii- meistään kolmekymmentä (30) päivää ennen muu- toksen voimaantuloa. Tällöin asiakkaalla on oikeus neljäntoista (14) päivän kuluessa ilmoituksen päi- väyksestä kirjallisesti irtisanoa sopimus päättymään muutoksen voimaantulopäivänä.

19. Mikäli lainmuutoksen tai viranomaismääräyksen vuoksi maksut tai maksujen perusteet muuttuvat, tilitoimistolla on oikeus muuttaa maksuja vastaavasti. Muutoksista on ilmoitettava viimeistään 14 päivää ennen muutoksen voimaantuloa.

Osapuolten vastuista

20. Asiakas on kirjanpitovelvollisena vastuussa kir- janpidostaan, verovelvollisena veroistaan ja henki- löstönsä työnantajana työantajavelvoitteistaan sekä rekisterinpitäjänä rekisterinpitäjän velvollisuuksis- taan. Asiakas vastaa työnantajana lakien, työehtosopimusten ja muiden sopimusten tulkinnasta sekä niihin liittyvästä päätöksenteosta. Asiakas vastaa työaikakirjanpidosta. Asiakas on vastuussa asianmukaisten valvonta- ja viranomaisilmoitusten tekemisestä ja tarpeellisten lupien hankkimisesta. Nämä vastuut eivät siirry tilitoimistolle.

Asiakas huolehtii siitä, että liiketapahtumia kuvaava asianmukainen aineisto kootaan, säilytetään ja toimitetaan tilitoimistolle. Vastuu tilitoimistolle toimitettujen tilikauden ja sen jälkeisiä tapahtumia kuvaavien tietojen ja aineiston ajantasaisuudesta, riittävyydestä, oikeellisuudesta, täydellisyydestä ja kuulumisesta kirjanpitoon on asiakkaalla. Asiakas päättää, mitä laskelmia ja raportteja tehdään ja miten niitä hyödynnetään.

21. Tilitoimisto antaa Xxxxxxxx ja asiantuntemuksen- sa asiakkaan käytettäväksi sopimuksen ja näiden sopimusehtojen mukaisesti. Tilitoimiston on ilmoitet- tava asiakkaalle tämän toimittamassa aineistossa havaitsemistaan virheistä. Tilitoimisto ei kuitenkaan

ole velvollinen tarkkailemaan tai korjaamaan asiak- kaan toimittaman aineiston mahdollisia lasku- tai muita virheitä tai tarkastamaan asiakkaan antamia tietoja, ellei toisin ole sovittu.

22. Tilitoimisto vastaa näiden yleisten sopimuseh- tojen mukaisin rajoituksin sopimusrikkomuksestaan, virheestä Palvelussaan ja laiminlyönnistään asiak- kaalle aiheutuneesta vahingosta. Tilitoimisto on vel- vollinen korvaamaan vahingon vain sikäli ja siltä osin kuin asiakas osoittaa, että tilitoimiston asian- mukaisesti ja ajallaan suorittama sopimuksen mukainen toimenpide olisi estänyt vahingon tai rajoittanut sitä.

Tilitoimiston virheestä ilmoittaminen ja sen korjaaminen

23. Jos tilitoimiston asiakkaalle toimittamassa Pal- velussa ilmenee virhe, asiakkaan on viipymättä il- moitettava siitä tilitoimistolle. Tilitoimistolla on tällöin oikeus ja velvollisuus korjata aiheuttamansa virhe veloituksetta niin pian kuin olosuhteet sallivat. Jos asiakas laiminlyö ilmoittaa virheestä, jonka tämä on havainnut tai tämän olisi pitänyt kohtuudella havaita, asiakkaalla ei ole oikeutta esittää virheen perus- teella vaatimuksia.

Mikäli tilitoimistolla ei asiakkaan reklamoidessa ole enää pääsyä asiakkaan tietojärjestelmään asiakkaan tulee avata omalla kustannuksellaan tilitoimistolle pääsy tietojärjestelmään, jotta tämä voi vastata reklamaatioon. Jos tilitoimisto käyttää oikeuttaan tai täyttää velvollisuuttaan korjata aiheuttamansa virhe, tilitoimisto vastaa tietojärjestelmään pääsyn avaamisen kustannuksista.

Tilitoimisto vastaa vain omasta toiminnastaan

24. Tilitoimisto ei vastaa asiakkaan veroista eikä muista kuin edellä 22. kohdassa mainituista vahin- goista. Tilitoimisto ei ole korvausvelvollinen, jos vahinko on aiheutunut asiakkaan antamien tietojen tai ohjeiden taikka toimitetun aineiston puutteellisuu- desta, virheellisyydestä tai viivästymisestä tai muu- toin asiakkaan syystä tai mikäli vahingon on aiheut- tanut asiakkaan puolesta tai lukuun toiminut muu kuin tilitoimiston henkilö. Tilitoimisto ei vastaa vahin- gosta, joka johtuu siitä, että asiakas tai tämän lu- kuun toiminut muu kuin tilitoimiston henkilö ei ole noudattanut Palvelulle suoraan tai välillisesti merki- tyksellisiä lakeja tai viranomaismääräyksiä taikka sovittuja ehtoja.

Tilitoimisto ei milloinkaan vastaa liiketoiminnallisista tai liikkeenjohdollisista ratkaisuista, vaan niistä päättää ja vastaa asiakas.

Tilitoimiston vastuun rajoitus välittömiin vahinkoihin ja enimmäismäärään

25. Tilitoimisto ei vastaa välillisistä vahingoista, ku- ten tulon, liikevaihdon tai markkinoiden menetykses- tä, tuotannon tai palvelun keskeytymisestä, saamat- ta jääneestä voitosta taikka muusta niihin verratta- vasta vahingosta.

Tilitoimisto vastaa vain huolimattomuudestaan joh- tuvista välittömistä vahingoista. Tilitoimiston vastuun enimmäismäärä on kuitenkin aina enintään 10.000 euroa yhdessä vahinkotapahtumassa ja saman tilikauden aikana ilmenneistä vahinkotapahtu- mista yhteensä enintään 20.000 euroa, ellei muusta enimmäismäärästä ole nimenomaisesti sopimuksessa sovittu. Vahinko katsotaan yhdeksi vahinkotapahtumaksi, vaikka siihen olisi vaikuttanut saman virheen toistuminen ja vaikka se vaikuttaisi useampaan tilikauteen. Vahingon katsotaan ilmen- neen kokonaan sen tilikauden aikana, jolloin se olennaisilta osiltaan ilmeni, vaikka jokin vahingon osa ilmenisi muuna tilikautena.

Sopimusrikkomus, virhe tai laiminlyönti Palvelujen suorittamisessa eivät aiheuta tilitoimistolle muuta seuraamusta kuin mitä edellä on todettu.

Vaatimusten esittämisen määräaika

26. Vaatimukset tilitoimistolle on tehtävä kirjallisesti viipymättä. Jos virhe tai puute havaitaan tai on ha- vaittavissa välittömästi, huomautus on tehtävä heti ja viimeistään neljäntoista (14) päivän kuluessa. Jos eriteltyä vaatimusta ei ole tehty tilitoimistolle kuuden

(6) kuukauden kuluessa vahingon toteamisesta, ei korvausta makseta. Korvausta ei myöskään makse- ta, jos vaatimus tehdään, kun on kulunut yli kolme

(3) vuotta kyseisen Palvelun toimittamisesta. Jos vahinko kuitenkin johtuu sellaisesta tilitoimiston vas- tuulle kuuluvasta virheestä, joka on tehty asiakkaan jälkiverotarkastettavissa olevassa kirjanpidossa tai suoraan siihen perustuvassa Palvelussa kuten vero- ilmoituksessa tai muussa suoraan asiakkaan vero- tukseen vaikuttavassa laskelmassa, edellä mainitun kolmen vuoden sijasta noudatetaan kuuden (6) vuo- den määräaikaa kyseisen Palvelun toimittamisesta.

Kolmansien osapuolten vaatimukset

27. Jos kolmas osapuoli tekee osapuolelle Palvelui- den tai toimeksiantosopimuksen perusteella kor- vausvaatimuksen, siitä on ilmoitettava toiselle osa- puolelle viipymättä. Jos tilitoimisto joutuu maksa- maan kolmannelle osapuolelle vahingonkorvausta, asiakkaan on hyvitettävä tilitoimistolle tästä aiheutu- nut menetys sikäli kuin se ei johdu tilitoimiston vir- heestä tai laiminlyönnistä sopimusehtojen noudatta- misessa. Tilitoimiston vastuunrajoitukset soveltuvat myös kolmansien vaatimuksiin tilitoimiston ja asiak- kaan välisessä suhteessa.

Alihankkijat ja henkilöstö

28. Jos toisin ei ole sovittu eikä pakottavasta lain- säädännöstä muuta johdu, osapuolet saavat käyttää alihankkijoita. Osapuoli vastaa alihankkijansa suori- tuksesta kuin omastaan. Asiakkaan velvoitteet tilitoi- mistolle ja ehdot tilitoimiston vastuunrajoituksista ovat voimassa myös tilitoimiston alihankkijan, henkilöstön, osakkaiden ja johtohenkilöiden hyväksi.

Tilitoimiston vastuuvakuutus

29. Tilitoimisto ylläpitää kustannuksellaan asianmu- kaisen vastuuvakuutuksen. Vahinkotapahtuman sat-

tuessa asiakkaan tulee osaltaan antaa vakuutus- yhtiölle tarpeelliset selvitykset ja varata tälle mah- dollisuus vahingon määrän ja laadun arvioimiseen.

Ylivoimainen este; vapauttamisperusteet

30. Mikäli osapuolen sopimusvelvoitteiden täyttämi- nen estyy, vaikeutuu tai viivästyy tämän vaikutuspii- rin ulkopuolisesta seikasta (ylivoimainen este), kuten lakosta, työsulusta tai muusta työselkkauk- sesta, tulipalosta, muusta onnettomuudesta tai kriisitilanteesta, ukkosvauriosta tai muusta luonnon- tapahtumasta taikka viestintäyhteys- tai sähkö- häiriön vuoksi, osapuoli vapautuu sopimusvelvoittei- densa täyttämisestä ja seuraamuksista niin pitkäksi aikaa kuin olosuhteet edellyttävät. Vapauttamispe- rusteeksi katsotaan myös

- viranomaisen tai pankin virhe tai viivästys,

- laitteisto- ja ohjelmistovika-, tietoliikenteen tai - yhteyksien katkeaminen, keskeytys ja häiriö sekä

- verkkolaskuoperaattorin toimenpide.

31. Ylivoimaisesta esteestä ja sen päättymisestä on viipymättä ilmoitettava toiselle osapuolelle.

Ilmoitukset

32. Sopimuksen irtisanominen tai purkaminen sa- moin kuin muut sopimuksen mukaiset huomautuk- set ja ilmoitukset on tehtävä todisteellisesti. Ellei toi- sin ole sovittu, ilmoitukset katsotaan tehdyiksi ja xxx- xxxx vastaanottajan tietoon viimeistään sitä päivää ensiksi seuraavana arkipäivänä, jolloin

– ne on jätetty postin kuljetettavaksi osoitettuna so- pimuksessa mainittuun tai osapuolen myöhemmin kirjallisesti ilmoittamaan osoitteeseen, mutta mikäli postia ei jonain arkipäivänä lainkaan jaeta Suomessa, saapumisen katsotaan tapahtuneen siitä seuraavana arkipäivänä, tai

– ne on lähetetty sopimuksessa mainittuun tai osa- puolen kirjallisesti myöhemmin ilmoittamaan sähkö- postiosoitteeseen.

Sähköinen viestintä

33. Osapuolet vastaavat kumpikin osaltaan tietotur- vallisuudesta ja huolehtivat viruksentorjunta- ja mui- den suojausjärjestelmiensä kunnosta ja ajanmukai- suudesta. Osapuolet tietävät ja hyväksyvät, että täs- tä huolimatta sähköinen viestintä voi häiriytyä. Osa- puolet saavat lähettää toisilleen sähköpostitse vies- tejä ja liitetiedostoja niitä salaamatta, jos muuta ei ole sovittu. Osapuoli ei vastaa siitä, että hänelle sähköisen viestintäjärjestelmän kautta lähetetty viesti tai liiteaineisto on vastaanotettu muuttumatto- mana tai viivytyksettä.

34. Palvelun tuotantoon yhteiskäytössä käytettyjen tietojärjestelmien käyttö Palveluntuotannossa käytetyn sovellusohjelmiston käyttöoikeus voi olla a) asiakkaan tilitoimistolle anta- ma käyttöoikeus asiakkaan omaan tai sen hankki- maan ohjelmistoon tai b) tilitoimiston myös osittain asiakkaalle antama rajoitettu etäkäyttöoikeus tilitoi- miston käyttöoikeudella hankkimaan tai sen omaan ohjelmistoon. Tilanteen a) ehdot on kuvattu kohdas- sa 34a. Tilanteen b) ehdot on kuvattu kohdassa 34b.

34a. Jos tilitoimisto tuottaa osan tai kaikki sovitut kirjanpito-, laskenta-, tai muut Palvelut käyttäen asiakkaan hankkimaa sovellusohjelmistoa esimerkiksi tietoverkon välityksellä, noudatetaan tähän käyttöön seuraavaa, ellei muuta sovita:

Tilitoimiston käyttöoikeus

Asiakas myöntää/hankkii omalla kustannuksellaan tilitoimistolle alihankkijoineen sujuvan palvelutuotan- non edellyttämän maksuttoman käyttöoikeuden käyttämäänsä sovellusohjelmistoon. Tilitoimiston tu- lee noudattaa asiakkaan ja/tai kolmannen osapuolen, kuten ohjelmiston valmistajan, antamia ohjeita ja käyttöehtoja ja käyttää käyttöoikeuttaan vain sovittuun tarkoitukseen. Tilitoimistolla ei ole oikeutta ilman asiakkaan kirjallista suostumusta luovuttaa käyttöoikeutta edelleen.

Asiakas toimittaa tilitoimistolle tarpeelliset käyttäjä- tunnukset. Tilitoimiston on säilytettävä saamiaan tunnuksia huolellisesti ja tilitoimiston on huolehdittava siitä, että toimitettuja tunnuksia saa käyttää vain tilitoimiston valtuuttama käyttäjä (tai käyttäjät). Tilitoimiston tulee käyttää asianmukaista virustorjuntaa, palomuuria sekä muita tarvittavia tietoturvaratkaisuja.

Asiakkaan vastuu

Sovellusohjelmisto sijaitsee asiakkaan tai käyttöoi- keuden asiakkaalle luovuttaneen ohjelmistotoimitta- jan nimeämällä työasemalla tai palvelimella. Asiakas vastaa sovellusohjelmiston ylläpidosta sekä siitä, että sovellusohjelmistoon on mahdollista ottaa yhteys tavanomaisin teknisin menetelmin. Asiakas vastaa tietoliikenneyhteyden rakentamisen ja tietojen siirron kustannuksista pois lukien tilitoimiston oman internetyhteyden kustannukset.

Asiakas vastaa omasta ohjelmiston käytöstään ja sen avulla luomansa materiaalin sisällöstä, oikeelli- suudesta ja asianmukaisuudesta. Asiakkaan näin tuottama aineisto katsotaan asiakkaan tilitoimistolle palvelun tuottamiseksi luovuttamaksi kirjanpitoai- neistoksi.

Immateriaalioikeuden loukkaus

Asiakas vastaa siitä, että tilitoimiston ohjelmiston käyttö ei loukkaa kolmannen osapuolen voimassa olevaa immateriaalioikeutta. Asiakas ei vastaa oikeudenloukkauksesta, joka johtuu siitä, että tilitoimisto ei ole noudattanut asiakkaan antamia asianmukaisia ohjeita.

Menettely immateriaalioikeuden loukkaustilanteissa

Jos kolmas osapuoli katsoo, että tilitoimisto loukkaa hänen immateriaalioikeuttaan ohjelmiston käytöllä, tilitoimiston on ilmoitettava vaatimuksesta kirjallisesti asiakkaalle viipymättä. Jos tilitoimisto valtuuttaa asiakkaan puolestaan vastaamaan kolmannen osapuolen vaatimuksiin ja antaa

asiakkaalle asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot ja avun, asiakkaan tulee huolehtia siitä parhaaksi katsomallaan tavalla omalla kustannuksellaan ja vastaa tilitoimiston mak- settavaksi mahdollisesti tulevista korvauksista.

Jos vaatimus on lainvoimaisesti hyväksytty tai asia- kas katsoo vaatimuksen oikeutetuksi, asiakkaalla on oikeus harkintansa mukaan

– hankkia omalla kustannuksellaan oikeus käytön tai sen osan jatkamiseen,

– muuttaa käyttöoikeutta niin, ettei kolmannen oi- keuksia loukata tai

– korvata ohjelmisto toisella toiminnallisesti vastaa- valla.

Häiriöt ja muutokset sovellusohjelmiston käytettävyydessä

Tilitoimiston Palveluiden tuottaminen edellyttää asi- anmukaisen ohjelmiston käyttömahdollisuutta. Asia- kas vastaa ohjelmiston käytössä ilmenneistä häiriöistä, katkoksista tai tietojen menetyksestä joh- tuvista ylimääräisistä tilitoimiston työkustannuksista, elleivät nämä johdu tilitoimiston toiminnasta tai tili- toimiston oman internetyhteyden katkoksista. Asiakas pyrkii ratkaisemaan ongelman niin pian kuin häiriön tai tilanteen laatu kohtuudella edellyttää ja ratkaiseminen on mahdollista.

Tilitoimisto ei vastaa ohjelmiston käyttöoikeuden mahdollisesta keskeytymisestä, päättymisestä tai viivästyksestä asiakkaalle aiheutuvista vahingoista eikä viivästyksistä.

Jos käytön tai käyttöoikeuden keskeytys, olennainen muutos, lakkaaminen tai toimintamallin muutos aiheuttaa muutoksia palveluntuotannon, esimerkiksi kirjanpito- tai palkanlaskentapalvelun, työmääriin ja kustannuksiin, tilitoimistolla on oikeus muuttaa asiakkaalta perittäviä maksuja tätä vastaavasti.

Käyttöoikeuden voimassaolo ja päättyminen Etäkäyttöoikeus on voimassa enintään vain niin kauan kuin asiakkaalla on käyttöoikeus sovellusohjelmistoon. Etäkäyttöoikeus lakkaa viimeistään silloin, kun toimeksiantosopimus Palveluista päättyy.

34b. Jos on sovittu siitä, että asiakas tuottaa osan kirjanpito-, laskenta-, tai muusta Palveluja koske- vasta aineistosta etäkäyttäen tilitoimiston käyttöoikeudella hankkimaan tai sen omaa sovellusohjelmistoa tietoverkon välityksellä, noudatetaan tähän etäkäyttöön seuraavaa, ellei muuta sovita:

Asiakkaan käyttöoikeus

Tilitoimisto myöntää/hankkii eri maksusta asiakkaan käytettäväksi rajoitetun etäkäyttöoikeuden tilitoimis- ton käyttämään sovellusohjelmistoon. Asiakkaan tu- lee noudattaa tilitoimiston ja/tai kolmannen osapuo- len, kuten ohjelmiston valmistajan, antamia ohjeita ja käyttöehtoja ja käyttää etäkäyttöoikeuttaan vain

sovittuun tarkoitukseen. Asiakkaalla ei ole oikeutta ilman tilitoimiston kirjallista suostumusta luovuttaa etäkäyttöoikeutta edelleen, ellei pakottavasta lain- säädännöstä muuta johdu. Tyypillisiä pakottavasta lainsäädännöstä johtuvia luovutustilanteita ovat esi- merkiksi luovutus tilintarkastukseen tai lainsäädän- nön määräämään viranomaistarkastukseen. Asiakas vastaa näistä pakottavan lainsäädännön perusteella luovutetuista etäkäyttöoikeuksista aiheutuvista kustannuksista.

Palveluntarjoaja toimittaa asiakkaalle käyttäjäkohtai- set käyttäjätunnukset. Asiakkaan on säilytettävä saamiaan tunnuksia huolellisesti ja jos muuta ei ole sovittu, tunnuksia saa käyttää vain asiakkaan henkilöstöön kuuluva nimetty käyttäjä (tai käyttäjät). Asiakas vastaa aina asiakkaalle annetuilla tunnuksilla tehdyistä toimenpiteistä.

Sovellusohjelmisto sijaitsee tilitoimiston, tilitoimiston alihankkijan tai käyttöoikeuden tilitoimistolle luovut- taneen ohjelmistotoimittajan palvelimella. Asiakas vastaa oman tietoliikenneyhteyden hankkimisen ja tietojen siirron kustannuksista sekä käyttämiensä ohjelmistojen ja pääte- ja tietokonelaitteiden sopivuudesta, toimivuudesta ja kunnossapidosta suhteessa sovellusohjelmistoon. Asiakkaan tulee käyttää asianmukaista virustorjuntaa, palomuuria sekä muita tarvittavia tietoturvaratkaisuja. Ellei muuta ole erikseen sovittu, tilitoimisto ei vastaa ohjelmiston toimivuudesta asiakkaan käyttöympäris- tössä eikä ohjelmistoon mahdollisesti tehtävien kor- jausten, päivitysten tai ylläpitotoimien aiheuttamista muutostarpeista asiakkaan käyttöympäristössä.

Asiakas vastaa omasta ohjelmiston käytöstään ja sen avulla luomansa materiaalin sisällöstä, oikeelli- suudesta ja asianmukaisuudesta. Asiakkaan näin tuottama aineisto katsotaan asiakkaan tilitoimistolle luovuttamaksi kirjanpitoaineistoksi.

Immateriaalioikeuden loukkaus

Tilitoimisto vastaa siitä, että etäyhteyskäyttö ei sopi- musta solmittaessa loukkaa kolmannen osapuolen Suomessa voimassa olevaa immateriaalioikeutta. Tilitoimisto ei vastaa oikeudenloukkauksesta, joka johtuu siitä, että asiakas ei ole etäkäytössä noudat- tanut sille annettuja ohjeita tai siitä, että asiakas on käyttänyt ohjelmistosovellusta muita kuin sovittuja tarkoituksia varten.

Menettely immateriaalioikeuden loukkaustilanteissa

Jos kolmas osapuoli katsoo, että asiakas loukkaa hänen immateriaalioikeuttaan etäyhteyskäytöllä, asiakkaan on ilmoitettava vaatimuksesta kirjallisesti tilitoimistolle viipymättä. Jos asiakas valtuuttaa tilitoimiston puolestaan vastaamaan kolmannen osapuolen vaatimuksiin ja antaa tilitoimistolle asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot ja avun, tilitoimisto huolehtii siitä parhaaksi katsomallaan tavalla omalla kustannuksellaan ja vastaa asiakkaan maksettavaksi mahdollisesti tulevista korvauksista. Korvausten maksaminen edellyttää,

että vastuu oikeudenloukkauksesta kuuluu näiden sopimusehtojen mukaisesti tilitoimistolle.

Jos vaatimus on lainvoimaisesti hyväksytty tai tilitoi- misto katsoo vaatimuksen oikeutetuksi, tilitoimistolla on oikeus harkintansa mukaan

– hankkia omalla kustannuksellaan oikeus käytön tai sen osan jatkamiseen,

– muuttaa etäkäyttöoikeutta niin, ettei kolmannen oi- keuksia loukata,

– korvata etäkäyttöoikeus toisella toiminnallisesti vastaavaan ohjelmistoon annettavalla etäkäyttöoi- keudella tai

– lopettaa etäkäyttöoikeus ilman irtisanomisaikaa.

Oikeudenloukkausta ei katsota tilitoimiston virheeksi tai viivästykseksi. Tilitoimiston vastuu oikeudenlouk- kauksesta rajoittuu tämän kohdan mukaisiin toimen- piteisiin.

Häiriöt ja muutokset sovellusohjelmiston käytettävyydessä

Tilitoimisto ei takaa sovellusohjelmiston virheetöntä tai jatkuvaa toimintaa, ellei erikseen ole muuta sovittu. Tilitoimisto ei vastaa häiriöistä, katkoksista tai tietojen menetyksestä johtuvista vahingoista. Asiakkaan tulee ilmoittaa tilitoimistolle häiriöistä yksilöidysti ja tilitoimisto pyrkii ratkaisemaan ongelman niin pian kuin häiriön laatu kohtuudella edellyttää ja ratkaiseminen on mahdollista. Korjaus voidaan tehdä esimerkiksi antamalla ohjeet ongelman kiertämiseksi. Jos häiriö johtuu muusta kuin tilitoimiston vastattavasta seikasta, tilitoimistolla on oikeus saada selvitystyöstä eri korvaus.

Etäkäyttöoikeuden voimassaolo ja päättyminen Etäkäyttöoikeus on voimassa enintään vain niin kauan kuin tilitoimistolla on käyttöoikeus sovellusohjelmistoon. Etäkäyttöoikeus lakkaa viimeistään silloin, kun toimeksiantosopimus Palveluista päättyy.

Muutokset

Jos etäkäytön lakkaaminen tai toimintamallin muutos aiheuttaa muutoksia palveluntuotannon, esimerkiksi kirjanpito- tai palkanlaskentapalvelun työmääriin, tilitoimistolla on oikeus muuttaa asiakkaalta veloitettavia maksuja.

Rekrytointirajoitus

35. Kumpikaan osapuoli ei saa ilman toisen osa- puolen suostumusta ottaa palvelukseensa toisen palveluksessa olevaa henkilöä tai ollutta henkilöä, joka on tehnyt keskeisiä Palvelun tarkoittamia tehtä- viä eikä sopia muustakaan järjestelystä tällaisen henkilön työpanoksen hankkimiseksi, ennen kuin on kulunut kuusi kuukautta Palveluista tehdyn sopi- muksen päättymisestä.

Ellei muuta ole sovittu, rekrytointirajoitusta rikko- neen osapuolen on maksettava toiselle osapuolelle kyseisen henkilön kuuden kuukauden bruttopalkan suuruinen korvaus.

Rekrytointirajoitus ei ole voimassa, jos työsuhde on päättynyt työnantajasta johtuvasta syystä.

Sopimuksen siirto

36. Sopimuksen siirto on sallittu vain toisen osapuo- len kirjallisella suostumuksella. Tilitoimistolla on kui- tenkin siirtäessään liiketoimintansa, johon Palvelut kuuluvat, oikeus siirtää sopimus oikeuksineen ja velvoitteineen liiketoiminnan luovutuksensaajalle, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.

Sopimuksen muuttaminen

37. Muut kuin 16.-19. ja 34a ja 34b kohdissa mainitut muutokset sopimukseen on tehtävä yhteisellä päätöksellä kirjallisesti.

Aiemmat sopimukset

38. Sopimus, joka sisältää nämä sopimusehdot, syrjäyttää kaikki aikaisemmat osapuolten välillä tehdyt sopimuksen tarkoittamia Palveluja koskevat sopimukset sekä suulliset ja kirjalliset ilmoitukset.

Erimielisyyksien ratkaiseminen

39. Osapuolet pyrkivät ratkaisemaan erimielisyydet neuvotteluin. Osapuolet saattavat tästä sopimuk- sesta aiheutuvat riitaisuudet ensisijaisesti ratkaista-

vaksi sovinnollisesti Suomen Asianajajaliiton sovin- tomenettelysääntöjen mukaisessa sovintomenette- lyssä taikka tuomioistuimen sovintomenettelyssä. Tarvittaessa kumpi tahansa osapuoli saa viedä sovinnon välimiehen vahvistettavaksi. Muutoin riitaisuudet ratkaistaan vastaajan kotipaikan käräjäoikeudessa.

Muut ehdot

40. Sopimukseen sovelletaan näitä yleisiä ehtoja ja muita sopimuksessa mainittuja asiakirjoja Suomen lain mukaan. Tilitoimiston esitteissä, hinnastoissa ja muussa aineistossa olevat tiedot ovat sopimuksen osa vain, jos tarjouksessa, tilausvahvistuksessa tai sopimuksessa on niin erikseen mainittu.

Soveltamisjärjestys

41. Mikäli sopimusasiakirjat ovat sisällöltään ristirii- taiset, asiakirjoja sovelletaan seuraavassa etusija- järjestyksessä:

1. Toimeksiantosopimus

2. Palveluerittely- ja muut sopimuksen liitteet nume- rojärjestyksessä

3. Nämä yleiset sopimusehdot.