Sopimus Turun seudun hankintayhteistyöstä
Sopimus Turun seudun hankintayhteistyöstä
Sisällys
3.1 Seutuhankintojen johtoryhmä 2
4 Toimivalta, päätöksenteko ja valmistelu 3
5 Hankintapäätöksestä ilmoittaminen ja hankintaoikaisu 3
7 Hankintasopimukseen liittyvä yhteydenpito ja seuranta 4
8 Tarjouskilpailuun ja sopimukseen liittyvät erityiset kysymykset 4
9 Kilpailutuksen kustannukset 4
11 Hankinta-asiakirjojen säilyttäminen 5
16 Toimivaltaa koskevat muutokset 6
18 Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset 6
Turun kaupunki
Kaupunki / Kunta
Hankintayhteistyö järjestetään sopijapuolten kesken kuntalain (365/1995 muutoksineen) 76 §:n tarkoittamana sopimusyhteistyönä soveltaen julki- sista hankinnoista annetun lain (348/2007 muutoksineen, jäljempänä han- kintalaki) 2.2 §:ssä kuvattua järjestelyä.
Seudullisen hankintayhteistyön tavoitteena on saavuttaa osapuolille pro- sessihyötyjä keskittämällä hankintoja ja toisaalta saavuttaa hintahyötyjä yhdistämällä osapuolten hankintavolyymejä yhteen. Tavoitteena on am- mattimainen hankintatoiminta, joka edistää markkinoiden toimivuutta ja niiden kehittymistä ja mahdollistaa kilpailuttamisen tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioon ottaen.
Xxxxx tämän sopimuksen osapuoli päättää omalta osaltaan tiettyyn seutu- hankintaan sitoutumisesta. Osapuoli voi halutessaan tämän jälkeen jättäy- tyä tietyn seutuhankinnan ulkopuolelle, ilmoittamalla siitä erikseen toimi- valtaiselle hankintaviranomaiselle hyvissä ajoin ja viimeistään ennen han- kintamenettelyn aloittamista (hankintailmoituksen julkaisemista). Mikäli Turun kaupunki jättäytyy tietyn seutuhankinnan ulkopuolelle, hankintaa ei toteuteta tämän sopimuksen perusteella yhteishankintana. Seudullisessa hankintayhteistyössä voidaan hyödyntää olemassa olevia eri kuntien yh- teistyöryhmiä ja yhteistyö sovitetaan yhteen muun seututasoisen yhteis- työn kanssa.
Seudulliset yhteishankinnat kilpailuttaa Turun kaupungin hankinta- ja lo- gistiikkakeskus seutuhankintojen johtoryhmässä erikseen päätettävien tuoteryhmien osalta. Kilpailuttaminen sisältää kaikki hankintalainsäädän- nön edellyttämät toimenpiteet hankintasopimusten tekoa lukuun ottamat- ta.
3.1 Seutuhankintojen johtoryhmä
Tämän sopimuksen täytäntöönpanoa ja seutuhankintojen koordinointia varten toimii seutuhankintojen johtoryhmä, joka ei ole kuntalain mukainen toimielin. Kukin sopimuksen osapuoli nimeää seutuhankintojen johtoryh- mään yhden jäsenen ja hänelle varajäsenen, joiden tulee olla viranhaltijoi- ta. Johtoryhmän kokous pidetään tarpeen mukaan 2-4 kertaa vuodessa, tarvittaessa useamminkin. Kokous voidaan järjestää eri kunnissa. Johto- ryhmän puheenjohtajana toimii Turun kaupungin hankinta- ja logistiikka- johtaja ja hänen estyneenä ollessaan hänen varahenkilönsä. Kokouksissa sovituista asioista laaditaan muistio, jonka allekirjoittaa kokouksen pu- heenjohtaja ja varmentaa sihteeri.
Seutuhankintojen johtoryhmän tehtävät:
• päättää yhteishankintoihin kuuluvista tuoteryhmistä
• nimetä kunkin osapuolen edustaja kuhunkin kilpailutukseen
• valvoa hankintayhteistyön toteutumista
• kehittää laajempaa yhteistyötä logistiikan ja tietojärjestelmien yhte- näistämiseksi
• seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman or- ganisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle
• päättää ulkopuolisen asiantuntijan käyttämisestä.
Johtoryhmän jäsenen vaihtumisesta on ilman aiheetonta viivytystä ilmoi- tettava toisten osapuolten yhteyshenkilöille.
Seutuhankintojen johtoryhmän jäsenellä on oikeus ja velvollisuus nimetä asiantuntija kuhunkin edustamansa kunnan osallistumaan yhteiskilpailu- tukseen. Seudullisesti kilpailutettavien hankintojen tarjouspyynnöt valmis- tellaan yhteistyössä sopimusosapuolien asiantuntijoiden kanssa. Turun kaupungin kyseisen tuotteen kilpailuttamisesta vastaava henkilö (tuote- ryhmäpäällikkö/hankinta-asiantuntija) kutsuu koolle eri osapuolten asian- tuntijat, jotka muodostavat asiantuntijaryhmän. Kukin asiantuntija vastaa oman kuntansa / kaupunkinsa hankintatarpeiden ja -määrien esiintuomi- sesta tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa.
Asiantuntijaryhmän tehtävät:
• koota kunkin osapuolen tiedot hankintatarpeesta ja -määrästä
• kelpoisuusvaatimusten, hankinnan kohteen sisällön ja laajuuden ja vertailuperusteiden valmisteleminen yhteistyössä
• yhtenäistää tuotevalikoimia ja karsia tarpeettomia rinnakkaistuotteita.
4. Toimivalta, päätöksenteko ja valmistelu
Toimivaltaisia hankintaviranomaisia ovat Turun kaupungin hankinta- ja lo- gistiikkajohtaja ja hänen estyneenä ollessaan hänen varahenkilönsä.
Hankintaviranomainen allekirjoittaa asiantuntijaryhmän valmisteleman tar- jouspyynnön ja tekee hankintapäätöksen kaikkien hankinnassa mukana olevien osapuolten puolesta.
Hankintaviranomainen sopii hankintoihin ja niiden valmisteluun liittyvistä käytännön järjestelyistä seutuhankintojen johtoryhmän jäsenten kanssa.
Kunkin osapuolen nimeämä seutuhankintojen johtoryhmän jäsen vastaa siitä, että toimivaltaisilla hankintaviranomaisilla on oikeat ja riittävät tiedot tiettyyn seutuhankintaan sitoutuneen osapuolen hankinnan ennakoidusta arvosta ja hankintatarpeesta hyvissä ajoin ennen varsinaisen hankinta- menettelyn käynnistämistä.
Turun kaupungin hankintalakimies, ja hänen estyneenä ollessaan Turun kaupungin johtava kaupunginlakimies tai hänen määräämänsä, edustaa sopimusosapuolia ja sopimuskuntia tämän sopimuksen nojalla tehdyssä hankinnasta johtuvassa hankintalain 11 luvun mukaisessa valitusasiassa markkinaoikeudessa ja korkeimmassa hallinto-oikeudessa.
5. Hankintapäätöksestä ilmoittaminen ja hankintaoikaisu
Päätöksen tehnyt hankintaviranomainen lähettää pöytäkirjanotteen han- kintapäätöksestä hankintaan osallistuneille osapuolille.
Mahdollinen hankintaoikaisuvaatimus tehdään Turun kaupungin toimival- taiselle toimijalle.
Toimivaltainen hankintaviranomainen huolehtii hankintasopimusten val- mistelemisesta. Kunkin osapuolen toimivaltainen viranomainen allekirjoit- taa hankintasopimuksen omasta puolestaan.
Osapuolet vastaavat omalta osaltaan siitä, että tarjouspyyntöihin ja sopi- muksiin voidaan sisällyttää liitteinä osapuolikohtaisesti hyväksyttäviä tek- nisluonteisia ehtoja, kuten esim. Laskutukseen, toimitusosoitteisiin, yh- teyshenkilöihin sekä tilaamis- ja toimituskäytäntöihin liittyviä sopijakohtai- sia tietoja.
Sopijapuolet eivät ole yhteisvastuullisesti vastuussa sopimusten toteutta- misesta, vaan kukin sopijapuoli vastaa sopimuksista omalta osaltaan. So- pijapuolen toimivaltainen hankintaviranomainen koordinoi sopimussuhtee- seen liittyvää yhteydenpitoa suhteessa toimittajaan / palveluntuottajaan.
7. Hankintasopimukseen liittyvä yhteydenpito ja seuranta
Kunkin osapuolen toimivaltainen viranomainen vastaa sopimussuhtee- seen liittyvästä yhteydenpidosta suhteessa toimittajaan.
8. Tarjouskilpailuun ja sopimukseen liittyvät erityiset kysymykset
Päätöksenteko tarjouskilpailuun ja sopimussuhteeseen liittyvissä erityisis- sä kysymyksissä edellyttää hankintaan osallistuneiden osapuolten yksi- mielisyyttä. Tässä tarkoitettuja erityisiä tilanteita ovat muun muassa seu- raavat tilanteet:
− hankintasopimuksen olennainen muutos
− hankintasopimuksen irtisanominen tai purkaminen
− kaupunkiorganisaation ulkopuolisen asiantuntijan käyttö
− hankintojen olennaiset hinnantarkistukset.
Hankinta- ja logistiikkajohtaja tai hänen varahenkilönsä päättää mahdolli- sen option käytöstä hankintaan osallistuneiden osapuolien johtoryhmän jäseniä kuultuaan.
9. Kilpailutuksen kustannukset
Kilpailutuksen kustannukset muodostuvat kilpailutuksen valmisteluun ja päätöksentekoon liittyvistä hallinnollisista kustannuksista. Turun kaupun- gille aiheutuu tästä sopimuksesta muita osapuolia enemmän hallinnon kustannuksia.
Sopimusosapuolet ovat velvollisia suorittamaan Turun kaupungin hankin- ta- ja logistiikkakeskukselle korvauksena kilpailuttamisesta ja tämän so- pimuksen muusta toteuttamisesta aiheutuvina kustannuksina 0,38 euroa (alv 0 %) / kunta / asukas/ kalenterivuosi. Korvaus suoritetaan vuosittain
15.12. mennessä laskua vastaan. Asukaslukuna käytetään tilastokeskuk- sen edellisen vuoden vaihteen vahvistettuja asukaslukuja. Muutoin sopi- japuolet vastaavat itse omista sisäisistä kustannuksistaan.
Hankinta-asian hoitamisesta aiheutuvina muina kustannuksina voivat tulla kyseeseen esim. Osapuolen organisaation ulkopuolisen asiantuntijan käyttämisestä aiheutuvat kustannukset, oikeudenkäyntikulut, hyvitysmak- sut, vahingonkorvaukset tms. Vastuu tällaisista kustannuksista määräytyy jakamalla kustannukset kysymyksessä olevaan hankintaan osallistunei- den osapuolten kesken asukaslukujen suhteessa. Asukaslukuna käyte- tään tilastokeskuksen vahvistamia kuntakohtaisia edellisen vuoden vaih- teen asukaslukuja siitä, kun kustannusvastuu on todettu Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkajohtajan tai hänen varahenkilönsä toimesta. Kus- tannukset tilitetään Turun kaupungille hyvissä ajoin ennen erääntymistä. Viivästyneelle maksulle peritään kulloinkin voimassa olevan korkolain mu-
kainen viivästyskorko. Turun kaupunki tilittää varat edelleen mahdolliselle kolmannelle osapuolelle.
11. Hankinta-asiakirjojen säilyttäminen
Hankintaan liittyvät alkuperäiset asiakirjat arkistoi ja tietojen luovuttami- sesta päättää toimivaltainen viranomainen.
Seutuhankintaan osallistuvilla sopijapuolien toimivaltaisilla toimijoilla on oikeus saada tieto kaikista hankintaan liittyvistä asiakirjoista. Tällöin on otettava huomioon myös viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetus- sa laissa (621/1999) sekä muussa lainsäädännössä olevat salassapitoa ja julkisuutta koskevat säännökset. Kukin sopijapuoli huolehtii omalta osal- taan siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuu- luvissa asioissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia ja kulloinkin voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja sään- nöksiä ja määräyksiä.
Tämän sopimuksen muuttamisesta päättävät sopimuksen hyväksyneet vi- ranomaiset. Kaikki muutokset on tehtävä kirjallisesti.
Tämä sopimus tulee voimaan sen allekirjoittaneiden osapuolten kesken, kun vähintään yksi osapuoli Turun kaupungin lisäksi on sen allekirjoitta- nut. Yhteistyö tämän sopimuksen perusteella alkaa vuonna 2017 sopi- muksen allekirjoittaneiden osapuolten kesken.
Sopimus on määräaikainen. Sopimuksen viimeinen voimassaolopäivä on 31.12.2018. Määräaikaisena sopimus päättyy ilman irtisanomista.
Tähän sopimukseen voi halutessaan liittyä muita kuntia tai kuntayhtymiä, sen jälkeen kun Turun kaupunki on sen hyväksynyt. Toimivaltainen han- kintaviranomainen vahvistaa seutuhankintojen johtoryhmän jäsenille uu- den hankintayksikön liittymisestä sopimukseen. Selvyyden vuoksi tode- taan, että osapuolten konserniyhteisöt eivät tule tämän sopimuksen sopi- jaosapuoliksi, eivätkä ne siten voi esimerkiksi sopia muutoksia tähän so- pimukseen. Tämä sopimus ei estä Turun kaupunkia ottamasta yksittäisiin kilpailutuksiin mukaan myös muita kuin tämän sopimuksen osapuolia.
Sopimuksen määräaikaisuudesta huolimatta osapuolilla on oikeus irtisa- noutua tästä sopimuksesta. Irtisanomisaika on yksi (1) vuosi siten, että ir- tisanominen on toimitettava kirjallisesti kaikille osapuolille viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen kalenterivuoden vaihtumista, josta yhden (1) vuoden irtisanomisaika alkaa. Sopimuksen irtisanominen ei anna osapuo- lille oikeutta vaatimuksiin toistensa suhteen.
Tämän sopimuksen päättymisellä ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen sopimuskauden päättymistä tehtyihin oikeustoimiin.
Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toisilta osapuolilta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa tai jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toi- selle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautu- missuunnitelmistaan.
16. Toimivaltaa koskevat muutokset
Mikäli tarpeen, osapuolet sitoutuvat tekemään tämän sopimuksen toteut- tamiseksi tarvittavat toimivaltaa koskevat muutokset johtosääntöihinsä ja muihin toimintaohjeisiin.
Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisillä neuvotteluilla. Ellei neuvotteluissa päästä yksimieli- syyteen, erimielisyydet ratkaistaan hallintoriita-asiana.
18. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset
Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi (1) kulle- kin sopijapuolelle.
Turussa . .2016
Paikka pp.kk.2016
Turun kaupunki
tehtävänimike
allekirjoittaja
Xxxxxxx Xxxxxxxxx
Hankinta- ja logistiikkajohtaja