Tämä ohje on tarkoitettu selventämään sopimusasiakirjan sisältöä sekä avustuksen käytön, maksamisen ja selvittämisen yleisiä periaatteita. Ohje tulee olla myös yhteisön taloudesta ja kirjanpidosta huolehtivien henkilöiden saatavilla.

Ohje avustuksen käytöstä ja selvittämisestä

Tämä ohje on tarkoitettu selventämään sopimusasiakirjan sisältöä sekä avustuksen käytön, maksamisen ja selvittämisen yleisiä periaatteita. Ohje tulee olla myös yhteisön taloudesta ja kirjanpidosta huolehtivien henkilöiden saatavilla.

Avustussopimus on luettava huolellisesti: allekirjoittamalla sopimuksen avustuksen saaja sitoutuu noudattamaan sopimusta ja siihen liittyviä velvoitteita.

Avustuksen käyttötarkoitus ja käyttöaika

Avustus on käytettävä niihin töihin, jotka sopimuksessa on mainittu. Jos sopimuksessa on mainittu useita töitä, voi avustuksen saaja päättää, käytetäänkö avustus kaikkiin mainittuihin töihin tai vain osaan niistä. Perustellusta syytä on mahdollista pyytää sopimuksessa mainitun käyttötarkoituksen muutosta Kotiseutuliiton rakennustutkijalta. Pyyntö on tehtävä hyvissä ajoin ennen töiden aloittamista.

Sopimuksessa on voitu asettaa korjaustöihin liittyviä erityisehtoja, joita avustuksen käytössä tulee noudattaa. Avustuksen käytöstä tehtävässä selvityksessä on kerrottava, miten ehtoja on noudatettu.

Avustuksen käyttöaika on myöntövuosi sekä kaksi seuraavaa vuotta. Jatkoaikaa ei myönnetä. Mikäli avustuksen saaja ei ole käyttänyt saamaansa avustusta sinä aikana, joksi avustus on myönnetty, tulee käyttämättä jäänyt avustus palauttaa korkoineen. 2020 alkaen: Jos avustuksen saaja ei ole käyttänyt avustusta ja selvittänyt avustuksen käyttöä sen viimeisen käyttövuoden kesäkuun loppuun mennessä, tulee avustuksen saajan ilmoittaa kirjallisesti Suomen Kotiseutuliittoon, tullaanko avustus käyttämään. Ellei ilmoitusta ole tehty ajallaan Kotiseutuliittoon, avustuksen käyttömahdollisuus päättyy. Jos selvitys käytetystä avustuksesta on jo toimitettu, ei ilmoitusta tarvita.

Maksatus

Avustussummasta maksetaan 75 % kun allekirjoitetut sopimuskappaleet (2kpl) on palautettu Suomen Kotiseutuliittoon ja sopimuksessa mahdollisesti asetetut ehdot on täytetty (esim. suunnitelmat on hyväksytetty Kotiseutuliiton rakennustutkijalla). Loppuosa avustuksesta maksetaan, kun koko avustussumma on käytetty sopimuksen mukaisesti ja selvityslomake liitteineen on palautettu Kotiseutuliittoon. Väliselvityksiä ei tarvitse tehdä. Mikäli avustuksen saaja ei aio käyttää avustusta, tai merkittävä osa avustuksesta on jäämässä käyttämättä, tulee sen ilmoittaa avustuksesta luopumisesta kirjallisesti (esim. sähköpostitse) mahdollisimman pian Kotiseutuliittoon.

Hyväksyttävät kustannukset ja niiden kirjaaminen

Avustuksen saajan tulee kirjata seurantalon korjauksiin kohdistuvat menot ja tulot yhdistyksen kirjanpitoon erilliseen kustannuspaikkaan.

Seurantalojen korjausavustus ei voi olla 100 % korjaushankkeen kustannuksista. Avustuksen saajan tulee esittää selvityksessä käyttäneensä hankkeeseen myös omaa rahoitusta tai talkootyötä. Hankkeeseen saa käyttää myös avustuksia ja lahjoituksia muilta tahoilta (mm. kunnalta). Kuitenkaan EU-rahoitusta (esim. Leader) ei voi käyttää samaan korjauskohteeseen. Kaikki saadut avustukset ja lahjoitukset tulee ilmoittaa selvityslomakkeessa B:2. Muualta saatu hankkeen rahoitus (avustukset ja lahjoitukset) vähennetään hyväksyttäviä menoja laskettaessa, mutta se voidaan hyväksyä talkootöiden tapaan omarahoituksena.

Avustuksen saajan tulee ennen selvittämistä varmistaa, että selvityksessä kertyneet kulut ylittävät myönnetyn avustussumman määrän. Ellei, saajan tulee ottaa yhteys hankesihteeri-tiedottajaan esim. uuden käyttötarkoituksen vuoksi. Talkootyö hyväksytään hakemusvaiheessa omarahoitukseksi mutta sitä ei voi kirjata kuluiksi. Korjauksiin käytetyistä talkootunneista tulee pitää kirjaa.

Selvitys

Kun avustus on käytetty kokonaan, sen käytöstä on täytettävä selvityslomake B:2. Toteutuneiden kulujen ja muiden saatujen avustusten lisäksi siihen on kirjattava talkootyötunnit (kohta ”Talkootyöt”) sekä ulkopuoliselta ostettujen työtuntien määrä (kohta ”Avustuksen työllistävä vaikutus”). UUTTA: Selvityksen liitteet lisätään sähköisessä hakujärjestelmässä hakemuksen yhteyteen:

xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx/

Selvityksen pakollisia liitteitä ovat:

1. Selvitys toteutuneista kuluista

Selvitettävien kustannusten on oltava todennettavissa avustuksen saajan kirjanpidosta hankkeen omalta kustannuspaikalta eli hankkeen kustannuspaikan pääkirjasta, joka liitetään selvitykseen. Muussa tapauksessa selvitykseen liitetään kopiot maksetuista laskuista.

2. Erillinen tilin- tai toiminnantarkastajan lausunto avustuksen käytöstä

Selvitykseen on aina liitettävä erillinen tilin- tai toiminnantarkastajan lausunto avustuksen käytöstä. Erillisessä avustuksen käyttöä koskevassa lausunnossa, jonka yhdistyksen tilin- tai toiminnantarkastaja laatii ja allekirjoittaa, on käytävä ilmi, kuinka paljon rahaa avustuksen kohteena oleviin korjauksiin on käytetty ja että ilmoitetut kulut löytyvät yhdistyksen kirjanpidosta.

3. Ulkopuolisen asiantuntijan lausunto tehdyistä töistä

Selvitykseen liitetään kunnan rakennustarkastajan lausunto tehdyistä töistä, mikäli sellainen on saatu. Myös muun ulkopuolisen rakennusalan asiantuntijan lausunto tehdyistä töistä riittää selvityksen liitteeksi.

4. Valokuvia valmiista työstä ja työvaiheista

5. Museon lausunto, jos hanketta valvoo alueellinen vastuumuseo tai Museovirasto.

Omaisuuden käyttöaika ja avustuksen palauttaminen

Mikäli hanketta ei toteuteta kuten sopimuksessa on määritelty tai hyväksyttävää selvitystä ei saada sopimuksessa mainittuun päivämäärään mennessä, avustus tai sen osa voidaan vaatia palautettavaksi. Palautettavalle summalle lasketaan korkoa valtionavustuslain 24 § mukaisesti sekä viivästyskorkoa 25 §:n mukaisesti.

Avustuksen saaja sitoutuu ilmoittamaan välittömästi, mikäli seurantalo luovutetaan tai myydään toiselle, tai jos toiminta lopetetaan tai seurantalon käyttötarkoitusta muutetaan, tai mikäli omaisuus vahingoittuu tai tuhoutuu.

Sopimuksessa on todettu, että avustuksen kohteena olevan kiinteän omaisuuden käyttöaika on 15 vuotta ja irtaimen omaisuuden käyttöaika on 10 vuotta avustuksen myöntämisestä. Tämä tarkoittaa, että avustuksen saaja joutuu palauttamaan avustuksien ns. jäännösarvon mainituilta ajanjaksoilta esimerkiksi silloin, jos seurantalokiinteistön omistus siirtyy yksityishenkilölle tai rakennus tuhoutuu.

Hankintojen kilpailuttaminen

Avustuksen saajan tulee selvittää ja ottaa huomioon mahdollinen velvollisuutensa noudattaa voimassa olevaa hankintalainsäädäntöä (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016). Hankintalakia tulee noudattaa, jos hankinnan tekemiseen saadaan seurantalojen korjausavustusta (ja mahdollisesti muuta hankintalaissa tarkoitettua tukea) yli puolet hankinnan arvosta. Lisäksi kaikista vähintään 7 000 euroa (+alv) maksavista hankinnoista tulisi pyytää tarjouksia useammalta kuin yhdeltä tavaran- tai palveluntoimittajalta.

Lisätietoa: xxx.xxxxxxxxx.xx

Kynnysarvot: xxx.xxxxxxxxx.xx/xx/xxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxxxx

Lisää ohjeita