TARJOUSPYYNTÖ MIELEN HYVINVOINNIN PALVELUISTA

Tilaaja

Suonenjoen kaupunki PL 13

77601 Suonenjoki

y-tunnus: 0208061-4

TARJOUSPYYNTÖ MIELEN HYVINVOINNIN PALVELUISTA

Suonenjoen kaupunki (hankintayksikkö/tilaaja) pyytää tarjouksia mielen hyvinvointipalvelujen hankintaan tämän tarjouspyynnön mukaisesti toistaiseksi voimassa olevaksi. Sopimus voidaan irtisanoa kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Tavoitteena on, että sopimuskausi alkaa tammikuussa 2024.

Xxxxxxxxx kohteena olevien palvelujen tarkoituksena on tukea kaupungin työntekijöiden hyvinvointia ja työkykyä. Palvelujen tarkoituksena on tarjota mahdollisimman varhaisen vaiheen keskustelutukea omaa jaksamista ja työkykyisyyttä uhkaavista ongelmista selviytymiseksi. Kysymyksessä voi olla työstä tai omasta elämäntilanteesta johtuvat haasteet, jotka ilmenevät työssä esim. työstä suoriutumisen tai motivaation laskuna. Palvelujen käyttäminen ei vaadi lääkärin lähetettä.

Hankinnan kohteena olevia palveluja hankitaan palvelupaketteina. Palvelupaketilla tarkoitetaan kokonaisuutta, joka sisältää useita henkilökohtaisia, yksilöllisesti räätälöityjä keskusteluhetkiä henkilön palvelun aihealueen mukaisten haasteiden helpottamiseksi. Tarjottavien palvelupakettien tulee olla konseptoituja ja selkeästi muotoiltuja ja kuvattuja. Palvelujen tulee perustua ratkaisukeskeiseen teoriaan ja HOT-teoriaan.

Suonenjoen kaupungin henkilöstömäärä on tällä hetkellä noin 300 henkilöä. Kuukausitasolla samanaikaisesti palvelua käyttäviä henkilöitä voi olla arviolta 3-10, määrä on tilaajan arvio ja todellinen palvelua samanaikaisesti käyttävien henkilöiden määrä voi myös olla tätä pienempi tai suurempi. Tarjoajalla tulee olla riittävät resurssit toteuttaa tarjoamiaan palveluja tämä mahdollinen käyttäjävolyymi huomioiden.

Palvelujen koordinoinnista vastaa Suonenjoen kaupungin henkilöstöpalvelut, josta ohjataan työntekijät oikean palvelun piiriin.

Xxxxxxxxx kohteena olevat palvelut ovat ennaltaehkäiseviä palvelupaketteja / henkilökohtaisia valmennuksia, joiden monipuolisen sisällön tavoitteena on tukea henkilöstön työssäjaksamista ja työkykyisyyden ylläpitämistä.

Hankinnan kohteena on kuusi (6) aihealueeltaan erilaista palvelupakettia. Tarjoukseen on sisällytettävä kaikki aihealueet. Osatarjoukset ei ole mahdollista jättää. Tarjouspyynnössä palvelupaketeille annetut nimet ovat esimerkkejä ja niiden on tarkoitus suuntaa antavasti kuvata, millaista palvelupakettia kyseiseen kohtaan tulee tarjota. Tarjottujen palvelupakettien nimet voivat poiketa esimerkkinimistä.

Palvelupaketit ovat:

Alla olevat kuvaukset palvelupakettien sisällöstä on tilaajan luonnos siitä, mitä esimerkkinimen mukainen palvelupaketti voi sisältää. Tarjottu palvelupaketti voi sisällöltään poiketa tilaajan kuvauksesta, mutta sisällön

tulee kuitenkin vastata esimerkkinimen ja kuvauksen mukaiseen palvelutarpeeseen.

Palvelupaketti 1: Palautuminen ja kuormituksen hallinta

Tarjoajan tulee kohtaan Palvelupaketti 1 tarjota palvelua, joka sisältää/ jossa huomioidaan esimerkiksi seuraavia asioita:

- Valmennus on kohdennettu henkilöille, jotka kokevat haasteita palautua työstä tai jotka kokevat kuormitusta. Taustalla voi olla oman elämän tilanteeseen liittyviä haasteita, ahdistusta, alakuloisuutta, uupumusta, stressiä tai kuormitusta johtuen työpaikan, työkuorman tai yksityiselämän haasteista.

- Valmennuksessa etsitään keinoja, joilla henkilö voi itse vaikuttaa oman elämänsä psyykkiseen hyvinvointiin.

- Ohjelman tarkoituksena on oppia toimimaan ja käsittelemään asioita, joilla vähennetään uupumuksen ja alakulon tunnetta.

- Valmennus sisältää ohjausta, vinkkejä ja harjoituksia sekä seurantaa.

Palvelupaketti 2: Vuorovaikutustaidot ja ihmissuhdeongelmat

Tarjoajan tulee kohtaan Palvelupaketti 2 tarjota palvelua, joka sisältää/ jossa huomioidaan esimerkiksi seuraavia asioita:

- Henkilö oppii vahvistamaan omia vuorovaikutustaitoja, henkilölle tarjotaan työkaluja ja toimintavinkkejä ystävälliseen vuorovaikutukseen myös vaikeinakin hetkinä.

- Henkilö saa vinkkejä ja kehittyy hillitsemään tunnepuuskia. Tavoitteena on oppia toimimaan ratkaisukeskeisesti.

- Valmennuksessa on huomioitu yksilön toiminta yhteisön jäsenenä, miten henkilö voi vahvistaa omaa minäkuvaansa sekä oppia hyväksymään muut.

- Valmennus sisältää ohjausta, vinkkejä ja harjoituksia sekä seurantaa.

Palvelupaketti 3: Ylisuorittaminen

Tarjoajan tulee kohtaan Palvelupaketti 3 tarjota palvelua, joka sisältää/ jossa huomioidaan esimerkiksi seuraavia asioita:

- Henkilö oppii rajamaan ja löytämään tasapainon oman suoriutumisen ja tehtävien todellisten vaatimusten välillä. Etsitään ratkaisuja siihen, miten työtä voisi rajata ja miten oppia arvioimaan ja rajamaan omat voimavarat ja kiireellisyysjärjestyksessä olevat työt.

- Palvelu sisältää ohjausta, vinkkejä ja harjoituksia, mukana seuranta.

Palvelupaketti 4: Ahdistus, kriisit ja muutoshallinta

Tarjoajan tulee kohtaan Palvelupaketti 4 tarjota palvelua, joka sisältää/ jossa huomioidaan esimerkiksi seuraavia asioita:

- Työssä tai yksityiselämässä on menossa muutostilanteista tai tapahtunut vakava kriisi. Xxxx ei suju ja voimavarat ei riitä hoitaa kaikkia asioita, henkilö on menettänyt hallinnan tunteen elämäänsä.

- Muutostilanne tai kriisi saattaa liittyä työhön, yksityiselämän eri haasteisiin, sairastumiseen, vanhempiin, puolisoon tai lapsiin.

- Ennaltaehkäisevää tukea keskusteluapuna tai tuetaan henkilöä ja luodaan uskoa ja toivoa, tarjotaan henkilölle ratkaisukeskeistä keskusteluapua eri vaihtoehtojen löytämiseksi sekä asioiden käsittelyyn.

- Palvelu sisältää ohjausta, vinkkejä ja harjoituksia, mukana seuranta.

Palvelupaketti 5: Töihin paluun haasteet

Tarjoajan tulee kohtaan Palvelupaketti 5 tarjota palvelua, joka sisältää/ jossa huomioidaan esimerkiksi seuraavia asioita:

- Henkilö saa tukea työhön paluuseen pitkän poissaolon jälkeen. Poissaolo voi johtua vanhempain- tai opintovapaasta, sairauspoissaolosta, tai muusta pitkästä tauosta. Töihin paluu voi pelottaa henkilöä, mahdolliset muutokset ja omat voimavarat voivat mietityttää henkilöä.

- Henkilö saa tukea ja keskusteluapua tavoitteena rohkaistua ja löytää jälleen oma paikka työyhteisöstä.

- Palvelu sisältää ohjausta, vinkkejä ja harjoituksia, mukana seuranta.

Palvelupaketti 6: Esihenkilötyön haasteet

Tarjoajan tulee kohtaan Palvelupaketti 6 tarjota palvelua, joka sisältää/ jossa huomioidaan esimerkiksi seuraavia asioita:

- Palvelu tarjoaa erilaisia tukivaihtoehtoja esihenkilötoimintaan, mahdollistaen esihenkilöiden jaksamisen ja onnistumisen tiimityössä.

- Henkilö oppii, miten toimia itseohjautuvana.

- Henkilö oppii, miten kehittää omaa toimintaa.

- Palvelu tarjoaa ratkaisukeskeistä keskusteluapua ja vaihtoehtoja esihenkilötyöhön onnistumiselle.

- Palvelu tarjoaa tukea uudelle esihenkilölle.

- Palvelu sisältää ohjausta, vinkkejä ja harjoituksia, mukana seuranta.

Hankintamenettely

Avoin menettely.

Sopimusaika

Toistaiseksi voimassa oleva sopimus 1.2.2024 alkaen. Irtisanomisaika molemmin puolin on kuusi kuukautta (6 kk).

Tarjouksen tekeminen

Tarjous tulee jättää Hankintailmoituksessa ilmoitettuna ajankohtana.

Tarjous tulee antaa Sokopro-järjestelmän kautta liitteenä olevalla lomakkeella. Muulla tavalla toimitettuja tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous tulee antaa suomenkielellä.

Tarjouksen voimassaoloa

Tarjouksen tulee olla voimassa neljä kuukautta (4 kk) viimeisestä jättöpäivästä.

Tarjousten käsittely ja valintaperuste

Tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajaa ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset vertaillaan ja kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous voittaa. Kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi tarjoukseksi valitaan se tarjous, joka saa parhaan hinta-laatusuhteen. Vertailussa hintaa painotetaan 60 % ja laatua 40 %.

Vertailut tehdään palvelupakettikohtaisesti ja valinta näiden vertailujen yhteistuloksen pohjalta. Yhden palvelupaketin hinnan painoarvo on 10 % eli 10 pistettä ja laadun painoarvo on 6,66 % eli 6.66 pistettä pistettä. Yhden palvelupaketin hinnan pisteiden ja laadun

pisteiden painoarvo kokonaisvertailussa on 1/6. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin eli suurimmat kokonaispisteet (hintapisteet + laatupisteet) saanut tarjouspyynnön mukainen tarjous.

Kohteille kysytään hinta ja se vaikuttaa vertailuhintaan. Hinnan maksimipisteet: 60,00 Hinnan pisteiden laskentatapa: ((Palvelupaketti x halvin tarjottu hinta / tarjoajan hinta) * maksimipisteet) / 6 ja lasketaan kaikki näin lasketut palvelupakettien hintapisteet yhteen.

Laadullisia tekijöitä arvioidaan seuraavilla kriteereillä

• Palvelukokonaisuuden sisältö 40 %

o Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa kuvaus kohtaan Palvelupaketti 1 tarjoamastaan palvelukokonaisuudesta, ladataan tässä kohdassa.

▪ Tarjoajan tarjoamaa palvelukokonaisuutta arvioidaan tarjoukseen liitetyn kuvauksen perusteella asteikolla 1-5, jossa arvosana 5 on paras. Tarjotun palvelukokonaisuuden arvioinnissa kiinnitetään huomiota siihen, miten tarjottu palvelukokonaisuus täyttää tilaajan kuvauksessa kuvaamat palvelutarpeet ja siihen, onko tarjottu palvelukokonaisuus sisällöltään tilaajan kuvausta laajempi vai suppeampi. Arviointi tehdään tarjoukseen liitetyn kuvauksen perusteella. Tasapisteet ovat mahdollisia.

▪ pisteytys: Tarjoajan laatupisteet lasketaan kaavalla: (tarjotun palvelupaketin saama arvosana / maksimiarvosana 5) x 40 / 6.

o Laadullisten tekijöiden maksimipisteet: 40,00

▪ Hinnan pisteiden laskentatapa: ((Tarjotun palvelupaketin saama arvosana / maksimiarvosana 5 * maksimipisteet) / 6. Lasketaan kaikki näin lasketut palvelupakettien laadulliset pisteet yhteen.

Tarjoajan yllä kuvatusten muodostuneet hintapisteet ja laatupisteet lasketaan yhteen ja näin muodostuu vertailuluku.

Jos tarjottu hinta on omaan toimintaan nähden epäedullinen, voidaan kaikki tarjoukset hylätä.

Tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset

Tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset ovat seuraavat:

Kaikkia palvelupaketteja koskevat vaatimukset

Tarjotun palvelun kesto on vähintään 3 kuukautta ja vähintään 5 tapaamista (jokaisen tapaamisen kesto on vähintään 45 minuuttia). Tämä on vähimmäisvaatimus.

Vasteaika tarjottuun palveluun on enintään 7 vuorokautta yhteydenotosta. Tämä on vähimmäisvaatimus.

Palvelu on tasalaatuista ja riippumaton henkilön asuinpaikasta. Palvelu järjestetään videotapaamisten kautta.

Videotapaamiset järjestetään käyttäen yleisesti saatavilla olevia toteutustapoja, joista ei aiheudu ylimääräisiä kustannuksia tilaajalle. Videotapaamisiin on mahdollista liittyä selaimella eli palvelun käyttämisen vaatimuksena ei ole sovelluksien lataaminen.

Henkilön on mahdollista ilmoittautua palveluun työnantajan jakaman ilmoittautumislinkin kautta ympäri vuorokauden ja viikon jokaisena päivänä. Vasteaika palvelun käynnistämiseen työntekijän ilmoittautumisen jälkeen on enintään 7 vuorokautta. Ilmoittautumisen jälkeen palveluntuottajan yhteydenotto työntekijään toteutuu 2 työpäivän kuluessa.

Palvelua antava henkilö on sama koko palvelupaketin keston ajan ellei palvelunkäyttäjä perustellusta syystä halua vaihtaa henkilöä.

Palvelua antavan henkilön vaihtuminen palveluntuottajan aloitteesta on sallittua jos palvelua antava henkilö sairastuu tai muutoin estyy antamasta palvelua. Tällöin palvelunkäyttäjä voi joko hyväksyä tilalle ehdotetun korvaavan henkilön tai hänen on myös mahdollista siirtää aikaa ja jäädä odottamaan tutun henkilön paluuta, mikäli se on toteutettavissa 1 kuukauden kuluessa.

Palveluntuottaja ei voi keskeyttää palvelua yksipuolisesti. Palvelukerta tulee voida veloituksetta siirtää esimerkiksi palvelunkäyttäjän yllättävästä esteestä johtuen (esim. äkillinen sairastuminen).

Palvelun käyttö on mahdollista kello 7.30 - 19.00 välisenä aikana.

Palveluntuottaja järjestää etänä tuotettavan palvelun tietoturvallisella ja tietosuojalainsäädännön täyttävällä tavalla.

Palveluntuottaja järjestää syntyvien henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisella ja tietosuojalainsäädännön täyttävällä tavalla.

Palveluun kuuluu palauteyhteenveto tilaajalle, palauteyhteenveto perustuu palvelua käyttäneiden tilaajan työntekijöiden reflektointiin palvelun hyödyistä.

Palvelua antavilla henkilöillä on kyseiseen tehtävään oikeuttava koulutus ja/tai pätevyys. Palvelu tulee antaa vähintään suomen kielellä, muiden kielten käyttämisestä voi sopia palvelunkäyttäjän kanssa. Tarvittaessa tulkkauspalvelu hankitaan tilaajan toimesta.

Tarvittaessa ja pyydettäessä tilaaja saa tiedot palvelua antavista henkilöistä (nimet ja ammattinimikkeet).

Muut ehdot, sitoutuminen hankinnan vaatimuksiin ja ehtoihin.

Tarjoaja on tutustunut tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin.

Veloitusperusteet

Tarjouksessa tulee tarjoushintana ilmoittaa yhden palvelupaketin kokonaishinta. Hinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina.

Palveluntuottaja voi laskuttaa palvelupaketin, kun palvelupakettiin kuuluva ensimmäinen

tapaaminen on toteutunut.

Maksuehtona on 21 pv/netto, kun lasku on saapunut. Viivästyskorko on korkeintaan kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Laskulla tulee olla tilaajan ohjeistamat merkinnät.

Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset mahdolliset matka-, majoitus-, päiväraha-, ylityö- sekä toimitus-, laskutus- ja toimistokulut mukaan lukien. Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki tarjouspyynnössä ja sen liitteissä ilmoitetut asiat ja kaikki palvelun kustannukset. Laskutus-, toimitus-, yms. lisiä ei hyväksytä.

Sopimusehdot

Sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa – JYSE 2014 pal- velut, huhtikuu 2022.

Hankintasopimus syntyy vasta, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Hankinnassa noudatetaan tarjouspyynnön liitteenä olevia Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE2014 Palvelut (päivitysversio Huhtikuu 2022), joihin tarjoaja sitoutuu jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön.

Hankinnassa noudatettavat asiakirjat tärkeysjärjestyksessä:

1. Sopimus

2. Hankintapäätös

3. Tämä tarjouspyyntö liitteineen

4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014 Palvelut (päivitysversio huhtikuu 2022)

5. Palveluntuottajan tarjous liitteineen

Sopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä (liite x).

Tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset

Tarjoajalla on vähintään kaksi (2) referenssiä tarjoamiaan palvelupaketteja vastaavista palvelusuorituksista. Eli tarjoajalla pitää olla vähintään kaksi referenssiä jokaisesta tarjouspyynnössä olevasta palvelupaketista. Referenssien asiakasorganisaatiot ovat julkisen sektorin työpaikkoja, kolmannen sektorin työpaikkoja, vähintään 300 työntekijän yksityisiä yrityksiä tai muita vähintään 300 työntekijän yhteisöjä, jotka tuottavat henkilöstölleen kyseisiä palveluita. Jokaisen tarjotun palvelupaketin referensseistä vähintään yksi (1) on julkiselta puolelta (eli jos palvelupaketin referenssejä on kaksi, näistä vähintään toinen on julkiselta puolelta). Referenssit pitävät sisällään vähintään viisi (5) vähintään 45 minuutin pituista tapaamista. Referensseinä olevat palvelupaketit ovat olleet asiakasorganisaation työntekijöiden ja esihenkilöiden käytettävissä. Referenssit on toteutettu aikavälillä 1.1.2019 – tämän hankinnan tarjousten jättämiselle asetettu määräaika.

Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa selvitys yllä olevankohdan mukaisista referensseistään.

Selvityksestä tulee selkeästi käydä ilmi, mihin tarjottuun palvelupakettiin kukin referenssi kohdistuu. Selvitys liitetään tarjoukseen. Selvityksessä referensseistä tulee käydä ilmi vähintään referenssiasiakkaan nimi, kuvaus referenssin sisällöstä, referenssin tapaamisten määrä ja kesto, suoritusajankohta (aloitusaika ja päättymisaika) sekä referenssin yhteyshenkilön yhteystiedot.

Tiedustelut

Tarjoajaa nimeää palvelusta vastaavan henkilön, joka huolehtii palvelun tuottamiseen liittyvästä yhteydenpidosta tilaajan suuntaan.

Mahdolliset hankintaan liittyvät tiedustelut tulee toimittaa kirjallisesti Sokopro-järjestelmään viimeistään 14 vrk ennen kuin tarjousten tekemisen määräaika umpeutuu.

Epäselvyyksien johdosta annettavat lisäselvitykset tulee tilaaja toimittamaan kirjallisesti kaikille tarjouspyynnön ladanneille tarjoajille. Merkittävistä tarkennuksista julkaistaan korjausilmoitus. Muita lisätietoja ei katsota tilaajaa sitoviksi.

Asiakirjojen julkisuus

Tarjouspyyntöasiakirjat ovat julkisia. Hankintapäätös on julkinen sen allekirjoittamisen jälkeen. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen kaikki hankinta-asiakirjat ovat julkisia.

Suonenjoella pp.kk.2023

Xxxx Xxxxxxxxx kaupunginjohtaja

Liitteet

Luonnos sopimukseksi Henkilötietojen käsittelyn ehdot Käsittelytoimien kuvaus