Pienhankintaohje

Pienhankintaohje

Hattulan kunta

hyväksytty kunnanhallituksessa 30.10.2023

1 Pienhankinnat ja pienhankintaohjeen soveltamisala 1

1.1 Ennakoidun arvon laskeminen 1

2 Pienhankintojen prosessikuvaus 2

2.1 Ennen tarjouspyynnön lähettämistä 2

2.2 Tarjousten pyytäminen 2

2.2.1 Menettelytavan valinta 2

2.2.2 Tarjouspyynnön laatiminen 3

2.3 Pienhankintapäätös 4

2.4 Muutoksenhaku, täytäntöönpano, sopimus ja sen valvonta 4

2.4.1 Muutoksenhaku 4

2.4.2 Täytäntöönpano 4

2.4.3 Sopimus ja sen valvonta 5

Versiohistoria

Päivämäärä	Versio	Tekijä	Kuvaus
25.10.2023	1	Xxxx Xxxxxxxxx	Esitys kunnanhallitukselle
15.11.2023	1.1	Xxxxx Xxxxxxxx	Kunnanhallituksen hyväksyntä 30.10.2023, valtuusto merkinnyt tiedokseen 15.11.2023

15.11.2023 HAT/856/02.00/2023

1 Pienhankinnat ja pienhankintaohjeen soveltamisala

Pienhankinnalla tarkoitetaan hankintaa, jonka arvo alittaa lain jul- kisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista eli hankintalaissa (1397/2016) tai lain vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipal- velujen alalla toimivien erityisalojen hankintalaissa (1398/2016) määritellyn kansallisen kynnysarvon.

Pienhankintoja ovat siten arvoltaan (alv 0 %):

 alle 60 000 euron arvoiset tavara- ja palveluhankinnat

 alle 400 000 euron arvoiset sosiaali- ja terveyspalveluiden hankinnat (hankintalain liitteen E kohtien 1 – 4 mukaisesti) ja

 alle 150 000 euron arvoiset rakennusurakat

 alle 300 000 euron arvoiset muut erityiset palvelut hankin- talain liitteen E 5 – 15 mukaisesti

 alle 500 000 euron arvoiset käyttöoikeussopimukset

Koska hankintalaki ei koske pienhankintoja, jää niiden toteutus- tapa hankintayksiköiden omaan harkintaan. Myös pienhankintoja koskettaa avoimuuden, syrjimättömyyden, tasapuolisuuden ja suhteellisuuden vaatimukset. Tässä ohjeessa otetaan kantaa sii- hen, milloin kyseessä on pienhankinta ja ohjeistetaan tavat, joilla pienhankintoja tulee tehdä Hattulan kunnassa.

1.1 Ennakoidun arvon laskeminen

Hankinnan ennakoitu arvo tarkoittaa suurinta hankinnasta mah- dollisesti maksettavaa kokonaiskorvausta koko sopimuskaudelta kaikki kustannukset huomioon ottaen. Toistaiseksi voimassa ole- van sopimuksen osalta hankinnan arvo lasketaan 48 kuukauden kustannusten perusteella.

Säännöllisesti toistuvat tai määräajoin uudistettavien tavara- ja palveluhankintojen ennakoidun arvon laskemisessa huomioidaan hankintahistoriaa seuraavalla tavalla: viimeksi kuluneiden 12 kuu- kauden hankintojen summa tai viimeksi kuluneen talousarviokau- den aikana peräkkäin tehtyjen vastaavien hankintojen yhteisarvo.

Tavarahankintaa tai palveluhankintaa ei myöskään saa liittää ra- kennusurakkaan tai hankintoja muutoin yhdistellä keinotekoisesti hankintalain säännösten soveltamisen välttämiseksi.

15.11.2023 HAT/856/02.00/2023

Hankinnan jakamisen osiin tulee perustua todellisiin taloudellisiin tai teknisiin seikkoihin. Lähtökohtana arvioinnissa on luontevan hankintakokonaisuuden määrittely. Luontevasti samanaikaisesti kilpailutettavien samantyyppisten hankintojen tulisi katsoa kuulu- van samaan hankintakokonaisuuteen.

2 Pienhankintojen prosessikuvaus

2.1 Ennen tarjouspyynnön lähettämistä

 Onko kyseessä pienhankinta ja onko hankintaan määrä- raha? Xxxx päättää hankinnan tekemisestä?

Kynnysarvot, hallintosääntö, talousarvion määrärahat

 Onko jo tehty sopimus?

Esim. puitesopimus Sarastia Oy:n tai Hansel Oy:n kautta. Jos sopimus on olemassa, noudatetaan sitä.

2.2 Tarjousten pyytäminen

2.2.1 Menettelytavan valinta

Pienhankinnoissa ei ole säädeltyjä hankintamenettelyjä. Hankin- tamenettelyn valinta on siten hankintayksiköiden harkinnassa.

Hattulan kunnassa menettelytavat ovat seuraavat hankinnan ko- koluokasta riippuen:

Korkeintaan 6 999 euron arvoinen hankinta: Vähäarvoisia hankin- toja eli alle 7000 euron arvoisia hankintoja ei tarvitse kilpailuttaa eikä viranhaltijapäätöstä tarvitse tehdä. Xxxxxxxxx tekijän tulee kuitenkin selvittää soveltuvalla tavalla, että hankinnan hinta on kil- pailukykyinen. Tilaukset on pääsääntöisesti tehtävä kirjallisesti (esim. sähköposti) sovittujen tilaus- ja muiden kaupallisten ehto- jen dokumentoimiseksi.

Vähintään 7 000 euron hankinta: Rajattu menettely tai avoin me- nettely

Avoin menettely: Tarjouspyyntö julkaistaan kunnan internet-si- vuilla ja kaikilla halukkailla toimijoilla on mahdollisuus

tehdä tarjous.

Rajattu menettely: Tarjouksia pyydetään etukäteen määrätyltä joukolta toimittajia (vähintään kolme kappaletta), jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta.

15.11.2023 HAT/856/02.00/2023

Suorahankinta: Erityisillä perusteilla myös yli 7 000 euron arvoi- nen pienhankinta voidaan jättää kilpailuttamatta. Suorahankinta voi olla perusteltua esimerkiksi kilpailuttamisesta johtuvien kustan- nusten tai kohtuuttoman ajanhukan vuoksi. Hankinta voidaan to- teuttaa suorahankintana myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa

tai palvelun ei ole muualta saatavissa. Kilpailuttamatta jättämisen perusteet on kirjattava pienhankintapäätökseen.

2.2.2 Tarjouspyynnön laatiminen

Tarjouspyynnön ja laadittavan sopimuksen sisältö on arvioitava suhteessa hankinnan laatuun ja merkitykseen.

Avoimen tai rajatun menettelyn mukaisissa tarjouspyynnöstä tulee ilmetä ainakin:

 että hankinta on kansallisen kynnysarvon alittava pienhan- kinta

 tarjoajalle mahdollisesti asetettavat kelpoisuusvaatimukset

 tarjouksen jättämiselle varattu määräaika

 tarjouksen valintaperusteet

 hankinnan kohde: tavara, palvelu tai urakka on yksilöitävä siten, että

- saadaan vertailukelpoiset tarjoukset ja

- tarjouspyynnön perusteella voidaan päätellä, vas- taako toimitus tilausta

- toimitusaika ja –ehto ja/tai hankintasopimuksen kesto

 sovellettavat yleiset sopimusehdot ja tärkeimmät muut so- pimusehdot.

Tarjouksen valintaperusteet

Pienhankinnan valintaperusteena voi olla hinta tai kokonaistalou- dellinen edullisuus.

Jos valintaperusteena on hinta, on hankittavan tuotteen tai palve- lun minimivaatimukset ilmoitettava tarjouspyynnössä ehdottomina vaatimuksina. Tarjousvertailussa yksin hinta ratkaisee.

Jos valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, on tar- jouspyynnössä määriteltävä mitattavat tai arvioitavissa olevat tar- jousten vertailuperusteet. Vertailuperusteiden painoarvo tai tär- keysjärjestys tulee ilmaista tarjouspyynnössä.

15.11.2023 HAT/856/02.00/2023

2.3 Pienhankintapäätös

Kaikista yli 7 000 euron hankinnoista tulee tehdä viranhaltijapää- tös, jos hankintaa ei tehdä kilpailutetulta sopimustoimittajalta.

Pienhankintapäätöksissä hyödynnetään Valmusta löytyvää malli- pohjaa. Päätöksen selostusosiossa tulee kuvata hankinnan kohde, menettely ja valintaperuste, saadut tarjoukset,

tarjousten vertailuperusteet ja niiden soveltaminen.

Päätösosioon on kirjattava asian yksiselitteinen ratkaisu, esimer- kiksi:

”Päätän hankkia x tuotteen Oy Toimittaja Ab:lta saadun tarjouk- sen mukaisesti hintaan 20 000 euroa (alv 0 %). Tämä hankinta- päätös ei luo sopimussuhdetta Hattulan kunnan ja tarjoajan vä- lille, vaan hankinnasta laaditaan erillinen sopimus.”

2.4 Muutoksenhaku, täytäntöönpano, sopimus ja sen valvonta

2.4.1 Muutoksenhaku

Pienhankintapäätökseen voi hakea muutosta hankintayksikölle jätetyllä hankintaoikaisuvaatimuksella tai kuntalain mukaisella oi- kaisuvaatimuksella tai valituksella. Muutoksenhakuohjaus tulee liittää osaksi pienhankintapäätöstä.

2.4.2 Täytäntöönpano

Päätöksen täytäntöönpano tapahtuu tekemällä tilaus tai sopimus. Tätä ennen on varmistauduttava seuraavista seikoista:

 Onko pienhankintapäätös lainvoimainen? Voidaanko pien- hankintapäätös panna täytäntöön lainvoimaa vailla ole- vana?

 Onko tarjouskilpailun voittaja toimittanut pyydetyt selvityk- set kelpoisuusvaatimusten täyttymisestä?

 Ovatko tilaajavastuulain mukaiset selvitykset kunnossa? Erityistä tarkkuutta edellytetään käytettäessä vuokratyötä, alihankintaa tai tehtäessä mitä tahansa rakennus-, huolto- tai korjaustyötä.

Tilaajavastuulain mukainen selvitysvelvollisuus syntyy, jos kunnan tilaukset yhteensä ylittävät arvoltaan 9 000 euroa tai vuokratyön käyttö on kestoltaan 10 työpäivää. Tämän vuoksi on varminta tar- kastaa tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden täyttyminen aina

15.11.2023 HAT/856/02.00/2023

ennen sopimuksen allekirjoittamista erityisesti rakentamiseen liit- tyvien palveluiden osalta.

2.4.3 Sopimus ja sen valvonta

Tilaajan on huolehdittava sopimusvalvonnasta siten, että toimitus vastaa tilausta. Mahdollisesta toimituksen virheellisyydestä tai so- pimusrikkomuksesta on reklamoitava viipymättä toimittajalle.