Sopimus yhteistyöstä hygieenikkoeläinlääkärin viranomaistehtävien hoitamisessa
Sopimus yhteistyöstä hygieenikkoeläinlääkärin viranomaistehtävien hoitamisessa
Sopijapuolet
Kouvolan kaupunki
Tekniikka ja ympäristö / Ympäristöpalvelut Torikatu 10, PL 85
45101 Kouvola
Yhteyshenkilönä Kouvolan ympäristöterveyspäällikkö Xxxxx Xxxx p. 020 615 7914. Jäljempänä ”Kouvolan kaupunki”
Kotkan kaupunki
Konsernihallinto / Ympäristöpalveluiden toimintayksikkö Kotkantie 6
48200 Kotka
Yhteyshenkilönä Kotkan ympäristöterveyspäällikkö Xxxxxx Xxxxxxxx p. 040 577 2198. Jäljempänä ”Kotkan kaupunki”
Haminan kaupunki Ympäristöpalvelut PL 70
49401 Hamina
Yhteyshenkilönä Xxxxxxx ympäristöpäällikkö Xxxxx Xxxxxxx p. 040 511 9819. Jäljempänä ”Haminan kaupunki”.
Toimialue
Kouvolan ympäristöterveydenhuollon toimialueena on Kouvolan kaupunki.
Kotka ja Pyhtää ovat muodostaneet ympäristöterveydenhuollon ja ympäristönsuojelun tehtä- vien hoitamista varten yhteistoiminta-alueen. Kotka vastaa viranomaistehtävien hoidosta alu- eella.
Hamina, Virolahti ja Miehikkälä ovat muodostaneet ympäristöterveydenhuollon yhteistoiminta- alueen siten, että Hamina toimii vastuukuntana ja tuottaa palvelut. Xxxxxx hoitaa valtiolle kuu- luvan eläinsuojeluvalvonnan myös Virolahden ja Miehikkälän puolesta.
Sopimuksen tausta
Kouvolan kaupunki, Kotkan kaupunki ja Haminan kaupunki ovat neuvotelleet kuntalain 54 §:n mukaisesta yhteistyömahdollisuudesta hygieenikkoeläinlääkärin viran perustamiseksi ja teh- tävien hoitamiseksi.
Terveydensuojelulaki (7 § 2 mom), elintarvikelaki (27 § 2 mom) ja eläinlääkintähuoltolaki (7 §
2 mom) mahdollistavat kuntien ja kuntayhtymien välisen sopimuksen toimivallan siirrosta ”Kunta voi sopia toisen kunnan tai kuntayhtymän kanssa, että kunnalle tai sen viranomaiselle
tässä laissa säädetty tehtävä, jossa toimivalta voidaan siirtää viranhaltijalle, annetaan virka- vastuulla toisen kunnan tai kuntayhtymän viranhaltijan hoidettavaksi. Kuntayhtymä voi tehdä edellä tarkoitetun sopimuksen, jos siihen on kuntayhtymän jäsenkuntien suostumus.”
Sopimuksen tarkoitus
Sopimuksella on tarkoitus turvata kunnille laissa määrättyjen eläinlääkärin valvontatehtävien hoitaminen ja parantaa elintarvikelain mukaisen hyväksyttyjen elintarvikehuoneistojen sekä muun eläinperäisten elintarvikkeiden valvonnan resurssia ja asiantuntemusta. Hyväksyttyjä elintarvikehuoneistoja ovat eläinperäisiä elintarvikkeita käsittelevät elintarvikehuoneistot, joi- den toiminnan aloittaminen edellyttää valvovan viranomaisen hyväksymispäätöstä.
Sopimuksen kohteena olevat tehtävät
Tämä sopimus on kuntalain 54 §:n tarkoittama sopimus viranomaisen vastuulla olevan tehtä- vän hoitamisesta toisen kunnan viranomaisen toimesta.
Sopijaosapuolet aloittavat yhteistyön seuraavien tehtävien hoitamisessa sopimuksessa mainitulla alueella:
• Virkaeläinlääkärille lainsäädännöllisesti kuuluvien elintarvike- ja alkutuotantovalvonnan tehtävien hoitaminen.
• Eläinperäisiä elintarvikkeita valmistavien tai varastoivien hyväksyttyjen elintarvikehuoneis- tojen sekä muiden erityisosaamista vaativien elintarvikehuoneistojen valvonta.
• Eläinperäisten elintarvikkeiden vienti- ja tuontivalvonta.
• Viranomaisen hygieenikkoeläinlääkärille delegoima päätöksenteko ja päätösten valmistelu kunkin kunnan delegointipäätöksen mukaisesti.
• Muut virkaan kuuluvat tehtävät.
Valvontatehtävien hoitaminen
Kouvolan kaupunki palkkaa hygieenikkoeläinlääkärin hoitamaan pääasiassa tässä sopimuk- sessa tarkoitettavia valvontatehtäviä. Palkattava hygieenikkoeläinlääkäri on virkasuhteessa Kouvolan kaupunkiin ja hallinnollisesti virka sijoittuu Kouvolan kaupungin organisaatioon.
Hygieenikkoeläinlääkäri hoitaa sopimuksessa mainittuja lakisääteisiä tehtäviä Kouvolan, Kot- kan, Pyhtään, Haminan, Virolahden ja Miehikkälän alueella.
Tarkastettavan kohteen valvonnassa noudatetaan kohteen sijaintikunnan ympäristöterveyden- huollon valvontasuunnitelmaa.
Valvonnasta perittävä maksu määräytyy tarkastuksen kohteen sijaintikunnan ympäristötervey- denhuollon taksan perusteella. Maksu tuloutetaan kohteen vastuukunnalle.
Hallinnollisten pakkokeinojen osalta päätöksenteko kuuluu aina sille ympäristöterveyden yh- teistoiminta-alueen yhteiselle toimielimelle, jonka alueella valvontakohde sijaitsee.
Hygieenikkoeläinlääkärille osoitetaan työskentelytila sekä Kouvolassa, Kotka-Pyhtään yhteis- toiminta-alueella että Hamina-Virolahti-Miehikkälän yhteistoiminta-alueella.
Kustannukset sopimusosapuolille
Kouvolan kaupunki perustaa hygieenikkoeläinlääkärin viran, jonka kustannuksista (palkkakulut sosiaalikuluinen, työterveyshuolto, henkilöstöedut, yleishallinnon ja muut kulut) 50 % vastaa
Kouvolan kaupunki, 30 % Kotkan kaupunki ja 20 % Haminan kaupunki. Työaika pyritään jaka- maan samassa suhteessa. Viranhaltija tekee työajan seurantaa, josta käy ilmi kunkin kunnan tehtävien hoitoon käytetty aika.
Kilometrikorvaukset ja kaupunkien autojen kustannukset jaetaan sopijaosapuolten kesken sa- massa suhteessa kuin muutkin kustannukset (50/30/20).
Kustannuksista laaditaan laskelma, joka tarkistetaan vuosittain kustannusjaon tarkistamisen yhteydessä.
Kouvolan kaupunki laskuttaa Kotkan ja Haminan kaupungeilta tehtävän kulut 31.12. mennessä kuluvaa vuotta.
Toimivalta viranomaistehtävissä
Kouvolan kaupungille palkattava hygieenikkoeläinlääkäri on toimivaltainen tekemään tässä so- pimuksessa sovittavia tehtäviä koko sopimusalueella. Hygieenikkoeläinlääkäri toimii virkavas- tuulla koko sopimusalueella.
Valvontaa tekevällä hygieenikkoeläinlääkärillä on töissä ollessaan ensisijainen vastuu sopi- muksessa mainituista tehtävistä koko tässä sopimuksessa mainitulla alueella. Hänen virkava- paalla/viran toimituksesta poissa ollessaan kaikista sopimuksessa tarkoitetuista valvontateh- tävistä on ensisijainen vastuu sillä kaupungilla/kunnalla, jonka alueella kohde sijaitsee.
Vahingonkorvausvastuu
Vastuu tässä sopimuksessa tarkoitetun viranomaistehtävän hoitamisen yhteydessä aiheutu- neen vahingon korvaamisesta kuuluu sille sopimuksen osapuolelle, jonka lakisääteisen tehtä- vän hoitamisesta on kyse. Tämä vastuu kattaa sekä välittömät että välilliset esine- ja henkilö- vahingot sekä taloudelliset vahingot.
Hygieenikkoeläinlääkärille työaikana tai työmatkalla sattuneet tapaturmat korvataan työnanta- jan työtapaturmavakuudesta voimassa olevan vakuutuksen ehtojen mukaisesti.
Mikäli Kouvolan kaupunki ei saa tässä sopimuksessa tarkoitettua hygieenikkoeläinlääkäriä palkattua, yhteisesti todetaan, että Kouvolan kaupunki ei ole vahingonkorvausvelvollinen toi- sille osapuolille.
Arkistointi, salassapito ja tietojen anto
Asiakirjojen arkistoinnista, säilytyksestä ja luovuttamisesta vastaa kukin sopijaosapuoli oman alueensa osalta. Hygieenikkoeläinlääkäri toimittaa kullekin sopijakunnalle sitä koskevat asia- kirjat arkistointia varten.
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan liitteissä esitettyjä ehtoja.
Sopimusrikkomukset
Tätä sopimusta koskevat riitaisuudet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan neuvotteluteitse. Mi- käli neuvotteluissa ei löydetä ratkaisua, riitaisuus voidaan saattaa Itä-Suomen hallinto-oikeu- den ratkaistavaksi.
Mikäli jokin sopimusosapuoli rikkoo tätä sopimusta, on se velvollinen korvaamaan toisille osa- puolille mahdollisesti aiheutuneen vahingon.
Muutokset sopimukseen
Muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti.
Sopimuksen soveltamiseen liittyvistä asioista voidaan sopia yhteisessä neuvottelussa. Neuvottelusta on laadittava muistio, josta ilmenee sovitut asiat.
Sopimuksen toimivuuden ja kustannusjaon tarkistaminen
Kunnat sitoutuvat vuosittain tarkistamaan viranhaltijan työaika- ja kustannusjakoa ja tarvitta- essa muuttamaan kustannusjakoa viranhaltijan työajanseurannan mukaisesti. Ensimmäinen tarkistusajankohta on 31.12.2023.
Sopimuksen voimassaolo
Tämä sopimus tulee voimaan, kun sen hyväksymistä koskevat kuntien toimielinpäätökset ovat lainvoimaisia ja sopimus on allekirjoitettu. Sopimus on voimassa toistaiseksi, kuitenkin enin- tään siihen saakka, kunnes ympäristöterveydenhuollon tehtävät siirtyvät kunnilta Kymenlaak- son hyvinvointialueelle.
Tämän sopimuksen mukainen toiminta aloitetaan, kun virka on saatu täytettyä.
Sopimus voidaan irtisanoa 6 kuukauden irtisanomisajalla kirjallisesti. Yhdessä sopien sopimus voidaan irtisanoa lyhyemmällä irtisanomisajalla.
Allekirjoitukset
Tätä sopimusta on laadittu kolme samasanaista kappaletta, yksi kullekin sopijapuolelle. Sopi- japuolet vastaavat siitä, että ne tiedottavat edustamiaan kuntia sopimuksesta sekä erikseen mahdollisesta sopimuksen täytäntöönpanosta.
Kouvolan kaupunki
Paikka ja päivämäärä:
Xxxxx Xxxxxx
Kouvolan ympäristöjohtaja
Kotkan kaupunki omasta puolestaan ja Pyhtään kunnan puolesta
Paikka ja päivämäärä:
Xxxx Xxxxx
Kotkan ympäristönsuojelupäällikkö
Haminan kaupunki omasta puolestaan sekä Virolahden ja Miehikkälän kuntien puolesta
Paikka ja päivämäärä:
Xxxxx Xxxxxxx
Xxxxxxx ympäristöpäällikkö
Henkilötietojen käsittelyn ehdot / Henkilötietojen käsittelysopimus
Tämä sopimusliite ”Henkilötietojen käsittelyn ehdot” on osa Sopimus yhteistyöstä hygieenikkoeläinlääkärin viranomaistehtävien hoitamisessa -sopimusta (Dnro ), jäljempänä ”Sopimus”, jonka Xxxxxxx on tehnyt Toimittajan kanssa.
Tässä sopimusliitteessä (jäljempänä myös ”erityisehdot”) määritellään Tilaajaa ja Toimittajaa sitovasti ne henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevat sopimusehdot, joiden mukaisesti Toimittaja Tilaajan toimeksiannosta käsittelee henkilötietoja Xxxxxxxx puolesta tai lukuun. Näissä erityisehdoissa kuvatuista Toimittajan toimenpiteistä ja velvollisuuksista ei suoriteta erillistä korvausta.
1. Määritelmät
1.1 Mikäli asiayhteydestä ei muuta johdu, sovelletaan tässä Henkilötietojen käsittelysopimuksessa käytettyihin käsitteisiin ja ilmauksiin seuraavia määritelmiä;
Tietosuojalainsäädäntö: Henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevalla lainsäädännöllä (jäljempänä ”Tietosuojalainsäädäntö”) tarkoitetaan Suomessa sovellettavaa henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä, kuten Tietosuojalaki (1050/2018) sekä EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 (jäljempänä ”Tietosuoja-asetus”) sekä oikeuskäytäntöä ja tietosuojavalvontaviranomaisten päätöksiä ja ohjeistusta.
Muilla tietosuojaa koskevilla keskeisillä käsitteillä, kuten ”Henkilötieto”, ”käsittely”, ”rekisterinpitäjä”, ”käsittelijä” sekä ”rekisteröity” tarkoitetaan kullakin samaa kuin Tietosuoja-asetuksessa.
Järjestelmä: Sopimuksen kohteena oleva tietojärjestelmä, sovellus, ohjelmistopalvelu tai vastaava. Järjestelmää koskevia ehtoja sovelletaan myös ohjelmistoja sisältäviin laitteisiin sekä käyttöliittymän kautta ylläpidettyihin tai tuotettuihin palveluihin.
Tietoturvaloukkaus: Tietoturvaloukkaus, jonka seurauksena henkilötietoja tai muuta salassa pidettävää materiaalia vahingossa tai lainvastaisesti tuhoutuu, häviää, muuttuu, luovutetaan luvattomasti taikka henkilötietoihin pääsee käsiksi taho, jolla ei ole käsittelyoikeutta.
Toimittajan seloste käsittelytoimista: Toimittajan esittämä kirjallinen kuvaus niistä käsittelytoimista, joita suoritetaan rekisterinpitäjänä toimivan Tilaajan lukuun, sisältäen Toimittajan edustajan yhteystiedot, käsittelyiden ryhmät, mahdolliset henkilötietojen siirrot sekä tekniset ja organisatoriset suojauskeinot.
2. Osapuolten roolit henkilötietojen käsittelyssä
2.1 Käsiteltäessä henkilötietoja Tilaaja on rekisterinpitäjä ja Toimittaja on henkilötietojen käsittelijä (jäljempänä myös ”käsittelijä”), ellei henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta muuta johdu. ”Tilaajan henkilötiedoilla” tarkoitetaan näissä ehdoissa henkilötietoja, joista Tilaaja vastaa rekisterinpitäjänä.
2.2 Henkilötietojen käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus sekä henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät sekä rekisterinpitäjän ja käsittelijän velvollisuudet ja oikeudet kuvataan Sopimuksessa, näissä erityisehdoissa, näiden erityisehtojen liitteessä 1 olevassa Toimittajan seloste käsittelytoimista tai muussa Tilaajan kirjallisessa ohjeistuksessa. Toimittaja sitoutuu noudattamaan Sopimuksen, näiden erityisehtojen Käsittelytoimien kuvauksessa tai ohjeistuksessa olevia ehtoja ja kuvauksia. Tilaaja vastaa ohjeistuksen ylläpidosta ja saatavuudesta.
2.3 Jos liitteessä 1 kuvattavaa Toimittajan seloste käsittelytoimista ei ole tehty tai se on puutteellinen eikä Tilaaja ole antanut muuta oheistusta, Toimittaja laatii tai täydentää Käsittelytoimien kuvausta tarvittaessa yhteistyössä Xxxxxxxx kanssa.
2.4 Sopijapuolet vastaavat, että Sopimuksen mukaiset tehtävät suoritetaan huolellisesti, ja ettei Tilaajan aineiston tai luottamuksellisten tietojen luottamuksellisuus, saatavuus tai eheys vaarannu osapuolten henkilöstön huolimattomuuden, virheellisten työtapojen tai muun sopimuksen vastaisen toiminnan johdosta.
2.5 Sopijapuolten tulee määritellä omassa organisaatiossaan tietoturvallisuuteen liittyvät tehtävät ja vastuut. Osapuolten tulee nimetä tietosuojavastaava tai tietosuojasta vastaava yhteyshenkilö Tilaajan henkilötietoihin liittyviä yhteydenottoja varten. Osapuolten tulee ilmoittaa kirjallisesti ja ilman aiheetonta viivytystä tietosuojavastaavan tai yhteyshenkilön tai näiden yhteystietojen muutoksesta toiselle osapuolelle.
2.6 Sopijapuolilla voi olla erillisiä tietosuojaan liittyviä sisäisiä ohjeita. Sopijapuolten tulee noudattaa niitä siltä osin kuin ne eivät ole ristiriidassa Sopimuksen kanssa. Sopijapuolet pyrkivät mahdollisuuksien mukaan huomioimaan toistensa tietosuojaan liittyvät sisäiset ohjeet.
3. Toimittajan yleiset velvollisuudet
3.1 Toimittaja käsittelee henkilötietoja tietosuojalainsäädännön, Sopimuksen, näiden eritysehtojen ja Tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti. Ryhmittymän ollessa Käsittelijänä näiden erityisehtojen velvoitteet koskevat kaikkia ryhmittymän jäseniä, ja ryhmittymän käyttämiä alihankkijoita, jotka osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn.
3.2 Toimittajaksi hyväksytty on vaitiolovelvollinen viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 22–23§ mukaisesti. Toimittaja ei saa ilmaista sivullisille mitään asiaa, minkä hän on tehtävissään saanut tietoonsa. Ilmaiseminen merkitsee paitsi tiedon antamista suullisesti, myös passiivisesti tapahtuvaa tiedon paljastamista sivulliselle, esimerkiksi asiakastietoja sisältävän asiakirjan jättämistä ulkopuolisten saataville. Vaitiolovelvollisuus kattaa Sopimuksen ja lainsäädännön mukaan salassa pidettävät tiedot koskien Toimittajaa tai sen henkilöstöä, asiakkaita,
xxxxxxxxxxx, sopimuskumppaneita tai muita yhteistyötahoja. Vaitiolovelvollisuus koskee Toimittajaa myös tehtävän päättymisen jälkeen. Sivullisella tarkoitetaan kaikkia henkilöitä, joille vaitiolovelvollisuuden alaiset asiat eivät kuulu lainkaan. Tilaajalla on rekisterinpitäjänä oikeus vaatia lisäselvityksiä, jos annetut tiedot eivät ole riittäviä.
3.3 Toimittaja käsittelee henkilötietoja tietosuojalainsäädännön, Sopimuksen, näiden eritysehtojen ja Tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti. Tilaajan aineistoa käsitellessään Toimittaja noudattaa julkisuuslaissa (621/1999) tarkoitettua hyvää tiedonhallintatapaa siten, että Xxxxxxxx hyvän tiedonhallintatavan ylläpitämiseksi ja toteuttamiseksi huolehditaan asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Toimittajan tehtäviä ja edellytettyjen toimien merkitystä voidaan täsmentää Tilaajan ohjeistuksen mukaisesti.
3.4 Toimittajan tulee arvioida henkilötietojen käsittelyyn rekisteröityjen kannalta liittyvät riskit sekä toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla se varmistaa, että Tilaajan henkilötietojen käsittely tapahtuu tietosuojalainsäädännön, sovittujen vaatimusten ja käytäntöjen mukaisesti. Toimittaja on velvollinen täyttämään näiden erityisehtojen liitteenä 1 olevan Toimittajan seloste käsittelytoimista-lomakkeen. Toimenpiteiden tarkoituksena on varmistaa henkilötietojen lainmukainen käsittely sekä käsittelyjärjestelmien ja palveluiden luottamuksellisuus, eheys, saatavuus ja vikasietoisuus. Toimittajan tulee laatia teknisistä ja organisatorisista toimista kirjallinen dokumentaatio, joka on pidettävä ajan tasalla.
3.5 Toimittaja saa käyttää Tilaajan palveluntuottamiseksi luovuttamia henkilötietoja tai muuta aineistoa vain Sopimuksen kohteen toteuttamiseen ja vain sopimuksen kohteen toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa. Toimittaja ei saa käsitellä eikä muulla tavoin hyödyntää sopimuksen perusteella tietoonsa saamiaan henkilötietoja tai muita aineistoja muutoin kuin sopimuksen täyttämisen mukaisessa tarkoituksessa ja laajuudessa. Toimittajan tulee huolehtia siitä, että Xxxxxxxx luovuttamia henkilötietoja tai muita aineistoja käsittelevät vain ne Toimittajan alaisuudessa työskentelevät henkilöt, joiden työtehtävien suorittamiseen Xxxxxxxx henkilötietojen tai aineiston käsittely kuuluu. Toimittajalla ei ole oikeutta siirtää Tilaajan henkilötietoja tai muita aineistoja sopimuksen ulkopuolisille osapuolille.
3.6 Toimittajalla tulee olla valmius poistaa tietoja sekä asettaa ja hallinnoida tietojen luovutuksia koskevia rajoituksia, jollaisia voi aiheutua esimerkiksi väestötietolain mukaisesta rekisteröidyn turvakiellosta tai suostumusperusteisissa käsittelytilanteissa rekisteröidyn antaman suostumuksen peruuttamisesta. Toimittajalla tulee olla valmius toteuttaa rekisteröidyn oikeudet täysimääräisesti, joten Toimittajan tulee teknisesti pystyä esimerkiksi poistamaan Tilaajalle suostumuksen peruuttaneen rekisteröidyn henkilötiedot omilta taltioiltaan sekä rajoittamaan rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä osittain tai kokonaan rekisteröidyn tai Tilaajan vaatimalla tavalla. Rekisteröidyn henkilötietojen rajoittaminen ei saa johtaa muiden rekisteröityjen henkilötietojen rajoittamiseen, ellei Tilaajan ja Toimittajan kesken kirjallisesti toisin sovita.
3.7 Toimittaja nimeää tietosuojavastaavan tai tietosuojasta vastaavan yhteyshenkilön Tilaajan henkilötietoihin liittyviä yhteydenottoja varten. Toimittaja ilmoittaa kirjallisesti tietosuojavastaavan tai yhteyshenkilön yhteystiedot Tilaajalle.
3.8 Toimittaja saattaa Xxxxxxxx saataville tämän pyynnöstä kaikki tiedot, jotka Tilaaja tarvitsee rekisterinpitäjälle ja Toimittajalle säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten, ja osallistuu pyydettäessä sovitulla tavalla Xxxxxxxx vastuulla olevien kuvausten ja muiden dokumenttien, kuten vaikutustenarvioinnin, laatimiseen ja ylläpitämiseen sekä tietosuoja- asetuksen mukaisen ennakkokuulemisen suorittamiseen. Ellei toisin ole sovittu, Toimittaja tekee nämä tehtävät Sopimuksessa tai sen hintaliitteessä sovituilla hinnoilla.
3.9 Rekisteröityjen oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Toimittaja sitoutuu toteuttamaan rekisteröidyn tai välillisesti Xxxxxxxx esittämät pyynnöt maksutta kerran vuodessa, kun ne koskevat rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä. Maksullisuudessa noudatetaan tietosuojalakien, oikeuskäytännön sekä kansallisten toimivaltaisten valvontaviranomaisten antamia määräyksiä ja ohjeita. Kun kyse on henkilökohtaisesta oikeudesta ja henkilökohtaisen oikeuden käyttämisestä, sovelletaan tätä ehtoa kunkin rekisteröidyn osalta erikseen siten, ettei Tilaajalle aiheudu lisäkustannuksia rekisteröityjen lähtökohtaisesti maksuttoman oikeuden käyttämisestä. Ellei toisin ole sovittu, Toimittajalla on oikeus laskuttaa Tilaajaa Sopimuksessa tai sen hintaliitteessä sovituilla hinnoilla, jos avustaminen aiheuttaa Toimittajalle kohtuuttomia lisäkuluja. Toimittaja on velvollinen ennakolta ilmoittamaan Tilaajalle mahdollisesti aiheutuvista lisäkuluista.
3.10 Toimittaja ilmoittaa Tilaajalle viipymättä kaikista rekisteröityjen pyynnöistä, jotka koskevat rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Toimittaja ei itse vastaa näihin pyyntöihin. Toimittaja avustaa Tilaajaa, jotta Xxxxxxx pystyy täyttämään velvollisuutensa vastata näihin pyyntöihin tietosuojalainsäädännön mukaisissa määräajoissa. Pyynnöt voivat edellyttää Toimittajalta esimerkiksi avustamista rekisteröidylle tiedottamisessa ja viestinnässä, rekisteröidyn pääsyoikeuden toteuttamisessa, henkilötietojen oikaisemisessa tai poistamisessa, käsittelyn rajoittamisen toteuttamisessa tai rekisteröidyn omien henkilötietojen siirtämisessä järjestelmästä toiseen. Ellei toisin ole sovittu, Toimittajalla on oikeus laskuttaa Tilaajaa Sopimuksessa tai sen hintaliitteessä sovituilla hinnoilla, jos avustaminen aiheuttaa Toimittajalle kohtuuttomia lisäkuluja. Toimittaja on velvollinen ennakolta ilmoittamaan Tilaajalle mahdollisesti aiheutuvista lisäkuluista.
3.11 Toimittaja sitoutuu reagoimaan viimeistään 72 tunnin kuluessa Tilaajan yhteydenotosta ja vastaamaan viimeistään yhden (1) viikon kuluessa Tilaajan tietosuojaa koskeviin ilmoituksiin, reklamaatioihin ja muihin viesteihin, pois lukien EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset tietoturvaloukkaukset, joihin sovelletaan tämän sopimusliitteen alaluvussa 8.1 määritettyjä määräaikoja.
3.12 Toimittaja xxxxxx Xxxxxxxx tai sen valtuuttaman auditoijan suorittamat tarkastukset sekä osallistuu niihin. Tarkastus tulee suorittaa siten, ettei se johda Toimittajan salassapitoa koskevien velvoitteiden rikkomiseen suhteessa kolmansiin osapuoliin tai vaarantaa sen tietoturvaa. Tarkastus ei saa aiheuttaa haittaa Toimittajan toiminnalle. Ellei tarkastusmenettelyä koskevista ehdoista ole Sopimuksessa toisin sovittu, sopijapuolet vastaavat kumpikin tarkastuksesta aiheutuvista omista kustannuksistaan.
4. Xxxxxxxx xxxxxx
4.1 Toimittaja noudattaa Xxxxxxxx henkilötietojen käsittelyssä Sopimuksessa ja näissä erityisehdoissa sovittuja ehtoja sekä Xxxxxxxx toimittamia kirjallisia ohjeita. Tilaaja vastaa ohjeiden ylläpidosta ja saatavuudesta. Toimittaja ilmoittaa ilman aiheetonta viivytystä Tilaajalle, jos Tilaajan antamat ohjeet ovat puutteellisia tai jos Toimittaja epäilee niitä lainvastaisiksi.
4.2 Tilaajalla on oikeus muuttaa, täydentää ja päivittää Toimittajalle antamiaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevia ohjeita. Jos ohjeiden muutoksista aiheutuu sopimuksen mukaisiin palveluihin liittyviä muita kuin vähäisiä muutoksia, niiden vaikutuksesta sovitaan Sopimuksen mukaisessa muutoshallintamenettelyssä tai muutoshallintamenettelyn puuttuessa kirjallisella muutossopimuksella. Toimittajalle merkittävää lisätyötä (yli yksi (1) henkilötyöpäivää) aiheuttavien muutosten lisäkustannuksista sovitaan erikseen Sopimuksen tai sen hintaliitteen hintojen mukaisesti.
4.3 Toimittajalla on oikeus keskeyttää tai rajoittaa Xxxxxxxx henkilötietojen käsittely tai olla noudattamatta Tilaajan antamia kirjallisia ohjeita siltä osin, kuin henkilötietojen käsittely Xxxxxxxx ohjeita noudattaen olisi ilmeisen lainvastaista. Henkilötietojen käsittelyn keskeyttäminen tai rajoittaminen on sallittu ainoastaan tilanteen selvittämisen ajaksi. Tässä kuvattuaja toimia ei pidetä Sopimuksen, näiden erityisehtojen tai Tilaajan ohjeiden mukaisten Toimittajan velvollisuuksien laiminlyöntinä, viivästyksenä, virheenä tai sopimusrikkomuksena.
4.4 Tilaajalla on oikeus niin halutessaan määritellä Tilaajan aineistolle eri tietoturvallisuus- ja tietosuojatasoja ja sen mukaisia erityisiä tietoturvatoimenpiteitä ja ohjeita. Toimittaja käsittelee Tilaajan aineistoa sen tietoturvallisuus- ja tietosuojatason edellyttämällä tavalla. Jos turvallisuustasojen muutokset aiheuttavat Toimittajalle merkittävää lisätyötä (yli yksi (1) henkilötyöpäivää), lisäkustannuksista sovitaan erikseen Sopimuksen tai sen hintaliitteen hintojen mukaisesti.
5. Palveluhenkilöstö
5.1 Toimittaja varmistaa, että kaikki sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on oikeus käsitellä Tilaajan henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja sen perusteella annettuja viranomaismääräyksiä. Toimittaja varmista, että sen alaisuudessa toimivat henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan Sopimuksessa sovittuja salassapitoehtoja tai heitä koskee lakisääteinen tai sopimusperusteinen salassapitovelvollisuus.
5.2 Toimittaja varmistaa, että jokainen sen alaisuudessa toimiva henkilö, jolla on pääsy Tilaajan henkilötietoihin, on tietoinen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä velvoitteistaan. Toimittaja varmistaa myös sen, että jokainen toimittajan alaisuudessa toimiva henkilö, joilla on pääsy käyttövaltuushallintaan tai lokitietoihin, ovat tietoisia käyttövaltuuksien ja käyttölokien
seurantavelvollisuuksista ja käsittelee niitä ainoastaan Sopimuksen, näiden erityisehtojen ja Tilaajan ohjeiden mukaisesti.
5.3 Toimittaja esittää pyynnöstä viivytyksettä yksilöityinä henkilöt, jotka käsittelevät Tilaajan henkilötietoja.
6. Alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja
6.1 Siltä osin kuin Toimittaja käyttää toiminnassaan alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja, alihankintaan sovelletaan samoja ehtoja kuin Tilaajan ja Toimittajan välillä.
6.2 Jos Toimittajan muu kuin Sopimuksen solmimishetkellä käyttämä alihankkija käsittelee Xxxxxxxx henkilötietoja, alihankkijan käyttäminen edellyttää sitä, että Tilaaja on kirjallisesti hyväksynyt Toimittajan käyttämän alihankkijan.
6.3 Toimittaja tekee alihankkijan kanssa kirjallisen sopimuksen, jossa se sitouttaa käyttämänsä alihankkijat noudattamaan omalta osaltaan Sopimuksessa ja näissä erityisehdoissa Toimittajalle asetettuja velvoitteita sekä Tilaajan antamia kulloinkin voimassa olevia henkilötietojen käsittelyyn liittyviä ohjeita. Toimittaja varmistaa, että Xxxxxxxx tarkastusoikeus voidaan ulottaa Toimittajan alihankkijaan.
6.4 Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuin omastaan. Toimittaja vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan henkilötietojen käsittelijälle asetettuja velvoitteita. Xxx Xxxxxxx perustellusti katsoo, että Toimittajan alihankkija ei täytä tietosuojavelvoitteitaan, Tilaajalla on oikeus vaatia Toimittajaa vaihtamaan alihankkijaa.
6.5 Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan tai henkilötietojen käsittelijänä toimivan alihankkijan lisäämisestä tai vaihtamisesta on ilmoitettava Tilaajalle etukäteen kirjallisesti. Ilmoituksen tulee sisältää Toimittajan seloste käsittelytoimista ja siinä tulee kuvata, miten alihankkija käsittelee Tilaajan henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tilaajalla on oikeus perustellusta syystä vastustaa ehdotettua alihankkijaa.
6.6 Jos Toimittaja ei edellä alaluvussa 6.4 ja 6.5 määritellyn mukaisesti suostu vaihtamaan alihankkijaa Xxxxxxxx vaatimuksesta huolimatta tai tekee alaluvussa 6.4 ja 6.5 kuvatun mukaisesti alihankkijamuutoksen Xxxxxxxx vastustamisesta huolimatta, voi Tilaaja 30 päivän kulutta vaatimuksen tai vastustamisen kirjallisesta ilmoittamisesta irtisanoa tai muutoin päättää Sopimuksen ilmoittamalla tästä kirjallisesti Toimittajalle.
7. Palvelun paikka
7.1 Ellei palvelun tuottamispaikasta ole toisin sovittu, Toimittajalla ja sen alihankkijalla on oikeus käsitellä Tilaajan henkilötietoja ainoastaan EU-/ETA-alueella. Mitä Sopimuksessa ja näissä
erityisehdoissa sovitaan henkilötietojen käsittelystä, koskee myös pääsyn mahdollistamista Tilaajan henkilötietoihin esimerkiksi hallinta- ja valvontayhteyden välityksellä.
7.2 Jos sopijapuolet sopivat, että Toimittaja saa siirtää Tilaajan henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, sopijapuolet huolehtivat yhdessä siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan lainsäädännön mukaisesti. Toimittajan tulee kirjallisesti ilmoittaa tällaisen käsittelyn aloittamisesta Tilaajalle viimeistään 30 päivää ennen suunniteltua aloitusajankohtaa.
7.3 Toimittaja sitoutuu siirtämään henkilötietojen käsittelyn EU-/ETA-alueelle ilman aiheetonta viivästystä, jos henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus EU-/ETA-alueen ulkopuolisessa käsittelypaikassa vaarantuu tai osoittautuu tietosuojalainsäädännön velvoitteiden vastaiseksi. Toimittaja vastaa siirrosta aiheutuneista kustannuksista.
7.4 Toimittaja takaa saman tietoturvan ja tietosuojan tason riippumatta henkilötietojen käsittelymaasta.
8. Tietoturvaloukkaukset
8.1 Toimittajan on ilmoitettava Tilaajalle kirjallisesti kaikista tietoonsa tulleista henkilötietojen tietoturvaloukkauksista ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 36 tunnin kuluessa siitä, kun tietoturvaloukkauksesta on saatu varmistettu tai testattu tieto. Lisäksi Toimittajan on ilmoitettava Tilaajalle ilman aiheetonta viivytystä muista Sopimuksen kohteeseen liittyvistä häiriö- tai ongelmatilanteista, joilla voi olla vaikutuksia rekisteröityjen asemaan ja oikeuksiin. Ilmoitus on tehtävä edellä tässä alaluvussa mainitussa määräajassa, ellei Sopimuksessa ole sovittu lyhemmästä määräajasta.
8.2 Toimittajan on annettava Tilaajalle vähintään seuraavat tiedot tietoturvaloukkauksesta:
a) tapahtuneen tietoturvaloukkauksen kuvaus, mukaan lukien asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät sillä tarkkuudella kuin nämä ovat tiedossa;
b) tietosuojavastaavan tai muun vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot, jolta voi saada asiassa lisätietoja;
c) kuvaus tietoturvaloukkauksen todennäköisistä seurauksista; ja
d) kuvaus toimenpiteistä, joita Toimittaja ehdottaa tai joita se on jo toteuttanut tietoturvaloukkauksen johdosta, ja tarvittaessa toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.
8.3 Ilmoituksen tietoturvaloukkauksesta voi tehdä Tilaajalle näiden erityisehtojen liitteenä olevalla Ilmoitus tietoturvaloukkauksesta-lomakkeella tai vastaavat tiedot sisältävällä Toimittajan kirjallisella ilmoituksella.
8.4 Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen havaittuaan Toimittaja ryhtyy viipymättä toimenpiteisiin tietoturvaloukkauksen poistamiseksi ja sen vaikutusten rajoittamiseksi ja korjaamiseksi.
8.5 Tilaajan on ilmoitettava Toimittajalle ilman aiheetonta viivästystä, jos Tilaajan tietoon tulee tietoturvaloukkaus, joka koskee Toimittajan käsittelemiä Tilaajan henkilötietoja. Tilaajan on lisäksi ilmoitettava Toimittajalle ilman aiheetonta viivästystä Sopimuksen kohteeseen liittyvistä väärinkäytöksistä tai havaitsemistaan turvallisuusongelmista.
9. Vahingonkorvaus
9.1 Tilaajalla on velvollisuus huolehtia siitä, että henkilötietojen käsittely on järjestetty tietosuojalainsäädännön sekä mahdollisen muun lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Tilaajalla on lisäksi velvollisuus huolehtia rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta. Jos Toimittajaa kohtaan esitetään näitä aiheita koskevia vaatimuksia tai jos Toimittaja joutuu näissä aiheissa korvausvelvolliseksi rekisteröityä kohtaan ja korvausvelvollisuus on aiheutunut Tilaajasta johtuvasta syystä, Xxxxxxx sitoutuu korvaamaan Toimittajalle kaikki Toimittajalle aiheutuneet välittömät vahingot, mukaan lukien mahdollisesta asian selvittelystä Toimittajalle aiheutuneet kohtuulliset kulut.
9.2 Jos Toimittaja on toiminut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, muun tietosuojalainsäädännön, Sopimuksen, tämä sopimusliitteen tai Tilaajan laillisten ohjeiden vastaisesti ja tästä on aiheutunut Tilaajalle tai rekisteröidylle aineellista tai aineetonta vahinkoa, on Toimittaja velvollinen korvaamaan kyseisen välittömän vahingon täysimääräisesti Sopimuksessa mahdollisesti olevasta vastuunrajoituksesta riippumatta. Lisäksi edellä kuvattu toiminta muodostaa Sopimuksessa tarkoitetun olennaisen sopimusrikkomuksen, jonka seurauksena Tilaajalla on halutessaan oikeus turvautua Sopimuksessa määriteltyihin muihin oikeussuojakeinoihin tai purkaa sopimus.
9.3 Selvyyden nimissä todetaan, ettei kumpikaan osapuoli ole velvollinen korvaamaan toiselle osapuolelle aiheutuneita välillisiä vahinkoja. Sopimuksen vastuunjaon ja korvausten määrän suhteen noudatetaan muilta osin tietosuojalainsäädännössä määriteltyjä vastuu- ja korvaussäännöksiä.
10. Henkilötietojen käsittelyn päättyminen
10.1 Toimittaja saa käsitellä Tilaajan henkilötietoja vain Sopimuksen voimassaolon ajan.
10.2 Sopimuksen voimassaoloaikana Toimittaja ei saa poistaa Xxxxxxxx lukuun käsittelemiään henkilötietoja ilman Xxxxxxxx nimenomaista pyyntöä.
10.3 Sopimuksen päättyessä tai purkautuessa Toimittaja palauttaa tietoturvallisella tavalla Tilaajalle kaikki Tilaajan puolesta käsitellyt henkilötiedot 30 päivän kuluessa tai erikseen sovitun ajanjakson aikana. Tilaajan henkilötiedot tulee palauttaa yleisesti käytetyssä muodossa ja niiden tulee olla käsiteltävissä myös muilla kuin Toimittajan käytössä olevilla tietojärjestelmillä ilman rojalteja ja
lisenssimaksuja tai muita käsittelyä rajoittavia ehtoja. Toimittajalla ei ole oikeutta erillisveloitukseen Tilaajan aineiston palauttamisesta.
10.4 Toimittajalla on velvollisuus omalla kustannuksellaan tietoturvallisella tavalla hävittää omilta taltioiltaan mahdolliset kopiot Tilaajan henkilötiedoista, ellei muuta ole sovittu. Toimittajan tulee Tilaajan pyynnöstä ilman erillisveloitusta esittää hävittämisestä kohtuullinen selvitys.
10.5 Tilaajan henkilötietoja ei saa poistaa, jos lainsäädännössä tai viranomaisen määräyksellä on edellytetty, että Toimittaja säilyttää nämä henkilötiedot.
11. Muut ehdot
11.1 Tämä sopimusliite on erottamaton osa Sopimusta. Mikäli Sopimuksen ja tämän sopimusliitteen välillä on ristiriitoja, noudatetaan tätä sopimusliitettä ensisijaisena.
11.2 Kaikki muutokset tähän sopimusliitteeseen on tehtävä kirjallisesti ja sovittava Sopijapuolten kesken yhteisymmärryksessä. Jotta muutokset olisivat päteviä, molempien Sopijapuolten edustajien on allekirjoitettava ne.
11.3 Mikäli tietosuojalainsäädäntöön tai sen tulkintaa koskeviin viranomaisen päätöksiin tai määräyksiin tulee sellaisia muutoksia, jotka vaikuttavat Sopijapuolten asemaan tai velvollisuuksiin, tässä sopimusliitteessä määriteltyihin velvollisuuksiin tai vastuisiin tai johtaisivat siihen, ettei tämä sopimus vastaisi tietosuojalainsäädännön vaatimuksia, Sopijapuolet sitoutuvat tekemään tältä osin tarvittavat muutokset kirjallisesti. Jos nämä muutokset aiheuttavat Toimittajalle olennaisia lisäkustannuksia (yli yksi (1) henkilötyöpäivää), niiden korvaamisesta voidaan sopia erikseen Sopimuksen hintaliitteen hintojen mukaisesti.
11.4 Siltä osin, kuin tässä sopimusliitteessä ei nimenomaisesti ole muuta sovittu, sovelletaan tähän sopimusliitteeseen Sopimuksen yleisiä ehtoja sekä määräyksiä sovellettavasta laista ja riitojen ratkaisusta.
Liitteet:
1) Toimittajan seloste käsittelytoimista
Dokumentin tarkoitus:
Tämä dokumentti liitetään Sopimuksen Dnro kiinteäksi osaksi Henkilötietojen käsittelyn ehtojen liitteenä nro 1.
Toimittajan tiedot:
Yrityksen nimi
Kouvolan kaupunki
Y-tunnus Yhteystiedot
0161075-9
Tekniikka ja ympäristö / Ympäristöpalvelut Torikatu 10, PL 85
45101 Kouvola
Yhteyshenkilönä Kouvolan ympäristöterveyspäällikkö Xxxxx Xxxx p. 020 615 7914.
Tietosuojavastaavan tai vastuuhenkilön yhteystiedot
Tietosuojavastaava 020 615 3899
Mitä asiakastietoja kerätään tai käsitellään
Kouvolan kaupunki käsittelee Toimittajana Xxxxxxxx henkilörekistereistä luovutettavia rekisteröityjen ryhmiä, jotka koskevat ympäristöterveydenhuollon rekisteröityjä, ympäristöterveydenhuollon asiakkaita (ml. esim. tilat, tuotantolaitokset ja asiakastiedot). Tietoihin voi sisältyä suoraan tai välillisesti luonnollisen henkilön tunnistamiseksi tarvittavia tietoja, kuten asiakkaita koskevia henkilötietoja, jotka koskevat esimerkiksi henkilön nimeä, yhteystietoja tai muita Tilaajan asiakasrekistereistä löytyviä tietoja.
Kaupunki käsittelee tietoja sekä rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (TSA 6 art. 1 c- alakohdan mukainen käsittely) että rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (TSA 6 art. 1 e- alakohdan mukainen käsittely). Tämän liitteen pääsopimuksella on delegoitu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen henkilötietojen käsittelijän (Toimittaja) tehtäväksi. Tehtäviin kuuluvat:
• Virkaeläinlääkärille lainsäädännöllisesti kuuluvien elintarvike- ja alkutuotantovalvonnan tehtävien hoitaminen.
• Eläinperäisiä elintarvikkeita valmistavien tai varastoivien hyväksyttyjen elintarvikehuoneistojen sekä muiden erityisosaamista vaativien elintarvikehuoneistojen valvonta.
• Eläinperäisten elintarvikkeiden vienti- ja tuontivalvonta.
• Viranomaisen hygieenikkoeläinlääkärille delegoima päätöksenteko ja päätösten valmistelu kunkin kunnan delegointipäätöksen mukaisesti.
• Muut virkaan kuuluvat tehtävät.
Kuvaa tekniset ja organisatoriset turvatoimet henkilötietojen käsittelyn suhteen
Henkilötietoja käsitellään vain siinä määrin, kuin on välttämätöntä tehtävän toteuttamiseksi. Käsittely tapahtuu pääsääntöisesti Vati-järjestelmässä, johon rekisterinpitäjät luvittavat henkilötietojen käsittelijän. Mahdollisesti toiminnasta syntyvä manuaalinen aineisto, kuten käynneistä kertyvät tiedot ja kertomukset jätetään ja/tai toimitetaan kunkin rekisterinpitäjän haltuun dokumentin laadinnan jälkeen (kiinteä viranhaltijan toimipiste rekisterinpitäjän alueella, jonne tiedot jätetään). Kukin rekisterinpitäjä vastaa itsenäisesti omien tilojensa tilaturvallisuudesta.
Tekniset turvatoimet operatiivisessa Vati-järjestelmässä on toteuttanut Ruokavirasto ja järjestelmä on kullakin rekisterinpitäjällä jo entuudestaan käytössä, täten tietoturva teknisen toteutuksen osalta on jo rekisterinpitäjien tiedossa ja heidän hyväksymä. Muu teknisesti tallennettava aineisto tallennetaan Toimittajan teknisesti turvatulle tallennusalustalle, joka on suojattu ajantasaisin tietoturvamenetelmin (mm. käyttöoikeushallittu,
Kouvolan kaupunki Puhelin 020 615 11
PL 85 (Torikatu 10) Email xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
45101 Kouvola Internet xxx.xxxxxxx.xx
0161075-9
2 (2)
palomuuri, virusturva jne.).
Hallinnollisen tietoturvan osalta Toimittajalla on voimassa olevat tietosuojaa ja tietoturvaa koskevat politiikat sekä ajantasaiset koulutukset ja ohjeistukset henkilöstölle.
Minne henkilötiedot tallennetaan
A. Sähköinen aineisto Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat työntekijöiden henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti siten, että käyttö-, luku- ja muokkausoikeudet ovat vain niillä, jotka tarvitsevat kyseisiä käyttöoikeuksia työtehtäviensä tekemiseen. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. Asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein.
B. Manuaalinen aineisto Manuaalinen rekisteriaineisto, kuten asiakirjakopiot tai paperiarkistot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on estetty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla. Lukittuihin säilytystiloihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tarpeettomia manuaalisia aineistoja käsitellään tuhottavana tietosuojamateriaalina, joten ne toimitetaan asianmukaisesti tuhottavaksi.
Miten henkilötietoja säilytetään ja mikä on tiedon elinkaari
Asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein edellä olevassa kohdassa kuvatuilla tavoilla. Tiedot säilytetään sen ajan, kun sopimus on voimassa ja Kouvolan kaupunki sopimusta muille kunnille toteuttaa.
Sopimuksen voimassaoloaikana Kouvolan kaupunki säilyttää tietoja rekisterinpitäjän ohjeistuksen mukaisen ajan.
Tietojen luovutus: kenelle ja millä perusteella, miten luovuttaminen tapahtuu
Rekisterin tietoja ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin tai sopimukseen perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen.
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Toimittajaksi hyväksytty on vaitiolovelvollinen viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 22–23§ mukaisesti. Toimittaja ei saa ilmaista sivullisille mitään asiaa, minkä hän on tehtävissään saanut tietoonsa. Ilmaiseminen merkitsee paitsi tiedon antamista suullisesti, myös passiivisesti tapahtuvaa tiedon paljastamista sivulliselle, esimerkiksi asiakastietoja sisältävän asiakirjan jättämistä ulkopuolisten saataville. Vaitiolovelvollisuus kattaa Sopimuksen ja lainsäädännön mukaan salassa pidettävät tiedot koskien Toimittajaa tai sen henkilöstöä, asiakkaita, sidosryhmiä, sopimuskumppaneita tai muita yhteistyötahoja. Vaitiolovelvollisuus koskee Toimittajaa myös tehtävän päättymisen jälkeen. Sivullisella tarkoitetaan kaikkia henkilöitä, joille vaitiolovelvollisuuden alaiset asiat eivät kuulu lainkaan. Tilaajalla on rekisterinpitäjänä oikeus vaatia lisäselvityksiä, jos tällä lomakkeella annetut tiedot eivät ole riittäviä.
☐ Sitoudumme käsittelemään henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön ja rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.