Ympäristö- ja kiertotalousnäkökulmia paino- ja kopiointituotteiden kilpailutuksessa henkilöstökyselyä hyödyntämällä.
Ympäristö- ja kiertotalousnäkökulmia paino- ja kopiointituotteiden kilpailutuksessa henkilöstökyselyä hyödyntämällä.
Tuettava hankinta | Sopimus päättyy | Uuden sopimuksen valmistelu, milloin | Lisätietoja |
Paino- ja kopiointi- tuotteet sekä kirje- kuoret, 1.10.2017- 31.8.2020, optiot otettu käyttöön | 31.8.2020 | Kevät/ kesä 2020 | Pori |
Ympäristönäkökohtien tarkastelu on tehty kiertotalouden ja jätteen vähentämisen näkökulmasta hyödyntäen henkilöstökyselyä sekä sopimustoimittajan toimittamaa toimialakohtaista tilausaineistoa.
Porin kaupungin hankintapalveluiden toiveena oli selvittää tulevaa kilpailutusta varten, mitä tuotteita nykyisen sopimuskauden aikana on tilattu ja miten hankinnan kriteeristö on täyttynyt. Sopimustoimittaja Plusprint toimit- ti hankintapalveluille ja C.11 osahankkeelle toimialakohtaisen tilausaineiston, jonka perusteella hankkeessa laa- dittiin henkilöstökysely. Kyselyn tavoitteena oli selvittää yksityiskohtaisemmin, millaisia tuotteita on tilattu, millä kriteereillä niitä on tilattu, ovatko tuotteet vastanneet odotettua laatua ja millainen merkitys ympäristöystäväl- listen tuotteiden tarjonnalla on henkilöstölle. Kyselyssä oli mahdollista myös antaa palautetta tulevaa kilpailu- tusta silmällä pitäen. Kysely tehtiin muuten anonyymisti, ainoastaan toimiala tuli ilmoittaa kyselyn alussa.
NYKYISEN SOPIMUKSEN TAUSTALLA OLEVA TARJOUSPYYNTÖ
Hankinta koskee muita kuin omana työnä tehtäviä, paino-, kopiointi-/ tulostustuotteita sekä kirjekuoria. Tuotteisiin voi sisältyä materiaalien ja kuvien käsittelyä, taittoa, erilaista jälkikäsittelyä, kansiointia, laminointia, kierreselkää, teknisiä muovitulosteita, mittakaavamuutoksia tms.
KRITEERIT
1. Palvelukuvaus
o palvelu- ja tuotevalikoima
o tuotteiden tuotantoprosessit/- menetelmät
o varastointi
o asiakaspalvelu ja asiakastyytyväisyysseuranta
2. Elinkaariajattelun kuvaus
o energiankäytön minimoiminen yrityksessä
o materiaalien säästäminen tuotannossa
o tuotteiden käyttöiän ja kestävyyden pidentäminen
o ohjeistus tuotteiden hävittämisestä
o jätteen vähentäminen yrityksen omassa päivittäisessä toiminnassa
LAATUJÄRJESTELMÄ JA LAATUNÄKÖKOHDAT
Toimiva ja dokumentoitu laatujärjestelmä tai vaihtoehtoisesti todistus ISO 9001 laatujärjestelmästä
YMPÄRISTÖNÄKÖKOHDAT
1. Ympäristöohjelma & mahdollisuus tarjota ympäristömyönteisiä materiaaleja ja menetelmiä
o miten tuotteiden valmistuksessa vältetään kemikaaleja, jotka kuormittavat ympäristöä ja pyritään hyödyntämään tekniikkaa, jolla aikaansaadaan kestävää kehitystä
o miten yritys pyrkii pitämään toiminnasta aiheutuvan tuotteen hiilijalanjäljen mahdollisimman pienenä ja minimoimaan tuotannossa ja kuljetuksissa syntyvän jätteen määrän ja hävittämisen
o kuinka suuri osuus tarjoajan paperille tehtävistä tulostuksista on ympäristömyönteisiä eli esim. painettu ympäristömerkitylle tai ympäristömerkin vaatimukset täyttävälle paperille
2. Tuotetiedot ja käyttöturvallisuustiedotteet (suomeksi). Tuotetiedoista selviää, mistä aineista tuote on valmistettu, ja mitkä ovat sen allergiaominaisuuksia.
3. Tuotteissa käytettyjen materiaalien ja musteiden tulee olla allergisoimattomia ja hajuttomia. Käytetyt kemikaalit ovat esim. Joutsenmerkin paino-/kopiointilaitoksille asetettujen vaatimusten mukaisesti tarkastettuja.
4. Materiaalit voivat olla tapauskohtaisesti myös kierrätysmateriaaleja.
PÄÄTÖKSENTEON KRITEERIT
Palveluntuottajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin palvelun tarjoaja.
VERTAILUKRITEERIT
1. HINTA max 80 p
2. TOIMINNALLISET OMINAISUUDET max 20:
o Palvelukuvaus, max 10 p
o Kuvaus yrityksen elinkaariajattelusta, max 10 p
KYSELYN TULOKSET
Henkilöstökysely Plusprintin paino- ja kopiointipalveluista, yhteensä 20 vastausta. Kysely lähetettiin kaikille toi- mialoille, jotka Plusprintin toimittaman tilaaja-aineiston perusteella olivat tilanneet heiltä tuotteita sopimuskau- den aikana.
Muita kategorioita, joita vastauksissa mainittiin:
- ei ollut puitesopimuksessa
- isot tulosteet, julisteet
- tiskivuodat
- juliste, kehys, ständi
- kalastusopas
- mm. messutiski ym
- vuosikertomus
- vihot, kausiesitteet
Tuotteiden valintakriteerit olivat seuraavat:
- Xxxxxx xxxxxxxxxx.
- Laadukkain vaihtoehto.
- Tuote, joka on ympäristöystävällisin vaihtoehto.
- Tuote, jonka pystyy tarvittaessa kierrättämään ja uusiokäyttämään.
- Tuote, joka on digitaalisessa muodossa.
- Tuote, joka täyttää sosiaalisen, taloudellisen ja ekologisen kestävyyden kriteerit.
- Muu
Kategoriaan “Muu” tuli seuraavia vastauksia:
- Saatavuus
- tuloste, jonka ulkomitat saa itse määritellä ja joka on painettu säänkestävälle paperille
- tarpeeseen sopivin tuote
- hankintasopimus, laadukkain vaihtoehto
- hankintapaikka
- johto päättää, mitä tilataan...
- kyseiseen tarkoitukseen parhaiten sopiva materiaali
Vastausvaihtoehdot:
- Kyllä, olen tietoinen Eco roll-up vaihtoehdosta.
- Ei, en ole tietoinen Eco roll-up vaihtoehdosta.
- Olen tilannut Eco roll-upin.
- Olen hyödyntänyt Eco roll-upin vuodan vaihtomahdollisuutta.
- Olen palauttanut telineen ja saanut 10 euron hyvityksen.
- En osaa sanoa.
VASTANNEIDEN KOMMENTIT PALVELUISTA
Kyselyssä pyydettiin lopuksi vastaajilta omia kommentteja ja vinkkejä tulevaan kilpailutuksiin. Alla esimerkkejä vastauksista:
- Joissain tapauksissa kannattaisi miettiä ihan oman työn ja tuotannon mahdollisuuksia. Ei tarvitsisi odottaa toimitusaikoja tai lähetin ajella pitkin kaupunkia tavaraa toimittamassa. Voisi olla ekologisem- paakin...
- Plusprint painottaa olevansa ekologinen painotalo, mutta toooosi paljon olisi heillä asiassa parantami- sen varaa. Heiltä puuttuu kokonaisvaltainen asiantuntemus ekologisuudesta, ottavat palan sieltä täältä.
- Tarvitaan riittävän suuria ja laadukkaita väritulosteita, joista tehdään henkilökuntatauluja (50-70 henk. kuvissa)
- Selkeät eurorajat ja ohjeet, joiden mukaan menetellään.
- En ole vertaillut tuotteita, kun on vain tämä yksi hankintapaikka.
- Jos painotalo sijaitsisi Porin keskustan alueella niin tuotteiden noutoja voisi tehdä (tavarakärry)pyörällä, kuljetusmatka ainakin olisi lyhyempi. (Toki kuljetukset asiakkaille hoidetaan todennäköisesti keskitetys- ti.)
- Toivoisin, että Plusprint saa jatkaa.
- Plusprint on erittäin hyvä painotalo, joten toivoisin heidän jatkavan hankintapaikkana.
- Tärkeää, että kyseessä on "lähikirjapaino".
- Pyynnöstä huolimatta ei ole saatu paperimalleja, se on ainut miinus. Tilaukset olisi helpompi tehdä, jos olisi edes perusmateriaaleista paperimallit.
- Kilpailutuksessa tulee selkeästi hinnat tuotteille. Syksyn aikana hinnat vaihtelivat paljon. Kysyttäessä syytä, ei osattu sanoa mitään.
JOHTOPÄÄTÖKSET
Yleisesti ottaen Plusprinttiin ja heidän tuotteisiinsa on oltu tyytyväisiä. Eniten tilattuja tuotteita ovat esitteet ja roll-upit sekä erilaiset julisteet, oppaat ja tulosteet.
Tärkein kriteeri tilatuille tuotteille oli tarpeeseen sopivin, laadukkain vaihtoehto. Ympäristöystävällisyys nähtiin kyllä tuotteiden lisäarvona mutta se ei noussut kyselyn perusteella erityisesti esiin. Painotalon sijainti herätti ajatuksia ja toivottiin jatkossakin lähellä olevan painotalon valintaa. Lisätoiveena oli selkeämpiä ohjeistuksia henkilökunnalle tilauksiin ja toisaalta kilpailutukseen selkeitä hintoja tuotteille, jotta hintavaihteluilta säästyttäi- siin jatkossa.
Kiertotalouden tukemista ja jätteen vähentämistä ajatellen voisi tulevaa kilpailutusta silmällä pitäen miettiä sel- keämpiä tilausohjeita jatkossa myös henkilöstölle. Mikäli palveluntuottajalta velvoitetaan ympäristökriteerejä ja kiertotalouden mukaista kokonaisvaltaista raaka-aineiden kiertoa, olisi hyödyllistä viestiä niistä myös henkilös- tölle, jotta tieto ei jäisi vain hankintapäätösten tasolle. Täten myös todelliset käyttäjät eli henkilöstö voisivat hyödyntää entistä monipuolisemmin palveluntuottajan tarjoamia palveluja. Samalla vahvistettaisiin ympäristökriteerien käytännön vaikuttavuutta, mikäli tilauksia tekevä henkilökunta olisi tietoisempi hank- intasopimuksen vaatimuksista ja sitä kautta osaisi paremmin tiedustella niitä vastaavia tuotteita tilausvai- heessakin.