OPERATIIVINEN SOPIMUS 2020

OPERATIIVINEN SOPIMUS 2020

Toimiala: Vapaa-aika Palvelualue: Hallinto

Sopimuksen tarkoitus:

Sopimus laaditaan hallinnon talous-, henkilöstö- ja asianhallintatiimien, viestintä- ja markkinointitiimin sekä kehittämisen ja toimialan kunkin palvelualueen kesken. Sopimuksessa kuvataan hallinnon sisäisten palvelujen sisältö ja työnjako. Palvelusopimus hyväksytään kulttuurilautakunnassa sen alaisten palvelualueiden operatiivisten sopimusten yhteydessä ja viedään tiedoksi liikunta- ja nuorisolautakunnille.

1 Lähtökohdat

1.1 Kuvaus toiminnasta

Johto

Toimialaa johtaa toimialajohtaja, jonka tehtävänä on huolehtia toimialan toiminnan tuloksellisuudesta sekä sovittaa toimialan toiminta ja palvelut yhteen kaupungin- hallituksen, muiden kaupungin toimialojen ja viranomaisten kanssa (Hallintosääntö 45 §)

Hallinto

Toimialalla voi olla palvelualueiden lisäksi toimialajohtajan alaisuudessa toimialan hallinto, joka vastaa toimialan hallinto- ja tukipalveluista kaupunginhallituksen määrittämällä tavalla (Hallintosääntö 27 §).

Hallinnon sisäiset palvelut

Sisäiset palvelut varmistavat hyvän hallinnon toteutumisen ja toimintaedellytykset. Palveluilla varmistetaan ja tuetaan toimialan palvelutuotannon sujuvuutta, laatua ja jatkuvaa kehittämistä asukkaiden hyvinvoinnin ja aktiivisuuden edistämiseksi. Hallinnon palvelujen tavoitteena on

- tukea toiminnan suunnittelua ja seurantaa

- vastata henkilöstö-, talous-, asianhallinta- ja päätöksentekoprosesseista

- ohjata viestintää ja markkinointia

- koordinoida kehittämistä

Tavoitteena on myös sopimuksen osapuolten sitoutuminen, toiminnan läpinäkyvyys ja palvelujen tasapuolisuus.

Talouspäällikkö, hallinto- ja henkilöstöpäällikkö, markkinointipäällikkö ja kehittämispäällikkö ovat Turun kaupungin toimintamalliuudistuksen mukaisesti jäseniä kaupunkitasoisten matriisien ohjausryhmissä. Talous-, henkilöstö-, asianhallinta-, kehittämisen- ja viestintä-markkinoinnin matriisien ohjausryhmien vetovastuussa on konsernihallinnon edustaja ja jäseninä kaikkien toimialojen edustajat. Vapaa-aikatoimialan edustajien tehtävä on välittää kaupunkitasoisen matriisin päätökset ja toimeksiannot toimialalle ja päinvastoin – toimialan palaute kaupunkitasoisiin ryhmiin. Matriisien ohjausryhmien jäseniä ohjaa yhtäältä toimialajohtaja ja toisaalta kaupunkitasoisen matriisin vetäjä.

Taloustiimi

Talouden keskitettyihin palveluihin toimialalla kuuluu Taitoan ja toimialan tehtäväjaossa vahvistetuista kokonaisuuksista toimialan osuus.

- Sap-perustietojen ylläpito

- muistiotositteiden laatiminen

- tasetilien täsmäytys

- käyttöomaisuuskirjanpito

- reskontran ulkopuolisten maksujen/laskujen ja tiliotteiden käsittely

- laskutus ja myyntireskontra palvelut

- ostolaskujen tiliöinti, reititys ja haut laskuarkistosta

- varastotilien täsmäytykset

- jaksotukset ja vyörytykset

- tilinpäätökseen liittyvät tehtävät

- talouden tilastotiedot

- ostokirjaaminen

Lisäksi taloustiimi ohjeistaa ja neuvoo palvelualueita talouden suunnittelussa ja seurannassa sekä tuottaa tietoa suunnittelun ja seurannan tueksi sekä kehittää taloudellisuutta ja tuottavuutta yhdessä palvelualueiden kanssa.

Henkilöstötiimi

Henkilöstöhallinnon tehtäviä ovat toimialan keskitetyn henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitoon liittyvät kokonaisuudet.

- Työsopimusten laatiminen, tarkistaminen ja tallentaminen järjestelmään. Tutkintojen vieminen Personec FK:hon, palvelussuhdetietojen ylläpito järjestelmässä, tarvittaessa poissaolojen oikeellisuuden tarkistaminen ja tallentaminen.

- Palvelupyyntöjen toimittaminen Kunnan Taitoaan ja HPK:lle/SAP HR:ään. Ylityöilmoitusten käsittely ja pidettyjen ylitöiden vienti järjestelmääm. Vuosiloma-asioiden, muiden palkkioiden ja ulkomaanmaksujen: palkat/palkkiot käsittely. Työllistettyjen poissaolojen vienti järjestelmään, lääkärintodistusten käsit- tely ja työtodistusten ajo järjestelmästä.

- Toimialan sisäinen asiakaspalvelu SAP HR:n käytössä ja palvelussuhdeasioissa, sekä ohjeistukset henkilöstölle. SAP HR:n eri osioiden ammatti- ja pääkäyttäjiä ja toimiminen yhteyshenkilöinä Kunnan Taitoaan ja HPK:een.

- Matkapyyntöjen ja matkalaskujen käsittely sekä koulutusasioiden hallinta.

- Henkilöstöön liittyvien selvitysten, raporttien ja tilastojen tekeminen esimiehille. Palvelussuhdeasiakirjojen arkistointi.

- Palkkojen maksuvalmiuslaskelman laatiminen

- Siviilipalvelusmiesasiat

- Korjaukset kulunvalvontajärjestelmään

Asianhallintatiimi

Tehtäviä ovat toimialan asianhallinnan hoitoon liittyvät kokonaisuudet.

- toimialan kirjaamispalveluiden hoitaminen

- lautakuntien esityslistojen ja pöytäkirjojen tekninen työstäminen ja päätösten jakelu

- päätöspöytäkirjojen tekninen laatiminen ja jakelu järjestelmässä

- päätöksen taustamateriaalin työstäminen

- arkistointi

- sopimushallinta

- hallinnon päivittäistoimintojen organisointiin liittyvät toimistotehtävät

Viestintä- ja markkinointitiimi

Tehtävänä on vastata palvelujen ja toiminnan viestinnästä ja markkinoinnista yhteistyössä toimialan johdon ja palvelualueiden kanssa. Työ toteutetaan tiiviissä yhteistyössä konsernihallinnon kanssa kaupunkitasoisia viestintälinjauksia noudattaen. Tiimi työstää tarvittavat markkinointi- ja viestintäsuunnitelmat. Viestinnän tehtävät jakaantuvat sisäiseen ja ulkoiseen viestintään ja markkinointiin.

Sisäisen viestinnän tehtäviä ovat:

- johdon tuki ja työyhteisöviestinnän koordinointi ja toteutus

Ulkoisen viestinnän ja markkinoinnin tehtäviä ovat:

- kuntalaisten informointi

- verkkoviestintä ja sosiaalisen median hyödyntäminen

- markkinointiviestinnän suunnittelu ja toteutus

- mediatiedottaminen

- lautakuntien ja johtavien viranhaltijoiden päätöksistä viestiminen

- muutos- ja kriisiviestintä

- asiakkuuksien hoito sekä yritys- ja sidosryhmäyhteistyö

Kehittämistiimi

Tehtäviä ovat konsernihallinnon kehittämisen matriisin, sopimusohjaustyön, osallisuuden edistämisen, sisäisen valvonnan, turvallisuussuunnittelun ja riskienhallin- nan ohjeistuksen mukaisesti koordinoida, soveltaa ja toteuttaa toimialalla:

- kehittämisen koordinointi kaupunkitasoisen kehittämismallin mukaisesti

- toimialan kehittämissalkkujen valmistelu ja koordinaatio

- sopimusohjauksen koordinointi

- sisäinen valvonta ja riskienhallinta

- osallisuustoiminnan tukeminen

- turvallisuussuunnittelu

Lisäksi kehittämistiimi yhdessä muiden hallinnon tiimien kanssa koordinoi ja tukee toimialan sekä palvelualueiden yhtenäistymistä ja toimintamalliuudistuksen muutostyön jatkumista

- projektimaisen työtavan edistäminen

- toiminnan seuranta/mittaaminen sekä vuosikellot.

Aktiivisuuden edistäminen sekä yhteistyö järjestöjen ja kansalaistoimijoiden kanssa

Alue- ja kohderyhmätyön sekä kansalaistoiminnan ja järjestökumppanuuden koordinointi toimialalla.

Kulttuurilautakunnan avustukset ja apurahat

Kulttuurin vapaan kentän toimintaedellytyksiä edistetään avustuksilla. Yhteisöt ja ryhmät voivat hakea avustuksia viidestä eri kategoriasta:

1. Taide- ja kulttuurilaitosten toiminta-avustukset (sopimuksen tehneille) 1 a. Toiminta-avustus

1 b. Taiteen perusopetus

2. Kulttuuri- ja taideyhteisöjen toiminta-avustukset

3. Kulttuurin harrastustoiminta-avustukset

4. Projektiavustukset

5. Kehittämisavustukset

Henkilökohtaisia apurahoja voi hakea kahdesta eri kategoriasta:

6. Taideapurahat

7. Aboa-apuraha

1.2 Toimintaympäristön muutostekijät

Koko kaupungin hallintopalveluiden uudistamiseen ja muutokseen valmistautuminen ja toimintojen sopeuttaminen uudistuneeseen organisaatioon tarpeellisin osin.

Osallistuminen avustustoiminnan uudistamiseen ja muutoksiin.

1.3 Toiminnan kehittämissuunnitelma ja strategiset painopisteet

Vapaa-aikatoimiala

• perustehtävä: Tarjoamme turkulaisten arkeen ja juhlaan iloa, elämyksiä, liikettä, tietoa ja taitoa.

• tahtotila: Hyvän elämän Turku.

Toimialan hallinto huolehtii aktiivinen turkulainen –pääteeman linjauksia toteuttavien toimialan kehittämistavoitteiden hankkeistamisesta sekä tukee ja koordinoi niiden projekteja. Painopisteitä ovat yhdenvertaisuuden edistäminen ja eriarvoisuuden kaventaminen, osallisuuden, aktiivisuuden ja monialaisen yhteistyön edistäminen sekä vahvistuva kumppanuus kolmannen sektorin kanssa.

Kehittämistavoitteet

Aktiivisuus mahdollisimman monen turkulaisen elämäntavaksi

- Aktiivinen vapaa-aika tarjoaa elämään sisältöä ja on olennainen osa hyvän elämän perustaa.

Kumppanuuksia kehittämällä ja laajentamalla tuotetaan monimuotoisia palveluja kustannustehokkaasti

- Vähenevien resurssien ja yhä monialaisempaan osaamiseen liittyvien vaatimusten kasvaessa toimialan palvelualueiden tulee panostaa kump- panuuksien kehittämiseen.

Mahdollistetaan digitaalisuuden kautta monikanavaiset, käyttäjälähtöiset palvelut(riippumattomuus ajasta ja paikasta, itsepalvelu, vuoro- vaikutteisuus)

- Digitaalisuus parantaa palvelujen saatavuutta, ajasta ja paikasta riippumatta, mutta samalla se asettaa muutoshaasteita olemassa oleville toimintamalleille ja palveluille.

Edistetään asukkaiden kansalaistaitoja

- Toimialan tulee saavutettavasti tarjota kaupunkilaisille mahdollisuuksia osallistua palveluihin sekä edistää heidän kansalaistoja kunkin pal- velualueen osaamisen mukaisesti.

2 Taloudelliset tavoitteet

2.1 Määrärahat

1.000 €
Vapaa-aikatoimialan hallinto	TOT 2018	TAM 2019	TA 2020
Toimintatulot	70	0	0
Toimintamenot	10 961	12 328	12 601
Toimintakate	-10 891	-12 328	-12 601
Muutos-%		13,2 %	2,2 %
1.000 €
Projektit	TOT 2018	TAM 2019	TA 2020
Toimintatulot	243	0	0
Toimintamenot	323	58	7
Toimintakate	-79	-58	-7
Muutos-%		-27,0 %	-87,9 %

3 Resurssien käyttö

3.1 Työvoiman käyttö

TOT 2018 TA 2019 TA 2020

Htv	35,1	36	35
Palkat ja palkkiot	1 396 082	1 450 908	1 459 400
Sijaistus %	42,3	11	11
Sairauspoissaolo%	3,7	2,5	2,5

4 Toiminnalliset tavoitteet

4.1 Operatiiviset tavoitteet Strategisesta sopimuksesta johdetut

Strategisen sopimuksen tavoite (viite)	Strategisen lin- jauksen tunnus/ alatavoite	Palvelualueen tavoite	Kuvaus/Seurantaväli
Aktiivisuuden edistäminen alue- ja kohderyhmätyöllä	2.3.7 Hyvän elämän Tur- kua luodaan ottamalla ak- tiivisuus elä- mäntavaksi	Hallintopalvelut koordinoi ja tukee toimialan ak- tivointityötä, jota toteutetaan kaupungin kehit- tämismallin mukaisella projekteihin perustuvalla toiminnalla.	Aktivointia edistäviä projekteja valmistellaan ja toteutetaan hallinnon ja palvelualueiden yhteistyönä.Projektien tuotok- sena syntyy aktiivisuutta edistäviä palveluja ja toimintapoja huomioiden myös kohderyhmät ja asuinalueet. Toteutumisen seuranta puolivuosittain.
Aktiivisuuden edistäminen alue- ja kohderyhmätyöllä	2.3.7 Hyvän elämän Tur- kua luodaan ottamalla ak- tiivisuus elä- mäntavaksi	Vakiinnutetaan aktivointityön viestinnän ja mark- kinoinnin prosessit uudenlaisen, projektimaisen työn tueksi. Kehitetään alue- ja kohderyhmävies- tinnän keinoja ja välineitä sekä järjestetään tar- peen mukaan koulutusta.	Vapaa-ajallaan passiivisten turkulaisten tavoittaminen eri ka- navien kautta on systemaattisesti johdettua ja sitä kehite- tään edelleen. Toteutumisen seuranta puolivuosittain.
Aktiivisuuden edistäminen alue- ja kohderyhmätyöllä	2.3.7 Hyvän elämän Tur- kua luodaan ottamalla ak- tiivisuus elä- mäntavaksi	Viestinnän välineiden kehittäminen erilaisten kohderyhmien tavoittamiseksi.	Viestinnässä käytettävien välineiden ja keinojen täydennetty kohderyhmäkohtainen yhteenvetoa päivitetään ja se jalkau- tetaan työkaluksi toimialalla. Toteutumisen seuranta puolivuosittain.

Kumppanuuksia kehittä- mällä ja laajentamalla tuotetaan monimuotoisia palveluja kustannustehok- kaasti	2.3.2/ Tuotetaan vapaa-ajan palveluja li- sääntyvässä aktiivisessa kumppanuu- dessa ja vuo- rovaikutuk- sessa…	Kaupungin toimijoiden sekä järjestöjen, seuro- jen, kolmannen sektorin, vapaan kentän ja va- paaehtoistoimijoiden yhteistyötä ja kumppa- nuutta palveluiden tuottamisessa vahvistetaan. Tavoitteena monialainen osaaminen ja monipuo- linen palvelutuotanto sekä uudistuva avustustoi- minta. Hallintopalvelut koordinoi ja tukee toimialan yh- teistyötä ja kumppanuuksia kehittäviä yhteisiä projekteja ja niitä työstetään uuden toiminta- mallin yhteydessä.	Kumppanuuksia edistäviä projekteja valmistellaan ja toteute- taan hallinnon ja palvelualueiden yhteistyönä sekä yhtey- dessä konsernitasoiseen avustusten toimintamallin uudistami- seen. Toteutumisen seuranta puolivuosittain.
Mahdollistetaan digitaali- suuden kautta moni- kanavaiset ja vuorovai- kutteiset palvelut	3.2.3 Digitaalisia palveluja ke- hitetään laa- jalla ja avoi- mella yhteis- työllä	Palvelujen digitaalisuutta parantavien projektien yhteistyötä lisätään uuden toimintamallin yhtey- dessä.	Organisoidaan yhteinen kehittäminen ja laaditaan kehittämis- suunnitelma. Toteutumisen seuranta puolivuosittain.
Edistetään asukkaiden kansalaistaitoja	2.3.1/ Turkulaisia kannustetaan ja ohjataan aktiiviseen elämänta- paan tarjoa- malla tietoa, tukea ja pal- veluita…	Omatoimisuutta ja osallisuutta edistäviä yhteisiä projekteja työstetään uuden toimintamallin yh- teydessä.	Organisoidaan yhteinen kehittäminen ja laaditaan kehittämis- suunnitelma. Toteutumisen seuranta puolivuosittain.

5 Henkilöstön hyvinvointi ja työelämän laatu

5.1 Kaupungin yhteiset tavoitteet

	Henkilöstöohjelman painopistealue	Toimialan tavoite TA 2020	Palvelualueen toimenpiteet TA 2020
	Työ lisää hyvinvointia.	3A Annamme selkeän suunnan ja tavoitteet	Säännölliset tiimipalaverit, sovittujen toimintatapojen ja asetettujen tavoitteiden seuranta

Rakentava ja hallittu muutos – muutos on mahdollisuus!	5A Muutoksen kokeminen työssä	Selkeä muutosviestintä, joustavat toimintatavat, avoimeen työkulttuuriin kannustaminen
Parempi johtaminen	7A Tavoitteiden selkeys ja avoimuus päätöksenteon perusteena	Ratkaisujen etsiminen avoimesti keskustelemalla, valittujen ratkaisujen selkeät perustelut
Lisätietoja:

5.2 Toimialan hallinnon seurattavat tavoitteet

Kunta 10- mittarit	TOT 2018	TA 2019	TA 2020
Työpaikan ilmapiiri (1 – 5)	3,7	3,9	3,9
Työyhteisötaidot: työyhteisö on yhteistyö- kykyinen (1 – 5)	3,6	3,7	3,7
Työn hallinta (1 – 5)	3,6	3,7	3,7
Lisätietoja: Kunta10-tutkimus toteutetaan seuraavan kerran syksyllä 2020.