SOPIMUS OHJAUSTAVERKOSSA.FI KÄYTÖSTÄ OSAPUOLET Keski-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (Y-tunnus 2296962-1) Cygnaeuksenkatu 1, 40100 Jyväskylä (jäljempänä “ELY”); ja [lisää viranomaisen nimi] (Y-tunnus XXXXXXX-X) [lisää osoite],...


SOPIMUS XXXXXXXXXXXXXXXX.XX KÄYTÖSTÄ

  1. OSAPUOLET

    1. Keski-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (Y-tunnus 2296962-1) Xxxxxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxxx (jäljempänä “ELY”); ja

    2. [lisää viranomaisen nimi] (Y-tunnus XXXXXXX-X) [lisää osoite], (jäljempänä “Käyttäjäorganisaatio”)

jäljempänä yhdessä “Osapuolet” ja erikseen “Osapuoli”

  1. SOPIMUKSEN TAUSTA JA TARKOITUS

    1. Kohtaamo-hankkeen yhtenä tavoitteena on ollut kehittää valtakunnallisia verkko-ohjauspalveluja, joissa erityisesti nuoret saavat neuvontaa ja henkilökohtaista ohjausta. Xxxxxxxxxxxxxxxx.xx (jäljempänä “Palvelu”) on suunniteltu ja kehitetty tätä tarkoitusta varten. Xxxxxxxx suunnittelusta ja kehittämisestä on vastannut ELY. Kohtaamo-hankkeen päättyessä Palvelun toimittamisesta vastaa ELY tai muu kolmas osapuoli riippuen siitä, kenelle tehtävä osoitetaan tulevaisuudessa.

    2. Tällä sopimuksella xxxxxxxxxxxxxxxx.xx käytöstä (jäljempänä “Sopimus”) Osapuolet sopivat Palvelun toimittamiseen sovellettavista ehdoista, erityisesti Palveluun liittyvästä Henkilötietojen käsittelystä Tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

  2. MÄÄRITELMÄT

Tässä Sopimuksessa käytetyillä käsitteillä “Henkilötieto”, “Käsittelijä”, “Rekisterinpitäjä”, “Rekisteröity” ja “Tietoturvaloukkaus” on sama merkityssisältö kuin Tietosuojasääntelyn vastaavilla käsitteillä.

    1. “Tietosuoja-asetus” tarkoittaa Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta 2016/679/EU.

    2. “Tietosuojasääntely” tarkoittaa sovellettavia henkilötietojen suojaa koskevia säännöksiä, mukaan lukien Tietosuoja-asetus ja sitä täydentävä Tietosuojalaki (1050/2018) sekä niiden muutoksia.

    3. “Immateriaalioikeudet” tarkoittavat patentteja, hyödyllisyysmalleja, mallioikeuksia, tekijänoikeuksia lähioikeuksineen, verkkotunnuksia, tavaramerkkejä, toiminimiä ja kaikkia muita immateriaalioikeuksia (riippumatta siitä, ovatko ne rekisteröityjä) sekä kaikkia liike- ja ammattisalaisuuksia.

  1. PALVELUKUVAUS

    1. Palvelu on digitaalinen alusta, joka on tarkoitettu Käyttäjäorganisaation ohjaus- ja neuvontapalveluiden tueksi. Palvelun käyttö on maksutonta.

    1. Käyttäjäorganisaatio voi harkintansa mukaan käyttää Palvelun sisältämiä toimintoja.

      1. Ohjaustila. Käyttäjäorganisaatio voi ohjaustilassa tarjota asiakkaillensa henkilökohtaista ohjausta.

      2. Yhteydenottolomake. Käyttäjäorganisaatio voi Palvelun avulla luoda yhteydenottolomakkeita sähköisiin kanaviinsa ja vastata asiakkaidensa sitä kautta esittämiin kysymyksiin.

      3. Palaute ohjauksesta. Käyttäjäorganisaatio voi Palvelun kautta kerätä tietoa ohjauksen ja neuvonnan vaikuttavuudesta.

    2. Käyttäjäorganisaatio vastaa itsenäisesti Palvelussa antamastaan ohjauksesta ja neuvonnasta. ELY ei miltään osin vastaa Käyttäjäorganisaation Palvelussa antaman ohjauksen ja neuvonnan oikeellisuudesta, täydellisyydestä tai niissä mahdollisesti olevista virheistä tai puutteista tai niiden perusteella suoritetuista toimenpiteistä.

  1. TIETOJENKÄSITTELY

    1. ELY toimii Tietosuojasääntelyn mukaisena Käsittelijänä ja Käyttäjäorganisaatio Rekisterinpitäjänä.

    1. Käyttäjäorganisaation oikeudet ja velvollisuudet:

      1. Käyttäjäorganisaatio sitoutuu käsittelemään Henkilötietoja Palvelussa Tietosuojasääntelyn mukaisesti.

      2. Käyttäjäorganisaatio sitoutuu lisäämään Palveluun Käyttäjäorganisaation tietosuojaselosteen tai linkin tietosuojaselosteeseen, jolla Rekisteröityjä informoidaan Henkilötietojen käsittelystä Tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. Käyttäjäorganisaatio vastaa aina siitä, että tietosuojaselosteessa on huomioitu asiaankuuluvalla tavalla Palveluun liittyvä Henkilötietojen käsittely.

      3. Käyttäjäorganisaatio vastaa siitä, että se kerää ja muutoin käsittelee Palvelussa vain sellaisia Henkilötietoja, joita Käyttäjäorganisaatiolla on oikeus käsitellä sille lainsäädännössä määritellyn toimivallan ja tehtävien puitteissa. Esimerkiksi Palvelu voi sisältää toiminnallisuuksia, joiden tarkoituksena on helpottaa ohjauksen antamista mahdollistamalla Rekisteröidyn henkilökohtaisen tilanteen kartoittaminsen Palvelussa. Käyttäjäorganisaatio vastaa siitä, että se ottaa käyttöönsä ja käyttää tällaisia Palvelun toiminnallisuuksia vain siltä osin, kun sillä on oikeus käsitellä kyseisiä Henkilötietoja. Käyttäjäorganisaatio vastaa Rekisterinpitäjänä siitä, että sillä on Tietosuojasääntelyn mukainen peruste käsitellä Henkilötietoja.

      4. Käyttäjäorganisaation antamat kirjalliset ohjeet Henkilötietojen käsittelystä sisältyvät tähän Liitteeseen. Uusista kirjallisista ohjeista tai muutoksista nykyisiin kirjallisiin ohjeisiin on sovittava kirjallisesti Osapuolten kesken.

    2. ELY:n oikeudet ja velvollisuudet:

      1. ELY sitoutuu käsittelemään Henkilötietoja Palvelussa Tietosuojasääntelyn mukaisesti.

      2. ELY sitoutuu varmistamaan, että sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on pääsy Henkilötietoihin, ovat sopimuksin sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä sitoo lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

      3. ELY sitoutuu toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet Henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja tietojen häviämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä. Kuvaus toimenpiteistä on annettu tämän Sopimuksen Xxxxxxxxxx 0.

      4. ELY sitoutuu ilmoittamaan Käyttäjäorganisaatiolle kaikista Tietoturvaloukkauksista ilman aiheetonta viivytystä, kun ELY on tullut tietoiseksi Tietoturvaloukkauksesta. Ilmoitukseen on sisällytettävä ainakin Tietosuoja-asetuksen edellyttämät tiedot. ELY toteuttaa yhteistyössä Käyttäjäorganisaation kanssa asianmukaiset toimenpiteet Henkilötietojen suojaamiseksi ja avustaa Käyttäjäorganisaatiota Tietoturvaloukkauksen selvittämisessä ja ilmoitusvelvollisuuden toteuttamisessa.

      5. ELY sitoutuu avustamaan Käyttäjäorganisaatiota asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä täyttämään Rekisteröityjen Tietosuojasääntelyn mukaiset pyynnöt. Palveluun on sisällytetty toimintoja, joiden tarkoituksena on edesauttaa Käyttäjäorganisaatiota Rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa. Rekisteröity voi ohjaustilassa, esimerkiksi ladata itseänsä koskevat Henkilötiedot. koneluettavassa muodossa ja halutessaan siirtää Henkilötietonsa toiseen järjestelmään.

      6. ELY sitoutuu ilmoittamaan ilman aiheetonta viivytystä Käyttäjäorganisaatiolle sellaisista Rekisteröityjen ja valvovan viranomaisen Tietosuojasääntelyn perusteella tekemistä Henkilötietojen käsittelyä koskevista pyynnöistä, jotka kohdistuvat Käyttäjäorganisaation Henkilötietoihin.

      7. ELY sitoutuu avustamaan Käyttäjäorganisaatiota Tietosuojasääntelyn mukaisten velvoitteiden täyttämisessä, jotka voivat liittyä esimerkiksi tietoturvaan tai vaikutustenarviointeihin.

      8. ELY sitoutuu antamaan Käyttäjäorganisaatiolle tiedot, jotka ovat tarpeen tämän Liitteen ja Tietosuojasääntelyn mukaisten velvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi.

      9. ELY:lla on oikeus käyttää Palvelun tuottamisessa ja siihen liittyvässä Henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. Sopimuksen voimaantulohetkellä käytetyt alihankkijat, joilla on pääsy Henkilötietoihin, on listattu tämän Sopimuksen Liitteessä 1. ELY:n tulee varmistua siitä, että alihankkijat ovat sitoutuneet noudattamaan tätä Sopimusta vastaavia velvollisuuksia, mukaan lukien salassapitovelvollisuutta. ELY vastaa alihankkijoidensa tekemästä työstä kuin omastaan.

      10. Henkilötietoja käsittely tapahtuu Euroopan talousalueellaSuomessa.

      11. Sopimuksen päättyessä tai Käyttäjäorganisaation kirjallisesta pyynnöstä, ELY poistaa tai palauttaa Käyttäjäorganisaatiolle Henkilötiedot Tietosuojasääntelyn mukaisesti. Yksittäiset ohjaustilat pysyvät Palvelussa aktiivisina niin kauan kunnes ohjaustilaa ei ole käytetty kolmeen (3) kuukauteen tai se suljetaan Käyttäjäorganisaation toimesta. Tämän jälkeen ohjaustila voidaan aktivoida Käyttäjäorganisaation toimesta seuraavan kolmen (3) kuukauden ajan. Mikäli ohjaustilaa ei tänä aikana aktivoida, kyseinen ohjaustila suljetaan pysyvästi kahdentoista (12) kuukauden kuluttua ja se arkistoidaan. suljetaan Palvelussa automaattisesti, mikäli ohjaustilaa ei ole käytetty kolmeen (3) kuukauteen. Käyttäjäorganisaatio voi tämän jälkeen palauttaa ohjaustilan kahdentoista (12) kuukauden kuluessa.

    3. Osapuolet sitoutuvat sallimaan toimivaltaisen tietosuojaviranomaisen suorittamat auditoinnit. Osapuolet toimivat yhteistyössä ja sitoutuvat avustamaan toisiaan Tietosuojasääntelyn noudattamisen osoittamisessa.

    4. Tätä Sopimuksen kohtaa 5 sovelletaan niin kauan kuin ELY käsittelee Henkilötietoja Käyttäjäorganisaation puolesta.

  1. SOPIMUKSEN VOIMAANTULO JA PÄÄTTYMINEN

    1. Tämä Sopimus tulee voimaan, kun molemmat Osapuolet ovat sen allekirjoittaneet ja pysyy voimassa toistaiseksi.

    1. Osapuoli voi irtisanoa Sopimuksen ilmoittamalla asiasta kirjallisesti toiselle Osapuolelle kaksi (2) kuukautta ennen irtisanomisen voimaan tuloa.

  1. MUUT EHDOT

    1. Kaikki muutokset tai lisäykset tähän Sopimukseen on sovittava kirjallisesti Osapuolten allekirjoittamalla sopimusmuutoksella, jotta ne olisivat päteviä.

    2. Käyttäjäorganisaatiolla on oikeus siirtää tämä Sopimus toiselle viranomaiselle, jolle sen tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain. ELY:lla on oikeus siirtää tämä Sopimus kolmannelle osapuolelle ilman Käyttäjäorganisaation suostumusta edellyttäen, että kolmas osapuoli sitoutuu tämän Sopimuksen mukaisiin ehtoihin.

    3. Käyttäjäorganisaatio voi myöntää käyttöoikeuden Palveluun sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle Käyttäjäorganisaatio on ulkoistanut palveluitansa seuraavin edellytyksin:

      1. Kolmas osapuoli sitoutuu tämän Sopimuksen mukaisiin ehtoihin;

      2. Omistusoikeus ja Immateriaalioikeudet Palveluun, siihen liittyvään muuhun aineistoon, sekä ELY:n tai kolmannen osapuolen niihin tekemiin muutoksiin ja niiden uusiin versioihin kuuluvat ELY:lle (tai sen lisenssinantajille). Käyttäjäorganisaatio myöntää kolmannelle osapuolelle ajallisesti rajoitetun ja siirtokelvottoman oikeuden käyttää Palvelua tämän Sopimuksen voimassaoloaikana ainoastaan ulkoistetun palvelun tuottamiseen Käyttäjäorganisaatiolle.

      3. Käyttäjäorganisaatio vastaa kolmannen osapuolen toiminnasta Palvelussa kuin omastaan.

  1. sovellettava laki

    1. Tähän Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia lukuun ottamatta sen kansainvälistä lainvalintaa koskevia sääntöjä ja periaatteita.

  2. allekirjoitus

Tästä Sopimuksesta on laadittu kaksi (2) samanlaista kappaletta, yksi (1) kummallekin Osapuolelle.



[Paikka] [Päiväys]

[KÄYTTÄJÄORGANISAATIO]

KESKI-SUOMEN ELY-KESKUS



_________________________



__________________________

Nimi:

Nimi:

Asema:

Asema:





LIITE 1 – HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN KUVAUS

Tarkoitus

Sopimuksen mukaisen Palvelun toimittaminen

Käsittelytoimet

Palvelua tarjotessaan ELY voi saada pääsyn Henkilötietoihin esim. palvelun teknisen ongelman selvittämisen yhteydessä.

Rekisteröidyt

Henkilötiedot koskevat

(i) Käyttäjäorganisaation asiakkaita ja

(ii) Käyttäjäorganisaation edustajia

Henkilötietoryhmät

(i) Ohjaustilassa asiakkaasta voidaan käsitellä seuraavia Henkilötietoja:

  • asiakkaan nimi ja henkilötunnus

  • sähköpostiosoite

  • asiakkaan antamat tiedot omasta elämäntilanteesta ja ohjaajan vastaukset

  • vastaukset 10 kysymykseen

  • tiedot suostumuksesta ja sen peruuttamisesta (mikäli soveltuvat)

  • tekniset tiedot Palvelun käytöstä

  • asiakkaan antama palaute


Edellä mainitut soveltuvat myös yhteydenottolomakkeisiin siltä osin, kun ne sisältävät Henkilötietoja.


(ii) Käyttäjäorganisaation edustajista voidaan käsitellä seuraavia Henkilötietoja:

  • edustajan nimi

  • käyttäjätunnus ja sähköposti

  • työnantaja ja rooli/asema Käyttäjäorganisaatiossa

  • Palvelussa annettu ohjaus ja neuvonta sekä muut vastaukset

  • tekniset tiedot Palvelun käytöstä

Sijainti

Suomi / Euroopan talousalue

Alihankkijat

Visma Consulting Oy

Kuvaus tietoturva-toimenpiteistä

Palvelun osalta on käytössä mm. seuraavat toimenpiteet:

  • Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

  • Mikäli manuaalista aineistoa muodostuu, sitä säilytetään lukitussa tilassa lukitussa kaapissa.

  • Sähköiset rekisterit on suojattu teknisesti mm. palomuurein ja salasanoin.

  • Pääsy Henkilötietoihin on rajattu niihin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarve saada pääsy.

  • Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja käyttäjillä on vaitiolovelvollisuus.

  • Käyttöä valvotaan lokituksin.

  • Henkilötietojen käsittely ohjaustilassa edellyttää sähköistä tunnistautumista.




Matters\53168410.2Matters\53168410.1

Document Metadata

Filed: January 29th, 2021