Yleisavustuksen vakioehdot Asianumero: VN/19359/2024 Päivämäärä: 1.8.2024
Yleisavustuksen vakioehdot Asianumero: VN/19359/2024 Päivämäärä: 1.8.2024
Opetus- ja kulttuuriministeriön yleisavustuksen vakioehdot
1 Yleistä
1.1 Vakioehtojen nimi
Opetus- ja kulttuuriministeriön yleisavustuksen vakioehdot.
1.2 Vakioehtojen voimassaoloaika
Alkaen 1.8.2024.
1.3 Vakioehtojen soveltamisala ja sovellettavat säädökset
Nämä vakioehdot ovat osa valtionavustuksen myöntämistä koskevaa päätöstä. Valtionavustuksen käyttöön sovelletaan valtionavustuslakia (688/2001).
1.4 Velvollisuus noudattaa ehtoja ja rajoituksia
Valtionavustuksen saajan on noudatettava avustettavassa toiminnassa valtionavustuspäätökseen sisältyviä ehtoja ja rajoituksia.
1.5 Valtionavustuspäätöksen ja valtionavustusta koskevien tietojen julkisuus
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei erikseen toisin säädetä. Asiakirjojen salassapitoperusteista säädetään lain 24 §:ssä.
Valtionavustuslain 32 d §:n 1 momentin mukaan Valtiokonttori julkaisee valtionavustuksia koskevia julkisia tietoja Tutkiavustuksia.fi-palvelussa. Julkaistavista tiedoista säädetään valtionavustuslaissa ja valtioneuvoston asetuksessa valtionavustustoiminnan tietovarantoon tallennettavista vähimmäistiedoista (1394/2022).
1(10)
1.6 Valtionavustuksen maksaminen
Valtionavustuksen saajan tulee antaa valtionapuviranomaiselle valtionavustuksen maksamiseksi oikeat ja riittävät tiedot. Valtionavustus maksetaan valtionavustuksen saajalle valtionavustuspäätökseen kirjatun maksuaikataulun mukaisesti ilman erillistä pyyntöä.
1.7 Hankintamenettelyä koskevat ehdot
Velvollisuus noudattaa hankinnoissa hankintalakia
Valtionavustuksen saajan tulee selvittää ja ottaa toiminnassaan huomioon mahdollinen velvollisuutensa noudattaa hankintoja tehdessään hankintalakia (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Hankintalain oikeasta soveltamisesta on vastuussa valtionavustuksen saaja.
Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä taloudellista vastiketta vastaan.
Hankintaa ei ole esimerkiksi:
• omana työnä tekeminen
• palkkaaminen työsuhteeseen
• maan, olemassa olevien rakennusten tai muun kiinteän omaisuuden hankinta tai vuokraus.
Jos hankinta on tehty vastoin hankintalakia, hankintameno ei ole hyväksyttävä kustannus. Hankintoihin liittyvät asiakirjat on säilytettävä osana hallinto- ja kirjanpitoaineistoa, ja ne tulee toimittaa pyydettäessä opetus- ja kulttuuriministeriölle.
Velvollisuus pyytää vertailtavia tarjouksia ja pienhankinnat
Pienhankinnat ovat hankintoja, joiden arvo alittaa hankintalaissa säädetyt kansalliset kynnysarvot ja joihin ei siksi sovelleta hankintalainsäädäntöä.
Valtionavustuksen saajan tulee tehdä pienhankinnat kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tavalla ja pyytämällä vertailtavia tarjouksia vähintään kahdelta toimittajalta. Ehto koskee hankintoja, joiden arvo on
30.000 euroa + ALV tai enemmän. Jos hankinta toteutetaan erillisinä osina, kaikkien osien ennakoitu arvo on otettava huomioon hankinnan kokonaisarvoa laskettaessa.
Tarjouspyyntöihin liittyvät asiakirjat on säilytettävä osana hallinto- ja kirjanpitoaineistoa, ja ne tulee toimittaa pyydettäessä opetus- ja kulttuuriministeriölle.
Jos pienhankinta on tehty vastoin näitä pienhankintoja koskevia ehtoja, pienhankintameno ei ole hyväksyttävä kustannus.
Pakotteiden huomioon ottaminen hankinnoissa
Valtionavustuksen saajan on hankinnoissa varmistettava, että tarjoajaan tai sen edunsaajapiiriin ei kohdistu Euroopan unionin, Yhdistyneiden kansakuntien (YK) tai Suomen viranomaisten asettamia pakotteita tai varojen jäädyttämispäätöksiä.
Tavaroita tai palveluja hankittaessa tulee tarjouspyyntöihin sisällyttää toimittajan vakuutus siitä, etteivät pakotteet koske sitä tai sen edunsaajapiiriä.
Jos hankinta on tehty vastoin näitä pakotteiden huomioon ottamista koskevia ehtoja, hankintameno ei ole hyväksyttävä kustannus.
Avustuksen saajan tulee ilmoittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle välittömästi, jos avustusta on käytetty pakotteiden vastaisesti.
1.8 Muut yleisiin asioihin liittyvät ehdot
Valtionavustuksen saajan tulee huolehtia organisaationsa hyvästä hallintotavasta sekä riittävästä riskienhallinnasta ja sisäisestä valvonnasta.
Avustuksen saajan tulee toiminnassaan edistää tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta, sekä noudattaa tasa- arvolaissa (laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta 609/1986) ja yhdenvertaisuuslaissa (1325/2014) säädettyjä työnantajavelvoitteita.
Digitaalisten palvelujen saavutettavuus
Valtionavustuksen saajan tulee selvittää ja ottaa toiminnassaan huomioon mahdollinen velvollisuutensa noudattaa digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019). Digipalvelulaki koskee viranomaisten lisäksi sellaisia valtionavustuksen saajia, jotka täyttävät lain 2 §:n mukaiset julkisoikeudellisen laitoksen tunnusmerkit. Julkisoikeudellisen laitoksen on varmistettava, että sen digitaaliset palvelut vastaavat lain mukaisia saavutettavuusvaatimuksia.
2 Valtionavustuksen käytön yleiset lähtökohdat
2.1 Valtionavustuksen käytön seurannan järjestämisvelvollisuus
Valtionavustuksen käytön seuraaminen kirjanpidossa
Avustuksen saajan on huolehdittava siitä, että valtionavustuspäätös liitteineen toimitetaan tiedoksi organisaation kirjanpitäjälle tai kirjanpidosta vastaavalle. Valtionavustuksen saajan on järjestettävä kirjanpito kirjanpitolaissa (1336/1997) ja -asetuksessa (1339/1997) säädetyllä tavalla. Kirjanpito on järjestettävä siten, että avustuksen käyttöä voidaan seurata kirjanpidosta luotettavasti.
Jos yleisavustus on myönnetty osaan toiminnasta, tulee toiminnan toteutuneita tuloja ja kustannuksia seurata kirjanpidossa omalla kustannuspaikalla.
Työajanseuranta
Avustuksen saajan tulee huolehtia asianmukaisesta työajanseurannasta, jos se on tarpeen avustettavalle toiminnalle kohdennettavien palkkakustannusten luotettavaksi varmentamiseksi. Työajanseuranta on järjestettävä esimerkiksi silloin, jos työntekijä työskentelee yleisavustuksella avustettavan toiminnan lisäksi toisessa avustuskohteessa tai toiminnassa, johon yleisavustusta ei voi käyttää.
2.2 Valtionavustuksen käyttö hyväksyttävään käyttötarkoitukseen
Valtionavustuksen käyttötarkoitus on yksilöity valtionavustuspäätöksessä. Valtionavustusta saa käyttää ainoastaan valtionavustuspäätöksen mukaiseen tarkoitukseen.
2.3 Edelleen välittämistä koskevat ehdot
Sopimuksentekovelvoite
Valtionavustusta saa käyttää muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen vain silloin, jos asiasta on mainittu päätöksessä. Valtionavustuksen saajan tulee tällöin tehdä sopimus siirrettävän valtionavustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja käytön ehdoista siirretyn avustuksen saajan, eli avustuksen käyttäjän kanssa. Sopimuksen vähimmäisvaatimukset käyvät ilmi opetus- ja kulttuuriministeriön laatimasta sopimusmallipohjasta.
Valtionavustuksen saajan ja siirretyn avustuksen saajan välinen sopimus, sekä siirretyn avustuksen käyttöä koskeva selvitys liitteineen, tulee pyydettäessä toimittaa tiedoksi opetus- ja kulttuuriministeriölle.
Valtionavustuksen saaja on vastuussa valtionavustuksen käytöstä myös siirtämänsä avustuksen osalta.
2.4 Käyttöaikaa koskevat rajoitukset
Yleisavustusta saa käyttää vain avustuspäätöksessä mainittuna käyttöaikana. Avustuksen käyttötarkoitusta vastaavien tuottojen ja kulujen tulee olla toteutuneet käyttöaikana ja niiden tulee olla kirjattuina käyttöajalle.
2.5 Valtionavustuksella hankitun omaisuuden käyttöön liittyvät rajoitukset ja velvollisuudet
Jos avustusta käytetään irtaimen käyttöomaisuuden hankintaan ja hankintamenot kirjataan taseeseen, voidaan hankintamenot kuitenkin ottaa kokonaan huomioon hankintavuoden hyväksyttävinä kustannuksina.
Valtionavustuksen saajan on riittävällä tavalla vakuutettava valtionavustuksella hankittu omaisuus.
2.6 Valtionavustuspäätöksessä yksilöityjen erityisten ehtojen muuttaminen
Valtionapuviranomainen voi valtionavustuksen saajan hakemuksesta perustellusta syystä muuttaa avustuksen käyttötarkoitusta ja -aikaa sekä ehtoja. Muutosta koskeva hakemus on tehtävä viimeistään 30 vuorokautta ennen valtionavustuksen käyttöajan päättymistä. Hakemuksessa on mainittava valtionavustuspäätöksen diaarinumero.
2.7 Muut käytön yleisiin lähtökohtiin liittyvät ehdot
Yleisavustus voidaan myöntää saajan koko toimintaan tai tiettyyn osaan siitä (ns. kohdennettu yleisavustus).
3 Avustettaviin kustannuksiin sekä tuloihin ja rahoitukseen liittyvät ehdot
3.1 Hyväksyttävät kustannukset
Hyväksyttäviksi kustannuksiksi katsotaan avustettavan toiminnan kannalta tarpeelliset ja määrältään kohtuulliset kustannukset. Hyväksyttävinä kustannuksina otetaan huomioon ne kustannukset, jotka kirjanpitolain (1336/1997) ja –asetuksen (1339/1997) sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan on kirjattava kyseiselle tilikaudelle kuluiksi.
Kohtuullisina kustannuksina opetus- ja kulttuuriministeriö hyväksyy palkkoja tai palkkioita kutakin palkansaajaa kohden enintään määrän, joka vastaa 80.000 euron vuosipalkkaa lakisääteisine sivukuluineen. Palkka voidaan maksaa rahapalkkana tai luontoisetuina.
Kohtuullisina edustuskustannuksina hyväksytään sellaiset kustannukset, jotka ovat perusteltuja tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi.
Jos avustuksen saaja toimii omistamissaan tai rinnakkaisorganisaationsa omistamissa tiloissa, toimitilakustannukseksi hyväksytään vain tiloista maksettava hoitovastike sekä toimitilojen käyttö- ja ylläpitokustannuksia, elleivät ne jo sisälly edellä mainittuun hoitovastikkeeseen.
Arvonlisäverojen tukikelpoisuus
Arvonlisävero hyväksytään avustettavaksi kustannukseksi vain, jos se jää avustuksen saajan lopullisesti maksettavaksi. Kunnille ja kuntayhtymille myönnetyissä avustuksissa hyväksytään vain arvonlisäverottomat kustannukset.
Matkakustannusten tukikelpoisuus
Kohtuullisina matkakustannuksina hyväksytään valtion matkustussäännön mukaisesti toteutuneet kustannukset.
3.2 Ei-hyväksyttävät kustannukset
Rahalahjoista tai rahanarvoisista lahjakorteista aiheutuneet kustannukset eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia.
Avustuksella ei voida kattaa sellaisia kustannuksia, jotka avustuksen saaja veloittaa edelleen toiselta taholta. Xxxxxxxxxxxxx hyväksytään toisin sanoen todellinen avustuksen saajan maksettavaksi jäävä osuus.
Avustuksella ei voida kattaa tilojen korjaus- ja rahoitusvastikekustannuksia. Lisäksi hyväksyttäviä kustannuksia eivät ole:
• poistot
• varainhankinnan kustannukset
• liike- ja sijoitustoiminnan kustannukset
• varaukset
• laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kustannuksiin
• lainojen lyhennykset
• lainojen korot
• ei-lakisääteisten lisäeläkkeiden maksut
• irtisanomiskorvaukset tai irtisanomisajalta ilman työvelvoitetta maksettavat palkkauskustannukset
• tulospalkkiot
• oikeudenkäyntikustannukset
• tuomioistuimen päättämät korvaukset
• rangaistusluonteiset maksut, kuten sakot tai viivästyskorot
• avustuksen palautus, takaisinperintävelvoitteet tai luottotappio siirretystä avustuksesta
• hankintalain vastaisesti tehtyjen hankintojen kustannukset
• pienhankintaehtojen vastaisesti tehtyjen hankintojen kustannukset
• pakotteiden vastaisesti tehtyjen hankintojen kustannukset.
3.3 Toiminnassa tai hankkeessa saatuihin tuloihin liittyvät ehdot
Avustus ei saa yhdessä muiden julkisten yleisavustusten kanssa ylittää hyväksyttävien kustannusten määrää. Yleisavustuksella ei voida myöskään kattaa sellaisia kustannuksia, joihin avustuksen saaja on saanut yksilöityä sekä toiminnallisesti että ajallisesti rajattua yksityistä tai julkista avustusta.
Yleisavustuksen hyväksyttäviksi kustannuksiksi katsotaan kuitenkin toiminnon alijäämä.
Yleisavustuksella rahoitettujen tilojen jälleen vuokraamisesta yleishyödylliseen toimintaan otetaan huomioon vain alijäämä. Mikäli yleisavustuksella rahoitettu tila on jälleenvuokrattu ja vuokralainen harjoittaa tilassa liiketoimintaa, yleisavustuksella ei saa kattaa edes jälleen vuokraustoiminnan alijäämää.
3.4 Avustettavan toiminnan tai hankkeen rahoitukseen liittyvät ehdot
Avustuspäätöksessä määritellään, kuinka suuren osan yleisavustus saa kattaa avustettavan toiminnan toteutuneista kokonaiskustannuksista.
3.5 Maksutta käyttöön saatuja resursseja koskevat ehdot
Hakemusvaiheessa ilmoitettavan muun rahoituksen tulee olla kirjanpidosta todennettavissa. Maksutta käyttöön saatuja resursseja ei huomioida osana avustettavan toiminnan muuta rahoitusta.
3.6 Saajan taloudelliseen tilanteeseen liittyvät ehdot
Avustuksen saajan tulee viipymättä ilmoittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle taloudellista tilannettaan koskevista muutoksista, jotka vaikuttavat avustettavan toiminnan toteuttamiseen.
4 Valtionavustuksen saajan erityiset velvollisuudet
4.1 Tiedonanto- ja ilmoittamisvelvollisuudet
Valtionavustuksen saajan tulee antaa opetus- ja kulttuuriministeriölle valtionavustuspäätöksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi oikeat ja riittävät tiedot.
Valtionavustuksen saajan tulee ilmoittaa viipymättä opetus- ja kulttuuriministeriölle muutoksesta, joka vaikuttaa avustuksen käyttötarkoituksen toteutumiseen, avustuksen käyttöön tai muihin avustuksen käytölle asetettujen ehtojen ja rajoitusten toteutumiseen. Edellisten lisäksi avustuksen saajan tulee viipymättä ilmoittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle niistä olennaisista muutoksista, jotka liittyvät avustettavan toiminnan toteuttamisen laatuun, laajuuteen tai rahoitukseen.
Avustuksen saajan tulee arvioida muutoksia niihin tietoihin, joita avustushakemuksessa on annettu ja jotka ovat valtionavustuspäätöksen perustana.
Avustuksen saajan on pidettävä organisaatiotaan ja yhteyshenkilöitään koskevat yhteystiedot ajan tasalla.
4.2 Palauttamisvelvollisuus
Valtionavustuksen saajan tulee viipymättä palauttaa virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa valtionavustus tai sen osa. Valtionavustuksen saajan tulee palauttaa valtionavustus tai sen osa myös, jos sitä ei voida käyttää valtionavustuspäätöksessä edellytetyllä tavalla, tai jos avustusta on säästynyt.
Jos palautettava määrä on enintään 100 euroa, se saadaan jättää palauttamatta.
Valtionavustuksen saajan on maksettava palautettavalle tai takaisin perittävälle määrälle valtionavustuksen maksupäivästä korkolain (633/1982) 3 §:n 2 momentin mukaista vuotuista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä, mikäli avustus tai sen osan palauttaminen johtuu virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saadusta valtionavustuksesta, tai jos sitä ei voida käyttää valtionavustuspäätöksessä edellytetyllä tavalla.
Koronmaksuvelvollisuutta ei ole, jos hakijalle myönnettyä avustusta on säästynyt ja avustus tai sen osa palautetaan omaehtoisesti ja viipymättä. Koronmaksuvelvollisuudesta vapautuminen edellyttää, että palautus on tehty viimeistään selvityksen määräpäivänä.
Palautuksen yhteydessä on mainittava päätöksen diaarinumero ja eriteltävä koron ja palautettavan avustuksen osuus tilisiirron viestikenttään.
Avustus tulee palauttaa jollekin seuraavista opetus- ja kulttuuriministeriön tileistä: Nordea Pankki Oyj
IBAN XX0000000000000000
BIC XXXXXXXX
Danske Bank A/S, Suomen sivuliike IBAN XX0000000000000000
BIC XXXXXXXX
4.3 Valtionavustuksen käytön selvittämisvelvollisuus
Selvitys tulee toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle avustuspäätöksessä ilmoitettuun määräaikaan mennessä. Avustuksesta annettavaan selvitykseen on liitettävä:
• toimintakertomus tai vastaava muu selvitys toiminnasta
• allekirjoitettu tilinpäätös
• tilikohtainen tuloslaskelma
• kohdennetun yleisavustuksen osalta kustannuspaikkaraportti avustetun toiminnan toteutuneista tuloista ja menoista
• konsernitilinpäätös sekä konsernin toimintakertomus (jos sellainen laaditaan vapaaehtoisesti tai lain velvoittamana)
• allekirjoitettu tilintarkastuskertomus (ja/tai toiminnantarkastuskertomus) ja tilintarkastajan (ja/tai toiminnantarkastajan) muistio, jos sellainen on laadittu
• tilintarkastajan raportti avustuksen käytöstä, mikäli avustus yksin tai yhdessä muiden opetus- ja kulttuuriministeriöstä myönnettyjen avustusten kanssa on vähintään 500.000 euroa kalenterivuodessa.
Tilintarkastajan raportti laaditaan opetus- ja kulttuuriministeriössä valmistellun mallipohjan ja ohjeistuksen mukaisesti.
Avustuksen saajan tulee pyydettäessä toimittaa myös muita selvityksiä, joita tarvitaan valtionavustuspäätöksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi.
4.4 Avustetun toiminnan tai hankkeen vaikutusten arviointi
Ei määritelty.
4.5 Tulosten hyödyntäminen
Avustuksella aikaansaadut tulokset ja tuotokset tulee jakaa niin avoimesti kuin mahdollista avustuspäätöksessä mahdollisesti yksilöityjen ehtojen mukaisesti.
4.6 Muut saajan erityisiin velvollisuuksiin liittyvät ehdot
Ei määritelty.
5 Valtionavustuksen käytön valvonta, maksatuksen keskeytys ja takaisinperintä
5.1 Seuranta- ja valvontakäytännöt
Valtionavustuksen saajan on pyynnöstä toimitettava opetus- ja kulttuuriministeriölle sen tarvitsemia valtionavustuksen käyttö- ja seurantatietoja valtionavustuspäätöksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi. Valtionavustuksen saajan tiedonantovelvollisuudesta säädetään valtionavustuslain 14§:ssä ja valtionapuviranomaisen valvontatehtävästä valtionavustuslain 15§:ssä.
5.2 Tarkastusoikeus
Opetus- ja kulttuuriministeriöllä on oikeus suorittaa valtionavustuksen maksamisessa ja käytön valvonnassa tarpeellisia valtionavustuksen saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia.
Jos valtionavustus on myönnetty käytettäväksi valtionavustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin valtionavustuksen saajan hankkeeseen tai toimintaan, opetus- ja
kulttuuriministeriöllä on oikeus tarvittaessa tarkastaa valtionavustuspäätöksen mukaista toimintaa tai hanketta toteuttavan toimijan taloutta ja toimintaa.
Opetus- ja kulttuuriministeriö voi päätöksellään valtuuttaa toisen viranomaisen tai ulkopuolisen tilintarkastajan suorittamaan tarkastuksia.
5.3 Saajan velvollisuus avustaa tarkastuksessa
Valtionavustuksen saajan on korvauksetta annettava tarkastusta suorittavalle virkamiehelle ja tilintarkastajalle kaikki tarkastuksen kannalta tarpeelliset tiedot ja selvitykset, asiakirjat, tallenteet ja muu aineisto sekä muutoinkin avustettava tarkastuksessa.
5.4 Maksatuksen keskeytys
Maksatuksen keskeytyksestä säädetään valtionavustuslain 19 §:ssä.
5.5 Takaisinperintä ja korot
Valtionavustuksen takaisinperinnästä säädetään valtionavustuslain 21 ja 22 §:ssä.
Korot
Valtionavustuksen saajan on maksettava takaisin perittävälle määrälle valtionavustuksen maksupäivästä korkolain (633/1982) 3 §:n 2 momentin mukaista vuotuista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä.
Jos takaisin perittävää määrää ei makseta viimeistään opetus- ja kulttuuriministeriön asettamana eräpäivänä, sille on maksettava vuotuista viivästyskorkoa korkolain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetun korkokannan mukaan.