Banque Royale du Canada
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Convention régissant l’accès du promoteur Avantage collectif RBC
PRÉAMBULE
Le promoteur (défini ci-dessous) demande l’accès et l’utilisation du portail en ligne (le « portail ») fourni par la Banque Royale du Canada (« Banque Royale »). Le portail est un service fourni au promoteur en application de la convention de services et mandat (définie ci-dessous). La présente convention régissant l’accès du promoteur (la
« convention régissant l’accès du promoteur ») est un contrat entre la Banque Royale et le promoteur relativement à l’accès et à l’utilisation du portail. En contrepartie de l’autorisation d’accès et d’utilisation du portail accordée par la Banque Royale au promoteur, les parties conviennent ce qui suit.
MODALITÉS
1 PRÉLIMINAIRES
1.1 Utilisation. L’utilisation du portail par le promoteur est assujettie à la présente convention régissant l’accès du promoteur, aux lois applicables, à la convention de services et mandat et aux conditions accessibles par les liens « Conditions d’utilisation » et « Information juridique » au bas de chaque page Web du portail.
1.2 Définitions. En plus des termes définis ailleurs dans la présente convention régissant l’accès du promoteur, les termes ci-dessous ont les significations suivantes :
« administrateur avec accès complet » désigne la personne qui a accès au portail, défini ci-dessous, au nom du
promoteur ;
« administrateur avec accès personnalisé » désigne la personne ayant un accès limité au portail, défini ci-dessous, au nom du promoteur ;
« atteinte à la sécurité » désigne toute atteinte à la sécurité du portail, ou toute utilisation réelle ou appréhendée du portail, d’un dispositif de sécurité ou d’un mode de prestation électronique d’une manière contraire à la présente convention d’accès du promoteur ;
« communication électronique » désigne toute inscription, information, divulgation, demande, instruction ou autre communication ou entente envoyée, reçue ou acceptée au moyen d’un mode de prestation électronique ;
« convention de services et mandat » désigne la convention de services et mandat conclue entre le promoteur et la Banque Royale à l’égard du ou des régimes collectifs d’épargne du promoteur ;
« dispositif de sécurité » désigne toute combinaison d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe ;
« jour ouvrable » désigne tout jour d’ouverture de la Bourse de Toronto ;
« membre » désigne une personne qui a adhéré au régime ;
« mode de prestation électronique » désigne une télécommunication ou un mode de transmission électronique pouvant être utilisé dans le cadre du portail, notamment un ordinateur, Internet, un téléphone, un téléphone cellulaire, un téléphone intelligent, un appareil mobile, le courrier électronique et un télécopieur ;
« mot de passe » désigne une combinaison de chiffres ou de lettres qui, entrée de concert avec un nom d’utilisateur, vous
permet d’accéder au portail et nous permet d’identifier le promoteur ;
« nom d’utilisateur » désigne une combinaison de chiffres ou de lettres assignée pour identifier le promoteur qui est utilisée conjointement avec un mot de passe pour accéder au portail ;
« pertes » désigne l’ensemble des pertes, demandes de règlement, dommages, coûts, frais, honoraires, dépenses et autres obligations, notamment les honoraires et débours juridiques et professionnels raisonnables et les coûts liés aux enquêtes, litiges, règlements, jugements, intérêts, pénalités et sanctions ;
« promoteur » désigne l’employeur qui a conclu la convention de services et mandat avec la Banque Royale ;
« RBC » désigne la Banque Royale et ses sociétés affiliées ;
« régime » désigne le(s) régime(s) collectif(s) d’épargne du promoteur à l’égard duquel ou desquels la Banque Royale a conclu la convention de services et mandat avec le
promoteur.
2 ADMINISTRATEUR AVEC ACCÈS COMPLET
2.1 Le promoteur doit désigner un de ses employés ou un représentant ayant le pouvoir de signature comme
administrateur avec accès complet pour accéder au portail au nom du promoteur et pour exécuter toutes les fonctions d’utilisateur du promoteur, y compris accepter les conditions de la présente convention au nom du promoteur.
L’administrateur avec accès complet doit utiliser la
combinaison nom d’utilisateur et mot de passe pour accéder au portail.
Le promoteur peut ajouter des administrateurs avec accès complet par l’intermédiaire du portail.
Le promoteur doit informer immédiatement la Banque Royale, par l’intermédiaire de la page de modification des désignations d’administrateur avec accès complet du portail ou en communiquant avec l’infoligne de soutien des promoteurs au 0 000 000-0000, si la désignation
d’administrateur avec accès complet n’est plus valide. Le promoteur est responsable de la mise en place du régime, de même que de son administration conformément aux dispositions du régime et des lois applicables. Le promoteur gère les désignations d’administrateur avec accès complet.
Le promoteur reconnaît et convient que chaque
administrateur avec accès complet est habilité à consulter et à modifier les renseignements existants relatifs au régime. Chaque administrateur avec accès complet doit se conformer à toutes les règles administratives relatives au régime communiquées par la Banque Royale.
3 ADMINISTRATEUR AVEC ACCÈS PERSONNALISÉ
3.1 Le promoteur peut affecter un ou plusieurs employés ou représentants au rôle d’administrateur avec accès personnalisé ayant le pouvoir de signature pour accéder à certaines fonctions du promoteur sur le portail. En
particulier, l’administrateur avec accès personnalisé peut : a) consulter, mais non modifier, les renseignements sur le promoteur dans le portail ; b) téléverser des cotisations et d’autres remises et c) ajouter des membres ou modifier les renseignements les concernant. Les renseignements concernant l’administrateur avec accès personnalisé sont fournis par l’administrateur avec accès complet ;
l’administrateur avec accès personnalisé n’est pas autorisé à les modifier. L’administrateur avec accès personnalisé doit utiliser la combinaison nom d’utilisateur et mot de passe pour accéder au portail.
3.2 Le promoteur doit informer immédiatement la Banque Royale, par l’intermédiaire de la page de modification des désignations d’administrateur avec accès personnalisé du portail ou en communiquant avec l’infoligne de soutien des promoteurs au 0 000 000-0000, si la désignation
d’administrateur avec accès personnalisé n’est plus valide.
3.3 Le promoteur gère les désignations d’administrateur avec accès personnalisé. Le promoteur reconnaît et convient que chaque administrateur avec accès personnalisé est habilité à consulter certains renseignements relatifs au régime, de même qu’à modifier ces renseignements
conformément à l’article 3.1 des présentes. Chaque
administrateur avec accès personnalisé doit se conformer à toutes les règles administratives relatives au régime
communiquées par la Banque Royale.
4 PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIALITÉ
4.1 La collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels par RBC sont régies conformément aux politiques en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité que l’on peut consulter en cliquant sur le lien « Protection des renseignements personnels et Sécurité » qui figure au bas de chaque page du portail.
5 SÉCURITÉ
5.1 Justificatifs de connexion. Le promoteur reconnaît que toute personne qui a obtenu les justificatifs de connexion
(nom d’utilisateur et mot de passe) au portail peut accéder au portail. Le promoteur convient que l’utilisation des justificatifs de connexion au portail, y compris pour envoyer, recevoir ou accepter de l’information, sera réputée constituer une confirmation du caractère exact et exhaustif de cette information, que la personne qui a utilisé ces justificatifs de connexion sera réputée avoir été autorisée par le promoteur à soumettre l’information, et que le promoteur sera lié par cette soumission. Il incombe au promoteur de protéger la sécurité et la confidentialité des justificatifs de connexion et de s’assurer qu’ils n’ont été fournis qu’à un administrateur avec accès complet ou à un administrateur avec accès personnalisé et qu’ils ne seront utilisés que par l’un ou
l’autre. S’il est soupçonné que le mot de passe a été divulgué
à des personnes non autorisées, il doit être modifié sur-le- champ. Le promoteur convient d’être lié par toute action ou omission découlant de l’utilisation des justificatifs de connexion au portail.
5.2 Sécurité. Chaque partie doit en tout temps avoir en place des politiques et des procédures visant à protéger la sécurité et la confidentialité du portail, des modes de prestation électroniques et de la communica tion électronique et
empêcher tout accès et toute utilisation non autorisés du portail. Le promoteur convient de respecter toute procédure, toute norme et toute autre exigence de sécurité
supplémentaire nécessaire pour accéder au portail
communiquée par écrit par la Banque Royale. Le promoteur a) n’accédera pas à quelque partie que ce soit du portail et ne l’utilisera pas à des fins illégales, frauduleuses, malveillantes ou diffamatoires ou à d’autres fins qui menacent de causer ou causent préjudice à toute personne et b) ne prendra
aucune mesure qui pourrait nuire ou qui nuit à la sécurité, à l’intégrité, à l’efficacité, au bien-fondé, à l’accessibilité ou à la connectivité du portail ou de tout système ou logiciel constituant le portail. Le promoteur convient de ne pas transmettre par l’intermédiaire du portail un virus ou tout autre élément de nature destructrice. Le promoteur doit veiller à la sécurité de ses ordinateurs au moyen d’un logiciel antivirus, d’un pare-feu et de l’installation des plus récents correctifs de sécurité afin de garantir qu’aucun virus n’est introduit dans les systèmes ou les logiciels de RBC lors de l’utilisation du portail.
De plus, les mesures de sécurité suivantes doivent être prises : a) les ordinateurs branchés au portail avec des applications actives ne doivent pas être laissés sans
surveillance ; b) les ordinateurs portables et les ordinateurs de bureau doivent être configurés avec des caractéristiques de délai d’attente et de verrouillage ; et c) il doit être interdit à tous les utilisateurs de désactiver toute caractéristique de sécurité.
5.3 Avis d’atteinte à la sécurité. Le promoteur doit aviser immédiatement la Banque Royale, en communiquant avec l’infoligne de soutien des promoteurs au 0 000 000-0000, de toute atteinte potentielle ou réelle à la sécurité, notamment a) de toute vulnérabilité d’une application ou de la présence d’un virus dans une application ou dans une transmission de renseignements par le portail ; ou b) si le promoteur est informé, ou devrait raisonna blement être informé, d’une utilisation inhabituelle, frauduleuse ou non autorisée des justificatifs de connexion au portail. En cas d’atteinte à la sécurité, le promoteur : i) aidera RBC, ses agents et ses fournisseurs de services à gérer les conséquences qui en découlent ; ii) prendra les mesures raisonnablement nécessaires pour atténuer les préjudices en découlant ; et iii) prendra les mesures appropriées pour empêcher que l’incident ne se reproduise pas.
6 COMMUNICATION ÉLECTRONIQUE
6.1 Les parties conviennent que leurs employés et représentants respectifs doivent communiquer relativement au régime, au portail, à la convention de services et mandat et à la présente convention régissant l’accès du promoteur. Les parties demandent que ces communications se fassent par voie électronique.
6.2 Le promoteur reconnaît qu’il assume l’entière responsabilité de toute conséquence juridique liée aux communications électroniques qu’il envoie à ses employés ou représentants, ou aux membres ou membres potentiels du régime. Il reconnaît également qu’il est le seul expéditeur de ces communications électroniques, même si elles sont livrées matériellement en son nom par RBC ou l’un de ses agents ou fournisseurs de services.
6.3 Le promoteur consent à recevoir les avis, les renseignements, les documents et les autres communications relatives au régime (les « documents ») au format électronique.
6.4 RBC, ses mandataires et ses fournisseurs de services
transmettront les documents électroniques au promoteur de l’une des manières suivantes :
a) par xxxxxxxx, avec les documents en pièce jointe, à l’adresse électronique enregistrée aux dossiers pour le promoteur ; ou
b) en les publiant sur le portail, avec avis par xxxxxxxx à l’adresse électronique enregistrée aux dossiers pour le promoteur.
6.5 Il incombe au promoteur d’informer la Banque Royale de tout changement à ses coordonnées.
6.6 Pendant la période où le promoteur accepte de recevoir des documents sous forme électronique, il incombe au promoteur d’en conserver une copie électronique ou sur support papier pendant qu’ils sont disponibles.
6.7 RBC, ses agents et ses fournisseurs de services peuvent fournir au promoteur des documents sur support papier si la Banque Royale le juge approprié ou si elle ne peut les fournir électroniquement.
7 PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
7.1 La Banque Royale conserve tous les droits de propriété à l’égard du portail et de tous les renseignements présentés dans le portail, y compris les marques de commerce, les droits d’auteur et autres droits de propriété intellectuelle. Le promoteur est autorisé à accéder au portail et à son contenu, y compris les textes, graphiques, données, images, illustrations, marques, logos, clips audio ou vidéo,
photographies et autres œuvres (le « contenu »), uniquement aux fins liées au régime durant la période de validité de la convention de services et mandat entre le promoteur et la Banque Royale. Le promoteur doit s’abstenir de copier, de transmettre, de reproduire, d’afficher publiquement, de représenter, de distribuer et de modifier tout ou partie du contenu, ou encore de créer et de transmettre des œuvres dérivées de tout ou partie du contenu, sauf s’il a obtenu l’autorisation écrite de la Banque Royale ou si la présente convention régissant l’accès du promoteur lui permet expressément de le faire. Les conditions du régime et les brochures à l’intention des membres concernant les conditions du régime ne font pas partie du contenu aux fins du présent article.
8 RESPONSABILITÉ
8.1 Limitation de responsabilité En aucun cas RBC, ses agents ou ses fournisseurs de services ne seront responsables de toute perte, sauf si elle est directement imputable à une négligence ou à une faute intentionnelle de RBC. De plus, en aucun cas RBC, ses agents ou ses fournisseurs de services ne seront tenus responsables
de toute perte subie du fait a) de renseignements inexacts, incomplets, trompeurs ou désuets contenus dans le portail ou qui leur ont été transmis par l’intermédiaire du portail ou du défaut par le promoteur de fournir les renseignements comme demandé ; b) du défaut par le promoteur de respecter la présente convention régissant l’accès du promoteur, la convention de services et mandat ou les conditions du régime ; c) de l’utilisation du portail par le promoteur ou de son incapacité à l’utiliser ; d) de mesures prises par RBC, ses agents ou ses fournisseurs de services sur la foi des renseignements soumis ou présentés dans le portail ; e) d’une atteinte réelle ou potentielle à la sécurité ; f) d’une vulnérabilité d’une application ou d’un virus contenu dans le portail ou l’altérant ; ou g) de tout retard ou de toute
défectuosité, panne technique ou impossibilité d’accéder au portail. En aucun cas RBC, ses agents ou ses fournisseurs de services ne seront tenusresponsables des dommages-intérêts indirects, consécutifs, particuliers, aggravés, punitifs ou exemplaires, y compris visant les gains manqués, subis par le promoteur.
Bien que tous les efforts nécessaires soient déployés pour assurer une transmission sécurisée des renseignements, la Banque Royale ne peut en garantir la sécurité, la confidentialité ou la communication ponctuelle. En aucun cas RBC, ses agents ou ses fournisseurs de services ne seront tenus responsables des pertes ou dommages consécutifs à une atteinte à la confidentialité ou à la sécurité des renseignements dans le cadre de leur transmission par Internet.
8.2 Stipulation d’exonération de garanties. Ni RBC, ni ses agents ou ses fournisseurs de services ne font aucune déclaration ni n’offrent aucune garantie en ce qui a trait au contenu, aux logiciels et aux services offerts par le portail, qui sont fournis « dans l’état et selon la disponibilité ». Ni RBC, ni ses agents ou ses fournisseurs de services ne déclarent ni ne garantissent que l’accès au portail sera ininterrompu, qu’il ne fera l’objet d’aucune panne, erreur ou omission, et qu’aucun virus ne sera transmis en raison de l’accès au portail ou de son utilisation.
8.3 Indemnité. Sauf dans la mesure où elle découle d’une négligence ou d’une faute intentionnelle de RBC, de l’un de ses agents ou de l’un de ses fournisseurs de services, le promoteur convient d’indemniser RBC, ses agents et ses fournisseurs de services et de les dégager de toute responsabilité à l’égard de toute perte que RBC pourrait subir par suite a) de l’accès au portail ou de son utilisation par le promoteur, ou b) de toute violation de la présente convention régissant l’accès du promoteur.
9 MODIFICATION ET RÉSILIATION
9.1 Modification. La Banque Royale peut, de temps à autre, modifier la présente convention régissant l’accès du promoteur à sa discrétion et sans préavis. Si la Banque Royale effectue des modifications, la convention régissant l’accès du promoteur révisée sera publiée sur le portail. L’utilisation continue du portail constitue une acceptation de la convention régissant l’accès du promoteur modifiée. La Banque Royale peut ajouter, supprimer ou modifier tout aspect du portail à sa discrétion et sans préavis.
9.2 Résiliation. La présente convention d’accès du promoteur prendra fin au moment de la révocation, par la
Banque Royale, de l’accès du promoteur au portail. La Banque Royale peut, pour quelque raison que ce soit, à tout moment, sans préavis, résilier la présente convention régissant l’accès du promoteur ou suspendre l’accès du promoteur au portail ou y mettre fin, ou encore fermer le portail.
10 GÉNÉRALITÉS
10.1 Droits de vérification. RBC, ses agents et ses fournisseurs de services peuvent effectuer des vérifications périodiques pour s’assurer que l’utilisation du portail par le promoteur est conforme à la présente convention régissant l’accès du promoteur. Dans le cadre de telle vérification, RBC, ses agents et ses fournisseurs de services doivent donner un préavis de dix jours ouvrables au promoteur, perturber le moins possible les activités du promoteur et prendre à leur charge les frais liés à la vérification. Le promoteur doit offrir à RBC, ses agents et ses fournisseurs de services, sans frais, toute aide raisonnable dont ils pourraient avoir besoin pour procéder à la vérification. La Banque Royale, les organismes qui la réglementent et toute société comptable canadienne effectuant un audit de la Banque Royale sont tous habilités à effectuer telles vérifications. La vérification ne visera que sur le portail lui- même, et non les renseignements confidentiels ou exclusifs du promoteur qui ne sont pas liés à la convention régissant l’accès du promoteur ou au portail.
10.2 Preuves. Les dossiers électroniques et tout autre renseignement contenu dans une communication électronique peuvent, au même titre que les documents originaux, être admis comme preuve concluante de leur contenu dans une procédure judiciaire, administrative ou autre, et le promoteur renonce à son droit de s’opposer à la production de tels dossiers ou renseignements en preuve.
10.3 Force exécutoire. Toute communication électronique reçue du promoteur, ou en son nom, par le portail ou par un mode de prestation électronique est considérée comme étant dûment autorisée par le promoteur et le lie.
10.4 Relations entre les parties. Rien dans la présente convention régissant l’accès du promoteur n’a pour effet de créer une relation d’emploi entre RBC, ses agents ou ses fournisseurs de services et le promoteur, ni ne doit être interprété comme tel. De plus, rien dans la présente convention régissant l’accès du promoteur n’a pour effet de créer une relation de mandataire entre RBC ou l’un de ses agents ou fournisseurs de services et le promoteur, ni ne doit être interprété comme tel.
10.5 Intégralité de la convention, cession et successeurs. La présente convention régissant l’accès du promoteur et la convention de services et mandat constituent l’entente intégrale entre les parties relativement à son objet. Accès accordé à ce promoteur
La présente convention régissant l’accès du promoteur a) ne peut être cédée par une ou l’autre des parties sans l’autorisation préalable de l’autre ; et b) lie les parties, leurs successeurs et ayants droit autorisés, et est faite à leur avantage.
10.6 Loi applicable. Les présentes conditions sont conclues conformément aux lois de l’Ontario et aux lois fédérales du Canada applicables et sont régies par elles. Les parties à la présente convention reconnaissent la compétence exclusive des tribunaux provinciaux et fédéraux susmentionnés pour trancher toute question découlant des présentes conditions.
10.7 Divergence. En cas de divergence entre la présente convention régissant l’accès du promoteur dans sa version modifiée de temps à autre conformément à l’article 9.1 et la convention de services et mandat qui existe
actuellement ou qui est conclue après l’exécution de la présente convention, les conditions de la présente convention
régissant l’accès du promoteur auront préséance en ce qui a trait à l’utilisation du portail par le promoteur et la convention de services et mandat aura préséance sur toutes les autres dispositions.