CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE – AGEVAL SOLUTIONS

CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE – AGEVAL SOLUTIONS

AGEVAL SOLUTIONS est une société ayant pour objet social la conception, le développement, l'intégration, l'édition et la commercialisation de logiciels et progiciels principalement dans les domaines de la santé, du bien- être, du handicap et de l'aide sociale.

AGEVAL SOLUTIONS est titulaire des droits d’exploitation du logiciel « AGEVAL ».

Le logiciel « AGEVAL » est un outil support pour le pilotage de la qualité et la gestion des risques dans le secteur social, médico-social et sanitaire.

AGEVAL est accessible en mode SaaS via une interface Web sécurisée au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe.

Le Concédant a mis à la disposition du Client toutes les informations qu’il a souhaitées de sorte qu'il puisse prendre toutes décisions utiles notamment à l’occasion d’un test préalable à l’engagement sur une plate-forme de démonstration personnalisée.

Il appartient au Client de définir ses besoins et de rechercher si les spécifications du Logiciel “AGEVAL” y sont adaptées, compte-tenu des objectifs qu’il poursuit, et du matériel qu'il utilise.

ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION OBJET ET NATURE DU CONTRAT

Le présent contrat a pour objet la concession par AGEVAL SOLUTIONS de la licence non exclusive d’utilisation du logiciel « AGEVAL » au Client qui l’accepte dans les conditions et sous les réserves ci-après précisées.

Le Client est informé de ce que le logiciel n’est pas exploitable indépendamment des prestations d’hébergement et de maintenance prévues par la présente.

La société AGEVAL SOLUTIONS s’engage également à fournir au Client qui accepte le service de maintenance du logiciel « AGEVAL », ci-dessus désigné, dans les conditions prévues au présent contrat.

ARTICLE 2 - DOCUMENTS CONTRACTUELS

Le contrat, le devis ainsi que l’annexe technique constituent l’intégralité des engagements existants entre les parties, ci-après ensemble le Contrat.

ARTICLE 3 - EFFET, DURÉE ET RECONDUCTIONS

Lorsqu’elle porte sur la première livraison du logiciel « AGEVAL », la présente convention prend effet à compter de la signature des présentes.

Lorsqu’elle porte sur un logiciel « AGEVAL » déjà installé, la présente entre en vigueur au moment de sa validation lors de la première utilisation du logiciel « AGEVAL ».

Le Client peut utiliser le logiciel « AGEVAL » pour la durée définie par le bon de commande sauf résiliation pour les causes ci-après stipulées.

Le Contrat sera tacitement reconductible pour une période identique à défaut d’une dénonciation par l’une ou l’autre des parties 30 jours au moins avant la fin de la période en cours par lettre RAR.

Les dispositions relatives à la maintenance se renouvellent dans les mêmes conditions.

Le Mainteneur peut suspendre toutes ses interventions trois mois après l’envoi d’une mise en demeure si la redevance n’est pas payée comme prévu par la présente.

À l’issue du contrat, le Client devra remettre sans délai à AGEVAL SOLUTIONS l’ensemble des documents qui lui ont été confiés par AGEVAL SOLUTIONS. Le Concédant s’engage à restituer au Client les données lui appartenant dans le mois suivant la fin de la relation contractuelle quelle qu’en soit la raison.

ARTICLE 4 - DESCRIPTION DU LOGICIEL AGEVAL

I/ Le logiciel AGEVAL est constitué de 8 modules fonctionnels

1. INFOS ÉTABLISSEMENT

• Gestion de la fiche d’identité de l’établissement

• Gestion des utilisateurs : création/modification/suppression de profils utilisateurs

2. ÉVALUATIONS

• Gestion de l’évaluation interne ou audit ponctuel avec la création de grilles sur la base de référentiels

intégrés (Personnes Agées/Domicile/Handicap…)

• Création de référentiels

• Génération de rapport d'évaluation

• Génération des résultats

3. PLAN D’ACTIONS

• Génération automatique de plans d’action depuis les modules Évaluation/Événements Indési- rables/Gestion des risques

• Création d'objectifs et actions

• Gestion de l’avancement des objectifs et actions

• Tableau de bord et pilotage des plans d’action

• Gestion des alertes

• Notifications par email

4. GESTION DOCUMENTAIRE – Version classique

• Gestion d'arborescence sur 5 niveaux

• Intégration de documents tous formats (PDF, doc, xlsx…)

• Qualification des documents (titre, auteur, date, version, mots-clés…)

• Gestion centralisée des mots-clés

• Mise à disposition d’une base documentaire AGEVAL

• Recherche

5. GESTION DOCUMENTAIRE – Version expert dénommée AGEDOC

• Gestion d’arborescence illimitée

• Workflow de validation paramétrable : Rédaction/Validation/Approbation/Diffusion

• Édition automatique de cartouche

• Diffusion et gestion des listes de diffusion

• Gestion de la confidentialité

• Traçabilité de lecture/émargement

• Alerte révision des documents

• Archivage de documents

6. INDICATEURS

• Bibliothèques d’Indicateurs recommandés

• Création d'Indicateurs personnalisés

• Configuration de tableau de bord d’indicateurs

• Saisie, gestion, suivi et pilotage des indicateurs

7. ENQUÊTES DE SATISFACTION

• Création, diffusion d'enquêtes de satisfaction

• Modèle d'enquête

• Gestion des résultats

• Gestion de rapports

8. ÉVÉNEMENTS INDÉSIRABLES – Version classique

• Formulaire de déclaration (identité du déclarant/contexte/type d’anomalies/faits/conséquences et me-

sures immédiates)

• Formulaire de traitement (actions/commentaires/plan d’action/cotation gravité/instances et déclara-

tions obligatoires/avancement)

• Statistiques

ÉVÉNEMENTS INDÉSIRABLES – Version expert dénommée AGERISQ

• Gestion des comptes déclarants

• Configuration des équipes et comptes gestionnaires

• Configuration du formulaire de déclaration

• Configuration des circuits de traitement

• Configuration du formulaire de traitement

• Statistiques multicritères

ÉVÉNEMENTS – Version expert MULTI-DÉCLARATION

• Configuration de plusieurs modèles de déclaration (événement, demande d’intervention)

• Configuration des circuits de traitement par modèle

• Configuration des formulaires de traitement par modèle

• Statistiques multicritères par modèle

9. GESTION DES RISQUES / DUERP

• Référentiel personnalisable de risques professionnels

• Évaluation de la criticité des risques professionnels

• Résultats d'évaluation (graphiques)

• Rapport d'évaluation (DUERP Synthèse + Annexes)

GESTION DES RISQUES / CARTOGRAPHIE

• Évaluation de la criticité des risques de l'établissement

• Référentiel de risques (Médico-social et sanitaire)

• Création de référentiels de risques

• Résultats d'évaluation (Cartographie)

• Rapport d'évaluation

II/ Contenu et référentiels

1) Le logiciel AGEVAL intègre des contenus experts :

a. Référentiels d’évaluations

b. Bibliothèques d’indicateurs

c.Modèles d’enquêtes

d. Référentiels de cartographies des risques

2) Le logiciel AGEVAL offre également aux établissements la possibilité d’intégrer leurs propres contenus sous différents formats :

a. Des référentiels d’évaluation structurés en chapitres/références/critères/éléments d’appréciations/éléments de preuves suggérés (Module Evaluation -> Créer un référentiel)

b. Des référentiels de risques structurés en catégories de risques/sous-risques/événements redoutés (Module gestion des risques/ Cartographie des risques / Créer un référentiel)

c.Des modèles d’enquêtes structurés en question ouvertes ou fermées de tous types (Module Enquêtes -> Créer une enquête)

d. Des documents électroniques tous formats intégrés dans la gestion documentaire du logiciel (Module

Gestion Documentaire -> Nouveau fichier)

La société AGEVAL ne peut être tenue pour responsable des contenus intégrés dans la solution par les utilisateurs.

Conformément aux dispositions de l’ARTICLE 6 des présentes, le Client garantit être titulaire des droits de propriété intellectuelle lui permettant d’utiliser les Données et contenus.

Ces contenus (notamment référentiels) ont pu être injectés – à la demande explicite du client - par le Service Client AGEVAL dans le cadre d’une intervention support facilitant le travail d’intégration pour le client.

Les mises à jour fonctionnelles relatives aux 8 rubriques principales du logiciel sont comprises dans la présente convention et font l’objet d’une facturation dans le forfait mensuel de maintenance et service.

Les modules supplémentaires sont présentés de manière optionnelle et peuvent faire l’objet d’une facturation séparée.

Les modalités de mise à jour sont définies à l’ARTICLE 10.6 des présentes.

ARTICLE 5 - LICENCE

Moyennant le règlement de la redevance prévue au présent contrat, le Concédant accorde au Client le droit non cessible et non exclusif d’utiliser le logiciel « AGEVAL » pour son ou ses établissements.

L’autorisation consentie ne confère au Client aucun titre ou droit de propriété sur le logiciel « AGEVAL ».

L’utilisation est personnelle : elle n’est accordée qu’au Client, aux membres de son personnel et à ses préposés.

Le Client s’engage à n’utiliser le logiciel « AGEVAL » que pour ses besoins propres et à ne pas commercialiser de produits susceptibles de concurrencer le logiciel « AGEVAL ».

L’utilisation ne comporte pas le droit de communiquer et/ou distribuer au public le logiciel « AGEVAL », en ce compris le prêt, la location ou la revente. Sauf disposition formelle prévue dans les présentes, il est interdit au Client :

- De transférer, vendre, céder ou louer le logiciel « AGEVAL » à une autre partie sans l’accord écrit du Concédant ;

- De copier, modifier, désassembler, décompiler, altérer de quelque manière que ce soit, de reproduire de façon permanente ou temporaire, d’adapter, de traduire dans un autre langage de programmation, d’arranger et d’effectuer toute autre espèce de transformation de tout ou partie du logiciel « AGEVAL » sans préjudice des droits impératifs reconnus par la législation applicable sur la protection juridique des logiciels ;

- D’ôter, de modifier, de masquer ou altérer de quelque manière que ce soit toute mention ou signe quelconque apposé sur le composant software du logiciel « AGEVAL » notamment un copyright, une marque, une légende, un marquage confidentiel ou non, la mention d’un secret d’affaire, etc…

ARTICLE 6 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

1. Le logiciel « AGEVAL », dans sa dénomination actuelle ou dans toute autre dénomination future, est toujours la propriété intellectuelle soit d’AGEVAL SOLUTIONS, soit d’un tiers, étant entendu qu’en ce dernier cas AGEVAL SOLUTIONS, confirme qu’elle détient les droits suffisants pour conclure la présente convention. En aucun cas la présente ne peut être interprétée comme une cession des droits.

AGEVAL SOLUTIONS, conserve la propriété de tous les développements standards ou spécifiques relatifs au logiciel « AGEVAL », et peut librement réutiliser les idées, concepts, méthodes, know-how ou techniques se rapportant à la programmation ou aux traitements de données découverts ou mis au point à l’occasion de l’exécution de quelque prestation que ce soit, quand bien même la prestation a été commandée et payée par le Client.

Sauf s’il est expressément stipulé le contraire par écrit, aucun paiement du Client n’emporte de transfert de droit de propriété intellectuelle ou industrielle au profit du Client ou d’un tiers ou ne peut être interprété comme tel.

2. Le Client est seul responsable de la qualité, de la licéité, de la pertinence des Données et contenus qu’il transmet aux fins d’utilisation du logiciel « AGEVAL ». Il garantit en outre être titulaire des droits de propriété intellectuelle lui permettant d’utiliser les Données et contenus.

ARTICLE 7 - OBLIGATIONS ET RESPONSABILITÉS QUANT À LA CONCESSION ET L’UTILISATION D E LA LICENCE

Le Concédant est toujours soumis à une obligation de moyens sauf s’il est expressément mentionné autre chose pour une obligation précise, et sans que cette mention ne puisse s’étendre à d’autres obligations même liées.

Le client est averti des aléas techniques inhérents à l’Internet, et des interruptions d’accès qui peuvent en résulter. En conséquence, le concédant ne sera tenu responsable des éventuelles indisponibilités ou ralentissements des services applicatifs.

Le Client s’engage au respect intégral des présentes et reconnaît que toute mise en péril ou violation effective des droits de propriété intellectuelle du Concédant est une violation grave de ses obligations.

Le Client est seul responsable de l’usage du logiciel « AGEVAL » et des données ou documents personnels que celui-ci comporte. La disponibilité de ces données dans le logiciel « AGEVAL » ne dispense pas le Client de leur vérification. Le Client est seul responsable en cas d’erreur ou de discordance entre les données qu’il a rentrées et la réalité.

La non-utilisation du logiciel ne peut constituer une cause de résolution du contrat.

En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, le Prestataire ne sera tenu que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l’exécution des services. En conséquence le Prestataire ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes et dommages indirects ou imprévisibles du Client ou des tiers, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de Données, préjudice commercial, perte de chiffres d’affaires ou de bénéfice, perte de clientèle, perte d’une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution fautive des prestations.

Dans tous les cas, il est expressément convenu que le montant total des indemnités que le Concédant pourra être amené à verser au Client pour quelque raison que ce soit, est limité aux sommes effectivement perçues par le Concédant au cours des douze mois ayant précédé l’incident en paiement des prestations effectuées en exécution du contrat.

Le Prestataire ne saurait en outre être responsable de la destruction accidentelle des Données par le Client ou un tiers ayant accédé au logiciel « AGEVAL » au moyen des identifiants remis au Client.

Aucune des parties ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement quelconque à ses obligations dans le cadre du Contrat, si un tel manquement résulte :

- D’une décision gouvernementale, en ce compris tout retrait ou suspension d’autorisations quelles qu’elles soient

- D’une grève totale ou partielle, interne ou externe à l’entreprise

- D’un incendie

- D’une catastrophe naturelle

- D’un état de guerre

- D’une interruption totale ou partielle ou d’un blocage des réseaux de télécommunications ou électrique

- D’acte de piratage informatique

- Ou plus généralement tout autre événement de force majeure présentant les caractéristiques définies par la jurisprudence.

ARTICLE 0 - XXXXXXXXX XXX XXXXXXX

Afin de garantir la pérennité du logiciel « AGEVAL » pendant toute la durée contractuelle de son exploitation par le Client, les sources dudit logiciel seront déposées à l’Agence pour la Protection des Programmes, le Client n’y aura accès que si le fournisseur n’est plus en mesure d’assurer le suivi du logiciel (cessation d’activité) dans les conditions de l’ARTICLE 6 du règlement de l’Agence pour la Protection des Programmes.

Art 6 APP - Droits d’accès aux éléments déposés

L'utilisateur d'un programme ou de tout élément déposé auprès de l’APP peut demander à y accéder sous réserve d’un accord écrit entre les parties.

Cet accord peut prendre la forme d’un contrat dédié à l’accès aux éléments déposés ou d’une clause spécifique intégrée au contrat liant l’utilisateur et le déposant (comme par exemple une licence d’utilisation). L’APP doit impérativement y être désignée comme séquestre.

L’accès aux éléments déposés a lieu selon la procédure d’application du présent article dénommée « procédure d’accès aux éléments déposés » et après avis de la Commission d’accès de l’APP.

ARTICLE 0 - XXXXXXXXX XX XX XXXXXXXXXXX

Seules les interventions relatives au logiciel « AGEVAL » visé au contrat de Licence sont prises en charge dans le cadre des présentes.

9.1 – PRESTATIONS FOURNIES

La société AGEVAL SOLUTIONS s’engage :

- À maintenir en bon état de fonctionnement le logiciel « AGEVAL » ;

- À assister « l’Utilisateur » formé dans l’utilisation dudit logiciel ;

- À corriger toutes anomalies de fonctionnement du logiciel « AGEVAL » ;

- À assister le Client pour remettre dans de bonnes conditions d’exploitation le logiciel « AGEVAL » et fichiers à la suite d’un accident causé par un mauvais fonctionnement du logiciel « AGEVAL » ;

- À informer le Client de toutes évolutions apportées au logiciel « AGEVAL » et à lui remettre toute documentation à ce sujet ;

- À effectuer la révision du Logiciel « AGEVAL » en fonction des accords d’évolutivité arrêtés dans le contrat de Licence lié.

9.2 – EXCLUSIONS

Ne peuvent en aucun cas être inclus dans la Maintenance :

- Les pannes matérielles des ordinateurs de l’utilisateur ;

- Les instabilités existantes dans le système d’exploitation et/ou dans les logiciels, du matériel utilisé (ordinateur, tablette…)

- Les limites du réseau client : toute restriction du système client

- Les problèmes d’accès au réseau Internet

- Les problèmes liés à l’utilisation d’un navigateur qui n’est pas recommandé par AGEVAL (Les navigateurs recommandés : dernières versions FIREFOX, INTERNET EXPLORER 11 / EDGE / CHROME)

- La reconstitution des fichiers en cas de destruction accidentelle ;

- Le développement de nouveaux programmes ;

- Les ajouts ou modifications sur les programmes existants non prévus dans le présent contrat ;

- Le travail d’exploitation ;

- Le logiciel « AGEVAL » qui aurait été modifié par d’autres que le Mainteneur ;

- Le système, accessoires et fournitures ;

- La réversibilité du logiciel « AGEVAL » sur un hébergement autre que celui-ci : le serveur dédié AGEVAL géré par la société SIGMA INFORMATIQUE ;

- Les dégâts résultant de virus informatiques sur les postes de l’Utilisateur ;

- Les dégâts résultant d’un cas de force majeure.

9.3- PRESTATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Les prestations supplémentaires qui ne sont pas expressément prévues dans la liste des prestations fournies pourront être assurées par le Mainteneur à titre de prestations supplémentaires et facturées en sus en appliquant le tarif en vigueur.

ARTICLE 10 - TYPES DE MAINTENANCES

Le Client bénéficie de six lignes de maintenance :

- Première paramétrisation

- Espace AIDE

- Assistance à l’utilisation

- Maintenance correction

- Maintenance évolution

- Mises à jour du logiciel « AGEVAL »

10.1 - PREMIÈRE PARAMÉTRISATION

- Création d'un fichier de configuration spécifique

- Création d'un répertoire pour l'enregistrement des documents

- Création d'un ensemble de tables pour la base de données

- Paramétrage du nom de domaine et création d'un alias vers AGEVAL

- Création en base de données des utilisateurs administrateurs et des établissements

- Mise en place du logo de l'établissement

- Communication des accès

1 0.2 - ESPACE AIDE

- Guide d’utilisation du logiciel

- FAQ

10.3 - ASSISTANCE TECHNIQUE

SUPPORT TELEPHONIQUE :

Un numéro de téléphone réservé à l’Utilisateur, accessible aux heures de bureaux 9h30-12h / 14h-17h30 Réponse garantie dans les 24 heures ouvrées.

INTERVENTION :

Toute demande d’intervention doit être écrite.

Afin de sécuriser le service et d’assurer une traçabilité des interventions, toute demande d’intervention doit être écrite et adressée à l’adresse mail suivante : xxxxxxx@xxxxxx.xx

Ou sur l’espace support ticket accessible sur votre logiciel « AGEVAL » (version administrateur).

En cas de besoin à l’appréciation du Mainteneur, le Client autorise le Mainteneur à prendre en main son poste à distance.

10.4 - MAINTENANCE CORRECTION

Le Client bénéficie d’une maintenance correction lui assurant la correction des bogues. C’est-à-dire une anomalie reproductible empêchant le logiciel de donner des résultats conformes aux fonctions contractuellement prévues ou à la documentation du logiciel « AGEVAL ».

Si l’incident trouve sa cause dans un autre élément que le logiciel « AGEVAL », il est exclu du périmètre de la maintenance.

Est réputé trouver sa cause dans un autre élément que le logiciel maintenu, l’incident qui résulte de la carence du Client de se conformer à son obligation de tenir son système et son environnement à jour quant aux éléments hardware ou software de tiers.

10.5 - MAINTENANCE ÉVOLUTION

Le logiciel « AGEVAL » est un progiciel standard que l’éditeur fait régulièrement évoluer, à son entière discrétion, pour y ajouter ou en modifier des fonctionnalités.

Le Client peut suggérer de telles évolutions, sans préjudice de l’entière liberté du Mainteneur de retenir ou non la suggestion.

AGEVAL SOLUTIONS s’appuie sur une commission d’experts composés de professionnels (qualiticien, directeur d’établissement, directrice des soins…) utilisateurs pour arbitrer.

Une rubrique du logiciel est dédiée à la1€ suggestion sur la page d’accueil du logiciel.

Sans préjudice de l’obligation de garantie prévue dans les conditions du présent contrat, le Client accepte cette évolution.

10.6 - MISE À JOUR DU LOGICIEL

Par « mise à jour » (MAJ), on entend la mise à disposition de la nouvelle version du même logiciel « AGEVAL » hors extensions experts selon les modalités applicables précisées dans les spécifications techniques minimales.

Ces MAJ assurent diverses fonctions, dont l’intégration dans le logiciel « AGEVAL » des corrections apportées à des bogues existants, ainsi que les conséquences de la maintenance évolution.

L’obligation de délivrance des MAJ cesse au moment de la survenance du premier des événements suivants :

- Cessation du présent contrat

- À l’issue de la durée de vie du logiciel maintenu ou à l’issue de la durée de vie prévisible dudit logiciel

- Lorsque cette mise à jour entraîne pour le Mainteneur un effort disproportionné par rapport à l’avantage retiré par le Client

- La disparition ou l’arrêt de la commercialisation ou de la maintenance du système d’exploitation sur lequel le logiciel « AGEVAL » est installé ou de toute autre élément hardware ou software de tiers.

Installation de la MAJ :

- La MAJ est directement installée par AGEVAL SOLUTIONS sur le serveur.

ARTICLE 11 - LIMITATIONS DE RESPONSABILITÉS QUANT À LA MAINTENANCE

Le Mainteneur sera dégagé de toute responsabilité en cas d’inobservation par le Client de l’une des clauses du présent contrat et dans les cas prévus par l’ARTICLE 9-2 du présent contrat.

Dans ces cas, Le Mainteneur ne pourra en aucun cas être considéré comme responsable des dommages directs ou indirects, y compris la perte de données ou d’informations.

La responsabilité du Mainteneur ne pourra être recherchée en cas de force majeure ou pour d’autres motifs indépendants de sa volonté tels que grève, conflits sociaux, sinistres ou accidents.

Hors le cas de force majeure et dans les cas de mise en cause de sa responsabilité, il est expressément convenu que le montant total des indemnités que le Concédant pourra être amené à verser au Client pour quelque raison

que ce soit, est limité aux sommes effectivement perçues par le Concédant au cours des douze mois ayant précédé l’incident en paiement des prestations effectuées en exécution du contrat.

ARTICLE 12 - LIVRAISON, INSTALLATION, HÉBERGEMENT ET RÉCEPTION

Le logiciel « AGEVAL » est livré par l’installation d’un espace web dédié et la mise en place d’un accès sécurisé.

Il est de convention expresse que le logiciel « AGEVAL » est livré et installé vide de données relatives à l’établissement.

En l’état et de par sa nature de logiciel web à la date de la signature des présentes, le logiciel « AGEVAL » ne peut être hébergé qu’à l’adresse stipulée aux conditions particulières du présent contrat.

Cet hébergement fait l’objet d’une facturation forfaitaire intégrée à la redevance.

Par réception du logiciel « AGEVAL », il y a lieu d’entendre l’acceptation expresse ou tacite, par le Client, laquelle est acquise dès que le logiciel fonctionne sans réserve majeure.

Par réserve majeure, on entend un dysfonctionnement majeur ayant pour effet d’empêcher le Client d’utiliser le logiciel « AGEVAL ».

La réception est acquise tacitement au premier événement suivant :

(i) Le Client utilise le logiciel autrement que dans la phase de test

(ii) Le Client paye sans réserve la facture

(iii) Le 7éme jour calendrier qui suit la livraison du logiciel vide et non paramétré

ARTICLE 13 - CONFIDENTIALITÉ DES PARAMÈTRES D’ACCÈS

L’accès au logiciel « AGEVAL » est protégé par des paramètres de connexion (identifiant et mot de passe). Ces paramètres sont personnels à « l’Utilisateur » et doivent être gardés confidentiels.

Dans la mesure du possible, ces paramètres doivent être mémorisés par « l’Utilisateur » et ne pas être conservés, sous quelque forme que ce soit. En tout état de cause, ils ne doivent pas être transmis à des tiers ou aisément accessibles. Ils doivent être saisis par « l’Utilisateur » à chaque accès et ne pas être conservés en mémoire.

Lorsqu’ils sont choisis par « l’Utilisateur » les paramètres doivent respecter un certain degré de complexité et être modifiés régulièrement. Des consignes de sécurité sont élaborées par le Client afin de recommander les bonnes pratiques en la matière.

En cas de perte de ces paramètres de connexion, le Concédant réinitialisera ces derniers selon la procédure suivante :

- Demande écrite du client

- Création et communication de nouveaux accès administrateurs par le Concédant

ARTICLE 14 - TRAITEMENT DES DONNÉES

Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le concédant s’engage à effectuer pour le compte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après.

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 ( RGPD)

Dans le cadre des obligations édictées par la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, le Concédant a déclaré

à la CNIL son fichier client relatif au logiciel « AGEVAL » enregistré sous le n° 1803576-V0.

14. 1 - DONNÉES DU CLIENT RELATIVES A LA DEMARCHE QUALITE ET GESTION DES RISQUES

Les Données désignent les informations, publications et, de manière générale, les données de la base de données Client dont l’utilisation est l’objet du présent contrat, pouvant être consultées uniquement par les Utilisateurs.

La démarche qualité et gestion des risques telle que définie par le présent logiciel n’a pas vocation à traiter des données personnelles des usagers des établissements du Client.

Le Concédant recommande de ne faire apparaitre que des données anonymisées notamment dans le cadre de la déclaration d’événements indésirables.

Seul un usage contraire aux recommandations du Concédant pourra conduire à la collecte de données personnelles de santé dont le Client sera le seul responsable.

Le Client est seul responsable de la qualité, de la licéité, de la pertinence des Données et contenus qu’il transmet aux fins d’utilisation du logiciel « AGEVAL ».

14.2. DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DU CLIENT

Le Concédant est autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir l’accès au logiciel AGEVAL .

La nature des opérations réalisées sur les données est la collecte, l’enregistrement, la structuration, la conservation de ces données personnelles .

Les traitements mis en œuvre par le Concédant répondent à une finalité explicite, légitime et déterminée. Ces données sont traitées principalement pour les finalités suivantes :

• la gestion de l’accès au logiciel AGEVAL ;

• la gestion des utilisateurs et des déclarations d’évènements indésirables, collecte de Données au sens défini au 14.1 des présentes.

Les données à caractère personnel traitées sont : nom/prénom/email/téléphone/ fonction des utilisateurs du logiciel AGEVAL.

14.2-1 Obligations du Concédant vis-à-vis du responsable de traitement

Le concédant s'engage à :

1. traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-trai- tance

2. traiter les données conformément aux instructions documentées du responsable de traitement. Si le concédant considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protec- tion des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres rela- tive à la protection des données, il en informe immédiatement le responsable de traitement

3. garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat

4. veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du pré- sent contrat :

• s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de con- fidentialité

• reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel

5. prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protec- tion des données dès la conception et de protection des données par défaut

6. Sous-traitance : Le Concédant peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant ulté- rieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le responsable de traitement de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-trai- tées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le respon- sable de traitement dispose d’un délai minium de 10 jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le respon- sable de traitement n'a pas émis d'objection pendant le délai convenu.

Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du responsable de traitement. Il appartient au sous-traitant initial de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le sous-traitant initial demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.

7. Droit d’information des personnes concernées

Il appartient au responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

Le sous-traitant, au moment de la collecte des données, fournira également aux personnes concernées par les opérations de traitement l’information relative aux traitements de données qu’il réalise.

8. Exercice des droits des personnes

Dans la mesure du possible, le sous-traitant doit aider le responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

Lorsque les personnes concernées exercent auprès du sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique à xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxx.xx

9. Notification des violations de données à caractère personnel

Le sous-traitant notifie au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 48 heures après en avoir pris connaissance et par le moyen suivant : information par email aux administrateurs de la plateforme. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

10. Aide du sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obligations

Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données.

Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de

l’autorité de contrôle.

11. Mesures de sécurité

Le Concédant a mis en place les mesures techniques et organisationnelles de nature à empêcher tout accès ou utilisations fraudeuses des Données et à prévenir toutes pertes, altérations et destructions des Données suivant les modalités définies dans l’ANNEXE TECHNIQUE des présentes.

Chacune des parties s’engagent à mettre en œuvre les moyens techniques appropriés pour assurer la sécurité des Données.

Sous réserves des dispositions des ARTICLES 7 et 11 des présentes, le Concédant s’engage à préserver l’intégrité et la confidentialité des Données contenues dans le logiciel « AGEVAL ».

14.2.2 - Obligations du responsable de traitement vis-à-vis du Concédant

Le responsable de traitement s’engage à :

1. fournir au sous-traitant les données visées au 14.2 des présentes clauses

2. documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par le sous-traitant

3. veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part du sous-traitant

4. superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du sous-traitant

14.3 EXPLOITATION DES DONNÉES

Les sauvegardes sont automatiquement réalisées par le Concédant sur le serveur géré par la société SIGMA INFORMATIQUE à condition que l’utilisateur ait bien validé et/ou envoyé ou n’ait pas supprimé les informations saisies.

Les données collectées sont la propriété exclusive du Client.

Le Client autorise le Concédant à utiliser les Données collectées (DONNÉES DU CLIENT RELATIVES A LA DEMARCHE QUALITE ET GESTION DES RISQUES) sous forme anonymisée à des fins analytiques.

À toute autre fin, le Concédant s’engage expressément par la présente à ne pas utiliser les données dont il aura connaissance sauf autorisation expresse du Client.

ARTICLE 15 - DISPOSITIONS FINANCIÈRES

1 5.1 - REDEVANCES

Les tarifs Hors Taxes en vigueur figurent sur le BON DE COMMANDE. AGEVAL pourra modifier ces prix une fois par an selon l’indice SYNTEC.

15.2 - MODALITÉS DE PAIEMENT

Les prestations sont facturées terme à échoir selon les termes figurant au BON DE COMMANDE. Les prestations sont payables échéance par virement ou chèque bancaire.

15.3 - DÉFAUT DE PAIEMENT

Sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts, le défaut de paiement par le Client d’une facture à son échéance entraine de plein droit :

- L’application d’un intérêt de retard égal à trois fois le taux d’intérêt légal, sans mise en demeure préalable et

à compter du premier jour de retard ;

- L’application d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€ ;

- La résiliation de plein droit du contrat sous 30 jours francs après l’envoi par le Concédant d’une mise en demeure par lettre recommandée AR demeurée infructueuse.

ARTICLE 16 - OBLIGATION DE COLLABORATION

Le Client s’engage à respecter les conditions normales d’utilisation du logiciel « AGEVAL », à appliquer strictement les instructions données par le Mainteneur et à respecter toutes les dispositions du présent contrat.

Le Client devra laisser pénétrer dans ses locaux toutes personnes mandatées par le Mainteneur afin de surveiller le fonctionnement des programmes utilisés par le Client.

Le Client informera de toutes anomalies dans le fonctionnement du logiciel « AGEVAL » et lui indiquera tous changements susceptibles de rendre nécessaire une révision du logiciel maintenu.

Le Client s’engage à ce que toute installation d’une nouvelle version, toute révision et toute intervention concernant le logiciel « AGEVAL » soient confiées exclusivement au Mainteneur.

Le Client devra désigner au sein de son personnel une personne qualifiée qui sera le seul interlocuteur du Mainteneur.

En cas de non-respect de l’une des dispositions du contrat ou des obligations prévues, le Mainteneur pourra mettre fin au présent contrat en respectant un préavis d’un mois.

ARTICLE 17 - RÉSILIATION ANTICIPÉE ET RÉVERSIBILITÉ

En cas de manquement de l’une ou l’autre des parties à ses obligations contractuelles, l’autre partie pourra 30 jours francs à compter de la date de réception d’une mise en demeure restée infructueuse sous la forme d’une lettre Recommandée Accusé de Réception, résilier de plein droit le contrat sans préavis ni autre formalité judiciaire et sans préjudice de tous droits et /ou actions notamment pour solliciter tous dommages-intérêts auxquels elle pourrait prétendre et ce en application des dispositions de l'article 1224 du Code civil.

En cas de rupture anticipée le Client devra remettre sans délai à AGEVAL SOLUTIONS l’ensemble des documents qui lui ont été confiés par AGEVAL SOLUTIONS.

Le Concédant s’engage à restituer au Client les données lui appartenant dans le mois suivant la fin de la relation contractuelle à la demande du Client.

ARTICLE 18 - CONFIDENTIALITÉ

Les parties conviennent de considérer comme strictement confidentielles toutes les informations, méthodes, documentations qu’elles pourront être amenées à connaître dans le cadre des présentes, en ce qui concerne leurs affaires respectives.

En particulier, tous les renseignements fournis au personnel, sous-traitant et tiers de l’une ou l’autre des parties, tous les documents (économiques, techniques, fonctionnels, organisationnels…) et données qui leur sont confiés et qui ne sont pas disponibles au public, tous les entretiens auxquels ils participent et tous les documents émis sont considérés comme strictement confidentiels et constituent une partie substantielle du patrimoine des parties.

Les parties s’engagent à ne pas utiliser ces informations à des fins personnelles et à ne pas les dévoiler à des tiers.

Les parties s’engagent à faire respecter cette obligation par tous leurs mandataires sociaux, personnels, sous- traitants et tiers contractants.

Les parties s’engagent à mettre en œuvre les moyens appropriés pour garder le secret le plus absolu sur les méthodes, informations et documentation de l’autre partie auxquels elles auraient eu accès à l’occasion de

l’exécution du Contrat.

ARTICLE 20 – PUBLICITÉ

Le Client autorise expressément AGEVAL SOLUTIONS à mentionner son nom dans la liste de ses références commerciales.

Pour toute autre utilisation, et notamment pour toute opération de promotion commerciale faisant mention du nom du Client, le Concédant devra demander l’autorisation au Client.

ARTICLE 21– CESSION DU CONTRAT

Le contrat ne pourra être cédé directement ou indirectement, à titre onéreux ou gratuit, par une des parties à un tiers sans l’accord préalable exprès de l’autre partie.

ARTICLE 22 – LITIGES LOI APPLICABLE

Le présent contrat est soumis à la Loi française.

En cas de litige qui surviendrait dans l’exécution du contrat, les parties s’engagent à faire leurs meilleurs efforts en vue d’une résolution amiable.

À défaut, le litige sera soumis au Tribunal de Commerce de PARIS auquel les parties attribuent compétence territoriale, quel que soit le lieu d’exécution des services ou le domicile du défendeur.

1. Paraphes sur toutes les pages

2. J’accepte les Conditions Générales de Vente ci-dessus

Le : _ _ / _ _ / _ _ _ _

À : ..................................

Nom & Signature :

Cachet de l’établissement

ANNEXE TECHNIQUE

PRÉREQUIS

- L'application AGEVAL utilise les technologies Web

- AGEVAL est accessible depuis n’importe quel ordinateur ou tablette connecté à Internet

- Navigateurs compatibles : Internet Explorer 11, Edge, Firefox et Chrome dans leurs dernières versions

- Un lecteur PDF est recommandé (installation sur poste client) pour la lecture des documents PDF fournis par la solution AGEVAL (ex. Acrobat Reader)

- Activation Javascript

- Le client est averti des aléas techniques inhérents à l’Internet et des interruptions d’accès qui peuvent en résulter. En conséquence, le concédant ne sera tenu responsable des éventuelles indisponibilités ou ralentissements des services applicatifs

ESPACE DISQUE DISPONIBLE PAR ÉTABLISSEMENT : 1 Go

- 1 Go + : 1 euros HT/mois

S ÉCURITÉ DES DONNÉES

- Les données sont hébergées avec le SGBD MySQL

- Serveur d’application : Apache 2

- La solution AGEVAL est hébergée sur serveur redondé (load balancing)

Hébergement des données

Notre partenaire

L’ensemble des données de la solution AGEVAL est hébergé dans les datacenters de notre partenaire SIGMA INFORMATIQUE.

Les datacenters sont localisés dans la métropole de Nantes (France).

SIGMA INFORMATIQUE est un hébergeur agréé par ASIP SANTE (hébergement agréé de données de Santé) garantissant fiabilité, rentabilité, sécurité et qualité de service.

Disponibilité

Disponibilité de l’hébergeur

Taux de disponibilité mensuelle cumulé garanti : 99.99% Garanties de temps de rétablissement (GTR) : 4 heures

SIGMA INFORMATIQUE garantit la connectivité haut débit (3 datacenters interconnectés) et multi-opérateurs.

Disponibilité de la solution

Taux de disponibilité mensuelle cumulé garanti : 99.99% (hors période de maintenance et mise à jour de la solution)

Garanties de temps de rétablissement (GTR) : 8 heures (5j/7)

Sécurisation des données

AGEVAL SOLUTIONS et son partenaire SIGMA INFORMATIQUE assurent la protection physique et logique des données de la solution AGEVAL.

Protection physique des données

Les datacenters SIGMA INFORMATIQUE garantissent une infrastructure hautement sécurisée et flexible. Ils répondent à des exigences fortes issues d’une politique d’accès aux bâtiments (sécurité des sites, anti-intrusion) et de gestion des risques (sismicité, inondation, foudre, incendie, …).

Protection logique des données

Accès aux données

Les accès à la solution AGEVAL répondent à des exigences fortes imposées par AGEVAL SOLUTIONS et son partenaire SIGMA INFORMATIQUE.

Les différents acteurs (utilisateurs de la solutions, équipes techniques…), susceptibles d’accéder aux données sont soumis à un contrôle des habilitations et authentification.

Protection des transmissions de données

La protection des transmissions de données est garantie par l’usage des protocoles HTTPS (protocole de transfert hypertexte sécurisé), VPN et SSH (Secure Shell).

Le protocole HTTPS est le protocole de transmission utilisé par la solution AGEVAL.

Les protocoles VPN et SSH sont utilisés par les équipes techniques AGEVAL SOLUTIONS et SIGMA

INFORMATIQUE. Pour garantir la protection des données, la traçabilité et la protection du réseau, les équipes techniques sont contraintes à une authentification forte à savoir un identifiant, un mot de passe ainsi qu’une clé de connexion de type Yubikey.

Habilitations

L’accès à la solution AGEVAL est soumis à une politique rigoureuse d’habilitations applicatives. Ces habilitations sont définies par AGEVAL SOLUTIONS et, en fonction de la plateforme client, avec le client concerné.

Ces habilitations définissent des rôles spécifiques contribuant à la sécurisation et la confidentialité des données. On distingue plusieurs grands rôles d’habilitation applicative : administrateur, administrateur établissement,

utilisateur simple et utilisateur avancé.

Authentification

L’authentification de la solution AGEVAL est primordiale (pour notamment garantir la confidentialité des données) et s’efforce à suivre les recommandations de la CNIL.

Pour qu’un utilisateur accède à la solution AGEVAL, il doit s’authentifier au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe.

Les identifiants des utilisateurs demeurent uniques (par plateforme client).

Les mots de passe des utilisateurs sont stockés de façon sécurisée dans une base de données. Un chiffrement (cryptage) est appliqué rendant impossibles toute visibilité et toute restitution.

Les clients de la solution AGEVAL sont invités à suivre les préconisations de sécurité des mots de passe des utilisateurs de leur plateforme à savoir :

- Règle 1 : comporter au moins 8 caractères

- Règle 2 : comporter au moins 1 minuscule, 1 majuscule, 1 chiffre et 1 caractère spécial

Les mots de passe des utilisateurs des nouvelles plateformes devront respecter ces règles. Une 3ème règle visant à éviter les mots de passe « simples » sera également imposée.

Le changement de mot passe à la 1ère connexion de l’utilisateur accompagnera également l’effort de sécurisation.

En cas de perte des paramètres de connexion, AGEVAL SOLUTIONS les réinitialisera et les communiquera sur demande écrite du client.

Les procédures encadrant les mots de passe des équipes AGEVAL SOLUTIONS demeurent contraignantes afin de garantir les engagements de sécurité. Un renouvellement régulier des mots de passe est effectué ; des

procédures exceptionnelles existent également en cas par exemples de départ d’un collaborateur ou d’une suspicion de fuite…

Traitement des données

Le client est responsable et propriétaire des données de sa plateforme AGEVAL.

La manipulation des données par les équipes habilitées de AGEVAL SOLUTIONS et/ou SIGMA INFORMATIQUE doit faire l’objet d’une demande explicite du client.

Sauvegarde des données

La politique de sauvegarde des données de la solution AGEVAL suit :

- 2 sauvegardes quotidiennes (12h et 24h)

- Une rétention des sauvegardes à J-7 sur 2 emplacements distincts

- (Sauvegarde des données / documents / paramètres)

Traçabilité des connexions et des actions

Toutes les connexions qu’elles soient au niveau des serveurs ou au niveau de la solution AGEVAL sont tracées. Le cadre e-santé d’hébergement des données impose en effet une traçabilité des connexions et des actions. Des logs systèmes et applicatives conservent ces informations réservées et à disposition des équipes habilitées AGEVAL SOLUTIONS et SIGMA INFORMATIQUE.

CONFORMITE DE SIGMA INFORMATIQUE

Conformité aux exigences légales

Dans le but de protéger la confidentialité des données à caractère personnel et d'assurer le respect de la vie privée des collaborateurs, des clients et des utilisateurs finaux de ses produits et services, dans le respect de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, le Groupe SIGMA :

• Définit et met en en œuvre une Politique de Confidentialité et de Sécurité des Données à Caractère Personnel' afin de définir les modalités et conditions selon lesquelles les sociétés du Groupe effectuent des traitements de données à caractère personnel,

• Désigne un Correspondant Informatique et Libertés,

• Déclare à la CNIL les traitements de données à caractère personnel sensibles sous sa responsabilité.

En complément, dans le but d'éviter toute violation des obligations légales, réglementaires ou contractuelles :

• Le Groupe SIGMA définit et met en œuvre les procédures appropriées pour garantir que l'utilisation de

matériels ou de logiciels soumis à licence s'effectue en conformité avec les exigences légales et avec les contrats de licences des constructeurs et éditeurs.

• Les enregistrements importants du Groupe SIGMA sont protégés contre ta perte, la destruction et la

falsification conformément aux exigences légales et réglementaires et aux exigences métier du Groupe SIGMA et de ses clients (exemple : certificats électroniques).

• Afin de prévenir toute utilisation des systèmes d'information à des fins illégales, le Groupe SIGMA a réalisé une Charte d'usage des ressources informatiques. Cette charte, annexée au règlement intérieur, précise les règles et bonnes pratiques que les collaborateurs doivent appliquer.

• Le Groupe SIGMA utilise des outils de contrôle et de surveillance pour détecter les usages incorrects des outils mis à disposition des collaborateurs, en particulier l'accès au Web ; les collaborateurs sont informés de l'existence de ces outils par la charte mentionnée ci-dessus.

• La Politique d'utilisation de la cryptographie' contribue à assurer que les mécanismes cryptographiques sont utilisés conformément à la législation applicable en France et dans l'Union Européenne.

Conformité avec les politiques de sécurité et audits

Les règles ci-après ont pour objectif de s'assurer de la conformité des systèmes d'information du Groupe SIGMA avec les politiques de sécurité du Groupe :

• La Direction Financière et de la Performance réalise des audits de sécurité sur les projets et prestations récurrentes des directions opérationnelles, afin de vérifier que les activités réalisées sont conformes aux normes et règles de sécurité du Groupe.

• La conformité des systèmes d'information du Groupe avec les normes relatives à la mise en œuvre de la sécurité est vérifiée avant la mise en production de ces SI, puis de manière annuelle ou pluriannuelle en fonction de la criticité de ces SI.

• Les activités d'audit de sécurité et de test de la sécurité des systèmes en production sont planifiées en accord avec les clients et les équipes d'exploitation concernées, afin de réduire autant que possible le risque de perturbation des processus métiers