CODE DE PRATIQUES

guidant les relations

HôTELS ET AGENCES DE VOYAGES

établi conjointement par

L'ASSOCIATION INTERNATIONAL DE L'HOTELLERIE ET DE LA RESTAURATION (IH&RA)

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&RA /

FUA

FEDERATION UNIVERSELLE DES ASSOCIATIONS D'AGENCES DE VOYAGES (FUAAV)

TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION 1

Art. 1 Parties signataires 2

Art. 2 Obligations des parties signataires 2

Art. 3 Caractère exclusivement international du Code de Pratiques 2

Art. 4 Plan national 2

Art. 5 Rôle supplétif et complémentaire du Code de Pratiques 2

Art. 6 Champ d'application du Code de Pratiques 2

Art. 7 Définition du contrat hôtelier 2

Art. 8 Réservation 3

Art. 9 Confirmation 3

Art. 10 Document de réservation 3

Art. 11 Tarifs 3

Art.12 Versements préalables 3

Art. 13 Paiement dû à l'hôtelier 4

Art. 14 Bonne compréhension de la politique de commission 4

Art.15 Définition : Groupe 4

Art. 16 Annulation - généralités 4

Art. 17 Annulation - groupes 5

Art. 18 Annulation - individuels 5

Art. 19 Réservation garanties et non garanties - No-show 6

Art. 20 Départ anticipé 6

Art. 21 Renseignement fournis à l'hôtel 6

Art. 22 Information aux agents de voyages et aux clients 6

Art. 23 Qualité des services fournis 7

Art. 24 Mise à disposition des chambres 7

Art. 25 Obligations envers le client 7

Art. 26 Force majeure 7

Art. 27 Notification de cas de force majeure 7

Art. 28 Réservations multiples 7

Art. 29 Règlement à l'amiable d'un diffusion 7

Art. 30 Règlement des litiges 8

Art. 31 Interprétation du Code de Pratiques 8

Art. 32 Texte de référence 8

Art. 33 Entrée en vigueur du Code de Pratiques 8

ANNEXE 1 Définitions 9

ANNEXE 2 Tableau d’explication de la politique d’annulation pour les groupes (Art. 17.) 10

ANNEXE 3 Tableau d’explication de la politique d’annulation pour les groupes (Art. 17.) example 11

ANNEXE 4 Liste de pointage concernant les clients individuels et les groupes 12

ANNEXE 5 Reglement d'arbitrage IH&RA / FUAAV 13

ANNEXE 6 Contrat client individuel 16

ANNEXE 7 Contrat Groupe 20

ANNEXE 8 Contrat d'allotement 24

ANNEXE 9 Contrat pour congres, conventions et voyages de motivation 28

Janvier 2000 1 Code de Pratiques IH&RA / FUAAV

INTRODUCTION

Le présent texte remplace le Code de Pratiques AIH/FUAAV guidant les relations hôtels/agences de voyages signé le 3 juillet 1991 qui lui même remplacé la Convention AIH/FUAAV 1979 et codifié les mêmes principes de base qui ont guidé les relations hôteliers/agents de voyages pendant de longues années.

De nombreux accords et conventions nationaux s'inspirent des termes de l'ancienne Convention AIH/FUAAV et du Code de Pratiques ci-dessus mentionné.

Plusieurs états en ont inclus les termes essentiels dans leur loi nationale. De ce fait, il est probable qu'une telle logique de concordance entre la loi et la pratique permette d'éviter tout risque grave de divergence entre pratiques commerciales et dispositions contractuelles qui pourrait laisser les hôteliers et agents de voyages dans l'incertitude quant à leurs droits et obligations.

Dans la mesure où les précédents Code de Pratiques et conventions stipulaient simplement ce qui est encore la pratique habituelle, on peut s'attendre à ce que les cours et tribunaux appliquent les mêmes principes en l'absence de contrat et/ou en cas de litige sur des points non contractuels.

Le Code de Pratiques cherche à fournir un guide utile aux hôteliers et agents de voyages dans le but de promouvoir harmonieusement leurs relations, et d'éviter d'éventuels malentendus ou litiges. Il comprend des principes généraux auxquels sont annexés:

• des définitions,

• une liste de pointage pour l'établissement de contrats s'appliquant aux clients individuels et aux groupes,

• un règlement d'arbitrage,

• un tableau récapitulatif des annulations des groupes et des individuels,

• un tableau explicatif des modalités d'annulation de groupes.

Janvier 2000 1 Code de Pratiques IH&RA / FUAAV

Art. 1 - Parties signataires

Les parties signataires sont :

• L'International Hôtel & Restaurant Association, dont le siège est situé: 000, xxx xx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx 00000 Xxxxx, (Xxxxxx).

Ci-après dénommée "IH&RA"

• La Fédération Universelle des Associations d'Agences de Voyages, dont le siège est situé: 000, xxx Xxxxx Xxxxxx -00000 Xxxxx - Xxxxxx et dont le Secrétariat Général est sis 0, xxxxxx xxx Xxxxxxxxx 00000 Xxxxxx. (Principauté de Monaco).

Art. 2 - Obligations des parties signataires

Ci après dénommée "FUAAV"

Art. 5 -Rôle supplétif et complémentaire du Code de Pratiques

a) Le Code de Pratiques s'applique lorsqu'aucun contrat n'est intervenu entre l'hôtelier et l'agent de voyages.

b) Il s'applique également, à titre complémentaire, à toute disposition ne figurant pas dans un contrat.

Art. 6 - Champ d'application du Code de Pratiques

c) Les parties signataires souhaitent que ce Code de Pratiques serve de directive pour la solution des litiges entre hôteliers et agents de voyages, soit à l'amiable, soit dans la pratique judiciaire ou de l'arbitrage.

Les parties signataires s'engagent :

• à intervenir auprès des associations nationales pour faire respecter les clauses de ce Code de Pratiques au niveau international

Art. 3 - Caractère exclusivement international du Code de Pratiques

• à recommander à leurs membres et affiliés respectifs de donner la préférence, pour la conclusion de leurs contrats hôteliers, aux membres et affiliés de l'autre partie signataire.

Le Code de Pratiques est destiné à réglementer les contrats, dits hôteliers, entre les agents de voyages et les hôteliers.

Art. 7 - Définition du contrat hôtelier

Si certaines dispositions du présent Code de Pratiques se révélaient être en contradiction avec des lois nationales (notamment les dispositions dites antitrust), ou internationales, les signataires reconnaissent que ces dispositions ne s'appliqueraient pas.

Le Code de Pratiques s'applique aux relations de caractère international, entre un hôtelier et un agent de voyages dont les établissements sont situés dans des pays différents.

Le "Contrat hôtelier" est un contrat selon lequel l'hôtelier convient avec un agent de voyages de fournir des prestations hôtelières à un prix donné à un voyageur ou un groupe de voyageurs, client(s) de l'agent de voyages. (voir annexe lV ).

Art. 4 - Plan national

Les signataires recommandent aux associations qui concluent des conventions/codes applicables au niveau national de s'inspirer des principes de ce Code de Pratiques.

23 septembre 1999 2 Code de Pratiques IH&RA / FUAAV DOC.SG-99.298

Art. 8 - Réservation

a) Tout contrat hôtelier est précédé d'une demande de réservation émanant de l'agent de voyages et adressée à l'hôtelier.

Toute demande de réservation verbale doit être confirmée immédiatement à l'hôtelier par un document écrit (lettre, télégramme, télex, téléfax, courrier électronique/e-mail, etc.).

c) Xxxxx demande de réservation doit préciser les prestations à fournir.

Art. 9 - Confirmation

a) A réception de la demande de l'agent de voyages, l'hôtelier devra confirmer la réservation par écrit en mentionnant notamment le prix des services commandés, soit par lettre, télégramme, télex, téléfax, courrier électronique/e-mail etc. et/ou par l'attribution d'un numéro d'ordre se rapportant expressément à la demande de réservation. L'hôtelier ne doit pas accepter de réservation qu'il ne peut honorer.

b) A réception de la confirmation de l'hôtelier, ou dans un délai fixé par celui-ci, l'agent de voyages doit notifier son accord par écrit ou les conditions communiquées par l'hôtelier

Art. 10 - Document de réservation

a) Acceptation du bon d'échange (voucher).

S'il en a été convenu ainsi entre l'hôtelier et l'agent de voyages, l'hôtelier est tenu d'accepter un voucher.

L'agent de voyages reconnaît que le bon d'échange remis à son client pour l'hôtelier, est une garantie de paiement sauf si le contraire est clairement précisé.

b) Les services devant figurer sur tout bon d'échange incluent notamment : les dates d'arrivée et de départ, les services hôteliers à fournir, et si possible le moyen de transport.

c) L'émission d'un bon d'échange comportant une extension des services hôteliers est subordonnée à un accord express écrit, entre l'hôtelier et l'agent de voyages, relatif aux services à fournir et/ou au montant maximum de crédit.

Art. 11 - Tarifs

L'hôtelier doit respecter les tarifs convenus par contrat dans la monnaie du pays où se trouve l'hôtel ou dans toute autre monnaie contractuellement définie. Toutefois les contrats de longue durée peuvent prévoir une clause de révision des tarifs.

Art.12 - Versements préalables

L'hôtelier peut exiger le pré-paiement total ou partiel.

a) L'hôtelier peut exiger un droit de réservations (fee) ou un paiement préalable (arrhes ou dépôt de garantie) comme condition de son acceptation de la commande. Si l'hôtelier considère que le paiement préalable doit être traité comme des arrhes ( voir annexe 1) il doit le stipuler clairement. Le droit de réservation (fee) est déduit de la facture finale mais n'est pas remboursée en cas d'annulation.

b) Ce montant préalable peut avoir un caractère de dépôt de garantie sauf en cas d'annulation si celle-ci a été faite conformément aux modalités d'annulation écrites de l'hôtel ou aux usages de la profession.

Si l'hôtelier a demandé un versement préalable, le contrat hôtelier ne sera conclu qu'au moment où le versement de ce montant aura été effectué ou la preuve du versement produite.

c) L'hôtelier doit accuser réception du versement préalable 72 heures au plus tard après réception de celui-ci.

23 septembre 1999 3 Code de Pratiques IH&RA / FUAAV DOC.SG-99.298

Art. 13 - Paiement dû à l'hôtelier

Art.15 - Définition : Groupe

a) Les prestations à payer par l'agent de voyages sont celles qui figurent dans le document de confirmation (contrat hôtelier).

b) L'agent de voyages ayant conclu un contrat hôtelier est responsable du paiement des services spécifiés, sauf s'il a été convenu que la facture serait payée directement par le client.

c) En cas de séjour de longue durée, l'agent de voyages pourra être requis de payer l'hôtel pendant la durée du séjour pour les services déjà fournis, en accord avec les termes du contrat.

d) En cas de réservation par l'agent de voyages de services hôteliers dont le paiement sera effectué directement par le client, l'hôtelier garantit la commission de l'agent de voyages sur les services confirmés.

e) L'hôtelier n'acceptera le règlement direct par carte de crédit que pour les cartes pour lesquelles il est agréé.

Art. 14 - Bonne compréhension de la politique de commission

La politique de l'hôtel concernant le paiement ou le non-paiement de la commission, ainsi que les conditions de paiement, doivent être clairement indiquées à l'agent de voyages et acceptées par celui-ci avant ou au moment de la confirmation.

Les informations importantes pour la compréhension d'une politique de commission sont habituellement les suivantes :

a) Y-a-t-il lieu de payer une commission et sur quels services ?

b) Le (ou les) taux de commission ;

c) Y-a t-il lieu de payer une commission sur une extension de séjour acceptée par l'hôtelier et/ou sur les réservations effectuées par le client pendant son séjour pour une période ultérieure à condition que l'agent de voyages garantisse le paiement.

a) Groupe :

Un groupe est constitué d'au moins quinze (15) personnes arrivant et quittant l'hôtel ensemble formant une entité ainsi considérée par l'hôtelier et l'agent de voyage. (voir annexe 7)

Les réservations pour contingent, allotement, congrès, conférences et séminaires, voyages de motivation/incentive , salons, etc. peuvent faire l'objet d'accords spéciaux écrits.

(voir annexes 8 et9)

La confirmation d'un groupe par l'hôtelier devra spécifier des services identiques pour chaque membre du groupe. Ces services feront l'objet d'une facture unique.

Si, après la confirmation, le nombre de membres composant un groupe se réduit à moins de quinze (15) personnes, l'hôtelier devra faire savoir à l'agent de voyages s'il considère encore cette entité comme un groupe.

b) Individuel : (voir annexe 6)

Un client individuel est celui qui ne peut bénéficier des conditions accordées à un groupe.

Art. 16 – Annulation - généralités

a) Les conditions et délais d'annulation totale ou partielle du contrat hôtelier ainsi que le montant de l'indemnité éventuellement due en cas d'annulation tardive doivent être conclus au moment de la confirmation. L'hôtelier doit clairement définir sa politique d'annulation pour la période demandée.

Le client sera informé de cette politique d'annulation.

Toute annulation doit être faite par un écrit daté (lettre recommandée, fax, télex identifié, courrier électronique/e-mail. Pour qu'une annulation prenne effet à la date de sa communication verbale, l'annulation écrite doit se référer expressément à cette date. Tout écrit émanant de l'hôtelier et se référant à la communication verbale dispense l'agent de voyages d'une re-confirmation écrite supplémentaire.

23 septembre 1999 4 Code de Pratiques IH&RA / FUAAV DOC.SG-99.298

L'hôtelier peut émettre un numéro d'annulation si telle est sa politique; celui-ci à conserver par l'agent de voyages, le dispensant d'une confirmation écrite

Art. 17 - Annulation - groupes

(voir annexe 2 et 3)

a) Délai d'annulation:

Sauf dispositions contractuelles contraires, l'agent de voyages peut annuler une réservation de groupe sans devoir payer de compensation selon les règles suivantes :

1) Un groupe entier (100%) peut être annulé valablement jusqu'à 30 jours avant l'arrivée prévue ;

2) Un maximum de 50% de la réservation initiale peut être annulé au moins 21 jours avant l'arrivée prévue;

3) Un maximum de 25% de la réservation initiale peut être annulé au moins 14 jours avant l'arrivée prévue.

b) Indemnités d'annulation

1) Les annulations faites en dehors des délais ci- dessus donneront droit à l'hôtelier aux compensations suivantes:

a) A un montant fixé à l'avance;

b) En l'absence d'un tel accord, aux deux tiers (2/3) du prix des services commandés (minimum une nuit par client annulé) ;

c) En cas d'annulation dans les trois (3) jours ou moins avant la date d'arrivée prévue, aux trois-quarts (3/4) des services commandés.

2) Si l'hôtelier couvre ses pertes par d'autres locations, il ne pourra pas prétendre à de telles compensations. L'hôtelier pourra être requis de prouver qu'il n'a pas pu relouer les chambres.

c) Reprise de chambre par l'hôtelier

1) Si un groupe occupe plus de 30% de la capacité totale de l'hôtel, l'hôtelier avisera l'agent de voyages, par écrit, dans un délai de (soixante) 60 à (trente) 30 jours avant l'arrivée prévue, qu'il se réserve de disposer de tout ou partie des chambres non garanties par l'agent de voyages.

2) L'hôtelier ne pourra reprendre toute chambre garantie par l'agent de voyage

3) Si l'agent de voyage garantit toutes les chambre réservées initialement, il ne pourra plus se prévaloir de l'article 17 a) 1)

Art. 18 Annulation - individuels

(voir annexe 2)

a) Délais d'annulation.

Sauf conditions contractuelles contraires, les périodes minimales d'annulation que l'agent de voyages doit respecter pour prévenir l'hôtelier sont :

1) Dans les hôtels de séjour touristique : - 14 jours avant la date d'arrivée, en basse saison - 30 jours avant la date d'arrivée, en haute saison

2) Dans les autres hôtels: Selon les règles d'annulation en vigueur dans l'hôtel: même délai d'annulation que pour la clientèle direct, au plus tard à 18 heures la veille du jour d'arrivée prévu.

b) Frais d'annulation

Sauf conditions contractuelles contraires, les annulations notifiées après les dates limites mentionnées ci-dessus donneront lieu aux compensations suivantes :

1) Pour les hôtels de séjour touristique :

a) Pour tout séjour d'une (1) ou deux (2) nuits en haute ou basse saison : à l'équivalent des services commandés pour un séjour d'une nuit,

b) Pour tout séjour de 3 nuits ou plus en basse saison : à l'équivalent des services commandés pour un séjour d'une nuit,

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c) Pour tout séjour de 3 nuits ou plus en haute saison : à l'équivalent des services commandés pour un séjour de 3 nuits.

2) Pour les autres hôtels :

Quelle que soit la durée du séjour : à l'équivalent des services fournis pour un séjour d'une nuit

Art. 19 - Réservation garanties et non garanties - No-show

a) Réservations non garanties

L'acceptation d'une réservation par l'hôtelier l'oblige à mettre à la disposition des clients les chambres jusqu'à 18 heures du jour de l'arrivée.

b) Réservations garantie

La garantie donnée par le client ou l'agent de voyages est constituée par le paiement en éspeces, chèque ou carte de crédit, (ou, pour l'agent de voyages, par une garantie formelle indiquée sur le document de réservation (voucher) comme indiqué à l'article 12b.

L'hôtelier est en droit d'exiger une garantie dans le cas d'une réservation non garantie pour laquelle le client demande expressément à l'hôtelier de maintenir sa réservation au delà du délai normal de 18h00. Une fois la garantie accordée, l'hôtelier s'engage à tenir la chambre à disposition jusqu'à midi le jour suivant la date d'arrivée prévue. Passé ce délai, l'hôtelier peut disposer de la chambre.

c) No-show

Si le client n'arrive pas avant 18 heures cela constitue un "no-show". Dans ce cas, les conditions relatives aux annulations hors délai sont applicables (Articles 16 à 18).

Si le montant de la compensation due au titre d'annulation tardive ou "no-show" n'est pas spécifié, il est convenu qu'il devrait représenter le coût des chambres pour un minimum d'une nuit et un maximum de trois nuits par chambre.

Art. 20 - Départ anticipé

En cas de départ anticipé ou de non- utilisation des services commandés, l'agent de voyages devra compenser l'hôtelier de la perte réellement subie, à moins que le départ anticipé ou la non-utilisation du service soit du fait de l'hôtelier, sauf tout autre accord écrit entre l'hôtelier et le client.

Si le pré-paiement effectué par l'agent de voyages est insuffisant pour couvrir le montant total de la facture, l'hôtelier demande le solde du règlement à l'agent de voyages sauf si il a été convenu que la facture soit payée directement par le client.

Les clients de l'agent de voyages ne seront soumis à ces conditions que si elles s'appliquent aussi aux clients directs de l'hôtel.

Art. 21 - Renseignement fournis à l'hôtel

L'agent de voyages doit fournir à l'hôtel les renseignements nécessaires, complets et détaillés sur les services demandés et envoyer la rooming list au minimum 7 jours avant la date d'arrivée prévue.

l'agent de voyages communiquera également à l'hôtel tout renseignements sur l'arrivée prévue.

Art. 22 - Information aux agents de voyages et aux clients

a) L'hôtelier doit communiquer à l'agent de voyages des informations exactes quant à la catégorie/standard, l'emplacement et les services de l'hôtel.

b) L'agent de voyages a l'obligation de transmettre fidèlement à ses clients les renseignements fournis par l'hôtelier.

c) L'hôtelier et l'agent de voyages doivent s'abstenir, de toute action ou déclaration mettant en doute la qualité des services fournis par l'autre partie ou de nature à nuire à sa réputation professionnelle.

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Art. 23 - Qualité des services fournis

Art. 26 - Force majeure

Sauf disposition contraire dans le contrat, les services fournis par l'hôtelier aux clients de l'agent de voyages, doivent, conjointement au contrat hôtelier, être de la même qualité que ceux fournis, dans les mêmes conditions, aux clients directs de l'hôtel.

Art. 24 - Mise à disposition des chambres

a) L'hôtelier doit tenir les chambres réservées à la disposition des clients à partir de 15 heures le jour de l'arrivée et jusqu'à 18 heures le même jour, à moins que la réservation soit garantie ou qu'une arrivée tardive ait été spécifiée.

b) Sauf autre accord le client doit libérer, la chambre au plus tard à midi du jour du départ.

Lorsqu'une partie au contrat hôtelier se trouve dans l'impossibilité d'honorer ses engagements par suite de force majeure, c'est-à-dire "événements imprévisibles, irrésistibles et indépendants de sa volonté", elle est dégagée de ses obligations sans qu'il y ait indemnisation.

Art. 27 - Notification de cas de force majeure

en cas de force majeure, l'orsque l'hôtelier ou l'agent de voyages n'est pas en mesure de remplir ses obligations, il doit immédiatement avertir l'autre partie, par tous les moyens à sa disposition, afin de limiter les dommages éventuels.

Art. 25 - Obligations envers le client

a) Pour toute réservation acceptée et confirmée en bonne et due forme, l'hôtelier doit respecter ses engagements contractuels. Dans le cas contraire, il doit indemniser l'agent de voyages pour le dommage réellement subi.

b) Si l'hôtelier ne fournit pas au client l'hébergement qui avait été réservé et qu'il avait confirmé, il doit, à ses frais :

1. assurer le logement du client dans l'hôtel de catégorie équivalente le plus proche et payer, le cas échéant, toute différence de prix ;

2. prévenir l'agent de voyages ou le client avant l'arrivée de ce dernier; le cas échéant, il doit payer les frais de communications du client qui désire avertir sa famille ou son bureau du changement d'hôtel ; l'hôtelier doit aussi payer le transport du client vers l'autre hôtel ;

3. payer le transfert du client vers l'hôtel d'origine si le client désire retourner à l'hôtel qu'il avait réservé à l'origine, lorsqu'une chambre est de nouveau disponible.

c) L'hôtelier n' incitera pas le client à effectuer directement toute réservation future.

Art. 28 - Réservations multiples

Même si l'agent de voyages adresse simultanément des demandes de réservations à divers hôtels, il s'interdira de conclure plusieurs contrats hôteliers pour le même séjour d'un voyageur (ou groupe), avec l'intention d'annuler ultérieurement, ceux qu'il ne retiendrait pas dans les délais prévus par ce code,

Dans ce cas l'hôtelier sera en droit d'annuler unilatéralement la réservation concernée sans rembourser de droit de réservation (fee).

S'il s'agit d'une série de groupes, la réservation pour l'ensemble des groupes pourra être annulée.

23 septembre 1999 Code de Pratiques IH&RA / FUAAV

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Art. 29 - Règlement à l'amiable d'un diffusion

Art. 31 - Interprétation du Code de Pratiques

Art. 30 Règlement des litiges

En cas de désaccord même si la force majeure est invoquée, les parties contractantes rechercheront un règlement à l'amiable. A défaut, chacune des parties pourra saisir le Comité de Liaison IH&RA/FUAAV.

Le Comité de Liaison IH&RA/FUAAV, composé de membres spécialement désignés à cet effet par chacune des deux organisation signataires, est habilité à interpréter le dispositions du Code de Pratiques.

a) Tout litige international découlant d'un contrat entre un hôtelier et un agent de voyages pourra être soumis pour conciliation et arbitrage au Comité de Liaison IH&RA/FUAAV.

b) En cas d'accord écrit des deux parties pour recouvrir à l'arbitrage IH&RA/FUAAV la partie la plus diligente doit adresser à sa Fédération Internationale une demande d'arbitrage, en lui faisant parvenir tous les documents nécessaires.

c) Le déroulement de la procédure figure dans le règlement d'arbitrage annexé à ce document. (voir annexe 5)

Art. 32 – Texte de référence

La version française du Code de Pratiques sera le texte de référence.

Art. 33 - Entrée en vigueur du Code de Pratiques

Le présent Code de Pratiques est entré en vigueur le 20 octobre 1999 suite à son adoption par le deux parties signataires.

Signé le 20 octobre 1999 par

Président de l'IH&RA Président de la FUAAV

Dr. Xxxxxx Xxxx Mr Xxxxxx Xxxx

23 septembre 1999 Code de Pratiques IH&RA / FUAAV

DOC.SG-99.298

CODE DE PRATIQUES GUIDANT LES RELATIONS HôTELET AGENCES DE VOYAGES

DÉFINITIONS

ANNEXE 1

L'application de ce Code de Pratiques donnera lieu à l'utilisation des termes suivants dans la signification donnée ci-dessous même si cette signification diffère de celle utilisée dans les lois nationales :

Acompte :

Selon la volonté des parties, le montant préalable demandé par l'hôtelier (acompte) peut prendre la forme d'arrhes, de dépôt de garantie, ou droit de réservation (fee).

Arrhes :

Dans les droits français, portugais, espagnol et peut-être ceux d'autres pays, le terme "arrhes" a le sens de : indemnité forfaitaire non remboursable en cas de résiliation du contrat par la faute de celui qui a payé les arrhes, et remboursable au double si c'est par la faute de celui qui les a reçues.

Dépôt de garantie :

Versement anticipé d'une partie du prix par l'agent de voyages à l'hôtelier, qui viendra en déduction du montant total de la facture ou devra être restitué en cas d'annulation régulière du contrat hôtelier.

Droit de réservation (fee) :

Somme préalablement versée par l'agent de voyages à l'hôtelier, qui sera déduite de la facture de l'hôtel mais ne sera pas remboursée en cas d'annulation.

Agent de voyages:

Toute personne physique ou morale qualifiée telle par les dispositions légales de son pays ou par l'association nationale ou la Fédération Internationale intéressée, et qui a notamment comme activité de réserver des chambres et autres services dans des établissements hôteliers.

Bon d'échange (voucher) :

Document par lequel un agent de voyages s'engage à payer à un hôtelier des prestations fournies à son client. Ces prestations, et éventuellement leur valeur, devront être mentionnées sur le bon d'échange. La copie d'un bon d'échange peut aussi servir de reconfirmation.

Contrat hôtelier :

Contrat par lequel un hôtelier s'engage envers un agent de voyages à fournir au client de ce dernier des prestations hôtelières.

Hôtel :

Sont considérés comme hôtels les établissements d'hébergementqualifiés tels par la législation des pays où ils sont situés.

Services hôteliers:

Sont considérés comme services hôteliers: chambres, petits déjeuners, autres repas, salles de réunion ou de réception etc.

Tarif d'hôtel :

Liste des prix des différents services fournis par l'hôtel, séparément ou conjointement, publiée officiellement à l'intention des clients.

IH&RA / UFTAA CODE DE PRACTIQUES GUIDANT LES RELATIONS HOTELS ET AGENTS DE VOYAGES

TABLEAU D’ANNULATION CLIENTS INDIVIDUELS &

GROUPES

ANNEXE 2

GROUPE - ANNULATION PAR L'AGENT DE VOYAGE : ARTICLE 17-b

DÉLAIS FIXÉS

ANNULATION

FRAIS D'ANNULATION

30 jours

21 jours

14 jours

Jusqu'à 100 % du groupe a à l'origine réservé

Jusqu'à 50 % du groupe a à l'origine réservé

Jusqu'à 25 % du groupe a à l'origine réservé

b) Indemnités d'annulation

1) Les annulations faites en dehors des délais fixés donneront droit à l'hôtelier aux compensations suivantes :

a. Un montant fixé à l’avance;

b. En l’absence d'un tel accord, aux deux / tiers (2/3) du prix des services commandés (minimum une nuit par client annulé);

c. En cas d'annulation dans les trois (3) jours ou moins avant la date d'arrivée : (3/4) à trois quarts du prix des services commandés;

2) Si l'hôtelier couvre ses pertes par d’autres locations, il / elle ne pourra pas prétendre à de telles compensations. L'hôtelier pourra être requis de prouver qu’il n’a pas pu relouer les chambres.

c) Reprise de chambre par l’hôtelier

Si un groupe occupe plus de 30% de la capacité totale de l’hôtel, l’hôtelier avisera l’agent de voyages, par écrit, dans un délai de (soixante) 60 à (trente) 30 jours avant l’arrivée prévue, qu’il se réserve de disposer de tout ou partie des chambres non garantie par l’agent de voyages. L’hôtelier ne pourra reprendre toute chambre garantie par l’agent de voyages.

GROUPE - ANNULATION PAR L'HÔTELIER : ARTICLE 17

INDIVIDUS ~ : ARTICLE 18
TYPE D'HÔTEL	DÉLAIS FIXÉS	FRAIS D'ANNULATION
Dans les hôtels de type touristique	• Haute saison = 30 jours	Séjour de 1 ou 2 nuits ~ : 1 nuit - art. 18 b) 1. A) Séjour de 3 nuits ou plus de ~ : 3 nuits - art 18 b) 1. C)
Dans les hôtels de type touristique	• Basse saison = 14 jours	1 nuit - art. 18 b) 1. A)-b)

IH&RA / UFTAA CODE DE PRACTIQUES GUIDANT LES RELATIONS HOTELS ET AGENTS DE VOYAGES

TABLEAU D’ANNULATION CLIENTS INDIVIDUELS & GROUPES

Autres hôtels

Même délai d’annulation que pour la clientèle directe, au plus tard à 18 heures la veille du jour d’arrivée prévu.

1 nuit (indépendamment de longueur de séjour).

CODE DE PRATIQUES GUIDANT LES RELATIONS HôTELET AGENCES DE VOYAGES

TABLEAU D’EXPLICATION DE LA POLITIQUE D’ANNULATION POUR LES GROUPES (ARTICLE 17.)

Exemple : basé sur un groupe de 100 personnes - Prix $200 Par Personne ($100 pour le services hôteliers et $100 pour les autres services)

ANNEXE 3

NOMBRE DE JOURS AVANT L’ARRIVEE

Exemple 100 Pour cent

ANNULATION:

% DU GROUPE

25 50 75 100

PROPORTION DU PRIX

COMPENSATION A PAYER A L’HOTELIER PAR L’AGENT DE VOYAGES

$100 services hôteliers

$100 autres services

31 jours

• 100%

25 50

75 100

25	50	75	100


25	50	75	100

25	50	75	100	$100 services hôteliers	$100 autres services

25	50	75	100

25	50	75	100	$100 hotel services	$100 other services

25	50	75	100	$100 services hôteliers	$100 autres services

25	50	75	100	$100 services hôteliers	$100 autres services

• 25% 0

22 jours

15 jours

10 jours

2 jours

• 50%

• 100%

• 25%

• 100%

2/3 of $100 = $67 x 50 personnes = $3 350

2/3 of $100 = 67x 75 personnes = $5 025

2/3 of $100 = $67 x 100 personnes = $6 700

3/4 of $200 = $150 x 100 personnes = $15.000

CODE DE PRATIQUES GUIDANT LES RELATION S HôTEL ET AGENCES DE VOYAGES

ANNEXE 4

LISTE DE POINTAGE CONCERNANT LES CLIENTS INDIVIDUELS ET LES GROUPES

1. Réservation et formulation du contrat

a) Parties contractantes (compétences contractuelles de leurs représentants)

b) Demande de réservation suivie d'une confirmation écrite

c) Services à fournir

d) Date du commencement et de la fin du contrat

e) Disponibilité du logement pour le client

f) Information sur la catégorie et la situation de l'hôtel et sur les services disponibles.

2. Conditions financières et paiement

a) Garantie de paiement par l'agent de voyages

b) Prix des services à rendre

c) Montant préalable, s'il existe, et nature d'un tel paiement (arrhes - dépôt de garantie - droit

de réservation (fee)

d) Tout accord de paiement particulier (voucher full crédit, paiement par carte de crédit,

paiement direct par le client ... )

e) Notification des changements de prix

f) Date limite de paiement

g) Intérêts pour les délais de paiement

h) Paiements intermédiaires lors d'un séjour de longue durée.

3. Commission

a) Xxxxxxx, méthode et date de paiement de la commission due à l'agence

b) Base utilisée pour le calcul de la commission (prix net ou brut des taxes et services)

c) Accords sur la commission pour les séjours prolongés

d) Période maximale d'un séjour donnant lieu à commission

e) Services commissionnables.

4. Annulations, no-show, etc...

a) Conditions requises pour une annulation valable

b) Date limite pour une annulation valable

c) Indemnité pour une annulation tardive

d) Indemnité pour un no-show

e) Indemnité pour départ prématuré ou non-utilisation des services commandés.

5. Conditions spéciales pour groupes

a) Applicabilité des tarifs de groupe

b) Conditions d'envoi des rooming-lists du groupe

c) Conditions de paiement pour groupe

d) Conditions pour annulation partielle.

CODE DE PRATIQUES GUIDANT LES RELATION S HôTEL ET AGENCES DE VOYAGES

RÈGLEMENT D'ARBITRAGE IH&RA / FUAAV

ANNEXE 5

1. ORGANISME PERMANENT D'ARBITRAGE

Le Comité de Liaison IH&RA/FUAAV est formé à parts égales de représentants des agents de voyages et des hôteliers tel que stipulé à l'article 3 du Code de Pratique, les arbitrages s'appliqueront aux litiges internationaux. Les arbitres sont choisis parmi les représentants des deux professions. Des experts professionnels ou juridiques peuvent également être nommés arbitres.

2. DEMANDE D'ARBITRAGE

La partie désirant avoir recours à l'arbitrage du Comité de Liaison IH&RA/FUAAV adresse sa demande soit au Secrétariat général de l'IH&RA, soit au Secrétariat général de la FUAAV.

Cette demande doit notamment contenir :

a) noms, qualités et adresses des parties ;

b) exposé de la réclamation du demandeur ;

c) Tout document ou renseignement de nature à établir les droits et obligations des parties et les circonstances du litige, la correspondance échangée entre les parties et les conventions intervenues.

3. PROPOSITION D'ARBITRAGE

En vue de régler un litige, une proposition d'arbitrage peut être faite, soit par l'IH&RA à l'un de ses membres, soit par la FUAAV à l'un de ses affiliés.

4. CONSTITUTION DU GREFFE

Le Secrétariat qui a reçu la demande d'arbitrage fait office de greffe durant la procédure d'arbitrage.

5. ACCORD DE LA PARTIE DÉFENDERESSE

a) Le greffe transmet copie de la demande à la partie défenderesse.

Avec son accord sur la demande d'arbitrage, la partie défenderesse fait parvenir au greffe, dans les meilleurs délais, ses moyens de défense, ses propositions éventuelles et fournit toutes pièces ainsi que tous renseignements de nature à appuyer sa défense.

b) Copie de la réponse est notifiée à la partie demanderesse, pour information.

6. NOMINATION / DÉSIGNATION DES ARBITRES

Ils sont désignés par le greffe, au nombre de quatre : deux représentants des agences de voyages et deux représentants des hôtels.

7. CONSTITUTION DU DOSSIER

C'est au greffe qu'incombe la charge de compiler le dossier de l'affaire à l'intention des arbitres.

8. COMPROMIS D'ARBITRAGE

a) Le compromis est la convention par laquelle les parties s'engagent définitivement à régler leur litige par l'arbitrage et en couvrir les coûts.

b) Il est adressé ,à chacune des parties, une copie du dossier fourni par la partie adverse et contenant les motifs de la demande ou de la réponse (moyen de défense prévu à l'article 5.a)

c) Ce compromis, contenant désignation des arbitres et des objets du litige, est adressé à chacune des parties en cause.

d) Le compromis, dûment daté et signé par les parties, est renvoyé au greffe dans les plus brefs délais.

1 Code de Pratiques IH&RA / FUAAV

9. RÉCUSATION DES ARBITRES

a) Lors de la signature du compromis, les parties ont la faculté de récuser les arbitres.

Les seuls motifs de récusation sont énumérés limitativement ci-après :

1. parenté ou alliance avec l'une des parties ;

2. intérêt d'un arbitre dans le litige ;

3. objection étayée d'une des parties ;

4. connaissance antérieure du litige en tant qu'arbitre.

b) En cas de remplacement d'un arbitre récusé, ce fait doit être indiqué dans le compromis.

10. EFFET DU COMPROMIS

Lorsque les parties sont convenues d'avoir recours à l'arbitrage du Comité de Liaison IH&RA/FUAAV, elles se soumettent par là même au présent règlement.

11. REMISE DU DOSSIER AUX ARBITRES

a) Dès réception du compromis signé par les parties, le greffe remet celui-ci aux arbitres, accompagné du dossier constitué à leur intention.

b) La date de la remise des documents est communiquée aux parties par le greffe.

12. LIEU DE L'ARBITRAGE

Le lieu de l'arbitrage est fixé au siège du Secrétariat qui fait office de greffe.

13. PROCÉDURE D'ARBITRAGE

Les règles applicables à la procédure d'arbitrage sont celles qui résultent du présent règlement, et, à défaut, celles du lieu de l'arbitrage.

14. REMPLACEMENT D'UN ARBITRE EN COURS DE PROCÉDURE

En cas de décès, de maladie d'un arbitre ou de son empêchement prolongé, le greffe pourvoit au remplacement de l'arbitre défaillant, sans qu'il y ait lieu de recommencer la procédure.

15. INSTRUCTION DE

L'AFFAIRE PAR LES ARBITRES

a) Les arbitres procèdent à l'instruction de l'affaire par tous les moyens appropriés. Ils peuvent:

- nommer un ou plusieurs experts, techniquement ou juridiquement compétents;

- définir par avance leur mission;

- leur demander des rapports sur les points litigieux.

b) Les arbitres statuent sur pièces à moins qu'une des parties ne désire être entendue.

c) Les arbitres peuvent, à la demande de l'une des parties ou de leur propre chef, citer les parties à comparaître ; ils en informeront le greffe qui procédera aux convocations.

d) Les parties comparaissent soit en personne, soit par représentants dûment accrédités.

e) Lorsque, devant les arbitres, les parties formulent des demandes nouvelles ou des demandes reconventionnelles, elles sont tenues de le faire par écrit. A moins que la partie contre laquelle une demande nouvelle a été formulée n'y consente, les arbitres n'ont pas le pouvoir d'en prendre note.

16. DÉCISION ARBITRALE - DÉLAI

Après délibération des arbitres, la décision arbitrale motivée, sera rendue dans les trois mois de la remise du compromis aux arbitres. Toutefois, pour les nécessités de l'instruction, ce délai peut être prorogé d'un mois.

17. ACCORD ENTRE PARTIES

Si il y a accord entre les parties devant les arbitres, il est enregistré par le greffe.

18. DÉSACCORD ENTRE ARBITRES

a) En cas de désaccord, les arbitres établissent un constat. Ils sont tenus de rédiger leur avis distinct et motivé, soit dans le même procès-verbal, soit dans les procès-verbaux séparés.

b) Par même décision, ils nommeront un tiers- arbitre.

2 Code de Pratiques IH&RA / FUAAV

19. PROCÉDURE DU TIERS-ARBITRAGE

a) Le tiers-arbitre est tenu de juger dans le mois du jour de son acceptation à moins que ce délai ne soit prorogé par l'acte de nomination.

b) Il ne peut se prononcer qu'après avoir conféré avec les arbitres en désaccord qui se réunissent à cet effet.

c) Le tiers-arbitre est tenu de juger en se conformant à l'un ou l'autre avis des arbitres en désaccord. La décision ne doit pas être motivée.

20. PRONONC DE LA DÉCISION

La décision est réputée rendue au lieu de l'arbitrage et au jour de sa signature par les arbitres.

21. NOTIFICATION DE LA DÉCISION AUX PARTIES

La décision arbitrale rendue, le greffe notifie aux parties copie du texte signé par les arbitres ou le tiers-arbitre.

22. CARACTÈRE DÉFINITIF ET EXÉCUTOIRE DE LA DÉCISION

a) La décision arbitrale est définitive.

b) Par la soumission de leur différend à l'arbitrage du Comité de Liaison IH&RA/FUAAV, les parties s'engagent à exécuter sans délai la décision à intervenir, et renoncent à toutes voies de recours auxquelles elles auraient eu droit autrement.

23. DÉPÔT DE LA DÉCISION

Toute décision rendue conformément au présent règlement est déposée en original au Secrétariat général de l'IH&RA et au Secrétariat général de la FUAAV.

24. FRAIS D'ARBITRAGE

Dans la décision, les arbitres, outre la décision sur le fond, statuent sur les frais d'arbitrage et décident à laquelle des parties le paiement incombe ou dans quelle proportion ils sont partagés entre elles.

Les frais d'arbitrage comprennent, le cas échéant :

a) les frais administratifs ;

b) les honoraires des arbitres ;

c) les honoraires des experts, en cas d'expertise ;

d) les frais de déplacement des arbitres.

3 Code de Pratiques IH&RA / FUAAV

CODE DE PRATIQUES GUIDANT LES RELATIONS HOTELS ET AGENTS DE VOYAGES

CONTRAT CLIENT INDIVIDUEL🟑

(un contrat par groupe de 15 personnes)

ANNEXE 6

1. PARTIES CONTRACTANTES

Hôtel Agent de voyages

(nom de la compagnie) (nom de la compagnie)

Licence n°:

(adresse) (adresse)

Tel :

telex :

Tel :

telex :

Fax :

e-mail :

Fax :

e-mail :

TVA n : TVA n :

(personne autorisée –nom et titre) (personne autorisée –nom et titre)

2. OBJET DU CONTRAT

Réservation à l’hôtel

pour les services mentionnés ci-dessous

(mentionner les noms, adresse et ville)

Ce contrat est basé sur le Code de Pratiques IH&RA / FUAAV (1999) et les articles mentionnés se réfèrent aux articles du code correspondants.

🟑 Voir Article 15

3. CONDITIONS DE RESERVATION (articles 8-9-10)

a) Arrivée et départ

Nombre de personnes prévues	ARRIVÉE À L’HÔTEL				DÉPART DE L’HÔTEL				Nombre de nuits
	Jour	Xxxx	Xxxxx	Xxxxx	Jour	Xxxx	Xxxxx	Xxxxx

Information facultative	Moyen de transport : -------------------- Vol/ n° :				Moyen de transport : ------------------------ Vol / n° :

b) Hébergement

CLIENTS

Chambre(s) simple(s) (nombre)

Chambre(s) 2 lits (nombre)

Chambre(s) Double(s) (nombre)

Chambre(s) Triple(s) (nombre)

Chambre(s) 4 personnes (nombre)

Suite (s)

(nombre)

TOUR LEADER / GUIDE / CHAUFFEUR

Personnes (nombre)

Chambre(s) simple(s)

Chambre(s) 2 lits

c) Équipement

Bain/WC (nombre)

Douche/WC (nombre)

Bain/douche/WC Sur le même palier (nombre)

Chauffage (cochez)

Air conditionné (cochez)

Minibar (cochez)

Télévision (cochez)

Téléphone (cochez)

Coffre fort dans la chambre (cochez)

Connexion Ordinateur / fax en chambre (cochez)

Autres éléments souhaits :

d) Repas

Petit déjeuner En salle

Continental/buffet/Américain (cochez)

Demi-pension (déjeuner ou dîner) (cochez)

(nombre)

Pension complète (cochez)

(menu spécial ) (menu spécial)

Petit déjeuner (heure)

Déjeuner (heure)

Dîner (heure)

Autres éléments souhaits :

e) Autres services

4. PRIX ET PAIEMENT (articles 00-00-00-00)

Tarif journalier par personne 🞎 par chambre / unités 🞎 en --------------------- (monnaie) – taxes et service inclus.

🞎 prix net (non commissionable) 🞎 commission %

Type de chambre	Facilités				Tarif adjacent incluant le type de repas suivant
	Douche / WC	Bain / WC	Bain et WC sur le même palier	Air conditionné
Simple					Chambre seule
					Petit déjeuner
					Demi-pension
					Pension complète
Double / Twin					Chambre seule
					Petit déjeuner
					Demi-pension
					Pension complète
Triple					Chambre seule
					Petit déjeuner
					Demi-pension
					Pension complète
Chambre 4 personnes					Chambre seule
					Petit déjeuner
					Demi-pension
					Pension complète
Suite					Chambre seule
					Petit déjeuner
					Demi-pension
					Pension complète

(spécifier)

Requête spéciale : Requête spéciale : Autres services :

a) Supplément de prix

Arrivée avancée / Départ tardif

Autres :

(veuillez spécifier)

b) Modalités de paiement

Prépaiement :

Frais de réservation

Dépôt de garantie

Paiement en avance

arrhes (**)

(par personne / chambre)

or or

(par personne / chambre)

Paiement :

Paiement contre facture dans un délai donné

Mode de paiement :-------------------------------------------------

Interêts de retard (en %)

* voir le Code de Pratiques IH&RA / FUAAV – Appendice I Définitions

5. ANNULATION (articles 16-18-19 et annexe 2-3)

a) Sans compensation

🞎 Avant 18.00 heures la veille de la date d’arrivée

🞎 Hôtel de type touristique : haute saison jours

🞎 Hôtel de type touristique: basse saison jours

b) Avec compensation

! en haute saison (hôtel de type touristique)

🞎 pour un séjour d’1 ou 2 nuits : 1 nuit de compensation

🞎 pour un séjour de 3 nuits ou plus : 3 nuits de compensation

! en basse saison (hôtels de type touristique) : 1 nuit de compensation

! autre type d’hôtels : 1 nuit de compensation

! autres compensation (spécifier) :

6. TRANSMISSION DE LA “ROOMING LIST” A L’HOTEL (article 21)

Jours précédant l’arrivée du groupe

7. REGLEMENT DES LITIGES (articles 29-30)

Les parties s’accordent à soumettre tout litige relevant de ce contrat à :

! Comité d’Arbitrage IH&RA / FUAAV

! Les cours et tribunaux du pays où les services en litige ont été rendus.

! Autres (spécifier) :

8. CODE DE PRATIQUE

Les parties de ce contrat reconnaissent avoir pris connaissance des termes et conditions du Code de Pratiques IH&RA / FUAAV.

Fait en double exemplaires à , le .

POUR L’HOTEL POUR L’AGENT DE VOYAGES

Nom et titre de la personne autorisée : Nom et titre de la personne autorisée ::

(Signature) (Signature)

CODE DE PRATIQUES GUIDANT LES RELATIONS HOTELS ET AGENTS DE VOYAGES

CONTRAT DE GROUPE🟑

( un contrat par groupe )

1. PARTIES CONTRACTANTES

Hôtel Agent de voyages

ANNEXE 7

(nom de la compagnie) (nom de la compagnie)

Licence n°:

(adresse) (adresse)

Tel :

telex :

Tel :

telex :

Fax :

e-mail :

Fax :

e-mail :

TVA n : TVA n :

(personne autorisée –nom et titre) (personne autorisée –nom et titre)

2. OBJET DU CONTRAT

Réservation à l’hôtel

pour les services mentionnés ci-dessous

(mentionner les noms, adresse et ville)

Ce contrat est basé sur le Code de Pratiques IH&RA / FUAAV (1999) et les articles mentionnés se réfèrent aux articles du code correspondants

🟑 Voir Article 15

3. CONDITIONS DE RESERVATION (articles 8-9-10)

a) Arrivée et départ

Nombre de personnes prévues

Date du début du congres/

Date de fin de du congres

Nombre de nuits

Jour

Xxxx

Xxxxx

Jour

Xxxx

Xxxxx

b) Hébergement

CLIENTS

Chambre(s) simple(s) (nombre)

Chambre(s) 2 lits (nombre)

Chambre(s) Double(s) (nombre)

Chambre(s) Triple(s) (nombre)

Suite (s) (nombre)


F	NF


F	NF


F	NF


F	NF


F	NF

F= Fumeur NF= Non Fumeur

TOUR LEADER / GUIDE / CHAUFFEUR

Personnes (nombre)

Chambre(s) simple(s)

Chambre(s) 2 lits

c) Équipement

Bain/WC (nombre)

Douche/WC (nombre)

Bain/douche/WC Sur le même palier (nombre)

Chauffage (cochez)

Air conditionné (cochez)

Minibar (cochez)

Télévision (cochez)

Téléphone (cochez)

Coffre fort dans la chambre (cochez)

Connexion Ordinateur

/ fax en chambre (cochez)

Autres éléments souhaits :

d) Repas

Petit déjeuner en salle

Continental Buffet Américain

Déjeuner

.....................

Pension complète

Dîner

.....................

.......................

Menu Spécial

Demi-pension

Petit déjeuner

Petit déjeuner (heure)

Déjeuner (heure)

Dîner (heure)

Autres éléments souhaits :

e) Autres services

4. PRIX ET PAIEMENT (articles 00-00-00-00)

Tarif journalier par personne 🞎 par chambre / unités 🞎 en --------------------- (monnaie) – taxes et service inclus.

🞎 prix net (non commissionable) 🞎 commission %

(spécifier)

Type de chambre	Facilités				Tarif adjacent incluant le type de repas suivant
	Douche / WC	Bain / WC	Bain et WC sur le même palier	Air conditionné
Simple					Chambre seule	Requête spéciale : ------------------------------------ Requête spéciale : ------------------------------------
					Petit déjeuner
					Demi-pension
					Pension complète
Double / Twin					Chambre seule	Autres services : --------------------------------------
					Petit déjeuner
					Demi-pension
					Pension complète
Triple					Chambre seule
					Petit déjeuner
					Demi-pension
					Pension complète
Chambre 4 personnes					Chambre seule
					Petit déjeuner
					Demi-pension
					Pension complète
Suite					Chambre seule
					Petit déjeuner
					Demi-pension
					Pension complète

a) Supplément de prix

Arrivée avancée / Départ tardif

Autres :

b) Modalités de paiement

Prépaiement :

Frais de réservation

Dépôt de garantie

(veuillez spécifier)

Paiement en avance

Arrhes (**)

ou ou ou

(par personne / chambre) (par personne / chambre) (par personne / chambre (par personne / chambre

Paiement :

Paiement contre facture dans un délai donné

Mode de paiement : .................................................

Intérêts de retard (en %)

* voir le Code de Pratiques IH&RA / FUAAV – Appendice I Définitions

5. ANNULATION (articles 16-18-19 et annexe 2-3)

a) Sans compensation

🞎 Avant 18.00 heures la veille de la date d’arrivée

🞎 Hôtel de type touristique : haute saison jours

🞎 Hôtel de type touristique: basse saison jours

b) Avec compensation

! en haute saison (hôtel de type touristique)

🞎 pour un séjour d’1 ou 2 nuits : 1 nuit de compensation

🞎 pour un séjour de 3 nuits ou plus : 3 nuits de compensation

! en basse saison (hôtels de type touristique) : 1 nuit de compensation

! autre type d’hôtels : 1 nuit de compensation

! autres compensation (spécifier) :

6. TRANSMISSION DE LA “ROOMING LIST” A L’HOTEL (article 21)

Jours précédant l’arrivée du groupe

7. REGLEMENT DES LITIGES (articles 29-30)

Les parties s’accordent à soumettre tout litige relevant de ce contrat à :

! Comité d’Arbitrage IH&RA / FUAAV

! Les cours et tribunaux du pays où les services en litige ont été rendus.

! Autres (spécifier) :

8. CODE DE PRATIQUE

Les parties de ce contrat reconnaissent avoir pris connaissance des termes et conditions du Code de Pratiques IH&RA / FUAAV.

Fait en double exemplaires à , le .

POUR L’HOTEL POUR L’AGENT DE VOYAGES

Nom et titre de la personne autorisée : Nom et titre de la personne autorisée ::

(Signature) (Signature)

CODE DE PRATIQUES GUIDANT LES RELATIONS ENTRE LES HÔTELS ET LES AGENTS DE VOYAGE

CONTRAT D’ ALLOTEMENT 🟑

ANNEXE 8

1. PARTIES CONTRACTANTES

Hôtel Agent de Voyages

(nom de la société) (nom de la société)

(adresse) (adresse)

Tel : Tel :

Fax : Fax :

e-mail : e-mail :

Numéro de TVA : Numéro de TVA :

Numéro de licence :

(Personne responsable – nom et titre) (Personne responsable – nom et titre)

Membre de l’Association National :

(S’il y a lieu)

Membre de l’Association National :

(S’il y a lieu)

2. OBJET DU CONTRAT

Allotement à :

pour les services mentionnés ci-après :

(spécifier le nom et l’adresse complète)

Ce contrat est basé sur le Code de Pratiques IH&RA / FUAAV (1999). Les numéros d’articles cités renvoient aux articles correspondants du code.

🟑 Voir Article 15

3. CONDITIONS D’ ALLOTMENT (articles 8-9-10)

PERIODES		Basse Saison		Moyenne Saison		Haute Saison
PERIODES		De à De à		De à De à		De à De à
ALLOTMENT		Nombre de Chambres		Nombre de Chambres		Nombre de Chambres
ALLOTMENT		AC	Non AC	AC	Non AC	AC	Non AC
Triple	Douche/WC
	Bain/WC
	Bain & WC au même étage
Double	Douche/WC
	Bain/WC
	Bain & WC au même étage
Twin	Douche/WC
	Bain/WC
	Bain & WC au même étage
Single	Douche/WC
	Bain/WC
	Bain & WC au même étage
Triple Vue Mer/Montagne…	Douche/WC
	Bain/WC
	Bain & WC au même étage
Double Vue Mer/Montagne…	Douche/WC
	Bain/WC
	Bain & WC au même étage
Twin Vue Mer/Montagne…	Douche/WC
	Bain/WC
	Bain & WC au même étage
Single Vue Mer/Montagne…	Douche/WC
	Bain/WC
	Bain & WC au même étage

4. PRIX (articles 00-00-00-00)

PERIODES	Basse Saison	Moyenne Saison	Haute Saison
	De à De à	De à De à	De à De à
Hébergement seul
Hébergement et Petit Déjeuner
Demi-Pension
Pension Complète
Supplément simple
Supplément Mer/ Montagne ……
Supplément pour lit supplémentaire Au delà de • pour l’hébergement seul • pour l’hébergement et le petit déjeuner • pour la demi pension • pour la pension complète
Autres suppléments : -----------------

Les prix sont indiqués en----------------------------------------- . (devises) Ils sont nets et non commissionables, par jour et par personne, taxes et services inclus.

Réductions et gratuités :

5. PUBLICATION

Par la signature du présent contrat, l’agent de voyages s’engage à publier l’hôtelier gratuitement dans sa brochure et à lui réserver un espace et une illustration de taille et de qualité au moins équivalente à ceux qu’il aura attribué aux hôteliers d’un standing similaire dans la même zone.

L’agent de voyages signataire du présent contrat déclare avoir vu, visité et agrée l’hôtel. La description des lieux dans la brochure (texte et photos) doit être conforme à la réalité et au descriptif donné par l’hôtelier.

Pour toute publication de textes ou photos, l’agent de voyages obtiendra l’accord préalable de la direction de l’hôtel, faute de quoi, il supportera toutes les conséquences découlant d’une description inexacte.

L’agent de voyages est tenu d’envoyer à l’hôtelier exemplaires de sa brochure dès sa parution.

6. CHAMBRES ET PRESTATIONS DE SERVICE

( Art. 22)

a) Les caractéristiques des chambres attribuées par l’hôtelier sont détaillées dans le tableau de l’article 3 que l’agent de voyages déclare approuver.

L’hôtelier est dégagé de toute responsabilité dans le cas où les clients seraient porteurs de bons non conformes à ces caractéristiques et aux prestations prévues.

Au cas où une partie des prestations de service n’est pas assurée par l’hôtelier, le remboursement des ces prestations non fournies sera versé à l’agent de voyage à condition qu’il apporte la preuve du manquement de l’hôtelier. Tout service supplémentaire commandé par les clients sera payé à l’hôtelier directement.

b) Prestations supplémentaires : (désignations et conditions)

------------------------------------------------------------------------

Prix en toutes taxes et services compris.

7. RESERVATION ET RETROCESSION (Art. 8 - 9)

La liste définitive des réservations avec la répartition des voyageurs par chambre (rooming list) doit parvenir à l’hôtel avant la date d’arrivée prévue des clients :

* au moins jours pour la basse saison

* au moins jours pour le moyenne saison

* au moins jours pour la haute saison

* au moins pour

Passé le délai de rétrocession des différentes saisons, l’hôtelier disposera à sa convenance des chambres du contingent qui n’auront pas été confirmées.

Toute réservation doit indiquer le nom complet des clients avec la mention « Monsieur », « Madame », ou

« Mademoiselle ».

Les changements de noms sur la « rooming list » en possession de l’hôtelier ne sont possible que s’ils interviennent avant la limite des délais de rétrocession.

Toute communication ou information verbale entre les signataires du présent contrat doit être obligatoirement confirmée par écrit. Chaque « rooming list » transmise à l’hôtelier doit être enregistrée par ce dernier et porter obligatoirement :

• Le nom du représentant de l’agent de voyage qui l’a transmise.

• Le moyen de transmission utilisé (voie postale, télex, fax , télégramme, courrier électronique, porteur…)

• Le jour et l’heure d’arrivée à l’hôtel ainsi que le nom de la personne qui l’a réceptionnée.

Une copie de ce document doit être signée par l’hôtelier et retournée à l’agent de voyages à titre de décharge.

L’agent de voyages s’engage à fournir à l’hôtelier à la fin de chaque mois, un état des réservations en single, double, twin ou triple, en indiquant les périodes de chaque réservation.

8. RETARDS

En cas de retard des clients à l’arrivée, l’hôtelier essaiera d’assurer les prestations prévues ou une prestation de remplacement. Aucune réduction du forfait hôtelier ne pourra toutefois être demandée par l’agent de voyage.

En cas de retard ou d’annulation des départs, le paiement des prestations supplémentaires non prévues au contrat sera réclamé par l’hôtelier directement au client.

9. RESERVATIONS HORS DELAI ET HORS ALLOTEMENT (Art. 7-8-9)

Les réservations qui parviendraient à l’hôtelier après les délais fixés pourront être acceptées à la discrétion et selon les disponibilités de l’hôtelier.

Les réservations dépassant la limite du contingent pourront être acceptées à la discrétion et en fonction des disponibilités de l’hôtelier.

10. ANNULATIONS (Art. 16-17-18)

L’agent de voyages se doit de respecter un délai minimum pour notifier des annulations à l’hôtel :

* au moins jours pour la basse saison

* au moins jours pour la moyenne saison

* au moins jours pour la haute saison

Sauf cas de force majeure démontrée, l’indemnité due par réservation annulée après les délais, est fixée sur la base d’un forfait correspondant à trois nuitées suivant l’arrangement commandé. En cas de départ prématuré ou de non utilisation des services commandés, la totalité de la commande est à payer par l’agent de voyages.

11. DELOGEMENT

Si pour une quelconque raison l’hôtelier se voit obligé de loger un ou plusieurs clients dans un autre établissement, celui-ci devra être de catégorie similaire.

En tout état de cause, les prestations fournies devront être au moins équivalentes à celles convenues dans le contrat.

Si pour une quelconque raison l’hôtelier se voit obligé de déloger un ou plusieurs clients, il devra assurer leur logement dans l’hôtel de catégorie équivalente le plus proche et payer le cas échéant, toutes différences de prix.

Au cas où les prestations fournies dans l’hôtel de remplacement sont inférieures à celles prévues initialement, une compensation peut être exigée par l’agent de voyages. L’hôtelier s’engage à aviser immédiatement l’agent de voyages, par écrit. Ce dernier s’engage à en informer immédiatement ses clients.

12. REVISION DE L’ALLOTEMENT

Si l’agent de voyages réalise un taux d’occupation inférieur à % en basse saison, l’hôtelier est

en droit de procéder à une réduction, voire à une annulation du contingent de la haute saison.

13. RECLAMATION

Le client devra notifier a la direction de l’hôtel, et ce pendant son séjour, toute réclamation relative à une quelconque prestation. L’agent de voyages est tenu d’informer son client de cette dispositions. L’agent de voyages devra notifier à l’hôtel toute réclamations reçue d’un client, et ce dans les meilleurs délais.

14. CONDITIONS DE PAIEMENT (Art. 12-13)

Conditions de paiement

❏dépôt de garantie et facturation

❏pré-paiement

❏autres et facturation

❏paiement à l’arrivée

❏caution bancaire et facturation

15. SIGNATURE ET VALIDITE DU CONTRAT (Art. 4)

16. CONTESTATION DU CONTRAT

En cas de litige ou contestation en matière d’interprétation de l’une des clauses du contrat, seul fera foi le présent contrat, à l’exclusion de toute éventuelle traduction.

17. FORCE MAJEURE (Art. 26-27)

Lorsqu’une partie au contrat hôtelier se trouve dans l’impossibilité d’honorer ses engagements par suite de force majeure, c’est-à-dire « événements imprévisibles, irrésistibles et indépendants de sa volonté », elle est dégagée des ses obligations sans qu’il y ait indemnisation.

En cas de force majeure, lorsque l’hôtelier ou l’agent de voyages n’est pas en mesure de remplir ses obligations, il doit immédiatement avertir l’autre partie, par tous les moyens à sa disposition, afin de limiter les dommages éventuels.

Il appartient à celui qui évoque la force majeure d’en apporter la preuve.

18. REGLEMENT A L’AMIABLE D’UN DIFFERENT

(Art. 29-30)

En cas de désaccord même si la force majeure est invoquée, les parties contractantes rechercheront un règlement à l’amiable. A défaut, chacune des parties pourra saisir le Comité de Liaison IH&RA / FUAAV.

19. REGLEMENT DES LITIGES (Art.13)

a) Tout litige international découlant d’un contrat entre un hôtelier et un agent de voyage pourra être soumis pour conciliation et arbitrage au Comité de Liaison IH&RA / FUAAV.

b) En cas d’accord écrit des deux parties pour recourir à l’arbitrage IH&RA / FUAAV la partie la plus diligente doit adresser à sa Fédération Internationale une demande d’arbitrage, en lui faisant parvenir tous les documents nécessaires.

c) Le déroulement de la procédure figure dans le règlement d’arbitrage annexé au Code de Pratiques.

20. AUTRES CONDITIONS PARTICULIERES

----------------------------------------------------------------------

Si dans un délai de 30 jours, le contrat n’est pas retourné signé par l’agent de voyages, l’hôtelier peut considérer celui-ci comme étant nul et non avenu et disposera du contingent alloué.

Le présent contrat ne sera valable qu’une fois signé par les parties contractantes. La signature du présent contrat implique l’acceptation sans équivoque de cette clause pour l’agent de voyages.

Nom Prénom Titre

Xx et approuvé Xx et approuvé

Pour l’agent de voyages pour l’Hôtel

Nom Prénom Titre

Signature et cachet Signature et cachet

DOC.SG-00.291 14/12/00

IH&RA / UFTAA CODE DE PRATIQUES GUIDANT LES RELATIONS HOTELS ET AGENCES DE VOYAGES

CONTRACT POUR CONGRES, CONVENTIONS ET VOYAGES DE MOTIVATION

1. PARTIES CONTRACTANTES

Hôtel : TO/PCO/Agent de voyages :

(nom de la société) (nom de la société)

(adresse) (adresse)

Tel : Tel :

Fax :

e-mail :

Licence n°: Licence n°:

VAT n°:

Coordinateur – nom et titre Coordinateur – nom et titre

N° d’adhésion à l’Association Nationale (s’il y a lieu) N° d’adhésion à l’Association Nationale (s’il y a lieu)

2. OBJET DU CONTRACT

Identification de l’événement :

Date : du /_/_/ /_/_/ 20/_/_/ au /_/_/ /_/_/ 20 /_/_/ Programme en annexe : 🞏

Pour les services mentionnés ci-dessous :

Ce contrat est basé sur le Code de Pratiques IH&RA / FUAAV (1999) et les articles mentionnés se réfèrent aux articles du code correspondants.

3. HEBERGEMENT

a) Congressistes

Nombre de personnes hébergées	Date d’arrivée			Date de départ			Nombre de nuits
	Jour	Mois	Année	Jour	Xxxx	Xxxxx

Information facultatives	Moyen de transport--------------------------- N° vol			Moyen de transport --------------------------------------------------------- N° vol

Chambre(s) simple(s) (nombre)


F*	NF

Bain/WC (nombre)

Chambre(s) 2 lits (nombre)


F*	NF

Douche/WC (nombre)

Chambre(s) Double(s) (nombre)


F*	NF

Chauffage (cochez)

Chambre(s) Triple(s) (nombre)


F*	NF

Air conditionné (cochez)

Suite (s) (nombre)


F*	NF

Mini bar (cochez)

Accès Handicapés (cochez)

Télévision (cochez)

Téléphone (cochez)

Coffre fort dans la chambre (cochez)

Connexion Ordinateur / fax en chambre (cochez)

Autres éléments/souhaits :

b) Organisateurs

Nombre de personnes hébergées	Date d’arrivée			Date de départ			Nombre de nuits
	Jour	Mois	Année	Jour	Xxxx	Xxxxx

Information facultatives	Moyen de transport--------------------------- N° vol			Moyen de transport --------------------------------------------------------- N° vol

Chambre(s) simple(s)

(nombre)


F*	NF

Bain/WC (nombre)

Chambre(s) 2 lits (nombre)


F*	NF

Douche/WC (nombre)

Chambre(s) Double(s) (nombre)


F*	NF

Chauffage (cochez)

Chambre(s) Triple(s) (nombre)


F*	NF

Air conditionné (cochez)

Suite (s) (nombre)


F*	NF

Mini bar (cochez)

Accès Handicapés (cochez)

Télévision (cochez)

Téléphone (cochez)

Coffre fort dans la chambre (cochez)

Connexion Ordinateur / fax en chambre (cochez)

c) VIP’s

Nombre de personnes hébergées	Date d’arrivée			Date de départ			Nombre de nuits
	Jour	Mois	Année	Jour	Xxxx	Xxxxx

Information facultatives	Moyen de transport--------------------------- N° vol			Moyen de transport --------------------------------------------------------- N° vol

Chambre(s) simple(s)

(nombre)


F*	NF

Bain/WC (nombre)

Chambre(s) 2 lits (nombre)


F*	NF

Douche/WC (nombre)

Chambre(s) Double(s) (nombre)


F*	NF

Chauffage (cochez)

Chambre(s) Triple(s) (nombre)


F*	NF

Air conditionné (cochez)

Suite (s) (nombre)


F*	NF

Mini bar (cochez)

Accès Handicapés (cochez)

Télévision (cochez)

Téléphone (cochez)

Coffre fort dans la chambre (cochez)

Connexion Ordinateur / fax en chambre (cochez)

d) Conditions spéciales Surclassement :

Check-in/Check out (heures limites) :

Rooming list (date limite d’envoi) : -------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------- (ou Art. 21 du code de Pratiques)

e) Prix **:

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4. RESTAURATION

Petit déjeuner : Continental Buffet Américain

Heure du petit déjeuner de /_/_/ /_/_/ à /_/_/ /_/_/ Indiquer le nombre de personnes :

jour	Dejeuner	Diner	Coktail	Réception d’accueil	Dinner de gala	Sandwish	Pause café matin	Pause café après. midi
1
2
3
4
5

Boissons : ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Prestations specifiques : ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

F=Fumeur / NF= non-fumeur

A convenir entre les parties en se referant à la check-list ci annexée. Pour chaque prestation indiquer le prix unitaire.

5. SALLE DE REUNION ET DE MANIFESTATIONS**

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6. AUDIO – VISUEL**

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

7. EQUIPEMENT**

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

8. IMPRIMES ET FOURNITURES**

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

9. TRANSPORT**

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

10. ORGANISATION**

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

11. SPECTACLES**

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

12. SERVICES ADDITIONNELS**

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

13. PERSONNEL**

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

A convenir entre les parties en se referant à la check-list ci annexée. Pour chaque prestation indiquer le prix unitaire.

14. PRIX **

Devise : -------------------------------

Hébergement	Total
F&B	Total
Salle de réunion	Total
Audio Visuel	Total
Equipement	Total
Imprimes et fournitures	Total
Transport	Total
Organisation	Total
Spectacle	Total
Services additionnels	Total
Ressources Humaines	Total
Facturation	Total
	Total

Prix spéciaux pour nuits supplémentaires avant et après l’évènement

du ------ au ----- : --------------------

15. FACTURATION** ET MODES DE PAIEMENTS**

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

16. DATE ET SIGNATURE

DATE

Pour l’hôtel : TO/PCO/Agent de voyage

Nom du signataire : Nom du signataire

Titre : Titre :

Caché de l’établissement Caché de l’établissement

A convenir entre les parties en se referant à la check-list ci annexée. Pour chaque prestation indiquer le prix unitaire.

Liste de Pointage

Annexe au contrat pour congres, convention et voyages de motivation

3.Hebergement

7. EQUIPEMENT

Réservation

Politique d'annulation délai de rétrocession

Rooming liste

Garantie et surclassement

4. Restauration

P.dej/ déjeuners et dîners

Pauses café collation

Réception de bienvenue

Cocktail Dîner de gala

Produits d’accueil

Chambres fumeurs/non-fumeurs

Politique Check in Check out (heures

limites)

Accès pour personne(s) handicapée(s)

Dégustation culinaire Repas pour artistes

Apéritifs / vins/

champagne/

digestifs/ biscuits/pâtisseries

Régimes alimentaires

Livraison de matériel

Photocopieur normaux & grande capacité

Ordinateurs & imprimantes & périphériques

Fax

Lignes téléphoniques directes

Lignes téléphoniques internes

IDD/ ISDN

Accès Internet

Signalétique Livre d’or

Installation de stand Sacs

Badges

Etiquettes pour bagages

Support pour numérotation table

Carton - podium

drapeaux Cendriers

Stockage

Système d’éclairage

Tableau noir et tableau blanc

Craies, feutres & effaceurs

Tableaux d’affichage bougies

Voltage

5. Salle de reunions et de deceptions

8. Imprimes et Fournitures

Réservations et dimensions :

▪ Salles de réunions

▪ Espace d exposition Salon VIP

Salle de presse Scène

6. Audio/visual

Ecran permanent Piste de danse

Cabine d’interprétation / Installation

Hyperlien entre le sites de l’organisateur et de l’hôte

System de vote interactif De votes

Micros sans fil Micro cravate Micros sur pied Micros de tables Haut parleurs

Retro-projecteur Projecteur de diapositives

secrétariat Vestiaire Décoration de salle

Mise en place de la salle Estrade

Loges d’artistes Comptoir d’accueil Boissons

magnétoscope

Projecteur du film de 16mm

talkies/Walkie Droit d’auteurs

Caméscope & camera Tables pour projecteur Ecrans

Projecteur lumineux Talky - walkies

Cartons d’invitation Impression des programme

Impression de billets & coupons

9. Transport

navettes Transferts

10. Organisation

Mise à disposition gratuite de bus et voitures

Facilités d’enregistrement Sécurité

Arrangement table d’honneur

Assurances Chef de table

bannières Bloque notes

Chemises pour documents

Circuits pré & post congres

Transport terrestres Stationnement et garage

Accès au centre d’affaire Budget

Protocole et attribution des places

Bons d’entrée aux manifestions

Information loisir

DOC.SG-00.79

11. Spectacles

Spectacle

Orchestre ou groupe Piano

Groupe folklorique

Karaoké Discothèque Autres

12. Services additionnels

Cérémonie d’inauguration

Décoration florale

Housse de chaises pour banquet

Soirée à thèmes

Salons privées

Cadeaux/papier à lettre personnalisés à déposer dans les chambres

Information par radio & TV interne

Décoration des salles

coiffeur

Massage /sauna Thalassothérapie

Décoration des chambres Piscine

Equipement sportif

Boutiques

Autres manifestations

13. RESSOURCES HUMAINES

Maître des cérémonies

Photographe technicien Audio/visual Interprètes Traducteurs

Artistes

Animateurs Disque joker

Personnel d’accueil

14. PRIX

prix spéciale pour les nuits avant et après la manifestation

Applicable xx jour(s) avant et après la manifestation

15. Facturation

Devise

Echéances de règlement Avance sur règlement

Moyens de paiement

Frais d’annulation

Dépôt de garantie – restauration

Droit de bouchon

Frais de téléphone Droits d’auteurs

Frais d’acheminement et manutention

Frais de distribution en chambre

Fr Frais de porteur Facture général

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CODE DE PRATIQUES

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