CONTRAT DE SERVICE
CONTRAT DE SERVICE
Entre
L’unité Centre de Recherches Pétrographiques et Géochimiques (UPR 2300) Représentée par le directeur d’unité – Christian France-Lanord
Et
La délégation Centre Est
Représentée par le délégué régional – Michel Retourna
Vu le contrat cadre de service signé le 15 Mai 2008 par le directeur général et le secrétaire général du Centre National de la Recherche Scientifique
Préambule
Dans le cadre du plan stratégique de l’établissement, les services d’appui à la recherche, organisent la dynamique de l’action administrative au bénéfice des laboratoires. Le contrat cadre de service, signé le 15 mai 2008 par le directeur général et le secrétaire général, formalise les engagements portés par les valeurs de performance (réactivité, efficacité) et d'éthique (transparence, impartialité) pris par les services d'appui à la recherche vis-à-vis des laboratoires et leurs agents. Ces engagements qualitatifs sont objectivés sur des niveaux de résultats au travers d’indicateurs.
Les engagements pris dans le contrat cadre de service sont déclinés au niveau national (entités du siège) et au niveau régional dans le contrat de service signé par le délégué régional et le directeur d’unité. Ces deux niveaux contractuels garantiront la qualité des prestations sur des processus identifiés au bénéfice des laboratoires.
Article 1 – Objet
1.1 – Attentes du laboratoire
Les attentes majeures identifiées du laboratoire inscrit au contrat cadre de service sont :
– Développement et maintien des compétences des gestionnaires de laboratoires ;
– Accompagnement des directeurs dans les étapes clés du pilotage de l’unité ;
– Instruction, gestion et suivi des contrats ;
– Allocation des moyens ;
– Recrutement et accompagnement des personnels permanents (IT) ;
– Support à la mise en œuvre et à l’utilisation des systèmes d’information ;
– Simplification des procédures d’achats.
– Amélioration continue de la qualité des services
1.2 – Engagements de la sphère administrative
En réponse aux attentes des laboratoires, l’ensemble de la sphère administrative s’engage au travers du contrat cadre de service dont les 8 engagements majeurs sont listés ci après :
1 - Nous mettons à votre disposition les services dont vous avez besoin à chaque étape de la vie de l’unité,
2 - Nous veillons à assurer la continuité des fonctions et des compétences prioritaires,
3 - Nous mettons à votre disposition les moyens financiers dès le début de l’année,
4 - Nous contribuons au succès de vos projets nationaux et européens,
5 - Nous nous mobilisons pour des achats rapides, sûrs, économes et adaptés,
6 - Nous vous assurons conseil, assistance et continuité de service pour l’utilisation du système d’information national,
7 - Nous assurons le développement des compétences des gestionnaires de l’unité,
8 - Nous sommes à votre écoute pour améliorer la qualité des services que nous vous apportons.
Les huit engagements majeurs et leur déclinaison en engagements détaillés sont présentés en annexe. Cette annexe spécifie l’ensemble des engagements (nationaux et régionaux). Elle pourra être révisée dans les conditions prévues à l’article 4. Le tableau constitue le référentiel aux engagements du contrat de service.
Les engagements de portée régionale sont placés sous la responsabilité de la délégation (présentés en bordeaux dans le tableau).
Les engagements de portée nationale sont placés sous la responsabilité des entités du siège concernées (surlignés en gris dans le tableau).
Les engagements dont la mise en œuvre résulte de l’action conjointe des niveaux national et régional (deux entités responsables identifiées dans l’annexe) sont suivis par l’entité du siège concernée en lien avec le délégué régional et placés sous la responsabilité de l’entité du siège. Dans le cas ou trois entités responsables sont identifiées dont un département scientifique la responsabilité de la tenue de l’engagement revient au département scientifique.
Article 2 - Pilotage du contrat
2.1 - Les instances de suivi
Les contrats font l’objet de pilotage et de suivi.
Chaque délégation désigne un « coordinateur contrat de service ». Il assiste le délégué régional dans la mise en œuvre du contrat de service en veillant à la diffusion des orientations stratégiques générales, de la méthodologie de déploiement dans l’unité et dans les services de la délégation. Il assure le suivi du contrat de service en veillant au déploiement des outils de mesure des indicateurs et au respect de production des livrables. Enfin il est le référent du coordinateur national positionné au BPC et l’interface entre le niveau national et le niveau régional avec l’ensemble des acteurs concernés.
Une fois par an, le délégué régional, le coordinateur et les chefs de service réalisent une revue des contrats de service en place, à laquelle seront associés les directeurs d’unité signataires.
2.2 Les outils de pilotage
Au niveau de la délégation un tableau de bord permet de suivre l’application des engagements et leur pertinence. Tous les semestres des résultats locaux seront transmis au coordinateur national pour la préparation du tableau de bord national.
2.3 Processus d’amélioration continue
Chaque coordinateur réalise, une fois par an, une revue des actions mises en œuvre et à développer afin de garantir la satisfaction du bénéficiaire en collaboration avec l’ensemble des acteurs (administratif et scientifique) concernés. Une synthèse de cette revue, validée par le délégué régional, sera transmise au coordinateur national.
2.4 Documentation
L’ensemble des documents utiles au projet est placé sous la responsabilité du BPC qui en assure le cycle de vie (élaboration, validation, mise à jour, mise en ligne et retrait). Il est accessible à partir du site intranet dédié.
Lorsque cela s’avèrera nécessaire des documents seront formalisés afin de préciser notamment le rôle de chaque acteur, les modalités de mise en œuvre des engagements ou des indicateurs. Ces documents seront élaborés ou mis à jour à l’initiative régionale ou nationale, validés par le comité de coordination après accord, le cas échéant, du secrétaire général. Le BPC est responsable de la gestion de ces documents et de leur mise en ligne sur le site intranet dédié.
Annexe 1
Tableau des engagements de la sphère administrative
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
O Nous mettons à votre disposition les services dont vous avez besoin à chaque étape de la vie de l’unité | 1.1 Un guide « Etre Directeur d’unité » | Le laboratoire contribue à la qualité de ce calendrier et à l’adéquation à vos besoins en communiquant toutes les remarques et suggestions d’évolution de ce calendrier au SRH | DRH |
1.2 7 jours de formation, au minimum, à la prise de fonction | Le DU s’engage à considérer ces jours de formation comme prioritaires au regard des exigences de son propre calendrier et de ses besoins | DRH et Délégation | |
1.3 Des délégations de pouvoir et de signature à jour | Le DU s’engage à : - Proposer au délégué régional le nom de délégataires de signature en cas d’absence et d’empêchement de sa part - Respecter scrupuleusement ses délégations | Délégation | |
- Informer le délégué régional de tout changement de délégataire |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
O suite | 1.4 Des interlocuteurs bien identifiés (sur le site Web de la délégation : organigramme, annuaires et extranet des services) | Le laboratoire s’engage à : - Identifier pour chaque thème (RH, FC, COM…) un interlocuteur privilégié - Communiquer aux services concernés de la délégation les changements concernant ces interlocuteurs dans les laboratoires - S’adresser prioritairement à la délégation par l’intermédiaire de ces interlocuteurs | Délégation |
1.4. A Information des unités par le chef de service lors d’un changement de gestionnaire en délégation | Délégation | ||
1.5 Une première réponse ou une information sur le traitement de la demande, faites par mel, sous 48 heures En cas d’instruction plus longue du dossier, précision apportée si la réponse relève d’une décision du siège, d’une demande complémentaire d’information… Information du directeur d’unité en copie | Le laboratoire s’engage à anticiper ses demandes Le laboratoire s’engage à utiliser les alias de messagerie dont la liste se trouve en annexe. | Délégation |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
O suite | 1.6 Aide à l’élaboration et/ou à l’amélioration du plan de formation de l’unité (PFU) Conseil et assistance de la délégation dans le respect du contrat quadriennal. | Le laboratoire s’engage - à formaliser clairement ses besoins et ses priorités. - à ne valider que les demandes qu’il soutient - à faire participer son correspondant formation aux ateliers d’aide pour le PFU | Délégation |
1.7 Le calendrier annuel des campagnes (RH, finances….) communiqué avant le 1er janvier, garant des campagnes | Le laboratoire contribue à la qualité de ce calendrier et à l’adéquation à vos besoins en communiquant toutes les remarques et suggestions d’évolution de ce calendrier au SRH, SFC… | BPC | |
1.8 La mise à disposition d’outils, à jour, nécessaires au déploiement du plan national de prévention et de sécurité | Le laboratoire contribue à la qualité de ce plan et à l’adéquation à vos besoins en communiquant toutes les remarques et suggestions d’évolution de ce calendrier au service Qualité / Sécurité / Environnement | CNPS |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
O suite | 1.9 Conseil et assistance dans la mise en œuvre d’une politique de prévention et de sécurité | Le laboratoire s’engage à intégrer le point sécurité dans le montage de nouveaux projets (équipements, installations…) | Délégation |
1.9. B Aide pour identifier et définir la mission d’un ACMO : - formation initiale et périodique des ACMO - transmission d’informations nécessaire à l’exercice de cette mission (informations, réunions, …) | Le laboratoire s’engage à : - nommer au moins un ACMO (plus suivant les risques et la taille du laboratoire) - lui allouer du temps pour exercer sa mission - communiquer à l’IRPS en cas de changement d’ACMO - faire participer son/ses ACMO aux formations | Délégation | |
1.9.C Aide à l’élaboration ou à la mise à jour du document unique | Le laboratoire s’engage à transmettre à la DR son document unique d’évaluation des risques et le plan de prévention, mis à jour, chaque année | Délégation | |
1.9. D Aide au montage d’une formation des nouveaux entrants en matière de sécurité | Le laboratoire s’engage à mettre en place une formation des nouveaux entrants en matière de sécurité et les inviter à y participer | Délégation | |
1.9. E Aide à la mise en place d’un CHS au sein de l’unité Participation à au moins un CHS / an dans l’unité | Le laboratoire s’engage à - mettre en place un CSHS dans l’unité (si l’importance des risques le justifie ou si l’effectif de l’unité dépasse 50 agents) - réaliser 2 réunions du CSHS / an (diffuser le compte rendu de la réunion à la délégation) organiser une visite du laboratoire environ un mois avant chaque réunion du CSHS par les membres du CSHS avec invitation de l’IRPS | Délégation |
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
O suite | 1.9. F Accompagnement de l’unité par l’IRPS de la délégation, en partenariat avec l’IHS de l’université pour toute acquisition d’un gros équipement générant un risque particulier | Le laboratoire s’engage à prévenir l’IRPS de l’arrivée d’un nouvel équipement | |
* 1.9.a Aide dans la réalisation de travaux ou aménagements de locaux | * Le laboratoire s’engage à informer la délégation (IRPS et responsable PAT), en amont, des projets de travaux ou d’aménagements de locaux. | Délégation | |
* 1.9. b Formation à l’outil EVRP des ACMO présents dans les infrastructures du CNRS et accompagnement dans la mise en place de l’outil dans l’unité | * Le laboratoire s’engage à faire participer son/ses ACMO à la formation, mettre en place et utiliser l’outil pour établir son document unique (au moins annuellement). | Délégation | |
*1.9. c Aide pour identifier et définir la mission d’un Correspondant Technique du Batiment (CTB) : - formations - transmission d’informations nécessaire à l’exercice de cette mission (informations, réunions, …) | Le laboratoire s’engage à : - nommer au moins un CTB - lui allouer du temps pour exercer sa mission - communiquer au responsable patrimoine en cas de changement de CTB | Délégation | |
*1.9. d Conseil et assistance pour l’élaboration de la programmation pluriannuelle des travaux d’entretien des bâtiments. | Le laboratoire s’engage à : - communiquer toutes les anomalies rencontrées sur le bâtiment - répondre aux questionnaires techniques - effectuer ou faire effectuer l’entretien courant nécessaire à la bonne conservation du bâtiment. | Délégation |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
• Les engagements précédés d’un * ne concernent que les laboratoires hébergés
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
O suite | 1.10 accompagnement dans la communication de votre oratoire | Délégation | |
1.10. A Un relais entre la délégation et le laboratoire : le correspondant- communication - Aide le laboratoire à identifier et à définir la mission d’un correspondant communication - Former et informer ce correspondant - accueillir ce correspondant dans le réseau régional des correspondants communication, en liaison avec les instituts scientifiques et les tutelles - lui communiquer toute information lui permettant d’exercer cette mission | Le laboratoire s’engage à : - Définir au moins un correspondant communication (plus en fonction de la taille de l’unité) en collaboration avec le SCOM - Lui allouer X % de temps pour cette mission et un périmètre d’actions - Faire participer le correspondant aux réunions de formations et d’informations organisées par le SCOM | Délégation |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
O suite | 1.10. B Valorisation de vos résultats de recherches et de vos événements pour augmenter la visibilité de votre laboratoire : - La délégation s’engage à traiter l’information en lien avec les instituts : les sujets à médiatiser doivent être affinés ou développés au cas par cas en concertation avec les acteurs concernés. - Accompagnement dans l’organisation des événements du laboratoire institutionnel, scientifique ou grand public - Conseils pour la réalisation de vos outils de communication | Le laboratoire s’engage à : - Fournir les informations nécessaires dans les délais impartis : informations sur les publications scientifiques à venir dès l’acceptation de l’article (travail sous embargo), acquisition d’un nouvel équipement structurant… - Informer la délégation au moins entre 3 et 6 mois (en fonction de l’événement) avant la date souhaitée - Informer la délégation lorsqu’il participe à une manifestation de culture scientifique - Respecter la charte graphique du CNRS | Délégation |
1.10. C Mise à disposition d’outils de diffusion d’informations professionnelles : - optimisation de la circulation interne d’informations : conseils pour la mise en place d’outils adaptés à la situation du laboratoire (Diaporamas, plaquettes, films, sites internet, lettres …) - CNRS Hebdo : à votre service pour diffuser des informations | Le laboratoire s’engage à : - Apporter au SCOM toutes les informations susceptibles de valoriser un évènement particulier du laboratoire en vue d’une exploitation sur tout support jugé pertinent : sites internet, le Journal du CNRS… | Délégation |
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
0 Nous veillons à assurer la continuité des fonctions et des compétences prioritaires | 2.1 Pour les emplois IT identifiés dans le contrat de service comme emplois clés : mise à disposition d’une ressource en moins de trois mois en cas de vacance du poste* *Les fiches des emplois clés du laboratoire validées par l’institut sont annexées au présent contrat. | Le laboratoire s’engage à transmettre sa demande de poste à la délégation au plus vite afin d’identifier une vacance de poste le plus tôt possible. Il convient qu’il transmette au plus vite le Procès Verbal d’Installation au Service des Ressources Humaines. Le laboratoire s’engage à identifier pour chaque emploi-clé les connaissances et compétences de manière documentée, et à transmettre le tout au Service des Ressources Humaines. | Instituts et Délégations |
2.2 Mise à disposition d’un vivier de compétences disponible pour le recrutement des contractuels (candidatures spontanées ou candidats retenus sur listes complémentaires des concours externes) | Le laboratoire s’engage à exprimer clairement ses besoins. Le laboratoire s’engage à transmettre au Service des Ressources Humaines les candidatures pertinentes reçues (candidatures spontanées, candidatures en réponses à un besoin de recrutement, …) afin d’alimenter ce vivier. | Délégation | |
2.3 Un délai d’engagement de CDD n’excédant pas 3 semaines | Le laboratoire s’engage à adresser au Service des Ressources Humaines une demande de recrutement complète, conformément à la demande disponible en ligne au niveau de la bibliothèque pratique. A partir de ce moment commence le délai d’engagement et la prise en compte de l’embauche, sous réserve de disponibilité des crédits | Délégation | |
Le laboratoire s’engage à ne pas faire travailler la personne avant que le dossier ne soit prêt et le contrat signé |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
0 suite | 2.4 L’accompagnement dans l’accueil et l’intégration du nouveau recruté stagiaire Journée d’accueil dans l’année qui suit la prise de fonction Entretien d’accueil avec le SRH dans les 4 mois suivant la prise de fonction Financement prioritaire des actions de formations concernant les nouveaux recrutés | Le laboratoire s’engage à mettre en place une procédure d’accueil, avec établissement d’un dossier personnalisé par stagiaire Le laboratoire s’engage à signaler formellement au plus tôt au Responsable des Ressources Humaines tout problème rencontré avec une personne nouvellement embauchée Étendre ces dispositions aux CDD de 6 mois et plus | DRH et Délégation |
2.5 Un accompagnement des situations particulières | Le laboratoire s’engage à signaler formellement au plus tôt au Responsable des Ressources Humaines dès les premiers signes d’une situation particulière | Délégation |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
Œ | 3.1 Les dotations de base mises en place avant fin janvier | DFI, Institut et Délégation | |
Nous mettons à votre disposition les moyens financiers dès le début d’année | |||
3.2 70% des autres crédits* d’Etat attribués avant fin mars et 100% pour la fin du mois de juin * équipements mi lourd, crédits d’intervention | Vous vous engagez à une consommation effective de ces crédits avant la fin de l’exercice budgétaire ou à prévenir au plus tôt le SFC d’un besoin éventuel de report | DFI, Institut et Délégation | |
3.3 | |||
Une communication transparente des critères d’attribution | Institut | ||
3.4 Une visibilité sur les crédits consommés | Des tableaux de bord des crédits budgétaires et du taux de consommation mensuel sont mis à disposition en ligne sur le site de la Délégation 06. | Délégation |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
º Nous contribuons au succès de vos projets nationaux et européens | 4.1 Un respect rigoureux du délai de réponse aux appels à proposition | Le laboratoire s’engage à transmettre un dossier complet à la délégation (SPV) dans un délai de 5 jours. A traiter au cas par cas pour chacun des labos | Délégation |
4.2 Un accompagnement individualisé de vos projets européens Accompagnement des équipes n’ayant pas ou peu de contrats et de ressources propres en les informant des appels à projets et en les accompagnant dans la constitution du projet. | Le laboratoire s’engage à informer le SPV lorsque l’unité s’engage dans un projet européen. L’aide apportée pourra ensuite être définie au cas par cas | Délégation | |
4.3 La production des rapports financiers dans les délais contractuels | Le rapport scientifique est un préalable au rapport financier pour l’envoi au partenaire, le laboratoire doit informer le SFC de l’envoi de ce rapport scientifique (fournir la 1ère page) et s’engage à transmettre au SFC les éléments nécessaires à l’élaboration des rapports financiers dans des délais compatibles avec les dates d’échéance soit dans les 15 jours qui suivent, un mél est envoyé au préalable informant des dates butoir afin de permettre au laboratoire de constituer son dossier de justifications. | Délégation | |
Les feuilles d’activité doivent remonter à la délégation mensuellement. | |||
4.4 | |||
Un dépôt des demandes de brevets dans les 3 mois après la déclaration d’invention | DPI |
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
º suite | 4.5 La protection de vos droits (publication / propriété intellectuelle...) | Vous vous engagez à associer le SPV dès le début de la négociation de vos projets avec le partenaire. Vous vous engagez à utiliser les outils nécessaires à la protection des droits de l’Etablissement en particulier le cahier de laboratoire | DPI et Délégation |
4.6 Suivi des contrats en cours de signature et transfert d'informations du SPV à la direction de l'unité ainsi qu'au responsable scientifique Mise en place souhaitable d'un fichier des contrats en cours et historisés | Le laboratoire s'engage à donner une adresse générique pour obtenir cette information |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
O | Une démarche assouplie, accompagnée et sécurisée | ||
- assouplie | |||
Nous nous mobilisons pour des achats rapides, sûrs, économes et adaptés | |||
5.1 Une capacité à effectuer des achats jusqu’à 133.000 euros | Le laboratoire s’engage à respecter les conditions suivantes : - Référent(s) identifié(s) dans l’unité - La centralisation des pièces justificatives - Le contrôle des opérations - La recherche des offres les plus avantageuses -Attention 90 000€ Le laboratoire s’engage à solliciter systématiquement l’avis des responsables d’achats pour toute opération suggérant une mise en œuvre formalisée (> à 90 000 € liée à la publication BOAMP) | Délégation | |
5.2 Maîtrise du nombre et de la nature des pièces justificatives nécessaires référencées dans un corpus national | Le laboratoire s’engage à transmettre à la délégation les pièces demandées figurant dans le référentiel des pièces justificatives par nature des dépenses en ligne sur le site de PRAGMA. | Délégation | |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
O suite | 5.3 Un conseil à la demande auprès d’un responsable « achats » en délégation > mettre en copie le référent achat du labo pour toutes les communications par mail avec l’unité | Le laboratoire s’engage à : -Définir un « référent achat » dans l’unité pour que la délégation puisse le tenir informé de l’évolution de la réglementation -Définir une organisation interne pour que les équipes collaborent avec le référent achat de l’unité avant de passer par la cellule achat de la délégation. | Délégation |
5.4 Applications informatiques de support de publicité des marchés (PUMA) et de comparaison des prix (COUGAR) | Vous vous engagez à utiliser les outils de support de publicité des marchés dans le respect des procédures en vigueur | DFI-DDA | |
5.5 Guide de l’achat (disponible en ligne) | DFI et BPC | ||
5.6 Un contrôle et une aide associée sur les procédures d’achats | Vous vous engagez à faire bénéficier les acheteurs de votre unité de toute action de formation organisée dans ce domaine Le laboratoire s’engage à informer la délégation, le plus tôt possible des projets d’achat et des financements potentiels à venir et ou connus. | Délégation |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
O suite | Un traitement modernisé de vos achats - Dématérialisation des achats | ||
5.7 Disponibilité de la carte achat niveau 1 > fournir un guide précisant les règles d’utilisation | Le laboratoire s’engage à : -Définir une personne responsable chargée de la gestion de la carte achat -S’engager à organiser l’utilisation de la carte d’achat niveau 1 dans le respect de la réglementation en vigueur et des délégations de signature accordées. -S’engager à procéder à l’engagement des dépenses effectuées par carte achat dans Xlab. - A respecter les règles d’utilisation sous réserve de retrait de la carte | Délégation | |
5.8 Disponibilité de la carte achat niveau 3 | Sans objet (aucune démarche en cours) | DFI-DDA | |
- Prise en charge directe des frais de mission | |||
5.9 Marché transport/ hébergement | Vous vous engagez à utiliser ce marché pour l’ensemble des missions financées par le CNRS. Vous vous engagez à généraliser la réservation on line y compris pour les convocations de l’administration centrale où celle-ci doit revêtir un caractère systématique. | DFI-DDA | |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
O suite | 5.10 Carte affaire | Vous vous engagez à favoriser le développement de la carte affaires en lieu et place des demandes d’avance sur mission. Vous vous engagez à veiller à l’utilisation de ces cartes dans le respect de la réglementation en vigueur et des délégations de signature accordées. | ACP |
Un portefeuille de fournisseurs à votre disposition | |||
5.11 Marchés nationaux/ régionaux (nombre de contrats) | Vous vous engagez lorsqu’un marché ou un accord cadre a été négocié à l’utiliser de manière exclusive | DFI-DDA | |
5.12 Offres préférentielles | Vous vous engagez en cas de défaillance du prestataire ou de non satisfaction à assurer un retour écrit à la délégation (bureau des Achats au SFC) | DFI-DDA | |
5.13 Accords-cadres nationaux ou régionaux > fournir aux unités les informations utiles et nécessaires pour l’utilisation et le respect de ces accords cadres : guide, formation / information | - Le laboratoire s’engage à respecter ces accords cadres - Vous vous engagez en cas de défaillance du prestataire ou de non satisfaction à assurer un retour écrit à la délégation (bureau des Achats au SFC) | Délégation | |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
◉ Nous vous assurons conseil, assistance et continuité de service pour l’utilisation du système d’information national | 6.1 Des formations à l’utilisation du système d’information national dédiées à vos collaborateurs | Le laboratoire s’engage à inciter les agents à suivre les formations proposées. Le laboratoire s’engage à assurer la disponibilité de ses collaborateurs pour les actions de développement des compétences relevant notamment de l’utilisation du système d’information | DSI et Délégation |
6.2 | |||
Un point d’entrée identifié avec la délégation pour tout conseil et résolution de 80% des incidents relatifs à Xlab dans la journée | Délégation | ||
6.3 | |||
Un accès à la DSI, via un centre de service, pour l’assistance et la résolution de 70% des incidents relatifs aux applications centralisées dans la journée : Sirhus… | DSI | ||
6.4 Utilisation optimisée du référentiel de données uniques visant notamment à limiter le nombre d’enquêtes reçues par les unités | Vous contribuez à la qualité et à l’adéquation de ce référentiel à vos besoins en nous communiquant toutes vos remarques et suggestions d’évolution de ce référentiel | BPC pour l’enquête de satisfaction nationale |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
0 Nous assurons le développement des compétences des gestionnaires de l’unité | 7.1 Mise en place d’un plan de formation national et d’actions régionales dans les 12 premiers mois de la prise de fonction | - Le laboratoire s’engage à prévenir la délégation de l’arrivée d’un nouveau gestionnaire dès que possible | DRH et Délégation |
7.2 Actualisation périodique des compétences par des formations ou de l’information au travers de réunions métier | - Le laboratoire s’engage à participer aux formations proposées - Le laboratoire s’engage à transmettre les besoins en formation au bureau de la FP | ||
- Le laboratoire s’engage à assurer la disponibilité des gestionnaires pour assister à ces actions de formation et développement des compétences. | Délégation | ||
- Le laboratoire s’engage à considérer la formation de ses gestionnaires comme un axe prioritaire de développement et d’accroissement de la qualité du travail de gestion. | |||
7.3 Accès à la bibliothèque Pratique : formulaires types, fiches techniques réglementaires, guides pratiques, référentiels… | Le laboratoire s’engage à contribuer à la qualité et à l’adéquation de cette bibliothèque à ses besoins en nous communiquant à la DR ? toutes ses remarques et suggestions d’évolution de cet outil | BPC |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
Engagements de la sphère d’appui à la recherche | Engagements détaillés et moyens mis en œuvre | Engagements du laboratoire | Entité responsable |
® Nous sommes à votre écoute pour améliorer la qualité des services que nous vous apportons | 8.1 Une adresse dédiée pour recevoir vos remarques et vos suggestions xxxxxxx-xxxxxxx@xx0.xxxx.xx | Le laboratoire s’engage à utiliser cette adresse pour soumettre ses suggestions | BPC |
8.2 Une évaluation régulière et rendue publique de votre niveau de satisfaction | Vous vous engagez à répondre de manière exhaustive à l’enquête de satisfaction | BPC | |
8.3 Des actions d’amélioration tenant compte des résultats de l’évaluation | Le laboratoire s’engage à « profiter » des actions d’amélioration mises en place | BPC | |
8. A. | |||
Définition des projets d’amélioration entre la délégation et les unités | délégation | ||
8. B. Mettre en place une voie identifiée pour recevoir les remarques et suggestions des unités par rapport à la délégation | Le laboratoire s’engage à utiliser l’outil de suivi des demandes | délégation |
• Les engagements placés sous la responsabilité de la délégation sont présentés en bordeaux.
• Les engagements placés sous la responsabilité des entités du siège concernées sont surlignés en gris
ANNEXE 2
Emplois-clés validés