IBM Emptoris Contract Management on Cloud
Descriptif de Services
IBM Emptoris Contract Management on Cloud
Ce Descriptif de Services détaille le Service Cloud qu'IBM fournit au Client. Le terme « Client » signifie la société et ses destinataires et utilisateurs autorisés du Service Cloud. Le Devis et l'Autorisation d'Utilisation sont fournis séparément sous la forme de Documents de Transaction.
1. Service Cloud
IBM Emptoris Contract Management on Cloud fournit un référentiel dans lequel le Client peut stocker ses documents contractuels signés.
Les fonctionnalités de base permettent au Client ce qui suit :
● Téléchargement des contrats à associer aux métadonnées appropriées (par exemple, dispositions contractuelles).
● Recherches et génération de rapports sur les données afin de trouver les contrats qui l'intéressent, selon les besoins ; Seules les données générées ou stockées dans le Service Cloud peuvent être utilisées avec la fonctionnalité IBM Cognos.
● Réception d'alertes pour les événements futurs tels que les expirations de contrat, de sorte que les mesures appropriées puissent être prises.
Les fonctionnalités avancées permettent au Client ce qui suit :
● Négociation de contrats.
● Suivi des obligations après la signature d'un contrat.
● Modification des contrats signés.
● Utilisation des modèles de contrat et des modèles de clause pour garantir le respect des normes.
● Utilisation d'un assistant libre-service pour guider aisément les utilisateurs novices lors de la création de contrats.
● Capture et collaboration sur des attributs plus complexes d'un contrat. Par exemple, des définitions de ligne sont disponibles pour le suivi des informations tabulaires dans un contrat.
● Gestion des approbations et des examens ad hoc.
● Intégration à d'autres systèmes à l'aide des services Web.
1.1 Abonnements de base
Les options d'abonnement au Service Cloud (chacune dénommée ci-après « Abonnement de Base ») disponibles comme Service Cloud applicable sont décrites ci-après. Le Document de Transaction identifie l'Abonnement ou les Abonnements de Base achetés. Toutes références au Service Cloud dans le présent document s'appliquent à l'Abonnement ou aux Abonnements de Base achetés.
1.1.1 IBM Emptoris Contract Management on Cloud
IBM Emptoris Contract Management on Cloud permet au Client de gérer les contrats associés aux contrats de vente avec les clients, les contrats d'approvisionnement, par exemple pour l'approvisionnement en biens et services, ainsi que les contrats de location et de bail, ainsi que les Accords de Confidentialité (NDA). Les fonctionnalités de base et avancées sont disponibles pour ce Service Cloud.
1.1.2 IBM Emptoris Contract Management Buy Side Premium on Cloud
IBM Emptoris Contract Management Buy Side Premium on Cloud permet au Client de gérer les contrats associés à l'approvisionnement, par exemple pour l'approvisionnement en biens et services, ainsi que les contrats de location et de bail. Cette fonction permet également de gérer les contrats associés qui utilisent la fonction d'approvisionnement, par exemple les Accords de confidentialité (NDA). Les fonctionnalités de base et avancées sont disponibles pour ce Service Cloud.
1.1.3 IBM Emptoris Contract Management Sell Side Premium on Cloud
IBM Emptoris Contract Management Sell Side Premium on Cloud permet au Client de gérer les contrats associés aux ventes à un client, tels que les contrats de vente et les Accords de Confidentialité (NDA) avec les clients. Les fonctionnalités de base et avancées sont disponibles pour ce Service Cloud.
1.1.4 IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud
IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud permet au Client de gérer les contrats associés à l'approvisionnement, par exemple pour l'approvisionnement en biens et services, ainsi que les contrats de location et de bail. Cette fonction permet également de gérer les contrats associés qui utilisent la fonction d'approvisionnement, par exemple les Accords de confidentialité (NDA). Les fonctionnalités de base sont disponibles pour ce Service Cloud.
1.1.5 IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud
IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud permet au Client de gérer les contrats associés aux ventes à un client, tels que les contrats de vente et les Accords de Confidentialité (NDA) avec les clients. Les fonctionnalités de base sont disponibles pour ce Service Cloud.
1.1.6 IBM Emptoris Contract Management For Commercial Banking Agreements on Cloud
IBM Emptoris Contract Management for Commercial Banking Agreements on Cloud permet au Client de gérer les contrats et d'autres documents associés aux accords bancaires commerciaux ou de gros. Les fonctionnalités de base et avancées sont disponibles pour ce Service Cloud.
1.2 Dispositifs en Option (Optional Features)
1.2.1 Offres en Lecture Seule
Les offres en Lecture Seule (Read Only) permettent aux Utilisateurs Autorisés d'accéder aux référentiels et d'y faire des recherches, d'afficher des rapports, de participer aux flux de travaux en tant que valideurs ou routeurs, de recevoir et mettre à jour le statut d'une tâche affectée et de recevoir des alertes de risque dans le Service Cloud. Les Utilisateurs Autorisés peuvent également créer des contrats via l'assistant (par exemple quand l'assistant est lancé à partir d'applications externes comme Xxxxxxxxxx.xxx). Les offres optionnelles en lecture seule suivantes sont disponibles :
● IBM Emptoris Contract Management on Cloud Read Only
● IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud Read Only
● IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud Read Only
● IBM Emptoris Contract Management For Commercial Banking Agreements on Cloud Read Only
1.2.2 IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud Advanced Add-On
Cette option permet au Client d'utiliser toutes les fonctionnalités avancées avec l'Instance IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud. Pour acheter cette option, le Client doit disposer d'un abonnement IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud existant.
1.2.3 IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud Advanced Add-On
Cette option permet au Client d'utiliser toutes les fonctionnalités avancées avec l'Instance IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud. Pour acheter cette option, le Client doit disposer d'un abonnement IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud existant.
1.2.4 Offres relatives à un Environnement non destiné à la production
Ces offres peuvent être utilisées dans le cadre des activités du Client non destinées à la production, y compris, sans que cette liste soit limitative, pour les activités de test, d'optimisation de performances, de diagnostic d'incident, de tests de performances, de transfert, d'assurance qualité et/ou pour développer, à l'aide d'interfaces de programmation d'application publiées, des ajouts ou extensions du Service Cloud utilisés en interne. Un environnement de non-production distinct doit être acquis pour chaque Instance de production achetée, si le Client nécessite des activités non destinées à la production pour un type de contrat particulier. Les offres optionnelles d'environnement de non-production suivantes sont disponibles :
● IBM Emptoris Contract Management on Cloud for Non-Production Environment
● IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud for Non-Production Environment
● IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud for Non-Production Environment
● IBM Emptoris Contract Management for Commercial Banking Agreements on Cloud for Non- Production Environment
1.3 Offres de Support Premium
1.3.1 IBM Emptoris Contract Management on Cloud Essential Premium Support
Cette offre inclut jusqu'à quatre actualisations de base de données par trimestre, un Accord relatif aux Niveaux de Service (SLA) cible amélioré de 99,7 % et la planification des mises à jour sur un week-end plutôt que pendant les heures ouvrables.
IBM Emptoris Contract Management on Cloud Essential Premium Support fournit également un Responsable AVL (Accelerated Value Leader). Le Responsable AVL peut être un employé ou un sous- traitant d'IBM qui effectuera les tâches suivantes :
● Gestion des problèmes
IBM fournira des mises à jour d'état régulières, facilitera les communications entre le Client et IBM concernant les problèmes, dirigera la résolution des problèmes non résolus et remettra des rapports de gestion mensuels sur les activités.
● Support proactif
IBM désignera le contact qui fournira des services de conseils et d'assistance relatifs au Service Cloud pour aider à réduire ou empêcher la survenance de problèmes dans le Service Cloud. Ces activités peuvent consister, mais sans s'y limiter, à prévenir le Client des rapports officiels d'analyse de programme (ou APAR) observés par d'autres Clients, à apporter son concours au développement de plans d'atténuation des risques lorsque des modifications, telles que des mises à niveau, sont proposées pour l'environnement du Client, à participer au cycle de vie des produits et à la planification de la maintenance et à produire des rapports périodiques.
● Partage des compétences
IBM facilitera le développement des compétences du Client en rapport avec le Service Cloud en envoyant des invitations à des réunions préparatoires organisées par des spécialistes techniques chevronnés et en accordant un accès rapide aux informations techniques.
Le Client :
● désignera un Contact Principal responsable de la réception et la diffusion des informations relatives aux tickets de demande de service, des mises à jour et des correctifs, ainsi que la hiérarchisation des tickets de demande de service en attente et l'examen des rapports d'état d'Incident avant de contacter IBM pour demander de l'assistance ;
● communiquera les coordonnées du Contact Principal au début du Service Cloud, ainsi que tout changement de Contact Principal en adressant à IBM un préavis écrit de 30 jours par l'intermédiaire du Responsable AVL ; et
● participera aux conférences téléphoniques hébergées par le Responsable AVL.
1.3.2 IBM Emptoris Contract Management on Cloud Premier Premium Support
Cette offre inclut toutes les caractéristiques d'IBM Emptoris Contract Management Essential Premium Support ainsi que les suivantes :
● Service à Distance de Bilan de Santé Annuel
IBM fournira une évaluation du bilan de santé de la configuration, du déploiement et de l'utilisation du Service Cloud par le Client. Cette évaluation inclura les résultats et des recommandations d'amélioration pour l'utilisation du Service Cloud. Dans le cadre de ce service, IBM passera en revue la documentation d'origine relative à l'implémentation par le Client, vérifiera les rapports APAR ouverts, interrogera les utilisateurs finaux, examinera la configuration du Service Cloud effectuée par le Client, évaluera les personnalisations et les intégrations pour chaque module et remettra un rapport d'analyse contenant les résultats, les observations et des recommandations d'amélioration.
● Service de Mise à Jour à Distance
IBM fournira des services de mise à jour pour les Clients utilisant la version 10.0 ou supérieure du Service Cloud pour passer à une édition ultérieure dans la même version. Le Client doit souscrire à un Service Cloud d'environnement de non-production, lire la documentation de toutes les nouvelles éditions, créer et conserver le planning de projet de mise à jour et soumettre les tickets de demande de support appropriés pour le Service Cloud devant être mis à jour. IBM fournira des conseils sur le projet du Client et les plans d'activation d'utilisateur, passera en revue et contrôlera les fichiers de
configuration du Service Cloud, examinera les nouvelles fonctionnalités et donnera des conseils au Client sur le test de la mise à jour.
● Installation du code personnalisé
IBM assurera l'installation du code personnalisé créé par les Services Professionnels IBM (conformément à un contrat distinct entre les parties) dans le cadre du Service Cloud.
● Revues trimestrielles des activités
IBM collaborera avec le Client pour passer en revue le Service Cloud du Client, y compris son adoption par le Client, les actions en cours, les problèmes et les futurs plans.
● Planification prioritaire des mises à jour pendant le week-end
Le Client bénéficiera de la planification prioritaire des mises à jour pendant le week-end aux heures réservées au Client et aux autres Clients qui achètent IBM Emptoris Contract Management on Cloud Premier Premium Support.
● Code externe
Le Client doit souscrire à IBM Emptoris Contract Management on Cloud Premier Premium Support en vue d'installer des artefacts personnalisés dans le Service Cloud, par exemple des exits utilisateur, des adaptateurs ou d'autres processus externes.
1.4 Services à Distance
Pour qu'IBM puisse livrer les Engagements de Service et les Services de Maintenance, le Client :
● désignera un Point de Contact à qui seront adressées toutes les communications relatives au Service Cloud et qui aura le pouvoir d'intervenir au nom du Client sur tous les sujets concernant le Service Cloud ; servira d'interface entre IBM et les intervenants des départements du Client qui participent au Service Cloud ; participera aux réunions d'avancement du projet, collectera et fournira les informations, données et décisions dans un délai de trois (3) jours ouvrables après qu'IBM en aura fait la demande ; aidera à régler les problèmes rencontrés dans le cadre du Service Cloud et, si nécessaire, les fera remonter au sein de l'organisation du Client ;
● fournira à IBM l'accès aux Services Cloud du Client ;
● coopérera en vue de réaliser ses tâches et activités ;
● reconnaîtra et acceptera que ces services sont conçus à l'appui d'un domaine d'activité implémentant le logiciel, avec un seul ensemble d'exigences. Le Service Cloud prend en charge les déploiements destinés à plusieurs domaines d'activité, mais les domaines supplémentaires peuvent nécessiter des Engagements de Service additionnels ;
● fournira ses exigences métier relatives aux Engagements de Service et Services de Maintenance achetés ;
● sera responsable du déploiement et de la mise en œuvre des plans de test, des scripts de test correspondants et des données associées ;
● sera responsable du développement des procédures métier des utilisateurs finaux ainsi que du développement et de la livraison des services d'activation aux utilisateurs finaux ; et
● consultera IBM avant d'engager des tiers dont les prestations peuvent avoir une incidence sur la capacité d'IBM à fournir les Services et sera responsable de la gestion et des performances des tiers.
1.4.1 Engagements de Service
a. IBM Emptoris Contract Management Repository Implementation Service Engagement
IBM fournira des services permettant d'implémenter une fonction de référentiel de gestion de contrat avec les métadonnées du Client, les approbations de contrat et l'utilisation des fonctions de contrat classé pour un seul domaine d'activité dans l'organisation du Client. IBM Emptoris Strategic Supply Management Master File Implementation Remote Service doit être acheté et terminé en même temps que ce service ou terminé avant la livraison de ce service.
b. IBM Emptoris Contract Management Health Check Service Engagement
IBM fournira une évaluation du bilan de santé de la configuration, du déploiement et de l'utilisation du Service Cloud par le Client. Cette évaluation inclura les résultats et des recommandations d'amélioration basées sur l'utilisation de l'Offre Cloud Service. Dans le cadre de ce service, IBM
passera en revue la documentation d'origine relative à l'implémentation par le Client, vérifiera les rapports APAR ouverts, interrogera les utilisateurs finaux, examinera la configuration du Service Cloud effectuée par le Client, évaluera les personnalisations et les intégrations pour chaque module et remettra un rapport d'analyse du bilan de santé contenant les résultats, les observations et des recommandations d'amélioration. IBM Emptoris Contract Management Repository Implementation Remote Service doit être acheté et terminé en même temps que ce service ou terminé avant la livraison de ce service.
c. IBM Emptoris Contract Management Administrator Enablement Service Engagement
IBM fournira des services d'activation aux administrateurs du Client pour le Service Cloud. Il s'agit notamment d'examiner les fonctions d'administration, de discuter des meilleures pratiques, de mener des expériences pratiques sur les fonctions d'administration sur un site de test et de répondre aux questions spécifiques du Client pendant la session d'activation. IBM Emptoris Contract Management Repository Implementation Remote Service doit être acheté et terminé en même temps que ce service ou terminé avant la livraison de ce service.
d. IBM Emptoris Contract Management Legacy Load Service Engagement
IBM fournira des services à l'appui d'un projet du Client pour charger jusqu'à 20 000 contrats existants dans le référentiel de gestion de contrat. IBM organisera une session de conception pour les exigences en matière de chargement de contrat existant pour un seul domaine d'activité au sein de l'organisation du Client. IBM fournira un document d'approche de conception pour le chargement des contrats existants en conformité avec la conception globale des contrats et générera un fichier modèle d'importation contenant les détails du mappage des données existantes du Client vers des zones de données de gestion de contrat. IBM procurera au Client une formation sur le processus d'importation des contrats existants, y compris le chargement direct d'un maximum de 500 contrats vers le site de test du Client, ainsi que des conseils sur la stratégie ce création par lots pour le chargement des contrats existants. IBM fournira également au Client des conseils sur une approche de test. IBM Emptoris Contract Management Repository Implementation Remote Service doit être acheté et terminé en même temps que ce service ou terminé avant la livraison de ce service.
e. IBM Emptoris Contract Management Interview Design Service Engagement
IBM fournira des services permettant de configurer une interview dans le Service Cloud à l'appui des exigences du Client relatives à la création d'une version préliminaire d'un contrat. IBM établira une feuille de travail de conception pour la conception d'interview. IBM développera une assistance directe pour une interview, ce qui comprendra la sélection d'un maximum de quatre modèles de contrat par logique arborescente, un nombre maximal de 30 zones de métadonnées dans un projet de contrat, ainsi qu'une logique de permutation de clause pour un maximum de 10 modèles de clause dans des contrats créés. IBM procurera au Client une formation d'une durée maximale de 16 heures pour cinq personnes maximum sur la façon de configurer l'interview afin que le Client puisse développer l'interview au-delà des éléments directs d'IBM. IBM créera un prototype de l'interview sur le site de test pour permettre au Client de confirmer la conception. IBM générera l'interview dans le Service Cloud de production conformément aux paramètres susmentionnés. IBM fournira une assistance au Client pendant le test de l'interview finale. IBM Emptoris Contract Management Repository Implementation Remote Service doit être acheté et terminé en même temps que ce service ou terminé avant la livraison de ce service.
f. IBM Emptoris Contract Management Advanced Reporting Implementation Service Engagement
IBM fournira au Client des services d'implémentation pour les fonctions évoluées de génération de rapports de gestion de contrat. Il s'agit de passer en revue les données stockées dans le Service Cloud et d'utiliser les fonctions de génération de rapports Cognos disponibles dans le Service Cloud. IBM organisera une session d'activation de trois jours pour les fonctions de génération de rapports du Service Cloud, qui consistera à passer en revue le Package de données du Service Cloud, les rapports prêts à l'emploi et les fonctions de génération de rapports Cognos disponibles dans le Service Cloud. La session comprend également une présentation fonctionnelle et des exercices pratiques permettant aux utilisateurs du Client de se familiariser avec le Service Cloud. IBM Emptoris Contract Management Repository Implementation Remote Service doit être acheté et terminé en même temps que ce service ou terminé avant la livraison de ce service.
g. IBM Emptoris Contract Management Contract Export Adaptor Implementation Service Engagement
IBM fournira et configurera l'adaptateur IBM Emptoris Contract Management Contract Export qui permet d'exporter certaines données de contrat lors d'événements déclencheurs spécifiques dans un format de données pris en charge. Cela permet l'intégration du Service Cloud aux systèmes commerciaux des tiers ou du Client. IBM organisera une session de configuration permettant le paramétrage de diverses configurations, y compris la définition de ce qui suit :
● données de contrat exportées (par exemple, propriétés et zones d'en-tête, informations relatives aux parties, dispositions définies par le système et l'utilisateur, données en mode ligne) ;
● événements de déclenchement d'exportation (par exemple, mise en œuvre d'un contrat, changements d'état/sous-état, valeur de terme ou indicateurs personnalisés) ;
● formats de données pris en charge : format CSV. La définition de colonne du fichier CSV peut être au format XML configuré. Un schéma XML IBM est fourni pour ce format ;
● protocole de transport (par exemple, SFTP/FTP, système de fichiers).
IBM prendra en charge le déploiement de l'adaptateur dans un Service Cloud de non-production et un Service Cloud de production. IBM Emptoris Contract Management Repository Implementation Remote Service doit être acheté et terminé en même temps que ce service ou terminé avant la livraison de ce service.
h. IBM Emptoris Contract Management Contract Auto Naming Adaptor Implementation Service Engagement
IBM fournira et configurera l'adaptateur IBM Emptoris Contract Management Contract Auto Naming qui permet la configuration du nom de contrat, en fonction des valeurs fournies dans les zones de dispositions définies associées à l'enregistrement de contrat. Ce service est implémenté via un processus qui met à jour le nom de contrat lors d'une action de sauvegarde dans le contrat. Cet adaptateur relie jusqu'à quatre zones de dispositions à partir de l'enregistrement de contrat pour générer le nom de contrat. IBM organisera une session de configuration (d'une durée approximative de deux heures) pour assurer le transfert des connaissances et identifier les paramètres appropriés des options de configuration de l'adaptateur. IBM fera une démonstration de l'adaptateur pour les membres principaux de l'équipe du Client. IBM prendra en charge le déploiement de l'adaptateur dans un Service Cloud de non-production et un Service Cloud de production. IBM Emptoris Contract Management Repository Implementation Remote Service doit être acheté et terminé en même temps que ce service ou terminé avant la livraison de ce service.
i. IBM Emptoris Contract Management Electronic Signature Adaptor Implementation Service Engagement
IBM fournira et configurera l'adaptateur IBM Emptoris Contract Management Electronic Signature qui permet des signatures électroniques (eSignature) dans le Service Cloud. L'adaptateur se connecte au fournisseur de services de signature électronique pris en charge du Client pour lancer et gérer les signatures électroniques d'un contrat par le biais de l'interface utilisateur du Service Cloud. Le processus de signature électronique est suivi dans le journal d'audit du contrat, et l'historique des signatures émanant du fournisseur de signature électronique externe est automatiquement ajouté au contrat sous forme de pièce jointe. Le document signé peut être enregistré dans un fichier texte du contrat ou sous forme de pièce jointe. La signature d'un contrat dans Emptoris est automatique une fois le processus de signature électronique terminé. IBM organisera une session de configuration (d'une durée approximative de deux heures) pour assurer le transfert des connaissances et identifier les paramètres appropriés des options de configuration de l'adaptateur. IBM fera une démonstration de l'adaptateur pour les membres principaux de l'équipe du Client. IBM prendra en charge le déploiement de l'adaptateur dans un Service Cloud de non-production et un Service Cloud de production. IBM Emptoris Contract Management Repository Implementation Remote Service doit être acheté et terminé en même temps que ce service ou terminé avant la livraison de ce service.
j. IBM Emptoris Contract Management IBM FileNet Adaptor Implementation Service Engagement
IBM fournira et configurera l'adaptateur IBM Emptoris Contract Management IBM FileNet qui permet le stockage de contenu tel que les contrats et les pièces jointes associées à partir du Service Cloud
dans des conteneurs d'objets IBM FileNet. L'adaptateur se connecte au déploiement FileNet du Client. Il permet la réplication et la gestion du contenu des contrats de Service Cloud dans le déploiement FileNet du Client par le biais des configurations IBM Emptoris. IBM Emptoris Contract Management Repository Implementation Remote Service doit être acheté et terminé en même temps que ce service ou terminé avant la livraison de ce service.
1.4.2 Services de Maintenance
a. IBM Emptoris Contract Management Contract Export Adaptor Maintenance
IBM fournira des correctifs pour les problèmes logiciels et la certification de l'adaptateur IBM Emptoris Contract Management Contract Export pour les futures versions du Service Cloud, répondra aux problèmes logiciels signalés par l'intermédiaire du service de Support Technique, certifiera l'adaptateur aux fins d'utilisation avec les nouvelles versions du Service Cloud et prendra en charge le déploiement de l'adaptateur lorsque le Client effectue une mise à niveau vers de nouvelles versions du Service Cloud. IBM Emptoris Contract Management Contract Export Adaptor Implementation Remote Service doit être acheté et terminé en même temps que ce service ou terminé avant la livraison de ce service.
b. IBM Emptoris Contract Management Contract Auto Naming Adaptor Maintenance
Ce service de maintenance inclut des correctifs pour les problèmes logiciels et la certification de l'adaptateur IBM Emptoris Contract Management Contract Auto Naming pour les futures versions du Service Cloud. IBM répondra aux problèmes logiciels signalés par l'intermédiaire du service de Support Technique, certifiera l'adaptateur aux fins d'utilisation avec les nouvelles versions du Service Cloud et prendra en charge le déploiement de l'adaptateur lorsque le Client effectue une mise à niveau vers une nouvelle version du Service Cloud. IBM Emptoris Contract Management Auto Naming Adaptor Implementation Remote Service doit être acheté et terminé en même temps que ce service ou terminé avant la livraison de ce service.
c. IBM Emptoris Contract Management Electronic Signature Adaptor Maintenance
Ce service de maintenance inclut des correctifs pour les problèmes logiciels et la certification de l'adaptateur IBM Emptoris Contract Management Electronic Signature pour les futures versions du Service Cloud. IBM répondra aux problèmes logiciels signalés par l'intermédiaire du service de Support Technique, certifiera l'adaptateur aux fins d'utilisation avec les nouvelles versions du Service Cloud et prendra en charge le déploiement de l'adaptateur lorsque le Client effectue une mise à niveau vers une nouvelle version du Service Cloud. IBM Emptoris Contract Management Electronic Signature Adaptor Implementation Remote Service doit être acheté et terminé en même temps que ce service ou terminé avant la livraison de ce service.
d. IBM Emptoris Contract Management IBM FileNet Adaptor Maintenance
Ce service de maintenance inclut des correctifs pour les problèmes logiciels et la certification de l'adaptateur pour les futures versions du Service Cloud. IBM répondra aux problèmes logiciels signalés par l'intermédiaire du service de Support Technique, certifiera l'adaptateur aux fins d'utilisation avec les nouvelles versions du Service Cloud et prendra en charge le déploiement de l'adaptateur lorsque le Client effectue une mise à niveau vers une nouvelle version du Service Cloud. IBM Emptoris Contract Management IBM FileNet Adaptor Implementation Remote Service doit être acheté et terminé en même temps que ce service ou terminé avant la livraison de ce service.
2. Description de la Sécurité
Ce Service Cloud se conforme aux principes de confidentialité et de sécurité de données d'IBM pour les Offres IBM SaaS, qui sont disponibles à l'adresse xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/xxxx-xxxxxxxx, ainsi qu'à toutes dispositions additionnelles stipulées dans la présente clause. Les éventuelles modifications des règles de sécurité des données d'IBM ne dégraderont pas la sécurité du Service Cloud.
Le Service Cloud permet au Client d'entrer et de gérer du contenu comprenant des informations qui peuvent être considérées comme informations personnelles (« PII ») en vertu des lois applicables aux données personnelles :
● informations de contact (nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone, identifiant du personnel, centre de coût) ;
● identifiants techniques (nom d'utilisateur, mot de passe, adresses IP et adresses MAC).
Ce Service Cloud n'a aucune exigence de sécurité spécifique aux informations personnelles sensibles, informations confidentielles sur la santé ou autres contenus réglementés. Le Client est tenu de déterminer si ce Service Cloud répond à ses besoins quant au type du Contenu que le Client utilise en rapport avec le Service Cloud. Le Client ne peut en aucun cas utiliser ce Service Cloud pour collecter, traiter ou stocker des informations confidentielles sur la santé.
Le Service Cloud chiffre le contenu pendant la transmission de données entre le réseau IBM et le point d'accès réseau ou la machine d'utilisateur final. Le Service Cloud ne chiffre pas le contenu stocké attendant la transmission de données si le Client utilise la version 10.1.1 ou supérieure du Service Cloud ou qu'il a acheté l'offre IBM Emptoris Strategic Supply Management Encrypted Database on Cloud ; dans le cas contraire, le Client est tenu de chiffrer le contenu avant de l'ajouter au Service Cloud.
3. Accord Relatif aux Niveaux de Service
IBM fournit l'Accord relatif aux Niveaux de Service (ci-après dénommé « Accord relatif aux Niveaux de Service » ou « SLA ») de disponibilité ci-dessous pour le Service Cloud, comme indiqué dans une Autorisation d'Utilisation. Le SLA ne constitue pas une garantie. Il n'est disponible que pour le Client et ne peut être utilisé que dans les environnements de production.
3.1 Crédits de Disponibilité
Une demande de ticket de support pour non-respect d'un SLA doit être soumise dans les trente jours ouvrables suivant l'événement qui a impacté la disponibilité du Service Cloud. Le dédommagement relatif à une réclamation de SLA valide sera un avoir sur une future facture du Service Cloud en fonction de la période de temps pendant laquelle le traitement du système de production pour le Service Cloud n'est pas disponible (« Durée d'Indisponibilité »). La Durée d'Indisponibilité est calculée depuis le moment où le Client signale l'événement jusqu'au moment où le Service Cloud est restauré ; elle ne comprend pas les périodes d'indisponibilité pour les raisons suivantes : indisponibilité de maintenance programmée ou annoncée, causes échappant au contrôle d'IBM, incidents liés au contenu, à la technologie, aux conceptions ou aux instructions du Client ou d'un tiers, plateformes et configurations de système non prises en charge ou autres erreurs du Client, incident de sécurité du fait du Client ou test de sécurité mené par le Client. IBM appliquera le dédommagement correspondant le plus élevé, en fonction de la disponibilité cumulée du Service Cloud pendant chaque mois contractuel, comme indiqué dans le tableau ci-dessous. Le dédommagement total relatif à tout mois contractuel ne pourra pas dépasser dix pour cent (10 %) d'un douzième (1/12ème) de la redevance annuelle du Service Cloud.
Pour les Services Cloud regroupés (offres de Services Cloud individuelles conditionnées et vendues ensemble sous la forme d'une seule offre pour un prix combiné unique), le dédommagement sera calculé en fonction du prix mensuel combiné unique du Service Cloud regroupé, et non de la redevance d'abonnement mensuelle pour chaque Service Cloud individuel. Le Client ne pourra soumettre que des Réclamations relatives à un seul Service Cloud individuel dans une offre groupée à un moment donné.
3.2 Niveaux de Service
Disponibilité du Service Cloud pendant un mois contractuel
Disponibilité pendant un mois contractuel | Indemnisation (% de redevance d'abonnement mensuelle* pour le mois contractuel objet d'une réclamation) |
< 99,7 % pour les Clients qui achètent le Support Premium | 2 % |
< 99,0 % si le Support Premium n'est pas acheté | 2 % |
< 97,0 % | 5% |
< 95,0 % | 10 % |
* Si le Service Cloud a été acquis auprès d'un Partenaire Commercial IBM, la redevance d'abonnement mensuelle sera calculée sur le prix en vigueur à ce moment-là pour le Service Cloud concerné pendant le mois contractuel qui fait l'objet d'une réclamation, avec une réduction de cinquante pour cent (50 %).
La disponibilité, exprimée en pourcentage, est calculée comme suit : le nombre total de minutes d'un mois contractuel moins le nombre total de minutes de la Durée d'Indisponibilité au cours du mois contractuel, divisé par le nombre total de minutes d'un mois contractuel.
Exemple : 500 minutes de Durée d'Indisponibilité totale pendant un mois contractuel
Au total 43 200 minutes dans un mois contractuel de 30 jours - 500 minutes de Durée d'Indisponibilité = 42 700 minutes Au total 43 200 minutes | = 2 % de crédit de Disponibilité pour 98,8 % de disponibilité pendant le mois contractuel |
4. Support Technique
IBM mettra à disposition le manuel IBM Software as a Service Support Handbook qui contient les coordonnées des personnes à contacter ainsi que des informations et processus relatifs au support technique. Le support technique est offert avec le Service Cloud et n'est pas disponible en tant qu'offre distincte.
Niveau de Gravité | Définition de la Gravité | Objectifs de Temps de Réponse | Couverture de Temps de Réponse |
1 | Impact critique sur les activités/indisponibilité du service : Une fonctionnalité critique est inutilisable ou une interface critique est défaillante. Cela s'applique généralement à un environnement de production et indique l'impossibilité d'accès aux services, ce qui donne lieu à un impact critique sur les opérations. Cette condition nécessite une solution immédiate. Remarque : IBM collaborera avec le Client 24h/24 et 7j/7 pour résoudre les incidents critiques, sous réserve de la disponibilité d'une ressource technique du Client pendant ces heures. | Sous 1 heure | 24h/24 et 7j/7 |
2 | Impact significatif sur les activités : L'utilisation d'un dispositif ou d'une fonction du service est gravement restreinte ou le Client risque de ne pas respecter des délais. | Sous 2 heures ouvrables | Heures ouvrables du lundi au vendredi |
3 | Impact mineur sur les activités : Indique que le service ou la fonctionnalité est utilisable et qu'il ne s'agit pas d'un impact critique sur les opérations. | Sous quatre heures ouvrables | Heures ouvrables du lundi au vendredi |
4 | Impact minime sur les activités : Une demande d'information ou une demande non technique | Sous 1 jour ouvrable | Heures ouvrables du lundi au vendredi |
5. Droit d'Utilisation et Informations de Facturation
5.1 Unités de mesure des redevances
Les offres de Services Cloud sont vendues conformément aux unités de mesure suivantes :
a. Utilisateur Autorisé : unité de mesure par laquelle le Service Cloud peut être acquis. Un Utilisateur Autorisé est un individu unique qui a le droit d'accéder au Service Cloud. Le Client doit se procurer des autorisations distinctes et dédiées pour chaque Utilisateur Autorisé accédant à l'offre de Service Cloud directement ou indirectement (par exemple, via un logiciel de multiplexage, un périphérique ou un serveur d'applications), par quelque moyen que ce soit, pendant la période de mesure indiquée dans le Bon de commande. L'autorisation d'un Utilisateur Autorisé est unique et ne peut être partagée ni réaffectée à d'autres fins que le transfert définitif de l'autorisation d'un Utilisateur Autorisé à un autre individu.
b. Engagement – unité de mesure par laquelle les services peuvent être acquis. Un Engagement comprend des services professionnels et/ou de formation relatifs au Service Cloud. L'obtention de droits suffisants est nécessaire pour couvrir chaque Engagement.
c. Instance : unité de mesure par laquelle le Service Cloud peut être acquis. Une Instance est l'accès à une configuration spécifique du Service Cloud. Des droits suffisants sont nécessaires pour chaque instance du Service Cloud mise à disposition à des fins d'accès et d'utilisation pendant la période de mesure indiquée dans le Bon de commande.
5.2 Redevances Mensuelles Partielles
Une Redevance Mensuelle Partielle, comme indiqué dans le Document de Transaction, peut être estimée au prorata.
5.3 Redevances des Services à Distance
Les Services à Distance et les abonnements de maintenance sont livrés à distance ou dans un site d'IBM. Les plannings de projet et la documentation de projet sont livrés sous forme de documents appartenant à IBM avec un droit illimité permettant au Client de les copier et les réutiliser pour ses activités internes. IBM affectera des ressources de livraison dans les 20 jours ouvrables suivant la réception de la commande et fournira des rapports hebdomadaires sur l'avancement du projet. Les Engagements des Services à Distance sont censés être terminés dans les 150 jours suivant le début de l'activité de service.
5.4 Vérification
Le Client i) conservera, et fournira sur demande, des enregistrements, des sorties d'outils système et l'accès aux locaux du Client, comme cela s'avère raisonnablement nécessaire pour permettre à IBM et son auditeur indépendant de vérifier le respect du Contrat par le Client, et ii) commandera et paiera dans les plus brefs délais tout droit d'utilisation requis aux prix en vigueur d'IBM, ainsi que toutes autres dépenses ou obligations déterminées par suite de ladite vérification, comme indiqué par IBM dans une facture. Ces obligations de vérification de la conformité demeurent en vigueur pendant toute la durée du Service Cloud et pendant les deux années suivantes.
6. Durée et Options de Renouvellement
La durée du Service Cloud commence à la date à laquelle IBM notifie au Client que ce dernier a accès au Service Cloud, comme décrit dans l'Autorisation d'Utilisation. L'Autorisation d'Utilisation indiquera si le Service Cloud est renouvelé automatiquement, s'il se poursuit en continu ou s'il prend fin à l'issue de la durée.
Pour un renouvellement automatique, le Service Cloud est automatiquement renouvelé pour la durée indiquée dans l'Autorisation d'Utilisation, sauf si le Client notifie par écrit, au moins 90 jours avant la date d'expiration de la durée, son intention de ne pas renouveler.
Pour une utilisation en continu, le Service Cloud continuera d'être disponible mois par mois jusqu'à ce que le Client notifie la résiliation moyennant un préavis écrit de 90 jours. Le Service Cloud demeure disponible jusqu'à la fin du mois suivant ladite période de 90 jours.
7. Logiciel d'Activation
Ce Service Cloud comprend un logiciel d'activation, qui ne doit être utilisé qu'en rapport avec l'utilisation du Service Cloud par le Client et uniquement pendant la durée du Service Cloud. Le Logiciel d'Activation est fourni en l'état.
8. Dispositions Additionnelles
8.1 Dispositions Générales
Le Client accepte qu'IBM pourra désigner publiquement le Client en tant qu'abonné aux Services Cloud dans les communications publicitaires ou marketing.
8.2 Sauvegarde
Des sauvegardes sont réalisées chaque jour pour les Instances de production et chaque semaine pour les Instances non destinées à la production. IBM conservera une copie de sauvegarde des données du Client pendant une période maximale de 90 jours pour les Instances de production et jusqu'à sept jours pour les Instances non destinées à la production. Le Client est tenu de configurer la sécurité du Service Cloud pour interdire aux utilisateurs individuels de supprimer des données et, une fois les données
supprimées, le Client reconnaît et accepte qu'IBM ne sera pas tenue de récupérer les données supprimées et, le cas échéant, pourra facturer ladite activité.
8.3 Expiration du Service Cloud
Avant l'expiration ou la résiliation du Service Cloud, le Client peut utiliser l'une quelconque des fonctions de génération de rapports ou d'exportation fournies du Service Cloud pour extraire des données. Des services d'extraction de données personnalisées sont disponibles dans le cadre d'un contrat distinct. A réception d'une demande d'assistance du Client dans les 30 jours suivant la date d'expiration ou de résiliation du Service Cloud, IBM retournera au Client une copie électronique du contenu du Client au format d'application natif.
8.4 Mises à Niveau du Service Cloud
IBM installera et configurera les mises à jour logicielles des Instances de Service Cloud de production ou des Instances de Service Cloud non destinées à la production à une date convenue d'un commun accord, sous réserve des disponibilités du planning pendant les heures de travail dans le fuseau horaire du Client. Le Client peut demander un planning pendant les week-ends en fonction des plannings disponibles pour les abonnements à IBM Emptoris Contract Management on Cloud Essential Premium Support ou IBM Emptoris Contract Management on Cloud Premier Premium Support. Les abonnés à IBM Emptoris Contract Management on Cloud Premier Premium Support ont la priorité pour les plannings de mise à jour pendant le week-end.
IBM fournira un préavis de 12 mois avant la résiliation du support de la version du logiciel fourni dans le cadre du Service Cloud. IBM collaborera avec le Client pour faire migrer chacune de ses Instances du Service Cloud vers une version prise en charge du logiciel avant la date de fin du support. Les coûts de migration seront à la charge du Client. Si la migration vers une version prise en charge du logiciel n'est pas terminée dans la période de notification, pour une raison autre que des retards imputables exclusivement à IBM ou à ses sous-traitants, IBM peut résilier le présent contrat en adressant au Client un préavis écrit de 30 jours.
8.5 Actualisations de Base de Données
IBM répliquera une fois par trimestre (ou jusqu'à quatre fois par trimestre pour le support Premium) le contenu de la base de données de production sur une Instance de non-production du Client pour chaque système de non-production acheté. Les services d'actualisation seront réalisés à une date convenue d'un commun accord, sous réserve des disponibilités du planning.
8.6 Certificats fournis par le Client
Le Service Cloud sera configuré pour utiliser une adresse Internet fournie par IBM, sauf si le Client demande expressément à utiliser sa propre adresse Internet. Si le Client choisit d'utiliser sa propre adresse Internet pour le Service Cloud, il assumera toutes les responsabilités, la maintenance et les frais relatifs au renouvellement de l'adresse Internet, ainsi que tous certificats requis. Le Client doit fournir à IBM les certificats requis et les informations de configuration avant que la mise à disposition du Service Cloud du Client soit terminée.
8.7 Reprise après Incident
Dans la mesure où le Client exécute une version actuelle prise en charge du Service Cloud, si le Client a acheté au moins un environnement de non-production, dans le cas d'une interruption majeure du système, causée par une catastrophe naturelle (par exemple, incendie, tremblement de terre, inondation, etc.), la reprise après incident sera réalisée à l'aide de mesures commercialement raisonnables pour restaurer les données de production du Client vers un des environnements de non-production du Client avec un objectif de temps de reprise de 72 heures. Cela ne constitue pas une garantie et aucun accord relatif aux niveaux de service n'est disponible.
8.8 Droits d'Utilisation Cumulatifs requis
Les Clients doivent obtenir une autorisation d'Instance, ainsi que des droits d'Utilisateur Autorisé suffisants pour couvrir les utilisateurs de Service Cloud d'IBM Emptoris Contract Management on Cloud, d'IBM Emptoris Contract Management Buy Side Premium on Cloud, d'IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud, d'IBM Emptoris Contract Management Sell Side Premium on Cloud, d'IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud et d'IBM Emptoris Contract Management for Commercial Banking Agreements on Cloud.
8.9 Droits d'Utilisation Non Requis
Des utilisateurs administrateurs sont inclus dans l'offre de Services Cloud. Le Client n'est pas tenu d'obtenir des droits d'Utilisateur Autorisé pour les utilisateurs administrateurs du Service Cloud.
Un utilisateur administrateur est autorisé à créer et gérer des modèles de clause, des modèles de contrat, la conception d'entretien, la configuration de règles d'approbation, des modèles de notification, des définitions de ligne, des définitions de terme, des sources de données, des groupes, des rôles, des flux de travaux, des catégories et des enregistrements de fournisseur maître.
Si un utilisateur administrateur exécute des tâches non administratives, il doit disposer pour cela des autorisations requises.
Tout utilisateur externe (utilisateurs associés à des tiers externes avec lesquels le Client s'est engagé) doit pouvoir accéder au Service Cloud et est considéré comme étant un Utilisateur Invité. Le Client n'est pas tenu d'obtenir des droits d'Utilisateur Autorisé pour les Utilisateurs Invités du Service Cloud. Le Client est responsable des Utilisateurs Invités, y compris, mais sans s'y limiter, a) toutes réclamations faites par les Utilisateurs Invités en rapport avec le Service Cloud, b) les frais encourus par l'Utilisateur Invité ou
c) toute utilisation incorrecte du Service Cloud par ces Utilisateurs Invités.