CONDITIONS GENERALES D’UTILISATION ACTIVIGIE®
CONDITIONS GENERALES D’UTILISATION ACTIVIGIE®
1. PREAMBULE - PRESENTATION « ACTIVIGIE – LUTTE CONTRE LE TRAVAIL ILLEGAL »
ACTIVIGIE® est une solution collaborative éditée par la société CONTROLE ACCES CHANTIER (« C.A.C. » et/ou le
« Prestataire »), dont le but est d’assister les Entreprises donneurs d’ordres, et les Sociétés de Contrôle désignés par ces dernières, dans leurs obligations de lutte contre le travail illégal ou dissimulé des personnes physiques et le dumping social conformément au Code du travail.
Pour être titulaires d’un Compte permettant d’utiliser tout ou partie des Services proposées par ACTIVIGIE, les Entreprises et leurs Utilisateurs doivent préalablement accepter et respecter les présentes conditions générales d’utilisation (« CGU »).
L’utilisation d’ACTIVIGIE se fait via le site internet ACTIVIGIE (le « Site web ACTIVIGIE »), accessible à l’adresse xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx, édité par la société C.A.C., société à responsabilité limitée immatriculée au RCS de Toulouse sous le numéro 000 000 000, dont le siège social est situé au 00, xxx Xxxxxxx 00000 Xxxxxxxx et dont le numéro de téléphone est le 0000 000 000.
L’hébergement d’ACTIVIGIE est assuré par la société :
MATSIYA, société à responsabilité limitée immatriculée au RCS de Bayonne sous le numéro 444 611 586, dont le siège social est situé au 00, xxxxx xx Xxxxx 00000 Xxxxxxxx et dont le numéro de téléphone est le 0000 000 000 (« Hébergeur »).
Seuls peuvent s’inscrire sur le Site web ACTIVIGIE en vue de l’utilisation de tout ou partie des Services ACTIVIGIE, et, le cas échéant, s’abonner, des sociétés immatriculées (les « Entreprises ») et leurs collaborateurs (les
« Utilisateurs »).
Les présentes CGU sont et demeurent applicables à compter de la première utilisation des Services (tel que ce terme est défini à l’article « Fourniture des Services » ci-dessous) fournis via le Site web ACTIVIGIE.
En utilisant les Services, Vous acceptez d’être lié par les présentes CGU. En cas de désaccord avec les termes des présentes CGU, il convient de ne pas utiliser les Services.
Il ne sera pas possible d’accéder à ACTIVIGIE et aux Services si Vous êtes un concurrent direct du Prestataire, sauf autorisation écrite préalable de sa part. En outre, tout accès au Site et aux Services dans le but de surveiller leur disponibilité, leurs performances ou leurs fonctionnalités, ni à toutes autres fins d’analyse comparative ou de concurrence est formellement interdit.
2. DEFINITIONS
« ACTIVIGIE » et/ou la « Plateforme ACTIVIGIE » désigne l’ensemble constitué du logiciel ACTIVIGIE, de la Base de données, d’une application mobile exploitable sous les systèmes d’exploitation IOS et Android (l’« Application ACTIVIGIE »), d’une interface de gestion WEB accessible depuis le Site web ACTIVIGIE ; ensemble que C.A.C a conçu et développé et qu’il utilise dans le cadre de la fourniture des Services aux Entreprises.
« Base de Données » désigne la base de données ACTIVIGIE qui rassemble les Données de l’Entreprise et à laquelle chaque Entreprise titulaire d’un Compte ACTIVIGIE a accès ; le périmètre de cet accès varie en fonction de(des) Service(s) que l’Entreprise a choisi(s).
« Abonnement » et/ou « Bon de commande » désigne l’abonnement intégrant les Conditions Générales de Vente ACTIVIGIE, devant être souscrit par l’Entreprise pour accéder aux Services payants ACTIVIGIE ; l’Abonnement enregistré dans le Compte ACTIVIGIE de l’Entreprise est géré par le Responsable de l’Entreprise.
« CGU » ou « Conditions Générales d’Utilisation ACTIVIGIE » désigne les présentes conditions contractuelles devant être acceptées par une Entreprise au moment de la création de son Compte et par ses Utilisateurs au moment de leur inscription.
« CGV » ou « Conditions Générales de Vente ACTIVIGIE » désigne les conditions contractuelles devant être acceptées par une Entreprise lorsqu’elle souscrit un Abonnement pour bénéficier des Services payants ACTIVIGIE.
« Collaborateurs » désigne toute personne physique préposée d’une Entreprise (employés, intérimaires, stagiaires, travailleurs détachés déclarés, prêt de main d’œuvre, etc.) travaillant sur un Site ou susceptible de travailler un jour sur un Site, et dont les Données Personnelles sont saisies dans la Base de Données, via la Plateforme ACTIVIGIE, par un Utilisateur de l’Entreprise.
« Compte » et/ou « Compte ACTIVIGIE » désigne l’espace dans lequel le Responsable renseigne le formulaire d’inscription concernant le profil de son Entreprise en vue du bénéficie de tout ou partie des Services et à partir duquel l’Entreprise et ses Utilisateurs auront accès aux Services choisis et aux Données concernant l’Entreprise.
« Contrôle » désigne les opérations de vérification sur Site effectuées par un Utilisateur Contrôleur de l’Entreprise qui gère le Site ou par une Société de Contrôle désignée par ladite Entreprise, au moyen de l’Application ACTIVIGIE ; ces opérations sont décrites à la section « Visite du Contrôleur sur le Site » des présentes.
« Documentation » désigne les tutoriel(s) que C.A.C. rend accessibles en ligne et met à jour sur la Plateforme ACTIVIGIE Toute autre documentation est exclue du cadre du Contrat, notamment la documentation commerciale et la documentation de formation.
« Données » désigne, ensemble, (i) les Informations de contact de l’Entreprise, (ii) les Données Collaborateurs et (iii) les Données Opérationnelles de l’Entreprise.
- « Informations de contact » désigne les données d’inscription de l’Entreprise saisies par le Responsable au moment de la création du Compte ACTIVIGIE de l’Entreprise, ainsi que les données d’identification des Utilisateurs saisies au moment de la création de leur profil Utilisateur ;
- « Données Collaborateurs » désigne les données à caractère personnel des Collaborateurs, saisies par l’Entreprise employeur ou faisant appel à ses services (dans le cas d’un travailleur intérimaire) dans la Base de Données via le Site web ACTIVIGIE ; ces données comprennent les documents relatifs à un Collaborateur (par exemple la copie de sa carte d’identité) devant être téléchargés dans ACTIVIGIE en vue d’un Contrôle ;
- « Données Opérationnelles » désigne les informations saisies en relation avec un Site qui a été enregistré dans la Base de Données (notamment, mais non limitativement, les informations relatives au Site saisies par l’Entreprise donneur d’ordres, les données saisies par l’Utilisateur Contrôleur ou la Société de Contrôle, les coordonnées GPS du Contrôleur lorsqu’il se trouve sur le lieu du Contrôle (au début et à la fin du Contrôle), les Rapports de Contrôle…).
« Données Personnelles » désigne les données à caractère personnel comprises dans les Données d’une Entreprise telles que définies par la réglementation en vigueur relative à la protection des données à caractère personnel, en particulier le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD ») et la loi n°73-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
« Entreprise » désigne toute société titulaire d’un Compte ACTIVIGIE (Entreprise donneur d’ordres, Entreprise intervenante, Société de Contrôle) et, le cas échéant, d’un Abonnement.
« Entreprise donneur d’ordres » désigne la société, titulaire d’un Compte ACTIVIGIE, ayant souscrit un Abonnement en vue de l’enregistrement d’un Site conformément à l’article « Création d’un Site par l’Entreprise ».
« Entreprise intervenante » désigne le ou les prestataire(s) dont les Collaborateurs travaillent sur un Site géré par Entreprise donneur d’ordres.
« Identifiant » désigne les codes d’accès à ACTIVIGIE et aux Services choisis ; les mots de passe des Utilisateurs sont attribués aléatoirement par ACTIVIGIE et doivent ensuite être modifiés et conservés par les Utilisateurs, les mots de passe des Responsables sont choisis et conservés par eux.
« Rapport de Contrôle » désigne le rapport émis par ACTIVIGIE à l’occasion du Contrôle d’un Site ; ce rapport comporte les informations suivantes : nom, prénom, n° de carte BTP (le cas échéant) du(des) Collaborateur(s) ainsi que les coordonnées GPS du Contrôleur lorsqu’il se trouve sur le lieu d Contrôle (au début et à la fin du Contrôle) lieu de Contrôle (au début et à la fin du Contrôle) et les incidents relatifs à ce Contrôle (le cas échéant).
« Responsable » désigne le salarié de l’Entreprise dûment habilité par cette dernière pour créer et gérer le Compte ACTIVIGIE de l’Entreprise et pour inviter d’autres préposés de l’Entreprise à devenir Utilisateurs ACTIVIGIE.
« Services » désigne les services fournis par ACTVIGIE au moyen de sa Solution, via le site web ACTIVIGIE et décrits à l’Article « Description des Services ».
« Sites » désigne les sites ou chantiers sous la responsabilité d’une Entreprise donneur d’ordres, sur lequel travaillent ses Collaborateurs et/ou les Collaborateurs d’Entreprises intervenantes ; dans ACTIVIGIE, le Site désigne le site ou chantier enregistré par l’Entreprise donneur d’ordres conformément à l’article « Création d’un Site par l’Entreprise ».
« Société de Contrôle » désigne une Entreprise en charge d’effectuer des Contrôles sur un ou plusieurs Sites.
« Utilisateurs » désigne ensemble le Responsable ainsi que les préposés d’une Entreprise inscrits sur la Plateforme ACTIVIGIE pour utiliser les Services en tant qu’Utilisateur Administrateur ou en tant qu’Utilisateur Contrôleur.
- « Utilisateur Administrateur » désigne un Utilisateur pouvant gérer les Données Opérationnelles de l’Entreprise.
- « Utilisateur Contrôleur » ou « Contrôleur » désigne un Utilisateur en charge des Contrôles sur les Sites (préposé d’une Société de Contrôle ou de l’Entreprise donneur d’ordres.
« Vous » désigne l’Entreprise et/ou l’Utilisateur invité à accepter les présentes CGU au moment de son inscription sur ACTIVIGIE en vue de l’utilisation des Services.
3. OBJET
Les CGU ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles C.A.C., sous réserve du respect par l’Entreprise de ses obligations et, le cas échéant, de son Abonnement, accorde à l’Entreprise, qui l’accepte, le droit limité, personnel, non cessible, non transmissible et non exclusif d'accès et d’utilisation de tout ou partie des Services par elle et par ses Utilisateurs.
Il appartient à l’Entreprise de s'assurer de l'adéquation des Services à ses besoins propres, notamment sur la base des indications fournies dans la Documentation qui est mise à sa disposition, et qu'il dispose de la compétence nécessaire pour l’accès et pour l'utilisation des Services.
4. DOCUMENTS CONTRACUELS – INTEGRALITE
Le contrat conclu entre C.A.C. et l’Entreprise qui accepte les présentes CGU, et pour les parties qui les concernent, entre C.A.C. et les Utilisateurs (le « Contrat ») est composé des documents contractuels suivants qui forment un ensemble indissociable par ordre de valeur juridique décroissante :
- Cas de l’Entreprise qui souscrit un Abonnement :
▪ L’Abonnement (le Bon de commande) ;
▪ Les éventuelles annexes de l’Abonnement ;
▪ Les CGV ;
▪ Les présentes CGU.
En cas de contradiction entre une ou plusieurs mentions figurant dans les documents contractuels mentionnés ci- dessus, le document de rang supérieur prévaut.
- Cas de l’Entreprise qui ne souscrit pas à un Abonnement : le Contrat est constitué par l’acceptation des présentes CGU uniquement.
Le Contrat constitue l’intégralité des conventions intervenues entre C.A.C. et l’Entreprise (et pour les parties qui les concernent, les Utilisateurs) pour l’accès et l’utilisation des Services et annule et remplace toute convention ou engagement antérieur, écrit(s) ou oral(e) relatif(ve) au même objet. Notamment, sont considérées comme nulles et non-avenues les conditions générales d'achat ou tout document similaire de l’Entreprise, sauf dérogation expresse et écrite de C.A.C.
Tout changement des CGU devra être accepté par l’Entreprise et par les Utilisateurs lors de leur nouvelle connexion à ACTIVIGIE suivant ce changement, étant précisé que toute nouvelle utilisation des Services à la suite de cette nouvelle connexion sera soumise à la version des CGU alors en vigueur.
5. CONDITIONS D’ACCES ET D’INSCRIPTION SUR ACTIVIGIE
L’accès à ACTIVIGIE nécessite la création d’un Compte par le Responsable habilité par l’Entreprise, au moyen d’un formulaire d’inscription accessible en ligne sur le Site web ACTIVIGIE, et dans lequel le Responsable saisit ses Informations de contact et celles de l’Entreprise. L’inscription du Responsable permet la création du Compte de l’Entreprise et du profil Utilisateur du Responsable.
Vous vous engagez à remplir ce formulaire d’inscription avec des Informations de contact exactes et à jour :
- Nom et prénom, adresse email et mot de passe (qui doit avoir un niveau de sécurité élevé, doit être strictement confidentiel et personnel et dont le Responsable a l’entière responsabilité), le numéro de ligne directe ou de téléphone portable du Responsable,
- Raison sociale de l’Entreprise,
- Code APE de l’Entreprise,
- Xxxx xx xxxxxxxxxxxxx xx x’Xxxxxxxxxx (Xxxxxx, Europe ou International),
- Numéro de SIRET ou de TVA Intracommunautaire ou DUNS de l’Entreprise,
- Adresse du siège social de l’Entreprise.
C.A.C se réserve le droit de vérifier les informations fournies par le Responsable et de solliciter la production de tous justificatifs nécessaires permettant d’attester notamment que l’Entreprise exerce une activité professionnelle.
Après avoir (i) renseigné le formulaire d’inscription, et (ii) accepté les présentes CGU en cochant la case d’acceptation, le Responsable reçoit un email à l’adresse email communiquée dans le formulaire d’inscription, lui permettant d’accéder au Compte de l’Entreprise et à son profil Utilisateur.
Une fois inscrite, l’Entreprise dispose d’un Compte lui permettant d’accéder aux différents Services choisis.
Le Responsable peut alors inviter des préposés de son Entreprise à s’inscrire sur ACTIVIGIE afin de devenir à leur tour Utilisateurs, en précisant s’ils seront Utilisateurs Administrateurs ou Contrôleurs. Pour ce faire, le Responsable devra saisir leurs Informations de contact (nom, prénom, email professionnel, téléphone) dans un formulaire d’inscription, l’Utilisateur recevra un email confirmant son inscription et lui attribuant un mot de passe permettant d’accéder à son profil Utilisateur. Cet e-mail l’invitera à modifier le mot de passe attribué au profit d’un mot de passe de son choix et à accepter à son tour les présentes CGU en cochant une case d’acceptation. Une fois inscrit, l’Utilisateur Administrateur pourra à son tour inviter d’autres préposés de l’Entreprise à s’inscrire sur ACTIVIGIE afin de devenir à leur tour Utilisateurs selon la même procédure que celle décrite ci-avant.
De manière générale, l’Entreprise assume la responsabilité de la sécurité des postes individuels d’accès aux Services. Dans l’hypothèse où le Responsable aurait connaissance d’un accès par une personne non autorisée, il en informera
C.A.C. sans délai par tout moyen, et lui enverra un e-mail de confirmation.
En cas de perte ou de vol d’un Identifiant, C.A.C. met à disposition une procédure de réinitialisation de mot de passe.
6. DESCRIPTION DES SERVICES
Sous réserve du respect par l’Entreprise du Contrat, C.A.C. lui fournit aux Entreprises :
- Le droit d’utiliser ACTIVIGIE dans le cadre strict des Services décrits ci-après, et choisi par elle via la Plateforme ACTIVIGIE ;
- L’hébergement et la sauvegarde des Données la concernant ;
- Le droit d’autoriser ses Utilisateurs à accéder et à utiliser ACTIVIGIE conformément au Service choisi ;
- Toute nouvelle fonctionnalité ajoutée à ACTIVIGIE et proposées à l’ensemble des Entreprises. L’étendue des droits précités est fixée à l’article « Modalités d’utilisation d’ACTIVIGIE » ci-après.
L’Entreprise reconnaît que C.A.C. a la faculté de lui facturer, dans le cadre d’un Abonnement, l’utilisation qu’il fera de certaines des fonctionnalités mentionnées le Site web ACTIVIGIE indique qu’elles sont en vente, et les montants correspondants seront facturés conformément aux tarifs alors communiqués.
C.A.C. s’efforcera par des moyens raisonnables d’informer l’Entreprise par email de toute interruption planifiée des Services, et avant de résilier son Compte dans les conditions prévues ci-après à l’article « Suppression du Compte ».
6.1. Services soumis à Abonnement (« Services payants »)
Les Services soumis à Abonnement sont décrits dans les CGV.
Dans le cadre de ces Services, l’Entreprise donneur d’ordres, via le Site web ACTIVIGIE :
- Saisit les Données Opérationnelles relatives à un Site conformément à la procédure ci-après décrite à l’Article « Création d’un Site par l’Entreprise sur ACTIVIGIE »,
- Permet à ces Entreprises intervenantes d’accéder à la page dédiée au Site sur ACTIVIGIE au,
- Invite les Entreprises intervenantes dont les Collaborateurs vont travailler sur le Site à saisir leurs Données Collaborateurs conformément à la procédure ci-après décrite à l’Article « Enregistrement des Collaborateurs »,
- Bénéficie du service de vérification des Données Collaborateurs opéré par ACTIVIGIE tel que décrit aux Articles
« Enregistrement des Données Collaborateurs » des présentes et « Inscription des Données » des CGV,
- Procède aux Contrôles et le cas échéant fait procéder par une Société de Contrôle de son choix aux Contrôles en permettant dans ce cas à cette dernière à accéder aux Données Opérationnelles relatives à son Site,
- Reçoit, à partir d’ACTIVIGIE, les Rapports de Contrôles relatifs au Site,
- Peut, à titre optionnel, obtenir les statistiques concernant le nombre d’incidents compris dans les Rapports de Contrôles par Entreprise intervenante sur ses Sites.
6.2. Services accessibles à toutes les Entreprises sans Abonnement
Toute Entreprise disposant d’un Compte peut utiliser ACTIVIGIE sans Abonnement pour :
- Accéder et consulter les Données Opérationnelles des Sites sur lesquels elle intervient comme Entreprise intervenante ou Société de Contrôle ;
- Saisir et gérer les Données de ses Collaborateurs pour les besoins d’un Site ou pour ses propres besoins ;
- Consulter la liste des incidents relatifs à ses Collaborateurs identifiés à l’occasion d’un Contrôle.
6.3. Les Entreprises ayant saisi des Données Collaborateurs et des Informations de contact des Utilisateurs doivent actualiser ces données au fur et à mesure que leur effectif évolue et que les contrats de ces Utilisateurs et Collaborateurs sont modifiés.
7. ENREGISTREMENT DES DONNEES COLLABORATEURS
Il s’agit des données et documents qui doivent être vérifiées par les Entreprises donneurs d’ordre pour les Collaborateurs travaillant sur leur(s) Site(s), dans le cadre de leurs obligations de lutte contre le travail illégal ou dissimulé et le dumping social conformément au Code du travail. La liste de ces données et documents est précisée ci-après au présent article.
Il revient à chaque Entreprise invitée à saisir les Données de ses Collaborateurs pour un Site d’enregistrer elle-même ses Collaborateurs dans ACTIVIGIE (saisie des Données Collaborateurs y inclus le téléchargement de certains documents, tels que listés ci-dessous).
En aucun cas une Entreprise ne pourra se substituer à une autre pour l’enregistrement des Collaborateurs de cette dernière.
(A noter, s’agissant des intérimaires, qu’il appartient à l’Entreprise qui fait appel à de l’intérim de vérifier que la société d’intérim est enregistrée sur le territoire français et qu’elle respecte le droit du travail.). Si l’entreprise d’intérim est immatriculée à l’étranger, toutes les informations, demandées au paragraphe « POUR LES SALARIES DETACHES » ci-après devront être saisies dans ACTIVIGIE.)
A l’issue de la saisie et du téléchargement des Données Collaborateurs par l’Entreprise concernée, ACTIVIGIE vérifie que l’ensemble des documents demandés est bien téléchargé et que lesdits documents sont en cours de validité. La vérification opérée par ACTIVIGIE se limite ainsi à la vérification, d’une part, de la complétude des documents à
télécharger sur la Plateforme ACTIVIGIE et, d’autre part, de leur date de validité. En aucun cas, ACTIVIGIE ne vérifie la pertinence, la conformité et la régularité de ces données et documents.
Si les documents requis n’ont pas été téléchargés par l’Entreprise concernée, C.A.C. pourra relancer, plusieurs fois si nécessaire, par tous moyens, ladite Entreprise afin qu’elle renseigne et complète de façon sincère la Base de Données ACTIVIGIE. A défaut de réponse à ces relances, C.A.C. en informera l‘Entreprise donneur d’ordres par email et celle-ci fera son affaire de l’obtention de ces documents.
7.1 Liste des Données Collaborateurs pour les Entreprises immatriculées en France
Pour tout secteur d’activité confondu, l’Entreprise employeur des Collaborateurs doit renseigner et télécharger sur la Plateforme ACTIVIGIE les informations suivantes :
- Nom ; Prénom
- Nationalité ; Date de naissance.
7.1.1 Pour les Entreprises du secteur BTP
L’employeur des Collaborateurs à la possibilité de choisir d’enregistrer sur la Plateforme ACTVIGIE soit la carte BTP du Collaborateur, soit les Données Collaborateurs ci-après listées, l’employeur peut également décider de compléter les deux.
A. SOIT : téléchargement dans ACTIVIGIE de la Carte d’identification Professionnelle BTP
L’employeur des Collaborateurs doit renseigner et télécharger sur la Plateforme ACTIVIGIE les informations suivantes :
- Copie de la Carte BTP nominative (à défaut et dans l’attente de la réception de la carte BTP du Collaborateur, copie de l’attestation provisoire avec QR Code reçue lors de la validation de l’enregistrement du Collaborateur sur le site xxx.xxxxxxxx.xx. A la réception de la Carte BTP, l’Entreprise employeur des Collaborateurs devra mettre à jour le document sur la plateforme ACTIVIGIE),
- N° de la carte BTP.
B. SOIT : saisie dans ACTIVIGIE des Données Collaborateurs ci-après listées
L’employeur doit renseigner et télécharger sur la Plateforme ACTIVIGIE les informations suivantes :
- Type de contrat (Dirigeant, CDI, CDD, Apprentissage, intérimaires etc…)
- Date d’embauche ou date de début de mission, de stage, d’apprentissage
- S’il y a lieu la date de fin d’embauche ou de mission, de stage, d’apprentissage
- Egalement :
i. Pour les salariés : DPAE (Déclaration préalable à l’embauche ou ancienne DUE) ou tout certificat attestant de l’embauche du salarié, à défaut, une attestation sur l’honneur du responsable de l’entreprise attestant de l’embauche du salarié.
ii. Pour les intérimaires : Contrat de mise à disposition, contrat de service à défaut, une attestation sur l’honneur du responsable de l’entreprise d’intérim attestant de l’embauche en intérim de la personne
iii. Pour les apprentis et les stagiaires : Contrat d’apprentissage et convention de stage.
iv. Pour tous les salariés, intérimaires, apprentis, stagiaires :
▪ Une photo style identité format JPEG (dimension 800*600 pixels)
▪ Copie de la carte nationale d’identité ou passeport en cours de validité (Ressortissants de UE, EEE, Suisse),
▪ Copie de titre de séjour valant autorisation de travail (Ressortissants d’un pays tiers (hors UE, EEE, Suisse), à savoir carte de séjour, carte de résident, visa, visa long séjour … cette liste n’étant pas exhaustive. Date de validité.
- Pour toute modification de contrats, dates d’embauche, dates de mission… : l’employeur est tenu de procéder aux modifications correspondantes sur la Plateforme ACTIVIGIE.
- L’Entreprise donneur d’ordres peut demander certaines accréditations ou qualifications des Collaborateurs dans ce cas, l’employeur devra les saisir dans ACTIVIGIE.
(A noter que l’employeur pourra aussi décider de saisir spontanément et pour son propre compte toutes les qualifications de ses Collaborateurs, en dehors de tout Site. Toutefois, dans ce cas, les Données Collaborateurs ne seront pas vérifiés comme cela est prévu dans le cadre des Services soumis à Abonnement.)
7.1.2 Pour les Entreprises de tout secteur d’activité hors BTP
L’employeur doit renseigner et télécharger dans ACTIVIGIE les informations listées ci-avant à la section 7.1.1 B.
7.1.3 Cas particulier de la mise à disposition d’un Collaborateur (Prêt de main d’œuvre) entre deux entreprises françaises qu’elles appartiennent au même groupe ou non, quel que soit le secteur d’activité
L’employeur devra également fournir en complément des documents demandés aux sections 7.1.1 et 7.1.2 :
i. L’accord du Collaborateur,
ii. La convention de mise à disposition entre l’entreprise prêteuse et l’Entreprise utilisatrice, contenant :
▪ La durée de la mise à disposition,
▪ L’identité et la qualification du Collaborateur concerné,
▪ Le mode de détermination des salaires, des charges sociales et des frais professionnels qui seront facturés à l'Entreprise utilisatrice par l'entreprise prêteuse ;
iii. L’avenant au contrat de travail, signé par le Collaborateur, précisant :
▪ Le travail confié dans l’Entreprise utilisatrice,
▪ Les horaires et le lieu d’exécution du travail,
▪ Les caractéristiques particulières du poste.
7.2 Liste des Données Collaborateurs en cas de détachement transnational des Collaborateurs
Remarque préalable :
Quatre types de Collaborateurs sont concernés selon les 4 cas de détachements transnational de travailleurs :
- Pour le compte de l'employeur et sous sa direction, dans le cadre d'un contrat conclu entre celui-ci et le destinataire de la prestation établi ou exerçant en France (cas de la sous-traitance),
- Entre établissements d'une même entreprise ou entre entreprises d'un même groupe (mobilité intragroupe),
- Pour le compte de l'employeur sans qu'il existe un contrat entre celui-ci et un destinataire.
- Par une entreprise exerçant une activité de travail temporaire établie hors du territoire national auprès d'une entreprise utilisatrice établie ou exerçant sur le territoire national.
L’employeur télécharge dans ACTIVIGIE les documents ci-après listés :
7.2.1 Enregistrement de l’entreprise étrangère
i. La copie de la désignation par l’employeur de son représentant sur le territoire français ;
ii. Un document attestant de sa régularité sociale :
▪ soit émanant de l’organisme français de recouvrement des cotisations sociales dans le cas contraire.
iii. Une attestation du nombre de contrats exécutés et du montant du chiffre d’affaires dans le pays d’établissement ou à défaut une attestation sur l’honneur du responsable de l’entreprise.
iv. Un document attestant du droit applicable au contrat employeur – cocontractant (marché de travaux, contrats de prestation…).
7.2.2 Enregistrement des Collaborateurs détachés
Pour chacun de ses Collaborateurs détachés et intérimaires détachés, l’employeur (entreprise étrangère) doit télécharger dans ACTIVIGIE les documents suivants en langue française :
- Nom ; Prénom
- Nationalité ; Date de naissance.
A. Pour les entreprises du BTP
Le dépôt de la copie de la carte d’identification professionnelle BTP ainsi que les informations demandées sur ACTIVIGIE sont obligatoires pour tous les Collaborateurs détachés.
L’employeur doit renseigner et télécharger sur ACTIVIGIE les informations suivantes :
- Copie de la Carte BTP nominative (à défaut et dans l’attente de la réception de la carte BTP du Collaborateur, l’attestation provisoire avec QR Code reçue lors de la validation de l’enregistrement du Collaborateur sur le site xxx.xxxxxxxx.xx. A la réception de ladite carte, l’employeur devra mettre à jour le document sur la plateforme ACTIVIGIE) ;
- N° de la carte BTP.
B. Pour les Entreprises de tout secteur d’activité hors BTP
L’employeur doit renseigner et télécharger sur ACTIVIGIE les informations suivantes :
- Type de contrat (Dirigeant, CDI, CDD, Apprentissage, intérimaires etc…).
- Date d’embauche ou date de début de mission, de stage, d’apprentissage.
- S’il y a lieu la date de fin d’embauche ou de mission, de stage, d’apprentissage.
Pour chacun de ses Collaborateurs détachés et intérimaires détachés, l’employeur (entreprise étrangère) doit télécharger dans ACTIVIGIE les documents suivants en langue française :
1. La copie de la déclaration de détachement du Collaborateur avec récépissé de dépôt soit le sur le site SIPSI soit avis de réception recommandé signé (Déclaration à faire sur le site xxx.xxxxx.xxxxxxx.xxxx.xx, obligatoire à compter d’octobre 2017)
2. Le contrat de travail ou tout document équivalent attestation notamment du lieu de recrutement du Collaborateur*
3. L’autorisation de travail (Travailleurs hors UE, EEE, Suisse)
4. Le document attestant de l’examen médical
5. Le certificat concernant la législation de sécurité sociale applicable (Formulaire A1 pour les travailleurs de l’UE, EEE, Suisse ou équivalent pour les travailleurs hors UE, EEE, Suisse)
6. La justification de la rémunération**, en faisant la distinction entre :
a. Durée du détachement inférieure à 1 mois : tout document apportant la preuve de la rémunération minimale
b. Durée du détachement supérieure ou égale à 1 mois : bulletins de paie ou tout document attestant de la rémunération avec mentions :
▪ Salaire minimum***, y compris les majorations pour les heures supplémentaires ;
▪ Période et horaires de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant les heures payées au taux normal et celles comportant une majoration ;
▪ Congés et jours fériés, et éléments de rémunération s'y rapportant ;
▪ Conditions d'assujettissement aux caisses de congés et intempéries, le cas échéant ;
▪ S'il y a lieu, l'intitulé de la convention collective de branche applicable au Collaborateur
7. Tout document attestant du paiement effectif du salaire**
8. Un relevé d’heures indiquant le début, la fin et la durée du temps de travail journalier de chaque Collaborateur, ainsi que la durée totale des jours de détachement du Collaborateur)**.
* A défaut du contrat de travail : une attestation sur l’honneur du responsable de l’entreprise attestant de l’embauche du Collaborateur
** Ces informations sont à renseigner dans le tableur Excel mentionné ci-dessous qui synthétise les informations relatives à la rémunération du Collaborateur.
*** Il convient d’envisager le salaire minimum du Collaborateur détaché en considération des textes conventionnels applicables à l’emploi du travailleur détaché, à la catégorie à laquelle appartient cet emploi et au lieu d’exécution de sa prestation.
9. Le tableur Excel à télécharger et remplir concernant la rémunération du Collaborateur détaché, avec attestation sur l’honneur de l’employeur (ce document inclut les éléments s’agissant de la rémunération)
10. La photo d’identité format JPEG (dimension 800 * 600 pixels)
11. La pièce d’identité nationale (recto / verso)
12. L’Entreprise donneur d’ordres peut demander certaine accréditations ou qualifications des Collaborateurs, l’Entreprise employeur devra les saisir dans ACTIVIGIE, étant précisé qu’elle pourra également décider de saisir spontanément et pour son propre compte toutes les qualifications de ses Collaborateurs.
C. Dans le cas particulier de la mise à disposition internationale d’un Collaborateur (détachement intragroupe de salariés, entre deux entreprises appartenant au même groupe, une française et une étrangère), quel que soit le secteur d’activité
L’entreprise devra également fournir en complément des documents listés ci-dessus à la section 7.2.2 A.
« Enregistrement des Collaborateurs détachés » :
- Le contrat de travail initial, une mention de sa suspension pendant la durée du nouveau contrat ;
- Le nouveau contrat de travail, de droit local.
8. VISITE DU CONTROLEUR SUR LE SITE
Le Contrôleur désigné par l’Entreprise donneur d’ordres ou par la Société de Contrôle procède au Contrôle sur le Site, au moyen de l’application ACTIVIGIE.
Il doit, en toutes circonstances, se comporter de manière respectueuse et courtoise au cours des visites de Contrôle et ce, pendant toute la durée du Site.
En aucun cas, les Contrôles effectués sur un Site par un Contrôleur ne dégage les Entreprises employeur des Collaborateurs présents sur le Site de tenir les registres légaux à disposition en cas de contrôle des autorités compétentes (notamment mais non limitativement l’inspection du travail, la CRAM, l’URSSAF).
L’Entreprise donneur d’ordres qui utilise son personnel, et/ou le personnel d’Entreprises intervenantes sur son Site reste responsable du personnel travaillant sur ledit Site pour son compte.
A l’occasion des Contrôles, les coordonnées GPS des Utilisateurs Contrôleurs présents sur le Site du Contrôle sont collectées par l’Application ACTIVIGIE au début et à la fin du Contrôle, pour être référencées dans les Rapports de Contrôle afférents au Contrôle.
Lorsque le Contrôleur identifie sur le Site les Collaborateurs via l’application ACTIVIGIE, plusieurs situations listées ci-après au présent article peuvent se produire.
8.1 Entreprises du secteur BTP pour les Collaborateurs possédant la carte BTP
Dans ce cas, le Contrôleur scanne le QR Code de la carte :
(i) La carte est valide :
- Demande et enregistrement via l’Application ACTIVIGIE du Nom, Prénom, N° carte BTP du Collaborateur pour édition du Rapport de contrôle par l’Entreprise donneur d’ordres.
(ii) La carte n’est pas valide :
- Le Contrôleur recherche via ACTIVIGIE si le Collaborateur est enregistré sur ACTIVIGIE,
- S’il est enregistré sur ACTIVIGIE :
▪ Un Rapport de Contrôle avec observation « carte BTP refusé » est émis,
▪ Envoi d’un e-mail à l’Entreprise intervenante par ACTIVIGIE pour régulariser la situation sous 48h00 de ses Collaborateurs si leur situation irrégulière apparaît dans ACTIVIGIE.
(iii) Accréditation et qualifications : le Contrôleur se doit de vérifier toute accréditation demandée par l’Entreprise donneur d’ordres et de vérifier les qualifications professionnelles des personnes s’il le juge nécessaire.
8.2 Entreprises du secteur BTP pour les Collaborateurs ne possédant la carte BTP et Entreprises de tout autre secteur d’activité (hors BTP)
(i) Le Collaborateur est enregistré sur ACTIVIGIE : vérification visuelle via ACTIVIGIE et validation du Collaborateur pour édition du Rapport de Contrôle pour l’Entreprise donneur d’ordres.
(ii) Le Collaborateur n’est pas enregistré :
- Le Contrôleur crée un incident en renseignant, via ACTIVIGIE, le nom, prénom, date de naissance, entreprise, corps de métiers du Collaborateur.
- Pendant le Contrôle :
▪ Envoi d’un email à l’Entreprise employeur du Collaborateur pour l’informer de la nécessité de régulariser la situation de non enregistrement dans ACTIVIGIE de ses Collaborateurs s’ils sont en situation irrégulière. –
- A l’issue du Contrôle :
▪ envoi à l’Entreprise donneur d’ordres d’un email récapitulatif des pointages validés et incidents créés, avec accès par lien ACTIVIGIE au Rapport de Contrôle complet ;
▪ 48 heures après le Contrôle : envoi d’un email récapitulatif des incidents identifiés dans les Rapports de contrôle qui n’ont pas été régularisés à l’Entreprise intervenante en défaut et à l’Entreprise donneur d’ordres à qui il est également communiqué un lien dans ACTIVIGIE permettant de générer une lettre recommandée avec A.R. type pour transmission à ladite entreprise.
9. MODALITES D’UTILISATION D’ACTIVIGIE
9.1 Périmètre d’utilisation
Les Services doivent être utilisés conformément aux termes des présentes CGU, pour les seuls besoins propres de l’Entreprise, pour un nombre illimité de d’Utilisateurs.
C.A.C. conserve l’ensemble des autres droits de propriété intellectuelle tant sur les Services, la Documentation que sur la Solution.
Toute utilisation non expressément autorisée par C.A.C. au titre des CGU est illicite. Ainsi, au cours de l’utilisation des Services, l’Entreprise s’engage à ne pas, et à ne pas permettre à ses Utilisateurs, de :
- Stocker, diffuser, transmettre ou accéder à des virus ou contenus quelconques qui :
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▪ Sont illégaux, préjudiciables, menaçants, diffamatoires ou obscènes, relèvent d’une atteinte à des droits ou d’un harcèlement, ou sont insultants à l’égard d’une race ou ethnie ;
▪ Facilitent une activité illégale ;
▪ Représentent des images sexuellement explicites ;
▪ Encouragent des actes illégaux ;
▪ Relèvent d’une discrimination fondée sur la race, le genre, la couleur, les convictions religieuses, l’orientation sexuelle, le handicap ou de toute autre activité illégale ; ou
▪ Portent atteinte à des personnes ou des biens, quels qu’ils soient.
- Représenter, diffuser ou commercialiser les Services, que ce soit à titre gracieux ou onéreux ;
- Procéder à toute forme d'utilisation des Services de quelque façon que ce soit aux fins de conception, réalisation, diffusion ou commercialisation de services ou de logiciels similaires, équivalents ou de substitution, faisant concurrence aux Services.
- Tenter de décompiler, désassembler, procéder à l’ingénierie inverse ou réduire de toute autre manière à une forme perceptible par l’homme tout ou partie des fonctionnalités des Services et de la Solution.
- Utiliser les Services pour fournir des services à des tiers, sauf dans la mesure expressément indiquée sur la Solution.
- Concéder sous licence, vendre, louer, louer à bail, transférer, céder, distribuer, présenter, divulguer ou exploiter de toute autre manière, à des fins commerciales, les Services, ou les mettre de toute autre manière à la disposition de tiers, hormis lui-même ou les Utilisateurs devant intervenir sur un Site.
- Tenter d’obtenir, ou aider des tiers, à obtenir l’accès aux Services et/ou à la Documentation, d’une manière autre que celle prévue aux présentes CGU.
- Utiliser les Services pour un traitement non autorisé par C.A.C.
Les présentes CGU ne comportent aucun transfert au bénéfice de l’Entreprise d’aucun droit sur la Solution, et ce, quelle qu’en soit la cause.
Toute marque d’identification de C.A.C. (dont notamment mais non limitativement ACTIVIGIE® qui ont été déposées à titre de marques), incorporée, inscrite ou apposée sur les Services et le site web ACTIVIGIE ne pourra être modifiée, retirée ou oblitérée par l’Entreprise.
C.A.C. reste titulaire des méthodes, des outils et du savoir-faire qu’il apporte ou qu’il conçoit à l’occasion des Services, quel que soit l’apport de l’Entreprise dans leur conception et leur réalisation (le « savoir-faire » comprenant tant les informations commerciales de C.A.C. que les informations techniques relatives à la Solution qu’il a développée, en ce compris les fonctionnalités et algorithmes qui la caractérisent).
9.2 Conditions d’utilisation
L’Entreprise est informée que C.A.C. privilégie la mutualisation des Services entre ses clients notamment à des fins d’optimisation du prix et des caractéristiques techniques et d’évolutivité desdits Services.
En conséquence, le recours aux Services implique que l’Entreprise pourra être amenée à adapter les méthodes de travail des Utilisateurs et/ou solliciter des besoins particuliers qui seraient incompatibles avec les Services. Il pourra ainsi revenir à l’Entreprise d’adapter ses besoins et ses règles de gestion aux fonctionnalités des Services.
L’Entreprise est responsable des activités, tâches et fourniture non dévolues spécifiquement à C.A.C., notamment en termes de respect des dispositions légales et règlementaires applicables en matière de lutte contre le travail illégal ou travail dissimulé et le dumping social conformément au Code du travail.
Il revient à l’Entreprise l’obligation de mettre en œuvre toutes les actions nécessaires à l’atteinte de ces objectifs.
9.3 Hébergement
Les Services et les Données sont hébergés chez l’Hébergeur, sur le territoire de l’Union européenne.
9.4 Support
Les prestations de support et de maintenance fournies par C.A.C. aux Entreprises ayant souscrit un Abonnement sont décrites aux Conditions Générales de Vente distinctes des présentes CGU.
Dans le cadre de l’exécution du Service fourni sans Abonnement, C.A.C. fournit une assistance téléphonique (numéro d’appel téléphonique payant 08 92 79 52 52 au tarif de 0,80 € par minute) aux Entreprises et à leurs Utilisateurs ; cette assistance se limite aux questions relatives à la saisie des informations et documents dans ACTIVIGIE.
9.5 Qualité des Services
C.A.C. n’est pas en mesure de garantir la disponibilité des Services, exécutés à distance via internet, ce que l’Entreprise reconnaît. L’Entreprise est avertie des aléas techniques inhérents à internet, et des interruptions d’accès qui peuvent en résulter. En conséquence, X.X.X.xx sera pas tenu responsable des éventuelles indisponibilités ou ralentissements des Services.
C.A.C. fera ses meilleurs efforts pour assurer la disponibilité des Services, étant précisé qu’elle ne saurait être tenue responsable d’un défaut de disponibilité dans les cas :
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- où la baisse de disponibilité serait imputable, en tout ou partie, à l’Entreprise et/ou à tout opérateur tiers aux présentes,
- d’interventions par C.A.C. avec, dans ce cas, information dans des délais raisonnables de l’Entreprise, pour des périodes de maintenance et de mises à jour des Services,
- d'interventions de maintenance par l’Hébergeur nécessaires au bon fonctionnement de la plateforme d’exploitation d’ACTIVIGIE.
En tout état de cause, X.X.X.xx pourra être tenue responsable de l’impact éventuel de cette indisponibilité sur les activités de l’Entreprise.
10 DONNEES PERSONNELLES - SECURITE
Dans le cadre de la mise en œuvre de ces traitements des Données Personnelles objet des présentes conditions générales d’utilisation, chacune des parties aux présentes s’engage à respecter ses obligations au titre de la réglementation en vigueur relative à la protection des données à caractère personnel, en particulier le RGPD et de la loi n°73-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés conformément.
10.1 Traitements des Données Personnelles
10.1.1 Remarques générales
L’Entreprise utilisatrice des Services a la qualité de responsable de traitement au sens du RGPD, et C.A.C. celle de sous-traitant intervenant dans le cadre de la mise en œuvre des traitements identifiés ci-dessous au présent article pour le compte de l’Entreprise.
Ces traitements sont mis en œuvre par C.A.C. suivant les instructions communiquées par l’Entreprise aux termes des présentes et lorsque celle-ci crée un Compte, (le cas échéant) souscrit un Abonnement, et accomplit les modalités de création de Sites et/ou d’enregistrement de Données Collaborateurs et/ou de Contrôles de Sites selon les termes des articles 7, 8 et 9 ci-avant. Il est précisé que pour toute instruction qu’une Entreprise viendrait à donner à C.A.C. et que cette dernière considèrerait comme constituant une violation du RGPD ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relatif à la protection des données à caractère personnel, C.A.C. en informera immédiatement l’Entreprise.
C.A.C. ne peut procéder à un traitement des Données Personnelles pour lesquelles l’Entreprise est responsable de traitement que dans le strict respect du Contrat c’est-à-dire pour les traitements ci-après listés des Données Personnelles des Utilisateurs et Collaborateurs de l’Entreprise.
➢ Description des opérations de traitement effectuées pour le compte de l’Entreprise :
- Collecte des Données Personnelles auprès des personnes concernées ou de toute personne autorisée à les transmettre ;
- Enregistrement des Données Personnelles dans la Base de Données ACTIVIGIE ;
- Consultation des Données Personnelles, dans les conditions décrites aux présentes ;
- Accès à certaines des Données Collaborateurs d’une Entreprise intervenante sur un Site aux personnes autorisées par l’Entreprise donneur d’ordres qui gère ledit Site ;
- Accès aux Données Personnelles pertinentes par les personnes autorisées par l’Entreprise donneur d’ordres qui gère ledit Site (ses Utilisateurs et/ou les Utilisateurs de Sociétés de Contrôles) afin de procéder aux Contrôles ;
- Hébergement des Données Personnelles pour la durée de conservation telles que convenues aux termes des présentes.
➢ Description des finalités de ces opérations de traitements (Cf. également la description des Services à l’article ci- dessus « Description des Services ») :
- Utiliser ACTIVIGIE pour vérifier si les Collaborateurs travaillant sur un Site sont ou non en situation régulière dans le cadre de la lutte contre le travail illégal ou dissimulé conformément au Code du travail (dans ce cas, l’Entreprise responsable de traitement est l’Entreprise donneur d’ordres ayant créé le Site) ;
- (et/ou) Compiler les Données Collaborateurs de tout ou partie des Collaborateurs d’une Entreprise, dans le cadre d’un Site (dans ce cas, l’Entreprise employeur des Collaborateurs agit pour le compte d’une Entreprise donneur d’ordres qui est le responsable de traitement) ou en dehors de tout Site (dans ce cas, l’Entreprise employeur des Collaborateurs agit pour son propre compte et c’est elle qui est responsable de traitement);
- (et) permettre aux Utilisateurs d’accéder et d’utiliser ACTIVIGIE et, dans le cadre des Services payants, son Support (dans ce cas, l’Entreprise responsable de traitement est l’Entreprise employeur des Utilisateurs).
➢ Les Données Personnelles traitées pour le compte de l’Entreprise sont les données à caractère personnel comprises dans :
- Les Données Collaborateurs (à savoir les données d’identification et données RH listées à l’Article
« Enregistrement des Collaborateurs ») ;
- Les informations relatives aux Contrôles (listées à l’Article « Visite du Contrôleur sur le Site ») ;
- Les Informations de contact des Utilisateurs, et, s’agissant des Utilisateurs Contrôleurs, leurs coordonnées GPS lorsqu’ils se trouvent sur le lieu du Contrôle, collectées par l’Application ACTIVIGIE au début et à la fin du Contrôle ;
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- Les informations relatives à la journalisation des accès Utilisateurs à ACTIVIGIE et à la Base de Données ACTIVIGIE.
Ces Données Personnelles ne pourront, à ce titre, faire l’objet d’aucune opération, autres que celles prévues aux présentes, de la part d’un sous-traitant ou d’une personne agissant sous l’autorité de C.A.C.
10.1.2 Les Entreprises sont responsables des traitements
Les Entreprises, en leur qualité de responsable de traitement des traitements susvisés, s’engagent à :
- S’agissant des Entreprises donneurs d’ordre : fournir par tous moyens adéquats aux Collaborateurs intervenant sur leurs Sites une information sur les opérations de traitement les concernant dans le cadre de l’utilisation d’ACTIVIGIE, conformément aux exigences des articles 12, 13 et 14 du RGPD ; à ce titre, C.A.C. met à disposition des Entreprises donneurs d’ordres, à titre d’exemple, un modèle de notice d’information (affichette) pouvant être affiché sur leur Site (étant précisé qu’il est recommandé qu’une telle notice soit complétée par un autre moyen d’information ce dont l’Entreprise donneur d’ordres peut charger l’Entrepris intervenante agissant pour son compte dans le cadre d’un Site) ;
- S’agissant des Entreprises intervenantes saisissant les Données Collaborateurs de leurs Collaborateurs dans le cadre d’un Site ou pour leurs propres comptes (référencement dans la Base de Données) : fournir à leurs Collaborateurs une information sur les opérations de collecte et de traitement, conformément aux exigences des articles 12, 13 et 14 du RGPD, par tous moyens adéquats tels que notamment une note de service, un email ou au sein du contrat de travail ;
- S’agissant des Sociétés de Contrôle missionnant des Utilisateurs Contrôleurs : fournir à ces derniers, pour le compte de l’Entreprise donneur d’ordres à l’origine du Site, une information sur cette opération de collecte et de traitement conforme aux exigences des articles 12, 13 et 14 du RGPD ;
- Pour toute Entreprise titulaire d’un Compte :
▪ Fournir à leurs Utilisateurs une information sur cette opération de collecte et de traitement de leurs Informations de contact conformément aux exigences des articles 12, 13 et 14 du RGPD (dans ce cas, il est prévu que
C.A.C. procède à cette information pour le compte de l’Entreprise titulaire du Compte) ;
▪ Satisfaire à une demande émanant d’un de leurs Utilisateurs ou Collaborateurs fondée sur le droit de communication et d’accès et de rectification aux Données Personnelles. Dans cette perspective, s’agissant plus particulièrement des Données Collaborateurs, ACTIVIGIE permet à l’Entreprise employeur d’exporter les Données Collaborateurs, à partir de la page de l’Utilisateur ou du Collaborateur à l’origine de la demande susvisée en cliquant sur « Export RGPD ». ACTIVIGIE permet alors à l’Entreprise de télécharger un fichier (sous la forme d’un dossier au format ZIP) comportant l’ensemble des Données Personnelles de cet Utilisateur ou de ce Collaborateur, y inclus, s’agissant du Collaborateur, des documents téléchargés et les mentions de ce Collaborateur dans les Rapports de Contrôle.
▪ Procéder, si elles l’estiment nécessaire, à leurs frais, à une étude d’impact telle que prévue par le RGPD.
▪ Superviser, si elles l’estiment nécessaire, les traitements mis en œuvre par ACTIVIGIE, notamment au moyen d’un audit dans les conditions prévues ci-après à la Section « Audits ».
10.1.3 C.A.C. est sous-traitant des traitements des Entreprises
De son côté, C.A.C., en sa qualité de sous-traitant des Entreprises au regard du RGPD, s’engage à :
- Au moment de la collecte des Informations de contact des Utilisateurs, à l’occasion de la création du Compte et/ou de leurs profils Utilisateurs : fournir à ces derniers, pour le compte de l’Entreprise, l’information relative aux traitements de Données Personnelles les concernant ;
- Ne procéder à des traitements des Données Personnelles, transmises ou collectées auprès de l’Entreprise ou à l’occasion de l’exécution du Contrat, que sur instruction de l’Entreprise (sous réserve des dispositions ci-après à la sous-section 10.1.4) et s’abstenir de toute utilisation ou traitement étrangers à l’exécution du Contrat ;
- Ne conserver les Données Personnelles traitées, sous une forme permettant l’identification des personnes, que le temps nécessaire à l’exécution des finalités des Services ;
- Communiquer à l’Entreprise responsable de traitement) les informations et/ou effectuer les actions nécessaires afin de permettre à cette dernière de satisfaire à une demande émanant d’un de ses Utilisateurs ou Collaborateurs fondée sur le droit de communication et d’accès et de rectification aux Données Personnelles traitées pour son compte par C.A.C.;
- Informer l’Entreprise de toute demande fondée sur le droit de communication et d’accès aux Données Personnelles traitées pour son compte par C.A.C., reçue directement par C.A.C., étant précisé que l’Entreprise est seule responsable de la communication avec les personnes concernées c’est-à-dire ses Utilisateurs et Collaborateurs ;
- Notifier par écrit à l’Entreprise toute violation des Données Personnelles dans un délai raisonnable après en avoir pris connaissance ; cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre à l’Entreprise de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente (la CNIL) ;
- Assister l’Entreprise dans la réalisation de toute étude d’impact, l’Entreprise responsable de traitement décide de mettre en place une telle étude.
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10.1.4 Enfin, il est précisé que, dans le cadre de son activité, C.A.C. peut être amenée à collecter et à traiter les Informations de contact de l’Entreprise en tant que responsable de traitement afin d’exécuter ses obligations en vertu du Contrat (prestations de Support) et pour la gestion de sa relation clients (y inclus pour l’envoi aux Utilisateurs de tout questionnaire ou sondage de qualité et de satisfaction relatif aux Services, ainsi que, le cas échéant, de ses offres commerciales, et ce, de façon périodique et aléatoire).
Lorsque de telles données sont traitées pas C.A.C., C.A.C. se conforme au RGPD en tant que responsable de traitement. En particulier, C.A.C. s’engage à : (i) informer les personnes concernées sur le traitement ; (ii) permettre aux personnes concernées d’accéder, modifier, corriger ou supprimer les Informations de contact si nécessaire ; (iii) adopter les mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables afin de préserver la confidentialité et l’intégrité des Informations de contact et d’en prévenir toute divulgation, accès ou utilisation non autorisés ; et (iv) ne pas utiliser les Informations de contact pour des motifs autres que ceux exposés ci-dessus.
10.2 Sécurité et confidentialité des traitements
C.A.C. prendra toute mesure raisonnable nécessaire pour préserver et faire respecter l’intégrité et la confidentialité des Données Personnelles de l’Entreprise. C.A.C. s’engage notamment à mettre en place les mesures techniques et organisationnelles permettant d’assurer, compte tenu de l’état des connaissances et de l’objet du Contrat, un niveau de sécurité et de confidentialité approprié au regard des risques présentés par les traitements et la nature des Données Personnelles traitées. C.A.C. s’engage en particulier à :
- Protéger les Données Personnelles contre une destruction fortuite ou illicite, une perte accidentelle, une altération, une divulgation ou un accès non autorisé ;
- Ne rendre accessibles et consultables les Données Personnelles traitées qu’aux seuls personnels de l’Entreprise et, s’agissant d’un Site créé dans ACTIVIGIE, aux personnels des autres Entreprises intervenantes sur ce Site, dûment habilités et autorisés en raison de leurs fonctions et qualité, dans la stricte limite de ce qui leur est nécessaire à l’accomplissement de leurs fonctions.
C.A.C. met à disposition de l’Entreprise, dans les conditions prévues ci-après à la Section « Audits », le descriptif détaillé du dispositif technique et organisationnel mis en œuvre pour assurer le respect de l’exécution des dispositions relatives aux traitements, à la sécurité et à la confidentialité des Données Personnelles de l’Entreprise.
L’Entreprise reconnaît et accepte que C.A.C. ne peut pas assurer la sécurité des postes de travail des personnels et intervenants extérieurs travaillant pour l’Entreprise (et plus généralement de tout support des Données Personnelles gérés par l’Entreprise et/ou ses personnels), notamment lorsque ceux-ci accèdent aux Données Personnelles.
10.3 Communication à des tiers
Les Données Personnelles traitées en exécution des présentes ne pourront faire l’objet d’aucune divulgation à des tiers en dehors des cas prévus aux présentes ou de ceux prévus par une disposition légale ou réglementaire.
C.A.C. mettra en place des procédures assurant que les tiers qu’il autorise à accéder aux Données Personnelles, y compris les sous-traitants, respectent et préservent la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles de l’Entreprise. A cet effet, C.A.C. met à la charge de son (ou ses) prestataire(s) sous-traitant(s) toutes obligations nécessaires pour que soient respectées la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des Données Personnelles, et pour que lesdites données ne puissent être ni cédées ou louées à un tiers à titre gratuit ou non, ni utilisées à d’autres fins que celles définies au présent Contrat.
C.A.C. devra informer l’Entreprise de toute demande d’accès ou de communication émanant d’un tiers se prévalant d’une autorisation découlant de l’application de dispositions légales ou réglementaires et l’Entreprise procèdera aux vérifications nécessaires quant au bien-fondé de la demande de communication, ce dont elle tiendra informé C.A.C. si nécessaire.
10.4 Sous-traitance ultérieure
C.A.C. peut faire appel à d’autres sous-traitants pour le traitement des Données Personnelles (ci-après le(s) « Sous- Traitant(s) Ultérieur(s) DCP ») pour mener des activités de traitement spécifiques. En cas de changement et/ou de nouveau Sous-Traitant Ultérieur DCP autre que celui déjà prévu aux présentes et accepté par l’Entreprise pour l’hébergement de la Plateforme ACTIVIGIE, C.A.C. en informera l’Entreprise par un email adressé au Responsable. L’Entreprise pourra faire des remarques et demander des précisions sur les garanties de sécurité présentées par ce Sous-Traitant Ultérieur DCP en matière de protection des Données Personnelles, dans un délai maximum de 10 (dix) jours calendaires à compter de la date de réception de cette information ; au-delà de ce délai, l’Entreprise ne pourra plus faire de telles demandes.
10.5 Transferts de données en dehors de l’Union européenne
C.A.C s’engage à héberger et traiter les Données Personnelles exclusivement sur le territoire d’un pays membre de l’Union européenne.
C.A.C. s’engage à ne pas divulguer ni transférer les Données Personnelles, même à des fins de transit, à un responsable de traitement ou un sous-traitant dans un pays tiers situé en dehors de l’Union européenne.
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C.A.C. s’assure qu’aucune information à caractère personnel n’est transférée hors de l’Union européenne par ses propres sous-traitants ou partenaires.
10.6 Sort des Données Personnelles
Sur demande écrite formulée par le Responsable de l’Entreprise, C.A.C. s’engage à restituer ou à détruire, selon les instructions de l’Entreprise, l’ensemble des Données Personnelles traitées pour son compte, sous réserve des Données Personnelles apparaissant dans le cadre d’un Site en cours et/ou dans les Rapports de Contrôle (y compris, dans ce dernier cas, après la fermeture du Site). Cette restitution s’accompagnera de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information de C.A.C, qui pourra toutefois conserver des copies des Données Personnelles afin de permettre à une Entreprise ayant procédé à un Contrôle de répondre à une obligation légale ou règlementaire en cas de contrôle par une autorité compétente (notamment mais non limitativement l’Inspection du travail, la CRAM, l’URSSAF). Dans ce cas, les Données Personnelles utilisées pour procéder au Contrôle et pour établir le(les) Rapport(s) de Contrôle y afférents sont conservés par C.A.C. pendant 5 (cinq) ans suivant le Contrôle ; ces données personnelles ne sont pas accessibles dans la Base de Données ACTIVIGIE et doivent être demandée par l’Entreprise en cas de contrôle par une autorité compétente.
10.7 Audit
C.A.C. met à la disposition de l’Entreprise qui en fait la demande écrite, la documentation nécessaire pour permettre la réalisation, à ses frais et sous sa responsabilité, d’un audit, dans la limite de 1 (un) par année civile, ayant pour objet de vérifier la conformité des prestations de sous-traitance des Données Personnelles effectuées par le C.A.C. pour le compte de l’Entreprise. L’Entreprise s’engage à informer par lettre recommandée avec accusé de réception détaillant les documents demandés et, le cas échéant, le protocole qui sera déroulé, les méthodes utilisées et données auditées, trente (30) jours ouvrés avant la date projetée de sa mise en œuvre.
Il est expressément convenu entre les parties aux présentes qu’est privilégiée, dans la mesure du possible, la réalisation d’un audit sur pièces et qu’un audit sur place serait programmé si les éléments mis à la disposition par
C.A.C. ne s’avéraient pas suffisants pour démontrer le respect de ses obligations au titre de la présente clause. Dans ce second cas de figure, l’Entreprise assume les frais supplémentaires résultant notamment de la nécessité d’un renforcement des effectifs pour permettre la réalisation de l’audit et la continuité de l’activité de C.A.C.
L’audit est effectué par l’Entreprise ou par un tiers désigné par lui, à la triple condition que ce tiers ne soit pas un concurrent direct ou indirect de C.A.C., qu’il soit soumis au secret professionnel et qu’il ait conclu un accord de confidentialité dont copie sera remise à C.A.C. pour approbation.
Il est par ailleurs entendu que cette démarche d’audit exclut toute communication de documents de nature financière, comptable ou tenant aux relations de C.A.C. avec d’autres clients.
L’audit sera mené durant les heures de travail de C.A.C.
L’Entreprise reste seul responsable des éventuelles conséquences de cet audit sur la fourniture des Services objet du Contrat.
Les résultats d’audit feront l’objet d’un débat contradictoire et d’une validation par les parties aux présentes. L’Entreprise ne pourra communiquer tout ou partie de cet audit sans l’autorisation écrite de C.A.C.
Les frais d'audit demeureront à la charge de l’Entreprise, ainsi que les éventuels frais engagés et temps passé par C.A.C.
11 PROPRIETE INTELLECTUELLE
C.A.C. conserve tous les droits, titres et intérêts sur les Services, sur la Solution et la Documentation, sur tous documents ou informations échangés en cours de l’exécution des Services, et sur les méthodes, outils et savoir-faire qu’elle aura apportés ou qu’elle aura conçus à l’occasion des Services, quel que soit l’apport de l’Entreprise dans leur conception et leur réalisation, ainsi que tous les droits de propriété intellectuelle et tous les droits de propriété y afférents.
C.A.C. aura le droit de créer des données statistiques génériques à partir des Données anonymisées. Ces données statistiques anonymes seront la propriété de C.A.C.
12 SUPPRESSION DES COMPTES – SUPPRESSION DES PROFILS UTILISATEURS ET/OU COLLABORATEURS
12.1 Suppression du Compte
L’Entreprise peut demander la suppression de son Compte, à tout moment, en effectuant une demande à l’adresse xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx. Cette suppression prend effet immédiatement. Si elle est titulaire d’un Abonnement, elle doit également respecter les conditions prévues à cet effet aux CGV.
Dans tous les cas, C.A.C. supprimera le Compte d’une Entreprise :
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- Lorsque l’Entreprise aura manifesté sa décision d’être désinscrite à la suite de l’envoi par C.A.C. de l’email
« Souhaitez-vous continuer à utiliser ACTIVIGIE » envoyé au Responsable après 3 (trois) années d’inactivité (c’est-à-dire sans aucune connexion au Compte), puis à la fin de chaque nouvelle période de 3 (trois) années si elle ne s’est pas désinscrite avant,
- Après une inactivité du Compte (c’est-à-dire sans aucune connexion au Compte) de 6 (six) années ininterrompues (c’est-à-dire lorsque l’Entreprise n’aura pas manifesté sa décision d’être désinscrite à la suite de l’envoi par C.A.C. de l’email « Souhaitez-vous continuer à utiliser ACTIVIGIE » envoyé au Responsable après 3 (trois) années d’inactivité (c’est-à-dire sans aucune connexion au Compte), puis après l’envoi d’un email identique après une 2ème période de 3 (trois) années d’inactivité - si l’Entreprise ne s’est pas désinscrite avant),
- Sans préavis, formalité et avec effet immédiat dans les cas suivants :
▪ Impossibilité de vérifier les informations fournies par l’Entreprise ;
▪ Fourniture d’Informations de contact inexactes ;
▪ Inscription frauduleuse par un internaute non-professionnel ;
▪ Non-respect des droits de propriété intellectuelle de C.A.C
▪ Non-respect des présentes CGU.
A la suppression du Compte, pour quelque motif que ce soit (y inclus la désinscription par l’Entreprise) :
- L’autorisation d’utiliser les Services donnée au titre des présentes CGU prend immédiatement fin et l’Entreprise s'engage à cesser et à faire cesser par ses Utilisateurs l’utilisation des Services et de la Documentation,
- Pour les Entreprises ayant souscrit un Abonnement, tous les frais et prix facturés à l’Entreprise et impayés deviendront immédiatement dus et exigibles,
- les Données de l’Entreprise sont supprimées de la Base de Données à l’exception des Données qui sont utilisées dans le cadre d’un Site en cours et/ou de celles qui ont été utilisées pour l’établissement de Rapports de contrôle (y compris, dans ce dernier cas, après la fermeture du Site).
La suppression du Compte pour quelque raison que ce soit ne donne pas lieu au remboursement des sommes encaissées par C.A.C.
12.2 Suppression d’un profil Utilisateur
Les Utilisateurs peuvent se désinscrire d’ACTIVIGIE à tout moment, en effectuant une demande à l’adresse xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx qui se trouve sur les pages du Compte (cette demande est transmise par ACTIVIGIE à l’employeur de l’Utilisateur). Cette désinscription prend effet immédiatement et entraîne la suppression du profil de l’Utilisateur et de ses Informations de contact.
Il est toutefois précisé que certaines de ces informations permettant d’identifier l’Utilisateur pourront rester en ligne après sa désinscription, si ces informations sont utilisées dans le cadre d’un Site en cours et/ou dans les Rapports de Contrôle (y compris, dans ce dernier cas, après la fermeture du Site).
12.3 Suppression d’un Collaborateur
L’Entreprise doit supprimer un Collaborateur de son Compte lorsque ledit Collaborateur ne fait plus partie de son personnel. En dehors de ce cas obligatoire, elle peut, à tout moment, supprimer un Collaborateur de son Compte. Ledit Collaborateur n’apparaît alors plus comme faisant partie du personnel de l’Entreprise dans la Base de Données. Toutefois, pour les besoins des finalités de traitement prévues aux présentes, certaines des Données de ce Collaborateur pourront rester en ligne après sa suppression du Compte, si ces données sont utilisées dans le cadre d’un Site en cours et/ou dans les Rapports de Contrôle (y compris, dans ce dernier cas, après la fermeture du Site).
12.4 Les Données de ce Collaborateur seront archivées par C.A.C. pour le compte des Entreprises donneurs d’ordres des Sites auxquels le Collaborateur aura participé et ce, pendant une durée de 5 (cinq) ans à compter du dernier Contrôle de ce Collaborateur dans les conditions prévues ci-dessus à la section « Sort des Données Personnelles ».
13 RESPONSABILITE
C.A.C. et l’Entreprise feront chacun le nécessaire pour minimiser les dommages qui pourraient être subis par elle- même, par un tiers ou par l’autre partie, du fait ou en lien avec le(s) Service(s).
C.A.C. exécute les obligations contractuelles à sa charge avec tout le soin possible en usage dans sa profession d’éditeur de logiciel.
Au titre des présentes, C.A.C. est tenue à une obligation de moyens et ne sera pas tenu pour responsable de tout retard intervenu dans l'exécution des Services. En outre, sa responsabilité ne peut être engagée en cas d’application inconsidérée ou d’absence d’application des conseils d’utilisation fournis dans le cadre de l’assistance ou de conseils n’émanant pas de C.A.C. elle-même.
Ni C.A.C., ni ses sociétés affiliées ou ses concédants de licence ne sera(ont) responsable(s), s’agissant des Entreprises n’ayant pas souscrit un Abonnement, des dommages indirects, accessoires ou consécutifs, et résultant de ou afférent au Contrat, à la Solution, aux Services et à la Documentation (y compris notamment, tout manque à
SARL C.A.C – Contrôle Accès Chantiers
gagner, toute indisponibilité de l’infrastructure informatique, tout dommage ou perte de Données, perte de chance, perte de chiffre d’affaires, perte d'exploitation, préjudice commercial et atteinte à l’image de marque) et des dommages directs.
Pour les Entreprises ayant souscrit un Abonnement, il convient de se référer aux CGV.
De manière générale, à défaut pour l’Entreprise d’avoir mis en jeu la responsabilité contractuelle de C.A.C. dans un délai d’une (1) année à compter de la réalisation du dommage, l’Entreprise sera réputée avoir renoncé à se prévaloir de l’éventuel manquement contractuel et son action sera définitivement prescrite à l’encontre de C.A.C.
Les présentes stipulations restent applicables en cas de cessation des présentes CGU, et ce, même en cas de résolution ou résiliation judiciaire.
14 CONFIDENTIALITE
Dans le cadre des présentes CGU, les « Informations Confidentielles » désignent toutes informations privatives ou confidentielles divulguées par l’émetteur (l’« Emetteur ») au récipiendaire (le « Récepteur ») et se composent, entre autres choses (i) de toutes les informations de nature financière, ou relatives aux clients, employés, produits ou services et notamment du code d’un logiciel, des graphiques, techniques, spécifications, plans de développement et de marketing, stratégies et prévisions de l’Emetteur; (ii) s’agissant de C.A.C., de la Solution, de tout logiciel tiers fourni le cas échéant des Services, des Services réalisées dans le cadre du Contrat, de tous documents ou informations échangés en cours de l’exécution des Services, de la Documentation, des techniques, méthodes, outils et savoir-faire de C.A.C. ou autres procédés et/ou technologies, mis en œuvre dans le cadre de l’exécution des Services et des renseignements en matière de tarification des Services; (iii) s’agissant de l’Entreprise, des informations et documents (dont les Données) qu’il communiquera à C.A.C. ou les informations dont ce dernier pourrait avoir connaissance du fait des Services.
Ne sont toutefois pas considérées comme des Informations Confidentielles les éléments desdites informations qui étaient dans le domaine public au moment de leur divulgation ou sont tombés dans le domaine public sans qu'il y ait eu contravention aux présentes stipulations, ou dont le Récepteur pourrait prouver qu'ils étaient en sa possession antérieurement à la date d'effet du présent engagement, ou qu’ils ont été divulgués par l’Emetteur avec l'accord préalable de l’autre partie, ou qui ont été communiqués à l’Emetteur ou à ses personnels par des tiers sans qu'il y ait eu contravention à une obligation de confidentialité au profit de l’autre partie.
Vous convenez que la transmission du nom et des coordonnées de l’Entreprise à toute autorité publique compétente (notamment l’inspection du travail ou l’autorité judiciaire) qui en fait la demande à C.A.C. ne sera pas considérée comme une violation de la confidentialité attachée aux Informations Confidentielles.
En outre, dans l’hypothèse où une autorité compétente (inspection du travail, autorités judiciaires et administratives… cette liste n’étant pas exhaustive) solliciterait la communication de tout ou partie des documents et informations détenus par C.A.C. dans le cadre de la fourniture des Services, cette dernière est d’ores et déjà autorisée à donner le nom et les coordonnées des donneurs d’ordre, maîtres d’ouvrage et sociétés de contrôle concernés, afin qu’ils défèrent aux demandes de documents ou d’informations.
Les termes de la présente clause sont valables pendant toute la durée de validité du Contrat et pendant les cinq (5) ans qui suivront sa fin.
Tous les documents communiqués par C.A.C. au titre des présentes resteront sa propriété exclusive et lui seront restitués sur simple demande de sa part.
15 GENERALITES
15.1 Renonciation
Le fait pour l'une des parties aux présentes de ne pas se prévaloir de l'application de (ou d'un manquement par l'autre partie à l'une quelconque des obligations visées dans le Contrat ne saurait être interprété pour l'avenir comme une renonciation à l'obligation en cause.
15.2 Règles d’interprétation
Les en-têtes des articles et paragraphes du présent contrat visent exclusivement à faciliter l’organisation du texte desdits articles et paragraphes, et il ne saurait en être inféré une quelconque interprétation.
Si une ou plusieurs clauses du Contrat sont tenues pour non valides ou déclarées telles en application d'une loi, d'un règlement ou à la suite d'une décision définitive d'une juridiction compétente, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée. La nullité d'une clause n’entraîne pas la nullité du Contrat. Les parties aux présentes se rapprocheront pour substituer à cette clause une nouvelle clause respectant l'économie et la philosophie du Contrat.
15.3 Indépendance des parties
Le Contrat ne peut être en aucun cas interprété comme créant un lien de société entre les parties aux présentes ou comme un contrat de location gérance ou même de sous-traitance de l'activité du Client. Il est exclusif de toute notion de mise à disposition de personnel entrant dans le cadre de la réglementation sur le travail temporaire.
15.4 Cession - Transfert du contrat
L’Entreprise n’est pas autorisée à céder le Contrat, ou l’un des droits, avantages ou obligations prévus dans les présentes, que ce soit par effet de la loi ou de toute autre manière, sans l’autorisation écrite expresse de C.A.C., étant toutefois entendu que l’Entreprise peut céder le Contrat dans le cadre d’une fusion ou d’une vente de la totalité ou quasi-totalité de vos actifs à un tiers.
C.A.C. peut céder le Contrat, en tout ou en partie, à tout tiers, à son entière discrétion.
15.5 Force majeure
Aucune des parties aux présentes ne pourra être considérée en défaut en vertu des présentes si l’exécution de ses obligations, en tout ou en partie, est retardée ou empêchée par suite de la survenance d’un événement de force majeure, dans l’acceptation usuelle de ces termes, c’est à dire un événement rendant impossible l’exécution de la prestation objet du Contrat, en ce qui comprend notamment, mais non exclusivement, la grève générale, la défaillance du réseau public d’électricité, le blocage des moyens de transport et d’approvisionnement des réseaux de télécommunication, les pertes de connexion Internet dues à des opérateurs publics ou privés, les dispositions d’ordre législatif ou réglementaire apportant des restrictions à l’objet du Contrat.
16 REGLEMENT DES LITIGES
16.1 Procédure amiable.
En cas de difficultés liées à l'exécution ou à l'interprétation du Contrat, les parties aux présentes décident de se soumettre à une procédure amiable de conciliation avant toute procédure judiciaire, même en cas d’urgence. La partie la plus diligente devra notifier à l’autre partie, par lettre recommandée avec avis de réception, son intention de mettre en œuvre ladite procédure en précisant les difficultés rencontrées.
16.2 Droit applicable et Attribution de compétence.
Le Contrat est régi par le droit français. Si dans les 30 jours suivant la notification visée à la sous-section « procédure amiable », les parties aux présentes n’ont pas abouti à un accord amiable, elles conviennent , lorsque c’est applicable, de soumettre tout litige, de quelque nature qu’il soit, relatif à la validité, l’interprétation ou à l’exécution du Contrat, à la compétence exclusive du Tribunal de Toulouse compétent, nonobstant pluralité de défendeurs, appel en garantie, procédure d’urgence ou conservatoire, qu’elle fasse l’objet d’un référé ou d’une requête.