Dénomination
Statuts de l'Association Swiss Better Gold Association
Dénomination
Article 1 : nom
Swiss Better Gold Association («l’association») est une association à but non lucratif constituée au sens des articles 60 et suivants du Code civil suisse.
Article 2 : siège et durée
Le lieu du siège est fixé par le comité directeur, en principe dans les bureaux de la personne exerçant la fonction de secrétaire général de l’association en Suisse.
La durée de la Swiss Better Gold Association est indéterminée.
Article 3 : buts
La Swiss Better Gold Association est une association à but non lucratif réunissant les acteurs d’affaires du secteur de l’or afin de promouvoir une chaîne de production et de commercialisation d’or ou d’autres métaux précieux issus d’un minerai contenant de l’or dit « Swiss Better Gold », poursuivant un but d'intérêt public et ne visant ainsi la réalisation d'aucun bénéfice qui ne serait pas affecté à la poursuite de ses buts.
L’or Swiss Better Gold est défini comme un or produit essentiellement par des petites et moyennes mines, ou mines d’or artisanales (« ASM »), en respectant des standards reconnus et/ou des critères dits « Swiss Better Gold » relatives à la performance environnementale et sociale.
Dans ce but, les membres de la Swiss Better Gold Association désirent :
(1) établir une chaîne de d’approvisionnement en or Swiss Better Gold transparente (de la mine d’or au marché), notamment en liant la demande et l'offre d’or Swiss Better Gold,
(2) soutenir les petites et moyennes mines d’or ainsi que les mines d’or artisanales afin d'améliorer l’impact social et environnemental dans le cadre de leur activité, et
(3) soutenir la production d’or Swiss Better Gold, en particulier en soutenant la commercialisation d’or
Swiss Better Gold produit par les ASM.
Les membres de l’association s’engagent à mettre en œuvre des critères qualitatifs d’approvisionnement et à introduire des engagements pour atteindre les buts que l’association s’est fixés.
La Swiss Better Gold Association et ses membres s’engagent à respecter en tout temps dans le cadre de leurs activités pour l’association les règles garantissant la concurrence conformément à la Loi sur les cartels (LCart) ainsi qu’à toute autre réglementation applicable.
Article 4 : activités
1. L’association entreprend toute action et s'attache toute collaboration qu'elle juge utile pour la réalisation de ses buts.
2. La Swiss Better Gold Association peut de ce fait notamment :
o Faciliter toute action visant à soutenir la production d'or Swiss Better Gold par les petites et moyennes mines ainsi que les mines d’or artisanales ;
o tenir un rôle de représentation auprès des partenaires sur le marché et sur le terrain ;
o faciliter l’accomplissement des accords et administrer le financement des projets ;
o faciliter la conformité aux normes nationales et aux standards reconnus en matière de performance environnementale et sociale ;
o rapporter sur le développement social et environnemental ;
o faciliter le lien entre l’offre et la demande ;
o promouvoir la demande, par la sensibilisation et en suscitant l'intérêt du marché ;
o communiquer les résultats aux membres et s’assurer de la cohérence de la communication ;
o rassembler et partager des informations avec les membres sur la réglementation gouvernementale, les lois, les futures lois, etc. ;
o contribuer à l'organisation d’événements, congrès, cours, formations, etc. ;
o éditer ou faire éditer, publier et diffuser des informations ou des ouvrages ;
o réaliser ou faire réaliser de la recherche.
Article 5 : acquisition de la qualité de membre
Peut être membre de Swiss Better Gold Association toute personne physique majeure et toute personne morale Suisse ou étrangère active dans la chaîne d’approvisionnement de l’or ayant des opérations de traitement, de transformation et d’approvisionnement de l’or en Suisse, valablement constituée et représentée qui en fait la demande.
La demande d'admission, ainsi qu’un dossier de candidature qui exprime en détail les motivations et les relations avec le secteur de l’or, sont adressés par écrit au président. Selon l’appréciation du dossier de candidature par le président et le comité directeur, une recommandation d’acceptation ou de refus sera faite aux membres de l’association.
L’acceptation finale sera soumise au vote à la majorité des deux tiers de l’assemblée générale, à sa prochaine
séance.
Le président peut aussi soumettre la nouvelle candidature par voie circulaire aux membres existants pour approbation (majorité des deux tiers). L'acceptation ou le refus du candidat est communiqué à ce dernier ; le refus n'a pas à être motivé.
Un registre des membres est tenu et mis à jour par le comité directeur. Un membre peut demander à tout moment au comité directeur une confirmation de son statut de membre.
La qualité de membre n'entraine la perception d'aucun avantage de quelque sorte que ce soit de la part de la Swiss Better Gold Association.
L’assemblée générale crée des groupes de membres, en rapport avec chaque secteur d’activité. Tout membre doit faire partie d’un seul des groupes de membres. Cette appartenance au groupe des membres étant déterminée en rapport avec son activité principale. En cas de changement notable de l’activité principale d’un membre, tout membre peut demander le changement d’appartenance de groupe par écrit au comité directeur.
Article 6 : droits et obligations des membres
Chaque membre a le droit :
1. aux prestations prévues conformément à l’article 4, alinéa 2 des statuts;
2. d'être traité sur un pied d'égalité avec les autres membres;
3. de soumettre au comité de direction un point à mettre à l’ordre du jour de l’assemblée générale ;
4. d'assister aux assemblées générales et de voter sur les décisions qui lui sont soumises;
5. d'obtenir des informations sur la gestion associative ;
6. proposer un représentant en vue de son élection au comité directeur.
En qualité de membre, chaque adhérent est tenu : de remplir les obligations prévues par les statuts ;
1. soutenir de façon active la mission et les activités de Swiss Better Gold Association telles que stipulés à l’article 3 ;
2. s’acquitter des cotisations annuelles et contributions décidées par l’assemblée générale;
3. s’engager dans les chaines d’approvisionnement mises en place par Swiss Better Gold Association ;
4. verser la prime liée aux achats d’or éligible Swiss Better Gold ;
5. utiliser le nom de Swiss Better Gold et/ou sa marque, ce dans le strict respect des règles fixées par le comité directeur à ce sujet ;
Article 7 : perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd par :
1. La démission, qui doit être donnée avec au moins deux mois d'avance, pour la fin d'une année civile ; le comité directeur peut abréger ce délai.
2. Le défaut de paiement de la cotisation annuelle, et plus généralement le défaut de paiement de toute dette envers l’association, dans un délai de deux mois à compter de la mise en demeure par lettre recommandée.
3. Le décès ou la déclaration d'absence ; pour les entreprises la perte la personnalité ou la mise en faillite. En cas de rachat ou de fusion d’un membre, le comité directeur statuera sur le maintien de ce membre et organisera un vote à l'assemblée générale.
4. La décision de l'assemblée générale à la majorité des deux tiers, sur proposition du comité directeur, notamment dans le cas d’un membre qui agirait contrairement aux statuts ou aux intérêts de l’association, ou qui porterait, directement ou indirectement, atteinte à la réputation de l’association, ou qui
n’accomplirait pas ses obligations de membre. Cette décision peut être prise par voie de circulation selon l'article 12 alinéa 4. Dans ce cas, en l'absence de réponse d'un membre dans les 30 jours, son approbation sera présumée.
5. Dans l’attente d’une décision de l’assemblée générale selon l’article 7 alinéa 4 des statuts, la qualité de membre peut faire l’objet d’une suspension immédiate sur décision du comité directeur, ce pour une durée maximale de 6 mois.
En cas de perte de qualité de membre, celui-ci :
• perd tout droit lié à son statut de membre ;
• s’engage à stopper toute référence à Swiss Better Gold , ainsi qu’à retirer toute mention de son adhésion à Swiss Better Gold Association dans tous les supports de communication (internes ou externes, écrits, oraux et/ou visuels), y compris sur son site internet, ce dans un délai de 30 jours à compter de la perte de la qualité de membre ;
• doit verser la cotisation au prorata temporis pour l’année en cours.
Article 8 : membres honoraires
Sur proposition du comité directeur, l'assemblée générale peut élire des personnes physiques comme membres honoraires, sans droit de vote; à savoir des personnalités éminentes du monde de la responsabilité sociale, du développement durable, de l’industrie de l’or, de la joaillerie, de l’horlogerie, du luxe, du monde des affaires et/ou d’organisations internationales, non-gouvernementales, associations ou fondations, qui sont en mesure de propager les buts d'utilité publique de l’association vis-à-vis du public.
Article 9 : exonération de responsabilité personnelle
Les membres de la Swiss Better Gold Association n'ont individuellement aucun droit sur ses biens et sont exonérés de toute responsabilité personnelle quant aux engagements de l’association ; ceux-ci sont garantis uniquement par ses propres biens.
Article 10 : cotisations et ressources
1. Les membres de la Swiss Better Gold Association versent à l’association les cotisations et contributions fixées par l'assemblée générale.
2. Aucun membre n’est tenu de verser de cotisation dépassant les montants prévus dans le paragraphe ci- dessus.
3. Les autres ressources de l’association consistent notamment en dons, legs, revenus de la fortune, royautés, revenus de séminaires, commissions de gestion des projets spéciaux et du fond de RSE (Responsabilité Sociale d’Entreprise), cours et d’autres activités professionnelles et éducationnelles de l’Association, produits divers, et tout autre revenu que l’assemblée générale définira comme tel.
4. Les cotisations et les ressources doivent permettre à Swiss Better Gold Association de poursuivre ses buts de manière désintéressée.
Article 11 : organes
Les organes de la Swiss Better Gold Association sont :
a) l’assemblée générale ;
b) le comité directeur ;
c) les réviseurs.
Article 12 : assemblée générale
1. L'assemblée générale est composée de tous les membres de l’association, dont elle est le pouvoir suprême. Un membre peut valablement donner procuration à un autre membre pour le représenter à l’assemblée générale, mais non à un tiers.
2. L'assemblée générale ordinaire a lieu une fois par an, au cours du premier semestre de l'année civile.
3. Les assemblées générales extraordinaires sont convoquées sur décision du comité directeur ou sur demande écrite d’au moins un cinquième des membres.
4. En cas d'urgence, le comité directeur peut consulter les membres par voie circulaire, en utilisant tout moyen à disposition, notamment le courrier électronique ; la circulaire indique un délai maximum pour son renvoi, le délai minimum étant de 30 jours ; il n'est pas tenu compte des réponses envoyées après l'expiration de ce délai.
Article 13 : convocation de l’assemblée générale
1. Le comité directeur convoque l’assemblée générale par lettre ou par courrier électronique envoyé à tous les membres au moins 30 jours avant la date de l'assemblée.
2. Les convocations incluent l'ordre du jour. Avant l’assemblée, chaque membre peut porter un objet à l’ordre du jour à condition que :
a) Il soit approuvé par le comité directeur ;
b) L’ordre du jour modifié soit envoyé par lettre ou par courrier électronique à tous les membres au moins
15 jours avant la date de l’assemblée.
Article 14 : compétences de l'assemblée générale
1. L'assemblée générale :
a) est l’organe suprême de la Swiss Better Gold Association ; elle adopte les statuts et règle toutes les affaires qui ne sont pas déléguées à d’autres organes ;
b) après avoir entendu le rapport du comité directeur et celui des réviseurs, se prononce sur les comptes et la gestion, et donne décharge au comité directeur ; élit les membres du comité directeur et les réviseurs ; fixe le montant de la cotisation annuelle ; décide de toute modification statutaire, dont le texte doit figurer dans la convocation ;
c) sur proposition du comité directeur, ou des membres honoraires, statue sur les autres objets inscrits à l'ordre du jour selon l’article 13 alinéa 2;
d) décide de l’exclusion d’un membre, notamment pour non-respect des statuts.
Article 15 : vote à l'assemblée générale
1. L'assemblée générale délibère valablement dès que la moitié des membres de chaque groupe est réunie ou représentée, au minimum.
2. Tous les membres de l’association ont un droit de vote égal au sein de leur groupe d’appartenance. Les
groupes ont tous un droit de vote égal au sein de l’assemblée générale.
3. Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix des groupes, sauf celles concernant des modifications statutaires ou la dissolution de la Swiss Better Gold Association, qui sont prises à la majorité des deux tiers des voix des groupes. Dans tous les cas, le vote de chaque groupe est pondéré, afin de tenir compte des voix des membres du groupe qui votent pour ou contre. Exemple : un des trois groupes qui composent l’association a 4 membres. Si 3 des 4 membres de ce groupe votent pour, et 1 membre vote contre, le score de ce groupe sera de : 33.33% x 3 / 4 = 25% pour (et donc 8.33% contre).
4. Les élections ont lieu à main levée ; les membres présents ou représentés peuvent cependant décider, à main levée et à la majorité relative des groupes, d’adopter le scrutin secret.
5. Il est tenu un procès-verbal des décisions de l'assemblée générale.
Article 16 : comité directeur
1. La Swiss Better Gold Association est dirigée et représentée par un comité directeur de deux membres au moins, et de neuf au plus, dont un président et un secrétaire général.
2. Les membres du comité directeur sont élus par l'assemblée générale pour un terme de deux ans et sont immédiatement rééligibles quatre fois ; ils sont à nouveau éligibles deux ans après la cessation de leurs fonctions. L’absence de nouveaux candidats permet aux membres du comité directeurs qui ont atteint le maximum de mandats de se représenter aux prochaines élections.
3. Pour chaque démission qui se produit en cours de terme dans le comité directeur, les membres restants peuvent s'adjoindre un nouveau membre, parmi les membres de l’association, jusqu'à la prochaine assemblée générale.
4. Afin d’assurer une continuité et garantir la stabilité de l’association, le nombre de départs simultanés ne devrait pas dépasser deux membres du comité directeur. Si un troisième membre devait atteindre le terme de ses mandats à la même période, il pourrait dès lors se représenter pour un mandat supplémentaire d’une année.
5. Les membres du comité directeur sont tenus de respecter la Charte Organisationnelle de Swiss Better Gold Association qui détaille les devoirs et responsabilités du comité directeur, du président et du secrétaire général.
6. Les membres du comité directeur élisent le président de l’association parmi ses membres pour une période de quatre ans. Ce mandat peut être reconduit pour une nouvelle période successive.
7. En l’absence de nouveaux candidats à la présidence, le président ayant atteint la limite de mandat peut se représenter à la présidence pour un nouveau terme.
8. Le président peut démissionner de ses fonctions à tout moment, dans quel cas le comité directeur élira un nouveau président parmi les membres du comité directeur.
9. Le comité directeur se réunit aussi souvent que nécessaire, sur convocation d’un de ses membres ou de son secrétaire général.
10. Le comité peut assigner l’exécution de certaines tâches à des groupes de travail ad hoc ou à certains membres désignés par le comité à cet effet.
11. Le comité ou l’assemblée générale peuvent aussi décider de créer un comité consultatif avec des tiers.
12. Les membres du comité directeur travaillent de manière bénévole, sous réserve du remboursement de leurs frais effectifs. Ils ne peuvent pas se voir attribuer un mandat par l’association.
Article 17 : compétences du comité directeur
1. Le comité directeur gère les affaires courantes de l’Association pour atteindre le but défini à l'article 3 et exerce tout pouvoir à cet effet, tel que détaillés dans la Charte Organisationnelle de la Swiss Better Gold Association, sauf dans les cas où la loi ou les statuts attribuent expressément la compétence à un autre organe ; il représente l’Association vis-à-vis des tiers.
2. En particulier, le comité directeur :
a) élit le président et répartit entre ses membres toutes autres charges ;
b) engage et supervise les activités du secrétaire général de l’association
c) prépare le budget, tient les comptes et rédige un rapport à l'assemblée générale ;
d) convoque les assemblées générales et exécute ses décisions ;
e) gère le patrimoine de l’association ;
f) propose à l'assemblée générale la nomination de membres d'honneur et de membres honoraires ;
g) tient le registre des membres.
h) prend les mesures disciplinaires et correctives à l’égard des personnes ayant manqué à leur obligation de déclarer l’existence d’un conflit d’intérêts réel ou potentiel.
3. Les membres du comité directeur répondent de l'exécution de leur mandat devant l'assemblée générale ; ils ne contractent en raison de leur gestion aucune obligation personnelle, pas même solidairement.
Article 18 : vote au comité directeur
1. Le comité directeur est dirigé par le président, à défaut par son suppléant.
2. Le secrétaire général ne dispose que d'une voix consultative.
3. Tous les autres membres du comité directeur ont un droit de vote égal ; en cas d'égalité des voix, la voix du président ou de son suppléant compte double ; le comité directeur ne peut délibérer valablement que si la majorité de ses membres est présente ou représentée ; les décisions sont prises à la majorité relative des voix des membres présents ; les décisions peuvent aussi être prises en la forme d'une approbation donnée
par écrit à une proposition, y compris par courrier électronique, à moins qu'une discussion ne soit requise par l'un des membres du comité directeur ; les membres présents sont ceux qui accusent réception de la proposition ; il est tenu un procès-verbal des décisions du comité directeur.
Article 19 : représentation
1. La Swiss Better Gold Association est engagée par la signature collective de deux membres du comité directeur.
2. Lorsqu'il l'estime nécessaire, le comité directeur peut déléguer des pouvoirs.
Article 20 : réviseurs
1. L'assemblée générale élit au maximum tous les trois ans les réviseurs des comptes, qui sont rééligibles.
2. Les réviseurs vérifient si les comptes sont tenus avec exactitude ; ils soumettent un rapport écrit à l'assemblée générale dans lequel ils proposent l'approbation des comptes, avec ou sans réserve, ou leur renvoi au comité directeur.
3. Les réviseurs sont en droit de demander au comité directeur tous les renseignements qui leur paraissent nécessaires à l'établissement de leur rapport.
Article 21 : exercice financier
1. L'exercice financier commence le 1 er janvier et finit le 31 décembre de chaque année.
2. Les éventuels bénéfices acquis lors d'un exercice financier servent exclusivement au financement des activités liées au but désintéressé de l’association.
Article 22 : modification des statuts
1. Les statuts peuvent être modifiés par l’assemblée générale sur proposition du comité directeur ou de tout membre.
2. Les propositions, entièrement rédigées, de modifications des statuts sont envoyées aux membres avec la convocation à l'assemblée générale.
3. L'assemblée générale statue sur les propositions à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés.
4. Si plusieurs textes d'une même disposition sont soumis ensemble au vote, les membres ne peuvent en approuver qu'un.
5. Si aucun texte n'obtient la majorité requise, l'ancien texte demeure en vigueur.
Article 23 : dissolution
1. L'assemblée générale statue sur la dissolution à la majorité des deux tiers des voix des membres présents.
2. Les actifs demeurant au terme de la liquidation sont répartis entre des associations et/ou fondations suisses ayant pour but le développement de la connaissance en matière de responsabilité sociale et de développement durable, pour autant que celles-ci soient exonérées des impôts en raison de leur but d'utilité publique ou de service public.
Article 24 : entrée en vigueur
Les présents statuts entrent en vigueur à la date de leur approbation par vote à l’Assemblée Générales des membres et sans opposition aucune le 9 (neuf) juin 2022.
Le président : Xxxxxxx Xxxxxxxx
La secrétaire générale : Xxxxx Xxxxxxxx
Swiss Better Gold Association Organisation Charter
The Swiss Better Gold Association (the Association) is a non-profit industry association which believes that strong corporate governance is essential for delivering sustainable value, ensuring integrity of its processes, implementing the association’s vision and achieving its’ objectives.
The purpose of this Organisation Charter is, within the context of the Association’s growth, to promote the highest standards of Corporate Governance within the Swiss Better Gold Association and to clarify, among others, the duties and responsibilities of the association’s bodies, namely the General Assembly, the Board, its President and the Secretary General.
This Organisation Charter serves not only as a reminder of the Board’s roles and responsibilities, but also as a general statement of intent and expectation as to how the Board discharges its duties and responsibilities. The Board of Directors ensures all Swiss Better Gold Association members are aware of and have due regard for this Organisational Charter.
This Organisation Charter has been endorsed by the Board and is subject to review by the Board from time to time, to ensure the Swiss Better Gold Association remains at the forefront of best practices in corporate governance.
I. Swiss Better Gold Association General Assembly
Being an industry association, the General Assembly is the highest authority of the Association and comprises all its’ members. For the sake of clarity, here are the responsibilities of the General Assembly:
1. It adopts the bylaws and settles all matters not delegated to other bodies;
2. Having been informed of the Board of Directors’ report and the auditors’ report, the GA approves the financial accounts and management decisions;
3. Discharges the Board of Directors from liability;
4. Elects the members of the Board of Directors and the auditors;
5. Sets annual membership fees and decides on any amendment to the bylaws;
6. On a proposal by the Board of Directors or the honorary members, rules on other items on the agenda;
7. Revokes membership of a member, in particular for failure to comply with the bylaws.
II. The Board of directors
Swiss Better Gold Association’ members of the Board of directors are elected by the General Assembly for their specific expertise and motivation in attaining the Association’s objectives. The term of each Board member is two years and he/she can be immediately re-elected for four consecutive terms. Absence of new candidates to Board allows retiring Board members to extend their mandate for one additional term. For continuity purposes, no more than two Board members should leave the Board at the same time.
Board members steer the association towards a sound future by ensuring that each of them fulfills its mission in the most effective way possible.
The Swiss Better Gold Association entrusts the following core duties to its Board of directors:
a) Duty of care
Board members should be committed to assisting the association to the best of their abilities. This means:
- Attending meetings and actively participating in decision making;
- Communicating with the Secretary General and other board members;
- Following through on assignments;
- When deemed necessary, supporting association through participation in Swiss Better Gold working groups.
b) Duty of loyalty
Board members should fully support and embody the Association’s mission and be loyal ambassadors for Swiss Better Gold. When acting on behalf of the association, each board member must put aside their personal and professional interests and act in the best interest of the Swiss Better Gold.
c) Duty of compliance
Board members should do everything in their power to achieve organizational goals and at all time comply with Swiss Better Gold Association internal rules and guidelines. Every Board member has a legal responsibility to understand and comply with these (please refer to the Association Bylaw, Swiss Better Gold Anti-trust policy & Swiss Better Gold Crisis Management Procedure).
d) Responsibilities
The Board of directors oversees the day-to-day business of the Association in pursuit of its’ objectives and exercises all powers to this end. To fulfil this mission, the Association has identified the following list of Board member’s responsibilities:
Responsibility | Description | Time & resource commitment per individual Board member | |
Swiss Better Gold Association’ Board meetings | Board members are expected to meet on a quarterly basis and: - Prepare each Board meeting by either discussing agenda items with the Secretary General, or by reading the material provided beforehand; | ||
- Attend each Board meeting (face-to-face or online) and actively participate in discussions and decision-making processes; - Give Board meetings a priority and alert in advance if participation is not possible; | ||
Swiss Better Gold Association’ management | - Establishment of objectives and strategies to govern the Association; - Supervision of the preparation of annual accounts and budgets; - Reviewing the progress of the organization against the set objectives; - Appointing, reviewing and supporting the Secretary General’s performance; - Ensuring sufficient financial resources’ availability; - Conducting annual meetings to work on the vision and the mission of the Association; | |
General Assembly | - Review and approve the documentation (budget, accounts, reports, etc.) provided by the Secretary General in view of the General Assembly; - Speak out on a specific topic on behalf of the Board during the General Assembly - Contribute to the approval of meeting minutes after the General Assembly; | |
Representation | Each Board member can be asked to represent Swiss Better Gold Association on specific public occasions (media interviews, NGO meetings, conferences, trade shows, etc.); | |
TOTAL: 0,5 day per month | ||
Working Groups | - Each Board Member shall contribute into one or more working groups created on a specific topic. The number and focus of working groups may vary depending on priorities of the association. Currently, these are as follows: - Operations & Strategy - Better Gold Fund - Budget & Financial statements - Aggregators | TOTAL: 0,5 day per working group session (number of sessions will vary depending on needs) |
III. President
The president of the Swiss Better Gold Association is elected amongst Board members and is appointed for a period of four years from the start of the presidency and can be reconducted for one consecutive term. Absence of new candidates for the Association presidency allows the president who has reached its maximum number of mandates to be re-elected for one additional term.
The president leads the Board and is responsible for overseeing and handling a number of Association’ specific responsibilities. In order to succeed in this role, the president must be knowledgeable about the objectives of the Swiss Better Gold, its governance and its activities. In addition to the core duties entrusted to all Board members, the president is in charge of the following:
Responsibility | Description | Time & resource commitment per president |
General management | - Presides Board meetings, General Assembly and any special meetings; - Executes contracts and signs legal documents – in his/her official capacity; - Oversees the day-to-day operational matters in conjunction with the Secretary General; - Oversees the work of the Secretary General to ensure Board directives are carried out; - Supports Secretary General’s yearly budget planning and annual accounts preparation; - Coordinates with other Board members the conduct of annual performance evaluation of the Secretary General; - Participates in one or two working groups; | |
Representation | - Acts as a spokesperson for the Board – to the association members and for the association members to the public (media, NGOs, partners and other interlocutors); - Participates in bi-annual SBG Initiative steering committees; | |
TOTAL: 2 day per month |
IV. Secretary General
The Secretary General works in close collaboration with the Board of Directors and implements strategic and operational decisions of the Swiss Better Gold Association. He/s also liaises on all Association activities relating to the ASMs, its members, partners and the general public.
Responsibility | Description | Time & resource commitment per secretary general |
CSR /TA management | - Manage CSR / Technical Assistance project pipeline with relevant ASM (including execution & reporting); - Evaluation of CSR / TA projects with BGF working group; |
- Manage projects approval with Board of Directors; - Follow-up CSR projects; - Report to the Board | ||
SBG Initiative coordination | - Interact with program implantation partners on the ground on all operational & organizational matters; - Maintain regular interactions with SECO to ensure proper program development; - Report to the Board | |
Board of Directors | - Plan and conduct quarterly Board meetings (agenda, minutes, follow up on decisions, etc.) - Report on association activities & results on a quarterly basis; - Prepare & conduct Board working groups to facilitate decision-making process to Board; - Execute decisions taken by the board; Provide continuous input on vision and strategy for discussion with the board; | |
General Assembly | - Plan and conduct annual General Assembly (agenda, minutes, follow up on decisions, etc.); - Execute GA decisions; | |
Members | - Manage supply chains with sourcing members; - Maintain regular discussions with support members to enhance their membership; - Perform member acquisition activities; - Conduct relevant member consultations; - Maintain regular communication with members to inform them on use of Better Gold Fund (newsletter, social media); - Report to the Board | |
Association representation | - Continued positioning of Swiss Better Gold Association with different stakeholders (media, NGOs, civil society organization, relevant industry initiatives / platforms, VSS partners, etc.); - Report to the Board | |
Budget & financial accounts | - Manage membership fees - Manage accounting and audit with relevant interlocutors - Manage budget - Report to the Board | |
Administration | - Minutes of various meetings - Accounting - Better Gold volume Tracking - Payment tracking |
- Invoices’ preparation - E Banking - E Mail server management - Project list management - Filing - Secretariat - Protection of Association assets (including Cyber security) | ||
TOTAL: Full time occupancy rate |