CONVENTION POUR L'UTILISATION DE LA SALLE MULTIFONCTIONS DE LA GRANGE ROUGE DE TURENNE Entre les soussignés, Mr Yves GARY, Maire de Turenne, d'une part Et Mr Ci-dessus dénommés le Preneur, d'autre part

CONVENTION POUR L'UTILISATION DE LA SALLE

MULTIFONCTIONS DE LA GRANGE ROUGE DE TURENNE

Entre les soussignés,

Xx Xxxx XXXX, Maire de Turenne, d'une part

Et

Mr

Ci-dessus dénommés le Preneur, d'autre part

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT

Article 1 : Procédure de location

La Commune de Turenne met à la disposition du Preneur, la salle multifonctions de la Grange Rouge, suite à une demande écrite préalable adressée à M. le Maire : Xxxxxx xx Xxxxxxx 00000 XXXXXXX.

L'accord ne sera définitif qu'après présentation des pièces justificatives prévues aux articles 3 et 6.

La salle ne peut être louée à des mineurs ou par des résidents de Turenne pour le compte d'une personne extérieure à la commune.

Les résidents de Turenne pourront louer pour leurs ascendants et descendants directs.

Article 2 : Durée

La location de la salle s'effectue

Les clefs seront remises au moment de l'état des lieux par l'élu responsable.

Article 3 : Conditions Financières

La salle de la Grange Rouge sera mise à disposition pour une somme de …… fixée par le Conseil Municipal, en délibération du 13 Novembre 2014.

Le tarif applicable sera celui en vigueur le jour de la signature de la présente convention.

De plus il sera demandé un chèque de caution de nettoyage d'un montant de ……….. . Après vérification du nettoyage de la salle lors de l’état des lieux, il sera facturé au preneur le montant exact du coût du nettoyage et le chèque de caution pourra être ensuite restitué.

Le nettoyage sera obligatoirement effectué par une entreprise spécialisée. Le coût de ce nettoyage est facturé au signataire de la présente convention en fonction de l’utilisation des équipements selon le tableau joint en annexe.

Le Preneur s'engage à verser le montant de la location de …….. à la signature du contrat de location.

Le Preneur s’engage à verser un chèque de caution de …….. , et un chèque de caution de nettoyage de ……. le jour de la remise des clés.

Le versement de cette caution confirme la location qui ne peut alors être mise en cause pour la date indiquée sauf motif grave dûment justifié.

Chèque à établir à l'ordre du TRESOR PUBLIC

Le chèque de caution ne sera restitué que huit jours après la date de location afin de vérifier l'état de la salle et du matériel emprunté. Si des dégâts ont été constatés, le chèque de caution servira à couvrir les frais de remise en état.

Si les dégâts s'avèrent plus importants, le Preneur s'engage à les couvrir intégralement.

Si pour une raison quelconque la salle n'était pas occupée, la somme versée prévue aux conditions financières restera acquise à la commune.

Article 4 : Désignation des lieux

La salle de la Grange Rouge comprend :

• Des loges

• Un accès à la scène ( escalier fixe et rampe pour handicapés)

• Un local traiteur

• Des sanitaires Homme, Femme dont un prévu pour handicapés

• Un hall d'entrée avec Bar

• Une salle principale d'environ 188m2 ( sol en béton quartz ..)

• Un local de stockage pour tables, chaises, chariots

• Une scène amovible de 25m2

• Une mezzanine (accessible par un escalier métallique)

Article 5 : Le mobilier

Le mobilier mis à la disposition du Preneur se compose comme suit :

Mobilier et matériel de la salle

• 200 chaises pliantes

• 30 tables pliantes

• 2 chariots de tables

• 2 chariots de chaises

• 26 barres d'espacement de rangées pour chaises

• 6 Extincteurs

• 1 téléphone pouvant être utilisé pour les seuls numéros d'urgence (15 Samu – 18 Pompiers)

Mobilier et matériel de bar

• 1 bar

• 1 réfrigérateur

Mobilier et matériel du local traiteur

• 1 plonge inox 1bac / 1 égouttoir

• 1 table inox 1400x700 m

  • 1 table inox sur roulettes 700x900m

• 1 lave vaisselle frontal

• 1 fourneau 4 plaques électriques

1 four ventilé 6 niveaux

• 1 hotte d'extraction inox

• 1 armoire réfrigérée 2 portes

• 1 extincteur

• 2 containers pour les ordures ménagères à l'extérieur de la salle

Article 6 : Assurances – Responsabilité – Sécurité

Tout accident survenu aux personnes, à l'équipement ou au matériel à l'occasion d'une manifestation est imputable à l'organisateur qui doit se garantir des risques encourus par une assurance. Le Preneur doit donc souscrire une assurance multirisque habitation. La copie du contrat est exigée lors du dépôt de la convention de location.

Le Preneur est responsable de l'organisation et doit veiller à ce que l'utilisation s'effectue dans des conditions normales. Il sera également responsable pendant la durée de location de la salle de toutes dégradations causées par lui, ou survenues de son fait ou du fait des personnes ayant participé à quelque titre que ce soit, à la manifestation organisée, ces dégâts concernent aussi bien l'immeuble proprement dit avec l'ensemble des installations et équipements ( chauffage, éclairage, sonorisation, mobilier, aires extérieures, parking etc..........) que les aménagements extérieurs (parking, luminaires, etc .)

Le Preneur fera son affaire de la SECURITE DU PUBLIC en se conformant aux textes en vigueur et prendra toutes dispositions nécessaires au bon déroulement de la manifestation tant à l'intérieur de la salle qu'au plan de l'espace déterminé à l'extérieur.

Le Preneur sera seul responsable des vols de marchandises, objets ou articles divers qu'il entreposerait dans la salle.

Pendant la manifestation, le Preneur s'assurera tout particulièrement que les portes de secours seront dégagées en permanence et que le bâtiment sera facilement accessible par les véhicules de secours.

Les portes extérieures ne devront pas être fermées à clef pendant la manifestation et aucune sortie ne devra être neutralisée par des véhicules en stationnement.

Aucun chauffage d'appoint n'est autorisé et l'emploi de combustibles en bouteille (propane, butane) est formellement interdit.

Dans le cadre de la lutte antibruit, il est rappelé au Preneur que les prescriptions d'ordre public interdisent toute manifestation bruyante (article 7 de l'arrêté préfectoral du 24/11/99) « le bruit provenant des activités organisées dans les salles communales de réunion ne doit être à aucun moment une cause de gêne pour le voisinage »

De ce fait, à partir de 23 heures les portes devront être tenues fermées et le niveau sonore des appareils diffusant de la musique réduit de façon à ne pas importuner le voisinage.

De même, les organisateurs veilleront aux nuisances sonores pouvant être provoquées par les allées et venues sur le parking.

En résumé, les organisateurs veilleront à ne pas troubler la tranquillité du voisinage par les bruits et activités extérieures. La musique à l'extérieur de la salle, les tirs de bombe et les feux d'artifice sont formellement interdits sauf arrêté municipal.

Le Preneur déclare avoir pris connaissance des consignes de sécurité en place dans l'établissement, elles concernent :

les sorties de secours, leurs accès et itinéraires à utiliser

les moyens d'alarme et d'alerte

les moyens d'extinctions

Article 7 : Dégradations

Avant la prise de possession de la salle, le Preneur doit faire un état des lieux avec un élu qui lui remettra les clefs. Il sera indiqué au locataire le fonctionnement des installations. Conjointement, ils vérifieront le bon fonctionnement des issues et de l'éclairage de secours.

Dans le but d'éviter des dégradations, il est formellement interdit de :

• percer, clouer sur le sol et les parois et de modifier quoique ce soit à l'apparence première de la salle.

• Il est également interdit de coller, agrafer ou de disposer par tout autre moyen des affiches, décorations, guirlandes, etc sur les murs des différentes pièces.

• toutes suspensions aux plafonds ou fixations aux murs d'objets ou décorations sont également interdites.

Il ne pourra sous quelque prétexte que ce soit, être apporté de modifications à l'installation permanente de l'éclairage des locaux.

Il est formellement interdit de fumer dans les locaux. Pour les fumeurs, des bacs à sable sont à leurs dispositions à l'extérieur de la salle pour y déposer les mégots.

A l'issue de la manifestation, il sera effectué une visite des lieux et procédé, le cas échéant, aux constatations des dégâts. Le Preneur devra supporter le coût des frais engagés par la Commune pour la remise en état à la suite de tout dommage aux biens immobiliers et mobiliers appartenant à la Commune.

D'autre part, si du fait des dégradations, la salle ne pouvait être remise en état dans un délai suffisant qui entraînerait de fait l'annulation de manifestation prévues, le préjudice éventuel serait supporté par le Preneur responsable des dégradations.

L'accès de la salle est interdit aux animaux.

Article 8 : Mise en place, rangement et entretien de la salle et des extérieurs

La mise en place de la salle est à la charge du Preneur

Il est indiqué au Preneur que les produits d'entretien (savon, papier toilette …) ne sont fournis qu'en petite quantité. Prévoir un complément pour un usage intensif des dits produits.

A l'issue de la manifestation, l'ensemble des locaux devra être laissé propre et rangé.

• les sols devront être balayés (ne pas utiliser de produits chlorés)

• tous les éléments du local traiteur seront nettoyés (ne pas utiliser de produits décapants )

• les tables et les chaises seront nettoyées

• les sanitaires seront rendus propres

• tous les déchets seront mis dans des sacs poubelles fermés et déposés dans les containers à l'extérieur de la salle

• le verre sera déposé dans les containers de tri-sélectif prévu à cet effet sur la Commune (à côté de l'école et à côté du Plan d'eau à Turenne gare)

Article 9 : Désistement

Toutes modifications de location ne pourront se faire que sur la base d'un écrit envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si le Preneur résilie le contrat, il sera redevable de :

Résiliation :

• A plus d'un mois de la date retenue : 40% du montant de la location

• A moins d'un mois de la date retenue : 60% du montant de la location

• A moins d'une semaine de la date retenue : 80% du montant de location

Dans le cas de désistement, la Commune peut relouer la salle, le Preneur peut proposer un loueur à l'acceptation de la Commune. Si la Commune reloue les jours de désistement, les montants versés seront restitués.

Article 10 : Déclarations

Le fait que la manifestation se déroule dans une salle communale ne dispense pas les organisateurs d'effectuer les déclarations nécessaires et de payer les taxes correspondantes (URSSAF, SACEM ou tout autre organisme officiel)

Nous rappelons au Preneur que les documents nécessaires à l'ouverture temporaire d'un débit de boissons Catégorie 2 (bière et vin) doivent être fait directement à la mairie, 15 jours environ avant la date de la manifestation.

Article 11 : Engagement

Le Preneur s'engage à respecter la présente convention et le règlement intérieur

Toute inobservation peut entraîner de la part du Maire, un refus ou une annulation de location. Cette décision de refus ou d'annulation ne remet pas en cause les spécifications financières de désistement stipulées à l'article 9.

Le Maire est chargé de l'exécution de la présente convention qui sera publiée et affichée conformément aux dispositions de l'article L 122 29 du code général des collectivités territoriales et dont l'ampliation sera transmise à M. le Sous-préfet de Brive la Gaillarde.

La présente convention est établie en 2 exemplaires et pour la durée prévue à l'article 2 ci-dessus.

En cas de non-retour de ladite convention à la mairie dans un délais de 15 jours, la réservation sera considérée comme annulée.

Cette convention devra être accompagnée des documents :

• 1 chèque (montant de la location + forfait nettoyage)

• 1 chèque de caution d'un montant de …....

• Attestation d'assurance

Article 12 : Dispositions finales

Le Conseil Municipal se réserve le droit de modifier, sans préavis, la présente convention qui sera affichée.

Fait à Turenne, le …...............

Signature du Preneur : M. le Maire

Faire précéder la signature de la mention

«  Lu et Approuvé »