Financira Europska unija
PO KORAK
KORAK
Financira Europska unija
NAMJENA
Središnja agencija za financiranje i ugovaranje progra- ma i projekata Europske unije (SAFU) ovu je e-brošuru namijenila korisnicima bespovratnih sredstava koji već provode ili će uskoro započeti provedbu projekata u okviru Operativnog programa „Konkurentnost i kohezija“ u programskom razdoblju 2014. - 2020., u kojima će SAFU sudjelovati kao ugovorna strana tijekom cjelokupnog raz- doblja provedbe.
SAFU donosi pregled ključnih koraka s kojima će se korisnici susretati tijekom provedbe svojih projekata, s ciljem da od samog početka izgradimo međusobno razu- mijevanje jasnim definiranjem obveza obiju strana.
KORACI:
1. Plan nabave
Ex-xxxx provjera dokumentacije
2. o nabavi
3. Plan zahtjeva za nadoknadom sredstava
4. Zahtjev za isplatom predujma
7. Zahtjevi za nadoknadom sredstava
8. Provjere na licu mjesta
7. Završno izvješće i završni zahtjev za nadoknadom sredstava
8. Izvješće nakon provedbe projekta
PLAN NABAVE
Plan nabave jedan je od alata za realizaciju planiranih ulaganja. Plan nabave obuhvaća sve nabave koje valja izvršiti u cilju provedbe projekta, neovisno o tome jesu li završene, planirane ili trenutno u tijeku.
KORISNIK PRIPREMA I PODNOSI SAFU PROVJERAVA
1
VREMENSKI OKVIR
Plan nabave potrebno je pripremiti i dostaviti u SAFU u roku od 10 radnih dana od potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.
PREDLOŽAK
Predložak je sadržan u dokumentaciji poziva na dostavu projektnih prijedloga. SAFU voditelj projekta će nakon potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava korisniku poslati predložak u MS Excelu (uključujući sve potrebne informacije).
OVJERA
Plan nabave moraju potpisati korisnik i partner (ako je partner zadužen za određene nabave).
NACˇIN PODNOŠENJA
Pripremljeni plan nabave dostavlja se u SAFU službenim dopisom te elektroničkim putem nadležnom SAFU vodi- telju projekta.
VREMENSKI OKVIR PROVJERE
SAFU će izvršiti pregled plana nabave u roku od 10 radnih dana od njegovog primitka. U slučaju potrebe za pojaš- njenjima unutar navedenog roka, razdoblje se produžuje s obzirom na pružanje dodatnih informacija/pojašnjenja.
KOMENTARI
Ako postoji potreba za doradom plana nabave, SAFU će korisniku poslati komentare na isti.
ZAHTJEV ZA EX-XXXX PROVJEROM
DOKUMENTACIJE O NABAVI
Po dovršetku provjere plana nabave SAFU korisniku dostavlja popis nabava koje mora dostaviti u SAFU u svrhu ex-xxxx provjere dokumentacije o nabavi prije pokretanja postupka nabave.
AŽURIRANJA
U slučaju potrebe za izmjenama (ažuriranjem), prethodni se plan prilagođava, a informacije o tome bez odgode dostavljaju u SAFU.
EX-XXXX PROVJERA
DOKUMENTACIJE
O NABAVI
Ex-xxxx provjera dokumentacije o nabavi preventivna je mjera protiv nepravilnosti u postupku nabave
2
koja doprinosi kvaliteti nabave. Također, na taj se način osigurava da je predmet nabave u skladu
s ciljevima i opsegom projekta i ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. SAFU će svoje preporuke, primjedbe ili pitanja o dostavljenoj dokumentaciji dostaviti korisniku na razmatranje i unaprjeđenje dokumentacije.
KORISNIK PRIPREMA I PODNOSI
KORISNIK
PRIPREMA, PODNOSI I UNOSI UNAPRJEĐENJA
SAFU
DAJE MIŠLJENJE I PREPORUKE
VREMENSKI OKVIR
Dokumentacija o nabavi odabrana za ex-xxxx provjeru dostavlja se u SAFU prije pokretanja postupka nabave.
VREMENSKI OKVIR PREGLEDA
Pregled zaprimljene dokumentacije o nabavi provodi se u roku od 15 radnih dana.
NABAVE KOJE PODLIJEŽU PROVJERI
Nakon odobrenja plana nabave, SAFU će u istom dopisu naznačiti nabave i dokumentaciju o nabavi koja podliježe ex-xxxx provjeri. Za postupke nabave pokrenute prije potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava neće se vršiti ex-xxxx provjere.
DOKUMENTI KOJE VALJA DOSTAVITI
Korisnik će SAFU dostaviti kompletnu dokumentaciju o nabavi, sa svim prilozima (tehničke specifikacije/opis poslova itd., nacrt ugovora), analizu tržišta i izvješće o prethodno provedenom savjetovanju sukladno ZJN, itd.
REZULTAT EX-XXXX PROVJERE
SAFU će korisniku dati svoje mišljenje i preporuke vezano za:
- poboljšanje kvalitete dokumentacije o nabavi, uz navođenje uočenih odstupanja i manjkavosti;
- upozorenja o potencijalnim nepravilnostima;
- rizike u pogledu pravila financiranja projekta.
Navedeno mišljenje i preporuke korisnik će dobiti u pisa- nom obliku.
NACˇIN PODNOŠENJA
Cjelokupnu dokumentaciju preporučljivo je poslati elek- troničkim putem voditelju projekta, dok se u papirnatom obliku u SAFU dostavlja samo popratno pismo.
UNAPRJEDENJA
Od korisnika se očekuje da nakon primitka preporuka za unaprjeđenje dostavljene dokumentacije o nabavi pažljivo razmotri primjedbe i unese potrebne prilagodbe / unaprje- đenja prije pokretanja postupka nabave.
PRAC´ENJE UNAPRJEDENJA
Unaprijeđenu ili prilagođenu dokumentaciju nije pot- rebno ponovno slati, osim ako SAFU to zatraži, a odgovor- nost za postupak javne nabave je na naručitelju.
PLAN ZAHTJEVA
ZA NADOKNADOM SREDSTAVA
Plan zahtjeva za nadoknadom sredstava je dokument na temelju kojeg se od korisnika traži izrada plana podnošenja zahtjeva za nadoknadom sredstava i njihovu raspodjelu u okviru cjelokupnog razdoblja provedbe projekta. Plan zahtjeva za nadoknadom sredstava mora biti u skladu s povezanim planom nabave i ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava. Zahtjevi za nadoknadom sredstava dostavljaju se u iznosima i unutar rokova naznačenih u odobrenom planu zahtjeva za nadoknadom sredstava.
KORISNIK PRIPREMA I PODNOSI SAFU DAJE SUGLASNOST
3
VREMENSKI OKVIR
Inicijalni plan zahtjeva za nadoknadom sredstava potrebno je pripremiti i dostaviti SAFU u roku od 10 radnih dana od potpisivanja ugovora o dodjeli bespo- vratnih sredstava ili od datuma kada je SAFU voditelj projekta dostavio primjenjivi predložak plana (u slučaju da predložak nije objavljen u sklopu poziva na dostavu projektnih prijedloga).
PREDLOŽAK
Predložak inicijalnog plana zahtjeva za nadoknadom sredstava sastavni je dio dokumentacije poziva na dostavu projektnih prijedloga ili ga korisniku dostavlja SAFU voditelj projekta nakon potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.
NACˇIN PODNOŠENJA
Korisnik bespovratnih sredstava priprema plan te potpi- sani plan dostavlja u SAFU službenim dopisom, a SAFU voditelju projekta elektroničkim putem.
VREMENSKI OKVIR PREGLEDA
SAFU će izvršiti pregled inicijalnog plana zahtjeva za nadoknadom sredstava u roku od 10 radnih dana od njegovog primitka. Pregled ažuriranog plana vrši se u istom roku kao i obrada zahtjeva za nadoknadom sred- stava.
POJAŠNJENJA
Tijekom postupka provjere SAFU može zatražiti dodatne informacije ili obrazloženja.
PRIHVAC´ANJE
Ne izdaje se službena potvrda predviđenog plana. Bez obzira na to, smatrat će se da je plan prihvatljiv ako SAFU izravno ne zatraži daljnja pojašnjenja.
AŽURIRANJA
Plan se može ažurirati sa svakim zahtjevom za nado- knadom sredstava. Samo se prvi plan zahtjeva za nado- knadom sredstava šalje kao zasebni dokument. Obra- zac plana sastavni je dio zahtjeva za nadoknadom sred- stava te ga je potrebno ažurirati sa svakim zahtjevom za nadoknadom sredstava u skladu sa stvarnom situa- cijom.
ZAHTJEV
Zahtjev za isplatom predujma je dokument u kojem korisnik potražuje sredstva u bilo kojem trenutku tijekom razdoblja provedbe
ZA ISPLATOM
PREDUJMA
projekta, osim ako u posebnim uvjetima ugovora nije drugačije navedeno. Predujam se može potraživati višekratno, a iznosi najviše 40% odobrenih bespovratnih sredstava. Ako se predujam traži u prvom tromjesečju provedbe projekta, a korisnik ne započne s provedbom projekta i u roku od 90 dana od dana primitka
predujma ne nastanu nikakvi troškovi povezani s provedbom projekta, SAFU bez odgode pokreće postupak za njegov povrat.
KORISNIK PRIKUPLJA I PODNOSI
SAFU
PROVJERAVA I
OBRAĐUJE ZA ISPLATU
4
VREMENSKI OKVIR
Zahtjev za isplatom predujma može se podnijeti u bilo kojem trenutku nakon potpisa ugovora.
METODA
Ako je korisniku odobrena isplata predujma, do trenutka poravnavanja iznosa isplaćenog predujma s nastalim troškovima, korisnik troškove može potraživati samo putem metode nadoknade, a od korisnika se zahtijeva da predujam opravdava u prvim zahtjevima za nadoknadom sredstava koje podnosi.
Ako utvrdi da se predujam za projekt ne koristi namjenski, SAFU može u svakom trenutku zatražiti od korisnika vraćanje isplaćenog iznosa predujma, ili njegovog dijela, pokretanjem procedure povrata sukladno članku 18. Općih uvjeta Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, a može ga i prebiti s dospjelim potraživanim iznosom prihvatljivih troškova.
PREDLOŽAK
Predložak zahtjeva za isplatom predujma sastavni je dio dokumentacije poziva na dostavu projektnih prijedloga. SAFU voditelj projekta će nakon potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava korisniku dostaviti elektroničku verziju predloška.
VREMENSKI OKVIR PREGLEDA
SAFU provjerava zahtjev za isplatom predujma te u pisa- nom obliku donosi odluku o odobravanju ili odbijanju istog, u roku od 10 radnih dana od dana primitka zahtje- va.
POJAŠNJENJA
U slučaju kada su u svrhu provođenja provjere u odnosu na podnesene informacije potrebni dodatni podaci, zahtjev za takvim podacima SAFU korisniku upućuje unutar prethodno navedenog roka.
REZULTAT PROVJERE
SAFU obavještava korisnika o rezultatima provjere službe- nim dopisom, u kojem navodi provjerene iznose i odbije- ne izdatke koje valja provjeriti. Nakon toga mu šalje obra- zloženje i razloge temeljem kojih su izdaci odbijeni.
POPRATNI DOKUMENTI
+ Ukoliko je isplata predujma predviđena u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava (posebni uvjeti); dokumentacija koju je potrebno priložiti uz zahtjev za isplatom predujma (npr. podaci o bankovnom računu) može se razlikovati od poziva do poziva.
VAŽNO!
U nekim slučajevima je korisnik obavezan dostaviti i jamstvo za predu- jam. Tada SAFU provjerava ispravnost garancije.
NACˇIN PODNOŠENJA
Korisnik priprema, potpisuje i pečatira zahtjev za isplatom predujma te ga podnosi u SAFU službenim dopisom, a voditelju projekta elektronič- kim putem.
ZAHTJEVI ZA NADOKNADOM SREDSTAVA
Zahtjev za nadoknadom sredstava je dokument u kojem korisnik traži nadoknadu projektnih izdataka, te izvješćuje o napretku projekta u pogledu aktiv- nosti i rezultata te postizanja pokazatelja. SAFU će provjeriti izdatke iskazane u zahtjevu za nado- knadom sredstava te zatim proslijediti zahtjev za plaćanje u skladu s odredbama ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Neprihvatljivi izdaci neće biti uključeni u zahtjev za nadoknadom sredstava.
KORISNIK PRIKUPLJA I PODNOSI
SAFU
PROVJERAVA I
OBRAĐUJE ZA ISPLATU
5
VREMENSKI OKVIR
Zahtjev za nadoknadom sredstava priprema se i šalje SAFU najmanje jednom u tri mjeseca, u roku od 15 dana nakon isteka svakog tromjesečja provedbe ugovora, osim ako posebnim odredbama ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava nije uređeno drugačije.
METODA
Zahtjev za nadoknadom sredstava može se slati u svrhu nadoknade sredstava (za izdatke koji su već plaćeni iz korisnikovih sredstava) ili plaćanja izdataka (za izdatke koji još nisu plaćeni) te kao kombinacija obiju metoda, ako za to ne postoje ograniče- nja u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava.
PREDLOŽAK
Obrazac zahtjeva za nadoknadom sredstava sastavni je dio dokumentacije poziva na dostavu projektnih prijedloga. SAFU voditelj projekta će nakon potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava korisniku poslati elektroničku verziju predloška.
VREMENSKI OKVIR PREGLEDA
Provjera zahtjeva za nadoknadom sredstava vrši se u roku od 30 dana od primitka zahtjeva.
POJAŠNJENJA
Tijekom postupka provjere SAFU može zatražiti dodatne informacije ili obrazloženja.
REZULTAT PROVJERE
SAFU obavještava korisnika o rezultatima provjere službe- nim dopisom, u kojem navodi prihvatljive i neprihvatljive troškove. SAFU korisniku šalje obrazloženje i razloge temeljem kojih su troškovi odbijeni.
POPRATNI DOKUMENTI
+ Sve izdatke uključene u zahtjev za nadoknadom sredstava valja potkrijepiti niže navedenim popratnim dokumentima ili jednakovrijednim dokazom izdataka:
- dokumentima koji dokazuju provedbu postupka nabave i ugovor o nabavi;
- dokazima o pruženim uslugama / zaprimanju robe / izvedenim radovima;
- dokumentima vezanim uz rad zaposlenika (platne liste, evidencije radnog vreme- na, putni nalozi, ugovori, računi, dokazi o izvršenim plaćanjima (bankovni izvodi);
- bankovni izvadci s popisom izvršenih plaćanja (u slučaju kada se traži nadoknada izdataka).
VAŽNO!
Dokumentacija o nabavi SAFU se može dostaviti ranije, odmah po završetku pos- tupka nabave, tj. prije podnošenja zahtjeva za nadoknadom predmetnih izdataka.
NACˇIN PODNOŠENJA
Korisnik bespovratnih sredstava priprema, potpisuje i pečatira zahtjev za nadoknadom sredstava te ga podnosi SAFU službenim dopisom, a SAFU voditelju projekta elektroničkim putem.
PROVJERE NA LICU MJESTA
Provjera na licu mjesta odnosi se
6
na dolazak SAFU-ovih ovlaštenih osoba u prostor korisnika (mjesto provedbe
projekta) u svrhu provjere rezultata za koje se potražuju izdaci temeljem zahtjeva za nadoknadom sredstava, napretka projekta i sukladnosti s ostalim zahtjevima ugovora
o dodjeli bespovratnih sredstava (revizorski trag, ostvarivanje prihoda, vidljivost, itd.).
KORISNIK
OSIGURAVA PRISTUP I VRŠI ISPRAVKE
SAFU PROVODI I IZVJEŠC´UJE
OSIGURAVANJE PRISTUPA
Korisnik će osigurati pristup svim radnim prostorima i rezultatima koji se financiraju iz projekta. Uz SAFU, u provedbi provjere na licu mjesta sudjeluju barem korisnikov voditelj projekta i financijski službenik. Nadalje, u slučaju da projekt uključuje građevinske radove, u provjeri sudjeluje i osoba odgovorna za tehnički nadzor građevinskih radova.
Od korisnika se pritom može tražiti i da predoči originalnu dokumentaciju, knjigovodstvenu evidenciju, dokaze o pružanju usluga, itd.
POSTUPANJE PO NALAZIMA
Korisnik je dužan ispraviti sva utvrđena odstupanja i pružiti potrebna objašnjenja u roku koji utvrdi SAFU.
NAJAVA POSJETA
Provjera na licu mjesta provest će se najmanje jednom tijekom razdoblja provedbe projekta. SAFU će obavijestiti korisnika o datumu posjeta radi provjere na licu mjesta.
OBAVJEŠC´IVANJE
SAFU će obavijestiti korisnika o planiranoj provjeri na licu mjesta najmanje 3 radna dana prije posjeta (osim kada bi prethodna obavijest mogla utjecati na rezultate provjere).
IZVJEŠC´IVANJE
SAFU će nakon posjeta pripremiti i korisniku poslati infor- macije o nalazima i odstupanjima utvrđenim tijekom provjere na licu mjesta te će kontrolirati njihovo otklanja- nje.
ZAVRŠNO IZVJEŠC´E I ZAVRŠNI ZAHTJEV ZA NADOKNADOM SREDSTAVA
Završno izvješće je dokument u kojem korisnik daje sažetak ishoda i rezultata projekta, opisuje njegov učinak
7
i daje pregled provedbe projektnih aktivnosti. Od korisnika se očekuje da opiše događaje/situacije koji su utjecali na provedbu i rezultate projekta (uključujući kašnjenja i pro- mjene vezane za rezultate, ciljeve, itd.), pruži informacije o vlasništvu nad sufinanciranom infrastrukturom ili proiz-
vodima, institucionalnoj ili organizacijskoj održivosti, prihodima, postizanju pokazatelja, ispunjavanju uvjeta vidljivosti i ostalim aspektima. Korisnik se završnim zahtjevom za nadoknadom sredstava prijavljuje za završno plaćanje u vezi projekta.
KORISNIK PRIPREMA I PODNOSI
SAFU PROVJERAVA
VREMENSKI OKVIR
Završno izvješće i završni zahtjev za nadoknadom sredstava pri- premaju se i šalju SAFU u roku od 30 dana od isteka razdoblja provedbe projekta.
METODA
Završnim zahtjevom za nadoknadom sredstava mogu se potraživati izdaci na isti način kao i kod zahtjeva za nadoknadom sredstava (v. 5. korak).
PREDLOŽAK
Za završni se zahtjev za nadoknadom sredstava koristi isti predložak kao i za zahtjev, a predložak je sastavni dio dokumentacije poziva na dostavu projek- tnih prijedloga.
POPRATNI DOKUMENTI
+ Slično kao u 5. koraku.
OVJERA
Odgovorna osoba korisnika mora potpisati završno izvješće i završni zahtjev za nadoknadom sredstava. Završni zahtjev za nadoknadom sredstava mora sadržavati i pečat.
NACˇIN PODNOŠENJA
Završno izvješće i završni zahtjev za nadoknadom sredstava se dostavljaju u SAFU poštom, a SAFU voditelju projekta elektroničkim putem.
VREMENSKI OKVIR PREGLEDA
SAFU će izvršiti provjeru završnog izvješća i završnog zahtjeva za nadoknadom sredstava u roku od 60 kalen- darskih dana od dana primitka.
POJAŠNJENJA
Tijekom postupka provjere SAFU može zatražiti dodat- ne informacije ili obrazloženja. Protek razdoblja od 60 dana se obustavlja dok korisnik ne pruži tražene infor- macije.
REZULTAT PROVJERE
- SAFU obavještava korisnika o rezultatima provjere službenim dopisom, u kojem navodi pri- hvatljive i neprihvatljive troškove te obrazloženje i razloge temeljem kojih su troškovi odbijeni.
- Završni zahtjev za nadoknadom sredstava odobrava se isključivo nakon što je provedena provjera na licu mjesta, donesene odluke o nepravilnostima i poravnati nepodmireni povrati s iznosima za plaćanje te nakon odobravanja završnog izvješća.
IZVJEŠC´E NAKON PROVEDBE
PROJEKTA
Izvješće nakon provedbe projekta je dokument u kojem korisnik nakon provedbe projekta izvješćuje SAFU o trajnosti operacije i održivosti rezultata projekta: o održavanju objekata, pružanju usluga ili upravljanju infrastrukturom, ostvarivanju prihoda, postizanju pokazatelja, socio-ekonomskom učinku projekta, vlasništvu nad infrastrukturom ili proizvodnim ulaganjima i drugim aspektima.
KORISNIK PRIPREMA I PODNOS
SAFU PROVJERAVA
8
VREMENSKI OKVIR
Izvješće nakon provedbe projekta priprema se i šalje SAFU na godišnjoj razini tijekom narednih 5 godina. Prvo se izvješće šalje godinu dana nakon odobrenja završnog izvješća, najkasnije 30 dana od datuma odobrenja.
PREDLOŽAK
Predložak (uključujući upute za ispunjavanje) sastavni je dio dokumen- tacije poziva na dostavu projektnih prijedloga.
OVJERA
Izvješća nakon provedbe projekta mora potpisati korisnik bespovratnih sredstava.
PODNOŠENJE
Izvješća nakon provedbe projekta dostavljaju se u SAFU službenim dopisom i elektroničkim putem SAFU voditelju projekta.
VREMENSKI OKVIR PREGLEDA
Provjera izvješća nakon provedbe projekta vrši se u roku od 30 radnih dana od njegovog primitka.
PROVJERA
Na temelju informacija iz izvješća SAFU provjerava:
- razinu postizanja pokazatelja;
- je li narav aktivnosti operacije koja se sufinancira bespovratnim sredstvima ostala nepromijenjena te je li došlo do prestanka aktivnosti zbog promjene uvjeta provedbe;
- posjed imovine financirane bespovratnim sredstvi- ma;
- prihode i njihov učinak na intenzitet financira- nja na temelju ugovora o dodjeli bespovratnih sred- stava.
POJAŠNJENJA
Tijekom postupka provjere SAFU može zatražiti dodat- ne informacije ili obrazloženja.
PRIHVAC´ANJE
Nakon završetka provjere SAFU šalje pismo potvrde o prihvaćanju izvješća.
PROVJERE NA LICU MJESTA
Kako bi se provjerila valjanost i točnost podataka iz izvješća, SAFU može izvršiti provjeru na licu mjesta u razdoblju od 5-6 godina nakon završetka provedbe projekta.
Ovaj je dokument pripremljen tijekom provedbe Twinning light projekta „Jačanje kapaciteta Središnje agencije za financiranje i ugovaranje programa i projekata Europske unije u ulozi Posrednič- kog tijela razine 2 (CRO IB2)“ (HR 12 IPA SPP 03 16 TWL)
Sadržaj ove publikacije isključiva je odgovornost Twinning partnera te ne predstavlja nužno stajalište Europske unije.
Ovaj projekt financira Europska unija
THROUGH PARTNERSHIP TOWARDS EFFICIENCY