ELSZÁMOLÁSI ÚTMUTATÓ

ELSZÁMOLÁSI ÚTMUTATÓ

Az Európai Mobilitási Hét – Autómentes Nap 2018 egyedi támogatások

1. BENYÚJTÁSI FELTÉTELEK

A Kedvezményezettnek a Támogatási Szerződés (a továbbiakban: Szerződés) 4.1. pontja alapján szakmai beszámolót és pénzügyi elszámolást kell készítenie és benyújtani az e-Mobi Elektromobilitás Nonprofit Kft. (a továbbiakban: Lebonyolító szerv) részére.

A Kedvezményezett a szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás benyújtásával együtt köteles nyilatkozni, hogy az átláthatóságra vonatkozó nyilatkozatában történt-e változás és amennyiben igen, az érinti-e az átláthatóságot.

Szerződésben meghatározott megvalósítási időszak: 2018. július 2. – 2018. október 31.

Rendezvény megrendezésének időszaka: 2018. szeptember 14. – 2018. szeptember 23.

A Szakmai beszámoló és Pénzügyi elszámolás benyújtásának határideje: 2018. november 15.

A szakmai beszámolót és pénzügyi elszámolást a Szerződés 4. Beszámolási és elszámolási kötelezettség pontjainak iránymutatásai alapján kell elkészíteni, és az erre kialakított rendszerben elektronikusan benyújtani. A szakmai beszámolót (2 db fényképpel együtt), pénzügyi elszámolást, kis támogatástartalmú számlákat tartalmazó számlaösszesítőt, és a személyi jellegű költségek összesítőjét papír alapon is szükséges benyújtani.

A Szerződésben szereplő határidőig a Lebonyolító szervhez papíralapon, postai úton – Posta cím: 1301 Budapest, Pf. 95. – is be kell nyújtani a szervezet képviselője, vagy az általa meghatalmazott személy által aláírt és pecséttel ellátott alábbi eredeti dokumentumokat. A borítékon kérjük feltüntetni a Szerződésen szereplő iktatószámot.

• kinyomtatott szakmai beszámoló és legalább 2 db fénykép;

• kinyomtatott pénzügyi elszámolás (azaz számlaösszesítő - mely az elszámolni kívánt kiadásokat alátámasztó számviteli bizonylatok adatait tartalmazza);

• kinyomtatott kis támogatástartalmú számlákat tartalmazó számlaösszesítő - (mely az elszámolni kívánt kiadásokat alátámasztó számviteli bizonylatok adatait tartalmazza);

• kinyomtatott személyi jellegű költségek összesítője (mely az elszámolni kívánt kiadásokat alátámasztó számviteli bizonylatok adatait tartalmazza);

• meghatalmazás eredeti példánya.

MINDEN TOVÁBBI DOKUMENTUM BEADÁSA CSAK ELEKTRONIKUSAN SZÜKSÉGES.

A Lebonyolító szerv a bekért bizonylatok alapján ellenőrzi a szakmai beszámolót és pénzügyi elszámolást, vizsgálja a támogatási cél megvalósulását, teljesülését.

A beszámoló benyújtásának napja a papíralapon benyújtandó dokumentumok postára adásának dátuma.

2. FORMAI KÖVETELMÉNYEK

Az elszámolás keretében mindig a Kedvezményezett képviseletére jogosult személy – aki a Szerződést is aláírta – aláírásával ellátva (cégszerűen aláírva) kell benyújtani a szakmai beszámolót (2 db fényképpel együtt), pénzügyi elszámolást, kis támogatástartalmú számlákat tartalmazó számlaösszesítőt és a személyi jellegű költségek összesítőjét. Az aláírás mellett szükséges az aláírási címpéldánynak megfelelően a szervezet nyomtatott nevének, valamint a dokumentum keltének feltüntetése is.

Amennyiben a szakmai beszámolót és pénzügyi elszámolást vagy az annak részét képező alátámasztó dokumentációt nem a Kedvezményezett képviseletére jogosult írja alá, akkor megfelelő dátummal ellátott Meghatalmazás benyújtása is szükséges arra vonatkozóan, hogy az elszámolás részét képező dokumentációt mely személy jogosult aláírni. A Meghatalmazáson legyen rajta a Meghatalmazó képviseletére jogosult személy aláírása, valamint szerepeltetni szükséges a meghatalmazott elfogadó aláírását is.

Az alátámasztó dokumentumokat a következő módon kell záradékolni:

A Szerződés 4.3. pontja szerinti záradék szövegét mindig a számla, bizonylat 1. (első) eredeti példányára kell felvezetni.

„A bizonylat összegéből ………………….. támogatási szerződés alapján elszámolva ………………

Ft.”

3. SZAKMAI BESZÁMOLÓ (1. számú melléklet):

A szakmai beszámolónak alábbiakat kell tartalmaznia:

• A támogatott tevékenység megvalósításának részletes ismertetését (a rendezvény vagy rendezvénysorozat lebonyolításának időtartamát, az egyes rendezvényeket illetően pedig a pontos dátumokat, az adott rendezvény rövid, pontos ismertetését), tapasztalatait, a megvalósítás eredményességének elemzését, valamint azt, hogy az elszámolni kívánt költségek mely program megvalósításával kapcsolatban merültek fel;

• Legalább 2 db fényképet

• A dokumentumot cégszerű aláírással szükséges ellátni és postai úton is beküldeni.

4. PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS

A pénzügyi elszámolást a szerződéskötéssel megtett ÁFA nyilatkozat alapján kell elkészíteni.

Amennyiben a szervezet ÁFA visszaigénylésére jogosult, az ÁFA összege nem számolható el a támogatás terhére.

4.1 Az elszámoláshoz benyújtásra kerülő számlák, illetve számviteli bizonylatok alaki követelményei

• Az elszámolás bizonylataként kizárólag a gazdasági eseményről kiállított számla

1. (első) eredeti – záradékkal ellátott - példányának szkennelt változata fogadható el.

• A számlát a hatályos ÁFA és Számviteli törvényeknek és a kapcsolódó jogszabályoknak megfelelően szükséges kiállítani. (A számlák befogadhatósága

érdekében kérjük, hogy az elszámolás benyújtása előtt ellenőrizzék, hogy a bizonylaton az alábbi mezők kitöltésre kerültek-e:

i. A számlakibocsátó neve, címe, adószáma,

ii. A számla kiállítás napja, amennyiben a bizonylat tartalmazza a teljesítés napját, illetve fizetési határidő megjelölést,

iii. A Kedvezményezett neve és címe, adószáma,

iv. A gazdasági esemény – termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás – pontos megnevezése,

A mennyiségi egység, a mennyiség, a nettó és bruttó érték, az ÁFA összeg pontos feltüntetése.

4.2 Pénzügyi elszámolás (2. számú melléklet):

• Az elszámolás részét képező számlák pontos sorszámait szükséges felvezetni a

„bizonylat sorszáma” oszlopba.

„A számla bruttó összege” oszlopba minden esetben a számla fizetendő végösszegét (kerekítésekkel kumulált) szükséges feltüntetni.

• A számla bruttó végösszegéből a „támogatás szempontjából elismerhető összeg” oszlopba a számlaösszesítő azonos elnevezésű oszlopának „mindösszesen” rovatában szereplő összeget szükséges beírni.

• A sor egyéb celláiba az „összesítő szerint” szöveget szükséges feltüntetni.

• A dokumentumot cégszerű aláírással szükséges ellátni és postai úton is beküldeni.

4.3 Kis támogatástartalmú számlák összesítője (3. számú melléklet):

• Azokat a számlákat szükséges feltüntetni az összesítőben, melyek támogatástartalma a

30.000,- Ft –ot nem haladja meg.

• A sablondokumentum tartalmi elemeit pontosan szükséges feltüntetni. Az összesítőhöz semmilyen alátámasztó dokumentációt nem szükséges benyújtani. (A Szerződés által előírt alátámasztó dokumentáció ellenőrzése helyszíni ellenőrzés keretében történik.)

• A bizonylatösszesítő sorszámát (SZÖ-AMN-…../2018) a pályázati azonosítószámmal szükséges kiegészíteni.

• A dokumentumot cégszerű aláírással szükséges ellátni és postai úton is beküldeni.

4.4 Személyi jellegű költségek összesítője (4. számú melléklet)

• Személyi jellegű összesítő (Analitika) szükséges a bérként (alapbér/illetmény, célfeladat, túlmunka elszámolása esetén) kifizetett, a rendezvény lebonyolításával kapcsolatosan felmerült költségek tekintetében, cégszerűen aláírva – postai úton is – eredetiben benyújtva.

• Megbízási szerződés esetén az elszámoláshoz szerződés, teljesítésigazolás, számfejtési dokumentum és kifizetést igazoló bizonylat eredeti szkennelt változatát szükséges feltölteni.

Az összesítőt oly módon kell elkészíteni, hogy egy esetleges tételes ellenőrzés során a kifizetések egyértelműen beazonosíthatók legyenek. Az analitikában feladatok szerint, havi bontásban kell szerepeltetni a feladatok elvégzésében részt vevő személyeket (be nem azonosítható módon), valamint az egyes személyekhez rendelten az illetmény/munkabér bruttó összegét, a munkaadókat terhelő járulékok összegét, mindezek adott feladatra elszámolni kívánt összegét, valamint az időráfordítást.

4.5 Alátámasztó dokumentáció:

- Teljesítésigazolás dokumentum eredeti példány szkennelt változatának feltöltése szükséges a számla alapját képező, elvégzett szolgáltatásról, melyen minimálisan a Kedvezményezett belső szabályzatában rögzített személy vagy a képviseletére jogosult személy aláírásának szerepelnie kell. A teljesítésigazolást dátummal szükséges ellátni.

Termékértékesítés esetében elegendő a szakmai teljesítés tényének a számla 1. (első) eredeti példányán történő feltüntetése, a teljesítésigazolásra jogosult – vagy a Meghatalmazott – aláírása mellett feltölthető az átadás-átvételt alátámasztó jegyzőkönyv, szállítólevél eredeti példányának szkennelt változata is.

- Vállalkozási szerződés, Megbízási szerződés vagy visszaigazolt megrendelés és annak mellékleteinek eredeti példányának szkennelése és feltöltése szükséges szolgáltatásnyújtás esetében.

Minimális tartalom:

⮚ Megbízó/Megrendelő

⮚ Megbízott/Vállalkozó

⮚ Szolgáltatás tárgya

⮚ Teljesítés helye, ideje, módja

⮚ megbízási/vállalkozói díj,

⮚ teljesítési határidő,

⮚ számlakibocsátás feltételei,

⮚ számlázási ütemezés

⮚ fizetés módja, feltételei.

- Kifizetés megtörténtét igazoló dokumentumok: banki igazolás, bankszámlakivonat vagy kiadási pénztárbizonylat eredeti példányának szkennelése és feltöltése szükséges. A bankszámlakivonat terhelési tételének megjegyzés rovatában a számla sorszámának pontos feltüntetése szükséges.

- Készpénzes kifizetésnél fontos a kiadási pénztárbizonylatok kötelező tartalmi elemeinek kitöltése.

Amennyiben készpénzes kifizetés történik, akkor az ezt alátámasztó kiadási pénztárbizonylaton a következő mezők pontos kitöltése szükséges:

♣ a kifizetés kelte, a sorszám és bizonylatszám,

♣ a kedvezményezett neve, meghatalmazott részére történő kifizetés esetén a meghatalmazott neve,

♣ a kifizetendő összeg számmal és betűvel,

♣ a kifizetés jogcímének rövid megjelölése,

♣ a kiállító aláírása,

♣ az utalványozó aláírása,

♣ a felvevő aláírása és személyi azonosító igazolvány száma

Fontos, hogy a pénztárbizonylaton azon számla (számlák) sorszámai legyenek feltüntetve, melyre (melyekre) a kifizetés teljesült. Ennek hiányában utalványrendelet eredeti példányának szkennelése és feltöltése szükséges, mely tartalmazza a kifizetett számla pontos sorszámát.

Számlarészletező benyújtása szükséges - a számlakibocsátó cégszerű aláírásával ellátva -, amennyiben a számlán szereplő tétel egyértelműen nem beazonosítható és nem állapítható meg a rendezvényekhez való kapcsolódása (a költség elszámolható vagy sem).

Nagyobb értékű – 12 750 Ft értéket meghaladó – nyeremény, ajándék beszerzése esetén

átadás-átvételi elismervény eredeti példányának szkennelése és feltöltése is szükséges.

4.6 Elszámolható költségek a Szerződés szerint, melyek az alábbiak lehetnek:

• tudás-élmény alapú programok (vetélkedők, gyerekversenyek, bemutatók) költségei,

• sportversenyek (futóverseny, kerékpárverseny, ügyességi verseny) költsége,

• marketing költségek (hirdetések, reklám, kiadványok),

• nyeremények, elismerések költségei,

• adminisztratív költségek,

• a rendezvénysorozathoz közvetlenül kapcsolódó egyéb költségek (pl.: gyümölcs, üdítő).

4.7 El nem számolható költségek a Szerződés szerint, melyek az alábbiak lehetnek:

• egyéb személyi juttatás (jutalom/prémium, végkielégítés, tiszteletdíj);

• reprezentációs adók és járulékok;

• jövedéki termékek költségei (alkohol, dohányáru);

• késedelmi kamat és bírság;

• pénzügyi teljesítést nem igénylő ügyletek (pl. beszámítás, engedményezés);

• visszaigényelhető ÁFA.

5 HIÁNYPÓTLÁS

Amennyiben a szakmai beszámoló vagy a pénzügyi elszámolás nem kerül benyújtásra a Kedvezményezett által, vagy azok bármelyike hiányos, és/vagy további tartalmi részletezés, pontosítás szükséges, illetve egyéb okból nem alkalmas a támogatás szerződésszerű felhasználásának ellenőrzésére, úgy Lebonyolító szerv a Kedvezményezettet 15 napos határidő kitűzésével, egyszeri alkalommal hiánypótlásra szólítja fel.

A Lebonyolító szerv szükség esetén egyszeri alkalommal további 8 napos határidő kitűzésével

„tisztázó kérdés” megküldésének formájában hívja fel a Kedvezményezett figyelmét az ellentmondások rendezésére.

A hiánypótlás benyújtását és a tisztázó kérdés megválaszolását követően további hiánypótlásra, tisztázó kérdés kibocsátására nincs lehetőség. A Lebonyolító szerv a szakmai beszámoló és a pénzügyi elszámolás elfogadásáról a megküldött adatok és dokumentumok alapján hozza meg döntését a kifizethető támogatásra vonatkozóan.

a hiánypótlásra vagy a tisztázó kérdésre vonatkozó kötelezettségét elmulasztja, az súlyos szerződésszegésnek minősül.

SZAKMAI BESZÁMOLÓ /MINTA/

A 2018. évi Európai Mobilitási Hét és Autómentes Nap rendezvényéhez kötődő rendhagyó támogatáshoz

Kedvezményezett neve:

Egyedi támogatási azonosító:

Rendezvény(ek) időtartama:

1. A programok részletes ismertetése

(az egyes rendezvények pontos dátuma, az adott rendezvény rövid ismertetése)

2. A rendezvény célcsoportja, a résztvevők létszáma, szervezésbe bevont szervezetek felsorolása, tapasztalatok összefoglalása

3. A megvalósítás eredményességének elemzése, annak ismertetése, hogy a program(ok) milyen módon járultak hozzá a 2018. évi Európai Mobilitási Hét célkitűzésének megvalósításához

4. Az elszámolni kívánt költségek ismertetése

(költségek felsorolása, részprogramok rövid ismertetése)

Kelt,……………, …………….

Kedvezményezett megnevezése Képviseletében:

.......................................................... (név)

..........................................................(beosztás)

Melléklet:

Fotódokumentáció

2. számú melléklet

Kedvezményezett neve: Elszámolási időszak:

PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS /MINTA/

A 2018. évi Európai Mobilitási Hét és Autómentes Nap rendezvényéhez kötődő rendhagyó támogatáshoz

Kötelezettségvállalás azonosítója:

Sorszám	A számviteli bizonylat sorszáma	A számviteli bizonylat típusa	A számviteli bizonylat kiállításának kelte	A számviteli bizonylat teljesítési ideje	A számviteli bizonylat tartalmának rövid leírása* (a gazdasági esemény bemutatása)	A számviteli bizonylat kiállítójának neve, adószáma	A számviteli bizonylaton feltüntetett vevő neve	A számviteli bizonylat nettó végösszege	A számviteli bizonylat bruttó végösszege	A számviteli bizonylat bruttó végösszegéből a támogatás szempontjából elismerhető összeg**	A pénzügyi teljesítés időpontja
1.
2.
3.
4.
5.
…
Mindösszesen:

* pl.: kivitelezési költségek, közbeszerzés költsége stb.

** A számla bruttó végösszegének azon része, amely kizárólag az „Európai Mobilitási Hét és Autómentes Nap” rendezvény kapcsán felmerült költségeket tartalmazza.

A Kedvezményezett képviseletére jogosult személyként nyilatkozom, hogy a táblázatban feltüntetett számlák tartalma a 2018. évi Európai Mobilitási Hét és Autómentes Nap rendezvény kapcsán merült fel, és került felhasználásra.

Kelt:
Kötelező mellékletek: 1.) Kedvezményezett nevére kiállításra került számlák 2.) A Feladat lebonyolítását összefoglaló szakmai beszámoló max. egy A/4-s oldalon	Kedvezményezett megnevezése Képviseletében: .................................................................. (név) ...................................................................(beosztás)

Sorszám: SZÖ-AMN-…../2018

KIS TÁMOGATÁSTARTALMÚ SZÁMLÁK ÖSSZESÍTŐJE

A 2018. évi Európai Mobilitási Hét és Autómentes Nap rendezvényéhez kötődő rendhagyó támogatáshoz

Kedvezményezett neve és Egyedi támogatási igény azonosító száma:

Sorszám	Számla kibocsátójának megnevezése	Számla sorszáma	Teljesítés időpontja	Számlán feltüntetett vevő neve	Kifizetést igazoló bizonylat sorszáma	A számlán szereplő termék vagy szolgáltatás megnevezése	Az elszámolható költség megnevezése	Számla nettó összege	ÁFA	Számla bruttó összege	Számla bruttó végösszegéből a támogatás szempontjából elismerhető összeg
1.
2.
3.
4.
…
Mindösszesen:

Alulírott, mint Kedvezményezett képviselője büntetőjogi felelősségem tudatában kijelentem, hogy az összesítőben szereplő adatok a valóságnak megfelelnek, a költségeket alátámasztó dokumentáció eredeti példányban rendelkezésre áll, helyszíni ellenőrzés során azokat bemutatjuk. Az összesítőben szereplő számlák az összesítőben szereplő időpontban kifizetésre kerültek. Az összesítőben szereplő számlák tartalma a 2018. évi Európai Mobilitási Hét és Autómentes Nap rendezvény kapcsán merült fel, és került felhasználásra, más támogatás terhére nem kerültek elszámolásra és azokat a jövőben más támogatás terhére nem kívánjuk elszámolni.

Kelt:

Kedvezményezett megnevezése

Képviseletében:

.......................................................... (név)

..........................................................(beosztás)

SZEMÉLYI JELLEGŰ KÖLTSÉGEK ÖSSZESÍTŐJE

A 2018. évi Európai Mobilitási Hét és Autómentes Nap rendezvényéhez kötődő rendhagyó támogatáshoz

Kedvezményezett neve és Egyedi támogatási igény azonosító száma

Sorszám

Munkavállaló, megbízott személy megnevezése

Teljesítési időszak

Teljesítés jogcíme

A Rendezvénnyel kapcsolatos tevékenységre fordított munkaidő aránya (%)

Arányosítandó bruttó bér / illetmény / megbízási díj / céljuttatás

Bruttó bért / illetményt / megbízási díjat / céljuttatást terhelő járulékok, adók

Összes személyi jellegű ráfordítás

Az elszámolni kívánt bruttó bér / illetmény / megbízási díj / céljuttatás

Az elszámolni kívánt járulékok, adók

Nettó bér

Járulékok, adók

Kifizetés dátuma

Kifizetési bizonylat sorszáma

Kifizetés dátuma

Kifizetési bizonylat sorszáma

1.

2.

3.

4.

…

Mindösszesen:

Alulírott, mint Kedvezményezett képviselője büntetőjogi felelősségem tudatában kijelentem, hogy az összesítőben szereplő adatok a valóságnak megfelelnek, a költségeket alátámasztó dokumentáció eredeti példányban rendelkezésre áll, helyszíni ellenőrzés során azokat bemutatjuk. Az összesítőben szereplő számlák az összesítőben szereplő időpontban kifizetésre kerültek. Az összesítőben szereplő költségek a Rendezvénnyel kapcsolatban merültek fel, más támogatás terhére nem kerültek elszámolásra és a jövőben más támogatás terhére nem kívánjuk elszámolni azokat.

Kelt:

Kedvezményezett megnevezése

Képviseletében:

.......................................................... (név)

..........................................................(beosztás)