HETEDIK KERETPROGRAM, TÁMOGATÁSI MEGÁLLAPODÁS

Hetedik keretprogram, támogatási megállapodás – VII. MELLÉKLET – E. formanyomtatvány

HETEDIK KERETPROGRAM, TÁMOGATÁSI MEGÁLLAPODÁS

VII. MELLÉKLET – E. FORMANYOMTATVÁNY – FELADATMEGHATÁROZÁS A MÓDSZERTANRA

VONATKOZÓ IGAZOLÁS ELKÉSZÍTÉSÉHEZ

TARTALOMJEGYZÉK

FELADATMEGHATÁROZÁS A HETEDIK KERETPROGRAMBÓL (FP7) FINANSZÍROZOTT TÁMOGATÁSI MEGÁLLAPODÁSRA VONATKOZÓ MÓDSZERTANRÓL SZÓLÓ FÜGGETLEN TÉNYMEGÁLLAPÍTÓ JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSÉHEZ 2

A HETEDIK KERETPROGRAMBÓL (FP7) FINANSZÍROZOTT TÁMOGATÁSI MEGÁLLAPODÁSRA VONATKOZÓ MÓDSZERTANRÓL SZÓLÓ FÜGGETLEN TÉNYMEGÁLLAPÍTÓ JELENTÉS 4

A feladatmeghatározást a kedvezményezett készíti el és a pénzügyi ellenőr hagyja jóvá.

A módszertanra vonatkozó tényszerű megállapításokat tartalmazó független jelentést a pénzügyi ellenőr készíti el.

Feladatmeghatározás a hetedik keretprogramból (FP7) finanszírozott támogatási megállapodásra vonatkozó módszertanról szóló, tényszerű megállapításokat tartalmazó független jelentés elkészítéséhez‌

A következők tartalmazzák azt a feladatmeghatározást, amelynek alapján a(z) <kedvezményezett neve> (a továbbiakban: kedvezményezett) megbízza <könyvvizsgáló cég neve>-t (a továbbiakban: pénzügyi ellenőr), hogy készítsen független ténymegállapító jelentést az Európai Közösség/Európai Atomenergia-közösség által finanszírozott, a hetedik keretprogram (FP7) szerinti <a támogatási megállapodás megnevezése és száma>-ról/-ről szóló támogatási megállapodással (a továbbiakban: támogatási megállapodás) összefüggésben a kedvezményezett által a személyzeti átlagköltségek és az általános költségek (közvetett költségek) kiszámítására használt módszertanról. Amikor e feladatmeghatározás az „Európai Bizottságot” említi, akkor mint a kedvezményezettel kötött támogatási megállapodások aláírójára utal. Az Európai Közösség nem fele ennek a megbízásnak.

1.1. A megbízás feleinek felelősségi körei

A kedvezményezett a támogatási finanszírozásban részesülő és az Európai Bizottsággal a támogatási megállapodásokat aláíró jogalany.

• A kedvezményezett felel a támogatási megállapodások által finanszírozott cselekvés pénzügyi kimutatásának1 e megállapodásokkal összhangban történő elkészítéséért és annak átadásáért a pénzügyi ellenőr részére, továbbá annak biztosításáért, hogy e pénzügyi kimutatás megfelelően összeegyeztethető legyen a kedvezményezett számviteli és könyvviteli rendszerével és az annak alapjául szolgáló bizonylatokkal és nyilvántartásokkal. Ezt a pénzügyi kimutatást használják azoknak az eljárásoknak az alapjául, amelyeket a pénzügyi ellenőr e megbízás keretében el fog végezni. Az elvégzendő eljárások ellenére a kedvezményezett mindenkor felelős és kezeskedik az érvényben lévő módszertanért és a pénzügyi kimutatás pontosságáért.

• A kedvezményezett felel azokért a tényszerű kimutatásokért, amelyek alapján a pénzügyi ellenőr végre tudja hajtani a meghatározott eljárást, és a pénzügy ellenőr rendelkezésére bocsátja az ezeket a kimutatásokat alátámasztó, világosan keltezett írásos teljességi nyilatkozatot, amely megadja a kimutatások tárgyidőszakát.

• A kedvezményezett tudomásul veszi, hogy a pénzügyi ellenőr csak akkor tudja a megbízás által megkövetelt eljárásokat elvégezni, ha a kedvezményezett teljes körű és szabad hozzáférést biztosít alkalmazottaihoz, valamint számviteli és kapcsolódó lényeges nyilvántartásaihoz.

A pénzügyi ellenőr az a pénzügyi ellenőr, aki felelős az ebben a feladatmeghatározásban meghatározott, megállapodás szerinti eljárások végrehajtásáért, valamint a független ténymegállapító jelentés kedvezményezettnek történő benyújtásáért.

A pénzügyi ellenőrnek függetlennek kell lennie a kedvezményezettől.

• [1. választási lehetőség: a nem kívánt rész törlendő]. A pénzügyi ellenőr képesítéssel rendelkezik arra, hogy az éves és összevont (konszolidált) éves beszámolók jog szerinti könyvvizsgálatáról, a 78/660/EGK és a 83/349/EGK tanácsi irányelv módosításáról, valamint a 84/253/EGK tanácsi irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló, 2006. május 17-i 2006/43/EK irányelvvel vagy a hasonló nemzeti jogszabályokkal összhangban elvégezze a számviteli dokumentumok jog szerinti könyvvizsgálatát.

1 A pénzügyi kimutatás ebben az összefüggésben egyedül a VI. melléklet C. formanyomtatványára vonatkozik, amellyel a kedvezményezett a támogatási megállapodás alapján benyújtja költségigényét.

• [2. választási lehetőség: a nem kívánt rész törlendő]. A pénzügyi ellenőr egy kellő hozzáértéssel rendelkező köztisztviselő, akinek jogképességét az illetékes nemzeti hatóságok megállapították a kedvezményezett ellenőrzése tekintetében, és aki nem vett részt a pénzügyi kimutatások elkészítésében.

• Az elvégzendő eljárást az Európai Bizottság határozza meg, és a pénzügyi ellenőr nem felel ezen eljárások alkalmasságáért vagy megfelelőségéért.

1.2. A megbízás tárgya

E megbízás tárgya a kedvezményezett által a személyi költségek és általános költségek (közvetett költségek) igénylése céljából végrehajtott és alkalmazott módszertan.

1.3. A megbízás indokolása

A kedvezményezett a módszertanra vonatkozóan igazolást nyújt be az Európai Bizottságnak egy független ténymegállapító jelentés formájában, amelyet egy külső pénzügyi ellenőr készít el a támogatási megállapodás II.4. cikkével összhangban. Ezt a jelentést a Bizottság engedélyezésre jogosult tisztviselője kéri be, és a kedvezményezett által igényelt költségek kifizetését e jelentés ténymegállapításaitól teszi függővé.

1.4. A megbízás típusa és célkitűzése

Ez a megbízás külön megegyezés szerinti eljárások végrehajtására irányul a támogatási megállapodásra vonatkozó módszertanról szóló független ténymegállapító jelentéssel kapcsolatban. E szempontjából e jelentés célja, hogy a pénzügyi ellenőr ténymegállapításokat tegyen a kedvezményezett által pénzügyi kimutatásaiban azon költségek kiszámítására használt módszertannal kapcsolatban, amelyek a támogatási megállapodás keretében finanszírozott cselekvésekhez tartoznak. Az elvégzendő eljárások lehetővé teszik, hogy a Bizottság következtetéseket vonjon le a kedvezményezett módszertanáról és annak arra való alkalmasságáról, hogy az igényelt költségek összeegyeztethetők legyenek a támogatási megállapodás feltételeivel.

Mivel e megbízás nem igazoló megbízás, a pénzügyi ellenőr nem ad ki könyvvizsgálói véleményt és igazolást. Az Európai Bizottság a pénzügyi ellenőr által a kedvezményezett módszertanáról jelentett tényszerű megállapításokból levont saját következtései alapján adja ki igazolását.

A pénzügyi ellenőr jelentésében kijelenti, hogy közte és a kedvezményezett között a jelentés elkészítésekor nem volt összeférhetetlenség, valamint megadja a pénzügyi ellenőrnek a jelentés elkészítéséért fizetett díjat.

1.5. A munka hatóköre

1.5.1. A pénzügyi ellenőr a feladatmeghatározással összhangban vállalja ezt a megbízást, és:

- az IFAC (Könyvvizsgálók Nemzetközi Szövetsége) által kihirdetett, kapcsolódó szolgáltatásokról szóló nemzetközi standarddal (ISRS) 4400 összhangban (Megbízások megállapodás szerinti eljárások végrehajtására pénzügyi tájékoztatással kapcsolatban);

- az IFAC által kiadott, a hivatásos könyvvizsgálók etikai kódexének megfelelően. Bár az ISRS 4400 szerint nem követelmény a pénzügyi ellenőr függetlensége a megegyezés szerinti eljárásokra vonatkozó megbízásoknál, az Európai Bizottság előírja, hogy a pénzügyi ellenőrnek a hivatásos könyvvizsgálók etikai kódexének függetlenségre vonatkozó követelményét is teljesítenie kell.

1.5.2. Tervezés, eljárások, dokumentáció és bizonyíték

A pénzügyi ellenőr úgy tervezi meg a munkát, hogy el lehessen végezni a módszertan hatékony elemzését. E célból végrehajtja a feladatmeghatározás 1.9. pontjában („A munka hatóköre – A jelentés

kötelező formátuma és a végrehajtandó eljárások”) meghatározott eljárásokat, és a ténymegállapító jelentés alapjául az ezen eljárások során szerzett bizonyítékokat használja fel.

1.6. Jelentéstétel

A módszertanról szóló ténymegállapító jelentésnek, amelynek egy példáját csatolták e feladatmeghatározáshoz, kellő részletességgel ismertetnie kell a megbízás célját és a megállapodás szerinti eljárásait ahhoz, hogy a kedvezményezett és az Európai Bizottság megérthesse a pénzügyi ellenőr által elvégzett eljárások természetét és mértékét. Az általános feltételek VII. mellékleteként csatolt jelentéstételi formátum használata kötelező. A jelentést a támogatási megállapodás 4. cikkében megadott nyelven kell megírni. A támogatási megállapodás II.22. cikkével összhangban az Európai Bizottság és az Európai Számvevőszék jogosult minden olyan munkát ellenőrizni, amelyet a projekt keretében végeznek el és amely tekintetében költségtérítést igényelnek a Közösségtől. Az ellenőrzés kiterjedhet az e megbízással kapcsolatos munkára is.

1.7. Időbeli ütemezés

A jelentést [IDŐPONT]-ig kell benyújtani.

1.8. Egyéb feltételek

[A kedvezményezett és a pénzügyi ellenőr ebben a szakaszban egyéb különleges feltételekben állapodhat meg, mint például a pénzügyi ellenőr díjai, rendkívüli kiadások, felelősség, alkalmazandó jog stb.]

1.9. A munka hatóköre – A jelentés kötelező formátuma és a végrehajtandó eljárások

A hetedik keretprogramból (FP7) finanszírozott támogatási megállapodásra vonatkozó módszertanról szóló független ténymegállapító jelentés‌

A pénzügyi ellenőr cégjelzéssel ellátott papírján kell kinyomtatni

<kapcsolattartó személy(ek) neve>, <beosztása>

<kedvezményezett neve>

<cím>

<ÉÉÉÉ. hónap NN.>

Tisztelt <a kapcsolattartó személy(ek) neve>!

A(z) <kedvezményezett neve>-val/-vel (a továbbiakban: kedvezményezett) <ÉÉÉÉ. hónap NN.>- án/én kötött szerződésünkkel és az ahhoz csatolt feladatmeghatározással (amely e jelentés függelékét képezi) összhangban benyújtjuk a személyi költségek és az általános költségek (közvetett költségek) kiszámításához használt módszertanról szóló független ténymegállapító jelentésünket (a továbbiakban: a jelentés). Önök egyes eljárások végrehajtását kérték a [a támogatási megállapodás megnevezése és száma] (a továbbiakban: támogatási megállapodás) vonatkozó támogatással összefüggésben. A jelentés a [időpont] időszak során használt módszertanra terjed ki. Amennyiben a kedvezményezett módosítja a módszertant, a jelentés nem alkalmazandó az azt követően benyújtott pénzügyi kimutatásokra.2

Célkitűzés

Megbízásunk a személyi költségek és általános költségek (közvetett költségek) kiszámításához használt módszertannal kapcsolatos, megállapodás szerinti eljárások végrehajtására irányuló megbízás az Önök és az Európai Bizottság között a hetedik keretprogram (FP7) keretében létrejött támogatási

2 A pénzügyi kimutatás ebben az összefüggésben egyedül a VI. melléklet C. formanyomtatványára vonatkozik, amellyel a kedvezményezett a támogatási megállapodás alapján benyújtja költségigényét.

megállapodással összefüggésben. E megbízás egyes meghatározott eljárások végrehajtására terjed ki a kedvezményezett által adott válaszok és leírások tényszerű alapjainak megerősítése érdekében, amelynek eredményeit az Európai Bizottság felhasználja az általunk elvégzett eljárásokkal kapcsolatos következtetéseihez.

A pénzügyi ellenőr szempontjából e jelentés célja tényszerű megállapításokat tenni azzal a módszertannal összefüggésben, amelyet a kedvezményezett azzal a céllal használ, hogy a támogatási megállapodás keretében finanszírozott cselekvések tekintetében a pénzügyi kimutatásaiban szereplő költségei megtérítését kérelmezze.

A munka hatóköre

Megbízásunkat a következőkkel összhangban vállaltuk:

- az e jelentés függelékét képező feladatmeghatározás; és

- az IFAC (Könyvvizsgálók Nemzetközi Szövetsége) által kihirdetett, kapcsolódó szolgáltatásokról szóló nemzetközi standard (ISRS) 4400 (Megbízások megállapodás szerinti eljárások végrehajtására pénzügyi tájékoztatással kapcsolatban);

- az IFAC által kiadott, a hivatásos könyvvizsgálók etikai kódexe. Bár az ISRS 4400 szerint nem követelmény a pénzügyi ellenőr függetlensége a megállapodás szerinti eljárásokra vonatkozó megbízásoknál, az Európai Bizottság azonban előírja, hogy a pénzügyi ellenőrnek a hivatásos könyvvizsgálók etikai kódexének függetlenségre vonatkozó követelményét is teljesítenie kell.

Az előírtaknak megfelelően csak az e megbízásra vonatkozó feladatmeghatározásban rögzített eljárásokat hajtottuk végre, és az ezen eljárásokra vonatkozó tényszerű megállapításainkról az e jelentés függelékét képező táblázatban tettünk jelentést.

A megállapodás szerinti eljárások hatókörét kizárólag az Európai Bizottság határozta meg, és az eljárásokat kizárólag az Európai Bizottság számára annak értékeléséhez nyújtandó segítség céljából hajtottuk végre, hogy a kedvezményezett által a költségigény elkészítéséhez használt módszertan összhangban van-e az EK által finanszírozott támogatási megállapodás követelményeivel. A pénzügyi ellenőr nem felel ezen eljárások alkalmasságáért vagy megfelelőségéért.

Mivel az általunk elvégzett eljárások nem minősülnek a nemzetközi könyvvizsgálati standardok vagy a felülvizsgálati megbízásokra vonatkozó nemzetközi standardok (ISRE) szerint végzett ellenőrzésnek vagy felülvizsgálatnak, nem adunk ki igazolást az e módszertan használatával készített pénzügyi kimutatásról.

Ha kiegészítő eljárásokat illetve a nemzetközi könyvvizsgálati standardok szerinti ellenőrzést vagy felülvizsgálatot végeztünk volna, azok egyéb kérdésekre is felhívhatták volna figyelmünket, amelyeket jelentettünk volna.

Információforrások

A jelentés olyan információkat tesz közzé, amelyeket a kedvezményezett ügyvezetése bocsátott rendelkezésünkre meghatározott kérdésekre adott válaszként, illetve amelyeket a kedvezményezett tájékoztatása és számviteli rendszere alapján szereztünk meg és szűrtünk le.

Ténymegállapítások

A pénzügyi ellenőrnek az elvégzett eljárásokon alapuló tényszerű megállapításai az e jelentés függelékét képező táblázatban vannak felsorolva.

Kivételek

Néhány esetben a pénzügyi ellenőr nem tudta sikeresen befejezni a meghatározott eljárásokat. Ezek a kivételek a következők:

[az olyan kivételeket, mint például a kulcsfontosságú információk összeegyeztethetetlensége, az adatok hozzáférhetetlensége stb., amelyek megakadályozzák, hogy a pénzügyi ellenőr elvégezze az eljárásokat, itt kell felsorolni.]

E jelentés felhasználása

Ez a jelentés kizárólag a fenti célkitűzésben meghatározott célra használható fel.

Ezt a jelentést kizárólag a kedvezményezett és az Európai Bizottság általi bizalmas felhasználás céljából és kizárólag azzal a céllal készült, hogy a támogatási megállapodás II.4. cikkének 4. bekezdésében meghatározott követelmények összefüggésében benyújtsák azt az Európai Bizottsághoz. Ezt a jelentést a kedvezményezett vagy az Európai Bizottság más célra nem veheti igénybe, és nem adhatja tovább más feleknek sem. Az Európai Bizottság csak olyan felek előtt tárhatja fel ezt a jelentést, amelyek szabályozói minőségükben hozzáférési joggal rendelkeznek ahhoz, különösen az Európai Csaláselleni Hivatal és az Európai Számvevőszék.

E jelentés csak a fent meghatározott módszertanra vonatkozik, és nem a kedvezményezett pénzügyi kimutatásairól szóló jelentés.

E jelentés elkészítésekor nincs összeférhetetlenség a pénzügyi ellenőr és a kedvezményezett között. A jelentés elkészítéséért a pénzügyi ellenőr     EUR díjat kapott.

Készséggel állunk rendelkezésükre a jelentés megvitatása céljából, és szükség esetén további tájékoztatást és támogatást adunk.

Tisztelettel:

<éééé. hónap nn.>, <a pénzügyi ellenőr neve>

Hetedik keretprogram, támogatási megállapodás – VII. MELLÉKLET – E. formanyomtatvány

A kedvezményezett által teendő nyilatkozatok és a pénzügyi ellenőr által ennek megfelelően elvégzendő eljárások

A pénzügyi ellenőr munkáját e megbízás célkitűzéseivel és hatókörével, valamint az alábbiakban meghatározottak szerint végrehajtandó eljárásokkal összhangban tervezi meg és végzi munkáját. Ezen eljárások végrehajtásakor a pénzügyi ellenőr olyan technikákat alkalmazhat, mint például a vizsgálat és elemzés, (újra)számítás, összehasonlítás, egyéb adatpontossági ellenőrzések, a nyilvántartások és dokumentumok ellenőrzése, az eszközök ellenőrzése, visszaigazolások beszerzése és egyebek, amelyeket ezen eljárások végrehajtásához szükségesnek tart.

Az Európai Bizottság fenntartja magának a jogot, hogy iránymutatást, valamint példaszerű meghatározásokat és megállapításokat adjon ki, hogy útmutatást adjon a pénzügyi ellenőrnek a feltárandó tények természetével és bemutatásával kapcsolatban. Az Európai Bizottság fenntartja magának a jogot, hogy a kedvezményezettnek küldött írásos értesítés útján módosítsa az eljárásokat. A végrehajtandó eljárások az alábbiakban vannak felsorolva:

A kedvezményezett által teendő nyilatkozatok és a pénzügyi ellenőr által ennek megfelelően elvégzendő eljárások, valamint példák a ténymegállapításokra. Az olyan módszertan tekintetében, amely összeegyeztethetőnek tekinthető e támogatási megállapodás követelményeivel, pozitív választ kell adni a kedvezményezett módszertanával kapcsolatos összes alábbi nyilatkozatra. Minden kivételt ki kell emelni a jelentés összefoglalójában.
A kedvezményezett által teendő nyilatkozat	A pénzügyi ellenőr által elvégzendő eljárások és a ténymegállapítások
Az alábbiakban leírt módszertant [időpont] óta használják. A kedvezményezett által használt módszertan következő tervezett módosítása [időpont]-tól/- től.	Eljárás: A pénzügyi ellenőr ellenőrizte a kedvezményezett által megadott időpontot alátámasztó nyilvántartásokat és dokumentumokat. Megállapítás: A kedvezményezett által megadott időpontok összeegyeztethetők a kedvezményezett által nyújtott igazgatási tájékoztatással.
Személyzet
1. Az engedélyezéssel együtt rendelkezésre áll a munkaidő-nyilvántartás, amely lehetővé teszi valamennyi személyzeti munkaóra hozzárendelését a projekt szerinti munkához, az igazgatási és adminisztratív időhöz, a szabadsághoz stb. A munkaidő-nyilvántartás lehetővé teszi, hogy a több projektben dolgozó alkalmazottak idejét hozzárendeljék ezekhez a projektekhez, és az idő kettős beszámításának megakadályozása érdekében kiterjed az ellenőrzésre is. „Munkaórák száma”: az alkalmazott által egy év alatt teljesített órák (átlagos) száma a szabadság, a betegszabadság és más ellátások levonása után. Ezt a számítást a kedvezményezett adja meg a pénzügyi kimutatás(ok)nak megfelelő időszakok alapján.	Eljárás: 10 véletlenszerűen kiválasztott alkalmazott tekintetében a pénzügyi ellenőr ellenőrizte: hogy az alkalmazott a projekt idejétől elkülönítve vette-e nyilvántartásba az irányítási és adminisztratív feladatokat; hogy létezik-e engedélyezési ellenőrzés, amely többek között az idő kettős beszámítását ellenőrzi. Megállapítás: Az ellenőrzött tételek tekintetében a munkaidő-nyilvántartásban a fentiekben meghatározottak szerint el van különítve az idő. A legutóbbi teljes naptári év tekintetében: 10 alkalmazottra az átlagos munkaórák száma        volt. A szervezet egészét tekintve az alkalmazottankénti átlagos munkaórák száma a kedvezményezett munkaidő-nyilvántartásába bejegyzettek szerint       volt.

A kedvezményezett által teendő nyilatkozatok és a pénzügyi ellenőr által ennek megfelelően elvégzendő eljárások, valamint példák a ténymegállapításokra. Az olyan módszertan tekintetében, amely összeegyeztethetőnek tekinthető e támogatási megállapodás követelményeivel, pozitív választ kell adni a kedvezményezett módszertanával kapcsolatos összes alábbi nyilatkozatra. Minden kivételt ki kell emelni a jelentés összefoglalójában.
A kedvezményezett által teendő nyilatkozat	A pénzügyi ellenőr által elvégzendő eljárások és a ténymegállapítások
2. Az alkalmazottak személyi költségei csak a szokásos fizetést, munkáltatói költséget stb. tartalmazzák, és az EK-projektek alkalmazottaira nem vonatkoznak különleges rendelkezések, kivéve ha erről a támogatási megállapodás kifejezetten rendelkezik.	Eljárás: A pénzügyi ellenőr a személyi átlagköltségek kiszámításához használt személyi költségeket összevetette a bérelszámolási rendszerrel és a számviteli nyilvántartásokkal. Megállapítás: A költségszámításban használt összegek és a számviteli nyilvántartás összegei megegyeznek. A költségek a szokásos fizetésből és a törvényben előírt munkáltatói költségekből álltak, nem foglaltak magukban jutalmat, és a kedvezményezett megerősítette, hogy az EK-projekt alkalmazottaira nem vonatkoznak különleges feltételek.
3. Az óradíjakat a következő lehetőségek közül az egyik felhasználásával számították ki [válasszon ki egyet]: • személyenkénti tényleges személyi költségek, osztva a személyenkénti tényleges munkaórákkal; • személyenkénti tényleges személyi költségek osztva az átlagos/szokásos munkaórákkal; • személyenkénti átlagos személyi költségek osztva az átlagos/szokásos munkaórákkal. Az átlagköltségeken alapuló költségszámításhoz a kedvezményezettnek meg kell adnia: ⎯ hogyan osztják kategóriákba az alkalmazottakat (hány kategória, milyen kritériumok szerint; ⎯ fizetések nagyságrendje minden egyes kategóriában, a legalacsonyabbtól a legmagasabbig, átlagosan és középérték szerint; ⎯ minden egyes kategóriában a legnagyobb és legkisebb százalékos eltérés az átlagtól; ⎯ a munkaórákra vonatkozóan a legnagyobb és legkisebb százalékos eltérés az átlagtól (ha ismert); ⎯ minden egyes kategóriában az előző évre vonatkozóan felszámított átlagos költségek listája (csupán jelzésképpen a megállapodás időtartamára várható nagyságrend).	Eljárás: A pénzügyi ellenőr felülvizsgálta a számítást, és megerősítette, hogy az óradíjakat a kedvezményezett által meghatározottak szerint számították ki. Ahol átlagköltségeket számítanak fel, a pénzügyi ellenőr összehasonlította a következő információkat a kedvezményezett számviteli rendszerével: • a kategóriák száma; • a fizetések nagyságrendje, középérték és átlag minden kategóriára vonatkozóan; • a legnagyobb és legkisebb százalékos eltérés az átlagtól (a nevező az átlag); • a munkaórákra vonatkozóan a legnagyobb és legkisebb százalékos eltérés az átlagtól (ha ismert); • minden egyes kategóriában az előző évre vonatkozóan felszámított átlagos költségek listája (csupán jelzésképpen a megállapodás időtartamára várható nagyságrend). A pénzügyi ellenőr mindegyik kategóriára vonatkozóan megszorozta az átlagköltséget a munkaórák összesített számával a pénzügyi kimutatás(ok) időszaka tekintetében, és egyeztette ezeket az eredményeket a számviteli nyilvántartásokkal („felszámítható” személyi költségek). Megállapítás: A fenti összehasonlítás nem mutatott eltérést. A fenti újraszámítás eredménye („felszámítható” személyi költségek) egyik esetben sem haladta meg a számviteli nyilvántartásokban szereplő tényleges költségeket.
Általános költségek/ közvetett költségek

A kedvezményezett által teendő nyilatkozatok és a pénzügyi ellenőr által ennek megfelelően elvégzendő eljárások, valamint példák a ténymegállapításokra. Az olyan módszertan tekintetében, amely összeegyeztethetőnek tekinthető e támogatási megállapodás követelményeivel, pozitív választ kell adni a kedvezményezett módszertanával kapcsolatos összes alábbi nyilatkozatra. Minden kivételt ki kell emelni a jelentés összefoglalójában.
A kedvezményezett által teendő nyilatkozat	A pénzügyi ellenőr által elvégzendő eljárások és a ténymegállapítások
4. A kedvezményezett megerősíti a következőket: A közvetett költségek csak azokat a költségeket foglalják magukban, amelyek nem rendelhetők hozzá egyedi projektekhez, és a szervezet egészének működését támogatják. A közvetett költségek nem foglalják magukban azokat a költségeket, amelyek kizárólag a szervezet nem kutatási részlegéhez kapcsolódnak. Ha a szervezet kutatáson kívüli tevékenységeket végez (pl. gyártás, oktatás stb.), ezeket a közvetett költségeket a költségelszámoláson keresztül átláthatóan elkülönítik, és azok nem képezik részét a költségigénynek.	Eljárás: A pénzügyi ellenőr megkapta az óránkénti általános költségek (közvetett költségek) számítását, beleértve a kutatási tevékenységhez rendelendő közvetett költségek részletes lebontását is; Megállapítás: Ez a lebontás nem tartalmazott a közvetlen projekttevékenységhez kapcsolódó költségeket, mint például a kutatási személyzet költségei, a projekt fogyasztási cikkei és kiadásai; Ez a lebontás nem tartalmazott a kedvezményezett oktatási, gyártási vagy egyéb nem kutatási tevékenységéhez kapcsolódó költségeket; A közvetett költségeknek az általános költségek kiszámításához használt lebontását egyeztették az elszámolásokkal.
5. A számviteli rendszer előírja a következők teljesen nyomon követhető kizárását: a) azonosítható közvetett adók, beleértve a hozzáadottérték-adót is; b) illetékek; c) fizetendő kamatok; d) esetleges jövőbeli veszteségekre vagy ráfordításokra képzett céltartalékok; e) árfolyamveszteségek, tőkehozamhoz kapcsolódó költségek; f) más közösségi projektben elszámolt, felmerült vagy megtérített költségek; g) adósság és adósságszolgálati terhek, túlzott vagy meggondolatlan kiadások.3 A túlzott vagy meggondolatlan kiadások tekintetében a kedvezményezett megerősíti, hogy a beszerzésekre a legjobb ár-érték arány, az átláthatóság, valamint a közösségi finanszírozású támogatási megállapodás és minden más, a kedvezményezett által adott esetben megkötött megállapodás vagy egyezmény közötti egyenlő elbánás elvei szerint kerül sor. Amennyiben a kedvezményezett megosztott költségeket oszt el, egy listát kell megadni az alkalmazott felosztási módszerekről (használati nyilvántartás, helyköltségek, tevékenységalapú költségszámítás, létszám stb.)	Eljárás: A pénzügyi ellenőr ellenőrizte a számviteli nyilvántartásokat és a számlatükröket. A pénzügyi ellenőr megállapította, hogy a kedvezményezett által benyújtott lebontás nem kifejezetten a meghatározott tételekre vonatkozott. A pénzügyi ellenőr is megerősítette (szükség esetén a kedvezményezett írásos nyilatkozatán/előterjesztésén keresztül), hogy a lebontásban nem szerepelt implicit kamat, pl. pénzügyi lízingen vagy más hitelmegállapodáson keresztül. Megállapítás: A pénzügyi ellenőr meg tudta erősíteni, hogy nem szerepelt a lebontásban implicit kamat, és nem talált olyan költséget, amely kifejezetten a meghatározott tételek valamelyikéhez kapcsolódott. A kedvezményezett által használt felosztási módszerek mindegyike tekintetében a pénzügyi ellenőr egyeztette a számlákhoz rendelendő összegeket, és a felosztás alapját egyeztette az ügyvezetés vonatkozó számviteli információival (használati nyilvántartás, helyköltségek, tevékenységalapú költségszámítás, létszám stb.). Csak a Bizottság iránymutató megjegyzéseiben felsorolt túlzott vagy meggondolatlan kiadásokat kell figyelembe venni, a pénzügyi ellenőr nem köteles szakmai ítéletet alkotni vagy igazolást adni ezzel kapcsolatban.
6. Ha a szervezet egyszerűsített közvetettköltség-számítást alkalmaz (az analitikus számvitel	Eljárás:

3 Túlzott vagy meggondolatlan kiadások a Bizottság által 2007-ben közzéteendő iránymutató megjegyzésben meghatározottak szerint.

A kedvezményezett által teendő nyilatkozatok és a pénzügyi ellenőr által ennek megfelelően elvégzendő eljárások, valamint példák a ténymegállapításokra. Az olyan módszertan tekintetében, amely összeegyeztethetőnek tekinthető e támogatási megállapodás követelményeivel, pozitív választ kell adni a kedvezményezett módszertanával kapcsolatos összes alábbi nyilatkozatra. Minden kivételt ki kell emelni a jelentés összefoglalójában.
A kedvezményezett által teendő nyilatkozat	A pénzügyi ellenőr által elvégzendő eljárások és a ténymegállapítások
hiánya vagy a készpénzalapú elszámolás valamely formájának alkalmazására vonatkozó jogi követelmény miatt), minden becslést világosan ismertettek, és azok objektíven megerősíthető tényszerű kritériumokon alapulnak. A kedvezményezettnek meg kell adnia azoknak a költségmegosztásoknak a listáját, amelyek nem az alapul szolgáló igazgatási tájékoztatáson alapulnak. Az olyan költségek, amelyek a nyomon követhető információforrások felhasználásával nem mutathatók ki és nem oszthatók el, általában nem vonhatók be a közvetett költségek számításába.	A pénzügyi ellenőr nyomon tudta követni az összes költségmegosztást az alapul szolgáló ügyvezetési tájékoztatás szerint. Megállapítás: A százalékos becsléseket nyomon követték az alátámasztó tényszerű kritériumok szerint, amelyeket a kedvezményezett használt, és megállapították, hogy megegyeznek.
7. A közvetett költségek hozzárendelése a projekthez személyzeti munkaórákon keresztül a következőképpen [válasszon egyet]: ⎯ a személyi költségek százalékában; ⎯ rögzített óradíjként.	Eljárás: A pénzügyi ellenőr ellenőrizte, hogy a közvetett költségeknek a projekthez való hozzárendelése megfelel a kedvezményezett által meghatározott módszertannak. Megállapítás: A közvetett költségeknek a projekthez való hozzárendelése megfelel a kedvezményezett által meghatározott módszertannak. Ahol százalékos értékeket használtak, a pénzügyi ellenőr megállapította, hogy a (fent meghatározott) „felszámítható” személyi költségek és az általános költségek százalékának szorzata nem haladja meg a hozzárendelendő közvetett költségek teljes összegét. Ahol rögzített óradíjat használnak, a közvetett költségek és a személyzeti idő elosztására használt munkaórák számadatai megegyeztek.