Adatkezelési tájékoztató – Diaszpóra Felsőoktatási Ösztöndíjprogramhoz kapcsolódó adatkezeléshez
Adatkezelési tájékoztató – Diaszpóra Felsőoktatási Ösztöndíjprogramhoz kapcsolódó adatkezeléshez
1. A NYILATKOZAT CÉLJA
A jelen nyilatkozat célja, hogy tájékoztatást nyújtson a Tempus Közalapítvány által alkalmazott adatvédelmi és adatkezelési elvekről az Diaszpóra Felsőoktatási Ösztöndíjprogramhoz (a továbbiakban: Program) kapcsolódóan.
A Tempus Közalapítvány (a továbbiakban: Adatkezelő) a jelen adatkezelési tájékoztató szerint kezeli a Programra jelentkezők és az ösztöndíjat elnyert jelentkezők (a továbbiakban: Jelentkező valamint Ösztöndíjas) személyes adatait.
2. AZ ADATKEZELŐ MEGNEVEZÉSE Név: Tempus Közalapítvány
Székhely és levelezési cím: 1077 Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxx xxx 0. Telefonszám: x00-0-000-0000
Képviseli: Xxxxxxx Xxxxxx elnök
Adatvédelmi tisztviselő: Xx. Xxxxx Xxxxx
Adatvédelmi tisztviselő elérhetősége: xxxxxxxxxxx@xxx.xx
3. A KEZELT SZEMÉLYES ADATOK KÖRE
3.1. A Programba való jelentkezéshez és a Programban való részvételhez kapcsolódóan az Adatkezelő a jelen adatkezelési tájékoztató 1. számú mellékletében felsorolt személyes adatokat kezeli.
3.2.Adatkezelő az egészségügyi adatokat a Program jelentkezési szakaszában és a Magyarországra érkezést követő egészségügyi szűrővizsgálatok során kezeli. A jelentkező által benyújtott orvosi igazolásnak a jelentkező általános egészségi állapota mellett tartalmazni kell azt, hogy nem szenved fertőző betegségben. A felvételi eljárás lezárulása után az Adatkezelő megőrzi az általános adatvédelmi rendelet (Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete, továbbiakban: GDPR) rendelkezéseinek megfelelően az egészségügyi adatokat. Az adatok megőrzésének ideje 10 év.
3.3. Amennyiben a jelentkezési lapon jelezte, hogy önköltséges tanulmányok iránt is érdeklődik, személyes adatait abból a célból kezeljük, hogy tájékoztatást küldjünk az önköltséges tanulmányi lehetőségekről.
3.4. Amennyiben az Adatkezelő által kezelt adataiban az adatkezelési időszakban bármilyen módosítás vagy változás történik, a pályázónak kötelessége haladéktalanul értesíteni az Adatkezelőt az alábbi e-mail címen: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx.
4. AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJA, CÉLJA ÉS MÓDJA
4.1. Adatkezelés a pályázási folyamat során
4.1.1 Az adatkezelésre az Ön tájékoztatáson alapuló nyilatkozata alapján kerül sor, amely nyilatkozat tartalmazza, hogy elfogadja, hogy a pályázás során közölt személyes adatai a jelen tájékoztatóban foglaltak szerint felhasználásra kerüljenek az online pályázati rendszeren keresztül. Az adatkezelés jogalapja: a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti szerződés megkötésének előkészítése.
A Pályázó egészségügyi adatai (ld. 3.2. pont) kezelésének jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja és 9. cikk (2) bekezdés j) pontja: az egészségügyi adatok kezelése szükséges az Adatkezelőre háruló jogi kötelezettség teljesítéséhez, illetve közérdekű közegészségügyi okokból, mint például a határokon átnyúló súlyos egészségügyi fenyegetések elleni védelem érdekében.
Adatkezelő a Pályázó személyes adatait a jelentkezés elbírálásáig kezeli. Amennyiben a Pályázó nem nyeri el az ösztöndíjat, akkor Adatkezelő a személyes adatait kizárólag kutatási céllal használja fel és őrzi meg az adatvédelmi jogszabályok rendelkezései szerint. Az Adatkezelő a nem nyertes Pályázók adatait a pályázat benyújtásától számítva 10 évig őrzi meg.
A sikeres pályázatot benyújtó Pályázók adatainak kezelését a 4.2. pont tartalmazza.
4.1.2. Az adatkezelés célja az Ön jelentkezésének feldolgozása és elbírálása. Ezen kívül Xxxxxxxxxx a személyes adatokat anonim módon kutatási célokra is felhasználhatja. Amennyiben a Jelentkező elnyeri az ösztöndíjat, a továbbiakban a személyes adatait az Ösztöndíjasokra vonatkozó személyes adatok kezelését tartalmazó 4.2. pont szerint kezeli az Adatkezelő..
4.2 Az Ösztöndíjasok adatainak kezelése
4.2.1. Az adatkezelés alapja az ösztöndíjas és a felsőoktatási intézmény (továbbiakban: Fogadó intézmény) között létrejövő szerződés. Az adatkezelés jogalapja: az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete (Általános Adatvédelmi Rendelet) 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerint a szerződés előkészítése és teljesítése.
A felvételi eljárás alatt a személyes adatok kezelésének célja: pályázat befogadása; a pályázat továbbítása a felsőoktatási intézmény számára a felvételi vizsgák lebonyolításához; értesítés a felvételi eljárás eredményéről; igazolás kiállítása pl. vízumügyintézéshez.
Az ösztöndíj elnyeréséről szóló döntést követően a programban résztvevő nyertes pályázók személyes adatainak felhasználásával Adatkezelő jelentést készít a programért felelős és a programban közreműködő illetékes kormányzati szervek számára, valamint az egészségügyi szűrővizsgálatokat végző szolgáltatók számára.
Az Ösztöndíjas státusz megszűnését követően az Adatkezelő a volt Ösztöndíjas személyes adatait pályakövetési és alumni hálózat működtetési feladatainak ellátásához kezeli. Az alumni hálózathoz kapcsolódó adatkezelési tájékoztatót az alábbi linken érheti el: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx-xxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxx-xxxxxx
Ezen adatokat a Pályázó a Programba való jelentkezésekor adja meg: a xxxxx://xxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ pályázati felületen, a pályázat benyújtásakor.
4.2.2. Az adatkezelés célja: a Programban résztvevő Ösztöndíjas személyes adatainak kezelése a Programban való részvételéhez, továbbá anonim módon feldolgozva statisztikák készítéséhez. Az adatkezelés időtartama: az Ösztöndíjas státusz megszűnésétől számított 10 év.
Adatkezelő az Ön által rendelkezésre bocsátott adatokat célhoz kötötten használja.
4.3. Adatkezelés önköltséges tanulmányi lehetőségekről való tájékoztatás céljából
4.3.1. Az adatkezelés az érintett önkéntes hozzájárulásán alapul. Az adatkezelés jogalapja: az (EU) 2016/679 rendelet (Általános adatvédelmi rendelet) 6. cikk (1) a) pont.
4.4. Adatkezelés hírlevél küldés esetén
4.4.1.A személyes adatok kezelésére az Adatkezelő jogos érdeke alapján kerül sor. Az adatkezelés jogalapja: az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete (Általános Adatvédelmi Rendelet) 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek.
4.4.2. Az adatkezelés célja, hogy Adatkezelő értesítse az Ösztöndíjasokat a Programmal kapcsolatos információkról, a Program szabályainak esetleges módosulásáról, a Program keretében szervezetett eseményekről, rendezvényekről és újdonságokról.
4.5.Adatkezelő az Ösztöndíjas által megadott személyes adatokat a 4.1.,4.2., 4.3. és 4.4. pontokban felsorolt céloktól eltérő célokra nem használja, illetve használhatja fel.
4.6. Adatkezelő a neki megadott személyes adatokat nem ellenőrzi. A megadott adatok valódiságáért kizárólag az azt megadó személy felel. Ön az e-mail címének megadásakor egyben felelősséget vállal azért, hogy a megadott e-mail címről kizárólag Ön vesz igénybe szolgáltatást. E felelősségvállalásra tekintettel egy megadott e-mail címen történt belépésekkel összefüggő mindennemű felelősség kizárólag Önt, mint azon érintettet terheli, aki az e-mail címet regisztrálta.
5. AZ ADATKEZELÉS IDŐTARTAMA
Az adatkezelés időtartama 10 év a zárójelentésnek a jogosult Felsőoktatási Intézményhez történő benyújtásától számítva, sikeres pályázatok esetén; 5 év a pályázat elbírálásától számítva, nem sikeres pályázatok esetén, és 3 év a pályázati időszak végétől számítva a nem véglegesített pályázatok számára. Ebben az esetben az adatkezelés időtartama a megállapodás
visszavonásáig tart. Az önköltséges tanulmányi lehetőségekről való tájékoztatás céljára vonatkozó adatkezelés időtartama a hozzájárulás visszavonásáig, de legfeljebb a jelentkezés benyújtásától számított 3 évig tart.
A hírlevél küldéshez kapcsolódóan a személyes adatok kezelése az Ösztöndíjas ösztöndíj időszakának végéig tart. Az ösztöndíj időszak végéről a Fogadó intézmény értesíti az Adatkezelőt az éves statisztikai jelentésében. A felsőoktatási intézmények minden év október 30-án és március 15-én szolgáltatnak adatokat.
6. AZ ADATOKAT MEGISMERŐ SZEMÉLYEK KÖRE, ADATTOVÁBBÍTÁS, ADATFELDOLGOZÁS
6.1. Az adatokat elsődlegesen Adatkezelő illetve Adatkezelő azon belső munkatársai jogosultak megismerni, akiknek az adat megismerése és kezelése a munkaköri feladataihoz kapcsolódik, továbbá azon szervek, amelyek jogszabálynál fogva a támogatás ellenőrzésére jogosultak.
Emellett az alábbi szervezetek jogosultak hozzáférni a Jelentkezők és az Ösztöndíjasok személyes adataihoz:
6.1.1.A Diaszpóra szervezetek, akikhez a Jelentkezők ajánlásért fordulnak. A Diaszpóra szervezetek a személyes adatokat felhasználják belső értékelési és ajánlási eljárásukban.
6.1.2.a) A Fogadó intézmények a jelentkezési pályázat elbírálásának és a felvételi vizsgák megszervezésének céljával kezelik a Xxxxxxxxxxx személyes adatait. A Fogadó intézmények az általános adatvédelmi rendelet (GDPR, 2016/679 (EU) rendelet) előírásait betartva kezelik a személyes adatokat.
6.1.2.b) A Fogadó intézmény az ösztöndíjat elnyert Ösztöndíjas adatait az ösztöndíj program megvalósításának céljával kezeli. A Fogadó intézmények az általános adatvédelmi rendelet (GDPR, 2016/679 (EU) rendelet) előírásait betartva kezelik a személyes adatokat.
6.1.3. Állami szervek: a Program a Kormány által létrehozott ösztöndíj program (203/2020. (V.14. Korm.rendelet), ezért a Xxxxxxxxxxx és az Ösztöndíjasok személyes adatihoz hozzáférnek azok a kormányzati szervek, akik a program működéséért felelősek. Elsősorban a felsőoktatásért felelős miniszter, a külpolitikáért felelős miniszter, a nagykövetségek és konzulátusok felsőoktatással foglalkozó munkatársai, az idegenrendészetért felelős miniszter.
6.1.4. A Diaszpóra Ösztöndíj Bizottság külső szakértői, akik részt vesznek a jelentkezések elbírálásában a 203/2020. (V.14.) Korm.rendelet alapján.
6.1.5. Az ösztöndíjasok egészségügyi szűrővizsgálatát végző egészségügyi szolgáltatók munkatársai.
6.1.6. Azok a felsőoktatási intézmények, amelyekhez a TKA továbbítja a jelentkező adatait az önköltséges tanulmányi lehetőségek elérése érdekében, amennyiben a jelentkező jelentkezésében jelzi, hogy érdeklődik az önköltséges képzési programok iránt.
7. ADATFELDOLGOZÓ
7.1. Adatkezelő Adatfeldolgozót vesz igénybe a pályázati rendszer üzemeltetése érdekében.
7.1.1. Adatfeldolgozó neve és elérhetősége: Dream Group Plc, xxxxx@xxxxxxxxxx.xxx
7.1.2. Az Adatfeldolgozó a pályázati rendszer üzemeltetését és karbantartását látja el.
7.1.3. Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő utasításai alapján működteti az online pályázati rendszert. Az adatkezelés célja –ideértve a jelen tájékoztató 6. pontjában megnevezett szervezetek részére biztosított hozzáférést- a Program működtetése.
7.2. Az adatfeldolgozással érintett személyes adatok köre:
7.2.1. Felhasználói adatok: a Jelentkezők pályázat benyújtásához szükséges személyes adati (pl. születési idő és hely, anyja leánykori neve, állampolgársága), kapcsolattartáshoz szükséges adatok, korábbi tanulmányai, nyelvtudással kapcsolatos információk (részletesen az 1. számú mellékletben felsorolva).
7.2.2. Felhasználói adatok: különleges személyes adatok kategóriái. A jelentkezés benyújtásához orvosi igazolás benyújtása szükséges.
0.0.Xx adatfeldolgozás célja:
A személyes adatok feldolgozása a következő célokból történik:
a) a jelentkezési pályázat benyújtása és értékelése
b) statisztikák és jelentések készítése a Program előrehaladásáról anonim módon
c) kutatási célból való feldolgozása anonim módon
d) elemzések
e) dokumentum előállítása
f) marketing tevékenység keretében elérhetőségek és érdeklődési körök kezelése
7.4. A személyes adatok feldolgozásának időtartama
7.4.1. A személyes adatok online pályázati rendszerben történő kezelésének időtartamát a jelen tájékoztató 5. pontja tartalmazza.
7.4.2. Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő kérésére törli a személyes adatokat, - ideértve a biztonági mentéseket is - az adatkezelési időtartam lejártakor.
7.4.3. Az Adatfeldolgozó vállalja, hogy
a) betartja és teljesíti az általános adatvédelmi rendelet előírásait,
b) a személyes adatokat kizárólag a Tempus Közalapítvány utasításai alapján dolgozza fel, kivéve, ha a jogszabály másként rendelkezik,
c) megteszi a megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket az általános adatvédelmi rendelet előírásai szerint
d) munkatársai titoktartási kötelezettséget vállalnak
e) amennyiben a személyes adatok megsérülnek, haladéktalanul értesíti az Adatkezelőt
8. A JELENTKEZŐ ÉS AZ ÖSZTÖNDÍJAS JOGAI ÉS JOGÉRVÉNYESÍTÉSI LEHETŐSÉGEI
8.1. A Xxxxxxxxxx és az Ösztöndíjas bármikor jogosult tájékoztatást kérni az Adatkezelő által kezelt, rájuk vonatkozó személyes adatokról, továbbá bármikor módosíthatják azokat, a 8.4. pont szerinti elérhetőségre küldött e-mailes megkereséssel.
8.2. Adatkezelő a Xxxxxxxxxx és az Ösztöndíjas kérésére tájékoztatást ad a rájuk vonatkozó, általa kezelt adatokról, az általa vagy rendelkezése szerint megbízott adatfeldolgozó által feldolgozott adatairól, azok forrásáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, továbbá az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, az adatvédelmi incidens körülményeiről, hatásairól és az elhárítására megtett intézkedésekről, továbbá - az Érintett személyes adatainak továbbítása esetén - az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről. Adatkezelő a kérelem benyújtásától számított 30 napon belül írásban adja meg a kért tájékoztatást.
8.3. Adatkezelő – adatvédelmi tisztviselője útján - az adatvédelmi incidenssel kapcsolatos intézkedések ellenőrzése, valamint az Ön tájékoztatása céljából nyilvántartást vezet, amely tartalmazza az érintett személyes adatok körét, az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát, az adatvédelmi incidens időpontját, körülményeit, hatásait és az elhárítására megtett
intézkedéseket, valamint az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.
8.4. Ön a jogait az alábbi elérhetőségeken gyakorolhatja: E-mail cím: xxxxxxxxxxx@xxx.xx
Ön bármely, az adatkezeléssel kapcsolatos kérdéssel, illetve észrevétellel az Adatkezelő adatvédelmi tisztviselőjéhez fordulhat a 8.4. pontban elérhetőségeken keresztül.
8.5. Ön bármikor jogosult a helytelenül rögzített adatainak helyesbítését kérni. Adatkezelő a xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx e-mail címre beérkezett kérelem beérkezésétől számított 30 munkanapon belül helyesbíti az adatokat.
Ha az Adatkezelő az Érintett helyesbítés iránti kérelmét nem teljesíti, a kérelem kézhezvételét követő 30 napon belül írásban közli kérelem elutasításának ténybeli és jogi indokait.
8.6. Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:
a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
b) az érintett visszavonja a GDPR 6. cikk (1) bekezdésének a) pontja vagy a 9. cikk (2) bekezdésének a) pontja értelmében az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
c) az érintett a GDPR 21. cikk (1) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett a 21. cikk (2) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelés ellen;
d) a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
e) a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
f) a személyes adatok gyűjtésére a GDPR 8. cikk (1) bekezdésében említett, információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.
8.7. Ön panasszal az Adatkezelő adatvédelmi tisztviselőjéhez: xxxxxxxxxxx@xxx.xx vagy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (0000 Xxxxxxxx, Xxxx Xxxxx xxxx 0- 00., 0000 Budapest, Pf. 9., xxx.xxxx.xx) fordulhat.
8.8. Amennyiben Ön a szolgáltatás igénybevételéhez harmadik fél adatait adta meg, Adatkezelő jogosult az Önnel szembeni kártérítés érvényesítésére. Adatkezelő ilyen esetben minden tőle telhető segítséget megad az eljáró hatóságoknak a jogsértő személy személyazonosságának megállapítása céljából.
9. EGYÉB RENDELKEZÉSEK
9.1. Minden olyan esetben, ha a szolgáltatott adatokat Adatkezelő az eredeti adatfelvétel céljától eltérő célra kívánja felhasználni, erről Önt tájékoztatja, és ehhez előzetes, kifejezett hozzájárulását megszerzi, illetőleg lehetőséget biztosít számára, hogy a felhasználást megtiltsa.
9.2. Adatkezelő kötelezi magát, hogy gondoskodik az adatok biztonságáról, megteszi továbbá azokat a technikai intézkedéseket, amelyek biztosítják, hogy a felvett, tárolt, illetve kezelt adatok védettek legyenek, illetőleg mindent megtesz annak érdekében, hogy megakadályozza azok megsemmisülését, jogosulatlan felhasználását és jogosulatlan megváltoztatását. Kötelezi magát arra is, hogy minden olyan harmadik felet, akiknek az adatokat esetlegesen továbbítja vagy átadja, ugyancsak felhívja ez irányú kötelezettségeinek teljesítésére.
9.3. Adatkezelő fenntartja a jogot, hogy az adatkezelésre vonatkozó szabályokat és tájékoztatókat honlapján egyoldalúan módosítsa.